공공기관은 전자기록생산시스템을 통해 기록물을 생산하고, 공공기록물 관리에 관한 법률(이하 ‘공공기록물법’이라 한다) 제19조에 따라 기록관리시스템으로 이관하고 있다. 공공기록물법 상의 기록물 이관이라 함은 기록물의 소유권과 관리권이 이관자로부터 인수자에게로 모두 변경되는 것을 의미하며, 기록물의 물리적 이전과 보관권(custody)의 변경이 필수적으로 수반된다.

전자기록물의 물리적인 이관 방식은 우선 전자기록생산시스템에서 이관대상 기록물의 메타데이터와 디지털컴포넌트를 각각 복사하여 기록관의 기록관리시스템으로 전송한다. 기록관리시스템은 수신한 기록물의 메타데이터와 디지털컴포넌트에 대해 전자기록생산시스템의 기록물과 대조하여 오류를 확인하는 검증절차를 통해 기록물의 무결성을 확인하고, 이 조건들이 충족되었을 때 인수를 완료한다. 이관과 인수과정에서 오류가 발생될 경우, 이를 보정하여 재이관하기 위해 처리과에서는 재전송 대상 기록물을 다시 한 번 복사하여 전송을 한다.

이렇게 복잡한 이관 절차로 인해 업무효율성은 낮아지고, 디지털컴포넌트의 무결성 확보는 어렵게 된다.

이러한 문제점을 해결할 수 있는 방안으로 클라우드 컴퓨팅 기술에 주목하였다. 클라우드 컴퓨팅 기술은 이미 기록관리 영역에서 큰 영향을 끼치고 있다.

영국 국가기록원(The National Archives, 이하 ‘TNA’라 한다)과 전자기록 관련 다국적 프로젝트인 InterPARES Trust 등에서도 클라우드 컴퓨팅 기술을 활용한 전자기록의 관리에 대해 지속적인 연구를 진행하고 있다(Inter PARES, 2016; TNA, 2015a; TNA, 2015b; TNA, 2015c; TNA, 2015d; TNA, 2015e).

우리나라는 2015년 세계 최초로 클라우드 컴퓨팅 발전 및 이용자 보호에 관한 법률(이하 ‘클라우드컴퓨팅법’이라 한다)을 제정하여 클라우드 컴퓨팅 기술을 공공의 주요 업무에 적용하고 있다. 현재 중앙행정기관들은 클라우드 온-나라시스템을 통해 전자기록물을 생산하고, 클라우드 기록관리시스템에서 기록물을 보존·관리하고 있다. 이러한 시스템들의 유지·관리에 활용되고 있는 제반 하드웨어와 소프트웨어는 모두 클라우드 환경으로 구현되어 있는 상황을 고려할 때, 현재의 물리적인 이관 방식이 아닌 클라우드 환경에 적합한 이관방안을 모색해 볼 필요가 있다.

이러한 전자기록관리 환경의 변화에 따라 국가기록원은 전자기록물 관리에 있어 ‘기록물 이관’이 중요한 개념인 점을 인식하고, 전자기록의 경우 기록물의 물리적 이전을 전제로 하지 않고 기록물의 통제 및 관리권한을 기록물관리기관으로 이전하는 것이라는 정의를 골자로 하는 공공기록물법 개정을 추진하고 있다.

따라서 전자기록관리 환경의 변화에 발맞춰 전자기록물의 이관 방식을 효과적이고 안정적으로 개선하고, 물리적 이관에 따른 문제점을 해소할 수 있는 전자기록물 관리체계에 대한 다양한 연구가 필요하다.

본 연구는 전자기록물 관리체계 중 전자기록 생산시스템에서 기록관리시스템으로의 이관에 초점을 두었다. 특히 전자기록물의 이관 과정에서 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간의 물리적인 이관 방식으로 인해 발생되고 있는 디지털컴포넌트의 무결성 훼손 가능성 차단과 복잡한 이관 절차로 인한 업무효율성 저하 문제해결을 위해 클라우드 저장소를 활용한 논리적 이관 방안을 제시하였다.

