연방법에서는 연방기록을 “물리적 형태나 특징에 관계없이 공무수행과 관련하여 미합중국 정부기관이 생산하였거나 접수하였고, 업무의 증거가 되거나 보존에 적합하다고 판단되는 모든 도서·보고서·지도·사진 그 밖의 문서자료”라고 정의했다(44 U.S.C§3301). 나아가 연방법은 “연방기록관리의 목적은 미합중국 정부의 정책 및 단위 사안에 대한 문서화를 추구하고 미합중국 정부가 생산한 기록물의 양과 품질을 통제하는 데 있으며”, “이를 위해 불필요한 기록물의 생산을 방지하기 위한 여러 조치를 취해야 하고, 기록물 보존과 처분을 신중히 해야 한다”고 규정하고 있다(44 U.S.C§2902).

우리나라와 달리 미국 연방정부 기관(이하 연방기관)의 기록관리는 통합된 하나의 법이 아닌, 미합중국 법전(U.S.C.), 미연방 규정집(Code of Federal Regulation)의 일부로 이 법의 적용을 받는다. 미국 기록관리가 이처럼 복잡하게 다양한 법률로 이루어진 이유는 각 기록물법이 필요에 따라 제정되었기 때문이라 추정된다. 예컨대, 1950년 연방기록물법의 제정 계기는 폭발적인 연방기록물의 증가 때문이었고, 대통령기록물법이 제정된 계기는 닉슨 대통령기록물의 몰수판결이 있었기 때문이었다. 미합중국 법전(U.S.C.)에는 미국 NARA 기본법, 대통령기록물법, 국가기록관리청장 및 총무 청장의 기록물 관리법, 연방기관의 기록물 관리법, 기록물처분법, 정보 자유법이 포함되어 있다(정수진, 2016). 미 연방규정집(CFR)이란 연방정부 기관의 행정명령을 모아놓은 것으로 연방정부의 각 부처 및 기관이 따라야 할 일반 규정 및 영구규칙을 포함하고 있다.

<표 1>은 미합중국 법전 중 연방기관의 기록 관리 관련 내용을 도표화한 것이다. 이 법들은 연방기관의 기록관리에 대한 광범위한 부분을 규정하고 있다. 국립기록관리청법(44 U.S.C. Chapter 21)은 NARA의 설립 및 유지, 역할, 기록물 수집 방식이나 보존 그리고 공개 및 서비스 방식을 규정하고 있다. 국립기록관리청장과 총무청 장관에 의한 기록물관리법(44 U.S.C. Chapter 29)은 연방기관의 기록물 관리와 각 기관장의 의무 뿐 아니라 기록물의 선별 기준에 대해도 규정했다. 그 밖에도 이 법에서는 기록관리의 목적, 기록의 점검, 기록 생산의 의무 및 기록의 처분 근거를 제시하고 있다. 연방기관의 기록물관리법(44 U.S.C. Chapter 31)은 연방 기관의 기록프로그램에 관한 법률이다. 이 법에는 연방 레코드센터에 대한 조항과 보호수단이 필요하다고 판단되는 기록물의 보호 프로세스가 명시되어 있다. 기록처분법(44 U.S.C. Chapter 33)은 기록의 처분대상의 범주와 처분 기간 그리고 특수한 상황의 처분에 대해 규정하고 있다. 대통령기록물법은 대통령에 관련된 기록물을 수집 보존하기 위한 법률이다. 정보자유법과 개인 보호법은 모든 사람은 기록을 열람할 권리가 있음을 명시하고 있으며 개인정보의 보호에 대한 내용이 포함되어있다. 미국 연방 기록관리법은 단독 기록관리법령의 구조가 아닌, 해당 기록관리 프로세스별로 법을 규정함으로써 기록관리과정의 여러 측면을 법적으로 상세히 규정하고 있다는 특징이 있다.

NARA는 전술한 바와 같이 총무청 소속에서 ‘국가기록관리청법(44 U.S.C §2101)’에 의해 1984년 독립관청으로 전환되었다. NARA는 법령에 의거해 대통령 기록물과 입법부 기록물, 법원 기록물, 행정부 기록물을 수집한다. 법령에 따르면, NARA는 연방기관을 위한 레코드센터를 설립, 유지, 운영할 권리가 있고(44 U.S.C§2907), 기관에 의해 관리·운영되는 레코드센터를 승인할 수 있다(44 U.S.C§3103). 또한, NARA는 연방 기록의 처분을 결정할 권한이 있다(44 U.S.C§2904).

NARA는 워싱턴 D.C에 위치한 본관과 메릴랜드 컬리지파크에 국가기록관리청(제2기록보존소)을 두고 있다. 연방기관의 기록물은 NARA 산하에 기록관리기관인 연방 레코드센터, 지역기록보존소, 입법기록보존소, 대통령도서관으로 이관되어 관리된다. <그림 1>은 NARA의 공식 홈페이지의 조직도⁴⁾를 재구성한 그림 이다.

NARA는 비서실, 운영부장실, 행정관리부실, 혁신실 등 네 가지 핵심부서로 이루어져있다. 이 네 부서 중에 주요 행정업무를 담당하는 부서는 운영부장실과 행정관리부실이다. 이 중 행정관리부실은 재무 및 업무지원 등 주로 기관의 유지와 관련된 업무를 수행하는 한편, 운영부장실은 NARA의 실제적인 업무를 담당한다. 운영부장실은 다시 기관서비스국(Agency Service). 조사서비스국(Reseach of service), 연방관보국(Office of Federal Register), 의회 기록국과 대통령기록관, 박물관 서비스국 등 여러 부서로 나뉜다.

기관서비스국(Agency Service)은 연방 레코드센터(Federal Record Centers, 이하 ‘FRCs’)⁵⁾와 국립인사레코드센터(National Personal RecordCenter, 이하 ‘NPRC’)를 관장한다. 이 기관은 연방기관에 축적된 기록물을 효과적으로 처리 하고 비용을 줄이고자 하는 목적에서 설치되었다. NARA의 관리를 받기 때문에 NARA의 아키비스트가 파견되어 있다. 조사서비스국은 9개의 지역에 관리자를 지정하여 전국에 산재되어 있는 17개의 레코드센터를 총괄·운영하고 있다. 또한, 연방관보국(Office of the Federal Register, 이하 ‘OFR’)은 연방법의 공식원문, 대통령 문서, 행정법규, 연방기구, 프로그램 및 활동과 관련한 간행물을 발간하는 업무를 수행한다. 또한 온라인 서비스를 통해 시민의 권리와 의무를 알리고, 연방기관의 활동을 문서화함과 동시에 공공 참여를 위한 공개토론을 진행하는 역할도 수행한다. 의회기록국, 대통령기록관을 관장하는 부서도 있다. 이러한 기관은 동일주제 기록물 사이에 연관 관계를 보장하고자 하는 목적에서 설치되었다.

