고대부터 현재까지 대학은 폭넓은 고등 교육의 기회를 제공하며 인재를 배출해왔고, 교수와 학생의 사회적, 문화적 영향력은 다양하게 나타나고 있다. 학생, 교수, 직원 등 여러 구성원들의 다양한 업무와 행위로, 대학에서 생산되는 기록은 그 유형과 형태가 다양하다.

현재 많은 대학에서 행정적인 업무에 의한 기록은 상당량 관리되고 보존되고 있으나, 수업, 학습, 사회화 과정과 학생들의 활동 기록 등 중요한 활동의 기록은 남지 않는 경우가 많다. 학생은 대학의 중심 구성원으로, 대학의 역사 가운데 있는 당사자들이다. 그런데 폭넓게 학생 관련 기록에 속하는 학과 및 학생 활동, 강의 관련 기록 등의 비행정 기록은 학과 및 학교의 역사에 있어 중요한 역사적, 증거적 가치를 가짐에도 불구하고 대학 차원의 체계적이며 일관성 있는 수집규정이 없어 학과가 자체적으로 보존하고 있는 경우가 많다(조용훈, 서은경, 2014).

학생 기록은 개인적 측면에서는 지적 활동의 산물로써 부분적인 생애사적 기록이 될 수 있으며, 학창 시절과 수업, 학습, 사회화의 증거가 될 수 있다. 후배에게는 다양한 수업과 활동의 표본 역할을 할 수 있다. 기업들은 학생의 창작 또는 연구 성과물 기록에서 관심있는 영역의 아이디어를 얻을 수 있고, 그 연장선으로 기록이 학생과 기업을 잇는 매개가 될 수 있다는 점에서 사회적으로는 창의적 자원의 역할을 할 수 있다. 또 학생 기록은 대학 측면에서는 대학의 문화발전 및 학생들의 역할과 발전을 생생하게 알려주고, 그 역사를 기록하는 정보원으로서 기능도 할 수 있다.

학생 기록에는 업무적으로 생산되는 기록으로는 행정 기록, 재정 기록, 학술 기록, 경우에 따라 의료 기록과 사회적 활동 기록 등이 있으며, 학생들이 생산하는 기록으로, 학업 과정에서 생산되는 과제, 프로젝트 수행 과제물 및 결과물, 졸업 작품, 동아리, 축제의 활동 결과물 등이 있다. 그러나 이 기록들은 다양한 주체에 의해 여러 곳에서 생산되며, 기록의 양이 방대하고, 관리 장소도 분산되어 있으며, 형태가 다양하여 체계적인 관리가 어렵다. 따라서 기록 관리의 실행 측면에서 부진한 단계에 머물러 있다.

이 연구는 대학 내 학생 기록 중 비교적 수집·관리가 효율적으로 이루어지고 있는 행정기록을 제외한 나머지를 ‘학생 관련 기록’으로 정의하고 이를 대상으로 연구를 진행하였다. 학생 관련 기록의 체계적 수집을 통한 기록 보존 및 효용성 제고를 목적으로, 학생 관련 기록의 특성과 종류에 대해 살펴보고, 현재 국내외 대학의 관리 사례를 바탕으로 수집 및 관리방안을 제시하고자 하였다.

학생 기록을 대학 기록으로 수집·관리해야 한다는 주장을 뒷받침할만한 국내 연구는 역사가 길지 않다. 해외에서는 1950년대부터 성장한 대학기록관이 업무의 증거로서 생산하거나 접수한 공공기록을 중심으로 이관된 기록을 관리해왔으며, 대학의 역할이 확대되면서 수집의 범위가 확장되었다. 이후 1970년대부터 학생 기록에 대한 연구가 수행되었다(Burcke, 1976). 먼저 대학기록 및 대학기록관의 역할과 중요성에 대해서는 Fournier(1992), Frye(1993), Samuels(1998) 등이 이와 관련된 연구를 진행하였다. 국내에서도 이주연(2008), 김복희(2009), 임정훈, 강규형(2010), 박도연(2014), 이혜경, 이해영(2014) 등의 연구자들에 의해 대학기록 및 대학기록관에 대한 연구들이 다양하게 수행되었다.

한편, 학생 기록의 수집·관리와 관련된 연구들도 다양하게 수행되었는데, 최영주(2005)는 대학의 개인 구성원을 행정가, 교수, 학생으로 나누고, 각 집단의 기록 관리를 대학기록관 차원에서 연구하였다. 자율성에 의한 연구 및 활동을 추구하는 대학의 특성에 따라 강제성을 갖는 정책은 개인기록에 맞지 않는다고 판단하고 명지대를 중심으로 학생기록 실태를 조사하여 효과적인 수집방안을 제시하였다. 이유빈(2011)은 대학 총학생회를 학생 기록의 생산자로 특정하여 총학생회의 활동과 기록에 대한 관리 방안을 연구하였다. 명지대학교를 사례로 총학생회의 조직, 기능, 기록관리 현황을 파악하고 분석하여, 기록 관리 과정의 체계화, 기록관리 인프라 확립 등을 제안하였다.

