폐지기관 기록물 관리에 관한 연구는 대부분 2000년대 초반 참여정부 시절, 과거사 관련 위원회들이 출범하면서 등장하였다. 일반적으로 과거사 위원회들은 한시조직인 동시에 과거사 관련 업무가 종결되면 폐지기관의 성격을 띠게 된다. 그에 따라 과거사 관련 위원회를 대상으로 한 기록관리 연구성과들은 과거사 관련 위원회가 종료된 후, 기록의 관리·보존·활용에 대한 논의를 전개해왔다.

김정희(2008)는 ‘친일반민족행위진상규명위원회’의 조사기록을 중심으로 그 현황을 분석하고 문제점을 도출하여 조사기록관리를 위한 개선 방안으로 조사기록 생산관리에 필요한 기초적인 인프라 강화, 단계별 보존·활용 모형 반영, 기록정보 콘텐츠 및 프로그램 개발 등을 제안하였다. 배나경(2008)은 과거사 관련 위원회가 조사기록에 대한 의존도가 높고, 조사과정에서 생산된 기록물이 곧 과거사 정리의 성과로 이어진다는 점에서 통합기록관리시스템 사용, 규정 및 시설 등의 제도화, 각 위원회 및 국가기록원 간의 협력체계 구축, 국가기록원 내 한시기관 기록물 담당 전문인력 배치, 통합사료관 및 개별 사료관 건립 등을 제시하였다. 임희연(2008)은 과거사 관련 위원회 기록의 효율적인 관리와 활용방안을 논의하기 위해 국내외 과거사 위원회 사례를 검토하고, 「한시조직 기록관리 규정」 마련, 한시조직이 공통으로 사용할 수 있는 표준화된 기록관리시스템 제도화, 국가기록원 내 한시조직 전담제 실시, 파견공무원의 파견기간 연장, 업무편람 제작 등을 강조하였다.

최근에 발표된 연구로, 황광석(2018)은 ‘4·16세월호참사특별조사위원회’를 중심으로 한시조사기관의 기록관리 방안을 생산·수집 기록의 범위 명료화, 기록관리 전담부서 설치, 적극적인 기록관리 업무 수행, 조사정보시스템 구축·운영, 지속적 활용을 위한 이관 등을 제시하였다. 김다정(2018)은 국가기록원에 소장 중인 과거사 관련 폐지위원회의 기록물 컬렉션 조직을 분석하여 과거사 관련 폐지위원회 컬렉션 조직 방안을 모색하고, 이를 통합 관리할 수 있는 계층체계 기술방안을 제안하였다.

한편 과거사 관련 기록관리에 대한 연구에는 활용방안에 중점을 둔 연구들이 있다. 조용성(2009)은 과거사 진상규명 관련 위원회 중 면담조사기록을 활발히 생산하고 이를 적극 활용하고 있는 국내 사례를 검토하였다. 그 결과, 유관기관 간의 수집 협력체계를 구축함으로써 수집정책을 효과적으로 운영할 필요가 있음을 확인하였다. 이인주(2009)는 활동이 종결된 의문사진상규명위원회의 기록물 실태 및 활용사례를 분석하면서 아키비스트의 역할을 강조하는 동시에 독립적이고 통합적인 과거사 사료관이 건립되어야 함을 제안하였다. 그리고 우지원과 이영학(2011)은 과거사 관련 위원회의 기록정보콘테츠 구축방안을 제시하여 관련 기록물의 통합활용 방안을 모색하였다.

국내의 폐교(대학) 기록물 관리에 관한 연구로, 민보혜(2010)는 대전지역의 폐지·폐쇄되는 초·중·고교 44개교의 기록관리 실태를 조사하고, 학교기록의 종류와 보존기간을 분석 하여 장기보존할 가치가 있는 기록물에 대한 선별 방안을 제시하였다. 폐교 기록관리 개선 방안으로는 제도적 정비, 기록관리시스템 개선, 교육콘텐츠와 전시·확장서비스·(지방사)학술 연구 지원 등을 제안하였다.

김민경, 소정의, 김유정, 오효정(2018)은 폐교사립대학이 증가하고 있지만, 이에 대한 기록관리 법령이나 지침이 모호하여 기록의 이관 및 관리업무가 제대로 수행되지 않음을 지적하며 서남대를 사례로 기록관리 현황을 파악하여 폐교대학 기록관리를 위한 개선 방안을 도출하였다.