본 연구를 위한 선행연구는 클라우드 컴퓨팅 기술을 기록관리 분야에 접목시킨 관련 연구와 전자기록물의 이관과 관련된 연구로 나누어 고찰하였다.

먼저 클라우드 컴퓨팅 기술과 관련된 선행연구로, 공공 클라우드를 기록관의 업무분야에 따라 세분화하여 적용 방안을 제시한 임지훈 등(2014)이 있다. 첫째, 기록관 업무시스템에는 IaaS 모델 도입을, 둘째, 외부 기관과의 업무 협업 시스템은 PaaS 모델을, 셋째, 기록관 이용 서비스는 SaaS 모델 도입을 주장하였다. 이 연구는 기록관의 업무분야와 기존에 도입하여 운영 중인 기록관리 관련시스템의 구성요소를 중심으로 한 적용방안을 제시하여, 좀 더 실무에 적합한 클라우드 컴퓨팅의 도입방안을 제시하였다는데 의의가 있다. 이 연구에서는 공공기록물법에 의거 2006년 이후 공공기관의 기록관에 활발하게 도입된 전자기록관리시스템의 디지털 저장소를 주목했다. 이 시스템은 도입과 유지에 많은 비용과 인력이 소요되고, 저장소의 확장성이 떨어지며, 상호운용성의 확보가 어려운 단점을 지적하였다. 클라우드 컴퓨팅 기술을 전자기록관리시스템에 도입하여 기존 시스템이 지닌 문제를 개선해 더 나은 시스템을 구축할 모델을 제시하였는데, 특히 클라우드 컴퓨팅의 장점인 저비용·고효율, 빠른 확장성, 다양한 시스템을 하나로 포용할 수 있는 상호운용성이 공공기관의 전자기록관리시스템 운용에 적용될 때 얻게 될 기대효과를 제시해 향후 클라우드 기술의 도입의 당위성을 제기하는데 주안점을 두었다. 이 연구는 전자기록관리 환경이 클라우드로 전환되는 초기에 연구되었으므로 대체로 기록관리시스템 전반에 걸쳐 적용할만한 모델을 개념적으로 제시하였다.

또한, 정예용 등(2014)이 영구기록물관리기관의 업무기능 특성을 파악하였고, 세 가지의 클라우드 서비스 모델인 SaaS, PaaS, IaaS 각각의 서비스별 적용 가능한 각 기록물관리 업무의 기능을 제안하였다. 첫째, SaaS는 인수, 관리, 데이터 관리, 열람 활용, 신규 응용프로그램으로 나누어 적용방안을 제시하였다. 적용방안으로는 공통 업무 패키지 서비스 제공, 공통 기능 컴포넌트화, 분산 처리를 이용한 대용량 데이터 처리 등을 언급하였다. 둘째, PaaS는 통제 및 보안, 매체 변환, 표준 개발 도구 및 플랫폼으로 업무기능을 나누어 적용방안을 제시하였다. 적용방안으로는 클라우드 보안 항목 진단, 장기보존 형태로 기록물 변환 등을 언급하였다. 셋째, IaaS는 보존 관리, 보존 매체, 저장 매체로 나누어 적용방안을 제시하였다. 적용방안으로는 서버, 스토리지, 네트워크 가상화, 중복 제거 기능 사용으로 효율적 저장 공간 사용 등을 언급하였다. 영구기록물관리기관의 업무기능을 클라우드 서비스별 제공 가능한 방안을 제시한 것은 그 동안의 관련 연구에서 찾아볼 수 없었던 새로운 시도였다는데 의의가 있다.