오윤택(2014)은 대학의 가장 중요한 구성원을 학생으로 보고, 학생 공동체를 대상으로 연구를 진행하였다. 여기서는 일상아카이브 방법론을 통한 학생활동의 기록을 명시하고 관리 방안을 제시하였다. 박수경(2014)은 기록의 수집과 활용의 유기적 상관관계에 대해 연구하였는데, 학생 공동체 기록의 수집과 활용의 과정을 통해 학생 공동체를 비롯한 대학 구성원들의 관심과 호응을 이끌어내야 한다고 하였다. 이를 바탕으로 더 많은 기록의 수집과 다양한 기록의 활용을 예상할 수 있다는 것이다.

강혜라, 장우권(2017)는 학생기록의 체계적이고 효과적인 관리를 위해 학생기록의 생산자인 대학생의 인식 연구가 필요하다고 보고, 학생 기록에 대한 이전 연구들의 범주화하여 살펴본 후 학생기록에 대한 인식과 학생기록의 중요도에 대한 인식을 심층적으로 살펴보았다. 허윤정(2017)은 학생기록을 학생이 생산한 기록과 학생에 관한 기록으로 나누어 범주화하고 국내 6개 대학을 대상으로 학생기록의 수집 현황을 파악하였다. 또 실무자와 학생들의 학생기록에 대한 인식과 요구를 파악하고, 도큐멘테이션 전략을 활용하여 학생 동아리 기록 수집 모형을 개발하였다.

이 연구에서는 먼저 선행 연구를 바탕으로, 학생 기록을 분석하고 이를 범주화하였다. 허윤정(2017)은 학생 기록 개념을 학생이 생산한 기록과 학생에 관한 기록으로 구분된다고 보았다. 강혜라, 장우권(2017)은 이를 발전시켜 학생 기록을 학생에 관한 기록과 학생에 의한 기록으로 분류하였고, 학생에 관한 기록은 학생이 아닌 타자가 주체가 되어 생산하는 기록들로 생산 주체를 교수, 직원, 언론사로 구분하였다. 또 학생에 의한 기록은 생산 주체를 개인과 단체로 나눌 수 있다고 보았다( <표 1> 참조).

이 연구에서는 선행연구에서 제시된 학생 기록 중에서 직원이 생산 주체인 행정 기록의 영역을 제외하고 나머지를 ‘학생 관련 기록’이라고 명명하였다. 이 중 학생에 관한 기록은 교육기록이라 하고, 학생에 의한 기록은 창작 및 연구 기록과 활동 기록으로 나누어 총 세 범주로 학생 관련 기록을 구분해 연구를 진행하였다. 이 연구에서는 학부생의 기록과 대학원생의 기록을 모두 포괄하여 함께 다루었는데, 주체의 차이는 있어도 공통적으로 대학이라는 기관에서 생산된다는 점, 통합된 기록관리 체계를 수립하는 것이 관리에 수월하다는 점, 모범 사례에서 살펴본 대학들 중 다수가 두 대상의 명확한 구분 없이 기록을 수집·관리하고 있는 점을 근거로 통합적으로 연구를 수행하였다.

기록의 범주를 좀 더 상세히 살펴보면, ‘교육기록’은 교수 및 직원이 생산 주체인 기록들로, 대학의 학사일정, 학부 및 대학을 구성하는 교과 과정 및 관련 기록, 각 수업의 기본이 되는 강의 계획서, 강의자료 등이 포함된다( <표 2> 참조). ‘학생 창작 및 연구 기록’은 학생들이 학습한 결과물로 기록의 생산 주체가 학생이며, 수업 별 과제물, 프로젝트 과정물 및 결과물, 졸업 논문, 졸업 작품 등이 포함된다. ‘학생 활동 기록’은 대학에서 학생들이 수업 이외에 자율적으로 참여하는 자치 활동들에 대한 기록으로, 학생회, 동아리, 클럽 등의 학생 단체 운영 및참여 관련 기록이 포함된다. 대학 축제의 경우도 학생회 및 동아리가 주도적으로 주최하고 기획하기 때문에 학생 활동 기록의 범주 안에 포함된다고 보았다.

