jksarm 한국기록관리학회지 Journal of Korean Society of Archives and Records Management 1598-1487 2671-7247 한국기록관리학회 Korean Society of Archives and Records Management jksarm_2019_19_03_293 10.14404/JKSARM.2019.19.3.293 사례보고 경남의 모든 기록은 경상남도기록원으로 통한다 All Records in Gyeongnam Are Stored in the Gyeongsangnam-do Archives 전 가희 Jeon Ga-Hee 경상남도기록원 gnarchivist@korea.kr 8 2019 19 3 293 300 22 8 2019 23 8 2019 27 8 2019 © 한국기록관리학회 This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 () which permits use, distribution and reproduction in any medium, provided that the article is properly cited, the use is non-commercial and no modifications or adaptations are made. 초 록

경상남도기록원은 지방에서 최초로 건립된 영구기록물관리기관이다. 2007년 「공공기록물관리에 관한 법률」에 의해 지방기록물관리기관이 설립 의무화 되어 17개 시도 모두 건립을 위한 최초계획을 작성한 후, 약 10년이 지나서야 경남에서 그 첫발을 내딛게 되었다. 물론 처음계획(신축)과 달리 리모델링 건물로 인해 서고면적, 건축비 등 많은 부분이 축소되었지만 건립은 성공적이었다. 기록과 그것의 관리 불모지, 경남에서 첫발을 내딛은 경상남도기록원은 2014년부터 2019년 현재까지 기록관리의 발전과 기록문화의 확산이라는 목표로 끊임없이 정진하고 있다. 그러나 ‘처음’이라는 것은 생소하고 많은 과제를 안고 있다. 선언적인 법률의 실질적 구현과 도민과 함께하는 기록문화 확산의 실현 등 그동안 생각하지 못한 여러 일들을 수행하고 결과를 도출해야 한다. 때문에 ‘처음’은 영광이라기보다 책임감이 더 필요한 단어인지 모른다. 지금 경상남도기록원에서 수행하고 있는 여러 가지 업무들과 그것의 결과물에 책임감을 갖고 가려고 한다. 시간이 흘러 경상남도기록원을 생각할 때 ‘최초’만이 아닌 기록문화 확산의 선도자, 책임자로서 기억되도록 매일을 기록하겠다.

 ABSTRACT

Gyeongsangnam-do Archives is the first permanent record management organization built in the province. In 2007, the Local Archives Management Agency was obliged to establish under the “Public Archives Management Act,” and it was not until about 10 years after that the first plan was made for the construction of all 17 attempts. Unlike the initial plan, many parts of the building were reduced because of the building remodeling; nonetheless, the construction was successful. The Gyeongsangnam-do Archives, which first came to the fore in Gyeongnam, is constantly committed to the development of records management and the spread of recording culture from 2014 to 2019. However, the first time was unfamiliar and difficult because of many challenges. Furthermore, it is necessary to carry out various tasks that have been set aside such as the actual implementation of declarative laws and realization of the spread of the recording culture with citizens. Therefore, the first trial may require more responsibility than glory. As the researcher, I will manage various tasks and results of the work done at Gyeongsangnam-do Archives, as well as record every day to be recognized as a leader and director of spreading the recording culture.

 경상남도기록원 지방기록물관리기관 리모델링 건물 기록문화의 확산 책임감 선도자 Gyeongsangnam-do Archives Local archives Remodeling Building Expansion of Record Culture Responsibility Leaders 1. 경남의 모든 기록은 경상남도기록원을 통한다