InterPARES Trust(2018)는 뉴질랜드 국립중앙도서관이 디지털 콘텐츠를 상업적 클라우드 서비스 공급자에게 아웃소싱하게 된 동기와 핵심 이해관계자의 인식, 의사결정의 결과 등에 대한 연구 프로젝트를 수행하였다. 조직 내의 데이터가 증가함에 따라 시스템을 확장시켜야 하는 상황에서 클라우드 저장소를 아웃소싱하는 것은 중요했다. 정부는 클라우드 컴퓨팅이 비용측면에서 경제적으로 효율적이고, 효과적인 공공서비스를 제공할 수 있다는 가능성을 보았다. 클라우드 컴퓨팅 아키텍처는 시민들에게 디지털 시대의 서비스를 제공하는데 필요한 정부의 변화에 필수적임을 인식하였다.

2018년 공개한 ‘Digital Preservation in the Cloud’ 보고서는 TNA의 클라우드 아웃소싱 사례를 분석하였다. 2014년 5개의 아카이브를 선정한 TNA는 클라우드 서비스를 도입하는데 있어 기록관의 요구를 충족하는지 여부에 대한 프로젝트를 진행하였다. 이 프로젝트에서는 클라우드 저장소가 영국 공공 아카이브의 요구를 해결하는 방법에 대해 ‘클라우드 저장소 및 디지털 보존에 관한 지침’을 제공하였고, 이어서 2015년에 그 두 번째 지침을 제공하였다.

해외의 아카이브와 프로젝트 팀은 클라우드 서비스의 혜택과 우려에 대해 다양한 아카이브를 대상으로 실험을 진행하고 있다. 이들의 프로젝트는 공공의 기록과 민간의 클라우드 기술이 만났을 때, 그 효용성와 제약성을 인식하는 데 의미가 있는 연구였다.

전자기록물의 이관과 관련된 기존의 연구로는 오삼균 등(2008)이 국내의 기록물관리 업무를 수행하는 기관들의 실제적인 업무환경을 고려함과 동시에 전자기록물의 이관에 요구되는 사항들을 해외의 다양한 이관 절차와 비교분석 하였다. 공공기관이 2004년부터 정부의 신(新) 사무관리규정을 준수하여 전자기록물을 생산한 이후, 공공기록물법에 따라 기록관리시스템으로 본격적으로 이관해야 하는 시기에 맞춰 연구된 것이다. 이때까지는 현장에서 전자기록물의 이관이라는 것이 전무한 상황이었으며, 국가기록원 차원에서도 관련 경험과 연구부족으로 각급 기록관에 이관에 대한 이렇다 할 가이드를 제시하지 못하고 있는 실정이었다. 이에 국내 상황에 적합한 이관 절차를 개발함과 동시에 기록물의 4대 속성을 충족할 수 있는 구체적인 사항을 포함하는데 초점을 두었다. ISO의 TC46/SC11에 의해 개발 중인 기록물 변환 절차 표준안과 영국 국립 디지털 아카이브의 예술·인 문 데이터 서비스 아카이브인 AHDS(Arts and Humanities Data Service)의 이관 절차 프레임워크, 그리고 OAIS 참조 모델을 개발한 미국 항공우주국의 우주데이터 시스템 위원회인 CCSDS(Consultative Committee for Space Data System)에서 개발한 PAIMAS(Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard-CCSDS Blue Book)를 분석하였다. 3개의 표준안이 공통적으로 제시하는 단계와 절차를 선별하고, 국내 정부부처 모 기관의 실제 이관사례를 통해 도출된 절차를 적용하여 이관 준비, 이관 실행, 이관 평가의 세 단계로 의절차와 세부내용을 확정하였다.

이 연구에서 시범적용 대상으로 선정한 기관의 전자문서에는 생산기관의 관인이 포함되지 않은 기록물로 타 공공기관의 전자기록생산시스템 기능과 매우 상이했다. 즉, 공공기관이 범용적으로 사용하고 있는 전자기록생산시스템의 특성을 고려하지 못했다는 것이다. 이 연구에서도 밝혔듯이 개발된 전자기록물 이관절차는 실무에서의 검증과 평가를 받지 못하였으므로 기록물관리 현장에서 바로 적용할 수 없다는 한계점을 드러냈다.