이상을 종합하면, 폐지기관의 기록물 관리에 관한 연구는 특수목적에 의해 설립된 조직이라는 점에서 폐교대학 기록물과는 성격이 다소 상이한 측면이 있다. 그러므로 폐교대학 기록물관리에 관한 직접적인 연구는 최근에 발표된 김민경, 소정의, 김유정, 오효정(2018)의 연구가 유일하다. 하지만 서남대 사례에 한정하여 연구를 진행하였고, 폐교대학 기록물 위탁기관의 기록물 관리 현황을 총체적으로 파악하지 못했으며, 구체적으로 어떻게 개선할 것인가에 대한 실질적인 문제는 자세히 다루어지지 않았다.

따라서 본 연구에서는 폐지기관 및 폐교 기록물로서의 폐교대학 기록물을 이론적으로 검토하고, 현행법상 교육부에 의해 폐교대학 기록물 위탁기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서 관리·보존하고 있는 기록물을 중심으로 관계 법령, 관리 현황, 기록관리상의 문제점을 구체적으로 살펴보았다. 또한 시·도교육청에서 주관하고 있는 폐교 기록물 관리체계를 분석하여 폐교대학 기록물 관리체계에 반영할 수 있는 시사점을 도출하였다. 최종적으로 폐교대학 기록물을 둘러싼 관리주체별 역할과 개선방안은 기록관리 업무단계별로 제시하여 폐교대학 기록물 관리 프로세스를 통합적으로 고찰함으로써 통합관리체계에 기반한 개선 방안을 제안하였다.

「고등교육법」 제4조 및 제62조에 의해 대학의 폐쇄 명령 및 폐지 인가가 결정되면, 교육부는 동법 시행령 제72조에 따라 한국사학진흥재단 측에 폐교대학 기록물 관련한 행정명령을 전달하고, 한국사학진흥재단은 폐교대학 기록물 이관을 위한 계획을 수립한다. 이후 기록물 현장 실사를 실시하여 이관 대상을 파악하고, 폐교대학 측과의 이관 일정을 조율하여 이관전문 업체와의 협업을 통해 기록물을 인계·인수하고 있다. 실제 이관은 총 2회에 걸쳐서 약 일주일간 진행된다. 1차에는 DB를 이관하고, 2차 이관은 최종 학사업무 종료일 이후 학사정보와 행정정보, 문서자료를 인계하고 있다.

구체적으로, 이관기록물은 학사 관련 기록(학적, 과목, 성적, 등록, 장학, 교과목)과 교직원의 재직 확인 등 인사 관련 기록(민원, 발령사항, 강의경력)이 포함된 DB와 학적부, 인사문서, 행정문서와 같은 비전자기록물로 구성된다. 이는 학적부 및 학교기본재산의 처리상황을 기재한 서류로 정해진 법령상의 이관기록물 범위를 넘어선 것으로, 법개정을 통해 이관 범위를 보다 명확히 설정할 필요가 있다.

이관 과정에서는 기록물 이관목록 및 인수인계서류를 작성하고, 재단 측 관계자 및 폐교대학 측 관계자의 입회하에 기록물 이관업무가 진행된다. 전자기록물은 폐교대학의 DB를 그대로 이관하는 방식을 택하고 있으며, 비전자기록물은 이관업체에서 준비한 박스에 박스별 고유번호와 색인정보를 기재하여 포장한 후 문서고로 이관하고 있다.

한국사학진흥재단으로 위탁된 기록물은 인수 결과에 대한 점검을 실시한다. DB의 경우 데이터 정합성을 검증하고, 문서는 자료를 검수하는 단계를 거친다. DB의 데이터 정합성 검증에는 수강과목과 개설과목 일치 여부, 개인별 성적정보 교과목 중복 여부, 성적과 학적의 학번 일치 여부, 성적데이터가 없는 학적 검증, 학적에 중복 학번 확인, 학생 및 교직원의 주민등록번호 유무와 유효성 검증, 성명 및 학과명, 교과목의 영문명 등록 여부 등이 포함된다(한국사학진흥재단, 2017.9.21.). 해당 검수 조사가 완료 되면, DB는 제 발급서비스 제공을 위해 한국사학진흥재단 내 통합학사관리시스템 서버로 이관하고, 비전자기록물은 경기도 이천시 소재의 문서보관센터로 이관하여 보관한다. 위탁업체를 통해 운영되는 문서보관센터에서는 대학별 문서 보관박스 목록을 문서관리시스템 내 등재하여 기록물 현황을 파악하고 있다.

