현재 우리는 4차 산업혁명 시대에 살고 있다. 현실에서 실감하는 경우는 많지 않지만, 인공지능(AI), 딥러닝, 빅데이터, 사물인터넷(IOT), 로봇공학 등 많은 단어들이 사용되며 해당 키워드와 관련된 산업이 발전하고 있다. 클라우드컴퓨팅 기술도 이에 해당한다. 클라우드컴퓨팅은 네트워크, 서버, 스토리지, 애플리케이션, 서비스 등의 컴퓨팅 자원을 주문에 따라 어디서나 접근 가능하도록 구성하여 제공할 수 있는 컴퓨팅 모델을 말한다(안대진, 임진희, 2017).

클라우드컴퓨팅은 서비스 유형에 따라서 SaaS (Service as a Service: 완성된 S/W 서비스 제공), PaaS(Platform as a Service: S/W 개발 환경의 플랫폼 제공), IaaS(Infra as a Service: 서버, 스토리지 등 인프라 제공)으로 구분할 수 있으며, 구현방식에 따라 Private, Public, Hybrid (Private+Public)로 구분한다(행정안전부 정보자원정책과, 2018).

공공영역에서의 클라우드 기술 도입현황은 크게 정부전용(G-클라우드)으로 구축한 경우와 민간 클라우드 서비스를 활용하는 2가지 형태로 나뉜다. 행정안전부의 전자정부 클라우드컴퓨팅 기본계획(2018)에 따르면 2017년까지 국가정보자원관리원의 1,233개 시스템 중 756개(61.3%)를 정부 전용인G-클라우드로 전환 하였고, 민간 클라우드 서비스는 459개의 공공 기관의 3,791개의 시스템 중에서 202개(5.3%) 를 활용하고 있다.

전자정부 클라우드컴퓨팅 기본계획(2018)에서는 공공부문의 민간 클라우드 이용 활성화, 「민간+정부」 하이브리드 클라우드 활성화 전략을 추진하고 있으며, 따라서 공공부문의 민간 클라우드 이용은 앞으로 급증할 것으로 예상된다.

공공영역의 클라우드 구축 중에서 기록관리 영역과 직접적으로 관련된 것은 행정업무시스템과 사무환경을 SaaS 서비스로 전환하는 계획하에 이뤄진 업무관리시스템(온-나라)과 기록관리시스템의 클라우드 전환, 그리고 G드라이브¹⁾ 도입이다. 이는 행정안전부 주관 전자정부지원사업 중에서 「정부지식 공유활용기반 고도화 사업」으로 추진하고 있으며, 2015년 1차 사업을 시작하여 2018년 4차까지 진행하였다. 중앙부처는 기록생산시스템인 온-나라시스템의 클라우드 전환을 2018년까지 전 부처에 확산하고, 클라우드 기록관리시스템은 2019년까지 확산할 예정이다. 클라우드뿐만 아니라 현재 블록체인 기술에 대한 연구도 진행되고 있는 점을 감안하면 향후 기록관리 영역에서 최신 IT 기술의 도입은 시간문제일 것이다.

그러나 기록관리 현장에서는 이러한 기술적인 변화를 크게 체감하지 못하고 있다. 클라우드 기술이 기록생산 및 관리시스템에 반영되었으나 이로 인한 업무환경의 변화는 미미할 정도다. 이는 기록관리 담당자들이 클라우드 기술을 제대로 활용하지 못해서 발생하는 문제일 수도 있으며, 혹은 클라우드 기술이 반영된 기록생산 및 관리시스템의 문제일 수도 있다. 기술의 발전은 필연적으로 업무환경의 변화를 이끈다. 그 변화가 반드시 긍정적인 결과만을 보여주지는 않기 때문에 기술 도입에는 여러 가지 사안을 고려해야 한다. 도입 후에도 예상하지 못한 문제가 발생하지 않는지 지속적인 점검과 보완이 필요하다.

국내에서 클라우드 기술을 이용한 기록관리시스템 구축 관련 연구는 2010년 이후부터 진행 되었다. 김초현(2012)은 기록서비스 향상을 위하여 기록관리기관 협의체를 만들고, 해당 협의체 중심으로 클라우드 구축 및 통합서비스를 제안하고 있다. 구체적인 클라우드 시스템 구축 방안을 제시하지는 않았지만 클라우드 기술의 장점을 분석하여 기록관리 업무에 적용하려는 시도는 큰 의미가 있다.

