“연구관리 전문기관”이란 「과학기술기본법」 제11조 제4항에 따라 중앙행정기관의 장이 소관 국가연구개발사업에 대한 기획·관리·평가 및 활용 등의 업무를 대행하도록 하기 위하여 설립하거나 지정한 기관을 말한다(「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」의 정의). 우리나라는 국가연구개발사업(이하 국가R&D)이 1990년대 이후 다양한 수행주체의 등장으로 정부 부처에서 업무의 전문성 확보를 위해 국가R&D 사업의 기획·관리·평가를 연구관리 전문기관에 위탁하여 추진하고 있다. 현재 우리나라 연구관리 전문기관은 각 중앙부처에서 시행하는 국가R&D 사업의 전주기적 관리를 통해 효과적인 수행과 성과 관리를 통한 국가R&D 사업관리 시스템을 구축하고 있다.

무엇보다 연구관리 전문기관은 핵심 연구기록물이 집중되는 기관으로 연구기록물 관리의 중요한 주체로서 역할이 요구되고 있다. 연구관리 전문기관은 정부부처에서 위탁받은 국가R&D 사업을 발주하고 연구수행 기관을 선정 하여 국가R&D 사업을 수행하도록 지원, 관리 한다. 연구수행 기관은 국공립연구소, 출연연구소, 대학, 대기업, 중견·중소기업, 정부부처 등 형태가 다양하다.

연구관리 전문기관의 운영 규정에는 연구수행 기관으로부터 연구기록물을 제출하도록 규정하고 있다. 연구과제의 선정부터 협약, 평가까지 전 과정에서의 핵심 연구기록물은 반드시 연구관리 전문기관으로 제출하여 연구수행을 진행하는데 필수조건으로 하고 있기 때문에 다양한 연구수행 기관의 연구기록물들이 제출되면서 연구관리 전문기관은 연구기록물의 관리, 보존, 공유의 거점이 되고 있다.

지금까지 연구기록물 관리에 대한 연구는 연구수행 기관(출연연 또는 대학교 등)에서 이루어져왔다. 하지만 앞서 언급한대로 연구관리 전문기관은 과제별 연구기록물이 집합되는 곳으로 연구관리 전문기관에서 관리하는 핵심 연구기록물에 대한 현황 파악은 아직까지 이루어 지지 않은 실정이다.

2018년 문재인 정부에서는 국가기술혁신체계(NIS) 고도화를 위한 국가R&D 혁신방안(안)을 수립하여 관계부처와 추진 중에 있다. 연구자 중심, 창의·도전적 R&D 지원체계 강화와 혁신 주체 역량 강화 그리고 국민체감형 과학기술성과 확산이라는 3개 추진전략을 세우고 이를 뒷받침 하는 하위 13개 추진과제를 설정하여 R&D 시스템의 대혁신을 이루고자 하고 있다.¹⁾

따라서 본 연구는 정부가 추진하는 혁신방안에 앞서 19개의 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물의 관리 현황을 파악하여 문제점을 도출하고 이를 토대로 핵심 연구기록물의 체계적인 관리를 위해 수행해야 할 과제를 제시하고자 한다.

연구기록물에 대한 연구는 미비하지만 꾸준하게 계속되고 있다. 기록물로서 연구기록물 본질에 대한 연구와 특정 분야, 기관의 연구기록물의 관리에 대한 연구 등으로 이루어지고 있다. 하지만 연구수행 기관의 연구기록물의 관리에 대한 연구가 주를 이루고 있다. 이러한 이유는 우리나라 연구관리 전문기관에 대한 인식의 부재와 연구기록물의 1차 생산기관인 연구수행 기관 연구기록물의 중요성을 높게 여긴 것으로 생각된다.

구찬미, 김순희(2017)는 연구기록물의 개념을 정립하고 기록관리 관점에서 연구기록물의 가치와 특성을 도출하였다. 또한 연구기록물의 특성을 유형별, 연구개발사업과 연구기록물의 결합관계, 연구기록물의 생산과 활용 연속성 관점에서 파악하였다. 무엇보다 연구기록물을 연구개발사업과 연계하여 그 특성을 살펴본 것이 본 연구의 특징이다. 연구기록물이 연구개발사업 간에 태생적으로 긴밀하고 견고한 결합관계를 형성하고 있으며 이 결합관계는 연구기록물의 맥락을 이해하기 위하여 반드시 반영되어야 할 부분이라고 주장하였다. 연구기록물을 연구 기관이 생산하는 단순 연구기록물로써가 아닌 연구개발사업의 일련의 과정 속에서 생산, 관리 되는 기록물임을 밝힌 연구임이 주목할 만하다.