현문수(2014)는 2014년까지 기록관에서 보존해오고 있던 기록물 중 보존기간 30년 이상(준영구, 영구 포함)의 기록물을 영구기록물관리기관으로 본격적인 이관해야하는 2015년을 대비하여 연구를 실시하였다. 공공기록물의 이관단계별 문제점과 앞으로 논의해 볼 문제가 어떤 것인지 제시한 연구이다. 오삼균 등과 마찬가지로 현문수도 CCSDS의 PAIMAS를 연구하였다. PAIMAS는 4개의 단계로 구성되는데, 보존 대상 정보를 정의하는 ‘예비 단계’, 전달될 데이터와 보충 요소, 일정 등을 확정하는 ‘공식 협약 단계’, 객체를 실제로 이관하는 ‘실물 이관 단계’, 이관된 객체를 검증하는 ‘검증 단계’로 구성된다. 해당 연구는 이 중에서도 ‘예비 단계’와 ‘공식 협약 단계’에 대해 연구하였다. 그 이유는 그 당시 거의 모든 중앙행정기관은 4단계 중 ‘실물 이관 단계’를 시작해야 하는 지점에 있었기에 실물 이관 이전 단계의 활동 이행과 관련된 현황을 살펴보고자 했기 때문이다. 연구결과 영구기록물관리기관과 기록관이 모두 모여 각 기관의 상황을 확인하면서 많은 정보를 공유하지 못하고 있고, 향후 이관 방향과 방법 및 절차 등이 이미 논의되고 공식화되어야 하는 시기임에도 불구하고 되지 않았다고 언급하며 현재 이관현황의 문제점을 지적하였다.

이 연구는 전자기록물의 이관에 있어 중요한 사항과 논의해볼 문제 등에 대해 제시하였다는데 의미가 있다. 하지만 본 연구의 결론에서 제시한 바와 같이 PAIMAS의 8개 기준영역을 이관에 대한 평가기준으로 생각하기에는 한계가 있으며, 이관사항의 문제점을 파악하는데 있어 이 PAIMAS를 적용하는 것이 타당한지에 대한 추가적인 연구가 더 필요하다.

지금까지의 전자기록물 이관과 관련한 연구들은 주로 전자적으로 생산된 기록을 이관할 때, 효과적인 이관절차모형과 각 단계에서 수행되어야 하는 세부 절차들의 개선안을 제안하였다. 그리고 OAIS 참조 모형의 전자기록관리 표준과 영국, 호주, 미국 등 해외 선진사례들을 참고하여 국내 기록관리 환경에 맞도록 적용 방안을 제시하는데 주안점을 두고 있었다. 또한, 생산되는 기록물이 종이기록물에서 전자기록물로 변화하고 있으므로, 전자기록관리 환경을 고려하여 클라우드 컴퓨팅 기술의 적용 등 다양한 연구가 필요하다는 것에는 모두 공감하고 있었다.

그러나 대부분의 국내 연구들은 전통적인 종이기록물의 이관 방식을 그대로 유지한 채 전자기록관리 환경 변화에 따라 클라우드 컴퓨팅 기술을 적용한 기존의 이관방식 개선에 초점을 맞추고 있었다. 즉, 기록물이 생산되면 이를 기록관의 서고로, 기록관은 영구기록물관리기관의 서고로 기록물을 이동시키는 것처럼, 전자기록물도 종이기록물의 물리적인 이동을 수반하는 이관 체계에서 크게 벗어나지 못하고 있었던 것이다. 기록관리 선진국은 물론, 우리나라의 각종 표준과 법, 제도에서도 종이기록물의 관리절차를 그대로 전자기록물의 관리절차에 맞게 일부 수정하고 보완하는 것에 그치고 있다. 이관절차와 단계, 그리고 이에 대한 표준과 법령을 개선하는 것뿐만 아니라, 종이기록물이 아닌 전자기록물 임을 충분히 고려하여 이관 자체의 근본적인 개선 방안을 연구해야 할 것이다.