기록을 이렇게 범주화한 후, 국내·외 대학의 학생 관련 기록 관리 사례를 살펴보았다. 대학 차원의 학생 관련 기록 관리 방안 사례와 학과 차원의 학생 관련 기록 관리 방안 사례를 포괄적으로 조사하였다.

해외 대학 사례는 먼저 도서관 및 기록관을 대학 내에 설치하고 있는 대학들 중에서 학생 관련 기록 관리 여부를 수집 정책을 통해 확인하였다. 여기서 웹사이트 방문과 도서관 사서 및 기록관 직원과의 이메일 면담을 통해 시사점을 도출할 수 있었던, Harvard 대학교와 MIT 및 Yale 대학교의 수집정책 및 수집 주체, 서비스 방식 등을 살펴보았다. 또한 학생 관련 기록의 관리 현황을 파악하기 위해, 미국 내 모든 지역의 대학을 대상으로 리포지토리 설치 및 활용, 관리, 기술 인프라 등에 대한 조사를 실시한 MIRACLE Project의 결과 보고서(Markey et al., 2007)를 살펴보았다.

국내 대학 사례는 학생 창작 및 연구 기록의 형태가 다양한 대학들을 중점적으로 살펴보았다. 기록관 및 웹사이트 방문과 도서관 사서 및 기록관 직원과의 전화, 이메일 면담을 통해 학생 관련 기록을 수집 및 관리, 서비스하는 데 있어 시사점을 도출할 수 있는 대학으로, 한국예술종합학교와 한국과학기술원(KAIST), 한국기술교육대학교 등을 선정하였다.

학부 및 학과 차원에서 학생 관련 기록을 수집·관리하는 사례는 다양한 유형 및 형태의 기록을 아카이빙하는 사례를 선정하였다. Harvard 대학교 디자인 대학원 프로젝트 아카이브, 서울시립대 건축학부 건축학전공 오픈 아카이브, 서울과학기술대학교 조형대학 디자인학과 시각디자인 프로그램 디지털 아카이브, 홍익대학교 디지털미디어디자인전공 디지털 아카이브가 연구 대상이 되었다.

마지막으로 명지대학교의 학생 관련 기록 생산 현황을 각 범주별로 분석하고, 문헌연구와 사례조사의 분석 결과를 바탕으로 기록관리 방안을 제시하였다. 사례로 선정한 대학들은 일반 대학에 비해 생산 기록이 더 다양하며 규모 등에서도 차이가 있고, 일부는 필수적인 관리가 요구된다는 차별화 된 특성을 가지지만, 이와 같은 특성을 바탕으로 이루어지고 있는 효율적이고 체계적인 기록 관리 방안을 모범사례로 보고, 일반 대학교에 적합하도록 학생 관련 기록의 범주별 관리 방안과 종합 관리 방안을 제시하였다.

앞에서 제시한 바와 같이, 이 연구에서 교육 기록은 교수진의 수업자료 및 교과과정에 대한 산출물들로, 학사일정, 교과과정, 강의계획서, 강의자료 등을 포함한다. MIRACLE Project (Markey et al., 2007)를 포함하여 교육기록의 수집과 관리의 모범 사례로 살펴본 Harvard 대학교, MIT, Yale 대학교, 한국예술종합학교, 한국과학기술원, 한국기술교육대학교 여섯 대학에서 모두, 기록의 수집정책에 교육 기록을 포함하고, 학사일정, 교과과정, 교수 자료 등을 교육 기록으로 수집하고 있으며, 이를 이용할 수 있도록 서비스를 제공하고 있었다( <표 3> 참조).

교육 기록의 수집 주체는 대학, 기록관, 도서관, 온라인 리포지터리와 웹기반 학습 시스템등 다양했다( <표 3> 참조). 또한 사례 대학들은 대부분 연간 계획에 따른 이관, 생산과 동시에 등록·수집하는 방법을 통해 기록 수집을 하고 있었다. 이는 정기적으로 생산되는 교육 기록의 특성에 따른 수집 방법으로 보인다. 생산과 동시에 등록하여 수집하는 방법으로 수집되는 기록들은 별도의 이관절차 없이 온라인으로 수집·관리·서비스될 수 있다. 특히 Yale 대학교의 사례처럼 웹 기반 학습 관리 시스템에서 의 기록 수집은 수집 시점이 즉각적이라는 점과 학생, 교수 등 대학 구성원들이 필요한 기록을 빠르게 검색·열람·이용할 수 있다는 점에서 편리하다.

학사일정 및 교과과정 기록의 경우, 해외 대학들은 수집은 기록관에서 하더라도 교육 기록의 서비스를 위한 사이트를 별도로 운영하는 경우가 많았다. 또한 모든 학과의 교과과정을 과거의 기록부터 확인할 수 있었다.