김로사(2016)는 특정 산업분야(과학기술)의 정부출연연구기관의 연구기록물 관리의 필요성을 제기하면서 정부출연연구기관의 설문조사와 인터뷰를 통해 현장 조사를 시행하였다. 이를 바탕으로 「과학기술분야 정부출연연구기관 연구관리기록물 관리 매뉴얼(안)」을 제시 하였다. 본 연구에서는 조직과 인력의 부족, 기록물관리규정 미비, 명시된 수집범위, 생산현황의 부재 등을 문제점으로 지적하였다. 이를 위한 해결책으로 기록물관리요원 배치 및 기록물 관리부서 설치 의무화, 처리과 단위 연구관리기록물 관리 방법 기술, 지속적인 기록관리 교육, 생산현황 통보 의무화를 제안하였다. 또한 기관에 적용 가능한 매뉴얼을 도출함으로써 공공기록물관리체계가 도입되지 않은 기관에서 활용 할 수 있는 데이터를 제공한 것을 특징으로 볼 수 있다.

이미영(2017)은 정부출연연구기관의 기록물 분류체계와 이를 뒷받침하는 관련 규정을 분석 하여 공공기관이자 연구기관인 정부출연연구기관이 어떤 분류체계를 통해 연구기록물을 관리해야하는지 방향을 모색하였다. 연구기관의 핵심기능인 ‘연구’에 대해 특성화된 분류체계가 설계되고 이러한 분류체계는 반드시 기록의 생산등록 단계부터 적용되어야 한다고 주장하였다. 또한 정부출연연구기관의 분류체계를 분석 함으로써 제도, 체계, 시스템의 차이에서 오는 문제점을 도출하였다. 국가기록원의 다각적인 지원과 정부출연연구기관들 간의 협의를 통한 분류체계 설계 등을 대안으로 제시하였지만 모범사례 부재로 인해 구체적이고 현실적인 대안 제시가 어려웠다는 한계를 갖는다.

김수진, 정은경(2012)은 사례분석과 설문조사를 통해 정부출연연구기관 연구기록물의 효율적 관리를 위한 개선방안을 수집과 관리 부문으로 구분하여 제안하였다. 연구기록물 제출 의무화, 연구기록 리스트 배포, 연구기록물 수집 매뉴얼 작성 등 연구기록물 수집에 있어서의 다양한 개선방안을 제안하였고 관리규정의 정비, 연구기록물관리 시스템 개발을 통해 연구기록물의 관리가 기존의 기록관리시스템에 그대로 적용하는 것은 바람직하지 않다고 주장하였다. 정부출연연구기관 연구기록물의 수집 과정에서 실현가능한 구체적인 대안을 제시하였다는데 의의가 있다.

최현옥, 이해영(2010)은 공과대학 연구실의 현황을 토대로 문제점을 분석하고 효율적인 연구기록물 관리의 개선 방안을 제시하였다. 기록관리 관련 규정과 연구기록물 관리 과정 전반에 걸친 프로세스의 부재로 인해 필수 관리 기록물의 누락과 주관적이고 일관성 없는 보존기간 책정 등으로 체계적이지 못한 연구기록물 전반적인 관리 현황을 문제점으로 지적하였다. 이와 같은 문제점의 개선방안으로 대학교 및 실험실 차원의 규정 및 프로세스의 보완과 기록관리의 체계화를 제안하였다. 또한 대학 차원의 기록관리 전문요원의 배치와 연구자들의 기록관리 인식 전환을 촉구하였다. 본 연구는 대학교 연구실의 연구기록물 관리 현황을 토대로 문제점을 분석한 연구로 그 의의가 있다. 우리나라가 정부연구비를 출연연구소에 이어 대학교에 두 번째로 많은 금액을 투자²⁾하고 있다는 것을 상기했을 때 대학교 연구실의 연구기록물의 관리 현황을 파악하는 것은 중요한 의미를 갖는다.

앞서 살펴본 연구기록물의 관리에 대한 연구 들은 공통적으로 연구기록물이 일반 행정기록물과 다르게 관리되어야 한다는데 기본 개념을 두고 연구를 진행하였음을 알 수 있었다. 또한 연구기록물의 관리에 있어서 공공기록물 관리 규정, 지침의 적용 한계, 연구기록물 관리 인력 부족, 연구기록물 관리 프로세스의 부재 등을 문제점으로 지적하고 있다. 다른 연구수행 기관을 대상으로 한 연구도 비슷한 문제점을 도출한 것으로 보인다. 이를 개선하기 위해 연구기록물 관리 규정의 신설, 기록물관리 전문요원의 배치, 연구기록물 관리의 인식 제고, 프로세스 개선 등 비슷한 수준의 방안이 제시되었다. 하지만 이것은 일반론적인 대응 방안으로 보인다. 정부출연연구기관 연구기록물의 관리에 관한 연구가 편중된 것 또한 지금까지의 연구기록물에 대한 연구 한계로 지적할 수 있다.

