이메일을 통해 배포한 웹 서베이에 자발적으로 응답한 구성원은 총185명으로 이들의 인구 통계적 속성은 <표 5>와 같다.

응답자의 연령에서는 20대가 34.05%로 가장 높게 나타났으며 근속년수는 10년 초과가 44.42%, 1~2년 이하가 34.05%의 분포로 나타 났다. 응답자의 직위는 교수가 37.30%, 직원이 34.05%, 그리고 조교가 28.65%로 응답자가 다소 고르게 분포하였다.

그리고 서로 다른 배경을 지닌 인터뷰 대상자의 분포와 응답 시간은 <표 6>과 같다.

응답자의 업무일을 기준으로 하루 평균 송수신하는 이메일은 <표 7>과 같이, ‘5개 초과∼10개 이하’가 36.75%로 가장 많았고 다음으로 ‘10개 초과~15개 이하’가 24.3%로 나타났다. 이러한 수치는 대학 구성원들의 이메일 사용량이 앞서 살펴본 우리나라 직장인 통계보다 훨씬 상회한다는 것을 나타내며, 이는 이메일 사용 의존도가 높다고도 해석할 수 있다.

대학에서 지급한 업무계정의 사용 용도는 <표 8>과 같이 ‘기관내 커뮤니케이션 수단’, ‘외부기관과 커뮤니케이션 수단’ 순으로 많이 나타나, 커뮤니케이션 수단에 전체의 약 80%가 응답하였다. 개인용도로 사용한다는 답변은 3명(1.6%)에 지나지 않았다. 일부 응답자들은 기관내보다 외부와의 이메일 기록의 중요성을 언급하기도 했다.

학회 활동 등, 외부기관의 주고 받는 이메일이 오랫동안 보관이 필요한 중요 메일이 많아요. (A3)

교내에서 주고받는 이메일은 대부분 공문과 중복되는 내용이고, 요즘 사업과 관련하여 외부와의 이메일이 더 중요한 경우가 많다.(B1)

대부분 학교 행정과 관련된 업무 이메일은 직원들간에 주고받고 저는 중요한 메일에 관해서만 인쇄된 걸 받아요. 대부분 제 개인 활동에 관한 이메일입니다.(A3)

D대학에서는 현재 부서계정이 약 70여개가 발급되어 있다. 응답자 중 부서계정을 사용하고 있는 경우는 37명(20%)으로 나타났다. 부서계정을 사용하는 경우, 개인계정과 부서계정의 용도별 차이에 대해 서술형으로 설문한 결과, <표 8>과 같은 결과가 도출되었다.

인수인계시 업무용 이메일을 전달하거나 혹은 전달받은 적이 있는지 설문한 결과, 응답자의 24명(13.0%)이 그렇다고 대답하였고 대부분 그렇지 않은 것으로 나타났다. 업무용 이메일 인수인계 방법은 다음과 같았다.

전임자가 진행 중인 업무에 대한 이메일은 전달(fwd)해 주었고, 일을 진행하다가 그때 그때 필요하면 요청하고 전달해 주는 방식으로...(B4)

전임 조교가 사용하던 이메일 ID와 P/W를 전달 받아서 필요한 업무를 파악했어요.(C3, C4)

응답자의 89.7%는 업무계정 메일 이외에 외부 메일 서비스의 개인계정을 가지고 있는 것으로 나타났다. 업무에서 외부 개인계정을 사용하는 경우도 다수 나타났는데, 그 이유는 <표 9>와 같다.

대용량 첨부파일 수신, 일시적인 교내 시스템 문제, 외부 계정 차단, 링크 파손등 대부분 교내 메일 시스템의 제한과 관련된 것이었다. 그 외에도 31.9%의 기타 의견에는, 메일함의 용량 문제, 백업의 용도, 외부기관의 요구, 출장 시 빠른 확인 등이 있었다. 반대로 대학의 업무계정을 개인적 용도로 사용하는 경우는 ‘개인적으로 사용하지 않는다’가 87명(47.0%)으로 가장 많았고, ‘외부 웹사이트 정보 수신’(26.5%), ‘친목 및 개인 연락’(17.3%), ‘기타’(6.5%), 그리고 ‘광고성 메일 수신’(2.7%)의 순으로 나타났다. 위의 결과를 살펴보면 응답자 대부분이 대학의 업무계정과 외부의 개인계정 을 어느 정도 구분하여 사용하는 것으로 나타났다.