미국의 연방 기록물법에 따르면, 모든 연방 기관은 법에 따라 기록을 생산할 의무가 있다. 그러므로 기관에서 생산된 기록은 반드시 기록 관리시스템에 등록되어야 한다. 이에 각급 연방기관의 휘하에 설치된 기록관리센터(records center) 혹은 기록관리과(records office)가 해당 기관의 기록물을 관리한다(이상민, 2002). 이곳에서 관리하던 기록 중 준현용기록은 연방 레코드센터로 이관한다. 레코드센터의 준현용 기록물은 보존기간이 끝나면 폐기하고, 영구보존으로 판명나면 NARA로 이관한다(이상민, 2002).

이외에도 NARA청장의 업무를 보조하는 1개 위원회와 4개의 실이 있다. 감사관실, 채용 평등담당관실, 국립 역사 편찬 및 기록위원회, 법무실 및 의회담당관실 등이다. 감사관실은 조직 내의 부정부패를 감독하고, 채용평등 담당관실은 직원의 업무환경 보조와 인사채용업 무를 담당한다. 법무실은 각종 업무에 대한 법률자문을 담당하며 의회담당관실은 의회와 연락 업무를 담당한다. NARA는 위원회를 두어 기록관리 업무를 법적·행정적으로 보좌하는 한편 4개 실을 통해 실제 기록관리 업무를 분담해 운영한다. 또한 연방기관의 기록관리를 위한 규정 및 지침을 개발하고 기술도입에 앞장서는 한편, 지방에서 중요하게 쓰이는 기록들은 지방 보존소에서 관리하여 기록관리의 효율과 기록 이용의 용이성을 추구한다.

주립아카이브가 설립되기 이전, 일부 주 정부의 기록 중 일부는 주립 도서관, 주 역사협회에서 관리하고 있었으나 대부분의 기록은 여러 도시에 방치되고 있었다. 심지어 주립 기록 중 일부는 민간기관이나 개인이 소장하고 있기도 했다. 이렇게 기록물의 관리가 제대로 되지 않는 상황에서 연방정부의 국립기록보존소 설립과 2차 세계대전 이후 기록의 폭발적인 증가로 인해 주 정부의 주립아카이브의 건립 필요성이 대두 했다(김상호, 2000).

하지만 정치·경제적으로 연방과는 독립적으로 존재하는 미국의 주(state)들은 주립아카이브가 연방의 통제를 받는 것을 원치 않았다. 따라서 주에서는 주 의회에서 법령을 제정하여 주 정부기록을 관리하고자 했다. 주립아카이브 설립 논의가 급물살을 타게 된 것은 1911년의 뉴욕 주 국무장관실의 화재였다(Alexander C., 1938). 화재 사건으로 주요 기록들이 소실되자 주 정부는 각각 아카이브를 설립하여 자신들의 기록을 보관하고자 했다. 1901년 최초의 주립아카이브가 세워진 앨라배마 주를 시작으로 코네티컷 주, 오하이오 주, 미네소타 주, 버지니아 주, 일리노이주 등에서 아카이브가 건립되었으며 곧 모든 주에 아카이브가 설립되었다(이승억, 2004).

주 정부는 공공기록 관리에 관한 내용을 주 법령에 명시하고, 여기에 입각하여 기록관리를 수행한다. <표 2>는 캘리포니아 주와 위스콘신 주법에서 공통적으로 보이는 부분을 추려낸 주립 기록관리법의 조항내용이다.

주 기록관리의 목적은 공공 기록을 통해 국가의 합법적, 재정적 및 역사적 이익을 보호하는 데 있다(Wis. Stat. §16.61 (3)). 주 법령에는 기록관리 프로그램의 설립 의무와 유지의 의무 및 기록 생산자의 책임 조항을 명시했다. 이 조항은 기록관리 프로그램의 설립과 유지가 기록관리 주체의 책무라는 점을 강조하고 있으며 공공기록위원회가 기록관리에 대한 총제적인 자문기관이라는 점도 명시했다. 지방 정부 기록 이관을 명시하여 지방기록의 책무가 주립 아카이브에 있다는 점도 강조했다. 그밖에도 전자 매체에 대한 관리와 마이크로필름 재생산 및 기록의 이용에 대한 내용을 법령에 포함시켜 기록관리 체계에 법적 구속력을 부여하였다.

이렇듯 각 주(州)는 기록물 관리와 관련된 규칙, 규정, 표준 및 절차를 법령에 따라 관리하고 있다. 법령에 근거한 주립 기록관리 흐름을 도식화하면 <그림 2>와 같다.

미국의 주는 군(County)을 포함하고 있으며, 군 아래에는 다시 시(City), 읍(Town)이 있다. 시 혹은 읍이 주의 가장 작은 행정구역이다. 군 및 시·읍을 합쳐서 지방자치단체(Municipal) 혹은 지방정부라 부른다. 주 기관에서 생산된 기록은 주 레코드센터(State Record Center:이하 SRC)를 거쳐 주립아카이브(State Archives)에 보관한다. 주 정부기관은 이관하기 전에 이관 사실을 주립아카이브에 통지해야 한다(California Government Code 12273). 주 레코드센터는 일상적인 업무에 사용되지 않거나 처분일정에 도달하지 않은 주 기관의 기록을 임시로 보관하는 기록관이다(California Government Code 12274).

주 기관은 업무상 필요에 따라 주 레코드센터에 저장된 기록을 회수하기도 한다. 또한 레코드센터에 보존 중인 기록 중, 보존기간이 완료되고 영구적 가치가 있다고 판단되는 기록은 주립아카이브(State Archives)로 이관한다. 지방정부의 기록은 해당 지역 지역기록물을 비치 하고 이용할 수 있게 하는 레코드 오피스나 리서치 센터에 보관되거나 상급 행정기관에 이관 한다. 만약 영구적 가치가 있지만 지방정부에서 관리할 여력이 없다고 판단된 기록도 주립아카이브로 이관할 수 있다.

이와 같이 기록의 수집과 보관에 있어 연방과 주 모두 역사적 기록 수집과 관리에도 많은 노력을 기울이고 있었다. 법령에도 “역사적 가치가 있고 현재 사용하지 않는 그 밖의 모든 자료는 생산부서 또는 기관의 재량에 따라 주 기록보존소인 주립아카이브로 이관될 수 있으며, 영구적으로 소장되어야 한다"라고 명시 되어 있다(Wis. Stat. §19.23 (2)).