따라서 본 연구에서는 기존에 연구기록물의 관리 기관으로 주목 받지 못했던 연구관리 전문 기관의 연구기록물 즉, 국가연구개발사업 프로세스에서 핵심 기록물로 볼 수 있는 연구기록물의 관리 현황을 정보공개청구를 통해 파악하고 이를 토대로 연구관리 전문기관의 연구기록물 관리에 있어 우리가 시행해야할 과제는 무엇인지 제안하고자 한다.

본 연구는 연구관리 전문기관의 연구기록물 중 국가R&D 사업에서 핵심 연구기록물의 관리 현황을 통해 연구관리 전문기관이 갖고 있는 문제점을 도출, 이를 보완할 수 있는 방안을 제안하는데 목적을 둔다.

연구를 수행하기 위해 먼저 문헌 조사를 통해 연구관리 전문기관의 역할과 업무를 분석하고 국가R&D 사업 세부 규정 분석을 토대로 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물의 유형과 특성을 기술하였다. 다음으로 우리나라에 설립된 19개 연구관리 전문기관을 대상으로 정보공개청구를 시행하여 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 관리 현황을 파악하고 도출된 문제점을 분석하여 연구관리 전문기관 핵심 연구기록물 관리 부분의 보완 사항을 제시하였다.

연구관리 전문기관은 정부가 수행하는 국가R&D 사업의 관리를 위해 설치·운영되는 기관이다. 정용남(2009)은 우리나라 연구관리 전문기관이 과학기술 연구 및 학술활동 지원을 위해 1977년 한국과학재단(현 한국연구재단)을 설치한 것을 시초라고 보았으며 본격적인 운영은 90년대 초반 정부의 결정에 따라 각 부처에 국가R&D 관리기구를 설치한 이후라고 하였다. 현재 우리나라는 12개 부처 산하에 19개 연구관리 전문기관이 설립되어 운영되고 있다.³⁾

오늘날 연구관리 전문기관은 소관부처 국가R&D 사업의 특성을 반영한 기획·평가·관리 체계를 구축하고 운영함으로써 국가R&D 사업관리의 효율성 제고에 기여하고 국가R&D 사업의 기획을 비롯하여 과제선정·평가 및 성과관리 등 전주기적 관리의 중심적 역할을 수행하고 있다.

임길환(2015)의 「국가R&D 정책 평가」를 토대로 연구관리 전문기관의 주요 업무를 구체적으로 살펴보면 첫째, R&D의 중장기 전략을 세우고 사업을 기획하는 것이다. 분야별 연구개발 동향을 파악하고 연구수행 기관으로부터의 기술수요 조사를 통해 중장기 전략을 세운다. 이와 더불어 연구개발 사업을 기획하고 부처의 정책 기조에 따른 정책개발을 지원하는 업무를 수행한다. 둘째, 연구개발 과제를 기획 하고 선정한다. 구체적인 사업계획안을 토대로 세부 과제를 개발하고 이를 관련 규정에 근거하여 공고를 통해 수행기관을 선정한다. 이때 연구관리 전문기관은 사업계획에 따라 과제의 우선 순위를 정하고 수행기관 선정을 위한 평가를 적법한 절차에 의해 운영하여 공정하게 수행기관을 선정해야 한다. 셋째, 연구과제 관리이다. 연구과제 수행기관이 선정되면 연구수행기관은 중앙행정기관이 아닌 연구관리 전문기관과 협약을 맺게 된다.⁴⁾ 협약을 맺은 시점부터 연구과제 수행은 시작되며 연구비 지급과 더불어 연구과제 수행에 따른 전반적인 사항을 연구관리 전문기관은 총괄한다. 선정평가를 시작으로 연구과제가 수행되면서 진도점검, 중간 평가, 단계평가, 최종평가에 이르기까지 과제가 종료되는 시점까지의 모든 단계의 업무를 수행 하게 된다. 더불어 투명한 연구수행을 위한 연구개발비 관리 및 정산 업무도 담당한다. 넷째, 연구과제 성과관리 및 활용이다. 종료된 연구과제의 성과를 확산하고 기술료 징수·관리, 연구시설·장비 및 연구과제 정보 등록 및 관리 업무를 수행하여 연구과제 성과를 공유, 활용하는 중심기관의 기능을 담당한다.