이메일 작성시 제목 작성 방법으로는 ‘키워드로 작성한다’가 87명(47.0%)으로 가장 많았으며, ‘대표적인 목적을 문장으로 게재한다’가 71명(38.4%), ‘색인을 따로 달아서 작성한다’가 24명(13.0%), 그리고 ‘기타’ 3명(1.6%)의 순으로 나타났다. 색인을 따로 달아서 작성하는 경우 색인은 [사업명], [부서명]이 일반적으로 사용되었다.

D대학 메일 서비스에서는 이메일 말미에 부서 명, 연락처 등을 포함한 서명 설정 기능을 제공한다. 서명 기능을 사용하는 구성원은 97명(52.4%)로 사용하지 않는 사람보다 조금 더 많은 것으로 나타났다. 서명 기능을 사용하지 않았던 응답자 중에는 이번 서베이를 통해 처음 접해보았다는 응답자도 있었다.

서명 기능이라는게 있나요. 오늘 알았어요.(A1)

서명 기능은 알았지만 대부분의 조교들을 사용 하지 않더라구요.(C4)

이메일은 다양한 포맷의 파일을 첨부할 수 있다. 업무상 송수신하는 이메일에서 가장 많이 사용하는 첨부파일은 텍스트 문서에 해당하는 hwp, pdf, xlsx, ppt 등이었고 다음으로는 이미지(jpg, png 등), 동영상(mp4, avi 등), 오디오(mp3, wma 등) 순이었다. 기타로 zip, 팩스, html(전자세금계산서), 링크 등 다양한 포맷이 제시되었다.

이메일을 보관하는 목적을 복수응답으로 조사한 결과, ‘업무참조(51.35%)’를 답한 응답자가 가장 많았고, 증빙용(33.33%), 보고용(15.32%)의 순으로 나타났다.

이메일 삭제 및 보관 관리 방법은 총 네 개의 세부 문항으로 구성하여 설문하였는데, 각 문항에 대한 응답 결과를 분석하면 <표 10>과 같다.

응답자들이 이메일 삭제 및 보관 관리 방법으로 가장 많이 사용하는 것은 ‘필요없는 이메일은 바로 삭제한다’로 나타났고 다음으로 ‘폴더를 만들어 저장한다’, ‘중요 메일을 북마크로 분류한다’, ‘중요 메일을 출력하여 철로 보관한다’의 응답은 각각 5점 만점에 2.85, 2.36, 2.60으로 보통보다 조금 낮게 나타났다. 응답자들은 이메일 사용과 생산 활동은 매우 빈번하지만 이메일 보관은 삭제 이외에는 적극적인 이메일 관리 활동을 실행하지 않은 것으로 나타났다.

광고나 읽지 않는 메일링리스트는 바로 삭제하고 그 외에는 거의 다 남겨둬요.(A4, C3)

조만간 또 찾아봐야할 메일은 북마크로 저장해 둡니다.(B2)

이메일의 첨부파일 관리 방법에 대한 설문에서는 ‘필요한 경우에만 저장한다’가 73.10%로 가장 높게 나타났고, ‘첨부된 파일을 모두 저장한다’도 16.0%로 다소 높게 나타났다. 대용량 첨부파일과 같이 저장기간이 정해진 첨부파일만 저장한다는 8.96%로 나타났고, 따로 첨부파일을 저장하지 않는 이용자도 1.42%로 나타났다.

즉각적인 이메일 삭제가 아니라 수신함을 정리할 때, 이메일을 삭제하는 주된 이유는 다음의 <표 11>과 같다. 61명(33.0%)이 업무관련성이 없는 이메일을 삭제한다고 응답하였고, 55명(29.7%)이 용량 부족의 이유로 이메일 수신함을 삭제하고 있다고 응답하였다. 더 이상 참조하지 않는 한시적 이메일은 24.3%가 삭제 이유로 응답했다.

