공공기록물 관리의 표석이 된 「공공기록물 관리에 관한 법률」(2007년 시행)은, 개정 이유에서 밝히고 있듯이 전자기록물의 안전하고 체계적인 관리 및 활용 등을 위하여 전자기록물관리시스템의 기능·규격·관리항목·보존포맷 및 매체 등 관리 표준화에 관한 사항 등을 포함하는 전자기록물 관리체계를 구축·운영하도록 하고, 법 제20조에 전자기록물의 관리 내용을 신설하였다.¹⁾ 당시 법 개정에서 종이기록 중심 관리로부터 전자기록 관리 환경으로 변화되고 있던 상황을 읽을 수 있다. 1999년 제정된 공공기관의 기록물관리에 관한 법률에 기반하여 상당 기간 동안 전국 공공기관에 도입되어 운영되고 있던 전자문서시스템과 온-나라시스템에 의해 문서류의 전자기록 생산 환경은 어느 정도 정착되었다. 과거 종이기록 중심의 기록 개념에서 불 때 문서류의 생산 환경 변화는 이에 걸맞은 새로운 관리 체계의 필요성을 역설하기에 충분했던 것이다.

그러나 전자기록 시대를 대비하면서 전자문서만을 상정했던 것은 아니었다. 이미 2007년에 시행된 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제2조7항의 ‘전자기록생산시스템’에 전자문서시스템, 업무관리시스템과 함께 ‘행정정보시스템’을 포함하였고, 이어 11항에는 ‘행정정보 데이터세트’의 정의 역시 ‘각급 행정기관에서 업무상 사용하고 있는 행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다’고 명시하였다. 사실 전자적으로 처리하는 정보 시스템에서 생산하고 활용하고 있는 데이터는 문서류보다 더 많은 양을 차지하고 있는 상황인데, 현재까지 관리 영역 밖에 있었음을 고려한다면 체계적인 관리방안의 마련은 매우 시급하다.

기관 고유의 각종 행정 업무를 전산화하여 구축한 정보 시스템에서 구축되고 활용되고 있는 데이터세트의 규모를 가늠해 보면, 집계된 자료 만도 2018년 현재 총1,097개 기관(중앙부처 49, 소속기관 308, 지방자치단체 245, 공공기관 495)이 운영하고 있는 정보시스템 총 16,877개(행정안전부, 2018)이다. 현문수(2014) 역시 전자기록을 생산하는 대부분의 업무환경이 문서 중심의 기록 생산시스템으로부터 변화하여 데이터베이스나 네트워크 구조 내에 데이터가 생산 및 축적되는 시스템을 활용하고 있다고 지적하였다. 이 정보시스템들은 각 기관이 다양한 업무 수행에 사용하는 만큼 그 개수가 많아질 수 밖에 없다. 개체수와 다양성에서 압도적인 데이터세트 기록의 관리는 기록관리 전문가와 실무자 모두에게 큰 도전이며 현재도 논의와 연구 단계이고, 현실에서는 아직 실천되지 못 하고 있는 실정이다.