우리나라 연구관리 전문기관은 현재 12개 부처 산하 19개 기관이 설립되어 있다. 1부처 1전문기관을 넘어서 1부처 다수 전문기관이 산재되어 있는 형태이며 이에 따른 여러 가지 문제점들이 지속적으로 제기되어 왔다. 그리하여 정부는 연구관리 전문기관 효율화 방안을 모색함으로써 연구관리 전문기관의 효율성을 극대화하기 위해 노력하고 있다. 정부가 연구관리 전문기관 효율화 방안(2018.8.3.)으로 단계적으로 효율화를 진행하겠다고 밝힌 19개 주요 연구관리 전문기관의 현황은 <표 1>과 같으며 2017년 기준 정부 R&D예산(19.5조원)의 55%(10.7조원)를 관리하고 있으며 순수 관리인력은 약 1,500여명 수준이다.

19개 연구관리 전문기관은 각 부처 소관법령에서 별도로 설립근거가 존재하며 국가R&D 관리규정을 두고 있다. 과학기술정보통신부에서 파악한 바에 따르면 2018년 112개의 관리규정(행정규칙 기준)이 존재하고 있으며 17개의 연구비관리시스템과 20개의 연구과제지원시스템이 운용되고 있다.

본 절에서는 연구기록물, 핵심 연구기록물의 개념을 정의하고 연구관리 절차와 매뉴얼을 기반으로 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 유형을 파악하고자 한다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」(제14613호) 제3조(정의)에 의하면 “기록물이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.” 라고 정의하고 있고 동법 시행령 제2조(정의)에 의하여 “전자기록물이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.”라고 정의하고 있다. 공공기록물법에서 따로 연구기록물에 대한 정의가 없고 연구기록물 관리에 관한 법률도 별도로 존재하지 않기 때문에 공공기록물법 상 기록물 범주에 연구기록물이 포함되어 일반 행정기록물과 같은 기준으로 관리되고 있는 것으로 보인다. 또한 「공공기록물 관리에 관한 법률」(제14613호) 제17조(기록물의 생산의무)에서는 “공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하려면 대통령령으로 정하는 바에 따라 미리 그 조사·연구서 또는 검토서 등을 생산하여야 한다.”라고 의무를 두었고 동법 시행령 제17조(조사·연구서 또는 검토서의 작성)에서 조사·연구서 또는 검토서의 작성 범위와 대상을 정의하고 있다. 하지만 기록물관리법에서 연구기록물 관리를 위한 근거 및 방법을 찾기엔 위의 조항들은 그 대상과 방법이 광범위하고 불분명하다. 연구기록물의 종류와 특성에 따라 정의된 조항이 아니기 때문에 위의 조항들로 연구기록물을 관리하기엔 한계가 존재한다.

구찬미, 김순희(2017)는 연구기록물을 ‘연구개발 업무수행과정에서 생산 및 접수한 정형 또는 비정형의 기록으로서, 연구개발 과정과 결과에 대한 설명책임(accountability)을 이행할 수 있도록 유지 관리되고 보존되는 기록물’로 정의하였다. 이를 바탕으로 본 연구에서는 국가연구개발사업 추진체계를 기본으로 국가R&D 수행 전 과정에서 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보로 연구수행과 관련된 모든 정보가 포함되어 있는 기록물을 연구기록물이라 하겠다.

2016년 「정부R&D 혁신방안」이 과학기술전략회의에서 수립·추진되면서 연구자들의 불필요한 행정 부담을 줄이고 연구에 몰입할 수 있는 환경 조성을 위해 연구양식 간소화가 추진되었다. 이후 ‘R&D 표준서식 간소화 방안’이 국가과학기술심의회 운영위원회에서 심의·의결되면서 오늘날과 같은 R&D 표준 서식이 정립되었다. 각 연구관리 전문기관은 표준서식을 준용하면서 사업의 특성, 규모에 맞게 서식 및 첨부서류를 추가·변경하여 활용하고 있다. 그리하여 연구관리 전문기관마다 국가R&D 사업관리 수행 시 생산, 접수하는 연구기록물의 종류와 형식의 차이를 보인다. 2017년 발간된 국가연구개발사업 연구관리 표준매뉴얼에서 부처별·연구수행주체별(산업계·학계·연구계)·연구수행 단계별 붙임 또는 첨부서류를 분류하고 있다. 연구관리 전문기관이 연구수행기관으로부터 제출 받는 연구기록물의 유형은 이를 통하여 확인할 수 있다(<표 2> 참조).