우리나라의 공공기록관리 업무는 중앙 집중적이었다. 법에서 규정해 놓은 영구기록물관리기관의 형태는 다양했지만 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률(이하 ‘공공기록물법’)」 제정 이후 20년 동안 실질적인 영구기록물관리기관은 국가기록원 한 곳이었다. 전국 기록관의 중요기록(보존기간 30년 이상 기록)은 국가기록원으로 향했고 기록물관리전문요원들은 국가기록원의 정책방향에 맞추어 업무를 수행했다. 강산이 두 번 바뀐 20년이 흐른 지금, 일부나마 지방의 중요기록을 관리할 수 있는 공간과 조직이 생겼고 그동안 익숙했던 조직체계는 새로운 시대를 준비하는 적응기간을 거치고 있다. 적응시간은 누구에게나 어색하고 찬사와 비판, 혁신과 모험은 동반된다. 때문에 그것을 즐기기에는 많은 난관이 있다. 지금 우리에게 필요한 것은 끊임없는 자기반성과 목표에 대한 전략과 결과에 대한 책임의식이다. 이러한 과정을 겪은 후, 경남의 중요기록은 경상남도기록원을 통할 것이고 ‘처음’이라는 영예도 향유할 수 있을 것이다.

1.1 건립과정

2007년 「공공기록물법」의 개정으로 시도의 지방자치단체가 기록물관리기관을 의무적으로 건립하도록 규정한 이후, 이 법에 따라 같은 해 경상남도기록원 건립 기본계획을 수립했으나 국비 확보 등 어려움이 있어 보류되어 왔다. 그러나 지역균형발전과 서부경남의 행정편의 개선을 위해 경남도청의 일부 공공기관이 서부청사로 이전하게 됨에 따라 유휴청사 활용방안에 대한 용역사업이 진행 되었다. 그 결과 경상남도기록원(지방기록물관리기관)이 적합하다는 결과가 도출되었고 「경상남도 지방기록물관리기관 건립 세부추진계획(2015. 2. 27.)」이 수립되었다. 총사업비, 운영방식, 운영비 및 인력, 재원구성, 시설배치, 조직구성, 당면추진사항 등이 이 계획에 포함되었고 이에 근거하여 기록원건립이 시작되었다.

연도별 경상남도기록원 설립 경과 1.2 공간 및 수용능력

경상남도기록원은 지하1층, 지상5층, 6,584㎡ 규모로 리모델링한 건물이며 사업비는 총 127억 원이 소요됐다(건축 90억, 전산장비 20억, 서고장비 14억, 기타3억).

기록보존 및 관리를 위한 서고, 탈산·소독실, 수선작업실 등이 있으며, 대도민 기록정보서비스 제공을 위한 전시실과 체험실 등의 민원공간이 있다.

경상남도기록원 공간구성

경상남도기록원의 서고 수용량은 약55만권이며 문서, 도면, 시청각, 마이크로필름, 행정박물, 민간기록, 비밀문서 등 다양한 기록을 보존할 수 있다. 관할권은 법상 도 및 시·군, 교육청, 지방 공사·공단으로 되어있으나 현재 도(도립 대학 2곳 포함) 및 시·군 기록관을 실질적으로 관할 범위에 포함시켰으며 교육청과 지방 공사·공단 등은 우리 원 운영상황에 맞추어 관리범위를 확정할 계획이다. 그 외 2007년 이전 경상남도에서 국가기록원으로 이관한 기록물 23만권의 재이관이 추진 중이며 그에 맞추어 기록물 보존서고 증축공사 등이 준비 중에 있다.

그러나 실제 수용해야할 기록과 수용가능한 공간은 차이가 있으며 이유는 모든 기관의 사정과 유사할 것이다. 때문에 생산해야할 기록, 생산되는 기록, 기록관에 보존해야 하는 기록, 기록원으로 이관해야 하는 기록을 정의하는 일은 필수적이며 이를 통해 보다 실질적이고 효율적인 기록관리 운영체계를 구축할 수 있을 것이다. 모든 기록을 수용할 수 없다면 꼭 보존해야하는 기록을 찾는 것, 지방기록물관리기관 운영의 필수요소다.