Harvard 대학의 경우, 수집 기관과 서비스 기관이 다른데도 기관 간 기록의 실시간 공유가 이루어지며, 배너 및 링크를 통해 이용에 불편함이 없도록 했다. MIT의 경우에는 모든 MIT 교과과정 컨텐츠를 웹으로 제공하는 OCW(Open Course Ware)를 운영한다. 주제별, 학과별, 프로그램 별 교과과정의 세부정보를 제공하고 대부분 관련 교육 기록을 제공한다. 서비스의 일부로, 기록관에서 수집한 교과과정 기록을 활용하여 학부 교과과정 지도를 제공하고 있다( <그림 1> 참조). 모든 교과과정을 지도의 형식으로 시각화하여 커리큘럼의 적용 범위를 확인할 수 있으며, 탐색이 가능하다. 그림에서 작은 원들은 교과과정에서 하나의 주제를 나타내며 각각의 원들은 연관있는 다른 원과 연결되어 있고 수십 개의 원이 모여 하나의 학과를 이룬다. 이 사례들처럼 대학 내 기관 간 협력은 기록의 관리 및 효율적인 활용에 큰 역할을 할 수 있다.

이 연구에서 학생 창작 및 연구 기록은 대학 교육을 통해 산출되는 학생들의 창작 및 연구의 과정과 결과에 대한 기록으로, 수업 과제물, 프로젝트 과정물 혹은 결과물, 졸업 논문, 졸업 작품 등이 포함된다. 사례로 살펴본 여섯 대학은 모두 학생 창작 및 연구 기록을 수집·서비스하고 있었다. 일부 대학은 학생 연구물 및 창작물을 기록으로 보고 수집하고 있기도 했다( <표 5> 참조). 학위논문을 주로 수집하고 관리하고 있었는데, 이는 대학이 학생들에게 의무적으로 제출하도록 하는 대학 정책이 원인인 것으로 보여진다(Markey et al., 2007).

해외 대학의 사례에서는 학생 창작 및 연구기록의 수집 주체가 도서관, 기록관과 온라인 리포지터리였고, 국내는 주로 도서관이었다( <표 6> 참조). 특히 온라인 리포지터리는 대학 내에서 생산되는 학생 창작 및 연구기록을 한데 모아 공개하고 연구자 간 공유를 원활하게 하는 역할과 오랜 시간이 지나더라도 유실의 위험 없이 본인 및 교수진 모두가 확인할 수 있도록 서비스하는 중요한 기능을 담당하고 있었다.

수집 방법으로는 졸업 논문 및 졸업 작품의 경우 의무적 제출을 통한 수집이 대부분이었으며, 기타 연구물의 경우 자발적 기증 및 생산과 동시에 등록하는 방법을 통한 수집 방법이 활용되었다. 특히 연간 계획에 따라 이관하거나, 기록이 생산됨과 동시에 수집되도록 기록의 수집 단계를 절차화한 경우 수집이 수월함을 확인할 수 있었다. 많은 대학이 수집 정책을 통해 학생 창작및 연구 성과물을 수집하고 관리하고 있음을 천명했지만, MIRACLE Project(Markey et al., 2007)에서 언급된 바와 같이 대학 차원의 기록 수집 및 서비스는 텍스트 기반의 기록에만 치중되어 있었다. 창작물의 경우에는 양식의 통일이 불가하며, 다양한 형태의 기록은 수집과 관리에 어려움이 있기 때문이다. 그런데, 한국예술종합학교와 한국기술교육대학교는 다양한 유형의 학생 창작물과 연구물을 단순 텍스트가 아닌 사진과 영상, 3D 모델링 프로그램 등을 통해 디지털화하여 관리하고 있었다. 특히 한국예술종합학교는 학교 내에서 개최하는 모든 공연에 대해 아카이빙하고, 다양한 콘텐츠를 디지털화하여 온라인으로 서비스하는 디지털 예술정보 서비스 K’ARTS ²¹⁾를 운영하고 있었다. 동영상, 사진, 이미지, 음원, 텍스트 등 다양한 형태의 콘텐츠를 목록과 함께 학교 구성원에게 서비스하는 것이다.