위의 연구기록물 중 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」에 의해 연구수행기관이 반드시 연구관리 전문기관에 제출하여야 하는 연구기록물과 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」에서 표준 서식이 지정된 연구기록물은 연구과제의 중요 지식 정보가 포함됨은 물론 연구수행의 적법성, 적합성과 연구 종료 후 연구비 집행의 적정성을 판정하는 증거적 능력을 갖게 되는 중요한 연구기록물이라 할 수 있다. 따라서 본 연구에서는 연구수행기관이 연구개발사업 관리 규정에 의해 반드시 제출해야 하는 연구기록물과 이를 뒷받침하는 관리 규칙에 의해 표준 서식이 지정된 연구기록물을 핵심 연구기록물이라 규정하겠다. 이를 토대로 살펴본 핵심 연구기록물의 유형은 <표 3>과 같다.

<표 3>에 의하면 연구개발 수행체계에서 과제의 공고부터 정산까지 총 9개 유형의 핵심 연구기록물이 명시되어 있다. 연구수행 기관은 위의 핵심 연구기록물을 해당 연구수행 단계에서 법률에 의거 반드시 연구관리 전문기관에 제출하여야 하고 연구관리 전문기관은 이를 반드시 보존, 관리하여야 한다. 필수 제출 연구기록물을 누락했을 경우 연구과제 수행의 적법성에 흠결이 생기기 때문에 이는 핵심 연구기록물로써의 중요성이 매우 크다고 볼 수 있다(<표 4> 참조).

또한 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」은 총 15개의 유형의 핵심 연구기록물의 서식을 규정하고 있다. 이 중에는 <표 3>에서 확인한 필수 제출 연구기록물 외에 협약변경신청서, 활용보고서 등의 연구기록물의 서식이 지정되어 있으며 특히 연구개발계획서는 신청용, 자율양식, 협약용 등으로 다양하게 서식을 규정하여 분야별 과제의 특성에 따라 작성할 수 있도록 하는 여지를 두었음을 알 수 있다.

각 기관마다 기록물 관리에 관한 별도의 규정이 존재하는지 알아보았다. 응답한 17개 기관 중 13개 기관(76%)은 준용하는 기록물관리 규정이 존재하였고 4개 기관(24%)은 별도의 규정이 존재하지 않다고 응답하였다. 기록물관리 규정이 있다고 응답한 13개 기관 중 3개 기관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」을 근거로 기록물을 관리하고 있었고 10개 기관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」이외의 기관 내부의 별도의 규칙을 두고 기록물을 관리하고 있었다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」은 기록물 관리에 관한 최상위 법률로 이를 근거로 기록물을 관리 하는 것은 무엇보다 중요하다. 하지만 광범위한 동법의 준용 이외에도 기관의 기록물 특성에 맞는 자체 규정 또는 규칙을 근거로 기록물을 구체적으로 관리하는 것이 중요해 보인다.

연구기록물 관리에 관한 명문화된 규정의 존재 유무이다. 연구관리 전문기관임을 생각해봤을 때 연구기록물을 일반기록물과 다르게 규정 하고 관리할 수 있는 근거 규정이 마련되어 있는지 여부는 중요하다. 응답한 17개 기관 중 내부규정을 통해 연구기록물의 정의와 관리 방안 등을 명문화 한 기관은 2개 기관(12%)에 불과 했다. A기관에서 공개한 내부규정에서 연구기록물의 정의와 관리 방안은 연구기록물에 대한 정의, 관리 방안이 수록되어 있는 것이 아닌 ‘자료’의 정의와 수집방법, 자료의 구입과 비치서류 등에 대한 규칙들이 나열되어 있었다.

B기관에서 공개한 내부규정은 「연구개발사업 협약 및 수행관리지침」, 「연구개발사업 평가 관리 지침」이었지만 규정을 확인한 결과 별도의 연구기록물에 대한 정의와 관리방안은 찾을 수 없었다.

이와 관련하여 2개의 연구관리 전문기관 기록물관리 전문요원은 서면 인터뷰를 통해 일반 기록물과 연구기록물의 관리 프로세스의 차이 유무에 대해 다음과 같이 답변하였다.

“연구기록물은 별도의 행정정보시스템을 같이 활용하여 생산. 관리되고 있으며, 일반기록물은 전자문서시스템을 통해 관리되고 있습니다.” (전문요원 A)

“연구기록물과 일반기록물을 구분 짓지 않습니다. 자체적인 판단이 아니라 보존에 방점을 두고 있으며, 연구기록물이 평가되려면 장기간이 필요하므로 가치 판단은 향후에 합니다.”(전문요원 B)

또한 연구기록물 관리에 관한 규정을 제정할 수 있는 방안에 대해 기록물관리 전문요원의 답변은 아래와 같다.