한국사학진흥재단에서 위탁·관리하고 있는 폐교대학 기록물의 현황은 <표 2>와 같다. 한국사학진흥재단은 총 16개교의 폐교대학 중 해산 관련하여 법적 쟁송이 진행 중인 일부 대학을 제외한 13개교의 폐교대학 기록물을 위탁·관리하고 있으며, 현재 2019년 1월을 기준으로, 401,638명에 대한 DB와 5,806박스의 문서 기록들을 인수하여 보관하고 있다.

한국사학진흥재단 내 폐교대학 기록물 관리를 담당하고 있는 실무자에 따르면, DB는 폐교대학에서 사용한 시스템을 있는 그대로 이관한 것으로, 해당 시스템 구현 및 마이그레이션(migration) 또는 에뮬레이션(emulation)과 같이 전자기록의 장기보존·활용을 위한 처리 과정은 별도로 수행하지 않고 있다. 또한 비전자기록물의 경우, 기록물 관리를 위한 기록물 목록이 아닌 이관을 위한 이관목록만을 보유하고 있어 현재 소장하고 있는 기록물에 대한 정확한 현황 파악은 어려운 상태이다. 문제는 이관 목록과 기준이 각 대학별로 상이하며, 분류기준 또한 불명확하여 기록물의 종류 및 유형을 정확하게 파악할 수 없다는 점이다. 뿐만 아니라 기록물 보존기간을 명시하고 있지 않아 기록물 평가·폐기업무도 현재로서는 불가능하다. 즉, 해당 목록만으로 파악할 수 있는 기록물 정보는 매우 제한적이라는 것이다.

기록물의 효과적인 관리를 위해서는 기본적으로 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제41조 및 동법 시행령 제78조에 의거하여, 기록물에 대한 전문지식을 갖춘 기록물관리 전문요원을 중심으로 기록물 관리업무가 수행되어야 한다. 또한 동법 시행령 제25조는 기록관리기준표를 작성ㅌ운영할 것을 명기함으로써 기록물 분류 체계에 기반한 기록관리를 요구하고 있다. 이러한 측면에서 볼 때, 현행의 폐교대학 기록물 관리는 기록물을 체계적으로 관리할 수 있는 전문인력과 폐교대학 기록물 관리 기준이 부재한 상태이므로 폐교대학 기록물 관리체계를 구축하는 것이 무엇보다 시급하다.

한국사학진흥재단은 「행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정」 제45조 제8항 제4호에 의해 폐교대학의 제 증명 발급을 위한 기본적인 대민서비스를 제공하여야 하는 책무를 갖는다. 그에 따라 한국사학진흥재단은 ‘폐쇄(폐지)대학 후속조치 지원사업’에 대한 위탁협약이 체결된 이듬해인 2013년 3월에 통합학사정보시스템을 구축하고, 통합증명서발급서비스를 개시하였다. 2017년 7월에는 통합학사정보시스템 웹 호환성을 개선하였으며, 2018년 2월에 폐교된 대구외국어대, 한중대, 서남대, 대구미래대의 통합증명서발급서비스는 2018년 3월부터 운영되고 있다(한국사학진흥재단, 2019).

통합증명서발급서비스는 인터넷 발급과 우편 발급을 통해 제공되고, 증명서의 진의여부에 대한 별도의 확인이 필요한 경우 원본확인서비스를 이용할 수 있도록 안내하고 있다. 주로 통합증명시스템을 통한 학적부 발급을 우선으로 하고 있으며, 성적이 멸실된 전(前)학생에 대해서는 성적 멸실 증명서를 별도로 교부하고 있다(한국사학진흥재단, 2017.9.21.). 통합증명서발급서비스는 2019년 1월을 기준으로, 최근 3년간 총 29,380건의 증명서가 발급되었다. 2015년부터 2년간 평균 5,718건이 발급되었으며, 2018년에 들어서는 발급 건수가 17,700건으로 이전대비 약 3배 증가하였다. 이는 2018년에 4개교의 대학이 폐교하면서 해당 대학 내 구성원들의 증명 발급 건수가 증가한 것으로 분석된다.