일반적으로 미국 주립아카이브는 정부의 일괄적인 통제에 의해 설립된 것은 아니었다. 그렇기 때문에 주립아카이브는 설립 당시 주의 정치·사회적 환경에 의해 다양한 설립 유형을 갖게 되었다(Alexander C. Flick, 1938). <표 3>의 주립아카이브 초기 설립 유형을 살펴보면 주립도서관 중심으로 설립된 경우, 주 역사협회 중심으로 설립된 경우, 주 정부 행정기관 및 기록의 전당(Hall of Records) 중심(Secretary of State 주립도서관 중심 주 역사협회 중심 Secretary of State 소속 코네티컷 주 위스콘신 주 캘리포니아 주펜실베이니아 주 유타 주 달라웨어 주플로리다 주 네브라스카 주 와이오밍 주 알래스카 주 콜로라도 주 하와이 주 켄터키 주 오하이오 주 노스캐롤라이나 주 텍사스 주 노스다코타 주 아칸소 주 소속)으로 형성된 경우 등 크게 세 가지로 구분 된다(김상호, 2000). 또한 앞의 연구에서 김상호는 각 주 의회가 공식적인 주 기록보존기관으로서 주립아카이브의 권리와 책무, 고유의 기능과 활동을 한정하는 법률을 제정했다고 밝혔다. 위스콘신 주립아카이브는 위스콘신 역사협회(Wisconsin Historical Society)의 전신으로 주 기록을 관리한다. 이것으로 보아 위스콘신의 주 기록은 지역 역사협회가 주축이 되어 관리되고 있음을 알 수 있다. 이에 비해 캘리포니아 주는 캘리포니아 주 국무장관실(Office of Secretary of State) 산하 부서의 하나이다. 정부기관이 주도가 되어 주립아카이브를 설립했음을 알 수 있다. <그림 3>은 각 주 주립아카이브의 조직도에서 공통적으로 보이는 부서들을 참고하여 도식화 하였다.

일반적인 주립아카이브의 조직 구성은 국장을 중심으로 4개과가 편성되어 있다. 특히 주목 할 만 한 것은 도서관, 기록관 및 박물관 수집부서 외에도 유적지에 관한 보존에도 관심을 기울이고 이에 관한 관리부서를 따로 두고 있다는 것이다. 주립아카이브의 역할 중 하나인, 지역 및 개인기록 이용자들을 위한 기록 서비스를 제공하고 지역 문화공간으로서의 책무를 다하기 위하여 서비스와 아웃리치 과를 운영하고 있다. 주립아카이브의 조직 형태는 주마다 다르지만, 공통점은 위의 행정지원 부서와 같이 일반 행정 관리부서가 독립되어 있다는 것 이다. 도서관·기록관·박물관의 업무가 분리 되지 않고 운영되는 점, 역사적 보존가치가 있는 유적지 보존과의 운영, 행정 업무를 위한 부서가 개별적으로 구성되어 있는 점도 특징이라고 할 수 있다. 또한 역사 기록의 보존·관리와 이용 서비스를 제공하기 위한 전담 부서도 존재한다(윤혜경, 2004).

주립아카이브의 임무와 기능은 1992년 유타 주의 정부 기록 접근과 관리에 대한 법 (Government Records Access and Management Act)에 잘 드러난다(김상호, 2000). 그 내용은 기록물의 저장과 보존을 위한 프로그램을 운영해야한다는 것과 기록물 및 문서의 수집, 생산, 이용, 유 지, 보존, 폐기에 관한 공정하고 효율적이며 경제적인 관리방법을 적용해야 한다는 것이다. 또한, 기록물의 효과적인 관리와 보호를 위해 서 기준과 절차, 기술을 마련하고, 보관할 가치가 없는 기록이라고 평가가 된 것은 신속하고 규칙적으로 처분할 것을 명시하고 있다. 또한, 주립아카이브는 기록의 이용을 위해서 이용자가 기록물에 쉽게 접근할 수 있도록 양식과 프로그램의 수립의 책무가 있다.

주립아카이브는 주 기관의 기록, 주 법원의 기록, 주 의회 기록, 기타 단체 및 개인의 기록을 소장하고 있다. 기록물 가운데에는 문서, 마이크로필름, 사진, 비디오테이프, 녹음테이프, 그림, 지도 등 다양한 매체들이 섞여있다. 주립아카이브는 주 국무장관이 보관가치가 있다고 결정한 주 기관 및 주 레코드센터의 모든 기록물을 이관 받는다. NARA가 중앙 정부의 기록관리 정책을 수립하고 실행을 감독하는 일을 하는 것처럼, 주립아카이브도 주 기관의 기록과 각 지방정부의 기록을 관리 감독하고 정책을 수립 한다. 기록의 수집과 관리 외에도 지역주민들을 위한 서비스나 전시회, 학술행사 등을 개최하여 이용자들의 문화공간으로도 역할을 다하고 있으며, 민간기록을 적극적으로 수집하여 지역의 특성을 잘 나타내는 기록을 모아 지역 문화의 연구를 돕는다(이재환, 2011).

NARA는 연방기관의 기록물 중 영구적 가치를 가진 것을 수집할 의무가 있다. 법령에도 역사보존을 위한 기록물의 수집 조항이 있다(U.S.C. 44§2107). NARA의 청장은 역사적 가치를 갖고 있어 보존할 만하다고 평가받는 연방 기관의 기록을 가능한 빠른 시일 내에 이관해야 하는 의무가 있다. <표 4>는 연방기관의 기록물 수집 및 대상 기관을 정리한 표이다.

NARA의 기록물 수집범위는 보존할만한 역사적 가치 혹은 다른 가치를 가진 연방기관의 기록물과 중앙정보부, 연방수사국, NASA, 원자력청 등과 같은 특수기관의 기록물을 포함한다. 이 중 중앙정보국(CIA)의 기록물은 50년이 경과한 경우, 30년이 경과했지만 기록물을 이용할 필요가 없는 경우, 사본을 사용하는 것으로 충분하다고 판단된 경우에만 NARA에서 수집할 수 있다(국가기록원, 1997). 또한 공공의 이익과 역사적인 보존이 필요하다고 판단될 때 미합중국 정부가 보존하는 게 적절하다고 판단할 때에는 NARA에서 민간기록물을 수집 할 수 있다. 이에 NARA는 법률에 의거하여 민간기록의 기증을 위한 정책으로 ‘기록물 기증 규정’을 제시하였다. 기록물 기증의 주요 내용 중 하나는 기록물에 대한 기증자의 관리 역할을 최대한 보장하기 위하여 기록을 처분할 때 미리 기증자에게 공지하는 ‘사전공지제도’이다(국가기록원, 2007). 또한 민간으로부터 기증받은 기록물은 기증자의 소유권 양도 여부, 정부기관 소유 기록물과의 중복여부, 조사연구 가치 여부 등을 고려해야 한다. NARA의 민간 기록물 수집정책은 연방기관의 활동상을 보여 주는 자료를 수집하여 공공기록의 부족한 부분을 보완하고, 분실 및 훼손의 위험을 줄임으로써 중요 기록물을 체계적으로 관리하는 데 목적이 있다.