“현재 우리나라의 공공기관에서 행정정보시스템을 비롯하여 전자기록물을 명확히 관리하는 곳이 몇 군데나 있을지 의문입니다. 또한, 연구기록물의 범위를 명확히 되어야 할 것이며, 생산단계 과정에서부터 어느 사업이든 포용할 수 있는 표준화된 프로세스가 필요할 것입니다.”(전문 요원 A)

“내규로 제정할 수도 있겠으나, 연구기록물의 귀속여부 등 관련 이해당사자가 방대하여 제정 과정에서 합의가 필요할 듯합니다.”(전문요원 B)

위의 현황을 살펴보면 실제 17개 기관 중 연구기록물에 대한 구체적인 정의와 관리 방안, 체계, 절차 등을 명문화 한 연구관리 전문기관은 전무하다고 평가할 수 있을 것이다. 연구관리 전문기관이 여러 연구수행기관으로부터 핵심 연구기록물을 수집하는 중요 기관임에도 불구하고 연구기록물에 대한 정확한 개념 정의, 연구기록물의 관리 방안에 대한 어떠한 법률적 근거를 마련하지 않고 있었다. 또한 이를 개선하고 다양한 R&D 사업의 내용을 포괄할 수 있는 연구기록물 관리 규정을 제정하기 위해 연구수행기관 등 이해관계자들과의 합의가 필요 하다는 것을 알 수 있었다.

연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 관리 현황을 분석하기 위해 실제 기관에서 연구수행 기관으로부터 제출받는 핵심 연구기록물을 중심으로 현황을 분석하고자 하였다. 19개 연구관리 전문기관 중 정보를 공개한 기관은 18개 기관이었으나 6개 기관은 구체적인 기록물의 서식을 공개하지 않아 유의미한 데이터를 도출 하기 어려웠다. 이에 총 12개 기관의 핵심 연구기록물의 수집 현황을 분석하였고 국가연구개발사업 연구관리 표준매뉴얼을 참고로 내용을 보충하였다.

첫째 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」에서 서식을 지정한 14개의 핵심 연구기록물과 「국가연구개발 시설·장비의 관리 등에 관한 표준 지침」의 시설장비 심의요청서 2개 서식을 포함한 총 16개의 지정된 기록물 수집 현황을 알아보았다. 연구개발계획서, 협약서, 협약변경신청서, 연구개발최종보고서·요약서, 연구개발계획과 집행실적의 대비표 등 5개의 핵심 연구기록물은 모든 기관이 연구수행기관으로부터 제출받고 있었다. 해당 연구기록물은 연구수행단계의 핵심 연구기록물로 연구를 수행하고 관리하는데 있어 가장 중요한 기록물이라고 볼 수 있다. 반면 2개의 기록물(외국정부·기관·단체등 접촉신고서, 국가연구개발사업 보안관리 현황)은 어떤 기관도 수집하고 있지 않았다. 서식까지 규칙에서 지정한 중요 연구기록물 이지만 어떤 기관에서도 활용하고 있지 않음을 확인할 수 있었다.

「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」 별지7호 서식 연구기관 자체 회계·감사의견서는 12개 기관 중 5개 기관이 수집하지 않는 것으로 나타났다. 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」 제19조에 의하면 연구기관 자체 회계·감사의견서는 반드시 제출해야하는 필수 연구기록물이다. 다만 중앙행정기관의 장이 별도로 정하는 경우를 예외로 인정하고 있어 이에 해당하는 경우 해당 기록물은 대체 가능하도록 하고 있음을 알 수 있다.

연구관리 전문기관마다 수집하는 핵심 연구기록물 항목이 제각각 다른 결과를 보인 것은 기관별 다른 R&D 관리 규정을 준용하고 있기 때문이다. 문제는 상이한 R&D 관리 규정이 핵심 연구기록물 수집의 표준화를 어렵게 한다는 것이다.

둘째 서식이 지정되지 않은 연구기록물의 수집 현황이다. 12개 연구관리 전문기관이 연구 수행기관으로부터 수집하는 연구기록물의 유형은 연구과제 특성과 부처의 특성에 따라 차이를 보였다. 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」에서 지정된 연구기록물의 서식은 14개로 수십 개의 연구기록물의 유형에 미치지 못할 만큼 적기 때문에 각 기관마다 별도로 운영하고 있는 국가R&D 관리규정에서 서식을 규정하고 있었다. 같은 내용의 핵심 연구기록물의 서식이 각 부처마다 다르기 때문에 다수 부처 연구수행자들은 각 연구관리 전문기관마다 다른 서식의 기록물을 제출하게 된다. 이는 연구수행자의 업무 과중 이외에도 기록물 자체의 메타데이터를 다르게 만들기 때문에 연구과제 지식정보의 축적에도 어려움을 갖게 한다.