학과 차원의 관리 사례에서도 영상과 사진, 디지털 프로그램을 이용하여 실물의 연구물을 기록하는 곳이 여러 곳 있었다. 사례로 살펴본 네 곳 중 서울시립대 건축학부 건축학 오픈 아카이브(UOSARCH)는 서울시립대 건축학부 건축학전공 교과목 프로그램의 구성원들이 공개된 온라인 콘텐츠를 바탕으로 다양한 소통을 통해 자발적이고 자체적인 평가를 할 수 있는 온라인 시스템으로 구성되어 있다( <그림 2> 참조). 전체 설계 수업에 적용되어 학생들이 스튜디오 작업을 과정 중심으로 아카이빙하고 이를 공유하도록 하였다. 학생들은 이를 전 학년에 걸쳐 본인의 작업을 체계적으로 모아볼 수 있는 포트폴리오로 활용할 수 있다(UOSARCH, 2018).

학과 내에서 창작물이 생산되는 수업과 그 과제에 대해 일종의 학과 전자 포트폴리오 기능을 하는 아카이브를 운영하고, 졸업작품 뿐 아니라 졸업전시회 자체를 아카이빙하여 학생들이 능동적으로 창작하고 연구한 기록을 모두 기록으로 수집하고 서비스하는 사례는 제한적으로 실행되고 있었고, 대부분의 사례에서는 학위 논문 및 졸업 논문에 국한되어 수집 중인 것으로 나타나 대학 수준의 기록 수집에 있어서의 한계와 더 폭넓고 상세한 수집범위 제시 및 관리의 필요성을 보여준다.

이 연구에서 학생 활동 기록은 학생들이 교육 이외의 활동 행위를 통해 생산하는 기록으로, 학생회 및 동아리 기록, 축제 기록 등 대학에서 학생들이 수업 이외에 자율적으로 참여하는 자치 활동들에 대한 기록들이 포함된다. 사례로 살펴본 대학들은 학생 단체 리스트를 기록으로 관리하고 있었으며 행사 등 학생 활동 사진을 수집하기도 하였다( <표 7> 참조). 하지만 앞서 살펴본 교육 기록과 학생 창작 및 연구 기록에 비해 학생 활동 기록의 관리는 국내외 사례 모두 수집의 체계성 및 관리의 효율성이 부족했다. 가장 큰 이유는 생산의 주체가 다양하여 일관적인 수집이 어렵고, 기록의 제출이 의무적이지 않아 소수의 기증자에게만 의존하게 된다는 데에 있다. 실제로 모든 사례에서 기록 수집 방법이 학생 조직 목록 기록을 제외하고는 기증을 통한 수집 방법이 전부임을 확인했다.

그러나 사례조사 대상 대학 중 해외 대학 기록관은 모두 매년 대학 내 학생 단체의 생산기록에 대해 파악하여 목록을 갱신하고 있었고, 단체별로 컬렉션을 만들어 기록이 수집되었을 때 관리하는 데에 어려움이 없도록 하고 있었다( <표 8> 참조).

대학 차원의 기록 관리 보다는 학생 자치 단체가 자체적으로 온라인 웹사이트에서 기록을 관리하는 경우가 대부분이었는데, MIT, Yale 대학교, 한국과학기술원의 경우에는 대학에서 제공하는 학생 단체 목록에서 링크를 제공하여 학생 자치 단체의 웹사이트로 연결이 가능했다( <그림 3> 참조). 각 학생 조직은 스스로 업무 및 활동에 있어서 기록의 필요성을 느끼고 기록의 생산·수집을 이행하고, 개개의 학생 조직을 관리하는 학생 자치 단체가 하위 조직의 기록들을 관리하고, 학생 자치 단체로부터 링크를 제공받아 기록관이 이용자로 하여금 기록 열람을 지원하는 체계가 이루어진다고 볼 수 있다.

교육 기록은 대학 및 대학원이 필수적으로 생산하는 기록이며, 기록의 종류에 따라 생산 기관이 달라진다. 학사일정은 대학 및 대학원 단위로 생산되며, 교과과정은 학과 혹은 전공 단위로 생산된다. 이는 대학의 공식적인 기록으로, 학교 내 회의를 통한 수립 과정 산출물이 존재할 수 있다. 강의계획서와 강의자료는 수업 단위로 생산되며, 교수 및 강사가 개인적으로 연구·작성한 기록으로 출처와 형태가 다양하다.

명지대학교는 대부분의 교육 기록을 디지털 형태로 생산·배포하고 있다. 명지대학교 홈페이지에서 학부 및 대학원의 학사일정을 통합하여 배포하고 있고, 매년 2월에 업데이트된다. 또한 모든 학과에서는 한눈에 학년별 이수 과목 및 순서를 알 수 있는 전공이수 로드맵을 제공한다. 대학원의 경우는 각 대학원의 홈페이지에서 교과과정을 소개한다. 또한 명지대학교 규정에는 ｢학칙 시행규칙｣ 및 ｢학사 처리에 관한 내규｣에서 수업계획서와 관련된 규정을 포함하고 있는데, 이에 따라 수업계획서는 홈페이지에서 확인이 가능하다( <표 9> 참조).