이 연구는 데이터세트 기록관리가 방치된 가장 큰 원인은 태생이 문서류와 다른 데이터세트에 문서류 기록과 같은 기준과 관리 방법을 적용하려고 하는데 있다고 보고, 공공기관의 행정정보 시스템 자체를 조사하고 분석한 자료를 기반으로 효율적인 관리 방안을 제시하려고 한다. 국가기록원에서 수행한 행정정보 데이터세트 기록관리 방안에 대한 연구(국가기록원, 2016)가 시발점이 되어, 오세라, 박승훈, 임진희(2018)는 현행 공공기관의 6개 시스템에 대한 현장조사를 실시하여 시스템과 데이터에 대한 상세 자료와 실무 담당자들이 부딪치는 문제들을 밝혔고, 이 연구는 그 조사 결과와 시사점을 바탕으로 구체적인 관리 방안을 제시함으로써 데이터세트 기록관리에 대한 연구를 심화시키고자 한 것이다. 관리 방안이란 구체적으로 관리의 기준과 절차를 제시하는 것으로써, 이 두 개 영역은 데이터세트의 관리에서 문서류 기록과의 상이함으로 인해 가장 풀기 어려운 문제이기도 하다. 이 연구에서는 현장에서 조사한 시스템의 실제 현황 분석에 기반하여 데이터세트의 관리 기준을 설계하고, 실무자 인터뷰 조사와 시스템 운영 현황을 반영하여 현실에서 적용 가능한 관리 절차를 제안하고자 한다. 이 연구는 활용 가능한 데이터세트 관리기준표와 관리 프로세스를 제시할 뿐만 아니라, 관리 단위의 도출 방법을 설명함으로써 향후 기록관리 현장과 심화 연구에서 활용할 수 있는 방안을 정리하여 제시한다.

이 연구는 최근 공공기관 행정정보시스템을 조사하여 일부 데이터세트의 현황을 확인한 행정정보 데이터세트 사례 조사 연구(오세라, 박승훈, 임진희, 2018)를 기반으로 관리방안을 제시하고자 하는데, 그 분석 대상 시스템인 산림자원통합관리시스템 등 6개 시스템은 기관이 처한 다양한 상황과 운영 환경을 보여주고 있다(<표 1> 참조).

분석을 위해 서면 조사 및 실사와 인터뷰를 통해 얻은 운영 현황 자료부터 시스템과 데이터베이스 현황을 파악하였고, 기능 구조 분석을 위해 프로그램 명세서, 프로세스 설계도, 사용자 매뉴얼 및 시스템 화면을 활용하였으며, 데이터 모델을 분석하기 위해 데이터베이스 명세서, 엔티티관계 다이어그램, 데이터 현황 자료를 활용하였다(<표 2> 참조).

또 데이터베이스 분석에서는 물리적 데이터 형식을 분석하여 데이터를 해당 시스템에서 분리할 경우 해석하기 어려운 형식이 존재하는지, 또는 비정형 데이터를 저장하는 데이터 형식이 존재하는지 등을 체크하였으며, 물리적 테이블 관계 분석을 통해 데이터 그룹 및 엔티티의 최소단위를 도출하였다. 또한 데이터베이스 내부 또는 별도의 파일시스템에 저장된 비정형 데이터의 존재와 저장 형식을 파악하였다.

기능과 데이터 분석으로부터 각 시스템의 데이터세트를 관리하기 위한 단위를 식별하고 관리 대상이 되는 데이터세트를 정의하였다. 개별 행정정보시스템과 데이터세트 분석을 통해 공통점과 차이점을 반영하여 데이터세트 관리에 범용적으로 적용할 수 있는 관리기준표를 개발하였다. 마지막으로 관리기준표를 중심으로 조직과 조직 사이 상호작용에 의해 데이터세트를 관리하는 관리 절차를 설계하였다.

데이터세트 관리체계에 대한 연구는 데이터세트를 기록으로 인식하고 기록의 관리와 보존 정책의 시급성을 설파하였다. 현문수(2005)는 데이터세트 관리체계 전반을 다루며 데이터세트 기록관리의 과제를 지적하였고, 설문원(2005)은 과학기술데이터 상호운용성 확보 관련 프로젝트에 아카이빙 전략 포함을 촉구하며, 과학기술 분야 데이터 관리를 위한 협의체 구성, 아카이빙 권한 확보와 데이터 큐레이션 모형 개발과 센터 설립의 전략을 제안하였다. 국가기록원 역시 연구용역을 통해 데이터세트 기록관리 절차, 시스템구축 방안과 법 및 제도 개선을 포함한 전체 관리체계를 제안하였다(국가기록원, 2007).