12개 연구관리 전문기관의 연구기록물 중 9개 연구관리 전문기관은 협약해약서 또는 협약 해약 요청서를 수집하고 있는 것으로 나타났다. 하지만 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」에 협약 변경신청서의 서식만 규정되어 있을 뿐 협약해약서의 서식은 별도로 규정되어 있지 않다. 때문에 각 기관마다 다른 유형의 협약해약서를 활용하고 있는 것으로 보인다.

협약해약서를 수집하고 있는 기관을 대상으로 표준 서식이 존재하는지 살펴보았다. 대부분 R&D 관리규정에 협약의 해약의 정의와 경우를 규정하고 있지만 별도의 서식을 확인할 수 있는 기관은 1개 기관이었다. M기관의 경우 연구개발사업 협약 및 수행 관리지침을 두어 협약의 해약에 대한 정의를 규정하고 있다. 하지만 ‘전문기관의 장은 협약의 해약을 확정한 때에는 그 사유 및 내용을 명시하여 주관기관의 장에게 통보하여야 한다’라고만 명시하고 있어 협약해약서에 대한 별도의 서식을 두고 있지 않았다.

또한 진도점검은 협약 시 정한 진도보고일 기준으로 수행과제의 기술개발 실적, 경과 등 진도보고서 내용 및 사업비 사용내역 등에 대한 검토 및 확인을 하는 것으로 중간평가와 더불어 연구수행 진행과 관련된 평가 중 중요한 절차이다. 이 단계에서 필요한 기록물이 바로 진도보고서 또는 진도실적보고서이다. 진도보고서는 연차실적계획서와 더불어 연구정보를 쉽게 파악하고 수집하는데 있어 많은 정보를 내포하는 핵심 연구기록물이다. 12개의 연구관리 전문기관 중 한국에너지기술평가원, 중소기업기술정보진흥원, 국민체육공단 등 3개의 기관이 진도보고서를 수집하고 있는 것으로 나타 났다. 비교적 적은 기관이 진도보고서를 수집 하고 있지만 진도보고서는 진도점검 시점 또는 전담기관의 요청이 있을 경우 제출하도록 되어 있어 이에 대한 표준 서식이 필요할 것으로 예상된다.

국가R&D 수행체계의 사후관리에서 기술료 징수와 관련된 기록물은 12개 연구관리 전문기관 모두 수집하는 기록물로 연구수행이 완료된 이후에 발생하는 중요 기록물로 분류할 수 있을 것이다. 하지만 이에 대한 규정이 각 부처 사업별로 존재하고 있었다. 역시 기술료 관리 규정 에는 기록물에 대한 서식이 별도로 존재하고 있어 부처별로 다른 서식을 준용하고 있음을 알 수 있었다.

국가R&D 시설·장비와 관련하여 최상위 규정인 「국가연구개발 시설·장비의 관리 등에 관한 표준 지침」이 존재하여 연구시설·장비와 관련된 연구기록물 유형을 표준화한 것을 비교 하였을 때 대부분의 연구수행기관이 연구수행 후 제출하여야 하는 핵심 연구기록물인 기술료 관련 기록물의 서식을 표준화하기 위한 방안이 필요해 보인다.

첫째 연구기록물에 대한 정의 및 관리방안을 규정화하는 것이다. 앞서 살펴본 바에 따르면 연구관리 전문기관 중 별도의 규정을 제정하여 연구기록물에 대한 정의와 관리 방안을 명문화 한 기관은 한 곳도 없었다. 이는 연구관리 전문기관이 다수의 연구수행기관으로부터 연구기록물을 수집하면서 이에 대한 중요성을 인지하지 못한 것으로 여겨진다. 별도의 연구기록물관리 규정을 제정하는 것이 내·외부적으로 어려움이 따른다면 현재 준용하고 있는 내부 문서관리 규칙 또는 기록물관리 규정에 조항을 추가하는 방법으로 연구기록물에 대한 명문화를 우선 이루는 것이 중요할 것이다

이를 위해 연구관리 전문기관 간 기록물 관리에 관한 의견을 교환하고 정책을 세우는 환경을 조성하는 것을 제안할 수 있다. 2018년 5월 국토교통부 산하 17개 공공기관의 기록관리협의회가 발족되었다. 기록물 관리 측면에서 이러한 유사기관, 유관기관 간의 협의회는 기록물 관리 노하우 공유와 업무 협력을 이루는데 좋은 방법이 될 수 있다. 연구관리 전문기관은 연구과제를 관리하는 공통적인 업무를 수행 하고 일반기록물 외에 연구기록물을 관리하는 기관별 유사점이 많은 조직이다. 때문에 위와 같은 협의회 등을 통해 유사기관들의 기록물 관리의 실무, 노하우를 공유하는 것이 연구관리 전문기관의 기록물 관리에도 큰 발전이 될 수 있을 것이다. 또한 연구기록물 관리에 대한 별도의 규정조차 마련되어 있지 않는 상황에서 연구기록물의 새로운 관리 방안을 정립하는데도 큰 역할을 할 수 있을 것이다.