 2. 경상남도기록원의 조직 구조 및 운영 2.1 조직형태

기록원장(4급), 2개과(5급) 4개 담당(6급 이하)으로 총 12명(정원 14명)의 직원을 배치하여 시작한 경상남도기록원은 2019년 조직개편으로 현재 5개 담당(6급 이하) 총 20명(정원 22명)으로 근무하고 있다. 기획행정과(기획행정, 시설관리담당), 기록보존과(기록정책, 보존관리, 기록서비스담당)로 나뉘어져 기록연구사(기록물관리전문요원) 8명과 사서, 전산, 행정, 건축, 학예 등 다양한 분야의 전문가들이 함께 업무를 수행하고 있다. 기록원 운영은 기록연구사만의 몫은 아니다. 한 기관을 운영하기 위해서는 다양한 업무들의 협업이 필요하며 그 과정을 통해서만 온전하게 기록을 관리할 수 있다. 소독·탈산을 위한 공업직렬, 시스템 구축 및 관리를 위한 전산직렬, 행정처리절차 업무 수행을 위한 행정직렬, 건물 수선·유지를 위한 시설직렬, 훼손 기록물의 복원을 위한 학예직렬 등 다양한 분야의 전문과들과의 이해와 활동이 필요하다.

때문에 기록전문직들에게는 기록업무뿐만 아니라 각 직렬들간의 소통과 전문적인 기록관리가 일반화 되도록(누구나 이해하기 쉽도록) 노력할 필요가 있다. 기록문화 확산은 시민뿐만 아니라 내부직원의 이해와 소통에서부터 시작할 것이다.

 2.2 비전 및 목표

경상남도기록원은 경남의 공공기관에서 생산된 (생산되어야 하는) 기록을 관리하고 그것을 보다 정확·신속하게 이용할 수 있도록 하여야 하며 특히 역사적으로 보존가치 있는 기록을 평가·선별하여 후대에 길이 보존할 책임을 가지고 있다. 또한 민간기록도 함께 수집하여 경남 역사의 결락을 보완하고 보다 질적으로 우수한 기록서비스가 수행될 수 있도록 하여야 한다. 이러한 이상을 위해 경상남도기록원은 「투명하고 책임 있는 기록자치 실현」이라는 비전을 가지고 그에 따른 목표, 실천과 제를 정의하였다.

경상남도기록원 비전(경상남도기록원 ISP 용역사업)

지방기록물관리기관은 지역상황에 적합한 기록관리 기준을 수립해야 한다. 이는 기록의 가치 중 시민의 ‘정체성’과 연관된다. 예컨대 서울과 경남의 민간기록 수집 목표(기록의 안전한 보존 및 효율적 활용)는 같을지라도 목적은 지역사정에 따라 다를 수밖에 없다. 지역 기록물이 지역민의 정체성을 확립한다고 한다면 기록의 수집범위와 활용계획도 그에 맞춰 진행해야 하기 때문이다.

그 외 수집, 보존, 서비스로 이루어지는 기록관리업무 절차, 업무수행 과제와 내용은 지난 시간 기록관리 업무를 진흥하고자 하는 마음이 있는 사람이면 누구나 공감하는 대동소이한 내용일 것이다. 이는 국가기록원이 지난 2005년부터 2017년까지 보고되었던 ‘혁신’의 과제들이 대부분 연결성(유사성)을 가지고 있었다는 것을 비추어 설명할 수 있다. 우리가 기록관리 업무를 통해 추구하고자 하는 목표는 그것의 전문가들 사이에서 이제 익숙한 것일 것이다. 핵심은 이때까지 주장해왔던 것들의 결과분석, 문제점 도출, 해결방안이 우선일 것이고 지역특성과 상황에 맞게 조정하고 더 나은 것을 탐구하는 것이라 생각한다. 기록관리 선진화, 기록정보 자원화, 기록문화 활성화, 익숙하기도 하며 당연한 핵심과제다.