학기가 끝나면 용량이 부족하기도 하고 다른 중요 메일을 찾아보기도 어렵고 해서 메일들을 선 택해서 삭제합니다.(B1, B4)

이메일의 장기적인 보존을 위해 백업을 하는 지에 대한 설문에서는 응답자 중 36명(19.5%) 만이 백업을 실행하고 있다고 대답했다. 이들을 대상으로 이메일 백업 주기에 대해 설문한 결과, ‘7개월~1년’이 15명(41.6%)로 나타났고, 1년 이상이 10명(27.8%), 0~1개월이 8명 (22.2%), 2~6개월이 3명(8.3%)의 순으로 나타났다.

일년에 한번씩은 꼭 백업을 해요. 첨부파일 때문 인지 메일 용량이 꽉차서...(B2)

백업할 때 보통 메일함을 정리합니다. 나중에도 필요하겠다 싶은 것들로만 모아서 백업을 합니 다.(A4)

메일 용량이 많아서 백업이 필요한가요?(C1)

메일을 백업 가능한가요? 그런 기능이 있는지 몰랐어요.(A3)

업무 수행시 이메일이 얼마나 중요한지와 이러한 이메일의 기록 관리 방법으로 삭제, 보관, 백업의 각 행위가 얼마나 중요한지에 대한 5점 척도로 인식을 조사한 결과, <표 12>와 같이 나타났다. 업무 수행에서 이메일 사용의 중요성은 5점 만점에 4.60으로 매우 높게 나타났다. 이메일 기록 관리 방법에 대한 중요성 인식에서는 백업이 가장 낮은 3.411을 기록했고, 다음으로 삭제가 3.632로 나타났다. 반면 이메일 보관은 4.016으로 응답자들은 이메일 기록관리를 위해 보관이 가장 중요하다고 인식하고 있었다. 이러한 결과는 이메일을 보관하여도 장기적인 사용가능성을 위한 백업으로는 이어지지 못하는 이메일 관리 실태와 맥락을 같이하는 결과로 볼 수 있다.

체계적인 이메일 기록관리의 필요성에 대한 구성원의 인식을 조사한 결과, 5점 만점에 평균 3.578(표준편차 0.953)로 보통보다 높은 인식은 지니고 있는 것으로 나타났다. 응답자들의 42.16%가 필요하다에 응답했고 보통이다가 31.35%이고 매우 필요하다고 생각하는 경우도 15.14%로 나타 났다.

업무의 효율상 유사한 업무를 처리할 때 사용된 다른사람의 이메일을 공유할 수 있다면 정말 좋을 것 같아요(B4)

대학 내에서 이메일 기록관리의 책임은 누구에게 있다고 생각하는지 묻는 설문에서 분석 결과는 <표 13>과 같이 나타났다. 141명(76.2%)의 응답자가 이메일 기록관리 책임이 개인에게 있다고 생각하고 있었고, 기록관리 전문요원 및 담당자에게 책임이 있다고 응답한 경우는 14명(7.6%)으로 전체 응답 중 세 번째였다. 이러한 결과는 업무용 이메일이라고 할지라도 여전히 사적 영역의 것으로 인식하고 있다는 것을 보여 준다. 이 외에도 인터뷰를 통해 다음의 의견들이 제시되었다.

특별히 개인적인 내용이 있는건 아니지만 제 개인메일을 누가 본다면 그건 좀...(A2)

평가를 위해 3년간 데이터가 필요한 경우가 많아요. 이런 경우 관련 메일이 없어져서 곤란할 때가 많아요. 누군가가 이메일을 기록해준다면 더 없이 좋죠.(B1)

이메일 기록관리 교육의 필요성에 대한 설문에서, 응답자들은 ‘보통이다’에 75명(40.5%)이 가장 많이 응답하였으며 기술통계 분석 결과 또한 평균 3.13, 표준편차 1.002로 나타났다.