본 연구에서는 종이기록물과 달리 실물을 오프라인에서 확인할 수 없는 전자기록물의 특성을 고려하여 기록물의 이관 환경 자체에 대한 개선점을 찾아야 한다고 판단하였다. 이를 위해 전자기록물관리 환경의 기반기술인 최신 IT기술을 효과적으로 활용할 수 있는 방안을 찾고자 한다.

그리고 한정된 기록관에만 적용할 수 있는 방안이 아니라, 대부분의 기록관에서 활용할 수 있는 범용적인 이관 방안을 도출하기 위해 현행 기록관에서 이루어지고 있는 전자기록물의 이관절차를 구체적으로 분석하여 이관 자체의 문제점을 파악하고 그 개선방안으로 클라우드 컴퓨팅 기술의 활용을 제시하고자 한다. 이를 통해, 전자기록물 이관 시 발생되는 파일 오류, 바이러스 검사 및 이관 전·후 비교 검증을 위한 과다한 시간과 비용 소모 등의 문제점을 개선할 수 있을 것으로 판단된다.

본 연구는 전자기록물을 관리함에 있어 클라우드 컴퓨팅 기술을 적용하여 전자기록물의 이관 절차를 간소화하고, 효율적인 기록관리 방안을 도출하기 위해 다음과 같이 연구를 수행하였다.

우선 국내 공공기관의 전자기록물 이관 실태를 확인하였다. 전자기록물을 이관하기 위한 법적 요건과 이관되는 전자기록물의 구성요소를 알아보았으며, 복잡한 이관 절차와 비효율적인 이관 방식으로 인해 발생되는 문제점들을 살펴보았다. 지방자치단체, 대학, 공단, 위원회 등 19개 공공기관이 최근 5년간 실시한 전자기록물 이관 사업의 결과보고서를 통해 각각의 이관 절차별로 소요되는 인력의 수와 오류의 유형, 오류 발생 건수 등의 통계를 구하여 분석하였다.

그 다음 기록물관리를 위한 클라우드 컴퓨팅 기술에 대해 조사하였다. 클라우드 서비스를 위한 인프라의 형태나 목적에 따른 배치 모델별 분류와 클라우드 사용자에게 어떤 서비스를 제공하는지에 따른 서비스 모델별 분류에 대해 각각의 특성과 실제 적용사례를 알아보았다. 국내에서 최근 개발된 클라우드 기반의 업무관리시스템과 영국 TNA가 ‘클라우드 저장소 및 디지털 보존에 관한 지침’을 마련하기 위해 실시한 각 기관별 클라우드 저장소의 활용 프로젝트를 살펴봄으로서 기록물관리를 함에 있어 가장 효과적인 클라우드 컴퓨팅 기술 요소를 살펴보았다.

마지막으로 전자기록물을 이관하기 위한 클라우드 저장소를 설계하고 활용하는 방안을 제시하였다. 우선 국내외 기록물관리 현장에서 쓰이고 있는 클라우드 컴퓨팅 기술을 분석하여, 가장 효율적이고 적합한 클라우드 컴퓨팅 기술을 도출하였다. 이를 바탕으로 클라우드 기록관리를 위한 운영 환경의 구성 방안과 전자기록생산시스템과 기록관리시스템의 저장소를 설계하는 방안을 제시하였다. 그리고 클라우드 저장소를 활용한 디지털컴포넌트의 논리적인 이관 방식을 제안하였고 이를 적용할 경우 예상되는 정성적·정량적 기대 효과를 알아보았다.

본 연구는 전자기록생산시스템 중 전자문서시스템 및 업무관리시스템, 온-나라시스템을 통해 생산된 전자기록물의 이관 방안에 한정하였다. 전자기록물의 다른 유형인 행정정보 데이터 세트, 웹기록물, 소셜미디어 기록물 등은 각 생산시스템의 특성과 기록물의 유령을 고려하여 추가적인 연구가 필요하다.

또한, 본 연구는 같은 네트워크망에 위치하고 있는 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간의 클라우드 저장소 모델 만을 제시하였다. 현재 기록관리시스템과 영구기록물관리시스템은 별개의 네트워크망에 위치해 있기 때문에 클라우드 저장소를 공유하는 형태는 구현할 수 없는 상황이다.