임지훈, 김은총, 방기영, 이유진, 김용(2014)과 김기정, 신동수(2018)는 국내외 문헌조사 및 기록관리시스템 현황을 분석하여 기록관리 기관에 적합한 클라우드 시스템 모델을 제시하였다. 해당 연구는 국내 기록관리 관련 시스템이 현재 어떤 문제점을 가지고 있는지 그리고 해결책으로서 클라우드 기술을 어떻게 적용해야 하는지 실현 가능한 방안을 제시하였다. 이성원(2016)은 클라우드 기록관리시스템 도입시 문제가 되는 보안 및 시스템 안정성 등의 해결 방안을 제시하였다.

위의 연구는 모두 클라우드 기술을 활용한 기록관리시스템 구축과 관련된 것이다. 이와는 별개로 클라우드 기술 등 최신 IT 기술과 기록관리 환경 변화 가능성 등을 다른 연구도 있다.

이생동(2014)은 우리나라에서 추진하는 G-클라우드 정책 및 다양한 국내외 클라우드컴퓨팅 서비스 사례를 분석하여 클라우드 기술을 이용한 기록관리시스템 프레임워크를 제시하였다. 특히 클라우드 기술의 도입으로 물리적 이관 방식의 기록관리 업무를 관리권 변경 방 식으로 변경하는 제안을 하였는데, 이는 기술 발전을 통해 기록관리 업무 프로세스의 변경 가능성을 제시하였다는 점에서 큰 의미가 있다. 김주영, 김순희(2019)의 경우도 클라우드 저장소를 활용하여 전자기록의 논리적 이관을 제시하였고, 이를 통해 물리적 이관 업무에서 낭비 되고 있는 행정력과 비용을 절감할 수 있다고 주장하였다.

이승억, 설문원(2017)은 ICT 및 정부업무환경의 변화로 현행 전자기록관리 체계의 전면적 변환(패러다임 전환)을 요구받고 있다고 주장하면서 전자기록관리 체계 재설계(데이터형 전자기록 관리방안, 디지털기록 신뢰 체계 구축, 수요자 위주의 디지털 플랫폼 조성)를 제안하였다. 안대진, 임진희(2017)의 경우도 4차 산업혁명의 클라우드, 빅데이터, 인공지능, 사물인터넷 기술이 기록관리 영역에 미치는 영향을 분석 하고, 최신 기술을 어떻게 기록관리 업무에 적용해야 할지를 제안하였다.

한편 국가기록원의 차세대 기록관리모델 재설계 연구(2017)에서는 전자기록관리 환경 변화에 따른 전자기록관리 개념설계, 정보거버넌스형 기능·조직·법제 구축, 전자기록관리 프로세스와 시스템 설계, 지능형 기록서비스 모델 설계 등을 제안하였다.

위의 선행연구들은 클라우드 기술 등 최신 IT 기술을 기록관리 영역에 어떻게 적용할 것이며, 또한 그에 따른 기록관리 업무환경의 변화 가능성을 전망하고 있다. 하지만 대부분 이론적 측면 및 해외 사례를 참고하여 클라우드 시스템 구축 및 기록관리 체계 재설계를 제안 하고 있다. 이러한 한계는 우리나라 기록관리 현장에서 2016년 이후에야 클라우드 시스템을 본격적으로 도입하였기에 실무 사례를 연구할 기회가 적었기 때문이다.

본 연구에서는 클라우드 기록관리시스템 구축 현황 및 운영 과정에서 발생한 문제점 분석을 통하여 개선방안을 제시하였다. 구체적으로 클라우드 기술의 도입 배경과 클라우드 온-나 라 및 기록관리시스템과의 관계를 분석하고, 관련 시스템을 기록관리 현장에서 실제로 운영한 필자의 경험을 토대로 클라우드 기록관리시스템의 문제점을 법제도, 시스템, 시스템 구축 주체(국가기록원)의 역할 3가지로 나눠서도 출하였다. 이를 위하여 클라우드 사업 추진과 관련된 관련 법률 및 사업 추진 계획을 살펴보았으며, 클라우드 시스템 구축과 관련된 논문들을 분석하였다.