폐교대학 기록물 관리는 기본적으로 폐교대학의 기록물 관리 수준에 영향을 받는다. 폐교 이전에 체계적인 기록물 관리기준에 입각한 기록관리가 수행되었다면, 폐교 후의 기록물 관리 역시 일정한 규칙에 따른 기록관리가 가능할 것이다. 그러나 대부분의 폐교대학은 「고등교육법」 제62조 제1항에서 명시하는 바와 같이 정상적인 학사운영이 불가능하여 학교의 폐쇄 및 폐지가 결정된 경우이다. 실제 폐교대학의 폐쇄 및 폐지 사유를 살펴보면, 대학부실 운영이 적발되거나 허위 재산출연, 학생성적관리·교수채용 등 부정 적발, 부당학위 및 부당학점 부여, 교비회계 횡령 및 불법사용 등 대부분 위법 사항과 직결되는 문제들이 결부되어 있다. 이 경우, 폐교대학은 학내 비리를 은폐하고 해당 정보가 포함된 기록물의 외부 유출을 방지하기 위해 기록물을 사적으로 소유하거나 자체적으로 임의 폐기할 가능성이 높다. 실제로 2008년에 강제 폐쇄된 아시아대학은 학내 비리 문제를 은폐하기 위해 교육행정문서를 무단으로 폐기하고, 학적·학사·인사기록이 포함된 컴퓨터를 도난당하면서 현재 학생들의 학적·학사기록과 시간강사의 강의 이력에 대한 경력 증빙이 불가한 상황이다(강준구, 2009).

한편 대학은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제30조 및 시행령 제62조에 근거하여 소관 기록물의 안전한 관리를 위해 기록물의 대피 순위, 근무자 안전규칙 등 재난대책을 수립·시행하여야 하나 폐교대학은 해당 규정을 준수하지 않거나 재난이라는 변수를 간과하는 경향이 있다. 최근에 폐교된 서남대의 경우, 남원캠퍼스 본관내 상수도가 동파되면서 일부 문서고가 침수하는 사건이 발생하였다. 그로 인해 이관되어야 할 기록물 범위 중 침수문서는 모두 실제 이관 범위에서 제외되었다. 이처럼 폐교대학의 낙후된 기록물관리시설로 파생되는 이관기록물의 축소 문제는 향후 누락된 기록물에 대한 사회적 수요와 충돌할 수 있으며, 해당 기록물이 법적·증거적·역사적 가치를 지닐 경우 기록물 부재로 인한 사회적 비용이 증대할 수 있다.

2013년에 폐교된 한민학교의 경우, 종이기록과 전자기록 간의 데이터가 불일치하는 문제가 확인되어 증명 발급에 혼란을 가중시킬 가능성이 제기되기도 하였다. 이로 인해 2015년도 국정감사에서는 데이터 오류의 원인을 발견하고 폐교에 따른 원활한 학사 DB 이관 후속조치가 이행되도록 폐교가 확정되기 이전에 이관 가능 여부를 확인할 것을 요구한 바 있다(교육문화체육관광위원회, 2016.5.).

결과적으로 폐교대학의 부실한 기록관리는, 폐교가 결정되고 위탁기관으로 이관된 후의 기록관리에도 영향을 미칠 수밖에 없다. 이관 전폐교대학 측에서 생산되어야 할 기록물이 애초에 생산되지 않거나 법정 기준에 따라 관리되지 않은 상태라면, 이관 이후의 기록관리에 있어 상당한 비용 손실을 초래할 수 있다.