공공기관이 기록물 이관과 관련한 법률을 준수하여 기록물을 이관할 수 있도록 국가기록원은 관련 기록관리 공공표준을 제정하여 이관 실무 업무지침을 제공하고 있다. 이에 따라 기록관에서는 매년 기록물 이관 절차에 따라 생산현황통보, 이관계획 수립, 수집계획 수립, 이관, 인수 순으로 전자기록물을 이관 받고 있다.

현재 공공기관에서 사용하고 있는 전자기록생산시스템은 전자문서시스템, 업무관리시스템, 온-나라시스템, 행정정보시스템 등이 있다. 전자문서시스템을 사용하는 공공기관에서는 2년 전에 생산되어 기록물 정리 및 생산현황통보가 완료된 전자기록물을 기록관리시스템으로 이관한다. 그리고 업무관리시스템 또는 온-나라시스템을 사용하는 공공기관에서는 전년도에 생산되어 기록물 정리가 완료된 전자기록물을 기록관리시스템으로 이관한다(국가기록원, 2019a).

<그림 1>은 현행 이관 방식으로서, 전자기록물의 이관 시기 도래 시 전자기록생산시스템의 저장소에 보관중인 메타데이터와 디지털컴포넌트를 기록관리시스템의 저장소로 물리적인 복사를 통해 이관하는 방식을 표현한 것이다.

기록관리시스템의 저장소로 복사가 완료되면 기록물건 단위로 기록관리시스템에서 인수절차가 시작된다. 저장소의 임시위치에 있는 모든 디지털컴포넌트에 대한 바이러스 감염 여부를 검사하고 이상이 없을 경우, 이관 규격에 맞도록 디지털컴포넌트의 이름이 변경되었는지, 디지털컴포넌트의 수가 일치하는지 등을 검사한다. 검사결과 이상이 없을 경우, 기록물 철단위로 기록관리시스템에 등록되는 절차가 시작되고, 임시 위치에 있던 디지털컴포넌트를 정식으로 할당 받은 저장소의 위치로 복사하게 된다. 복사가 완료되면 기록물건 단위로 전자기록생산시스템과 기록관리시스템의 응용프로그램을 통해 검색하여 눈으로 직접 확인하는 육안검수를 실시하여 이상이 없음을 확인하고 나면, 임시저장소의 디지털컴포넌트를 삭제한다.

이때, 바이러스 감염 여부 검사 시 이상이 발견되었을 때, 이관규격과 상이한 디지털컴포넌트 이름이 있을 때, 메타데이터의 기록물건별 디지털컴포넌트의 수와 실제 수가 불일치할 때, 육안검수 결과 오류가 있을 경우에는 오류로그를 첨부하여 전자기록생산시스템으로 기록물 재인계 요청을 하게 된다. 이관되는 기록물의 건단위로 순차적인 검사와 재인계 요청이 일어나므로 오류가 발생될 경우, 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로의 복사 절차에서부터 기록관리시스템에 등록되는 절차까지 계속해서 반복적으로 절차를 수행하게 된다.

클라우드 배치 모델은 서비스를 위한 인프라의 형태, 목적과 구성에 따라 다음과 같이 분류된다.

클라우드 서비스 모델은 사용자에게 제공되는 서비스의 형태에 의해 분류된다. 클라우드 컴퓨팅은 인터넷을 이용하여 사용자에게 다양한 IT 자원을 제공할 수 있는 컴퓨팅 형태로 가상화 기술을 기반으로 한다. 클라우드 컴퓨팅에서는 서버, 스토리지, 네트워크, 응용프로그램 등 다양한 범위와 IT 자원을 가상화하여 <그림 4>와 같이 SaaS, PaaS, IaaS와 같은 서비스를 사용자의 요구에 따라 제공한다. 그리고 이들을 합쳐서 ITaaS(IT as a Service)라고 부르기도 한다.