많은 대학에서 현재 e-Class를 활용하고 있듯이 현재 명지대학교도 전자파일 형태의 강의자료를 교수 및 강사와 학생들 간 공유하도록 e-Class ²⁷⁾를 운영하고 있다. 개설되는 모든 과목에 대해 e-Class가 생성되고 교수 및 강사, 학생들은 강의자료 공유, 게시판 운영 및 과제 제출이 가능하다. 그러나 전자 파일의 형태가 아닌 오디오나 동영상 혹은 실물 형태의 강의 자료를 사용하는 경우도 많고, 교수 및 강사가 e-Class를 사용하지 않는 경우도 많아 모든 강의자료가 업로드되지는 않으며, 현재는 2년간만 자료의 확인이 가능하여 기록으로의 보존은 전혀 이루어지지 않고, 별도의 요청이 있는 경우 개별적인 입수는 가능하다.

학생 창작 및 연구 기록은 학생들이 창작하고 작성한 기록으로, 학위논문을 제외하고는 기록의 형태와 유형이 다양하다는 특성이 있다. 현재 명지대학교는 대학원의 학위논문은 일종의 리포지토리인 도서관 d-Collection에 필수적으로 업로드 하도록 하고 있으며, 저자가 공개를 한 경우는 바로 도서관 사이트에서 온라인 열람이 가능하다.

대학 및 대학원의 대부분의 수업에서 학생들은 일반적으로 전자 문서로 작성된 과제는 e-Class 등을 통해 제출하지만, 실습수업인 경우에는 다양한 형태의 과제를 작성한다. 그 유형은 방송 프로그램, 다큐멘터리 등 동영상 파일로 제작되는 유형부터 UI, UX, 임베디드 소프트웨어 등 프로그램 파일과 판화, 공간 설계 모형 등 실물 형태, 발레, 오페라 공연, 뮤지컬 제작 등 무대 위에서 재현될 수 있는 유형까지 매우 다양하다( <표 11> 참조).

다양한 유형으로 생산되는 것은 졸업작품도 마찬가지이다( <표 12> 참조). 졸업 작품은 대체로 기획부터 설계, 구현까지 학생들이 직접 제작하며, 생산되는 기록들은 과정과 결과물까지 포함된 구체적이고 다양한 형태인 경우가 많다. 전반적으로 학생 창작 및 연구 기록은 유형이 다양하고 특히 문화예술 및 공학 계열의 학과와 수업으로부터 학생들이 산출해내는 창작 및 연구 성과물의 형태는 매우 다양하다. 그런데 현재 이들의 관리는 잘 이루어지지 못하고 있는 실정이다.

명지대학교 학생들의 자치활동의 종류는 사료실의 기능 분류에서 파악해볼 수 있는데, 학생회, 학생복지위원회, 동아리, 기타 학생 자치활동으로 나눌 수 있다. 학생 활동 기록은 필수적으로 생산되어야 하는 기록은 아니지만, 활동 및 업무의 수행 과정에서 자연스럽게 생산되는 기록들로, 학생 활동을 증거하는 역할뿐 아니라 학생 단체들이 활동과 업무를 계속해 나가는 데에도 참고 정보원으로 큰 역할을 할 수 있다.

대표적인 학생자치단체인 명지대학교 학생회는 총학생회, 총여학생회, 대학 별 학생회, 대학원 별 원우회가 있다. 예를 들면, 총학생회 기록의 범위는 총학생회 출범부터 시작하여 학기별 업무 기록, 각종 행사 관련 기록, 총회 회의록, 공고문, 대자보, 사진 및 영상기록, 회계자료 등 연간 업무가 종결되는 그 순간까지의 모든 생산 기록물들을 포함한다(이유빈, 2011).

현재 명지대학교 자연캠퍼스 총학생회는 전 세계 대학들의 글로벌 디렉토리인 글루니스를 통해, 인문캠퍼스 총학생회는 페이스북을 통해 학생들과 소통할 수 있는 커뮤니티를 운영 중이다. 대부분의 행사 공지 및 홍보는 커뮤니티를 통해 진행되며, 회의록이나 업무 관련 기록은 학생회 구성원들만 들어가는 커뮤니티에서 공유된다. 각 대학별 학생회도 비슷한데, 임기가 끝나고 다음 대의 학생회가 새롭게 구성되면 해당 커뮤니티는 폐쇄되거나 삭제되고 전혀 이용되지 않는다. 대학원의 원우회는 비교적 학생의 수가 적고 원우회 구성원의 수도 적어 온라인 커뮤니티보다 공유 드라이브를 통해 기록을 관리한다. 거의 모든 기록을 업로드하여 공유 드라이브를 통해 관리하는데, 이는 매학기 새로 개설하는 커뮤니티를 통한 관리보다는 유실의 위험이 적고 관리가 수월한 것으로 보인다.