응답자의 성별, 연령, 근속년수와 직위에 따른 이메일 기록관리 인식의 차이를 살펴보기 위해, 업무에서 이메일 사용의 중요성, 삭제, 보관, 백업의 기록관리 방법의 중요성, 이메일 기록관리의 필요성, 이메일 기록관리의 책임, 그리고 이메일 기록관리 교육의 필요성 인식의 차이를 분석하기 위해 평균비교와 분산분석을 실시하였다. 대부분의 항목에서 인구통계적 속성에 따른 인식의 차이가 유의수준 p <0.01내에서 통계적으로 유의미하지 않았지만, <표 14> 와 같이 근속년수와 직위에 따른 이메일 기록 관리의 필요성에 대한 인식은 차이가 나타났다. 근속년수 ‘2년 초과∼5년 이하’ 그룹에서 이메일의 체계적인 기록관리의 필요성이 평균 4.20 으로 가장 높게 나타났고 ‘10년 초과’가 5점 만점에 3.66, ‘1∼2년 이하’와 ‘5년 초과∼10년 이하’가 5점 만점에 각각 3.35인 것으로 나타났다. 직위에서는 직원 > 교수 > 조교의 순으로 이메일의 체계적인 기록관리의 필요성에 대한 인식이 높게 나타났다.

이메일 생산 행태에 따른 이메일 기록관리 인식의 차이를 분석하고자 개인 이메일 계정의 업무상 사용, 교내 계정의 개인적 사용, 이메일 제목과 발신자 서명 작성방법, 수발신하는 첨부파일의 유형을 독립변인으로 하고 인식 문항 들을 종속변인으로 하여 분산분석을 실시하였다. 분석 결과 중 통계적으로 유의미한 차이가 있는 변인만 정리하면 <표 15>와 같다.

업무계정의 개인적 용도 사용 이유에 따라 기록관리 방법 중 이메일 삭제의 중요성은 유의확률 p <0.001에서 유의미한 차이가 있는 것으로 나타났다. 대체로 광고성 메일 수신이나 외부 웹사이트 정보 수신 등의 업무계정을 개인적 용도로 사용한다는 응답자들의 경우 이메일 삭제에 대해 중요하게 생각하는 것으로 나타났다.

이메일 제목 작성 방법에 따른 인식의 차이는 기록관리 방법 중 백업의 중요성을 제외하고 모든 인식 항목에서 통계적으로 유의한 차이가 나타나지 않았다. 이메일 제목에서 색인을 작성하는 응답자가 백업이 더 중요하다고 인식하는 것으로 나타났다.

반면 이메일 발신자 서명 사용 유무는 이메일 기록관리 인식의 거의 모든 항목에서 통계적으로 유의미한 차이가 존재했다. 이메일 발신자 서명을 사용하는 응답자일수록 업무상 이메일 사용의 중요성, 이메일 기록관리의 필요성, 기록관리 방법에서 삭제와 백업의 중요성, 이메일 기록 관리 교육의 필요성 등의 모든 항목에서 인식이 높은 것으로 나타났다.

이메일 기록관리 행태에 따른 인식의 차이를 분석하고자 부서계정 사용 여부, 인수인계 유무를 독립변인으로 하고 인식 문항들을 종속변인으로 하여 분산분석을 실시하였다. 통계적으로 유의미한 차이가 있는 것만 정리하면 <표 16>과 같다.

부서계정 사용 여부에 따라 이메일 사용 중요성, 이메일 기록관리 필요성, 그리고 이메일 기록관리 교육의 필요성 인식에서 통계적으로 유의미한 차이가 있는 것으로 나타났다. 부서 계정을 사용하는 응답자들이 부서계정을 사용 하지 않는 응답자들에 비해 업무시 이메일 사용 중요성, 이메일 기록관리 필요성, 이메일 기록관리 교육 필요성에서 인식이 더 높은 것으로 나타났다. 업무용 이메일 인수인계에 따른 인식 차이에서는 업무시 이메일 사용의 중요성 인식에서만 유의미한 차이가 있었는데 인수인계를 하는 응답자가 업무시 이메일 사용이 더 중요하다고 응답했다.

이메일 백업 및 보존 행태에 따른 인식의 차이를 분석하고자 백업 여부를 독립변인으로 하고 분산분석을 실시하였다. 통계적으로 유의미한 차이가 있는 것만 정리하면 <표 17>과 같다.

분석 결과, 백업을 하는 응답자가 백업을 하지 않는 응답자와 비교하여 기록관리 방법의 보관, 삭제, 백업의 모든 방법이 더 중요하다고 인식하고 있었고, 이메일 기록관리의 필요성과 교육의 필요성에서도 더 높은 인식을 지니고 있는 것으로 나타났다.