각 서비스 모델별 특징과 기록관리 분야에서의 적용사례에 대해 살펴보면 다음과 같다.

우리나라 정부는 2015년 클라우드컴퓨팅법을 제정하여 클라우드 서비스를 활성화하기 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 공공부문의 선제적인 클라우드 기술 도입과 클라우드 인프라의 효율적인 이용에 대한 법적 근거를 확보하는 등 클라우드 컴퓨팅 선도국가로의 도약을 위해 법적·제도적 기반을 마련하였다.

특히, 클라우드컴퓨팅법 제4조에서 “이 법은 클라우드컴퓨팅의 발전과 이용 촉진 및 이용자 보호에 관하여 다른 법률에 우선하여 적용하여야 한다”고 명시하는 등 미국, 영국, 프랑스, 중국, 일본 등 선진국과 같은 클라우드 우선정책(Cloud First Policy)을 펼치고 있다.

하지만 국내 기록관리 현장에서는 클라우드 서비스에 대한 제한적인 인식을 갖고 있다. 클라우드 서비스를 활용할 경우 기록관 외부로의 기록물 이관과 보안성에 대한 문제점들을 지적하고 있다. 그 근거로 공공기록물법을 들 수 있는데, 공공기록물법에서는 공공기관이 생산한 기록물을 소관 기록관으로 이관하도록 명시하고 있다. 소관 기록관 이외로 이관하는 것에 대해 제약을 두고 있지는 않지만, 그 외의 기관으로 이관을 원천적으로 염두에 두고 있지 않다고 해석할 수 있다.

공공기록물법 제32조에 따라 공공기관에서 생산된 기록물을 외부로 반출할 경우에는 매우 엄격한 관리를 하고 있다. 공공기록물법 시행규칙에서는 보존기간이 30년 이상인 기록물은 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 하고 있다. 이는 종이기록물의 관리가 주를 이루던 때에 고려되었어야할 상황으로, 지금의 전자기록관리 시대에서는 다소 현실성이 떨어진다고 할 수 있다. 기관 당 하루에도 수백, 수천 건의 전자기록물이 생산되고 있는 상황에서 이러한 규제를 적용하는 것은 적절치않다.

현행 공공기록물법의 준수와 유일본인 기록물의 중요도를 고려할 때, 클라우드 저장소를 활용한 전자기록물의 논리적 이관에 가장 적합한 클라우드 배치 모델은 커뮤니티 클라우드이다.

클라우드 배치 모델 중 하나인 퍼블릭 클라우드는 이용 대상의 제한 없이 개방된 클라우드로서, 한정된 공공기관의 기록관리 목적을 갖는 본 연구의 모델로서 적합하지 않다. 프라이빗 클라우드는 보안 네트워크 하에서 시스템을 관리할 수 있는 이점이 있지만 기록관리의 목적을 가진 전자기록생산시스템과 기록관리 시스템 이외에도 다양한 행정업무시스템을 포함하여 활용하게 되므로 고유 목적을 가진 기관과 시스템 간의 클라우드 서비스에는 효과적이지 않다. 하이브리드 클라우드는 퍼블릭 클라우드와 프라이빗 클라우드의 특징을 혼합하여 적용하는 모델인데 처리과에서 기록관 단계까지의 행정기관 내부에서 운영되는 클라우드 저장소 모델에는 기록물 관리의 보안상 안전을 보장할 수 없다.

클라우드 배치 모델을 선정할 때는 클라우드의 구성원이 일반기업인지 공공기관인지, 인터넷 망 또는 차단된 폐쇄망 중 어떤 네트워크망을 사용하는지, 구성원의 각 시스템간 데이터의 이동이 있는지 등을 고려하여야 한다.