현행의 폐교대학 이관기록물에 대한 법정 범위는 「고등교육법 시행령」 제72조에 따라 ‘학적부 및 학교기본재산의 처리상황을 기재한 서류’로 정하고 있다. 그러나 폐교대학 기록물에는 학적부 및 학교기본재산의 처리사항을 기재한 서류 이외에도 다양한 유형의 기록물이 존재하며, 특히 생산의무 기록물과 학교의 사료적 성격을 지닌 기록물은 정보적·역사적·증거적 가치를 갖는다는 점에서 중요한 기록물이다. 즉, 폐교대학의 주요 정책에 대한 의결사항이 기재된 교무회의록, 학사운영위원회 등 주요회의록과 조사·연구서, 검토서는 법적 쟁송과정에 대처할 수 있는 증빙자료로 활용될 수 있고, 학내에서 생산된 시청각자료들은 학교 사료로 사용가능하다. 현재 한국사학진흥재단에서는 학적·학사자료를 중심으로 통합증명서발급서비스를 제공하는 것에 역점을 두고 있지만, 향후 법적 쟁송 및 지역사, 학교사 등 연구지원사업을 고려할 경우 폐교대학의 이관기록물 범위를 폐교대학이 생산·보유하고 있는 ‘모든’ 기록물로 확대 하여야 한다.

현재 사학진흥재단에서는 학적·학사 관련자료가 등록되어 있는 DB 내 인사 관련 자료가 남아 있을 경우에 한하여 증명 발급을 제공하고 있는 상황이다. 따라서 현행법에 의해 학적부 및 학교기본재산의 처리상황을 기재한 서류로 제한된 이관기록물의 범위는 당장의 폐교대학 구성원의 처우와 직결되는 기록정보서비스를 이행하기 위해서라도 그 범위를 확대할 필요가 있다. 또한 한번 폐기된 기록물은 복원이 불가하고, 특히 대학이 폐쇄된 경우는 기록물에 대한 추가 수집이 현실적으로 어렵다는 점에서 폐교대학 기록물의 이관 범위는 다양한 활용 가능성을 고려하여 신중하게 결정되어야 한다. 한편 폐교대학의 학교법인이 해산되고 나면, 폐교대학의 재산처리를 위한 청산인이 지정되고 그에 따른 청산과정이 진행된다. 이때, 폐교 시설 처리에 대한 권한은 청산인에게 귀속되고, 청산인은 「민법」 제87조에 근거하여 청산인으로서의 직무이행을 위해 필요한 모든 행위를 할 수 있다. 즉, 청산과정이 진행 중이라는 특수한 상황은 폐교대학 내 이관기록물의 범위를 임의로 축소할 가능성이 발생할 수 있으며, 이관 이후 추가적인 기록물 수집 활동에 대해 비협조적일 가능성도 배제할 수 없다.

「고등교육법 시행령」 제72조와 「행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정」 제45조에 의해 교육부로부터 폐쇄 명령 및 폐지승인을 인가받은 대학은 3개월 이내 보유하고 있는 기록물 중 학적부 및 학교재산처리사항이 기재된 서류를 교육부로 제출하고, 위탁기관인 한국사학진흥재단은 교육부로부터 폐교대학 기록물 보관·관리에 대한 행정명령을 이행하여야 한다. 반면 한국사학진흥재단의 내부규정으로, 2013년 7월에 제정되어 2017년 9월에 전부 개정된 「폐쇄(지)대학 후속조치 지원 및 관리사업 운영규칙」은 기록물의 이관 시기를 교육부로부터 기록물 이관이 요청된 일자를 기준으로 6개월 이내로 설정하고 있다. 이는 기록물 이관시기에 관하여 폐교대학 기록물 관련 관계 법령과 폐교대학 기록물 위탁괸리기관의 내부규정 간에 3개월이라는 시간적인 간극이 발생하는 것으로, 이관시기에 대한 합의된 원칙이 부재한 것으로 분석된다.

실제로 대학의 폐쇄 혹은 폐지가 결정되면, 교육부는 폐교대학 측으로 학적부를 포함한 기록물 일체를 3개월 이내 제출해 줄 것을 요청하나 의무적으로 강제하는 것이 아닌 협조 사항의 일환으로 진행되고 있다고 한다. 또한 한국사학진흥재단은 교육부로부터 별도의 행정명령이 내려진 이후부터 폐교대학 기록물 이관업무에 필요한 제반 활동들을 수행하고 있고, 현실적으로는 폐교대학의 기록관리체계 및 법인 해산·청산문제로 인해 기록물 이관이 지연되는 등 실제 이관시기는 법적으로 정해진 3개월을 초과할 수밖에 없는 상황이다. 그러므로 폐교대학에 기록물 제출을 의무적으로 강제하기 위해 처벌 규정을 추가하고, 폐교대학 기록물 제출 및 이관 시점에 대한 명확한 기준을 마련하여 일관성이 있는 이관원칙을 정립할 필요가 있다.