구체적인 데이터세트 관리 방법을 제안한, 보다 기술적인 연구로서 조은희, 임진희(2009)는 데이터세트에 건 단위 식별의 개념을 도입하여 기록화 대상 선별 기준과 절차를 제시하였으며, 데이터세트 획득과 등록 및 이관의 방법과 데이터 품질 확보를 위한 기술적 문제 해결 방안을 구체적으로 제시하였다(임진희, 조은희, 2010). 데이터세트의 보존과 활용에 관한 연구로서, 공공정보 데이터세트 아카이빙 체계 구축과 아카이빙 대상 선별로부터 보존과 활용까지의 프로세스를 제시한 연구(김남경, 2012), 정부 데이터 개방 동향에 주목하여 오픈 데이터 플랫폼을 적용한 데이터세트의 서비스 방안을 제시한 연구(안대진, 이해영, 2013), 아카이빙 체계 기반 공공데이터의 개방 정책과 개방 프로세스에 대한 연구(강새희, 2014)도 있었다.

또, 국가기록원(2015)은 데이터세트를 확장된 개념으로 정의하면서 유형 분류 방법과 데이터세트의 선정과 수집 및 이관 프로세스, 그리고 장기보존포맷을 비롯한 이관과 장기보존 방안을 제시하였으며, 그 연장선에서 이규철(2016)은 단위기능을 도입하여 데이터세트를 데이터 특성, 데이터 처리 방식, 데이터 업데이트 3개의 축으로 이루어진 조합으로 분류하고 유형에 따라 이관, 이관 후 수집, 수집의 기록관리 프로세스를 제안하였다. 데이터세트 관리체계에 대한 연구는 기술적인 해석과 구현 방법을 찾고 있는데, 이는 데이터세트에 기록관리기준표나 분류체계, 생산 현황통보와 같은 국내 기록관리의 표준을 그대로 적용하기 어렵기 때문에, 대안을 찾기 위해서 데이터세트 뒤에 숨어 있는 데이터베이스와 정보시스템을 샅샅이 분석해 봐야하기 때문이다.

이렇게 데이터세트에 대한 연구가 기술적 대안 모색으로 치우치고 있는 가운데, 실제 데이터세트 생산 및 관리 환경에 대해 확인해보고자, 오세라, 박승훈, 임진희(2018)는 6개 공공기관에서 운영 중인 6가지의 행정정보 시스템에 대한 현장 조사와 실무 담당자들과의 인터뷰 등을 통해 시스템과 데이터세트에 대해 상세 분석을 실시하고, 현장에서 부딪치는 문제들을 제시하였다. 이 조사 결과는 본 연구의 기반이 되었다.

한편 기록관리 패러다임의 전환을 주장하는 새로운 연구들이 최근 등장하였는데, 설문원(2017)은 국내 기록관리가 디지털 기록의 양산 현장에서 적절히 대응하지 못 하고 있음을 지적하며 보존기록의 정리기술 정책을 관계 중심의 출처주의에 따라 재설계할 것을 피력하였다. 이승억, 설문원(2017)은 전자기록관리체계 재설계의 방향은 고정성(fixity)에 대비되는 유동성(fluidity)을 지닌 전자기록의 패러다임 전환이라고 보고, 데이터형 전자기록 관리를 실질적으로 수용할 수 있는 정책 수립을 시급한 과제로 지적하였다. 주현미, 임진희(2017)는 데이터형 기록 포착에서 데이터세트 인벤토리의 활용을 제안하고, 데이터세트를 포함하여 다양한 유형의 기록에 적용 가능한 기록집합체 개념의 도입을 주장하였으며, 유연한 메타데이터 적용 방안을 제시하였다. 현문수, 설문원(2018)은 전자기록 시대로의 전환을 지적하며, 국내 전자기록관리에 적용할 조직화 원칙과 모형을 설계함에 있어 전자기록 건 중심의 네크워크형 조직 구조의 가능성을 타진하였다.