이에 대한 개선방안도 법제도 정비, 시스템 재설계, 범정부 기록관리 협업체계 구축이라는 3가지 측면에서 제시하였다. 개선방안의 경우 실제 기록관리 현장에서 논의되거나 문제가 발생한 사례를 중심으로 해결책을 모색하였고, 이를 위해 관련 연구들을 최대한 참고하였다. 문제점 및 개선방안 모두 시스템 자체에만 국한하지 않은 이유는 클라우드라는 최신 IT기술을 기록관리시스템에 제대로 적용하기 위해서 는 기록관리 업무프로세스와 실무 환경, 유관 법령과 시스템 등 국가기록관리 전체를 고려할 필요가 있다고 판단하였기 때문이다.

공공기관의 클라우드 기술 도입은 박근혜 정부의 정부3.0 발전계획(정부3.0추진위원회, 2014)중에서 「클라우드 기반의 지능정부 구현」 과제에 따라 본격적으로 추진하였다. 특히 2015년에 「클라우드컴퓨팅 발전 및 이용자 보호에 관한 법률(이하 「클라우드컴퓨팅 발전법」이라 한다)」 제정으로 공공부문에서 클라우드를 도입할 수 있는 법적 근거를 확보하였다.

그리고 클라우드컴퓨팅 발전법에 근거하여 제1차 클라우드컴퓨팅 발전 기본계획(미래창조과학부, 2015)을 수립하였고, 이를 통해 부처별로 운영중인 온-나라시스템을 통합운영할 수 있는 클라우드 환경을 2016년에 구축하고 2017년 까지 전 부처로 확대하였다. 제2차 클라우드컴퓨팅 발전 기본계획(과학기술정보통신부, 2018)에서는 기록관리시스템의 클라우드 전환을 2019년까지 확산한다고 명시하고 있다.

이를 근거로 행정안전부는 2015년부터 전자정부지원사업에 「정부지식 공유활용기반 고도화 사업」을 선정하여 2018년 4차 사업까지 클라우드 온-나라 및 기록관리시스템 구축과 확산을 본격적으로 실시하였다.

국가기록원은 1차 사업 기간인 2015년에 클라우드 기록관리시스템을 설계하여, 2차 사업 기간인 2016년에 개발 및 행정안전부에 시범적용하였다. 3차 사업 기간인 2017년에 중앙부처 15개 기관으로 1차 확산을 하였고, 4차 사업 기간인 2018년에 중앙부처 28개 부처로 확산하였다. 「정부지식 공유활용기반 고도화 사업」은 4차 사업(2015~2018)으로 마무리되었기 때문에 2019년에는 폐쇄망 기관을 사용하고 있는 5개 기관이 자체 추진중인 클라우드 기록관리시스템 전환 사업에 기술지원을 하고 있다.

위의 사업 중에서 2017년에 실시한 클라우드 기록관리시스템 1차 전환 사업과정을 구체적으로 살펴보면 다음과 같다. 클라우드 기록관리 확산 및 고도화 사업(정부지식 공유활용 기반 고도화 3차)이 2017년 9월 14일에 체결된 후, 국가기록원은 9월 15일에 클라우드 기록관리 확산협의회를 개최하여 각 부처에 시스템 구축 일정 및 준비사항을 설명하였다. 국가기록원은 국가정보자원관리원(대전, 광주)에 기록물 반출환경 및 데이터 전환용 NAS 장비 반 출입 절차 등의 협의를 진행하였고, 9월 26일에 시스템 구축 기관 담당자와 국가정보자원관리원 담당자를 대상으로 착수보고회를 개최하였다. 10월까지 각 부처별 기존 기록관리시스템데이터 이관 대상량을 조사하여 확정한 후 11월부터 본격적으로 데이터 추출 및 클라우드 기록관리시스템으로 업로드를 진행하였다. 2018년 2월부터 소방청을 제외한 14개 부처는 클라우드 기록관리시스템의 시범오픈을 통해 시스템 점검 및 기존 기록관리시스템에서 이전된 데이터의 오류 여부를 확인하였고, 3월부터 정식 오픈을 통해 운영하였다. 클라우드 기록관리시스템 1차 전환 사업은 2018년 4월 17일 사업완료 보고회를 개최하는 것으로 종료되었다.