연방기록관리법은 보존기간인 30년이 경과 되지 않았음에도 NARA청장이 역사적으로 보존할 가치를 가진다고 판단한 기록물에 대해서는 이관을 요구할 수 있는 권한을 NARA청장 에게 부여하였다. 이는 기록물의 손상, 임의적 수정 및 폐기, 멸실을 방지하고 기록물을 안전 하게 보존하기 위해서이다.

NARA는 기록물 이관에 관한 규정을 연방기관에 공표해야 할 의무가 있다(44 U.S.C§2908). 연방기관은 경제적 이익 또는 운영의 효율성이 증대시킬 수 있다고 판단되는 경우 기록물을 이관하여야 한다. 이는 기록물의 훼손 및 멸실을 방지하고 향후에도 기록물의 적절한 보존과 이용을 하기 위함이다. <표 5>는 연방기관의 기록물 이관을 위한 상위 법령 중 일부 조항이다.

연방기관에서는 문서가 현재 업무에 필요한 것인지에 대해 판단한다. 현용업무에 필요하다고 생각되면 기관 자체에서 보관하고, 그렇지 않다면 해당 지역의 연방 레코드센터에 이관한다. 이 과정에서 연방기관은 연방 레코드센터에 이관요청서(SF135)를 발송해야 한다. 해당 지역 연방 레코드센터는 이관된 문서에 대해 보존기간의 만료 여부와 기록물의 보존 여부 두 가지를 확인한다. 이 과정은 NARA와 협의를 통해 진행된다. 연방기관의 기록물 중 공통 처리일정표(General Records Schedule: GRS)에 해당되지 않는 비현용기록도 NARA의 승인을 받아 폐기하거나, 연방 레코드센터(Federal Records center, FRC)로 이관한다. 이때 이관되는 기록물의 법적 소유권은 생산기관인 연방 기관이 가지고 있다. 기록물이 연방 레코드센터로 이관된 후, 연방기관에서 현행 업무에 관련된 기록물을 요청하면 연방 레코드센터는 24시간 이내에 기록물을 해당 기관으로 다시 발송해야 한다. 보존기간이 만료된 기록물의 폐기가 결정되면 연방 레코드센터는 폐기 안내문(NA-130001)을 90일 이내에 연방기관에 발송한 후 해당 기관의 동의를 거쳐야 한다. 기록물에 대해 보존이 결정되면 연방 레코드센터는 그 기록물을 NARA로 이관한다. 위의 내용을 바탕으로 연방기관의 기록관리 프로세스를 정리하면 <그림 4>와 같다.

또한 NARA 규정에 따라 연방기관은 기관 수립 2년 이내에 기록물처리일정을 정해야 하고, 이를 매년 검토·수정해야 한다. 역사적 가치로 연방 정부에서 영구적으로 보존해야 할 필요가 있다고 판단된 기록물에 대해서만 NARA로 이관할 수 있다.

법령에서 정의하는 ‘전자기록’이란(Electronic Record)은 컴퓨터만이 처리할 수 있는 형태로 기록된 정보나 디지털 또는 전자형태로 생성, 조작, 통신 또는 저장되는 정보를 포함하는 기록을 말한다(44 U.S.C§3301). NARA는 정부가 지속적으로 보존해야 한다고 결정한 모든 디지털 생산기록(born-digital records)과 디지털화 대체기록(digital surrogates)의 내용을 보존하고 이에 대한 접근을 보장해야 하는 의무가 있다(44 U.S.C§2017, §2203(g)).

여기서의 접근이란 기록의 이용 가능성과 진본성, 정확성, 기능성을 유지하고 있는 것을 의미한다. NARA 청장은 모든 연방기관이 가능한 최대 범위의 디지털 또는 전자형태의 기록에 대해 NARA로의 이관을 요청해야한다 (44 U.S.C§2904). 전자기록물 관련 조항은 2014년 개정되었는데, 이는 점점 증가하는 전자기록물과 기존 종이기록물의 보관에 대한 낭비를 줄이기 위한 경제적 이유 때문이라고 볼 수 있다. 이러한 목적에 부합하여 영구적 가치를 가지는 연방 전자기록물은 전자적 형태로 보존되어 연방레코드센터로 이관을 할 수 있다. 이 경우 서식 SF135를 첨부하여야 하며 서식에는 전자 매체 유형, 미디어의 상세 인벤토리, 전자 시스템의 유형, 운송방법, 미디어에 필요한 저장 위치 등을 표기하여 발송하여야 한 (NARA, 2010).

2012년 미국은 그해 8월 시행된 ‘정부기록물관리지침(Managing Government Records Directive)’에 의해 연방기관들은 2019년까지 모든 영구기록을 전자형태로 관리해야 한다고 공표하였다. 이러한 목적을 달성하기 위해 NARA는 연방기관이 전자적으로 영구기록물을 이관할 수 있도록 ERA(Electronic Records Archives) 시스템을 도입하였다.

ERA는 연방기관이 전자기록을 이관할 수 있도록 하는 NARA의 새로운 시스템이다. 기관 기록물관리 담당자는 ERA 시스템을 이용하여 기록물에 대한 신규 공통처리일정표 초안을 작성하고, 해당일정을 공식 제출하여 NARA의 승인을 받는다(NARA, 2013). 그 후 기록물의 등록 또는 사전 접근을 위해 NARA에 기록물 이관을 요청하며, ERA 시스템에 보관하기 위한 전자기록물을 제출하게 된다. 전자기록은 NARA로 이관되어야 하며, 연방기관 기록물 관리 담당자는 ERA(Electronic Record Archives) 로 표준서식 SF115(기록처분 권한 요청서) 또는 공통처리일정표를 NARA 기록담당자의 승인을 받은 후, 제출하여 기록물을 영구 보관할 수 있도록 한다. 연방기관이 ERA로 SF258 (소유권 이전요청서)를 작성하여 NARA로 보내면, NARA 관계자의 기록의 수령을 인정한다는 승인과 함께 기록의 소유권은 NARA로 넘어가게 된다(36 CFR 1235.22). ERA가 도입되기전, 연방기관은 기록물처분과 소유권 이전을 위해 SF115와 SF258을 NARA로 제출해야 했지만, 시스템 도입 이후 기록 처분 일정표(Records schedule)와 Legacy Records Schedule(LS)⁶⁾로 대체할 수 있게 되었다.