데이터세트를 나누거나 또는 묶는 관리의 단위를 정의할 때, 논리적으로 설득력이 있으면서 또한 기록관리 현장에서 실제 활용할 수 있을지를 확인하고자, 이 연구는 6개 행정정보 시스템의 기능과 데이터를 분석하여 관리 단위를 식별하였다. 전자문서의 기록물 철과 건은 어려움 없이 다른 철이나 건과 분리할 수 있다. 그러나 현재 대다수 데이터세트의 존재 형식인 관계형 데이터베이스는 행과 열로 짜인 테이블 여러 개가 서로 관계를 맺고 있기 때문에, 관계를 제거할 때 내용도 잃을 수 있다. 그렇기 때문에 행과 열-테이블-데이터베이스의 계층 구조에서 관계를 유지하면서 묶어 나눌 수 있는 지점을 찾기 어렵다. 하지만 관계가 유지되는 분리 가능한 집합을 찾는다면 이것이 효율적인 관리의 단위가 될 수 있다고 보고 기능적 관점과 데이터 관점 양면에서 분리 가능한 집합을 찾으려 했다. 도출 과정을 단계별로 도식화하면 <그림 1>과 같다.

우선 시스템 운영 현황과 서비스 내용에 대한 조사결과서를 기본으로, 업무 담당 부서 인터뷰 내용과 시스템 기능 설명 자료를 활용하여 개발 산출물을 분석하고 업무기능 단위를 도출하였다. 시스템 기능 분석에서 활용하는 시스템 기능 설명 자료로는 하드웨어 구성도, 소프트웨어 구성도, 기능구성표, 사용자 설명서, 운영자 설명서, 연계 시스템 구성도, 화면 설계서가 있다. 여기서 식별하는 업무기능 단위는 시스템이 제공하는 서비스로서, 단순한 시스템에서는 기능의 대메뉴를 들 수 있다. 분석에서 대표 데이터를 도출하고, 대기능을 도출하였으며, 업무유형 분석에 따라 대기능을 제거한 뒤 재분류하여 관리 단위 후보를 얻었다(<표 3> 참조).

다음 단계는 데이터 모델 분석으로, 데이터베이스 조사 결과 및 시스템 운영자와 데이터베이스 관리자 인터뷰 내용을 기반으로 데이터베이스 설계 산출물을 분석하였다. 여기서 필요한 개발 산출물은 논리 및 물리 엔티티관계 다이어그램, 테이블 목록, 테이블 명세서 및 코드 명세서가 있다. 데이터베이스는 논리적으로 데이터 사이에 관계를 맺고 있지만 실제 저장 구조는 논리적인 구조와 꼭 일치하지는 않는다. 따라서 물리적인 데이터의 구조와 저장 상태를 분석할 필요가 있으며, 이 단계의 주요 임무는 기능 분석에서 결정한 관리 단위 후보가 물리적으로 분리 가능한지를 검토하는 것이다. 물리적으로 분리하지 못하는 단위 후보는 독립적 단위가 될 수 없으므로 다른 단위와 통합하도록 한다(<표 4> 참조).

조사 대상 시스템 중 화학물질안전원의 화학물질종합정보시스템을 분석하여 관리 단위를 도출하는 과정을 사례로 살펴보면 기능을 분석 한 <그림 2>와 데이터 모델을 분석한 <그림 3>과 같이 나타낼 수 있다. 기능분석(<그림 2>)에서는 먼저 시스템 서비스를 분석하여 화학물질 정보 등 10개의 대표 데이터를 선택하고, 이를 화학물질 등 5개 대기능으로 분류하였다. 이 중 데이터연계 관리와 서식정보는 업무유형이 단순지원 업무이므로 제외하였으며, 공통/기타 대기능을 수입신고 대기능과 통합하고, 공통/기타에 속했던 민원인정보는 운반계획서 대기능에도 넣었다. 이로써 단위 후보로 화학물질, 사고 정보, 운반계획서, 수입신고가 선별되었다.