클라우드 기록관리시스템 관련 논문 혹은 자료에서는 구축을 통해 타 부처 기록의 검색·활용, 정부조직 개편 등에 따른 신규 구축 등에 빠른 대응, 유지관리 비용의 대폭적인 절감, 기록관리전문요원의 시스템 운영·관리에 대한 업무부담 경감, 협업과 소통의 촉진 등이 가능하다고 설명한다(김기정, 신동수, 2018; 국가기록원, 2016). 하지만 실제로 클라우드 기록관리시스템을 현장에서 운영해본 결과 아래와 같은 문제점을 가지고 있다.

첫째, 법제도의 변화 없이 시스템의 변화만 이뤄진 상태이다. 현행 기록관리 법제도는 근본적으로 종이문서 관리에 기반하고 있다. 종이문서 관리의 기본은 기록이 생산부서에서 기록관 혹은 영구기록물관리기관으로의 물리적인 이동을 전제로 한다. 물리적 관리 기반의 기록관리 개념 은 자료관시스템-기록관리시스템-클라우드 기록관리시스템으로 이어지면서도 변하지 않았다. 과거 자료관 시스템이 전자기록의 관리에 적합 하지 않다는 한계를 극복하기 위해 기록관리시스템을 개발하였으나, 3가지 시스템을 모두 운영 해본 필자의 입장으로서는 현행 클라우드 기록관리시스템에서의 기록관리 개념도 자료관시스템과 다를 게 없다고 생각한다.²⁾

예를 들어 클라우드 기록관리와 관련된 연구 (김주영, 김순희, 2019; 이생동, 2014)에서는 기존의 물리적 이관 방식에서 기록의 관리권 변경 등의 논리적 이관 방식으로의 변경을 제안하고 있다. 그러나 <그림 1>에서 보는 바와 같이 현행 기록관리 법제도에서는 물리적 이관을 규정하고 있기 때문에 논리적 이관 방식을 구현한 기록관리시스템을 구축하기에는 요원하다. IT기술의 발전에 따른 기록관리 업무환경의 획기적인 변화 가능성을 종이문서에 기반한 기록관리 법제도가 가로막고 있는 상황이다.

둘째, 시스템의 변화도 반쪽자리 변화일 뿐이다. 서버 및 소프트웨어 등의 인프라는 클라우드 기술의 도입으로 높은 향상을 이뤄냈으나, 시스템 내의 기록은 과거와 마찬가지로 해당 기관 내에서만 독점하고 있다. <그림 2>에서 클라우드 기록관리시스템은 타부처 기록의 검색 및 열람 기능을 구현하였지만, 실제 검색을 허용하는 기관이 없어 클라우드 기술 도입을 통한 범정부 차원의 공유·협업이 전혀 이뤄지지 못하고 있다.

반면에 <그림 3>에서 보는 것처럼 클라우드 온-나라시스템에서는 타부처 기록의 검색 및 열람이 어느 정도 이뤄지고 있다.³⁾ 기록생산시스템에서는 검색이 가능한데 기록관리시스템으로 이관되면 검색이 불가능한 아이러니한 상황이 발생하고 있다.

이는 클라우드 구축 초기 단계로 인한 혼란으로 볼 수도 있으나, 공무원 조직의 폐쇄성, 수동적 태도 등의 관료주의 문화에 기인한 탓도 크다고 볼 수 있다. 현재 클라우드 온-나라시스템 및 기록관리시스템에서 타부처 직원의 기록 검색을 허용하는 것은 해당 기관에서 결정하고 있다. 관료주의 문화를 극복하지 못한다면 기록의 공유를 통한 협업과 소통의 촉진은 어려울 것이다. 2018년 클라우드 기록관리시스템 1차 확산 사업 완료보고 및 시연 현장에서 중앙 부처 기록연구사들이 국가기록원에게 타부처 검색 기능에 대한 회의적인 의견을 제시하였으나, 국가기록원 관계자는 해당 기능이 구현되어 있기 때문에 당연히 사용해야 한다는 취지의 답변을 한 적이 있다. 이는 시스템에 기능만 구현하면 당연히 사용할 것이라는 안일한 생각을 확인할 수 있는 사례라고 볼 수 있다.