영구기록의 파일 포맷은 해당 기록물의 특성을 보존할 수 있는 형식을 택해야 한다. 또한 연방기관은 디지털문서의 진본성을 보장하기 위해 디지털화 프로젝트의 단계를 문서화하고 해당문서도 함께 이관해야 한다(국가기록원, 2018). NARA는 전자기록물 매체보존 수단에 따라 매년 표본검사를 진행하여 기록물의 지속가능성을 유지하기 위해 노력해야 하며, 영구기록물과 처분일정 미확정기록물(Unscheduled Records) 및 장기보존이 필요한 데이터(Long-term data)를 수록하고 있는 매체는 5년이 되기 전, 검증된 새로운 전자 보존 매체에 복사하도록 규정 하고 있다(국가기록원, 2018). 전자 보존 매체(Electronic storage media)는 오픈 릴 자기 테이프, 자기테이프 카트리지, 콤팩트 디스크, CD-ROM, FTP로 정하고 있다. 각 연방기관은 자기테이프가 10년이 경과하여 새로운 테이프로 교체되어야 할 때 해당 테이프에 담긴 영구기록물과 처분일정 미확정기록물을 복사해야 한다(36 CFR 1236.28(f)).

NARA는 기록물 혹은 그 밖의 문서를 서비스하기 위해 목록이나 색인을 만들고 카탈로그를 작성하거나 전시하는 등 여러 방법을 모색 해야 한다. 이를 뒷받침하는 법령은 <표 6>에서 확인할 수 있다.

NARA의 법령에는 접근제한기록을 제외한 보존기록을 서비스하는데 필요한 편의를 제공 해야 한다고 명시하고 있다. 이러한 법령을 시행하기 위해 NARA는 다양한 방식으로 기록 정보서비스를 제공하고자 온라인과 오프라인에서 노력중이다. NARA의 기록정보 서비스는 크게 검색 서비스와 간행물 발간 서비스로 구분 된다.

NARA의 검색 서비스는 서비스 대상에 따라 네 가지로 나누어진다. 첫째, 대국민을 대상으로 하는 기록 서비스이다. NARA는 기록물을 디지털 이미지화하여 주제별 기록물에 대한 상세정보를 웹으로 제공한다. 해당 기록물과 연관된 교육정보, 연구정보 등은 ‘오늘의 기록물’이라는 전시서비스를 통해 제공하고 있다. 둘째, 가계·족보 기록물 이용자(Genealogists/ Family Historians)를 대상으로 하는 서비스이다. 이 서비스는 초기 정착민에 대한 정보, 군 관련 정보 등 다양한 기록정보를 제공한다. 통계데이터와 인적 정보데이터를 활용해 이용자가 찾고자 하는 인물을 찾을 수 있도록 도와주기도 한다. 셋째, 교사와 학생(Educators and Students)을 대상으로 하는 정보서비스이다. 이 서비스는 디지털 교실(Digital Classroon)을 통해 역사, 지리, 문학과 관련된 기록물을 활용할 수 있도록 제공하는 서비스이다. 이 서비스에서는 역사 관련 기록을 연도별로 구분해서 제공하고 있다. 부가서비스로 이를 활용할 수 있는 강의안도 제공한다. 또한, 학습 놀이(activity)를 통해 학생들이 흥미를 가지고 미국 역사와 대통령을 배워 나갈 수 있도록 여러 가지 프로그램도 제공한다 (국가기록원, 2007). 넷째, 연구자 대상 서비스 이다. 이 서비스는 연구자들이 단계적으로 기록정보를 검색할 수 있도록 가이드라인을 제시 하고 온라인 기록정보 데이터베이스를 통해 연구를 지원한다.

한편, NARA는 기록물 이용을 위한 정기적인 간행물을 발행한다. <표 7>은 NARA의 역사 간행물 발행과 관련된 조항이다. NARA의 국립 역사 편찬 및 기록위원회(National Historical Publications and Records Commission, NHPRC) 는 미국의 역사와 관련한 기록의 보존, 출판, 이용을 장려하고, 역사적 기록에 대한 접근을 용이 하게 하여 민주주의, 역사 및 문화에 대한 이해를 촉진하는 프로젝트를 추진하는 비 연방기관, 단체(협회)에 지원한다.⁷⁾ 예로 2015년 위스콘신 주 역사협회(Wisconsin Historical Society)의 전자기록 프로젝트에 3년간 교부금을 지원했다.

이외에도 NARA는 협력 아카이브(Affiliated archives)를 지정하여 지역 기록물의 보존에도 관여한다. 모든 연방기록은 비현용 기록이 되는 순간부터 NARA에 귀속된다. 이렇게 되면 그 지역의 중요 기록들도 모두 중앙으로 귀속되는 문제가 발생한다. 이 문제를 해결하기 위해 NARA의 소속이 아닌 다른 기관의 직원들이 기록을 관리하고 이용할 수 있게 하는 프로그램이 존재한다. 그것이 바로 협력 아카이브이다(U.S.C 44§2107). 협력 아카이브는 NARA에 이관되어야 할 기록물을 연방기관이나 비연방기관이 관리하는 것을 말한다. 즉 해당 연방기록물의 법적 소유권은 NARA가 갖고 물리적 관리권을 해당 협력 아카이브가 갖는 것이다. 연방기관이나 비연방기관이 기록물 관리의 필요성을 요청하면 NARA는 선정 여부를 결정해서 MOU방식으로 협약을 체결한다. 현재 오클라호마 역사협회, 펜실베니아 주립기록보관소, 뉴 멕시코 주립레코드센터, 옐로우 스톤 국립공원 아카이브 등이 NARA와 협약을 맺고 있다(이세욱, 2015). 또한, NARA는 기록의 적극적인 활용을 독려하기 위해 기록 검색 카탈로그(Archival Research Catalog: ARC), 기록 데이터베이스 접근(Access to Archival Database: AAD) 등의 검색도구와 연방기록물 가이드(Federal Records Guide), 마이크로필름 목록 등을 제공한다.