데이터 모델 분석(<그림 3> 참조)에서는, 후보들의 물리적 분리 가능성을 판별한 결과 운반계획서와 수입신고 데이터를 담고 있는 데이터베이스 테이블들은 논리적으로는 분리되나 저장 구조는 서로 혼합되어 있어 분리가 불가함이 판명되었다. 따라서 이 두 후보를 통합하되 이들이 모두 민원 처리 서비스에 해당되므로 민원으로 통합하였다. 또한 비정형 데이터 존재 여부를 추가적으로 분석하였으며 비정형데이터가 단위 후보와 분리되는지를 판별하였다. 화학물질종합정보시스템의 경우 민원 신청시 첨부한 계획서 및 첨부 파일이 비정형 데이터이다. 이들은 정형 데이터를 부연 설명하는 데이터로서 정형 데이터에 의존하고 있기 때문에 따로 분리하지 못하여, 화학물질종합정보시스템의 관리 단위는 화학물질정보, 사고정보, 민원의 3개가 도출되었다.

이와 같은 식별 방법에 의해 분석한 6개 시스템에서는 데이터베이스 전체 또는 일부 테이블 집합이 관리 단위로 식별되었다(<표 5> 참조).

데이터세트는 그 방대한 규모에도 불구하고 적절한 관리 단위로 나눌 수 없다는 거대한 문제점에 부딪쳐 그동안 관리가 어려웠던 측면이 많다. 그러나 실제 시스템들을 깊이 분석해 본 결과, 데이터세트를 전자문서의 건처럼 관리하기 쉽게 나눌 수 없는 것이 데이터세트의 고유한 특성임을 확인할 수 있었다. 복잡한 문제 해결에서 분할 정복(divide and conquer) 방식에 익숙한 연구자에게 전체 데이터베이스 1개를 관리 단위로 취하는 방안은 매우 생소하고 익숙지 않은 것임에는 틀림이 없다. 하지만 데이터세트의 특성이 그러하다면 이 특성을 인정하고 이 특성에 맞게 관리하는 방안을 세우는 편이 실용적이고 현실 적용 가능성을 높이는 길일 것이다.

특정 테이블이나 행·열의 데이터요소를 분리하여 처분행위를 진행하는 것은 데이터베이스의 무결성을 훼손할 뿐만 아니라 전체 데이터베이스가 가지고 있는 잠재적 활용성을 훼손할 위험이 크다(왕호성, 설문원, 2017). 또한 이미 기록으로 관리될 수 있도록 질서정연하게 구조화되어 있는 데이터베이스를 선별 단계에서 분리하는 것은 기록관리 원칙에 어긋날 수도 있으므로, 데이터베이스가 활용된 업무 맥락을 체계적으로 기술하고 이러한 맥락정보를 논리적으로 연계하는 지적 통제가 병행된다면 데이터베이스 전체를 하나의 단위로 선별하는 것이 기록관리 원칙에도 부합한다(왕호성, 설문원, 2017).

그렇다고 모든 데이터세트를 다 데이터베이스 단위로 관리한다고 정할 수는 없다. 분석 결과에서 보듯이 화학물질종합정보시스템과 신문고시스템의 데이터베이스 내에는 분리되는 테이블 집합들이 있다. 이 경우에는 분리할 수 있는 테이블 집합을 관리 단위로 취해야 할 것이다. 이상에서 보듯이 데이터세트의 관리 단위는 획일적으로 정의할 수 없고 각 시스템과 데이터세트의 특성에 따라 정해야 함을 알 수 있다. 관리 단위 식별의 목적은 관리 가능한 규모의 집합을 찾는 데 있음을 강조하고자 하며, 따라서 전체 데이터베이스이든 테이블 집합이든 시스템이나 다른 데이터에 영향을 주지 않고 분리하여 처분이나 기록평가와 같은 기록관리 행위를 가할 수 있는 집합을 단위로 취해야 할 것이다.