셋째, 시스템 도입 이후의 변화는 전혀 고민 하지 않고 있다. 4차 산업혁명은 전통적 기록관리 개념을 바꿀 가능성을 가지고 있다. 클라우드 기술은 기록의 물리적 관리비용 증가에 따른 폐기 부담을 덜 수 있으며, 빅데이터 기술을 통하여 대량의 기록을 지속적이고 다양하게 활용 할 수 있다. 정교한 분류체계도 인공지능 및 검색기술의 발달로 의미가 없어질 수 있으며, 무인로봇을 통한 서고관리 및 열람서비스는 현재 외국에서는 이미 실시하고 있다.⁴⁾ 이러한 기술은 어쩌면 우리가 예상하는 것보다 훨씬 더 빠르게 기록관리 영역으로 진입할 수 있다.

문제는 이러한 변화의 흐름을 대하는 국가기록원의 소극적인 자세에 있다. 국가기록원은 차세대 기록관리모델 재설계, 블록체인을 적용한 신뢰기반 기록관리 플랫폼 구축 시범사업 등 최 신 IT기술의 연구를 진행하고 있으나 2019년 현재 실질적으로 기록관리 실무에 적용한 성과는 없다. 클라우드 기록관리시스템 구축 사업의 경우도 국가기록원이 주도적으로 추진한 것이 아니라, 클라우드컴퓨팅 발전법에 따른 범정부 공통업무의 클라우드 전환 분위기 속에서 진행된 것이다. 결국 국가기록원은 클라우드 기술에 따른 기록관리 환경 변화를 염두에 두고 체계적으로 사업을 추진하지 못하고, 2007년부터 각 부처에서 개별적으로 구축·운영해오던 기존의 기록관리시스템을 국가기록원에서 통합하여 운영하는 수준에 그치고 말았다. 기존의 개별 기관에서 기록관리시스템을 운영하는 것보다는 비용 및 인력 측면에서 절감 효과는 있으나 협업과 공유, 스마트한 업무환경 구축 등 그 이상으로 클라우드 기술을 활용하지는 못하였다.

물론 최신 기술의 적용 및 범정부적 협업 등이 이뤄지고 있는 기록생산 현장과 생산 후 10년이 지난 기록을 이관받아 장기적이고 안정적으로 관리해야 하는 국가기록원의 사이에는 시간적 괴리가 있을 수밖에 없다. 최신 기술을 무턱대고 도입하는 것보다는 장기간의 운영 사례 및 검증을 통해 완벽하게 문제가 없다고 판단 될 때까지 기다리는 것이 영구기록물관리기관 의 미덕일 수도 있다.

그러나 국가기록원은 영구기록물관리기관임과 동시에 국가기록관리 정책을 총괄하는 중앙 기록물관리기관이다. 기록 생산 현장에서 벌어 지고 있는 문제들을 적극적으로 해결해야 한다. 현장 실무자들과의 소통, 유관 기관과의 협업, 변화하는 기록관리 환경에 신속하고 유연하게 대응할 수 있는 정책 연구 등 기록관리 현장 이슈에 적극적인 태도로 임해야 한다.

우선 법제도의 정비가 필요하다. 1999년 공공 기록관리법을 제정한 이후 정부는 기술발전 및 제도운영으로 인해 발생한 문제점을 종합 검토하여 2007년에 공공기록관리법 전면개정을 시행 하였다.⁵⁾ 그 이후 현안 과제를 해결하기 위한 법령 개정은 지속되었으나 일부 조항의 수정/보완 수준이었다. 앞에서 클라우드 기록관리시스템이 종이문서 기반의 기록관리 업무체계를 반영한 것을 문제점으로 지적하였고, 이를 해결하기 위해서는 법제도의 근본적인 검토가 필요하다. 즉, 4차 산업혁명 시대에서 국가기록관리 체제는 2007년 수준의 전면적인 법제도 개정이 필요하다. 법제도 개정과 관련하여 본고에서는 기록관리 단위(기록철-기록건 구조)의 다양화, 기록관리 업무프로세스 개선을 제시하고자 한다.

기록관리시스템의 근본적인 검토가 필요하다. 현재 중앙부처는 클라우드 온-나라/기록관리시스템을 구축·운영하고 있다. 그러나 차세대 전자기록관리 모델 재설계(국가기록원, 2017), 전자정부 클라우드컴퓨팅 기본계획(행정안전부, 2018) 등에서 온-나라시스템과 기록관리시스템의 통합을 추진하고 있다. 이는 기록관리시스템의 존재 이유를 근본적으로 검토하고 시스템을 재설계해야 하는 이유이다.