1) 수집

캘리포니아 기록관리법은 역사적 가치가 있는 기록물을 수집할 것을 규정하고 있다. 이 법령에 의거해서 주의 국무장관은 역사적 가치가 있는 어떤 항목도 주립아카이브에서 수집할 수 있다(Cal Govt §12224). 이에 따라 주립아카이브에서는 고유의 수집정책(collection policy)을 개발하여 기록들을 수집하고, 주 기관의 기록과 영구적 가지가 있는 지방정부 기록물을 인수하여 보존하는 업무를 수행한다.⁸⁾ 또한 물리적 양도, 증여, 교환, 구매 등을 통해 캘리포니아 정부의 정치활동을 보좌하는 기능도 있다.

캘리포니아에서 기록의 수집을 결정하는 곳은 주립아카이브 소속의 수집위원회(Collections Committee)이다. 수집위원회는 모든 기록물의 획득·인수·처분·보존·이용에 대한 논의를 진행한다. 또한 이 기관은 기록의 인수에 앞서 수집정책에 근거하여 기록을 평가한다. 평가 과정에서 자료의 관리, 보존, 전시, 법률적·윤리적 제약 여부 등이 고려된다.

캘리포니아 주립아카이브는 매뉴얼을 작성하고 이에 입각해 기록 수집을 진행한다. 이 매뉴얼에 따르면, 주 정부 및 지방정부와 관련 있는 문서를 수집하기 위해 기록을 획득·관리·보존해야 한다. 또한 캘리포니아 주립아카이브는 미국주립역사협회, 미국건축협회, 미국기록 관리협회 등의 윤리 규정을 준수하고 있다. 캘리포니아 주립아카이브에서 수집하는 기록의 유형은 아카이브 레코드(archival records), 개인 문서, 박물류, 포스터, 카드, 팸플릿, 출판물 등 다양하다.

특히, 주의 국무장관은 개인이 소장한 주나 지방정부와 관련된 기록물을 강제적으로 수집할 수 있다. 이에 대한 절차를 규정한 법이 바로 ‘레플빈 법(Replevin Law)’이다. 기록물을 수집하기 위해서는 주의 국무장관이 20일 이내에 기록 소장자에게 서면 통지서를 발급해야 한다. 그 통지서에는 기록 반환 요구와 함께 이 기록이 주 혹은 지방정부의 기록이며 공공기록은 주립아카이브의 관리의무임을 공지하는 내용이 수록되어 있다. 여기에 대해 소장자가 충분한 답변을 하지 못할 경우에는 주의 국무장관은 법적인 조치를 취할 수 있다(Cal Govt §62.04).

주립아카이브는 연구, 전시, 교육, 광고자료, 보험 관련 입증 등 수집한 기록물을 여러 목적으로 이용할 수 있다. 소장한 기록은 원본, 팩시밀리, 사본을 전시장에 전시한다. 해당 자료들은 캘리포니아 주립아카이브의 지침에 따라 캘리포니아 박물관, 아트센터, 기록관, 다른 단체의 전시에도 쓰일 수 있다. 기록은 영화, 녹음파일, 전자 매체, 다큐멘터리 교육보조 및 사진으로 제공이 가능하다. 또한 제품이 합법적인지 검토 후에 상업적 사용도 허가하고 있다(California State Archive, 1998).

2) 이관

캘리포니아의 경우 각 주 기관에서 생산되는 공공기록물 관리를 위하여 기록관리조정자(RMC: Records Management Coordinator)⁹⁾와 기록관리보조조정자(RMAC: Records Management Assistant Coordinator)를 두고 있다. 이들 기록관리 담당자는 해당 기관 내에서 기록물 정수점검 및 기록보존일정을 정하는 업무를 수행 한다. 대부분의 주 기관 안에는 기록물을 담당하는 RMC가 있지만, RMC가 없는 기관의 경우 일반 직원이 기록물 관리를 담당할 수 있다. 이 기록물 담당직원은 업무의 빠른 이해와 체계적인 기록관리를 위해 최소 SAA(Society of American Archivists)승인을 받은 학위 수준 이상이어야 한다(SAM 1604). 캘리포니아 주의 현용 기록물은 총무부(Department of General Services: DGS)에서 관리하며, 역사적 가치가 있다고 판단되는 영구 기록만 주립아카이브로 이관한다(국가기록원, 2005).

캘리포니아 주립 레코드센터(State Records Center)는 주 기관의 준현용 기록을 보관하는 기록관이다. 주립 레코드센터의 목적은 주 정부기관의 업무 공간을 확보하고 비용을 절약하는 데 있다. 레코드센터는 준현용 기록물이 처분될 때까지 관리·보존한다(김상호, 2000). 주립 레코드센터는 주 기관의 기록 참조 요청이 있을 때, 기록을 제공해야 한다. 또한 기록이 영구적으로 저장되는 곳이 아니며 최대 50년 동안만 보관할 수 있다(CA GOVT§12274(c)).

레코드 센터는 보존 일정이 완료되었으나 주립 아카이브로 이관되지 않는 기록들에 대해 폐기하는 역할도 수행한다. 기록의 보존기간이 종료되면 주 레코드센터는 기록물처분승인서를 사용하여 해당 주 기관에 기록 처분을 통지한다. 기관내의 기록관리조정자(RMC)의 서명이 표시된 보고서 원본이 주 레코드센터에 반환되어 파기 승인을 받으면 해당 기록은 파기된다(California State Archive, 2018). 역사적 가치가 있는 것으로 판명되어 영구기록으로 확인이 된 기록들은 보존기간이 종료될 때까지 파기하지 않는다(CA GOVT §12275(a)). 이외에도 주 기관의 기록관리 감사도 정기적으로 주관한다.

주지사에 대한 기록물은 그 중요성으로 인해 반드시 주정부에서 반드시 확보를 해야한다는 규정도 두었다(CA GOVT§6268). 이 규정을 둔 이유는 주지사가 퇴임할 때 자신의 기록물을 가져가버리거나, 파기하는 것을 방지하기 위한 것이다. 또한 법령에서 주정부 기록에 관한 내용과 더불어 지방정부의 기록 이관에 관한 내용도 찾아 볼 수 있다(CA GOVT§12226).

기록이 이관되기 전에 반드시 수행되어야 할 단계는 평가이다. 기록물을 평가하는 기관은 주 별로 차이가 있다. 캘리포니아에서는 행정부 국무장관(Secretay Of State) 소속의 캘리포니아 기록물 관리 프로그램(California Records and Information Management: CalRIM)과 주 기록물 평가 프로그램(State Records Appraisal Program: SRAP)이 평가를 주관한다. CalRIM은 주 기관에서 올린 기록의 보존기간 요청을 승인하며, SRAP는 기록물의 역사적 가치를 평가하여 주립아카이브로의 이관을 돕는다(California State Archive, 2018).