 2.3 운영현황 2.3.1 개원 전

경상남도기록원 건물 준공 후, 국가기록원을 벤치마킹하고 「기록물관리 기본계획」을 세웠으며, 경상남도기록원이 해야 하는 업무를 분석·표준화한 「경남기록원 기록물관리 업무 처리절차 표준설계」 작성으로 경상남도기록원에서 제정해야 할 각종 규정, 예산, 고유업무 및 용역 등을 산출했다. 그리고 국가기록원과 업무 인수·인계, 기(旣) 완성된 전시실과 체험실 정비 및 서고환경 개선작업, 각종 규정 제정 등을 실천했다. 도 및 시·군 기록관 중요기록물 만 여권을 이관하고 민간기록물을 기증받았다. 그동안 법률에 규정되어 있었지만 준수하지 않았고, 준수하기 힘들었던 ‘기관장 기록물이관’도 개원식을 계기로 이관 받아 전시해, 앞으로 도나 시·군 등 관할 기록관의 기록관리 업무가 강화되길 염원했다.

 2.3.2 개원 후

경상남도기록원 운영에 기록관련 전문직이 절대적으로 부족한 상황에서 기록연구사 뿐만 아니라 사서, 전산, 행정, 공업 등 기록원에서 반드시 있어야할 전문직들의 충원을 위해 노력했으며 그 결과 서비스담당 신설 및 인원 증원 등 많은 결실을 짧은 시간 내에 강렬하게 이루어 낼 수 있었다.

또한 기록원 홈페이지, 경상남도 영구기록관리시스템(GNAMS) 1차사업과 관련 장비와 보안시스템을 구축했으며 구축에 따른 업무(생산현황 통보, 단위과제 확정, 전자기록물 이관 등)를 준비 중이다. 법상 존재하는 유명무실한 규정 예컨대 ‘속기록·회의록 지정’ 등의 현실화를 위해 도 및 시·군의 주요회의를 취합하고 539건의 속기록(녹취록)을 지정했다. 기록문화 확산을 위한 학술심포지엄 <(왜 지방기록물 관리기관인가?)/2018. 12. 6.(경남대표도서관)>를 개최하고 기록관리 기준수립 중에 하나인 ‘기록관리기준표 표준화 작업반’의 운영을 2019년 8월 현재까지 지속적으로 개최하여 업무를 진행 하고 있다.

2019년 현재 주요 기록물의 수집·연구, 기록물 열람·서비스체계 구축, 기록물 보존환경 시설 확충 및 보수 등 다양한 사업을 계속 진행 중에 있으며 2018년에 이어 올해도 도와 시군의 중요 공공기록 2만 4천권을 이관 완료하였다. 공공기록물의 이관은 건단위로 수행되었는데 이 작업을 위해서 관할기록관 업무는 양적·질적 증가가 있었다. 쪽 표시, 건·철 제목 기입, 색인 및 재편철, 공개여부 설정 등 공공기록물법에 규정된 이관 준수사항을 지키는 것은 1인 기록관 체계에서는 매우 어려운 일이었다. 연초 이관대상 기록물이 기록원에서 기록관으로 통보되면 기록관은 통보된 기록물의 이관여부 확정 및 이관준비 과정 등 약 3개월의 기간 동안 이관을 위한 작업을 준비해야 한다. 이는 ‘중요기록의 안전한 보존체계 구축’이라는 서로 간에 공유(이해)된 대의명분으로 가능한 일이나 기록원이 생기지 않았 다면 발생하지 않았을 추가 업무 일 것이다. 늘 생각하는 것이지만 법의 구체적 실현은 문제와 과제를 안고 있고 누군가에는 불편이 뒤따른다. 특히 현실과 괴리가 큰 공공기록물법을 현장에 적용하는 일은 공공기관에서 기록관리를 업으로 하는 기록연구사들에게도 큰 과제다.

또한 올해는 민간의 중요기록물 수집(도정변천사 및 경상남도 근현대사 기록물 수집)을 위한 연구사업이 시작되었다. 이를 통해 공공에서 결락된 경남의 역사를 보완하고 경상남도의 역사연표를 정리 하면서 향후 경상남도기록원이 지속적으로 진행해야 할 도민기록 수집사업의 토대를 수립하고자 한다. 연구사업과 별개로 민간기록물 수집을 위해 담당자와 함께 수집대상의 구술채록, 현장방문 등이 수시로 이루어지고 있고 올해 민간기록물수집자문위원회 자문을 통해 기증 요청된 민간기록을 처음으로 수집하기도 했다.