기록관리시스템의 존재 목적은 생산시스템의 기록을 철저히 파악하고 장기보존에 적합한 형태로 이관받아 체계적으로 이용할 수 있도록 관리하는 것에 있다. 생산부서의 물리적 공간의 한계로 기록관(문서고)으로 이관해야 한다는 종이문서 관리의 개념도 적용되었는데, 이는 대량의 전자기록을 기록생산시스템에 보관 하기에는 스토리지 등의 서버 확장, 효과적인 검색을 위한 검색엔진 추가 구축 등의 비용 문제가 발생하였기 때문이다.

그러나 IT기술의 발전은 물리적 이관의 필요성을 무색케 하였으며, 나아가 기록관리시스템의 존재 이유를 의심케 하였다. 기록생산시스템에서 대량의 기록을 저렴하고 안전하게 보관할 수 있고, 정확하고 신속하게 검색할 수 있기 때문이다. 그러므로 현재 시스템 통합 추진에 있어서 과거의 기술적 한계 및 종이문서 관리의 개념에서 벗어나 기록관리 업무방식 및 업무환경의 변화 모두를 수용할 수 있는 업무프로세스 재설계 및 법제도 정비를 진행하고 이를 시스템에 반영할 수 있어야 한다.

이런 흐름과는 반대로 온-나라시스템의 기록을 정보공개시스템에서 원문공개 서비스하는 현재의 체계를 정비하여 기록관리시스템과 정보공개시스템 연계를 추진하려는 시도도 있다.⁷⁾ 연계의 이유는 클라우드 온-나라시스템에서 최근 5년간의 기록만 유지하고 이전 기록은 삭제할 필요가 있다는 것이다. 이는 클라우드 기술의 장점인 대량의 데이터의 저렴하고 효율적인 보존이라는 장점과는 상반되며, 데이터의 물리적 이관이라는 종이문서 기반의 기록관리 개념을 벗어나지 못했다는 것을 반증한다. 이와 관련하여 2019년 6월에 국가기록원 주관으로 클라우드 온-나라 5년 경과 기록물 처리방안 검토회의가 개최되었다. 회의에는 행정안전부 정보공개정책과(온-나라시스템 담당), 국가정보자원관리원, 국가기록원 기록정보기반과(기록관리시스템 담당) 담당자, 중앙부처 기록관리 및 온-나라 담당자가 참석하였다. 이 회의에서 각급기관 담당자들이 대부분 연계에 대한 부정적 의견을 제시하면서 논의는 진전되지 못하고 서로의 입장을 확인하는 선에서 끝났다. 그런데 최근 정보공개 정책과에서 정보공개시스템과 기록관리시스템간 원문정보 연계 관련 기관 추진상황 점검 요청(정보공개정책과-2691, 2019.6.12.) 공문이 시행된 것을 보면 이 문제는 종료된 것이 아니라 현재진행형인 듯하다. 만약 이 계획대로 추진된다면 각급기관의 기록관리시스템은 원문정보 공개를 위한 역할을 부여받을 것이며, 이는 앞에서 언급한 온-나라시스템에 기록관리시스템을 통합하려는 계획에 부정적인 영향을 끼칠 것이다. 이 사례도 기록관리시스템의 역할에 대한 근본적인 검토 필요성을 제시하고 있다.

전자정부 추진 과정에서 국가기록원은 범정부 기록관리 협업체계를 구축하고 컨트롤타워의 역할을 해야 한다. 앞에서 문제점을 지적한 것처럼 클라우드 온-나라시스템과 기록관리시스템을 구축할 때에 국가기록원은 개별 기관에서 구축한 기록관리시스템을 클라우드 환경에서 통합하여 운영하는 수준의 사업을 추진하는 것에 그치고 말았다. 이는 해당 사업(정부지식 공유활용기반 고도화 사업)의 추진 주체가 국가기록원이 아니었기 때문일 수도 있으며, 사업 추진 초기단계가 아니라 사업 진행중인 단계(2차 사업)에 참여하였기 때문에 적극적인 역할이 어려웠을 수도 있다.