캘리포니아의 법령에서는 전자기록이 종이 문서와 법적 효력이 같다고 규정하고 있다. 또한 디지털로 생성된 기록과 디지털화된 기록에 상관없이 전자기록은 동일하게 취급한다. 캘리포니아 전자기록 지침에는 기록을 장기적으로 보존하기 위해 워드문서를 PDF/A와 같은 플랫폼 중립 형식으로 바꾸어 주는 변환과 마이그레이션에 대한 내용이 들어있다(California State Archive, 2015).

또한 캘리포니아 법령에서는 공공기록의 전자적 형식의 제공, 공개데이터 접근에 대한 권리와 오픈포맷으로 제공될 때 요구조건 등도 명시되어 있다. 그밖에 손실이나 훼손의 위험이 있다고 판명되거나 상태가 매우 심각한 기록물은 10일 전에 해당 기관장에게 통지하고 주립아카이브로 이관해야 한다는 조항도 있다(CA GOVT §12237). 주 기관이 기록처분일정표에 명시된 처분 이외의 다른 방법으로 기록물을 부적절하게 처분하는 경우, 해당 기관은 주 기록물관리법을 위반하게 된다(CA GOVT§12275a).

각 기관은 캘리포니아 주 공공기록물 관리법에 따라 기관이 보관해야 할 공공기록물의 종류와 기록물의 관리 및 처리 방법의 일정을 수립하고 유지해야 한다(CA GOVT§14740). 이러한 규정을 수행하기 위해 캘리포니아 주립 아카이브에서 운영하는 것이 바로 아테나(ATHENA) 이다. 아테나는 캘리포니아 주 기관의 기록 처분 일정을 제공하는 검색시스템이다. 아테나는 기록승인번호와 해당 기관을 검색하면, 검색한 기관의 기록처분일정을 보여준다.

3) 서비스

법령에서는 공공기록의 이용은 모든 정부기관 및 국민들의 기본적인 권리임을 천명하고 있다. 공공기록법에 따르면 “주 또는 지방기관은 식별 가능한 기록 및 기록의 사본을 요청하면, 해당 기록을 즉시 이용할 수 있도록 해야 한다.”고 명시 되어 있다(Government Code §6253(b)). 공적인 목적 이외에도 사적인 목적 또한 정당한 이용 목적으로 간주하며 기록 접근 비용을 지불한 모든 사람들은 매체에 관계없이 기록을 이용할 권리가 있다.

캘리포니아 법령에서는 공공기록을 오픈 포맷으로 자발적으로 게시해야 한다는 내용의 공개데이터 조항이 있다. 캘리포니아 주립아카이브에서는 소장하고 있는 기록을 일부 디지털화하여 온라인으로 제공하고 있는 디지털 아카이브와 미네르바(Minerva)라는 온라인 기술(description) 카탈로그를 운영하고 있다. 온라인 전시의 경우 구글의 아트앤컬쳐(Google Art & Culture)를 이용하여 서비스를 제공하고 있다. 미네르바에서 검색 할 수 있는 기록은 캘리포니아 헌법, 주지사기록, 주 기관의 기록 및 구술 역사 자료와 가족 역사 등이 있다.

1) 수집

위스콘신 주에서는 기록 관리를 위해 ‘역사적 가치가 있고 현재 업무에서 필요하지 않은 모든 물품이나 기록물은 기관의 재량에 따라 위스콘신 주립아카이브가 수집할 수 있으며 해당기록은 위스콘신 주립아카이브의 영구 기록으로 취급된다.’라고 법령에 명시해 놓았다(Wis. Stat§19.23). 이러한 근거를 바탕으로 위스콘신 주립아카이브는 기록 관리 시행 매뉴얼을 마련 했다. 이 매뉴얼에 따르면 위스콘신 주립아카이브는 주의 과거 기록물을 수집하여 기록 유산을 보존할 책임이 있다고 하였다. 그리고 일반가정의 기록, 유명한 사람, 작은 사회단체, 정당 기록, 노동조합 기록. 기업 기록 등을 기록 수집 대상으로 선정하였다.

위스콘신 주의 기록 수집 과정은 여러 단계를 거치게 된다. 수집의 첫 번째 단계는 기록의 발견 단계이다. 발견 단계에는 기증자가 기증을 원했을 때와 아카이브 측에서 기록의 가치를 발견했을 때 두 가지 경우가 있다. 두 경우 모두 해당 아키비스트가 밀도 있는 사전조사를 시행 해야 한다. 이 단계에서는 기록물에 대한 정보를 파악하고 해당 기록이 해당기관의 수집정책과 관련이 있는지를 판단해야 한다. 기록물의 기탁이 결정되면 이때 수집한 모든 정보는 자료를 구성하거나 분류하는데 제공된다.

위스콘신 주립아카이브는 기록을 가지고 있는 사람이나, 기증을 원하는 사람이 협회로 연락할 수 있도록 홈페이지에 연락처를 게시하고 있다. 아울러 기탁이 가능한 시간과 요일, 어느 수단으로 상담을 원하는지에 대한 정보가 기재 되어 있다. 기탁이 완료되기까지 자료의 보안에 대한 내용도 있다. 기증자가 기탁을 결정할 때 저작권은 위스콘신 주립아카이브에 모두 위임 하는 것을 권장한다. 주립아카이브가 저작권으로부터 자유로워야 전시 및 출판 등에서 제약이 없기 때문이다. 기증자가 저작권을 보유하는 것을 원할 때에는 관련 서식을 제공한다.

두 번째 단계는 기록의 인수단계이다. 기록물이 이관되면 위스콘신 주립아카이브는 보존처리를 위한 초기 인수 작업(accessioning)을 진행 한다. 이미 해당 기록물을 보유하고 있거나 기록의 상태가 양호하면 인수 작업은 신속하게 이루 어질 수 있다. 만약 수집된 기록이 흐트러져 있거나 유일본으로 문제가 있을 때에는 사본을 만들거나 보존을 위한 여러 조치를 강구한다.

세 번째 단계는 기록의 등록이다. 대부분 등록 작업은 기록의 사이즈, 복잡성에 따라 6주에서 12주 이내에 수행된다. 등록이 완료되면 기록은 즉시 이용이 가능하다.