이와 같은 데이터세트 관리의 단위를 단위기능이라 부르기로 한다. 단위기능을 정의하면, 행정정보 시스템 내 업무활용 목적이 구분되는 기능에 의해 생산된 데이터세트의 부분집합으로서 행정정보시스템의 기능과 데이터세트의 무결성을 해치지 않고 분리 가능하여 효율적인 기록관리를 가능하게 하는 단위라고 하겠다. 정보 시스템은 목적한 업무를 처리하기 위한 보다 작은 기능 모듈들로 구성되며, 기능 모듈로 시스템을 나눈다는 의미에서 ‘기능’이라는 용어를 활용하되, 이 관리 단위의 실체는 데이터베이스의 행과 열 구조 및 관계의 특성으로 인해 기능 경계와 데이터의 경계가 일치하지 않기 때문에 전체 데이터베이스의 부분집합체의 모습으로 드러난다.

관리 단위를 식별하고 관리기준표를 작성하였다면 다음의 과제는 관리 프로세스를 설정하는 것이다. 누가 언제 무슨 기록관리 활동을 수행할지를 정한 관리 절차는 앞에서 도출한 바와 같은 다양한 규모와 구조의 관리 단위를 수용할 수 있어야 하겠다. 또한 시스템 관리기관의 주체적 관리 의지에 부합하고, 보존기간 만료 후에도 생산 시스템에서 계속 보유해야 하는 특성(오세라, 박승훈, 임진희, 2018)을 반영 할 필요가 있다. 이를 바탕으로 데이터세트 관리를 위해 다음과 같이 프로세스 설계 방향을 설정하였다.

첫째, 생산 시스템에서 보존을 포함하여 전생애주기를 관리할 수 있어야 한다. 데이터세트 중에는 영구적인 생명주기를 가지고 있어서 생산 시스템에서 지속적으로 참조해야 하는 데이터도 많다. 분석 결과 산림자원통합관리시스템, 특허넷시스템, 국토정보시스템, 화학물질종합정보시스템은 기한 없이 데이터가 변경되거나 또는 종결된다 할지라도 계속적으로 참조 요구가 발생하기 때문에 생산 시스템에서 계속보유해야 한다. 이관 비용과 시간을 예측하기 위해 데이터베이스 크기를 본다면, 10년 이상 운영한 특허넷은 15TB의 크기이고, 전국 토지 정보를 대상으로 한 국토정보시스템 데이터웨어하우스와 데이터마트는 과거 데이터를 포함해 2TB에 이른다. 이 크기의 데이터를 이관하려면 생산기관이 부담해야 할 인적 자원 및 소요 시간과 물적 자원은 전자문서 이관과 비교할 수 없을 정도로 클 것이며, 다수 기관의 기록을 인수해야 하는 영구기록물관리기관의 물적자원에 대한 요구는 기하급수적으로 증가할 것으로 예상된다. 많은 데이터세트들이 생산시스템에서 관리해야 하는 타당한 사유가 있으므로, 생산 시스템에서 계속 관리하면서 이관 없이 폐기하거나 또는 장기 보존까지 할 수 있는 체계가 요구된다. 그럼에도 불구하고 국가적 보존과 활용 가치가 있다고 판단되는 데이터세트는 중앙기록물관리기관이나 관할 영구기록물 관리기관에서 수집하여, 중요 공공기록으로 보존하고 공공의 이익을 위해 활용할 수 있어야 할 것이다.

둘째, 기록관리 단계를 단순화하고, 현행 기록관리 이관체계와 다른 데이터세트의 특성에 적합한 방안이 요구된다. 기산일로 부터 2년 내에는 기록을 처리과에서 기록관으로 이관하고, 보존기간 30년 이상 기록은 영구기록물관리기관으로 이관하는 현행 3단계 프로세스는 데이터세트의 특성으로 인해 적용할 수 없다. 철과건 단위로 생산량을 파악할 수 없는 데이터세트는 매년 현행 방식으로 생산현황보고를 시행할 수도 없다. 따라서 기록이 물리적으로 이관되는 현행 이관 프로세스는 생략되거나 간소화되어야 하겠다.