현재 경상남도기록원 건립사업을 정리하는 ‘경상남도기록원 건립백서’ 작업을 마무리 중에 있으며 9월 중 발간될 계획이다. 우리는 백서편찬을 통해 경상남도기록원이 걸었던 최초의 길을 반추·반성하고 앞으로 나아갈 길을 공유하고자 한다. 이는 걸어왔던 길보다 걸어갈 길이 많이 남은 경상남도기록원을 위해서도 좋은 일이지만, 지방기록물관리기관을 준비하는 타 시·도 등을 위해서도 유의미한 일이라 생각한다.

경남의 기록문화 확산과 보유기록물의 공개와 활용을 위해 신설된 기록서비스담당은 경상남도기록원 개원 1주년 기획전시, 서비스 활성화계획, 여름방학을 맞이해 관내 청소년들 대상 ‘2019년 여름, 기록하는 방학’이라는 주제로 책과 종이의 역사강의와 오침안정 선장본 만들기를 기획했고 많은 학생들의 참여로 성황리에 종료되었다. 또한 2018년 이관한 기록물 중 정리 완료된 기록물을 경상남도기록원 홈페이지를 통해 8월부터 공개중이며 도민을 대상으로 열람서비스를 진행하고 있다.

그 외 경상남도기록원 전시·체험 운영 종합계획 및 경상남도기록원 이용자서비스 운영계획, 열람서비스 실무매뉴얼 수립 등 기록원의 서비스 활성화를 위한 노력을 지속적으로 수행하고 있다.

(기록물 보존서고)

(경상남도기록원 개원 1주년 기획전시 포스터)
3. 향후 발전과제

경상남도기록원은 ‘공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용체계 구축’, ‘기록물을 통한 행정의 투명성·신뢰성 확보’라는 문구를 현장에서 실질적으로 구현해야 하는 과제가 있다. 특히 ‘기록문화확산’이라는 거창하고 추상적인 문구의 현실적인 실현은 지방기록물관리기관으로서 첫발을 내딪은 경상남도기록원에서 가장 유념해야 할 일이라 생각한다.

경상남도기록원은 지방의 첫 영구기록물관리기관으로서 기관 내 뿐만 아니라 기관 외에서도 익숙 하지 않은 일들을 계속 수행해야 하기에 그에 따른 불편, 부담을 감수해야 한다. 다만 이 불편이 경상남도기록원 내부 구성원들의 현실이라면 그나마 낫겠지만 우리 원과 관계된 관할 기록관과도 연계된다는 점은 고민 중에 하나일 것이다. ‘기록문화의 발전’이라는 대의명분만으로 누군가의 희생을 요구하는 것은 지속성이 담보되어야 하는 기록관리 업무에 큰 난관이 되기 때문이다. 때문에 경상남도기록원의 설립과 운영은 관할 기록관의 발전, 민간 기록관리의 활성화와 보조를 맞추어 가고자 한다. 경상남도기록원 설립이 ‘최초’라는 영예의 틀에 갇히지 않고, 기록으로써 기록전문가들과 도민들이 함께 공유하고 즐거워하는 기관이 되고자 한다. 이를 위해 경상남도기록원의 향후 업무는 준비 되고 추진될 것이다.

투명하고 책임 있는 기록가치 구현 ‘경상남도기록원이’ 시작하고 완성한다.

 참 고 문 헌 ㈜서린엔지니어링 해동건축사무소 (주)현대산업경제연구원 (2014) 직속기관 이전과 대체시설 설치 타당성조사 및 기본계획수립 용역 경상남도 (2015) 경상남도 지방기록물 관리기관 건립 세부추진계획 경상남도기록원 (2018) 기록물관리 기본계획