둘째 현재 부처별로 상이한 R&D 관리 규정 및 지침을 표준화하는 것이다. 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 수집 현황을 파악한 결과 연구관리 전문기관 마다 수집하는 핵심 연구기록물의 유형이 다른 것으로 나타났다. 이는 기관마다 각기 다른 R&D 관리 규정을 준용하고 있기 때문이다. 이를 개선하기 위해 R&D 관리 규정 및 지침을 표준화하는 작업이 필요하다. 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」이 존재 하지만 부처별 R&D 관리 규정을 구속하지 못 하는 실정이기 때문에 부처별, 사업별 R&D 관리 전 영역을 아우르는 표준화된 최상위 국가R&D 관리 규정이 제정되어야 할 것이다.

이미 국가R&D 관리 규정의 표준화를 이루려는 작업은 정부의 주도로 시작되고 있다. 과학기술정보통신부는 부처별로 120여개에 달하는 R&D 관리 규정을 범부처에 적용 되는 법률(국가연구개발특별법(가칭))을 제정하여 각 부처의 개별 R&D 관리 규정을 일원화·간소화 하고 단일 규정 체계로 전환한다는 계획이다. 다만 표준화된 법률이 법제처, 전 R&D 사업에 적용되기 위해서는 다양한 분야의 R&D 이해관계자의 의견 수렴이 필요할 것이다.

셋째 핵심 연구기록물 표준 서식을 추가하는 것이다. 12개 연구관리 전문기관의 연구기록물 유형을 살펴본 결과 「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙」 별지 서식으로 지정된 14개의 기록물 이외에 수십개의 연구기록물을 연구관리 전문기관은 수집하고 있었다. 이 중 단순 증빙 자료를 제외한다고 하더라도 다수의 연구관리 전문기관에서 공통적으로 수집하는 연구기록물과 연구과제 정보의 중요도가 높은 핵심 연구기록물은 서식을 표준화하는 것이 필요하다. 실제 A기관의 기록물관리 전문요원은 서면 인터뷰를 통해 핵심 연구기록물의 관리에 있어서의 제안사항으로 서식표준화를 꼽았다.

협약해약서는 협약변경서에 비해 실제 생산 하는 빈도가 낮지만 협약서, 협약변경신청서와 더불어 국가R&D 수행체계의 협약 단계에서 중요한 핵심 연구기록물로 여겨진다. 동 규칙 별지 제9호서식 ‘외국정부·기관·단체 등 접촉신고서’, 제10호서식 ‘국가연구개발사업 보안 관리 현황’이 12개 기관 중 한 곳도 수집하지 않았음을 감안할 때 비록 활용 빈도가 낮더라도 그 중요도가 높다면 서식을 표준화하는 것이 바람직할 것이다.

진도보고서는 연차실적·계획서와 더불어 연구수행 중간단계에서 가장 많은 연구과제 정보를 담는 핵심 연구기록물이다. 지난 3월 과학기술정보통신부는 ‘R&D분야 규제혁파 방안’을 내놓았다. 1년 단위 잦은 연차평가의 비효율과 행정 부담을 대폭 완화하기 위해 연차평가를 폐지하고 최종평가 방식도 간소화한다는 것이다. 매년 단기적인 성과를 요구하던 연차평가가 폐지되면 진도점검의 중요성이 커질 것이며 진도보고서의 활용도 현재보다 높아질 것으로 예상 된다. 다부처 연구수행기관의 행정 부담과 연구과제 정보 수집의 어려움을 줄이기 위해 진도보고서 서식의 표준화가 이루어져야 할 것이다.

또한 기술료 관련 최상위 규정을 제정하는 것이다. 이를 통해 기술료 징수 관련 연구기록물의 서식을 해당 규정에서 표준화를 이루는 것이 필요하다. 앞서 살펴본 바와 같이 기술료 관련 연구기록물은 그 종류도 적지 않고 모든 연구관리 전문기관에서 수집하고 있었다. 하지만 최상위 관리 규정이 존재하지 않고 다부처의 개별적 규정이 산재하고 있어 부처 산하 연구관리 전문기관에서도 각기 다른 규정을 준용 하고 있었다. 기술료 징수가 특정 부처 연구과제에 국한된 제도가 아닌 국가R&D를 수행하는 전 부처의 연구수행기관에서 준용해야할 제도이기 때문에 이를 대표할 최상위 규정이 제정되는 것이 필요해 보인다.