명지대학교 동아리는 학술, 사회연구, 전시창작, 체육 등 일곱 분과로 45개의 동아리와 준동아리가 있으며, 총동아리연합회가 대학 동아리의 활동 지원 및 복지·홍보를 주관한다. 총동아리 연합회는 웹사이트를 운영하고 있는데, 이곳에서 각 동아리와 총동아리연합회 기록을 관리하고 있다. 대부분의 동아리는 회의록 및 활동 기록, 활동 일지를 통일된 양식으로 생산하며, 월별 활동일지를 주기적으로 업로드하고 이를 공개한다. 이 외에 동아리 지원서, 선거인명부, 프로젝트 계획서, 지출내역서, 동아리 박람회 등록서 등이 디지털 파일로 작성되어 제출·관리되지만, 인쇄물의 경우 따로 보관되는 경우도 있다.

명지대학교 축제인 백마축제는 매년 개최되며, 개막식, 학과 별 행사, 동아리 행사, 개인 및 단체의 부스 운영, 초청가수의 공연 등으로 다양하게 구성된다. 축제 현장을 담은 사진 및 영상 기록, 축제 일정표, 예산 책정 기획서, 거래내역서, 행사 현수막 및 포스터 등이 축제 기록으로 생산된다. 외부 대학이나, 기관, 주민들와 의 교류가 축제를 통해 활발히 이루어지기도 하여, 축제와 관련하여 생산되는 기록의 유형과 형태, 주체가 다양해졌다.

명지대학교 학생복지위원회는 학생들의 복지를 위해 학생들이 직접 운영하는 단체로, 물품대여, 생필품 무료 제공, 사용을 위한 상시 물품 배치 등 복지 서비스를 제공하는 것이 주 업무이다. 비정기적으로 학생들의 의견 조사를 통해 공동 구매를 진행하기도 한다. 명지대학교 학생복지위원회는 회의록, 대여 기록, 공동 구매 진행기록 등 학생 복지 업무 기록을 생산한다.

그 외에 강경대 열사 추모사업회의 추모제 기록, 추도식 기록, 정기총회 관련 기록, 예산·결산 자료 기록 등이 생산되는 등, 학생들은 다양한 자치활동을 통해 여러가지 기록을 생산하고 있다. <표 13>과 같이 다양한 주체들이 다양한 유형의 학생활동 기록을 생산하고 있지만 대학 차원의 수집과 관리는 기록의 생산에 비해 잘 관리되지 않고 있는 상태이다.

여기에서는 앞에서 제안한 교육 기록, 학생창작 및 연구 기록, 학생 활동 기록을 아우르는 학생 관련 기록들의 효율적인 관리를 위해 학교차원에서 이루어져야 할 방향을 제시하고자 한다. 앞에서 제시한 학생 관련 기록의 관리가 실제 대학차원에서 자리 잡기 위해서는 학교전반의 기록관리 제고 방안이 필요할 것이다. 선행연구 및 사례 분석결과를 종합적으로 분석하여 현황조사 결과에 적용하여 실제 어떤 일들이 이뤄져야 할지를 제시해 본다.

첫째, 대학에서는 모든 유형의 학생 관련 기록을 대학의 수집 기록 범주에 포함하는 대학 기록의 범위 재설정이 필요하다. Harvard 대학의 경우 대학 기록의 범주 안에 학생 단체 기록을 포함시키고, 하위 영역으로 학생 클럽 및 단체를 두는 등 범주를 구체화하고 있으며, 기록의 예로서 교과과정 기록, 교과프로그램 관리 기록 등 세부적인 기록을 정하고 있다. Samuels(1998/2007)가 제시한 대학의 기능에 따른 기록의 범위와 국가기록원의 『2016 대학 기록관리 매뉴얼』에 제시된 대학 기록 생산 주체 별 기록의 범위에도 학생 관련 기록에 해당되는 기록의 범주가 명확하게 드러나 있는 것을 확인할 수 있다.

명지대학교 사료실은 대학 행정기록, 교수기록, 학생 및 동문 기록, 법인 기록, 기타 기록을 대학 기록의 범위로 정하여 학생 기록이 포함되어 있기는 하지만 구체적이지 못하여 미흡한 점이 있다. 명확하게 학생 관련 기록을 포함하여 대학 기록의 범주를 재설정하는 것이 가장 우선되어야 할 것이다.