현행법에서 규정하고 있는 기록물분류체계는 BRM에 따라 작성된 기록관리기준표이다. 2018년 이전에는 기록물분류기준표를 사용해 왔으며, 현재 BRM을 도입한 국·공립대학을 제외한 사립대학은 기록물분류기준표를 사용하거나 사무관리규정과 같은 내규를 통해 자체기록물을 관리하고 있다. 2019년 4월 기준으로, 국내 국·공립대학은 96%가 기록분류체계를 마련하고 있으나 사립대학은 21%만이 기록분류체계를 갖추고 있다(국가기록원, 2019).

대부분의 폐교대학은 기록물분류체계가 부재하거나 존재하더라도 목록의 형태로 정리하고 있는 경우가 드물다. 또한 폐교대학 기록물의 위탁기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서도 내부적으로 폐교대학 기록물 관리를 위한 별도의 기록물분류기준표를 보유하고 있지 않아 폐교대학 기록물 이관 이후의 관리기준도 부재한 상태이다.

현재 한국사학진흥재단에서 보유하고 있는 폐교대학 기록물의 상세정보는 기록물 이관 시 작성된 이관기록물 목록이 유일하다. 폐교대학 이관기록물 목록을 통해 확인할 수 있는 기록물의 정보는 입고일자, 부서명, 보관박스번호 및 박스명, 보관장소가 전부이다. 이마저도 육안으로 확인할 수 있는 정보가 한정적이어서 이관기록물에 대한 상세목록도 부실한 상태이다. 따라서 실질적인 기록물 관리를 위해서는 기록물분류체계를 마련하여 해당 생산기관 또는 생산부서명, 업무활동의 단위와 업무활동에 관한 기본적인 설명, 기록물 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 보존장소, 보존방법 등을 기본적으로 명시함으로써 기록물에 대한 상세현황을 파악하는 것이 선결되어야 한다. 보존기간이 책정되어 있지 않은 기록물은 관리가 아닌 물리적인 보관의 개념으로 접근할 수밖에 없다. 따라서 폐교대학 기록물 관리는 보유기록물에 대한 목록과 기록물분류체계를 작성하는 것부터 시작되어야 한다.

공공기관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제41조 및 시행령 제78조에 근거하여 기록물관리 전문요원을 의무적으로 배치하고, 동법률 제27조는 기록물관리 전문요원의 사전심사 없이는 공공기록물을 임의 폐기할 수 없도록 정하고 있다. 그럼에도 불구하고 국내 기록물관리 전문요원 배치율은 상당히 낮은 편이다. 국가기록원(2019)이 발표한 『2019년 정부산하공공기관 및 대학 기록물관리 중점 추진사항』에 따르면, 2019년 4월을 기준으로 정부산하공공기관내 기록물관리전문요원을 배치한 비율은 30%로, 공공기록물법 제정 이후 약 20년 동안 공공기관의 전문요원 배치율은 절반도 되지 않는 저조한 수준이다. 특히 전체대학 357개 중 현황조사에 응답한 225개교(63%) 내 사립대학의 전문요원 배치율은 22개교로 7%에 불과하다.

폐교 사립대학 기록물을 위탁·관리하고 있는 한국사학진흥재단도 현재 기록물관리 전문요원이 없는 상태이다. 그로 인해 폐교대학 기록물 이관 및 보관 업무를 담당하는 관리자는 ‘폐쇄(폐지)대학 후속조치 지원사업’을 진행하는 대학경영지원팀 내 구성원 중 한 명이 전담하고 있다. 그러나 기록물 및 기록관리에 대한 전문지식을 갖추고 있지 않아 폐교대학으로부터 기록물을 인수한 이후 기록물 보관 이외에 기록물 정리·편철·평가·폐기·활용에 관한 업무가 현실적으로 불가능한 상황이다.