셋째, 생산기관이 관리 주체가 되는 방안의 필요성이다. 생산기관의 관리 책임은 기관의 설명책임성을 강조하는 차세대 기록관리 개념 연구 결과에서도 제시된 바 있다(국가기록원, 2017). 생산기관의 지속적 운영과 관리 의지는 시스템 사례 연구의 기관 담당자들 인터뷰를 통해서도 확인된 바 있다(오세라, 박승훈, 임진희, 2018). 생산기관 주도 관리가 가능하려면 기록관리시스템이나 영구기록물관리기관으로의 이관 없이 생산기관에서 생성부터 보존이나 폐기까지 관리하는 체계여야 한다.

넷째, 생산 시스템의 다양성을 수용할 수 있어야 한다. 앞서 관리 단위와 관리 기준 설계에서 제시하였듯이, 관리 단위인 단위기능은 전체 데이터베이스이거나 또는 테이블 집합일 수도 있다. 또 동일 단위기능 내에서도 보존기간이 달라야 하는 데이터세트가 있고, 데이터 수정을 종결할 수 없는 데이터세트도 있는 등, 데이터세트 사이에서도 다른 특성들이 발견되었다. 따라서 데이터세트 관리 지침은 기본 원칙을 명시하고 관계 기관의 역할을 정의하되, 각 시스템별 다양한 특성을 반영하여 개별적으로 정의하고 시행하는 관리체계가 요구된다.

데이터세트 관리에 요구되는 이상의 특성을 고려할 때, 관리 절차는 물리적 이관이나 폐기 중심의 프로세스가 아닌, 데이터세트 현황 정보의 관리가 적절하다. 여기서 데이터세트 관리기준표는 기록관리의 기준을 기술하는 동시에, 이를 근거로 기록관리 현황을 점검하고 개선하기 위한 생산기관과 영구기록물관리기관 사이 매개체 역할을 할 수 있다. 데이터세트 관리기준표를 기반으로 생산기관은 기록관리의 주체로서 데이터세트의 변화와 관리 상태를 최신 상태로 유지하고, 중앙기록물관리기관이나 영구기록물관리기관은 관리 현황을 점검 및 감독하며 생산기관이 제 역할을 할 수 있도록 지원하는 관리체계를 제안한다. 데이터세트 관리 기준표는 전자기록의 유동성을 확정적 기술로 서술하기 위해 제안된 ‘유동성 전자기록 관리를 위한 메타레벨 기술(記述) 템플릿’(이승억, 설문원, 2017)으로 역할을 할 수 있다. 또 업무 현장에서 생산되는 데이터형 기록 파악과 포착의 도구로서 제시된 데이터세트 인벤토리(주현미, 임진희, 2017)로서 기록생산 시스템 파악과 현행 생산현황통보 보완 도구로도 활용할 수 있다.

데이터세트의 기록관리 이력을 기록한 데이터세트 관리기준표는 데이터세트에 대한 기록 관리를 유도하는 도구이자 무단 접근과 폐기를 막는 통제의 수단으로, 관리기준표의 조건대로 데이터세트에 대하여 실제 관리 행위가 시행되도록 해야 할 것이다. 즉, 데이터세트의 보존과 재현 방안, 기록 평가와 처분 정책의 재설정, 폐기나 이관 등이 이에 의거하여 수행되어야 하는데, 이는 데이터세트의 다양성 때문에 획일적으로 정할 수 없으며, 다양한 요구와 환경에 처해 있는 생산 시스템과 생산 기관의 특성에 적합하도록 다르게 적용되어야 한다. 보존을 예로 들면, 시스템을 변경·개발하지 않고 텍스트 파일로 데이터를 추출하여 다른 저장소에 저장하는 방법도 가능하며, 생산 시스템에 데이터세트 보존 기능을 탑재하여 사전 정의한 규격 파일을 생성하고 별도 매체에 보존하는 방법도 가능하다. 이렇게 포맷, 위치, 추출 방법은 매우 다양하게 운용될 수 있다. 이미 개발이 완료된 생산 시스템에 기록관리 기능을 새로 탑재하는 방안은 시스템의 수정 가능 여부 및 시간과 비용에서 실천 불가능하다고 볼 수 있다. 대신 생산 시스템에서의 기록관리 방법은 생산기관이 주체적으로 결정하되, 그 결정의 근거와 실행 방법을 관리기준표에 기록하고 그대로 실시하는 방안이 타당하다.