앞에서 언급한 법제도 정비 및 시스템 재설계 개선방안은 필연적으로 다양한 기관과의 협업이 필수불가결하다. 예를 들어 기록의 범주 및 기록관리 단위 변경 등을 위해서는 공공기록관리법에서 정의하고 있는 기록 이외에도 유관 법률에서 정의하는 정보, 데이터, 전자문서, 정보자원 등을 살펴봐야 한다. 해당 법률을 담당하는 부처와 협업하여 법제도 개선을 진행해야 한다. 그러나 현상황은 법률을 담당하는 부처 혹은 소관부서가 다르기 때문에 기록의 생산과, 관리, 활용에 있어서 공동의 원칙이 없다 (이진룡, 주현미, 임진희, 2018, p. 301). 공동의 원칙이 없으면 클라우드 기록관리시스템 구축의 경우와 같이 아쉬운 선례를 남길 가능성이 높다. 공동의 원칙의 필요성은 개인정보보호법과 기록물관리법 영역의 충돌 사례에서도 확인 할 수 있다. 개인정보보호법이 시행된 2011년부터 기록관에서 보유한 개인정보 포함 기록을 개인정보보호법 절차에 따라서 파기해야 하는지, 개인정보가 포함된 전자파일에 암호를 설정하는 것이 맞는지, 개인정보와 기록물을 어떻게 구분해야 하는지 등 많은 혼선이 발생하였다.⁸⁾ 국민권익위원회 국민신문고시스템에 행정 정보데이터세트 평가·폐기 기능이 추가된 것도 개인정보보호와 기록관리가 충돌된 사례로 볼 수 있다.⁹⁾

이 외에도 지금 당장 국가기록원에서 적극 대응해야 하는 사안도 있다. 전자정부법에 근거한 행정안전부 전자정부국 정보자원보존기획단의 정보자원 보존을 위한 사업은 공공기록관리법의 행정정보데이터세트 관리와 관련이 있으므로 국가기록원과의 협업이 필요하다. 클라우드 컴퓨팅 발전법에 근거한 행정안전부 전자정부 국정보자원정책과에서 추진하고 있는 전자정부 클라우드컴퓨팅 확산 사업의 경우도 국가기록원과의 협의가 필요하다.¹⁰⁾ 정보공개법에 의거한 원문정보 공개 및 정보목록 제공의 경우도 공공기록관리법과 연관되는 사안이다.

모든 문제는 이관 시점이 도래하는 10년 후에 고민하면 되는 시대는 지났다. 현재 발생하고 있는 문제, 나아가 앞으로 발생 가능한 문제를 예측하고 적극 대응해야 한다. 국가기록원은 다양한 정부부처 및 공공영역에서 발생하는 기록관리 이슈를 종합적으로 검토하고 대응방안을 제시할 수 있어야 한다. 이와 관련하여 전자정부법 개정안에 신설된 전자정부추진위원회 조항을 검토할 필요가 있다. 이는 2016년부터 행정안정부에서 자체적으로 훈령(전자정부추진위원회 설치 및 운영에 관한 규정)으로서 운영하고 있으나, 이번 전자정부법 개정안에 전자정부추진위원회 조항을 신설하여 위원회 설치 근거를 법률 수준으로 상향하여 규정하였다. <표 3>에서 전자정부추진위원회는 전자정부 관련 주요 정책의 종합적이고 체계적인 추진을 담당하는 범정부 컨트롤타워 역할을 하고 있다. 이와 같은 역할을 국가기록관리위원회 혹은 별도의 위원회가 담당해야 한다. 또한 이진룡, 주현미, 임진희(2018)가 제안한 국가기록정보 협의체의 구성도 검토할 필요가 있다. 해당 연구에서는 기록관리와 관련된 법령을 주관하는 부처가 다른 경우 해당 기관 간 정보거버넌스(정보의 생산, 조직, 보관, 관리, 이용, 처분에 있어 조직 내의 다양한 주체들이 공통의 원칙을 가지고 서로 협력하는 방식)가 구축될 필요가 있으며, 정보거버넌스 구축을 위해 기록관리 관련 기관 간의 국가기록정보협의체 구성을 제안 하였다. 정책결정자 단위가 되었든 실무자 단위가 되었든 국가기록원은 범정부 협업 체계 구축에 노력해야 한다.