커뮤니티 클라우드는 퍼블릭 클라우드와 프라이빗 클라우드의 중간형 모델이다. 커뮤니티 클라우드 모델 하에서는 공공기관이 생산한 유일본인 기록물이 외부로부터의 접근에 대해 보안성을 유지할 수 있고, 앞서 제기하였던 전자기록물의 외부 반출에 대한 제약사항을 준수할 수 있게 되므로 디지털컴포넌트의 논리적인 이관 방식을 적용하는데 있어 가장 효과적이다. 전자기록생산시스템과 기록관리시스템간 커뮤니티 클라우드를 구축하여 IaaS의 클라우드 저장소를 통해 전자기록생산시스템이 생산한 디지털컴포넌트를 기록관리시스템으로 논리적인 이관을 수행하면 된다(김주영, 2016).

클라우드 저장소를 활용하여 전자기록물을 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 디지털컴포넌트의 보관권 이양 방식으로 이관을 하게 되면 다음과 같이 크게 두 가지의 효과를 기대할 수 있다.

첫째, 디지털컴포넌트의 무결성을 확보할 수 있게 해준다. 기록물의 이관은 물리적인 손상을 가져올 수 있다. 3단계의 전자기록관리 환경하에서는 필연적으로 수차례에 걸친 이관이 발생된다. 각 이관단계 때마다 시스템에서 시스템으로 복사하는 것은 디지털컴포넌트의 손상을 발생시킬 수 있다.

물리적인 이관방식을 적용하고 있는 지금의 기록물 이관 상황에서는 이관된 디지털컴포넌트의 무결성을 완벽하게 신뢰하기 어려워 이관 전후의 디지털컴포넌트를 사람이 직접 육안으로 무결성 여부를 확인하고 있다. 점검자가 디지털컴포넌트의 해당 어플리케이션으로 열람하여 육안으로 무결성을 점검하는 방식은 자동화된 툴이 적용되지 않고 점검자의 육안과 판단을 통해서만 이뤄지기 때문에 그 결과의 신뢰성은 매우 낮을 수밖에 없다. 또한 제한된 예산과 시간으로 인해 이관한 기록물을 모두 육안검수하지 못하고 일부만 검수하고 있어 대부분의 디지털컴포넌트는 검수를 받지 않은 채로 이관되고 있다.

각급 공공기관은 설립 목적과 목표를 달성하기 위해 필요한 행정업무의 전반을 효율적으로 개선하고 불필요한 업무나 절차는 배제하여 업무의 성과를 극대화하여야 한다. 디지털컴포넌트의 물리적인 이동을 최소화하여 이관절차를 간소화시키고 기록의 무결성 확보를 위한 방안을 모색하여야 한다.

기록생산시스템과 기록관리시스템이 클라우드컴퓨팅 환경으로 이동하게 되면 기존의 물리적 구분을 전제로 하는 관리절차와 시스템 운영은 무의미해진다(한국기록관리학회, 2018).

둘째, 전자기록물의 이관 시 소요는 자원을 절감할 수 있게 된다. 기록물 이관 각 단계별 투입되는 인원이 대폭 줄어들게 되므로 비용과 시간을 절약하게 된다. 그리고 이관결과를 확인하기 위한 기록물관리 전문요원의 행정력 낭비도 줄어들게 된다.

최근 5년간 전자기록물을 이관한 19개 공공기관의 전자기록물 이관 결과서를 분석한 결과, <표 4>와 같이 각 이관 절차별 소요 인원수를 정리하였다. 5백만 건의 전자기록물을 이관할 때를 상정하면, 기존의 물리적인 이관 방식을 활용할 때 연인원 1,321명이 소요된다. 이는 파일 백업, 파일 보정, 파일 이관, 바이러스 검사, 육안 검수에 소요되는 인력을 모두 합한 것이다.

그리고 본 연구에서 제시한 클라우드 저장소를 활용한 보관권 이양에 의한 전자기록물의 이관 방식을 적용할 경우에는 디지털컴포넌트의 물리적인 이동이 없으므로 육안 검수 절차 중 파일 백업, 파일 보정, 파일 이관, 바이러스 검사를 실시하면 되므로 연인원 71명이 소요된다. 이관 방식의 변경으로 1,250명의 소요인력감소(-94.6%) 효과를 기대할 수 있게 된다.