둘째, 기록관리 정책 확립과 수집 정책의 성문화가 필요하다. 이를 위해서는 학생 관련 기록의 생산 주체 및 부서를 확실히 하고, 기록 생산과 제출이 업무 과정의 일부로 의무화되어 있어야 한다. 행정 기록의 경우 기록관으로의 이관이 의무화되어 있는 경우가 많지만, 연구기록의 경우나 생산 주체가 학생인 기록의 경우에는 기록의 수집·제출이 의무화되지 못하는 경우가 많다. MIRACLE Project(Markey et al., 2007)에서도 기록 수집을 저해하는 1순위로 꼽힌 요소는 ‘의무적 기여에 관한 정책이 없음’임을 확인할 수 있었다.

현재 명지대학교 사료실은 학생 관련 기록을 기증의 방식으로 수집해오고 있다. 이러한 방식으로는 체계적인 수집이 어려우므로, 수집 정책에 학생 관련 기록의 이관 기준, 이관 시기, 보존 시기 등을 지정하여, 현용기록은 생산학과가 관리하도록 하고 비현용기록은 정책에 따라 대학기록관으로 체계적으로 이관할 수 있도록 하는 규정의 정비가 필요할 것이다.

셋째, 대학 내 조직들 간의 협력이 필요하다. 기록의 생산 기관과 수집 및 서비스 조직이 다를 경우 이들 간의 협력은 필수적이다. Harvard 대학과 MIT의 경우처럼 기록의 생산 주체, 관리 주체, 서비스 주체가 모두 다르더라도 부서·기관 별 연계가 활성화되어 있으면 기록을 관리하고 서비스 하는 데에는 무리가 없다. 이처럼 부서 및 기관의 협력을 통해서 기록관리의 체계를 확보하고 효율성을 높일 수 있다.

명지대학교는 사료실은 도서관에 속해 있으나 도서관과 수집 범위, 소장 현황, 정리현황, 전산화 등의 측면에서는 협력이 이루어지고 있지 않다. 국내외 많은 대학들이 기록관 소장 기록을 대학 도서관의 통합 검색 시스템에서 검색할 수 있도록 하고 있다. 도서관 서비스와 통합 검색 시스템의 구현은 기록의 활용도를 높이는 방법이 될 것이다. 도서관 이외에도 명지대학교 내의 기록 생산 부서, 학생 자치 단체 등과의 협력 역시 학생 관련 기록의 관리에 핵심이다.

넷째, 디지털 리포지터리의 확장 운영이 필요하다. 앞에서 살펴본 것처럼 명지대학교는 학위논문만을 수집하여 서비스하는 d-Collection만 도서관에서 운영하고 있다. 리포지터리는 기록의 장기 보존, 분류 및 접근, 또는 배포의 도구가 될 뿐 아니라, 생산자 간 정보 공유가 가능하며 디지털 자료의 조직적 관리와 검색 및 활용이 용이한 좋은 플랫폼이다. 즉, 리포지터리가 확장 운영되면 현용단계의 대학기록을 보관하는 플랫폼이 되는 것이고, 기록관에서는 인트라넷이나 학생들의 종합정보를 관리하는 시스템과 연동하여 기록정보를 서비스하는 좋은 매개체가 되는 것이다(조용훈, 서은경, 2014).

<그림 4>는 확장된 리포지터리의 학생 관련 기록 수집체계를 재구성하여 제시한 것이다. 리포지터리는 운영 못지않게 정책의 수립이 중요하다. MIRACLE Project(Markey et al., 2007)에서 조사한 바에 따르면 리포지터리를 운영하는 미국 내 대학들의 50%이상이 수립한 리포지터리 정책의 항목에는 <표 14>에 제시한 것과 같이, 수용 가능한 파일 포맷, 권한 관리자 설정, 컬렉션 정의, 접근제한 정책, 메타데이터, 수집 범위, 콘텐츠 삭제 정책, 콘텐츠 보존 정책, 외부 기증자 정책, 콘텐츠 업데이트 정책 등이 포함된다.

온라인 리포지터리는 그 기능을 확장함으로써 대학의 지적 자산과 교육 구성원들이 활용가능한 연구 성과들을 장기적으로 확보되도록 할 수 있고, 폭넓게 공개되고 활용되도록 할 수 있다는 측면에서 더 의미있는 역할을 할 것이다. 또한 기록관 및 도서관과 그 시스템, 그리고 학생 서비스 등의 협력 관계를 구축하는 데에 중심적인 역할을 할 수 있고, 학생 관련 기록의 효율적 관리를 위한 기반이 될 수 있을 것이다.