데이터세트 관리 절차가 현행 기록관리와 차별화되는 점은 우선 준비등록 단계라는 계획의 시간을 두어야 한다는 것이다. 생산 기관에게 데이터세트 기록관리는 상당히 생소할 수 있고, 더욱이 생산 시스템을 이용하는 업무 담당 부서와 기술부서의 이해관계를 고려할 때 많은 이해 당사자들과 기술 전문가들 사이 상호이해와 의사소통이 필수적이다. 따라서 현황의 이해와 계획의 기간으로 준비등록 단계가 필요하다고 보았다. 이 단계에서 데이터세트 관리기준표가 완성되며, 이후 생산 기관이 주도적으로 데이터세트를 관리하는 생산기관 기록관리 단계, 마지막으로 장기보존을 위한 영구기록관리 단계로 진행된다((<표 10> 참조).

데이터세트 관리 절차를 상세히 정리하면 <그림 8>과 같다. 준비등록 단계에서 생산기관의 기록관리 담당자, 업무담당자, 시스템담당자와 영구기록물관리기관의 관리 및 보존 담당자와 시스템 담당자가 참여하는 협의체를 구성한 뒤, 시스템 조사와 분석을 통해 데이터세트의 단위기능을 식별하여 데이터세트 관리기준표를 작성한다. 기준표를 영구기록물관리기관에 등록함으로써 해당 데이터세트는 기록관리 대상으로 확정되고 관리가 시작된다.

데이터세트 관리기준표는 데이터세트 현황 정보 작성 및 수정과 검색이 가능하도록 하는 기능을 갖추되, 기준표 역시 기록으로서 무결성, 진본성, 활용가능성, 신뢰성을 보장할 수 있는 방법으로 관리되어야 할 것이다. 이를 위해 생산기관은 쉽게 기준표를 등록하고 수정할 수 있도록 하고, 총괄 관리기관인 영구기록물관리기관의 총괄관리자는 데이터세트 관리 현황을 수시로 모니터링할 수 있도록 하는 방안으로 데이터세트 현황 관리시스템(가칭)을 구축을 제안한다.

관리기준표 등록 후 생산기관은 시스템이나 데이터의 변경이 있을 때 그 내용을 기록관리 담당자에게 통보하여 기준표에 반영되도록 함으로써 기준표가 최신 정보를 유지하도록 해야할 것이다. 영구기록물관리기관은 관리기준표를 총괄 관리하고 모니터링하는 과정에서 문제나 개선할 사안 발견 시 생산기관과 협의하여 문제해결 방안을 제시하여야 할 것이다.

더 이상 데이터를 유지할 필요가 없어지거나 시스템 폐지 또는 등록 당시의 데이터세트의 운용이 종결되었을 때, 생산기관은 영구기록물 관리기관과 협의하여 처분 단위로 합법적 절차에 따라 데이터에 대한 폐기나 이관을 시행하게 된다. 생산기관의 이관 요구가 있거나 국가적 중요 데이터세트로 선별된 데이터세트에 대해서는 영구기록물관리기관이 장기보존 대책을 세워 인수함으로써 안전하게 보존하고 활용서비스를 제공한다.