2) 이관

위스콘신 법령의 경우 지방정부의 기록 이관·관리 권한이 주립아카이브에 있음을 명시하고 있다(Wis. Stat §19.23). 아울러 현행 업무에서 사용하지 않고 영구적인 가치가 있다고 판명되는 기록들은 위스콘신 주립아카이브에 귀속되어야 한다고 규정하였다(Wis. Stat §19.23 (1)). 특히 위스콘신 주립아카이브에서 중점을 두고 수집하는 것은 전자기록이다. 법령에 전자기록은 “전자 수단에 의해 생성·전송·수신·또는 저장되는 기록”을 의미한다(Wis. Stat §137.11). 전자기록이 이관되는 경우, 기록의 신뢰성, 정확성, 접근성 등의 요건을 보장해야 하며, 매체에서 정보가 삭제 혹은 훼손될 때도 대비해야 한다. 또한 위스콘신 법령에는 공공기록을 전자형식으로 저장하는 것에 대한 질적 표준을 규정해야한다고 명시하고 있다.

위스콘신 주 행정법규(Wisconsin Administration Code)에는 전자기록 이관 수행을 위한 전자기록관리 표준 내용을 볼 수 있다(Chapter Adm 12). 그 내용은 “전자형식의 공공기록을 보존하고 유지하며 지정된 보존기간동안 접근 가능한 상태로 유지하는 것”이다(Adm 12.02). 구체적인 내용은 다음과 같다.

주 기관을 포함한 모든 지방자치단체는 법령에 근거하여 기록을 처분하기 전에 위스콘신 주립아 카이브에 통보해야 한다(Wis. Stat §19.21(4)). 이관 전에 승인받은 기록보존기간을 송부해야 하는데, 기록보존기간을 승인해주는 곳은 위스콘신 공공기록위원회(Public Records Board)이다. 공공기록위원회는 지방정부와 주 정부의 기록을 공통처리일정표(General Record Schedule)와 처분일정표(Retension Deposition Authorization)에 근거하여 처분 여부를 검토한다. 공공기록 위원회는 체계적인 기록 관리의 정책과 지침도 배포하고 있다. 또한 주 기록 프로그램에 대한 감독과 책임을 진다. 아울러 위스콘신 정부기관과 협력하여 기록 보존 및 보존 요건을 준수 하도록 지원한다(§Wis. Stat.16.61).

2015년 위스콘신 주립아카이브는 전자 기록의 이관·보존을 위해 NARA의 국가 역사 간행물 및 기록 위원회(National Historical Publications and Records Commission: NHPRC)로부터 3년 간 보조금을 받았다. 이 보조금으로 ‘전자 기록 보존 프로젝트(Wisconsin State Preservation of Electronic Records Project: WiSPER)’를 수행했는데, 프로젝트의 목표는 지속 가능한 전자 기록 작업 흐름과 전송 관리 시스템을 구현하는 것이었다. 위스콘신 주립아카이브는 역사적 가치를 지닌 전자기록의 보존과 이용을 도모하기 위해 노력하고 있다. <그림 5>는 위스콘신 주 전자기록 이관 흐름도이다.¹⁰⁾

위스콘신 주는 전자기록을 이관할 때, <Exactly> 라는 프로그램을 사용한다. 주 기관은 BagIT방식으로 SFTP¹¹⁾ Server를 통해 주립아카이브로 전자기록을 전송한다. 주 기관에서 GRS/RDA¹²⁾를 첨부하여 이관 보고서를 보내면, 위스콘신 주립아카이브에서는 SFTP서버의 자격과 Exactly 프로그램의 템플릿을 발송한다. 그 동안 주 기관에서는 이관할 기록들을 준비하고 이관동의서와 함께 위스콘신 역사협회로 기록을 이관한다. 이때 <Exactly>프로그램은 주 기관에 이관 확인서를, 위스콘신 역사협회에는 이관 알림 메일을 발송한다. 이관이 잘 되었는지를 위스콘신 주립아카이브가 검수하고 난 뒤, 주 기관에 성공적으로 이관이 되었음을 확인하는 확인서를 보내면 이관이 완료된다. 주 기관에서는 자신들의 드라이브에서 이관 완료한 파일들을 삭제함으로 모든 단계가 완료된다.

3) 서비스

위스콘신 주는 법령을 통해 기록관리 서비스를 수립하고 유지해야 할 의무가 있다고 규정 하고 있다(Wis. Stat§16.62). 위스콘신 주립아카이브의 기록 이용 서비스의 핵심은 지역 간 협력과 생산자 중심의 기록 이용이다. 기록 관리를 잘 하는 주체는 결국 그 기록을 생산한 사람이나 기록과 직접적으로 연관된 사람이다. 이에 근거하여 위스콘신 주에서는 지역 연구센터(Area Research Center Network)를 설립 하고 실행하고 있다. <그림 6>의 위스콘신 지역 연구센터는 특정 지리적 지역에 거주하고 있는 거주민을 대상으로 해당 카운티 지역의 로컬기록서비스를 제공한다. 영구기록보존기관의 역할보다는 해당 지역관련 기록물만을 집중적으로 관리·제공하는 서비스 센터에 가깝다. 지역연구센터는 총 14 곳으로, 이 중 13개 지역은 지역연구센터, 1개 지역은 매디슨에 있는 위스콘신 주립아카이브가 서비스하고 있다.

이 연구센터는 위스콘신 주 전역에 위치한 지역 대학 연구기관과 협력하여 해당 지역 로컬기록서비스를 제공하고 있다. 지역에 생성된 로컬기록은 지역 해당 센터에 보관되어 있기때문에 지역 기록 이용자들은 기록을 찾아 메디슨에 있는 위스콘신 주립아카이브까지 올 필요가 없다. 하나의 지역연구센터는 몇 개의 카운티를 관리하고 있다. 이 모든 센터는 네트워크로 연결되어 있어 다른 지역에 있는 기록을 대여해주는 서비스도 제공한다.

위스콘신 주립아카이브는 NARA의 국립 역사 편찬 및 기록위원회(NHPRC)의 지원을 받아 구축한 주립 전자 기록 포털(WERP)을 운영하고 있다. 해당 포털은 주 기관에서 주립아카이브로 이관된 기록들 중 디지털 형식의 자료를 제공한다. 주립 전자 기록 포털에서 추천하는 기록은 노동 관련 사진과 위스콘신 주립아카이브의 전신인 위스콘신 역사협회의 사진 들이다. 전자 기록 포털에서 검색이 불가능한 기록들은 위스콘신 역사협회로 직접 방문해야 볼 수 있다.

또한 위스콘신 주립아카이브는 주의 근처에 있는 미시간 호수나 슈페리얼 호수의 바닥에 가라앉아 있는 난파선 데이터베이스도 제공한다. 다른 지역의 난파선 기록도 검색이 가능하며, 해당 자료들을 사진, 동영상 등 여러 매체로 소개하고 있다. 이 데이터베이스는 난파선 관련 박물관, 수중 고고학 등 관련 연구기관과도 연계해준다.