또한 폐교대학 기록물은 폐교 이후 처리과 의견을 조회하거나 기록물 처분과 관련하여 폐교대학 내 별도의 조사가 불가하다는 점을 주목할 필요가 있다. 결국 폐지된 기관의 기록물을 관리한다는 것은 기록관리에 대한 전문지식이 더욱 요구될 수밖에 없다. 따라서 폐교대학 기록물 관리를 위해서는 반드시 기록물관리 전문인력 배치를 통해 관리기준을 확립하고, 기록관리 체계에 입각한 관리업무를 수행하여야 한다.

현재 폐교대학 기록물의 위탁관리기관은 한국사학진흥재단으로, 실질적인 기록관리 업무를 수행하고 있으나 폐교대학 기록물 관리는 유관부처 간의 협력체계가 반드시 요구될 수밖에 없는 구조이다. 즉, 폐교대학 기록물은 그 특성상 다양한 기록관리주체가 혼재되어 있다. 먼저 대학의 폐교 이전에는 공공기록물이자 대학기록물로서 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 의해 중앙기록물관리기관인 국가기록원의 관리·지원을 받지만, 「고등교육법」을 근거하여 대학의 폐쇄 및 폐지가 결정되면 폐교대학 기록물은 교육부 소관이 된다. 이후 교육부는 폐교대학 기록물의 책임기관으로 지정되지만, 「행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정」에 의해 한국사학진흥재단으로 폐교되는 사립대학의 학적부 관리·보관 및 제 증명 발급에 관한 업무가 위탁되고 있다. 그에 따라 한국사학진흥재단이 폐교대학 기록물의 실질적인 기록물관리기관으로 폐교대학 기록물에 대한 전반적인 관리 권한을 갖고 있다. 한편 폐교대학 측 학교법인의 해산·청산과 관련하여 법적 쟁송에 따른 재판 과정이 진행될 때에는 기록물의 소유권이 학교법인 혹은 청산인에게 귀속되는 경우가 있다. 종합하면, 폐교대학 기록물은 분절된 관리체계 내에서 표류하고 있는 경향이 있다.

이러한 특징은 폐교대학 기록물 관리의 통합관리기관이 부재하다는 것을 의미하며, 폐교대학 기록물이 한 기관의 독립된 체계 내에서 자력만으로 운영되기 어렵다는 것을 방증한다. 특히 폐교대학 기록물은 은닉·망실·훼손의 가능성이 높다는 점을 감안할 때, 통합관리체계를 마련하여 현행의 분절되고 느슨한 관리체계를 강화할 필요가 있다.

교육부는 폐교대학 기록물에 대한 기록물 책임기관으로서 폐교대학 기록물 관리에 관한 법제를 검토하여 폐교대학 기록물 후속조치에 관한 제 규정을 정비할 필요가 있다. 폐교대학 기록물 이관 범위를 모든 형태의 기록정보로 확대하고, 이관되어야 할 기록물이 철저히 인계·인수될 수 있도록 대학의 폐쇄가 결정되고 폐지가 승인되면, 즉시 폐교대학 내 기록물 처분을 중지하는 규정을 제정·의무화하여 폐교대학 기록물의 무결성을 확보하여야 한다. 특히 권고사항에 그치는 현행의 폐교대학 기록물 제출 요청은 처벌 규정을 동반한 의무 규정으로 명시될 필요가 있다. 또한 폐교대학 기록물을 법정 기준을 준수하고, 체계적인 기준에 입각한 기록관리가 수행될 수 있도록 폐교대학 기록물관리 전문요원의 배치 등 제반 인적·물적 자원을 지원함으로써 지속적으로 관련 업무를 점검하고 평가하여야 한다.

한편 대학평가지표에 기록관리 항목을 추가 반영하여 대학기록관리에 대한 인식을 제고하는 등 폐교가 결정되기 이전부터 기록관리를 정책화함으로써 부실한 기록관리로 인해 발생 할 수 있는 비용적인 손실을 절감하는 방안을 모색하여야 한다. 나아가 대학기록물 관리 지침을 개발하여 배포함으로, 대학기록물 관리에 대한 일반적인 기준을 제시하여 대학기록관리의 표준화를 지향할 필요가 있다.

한국사학진흥재단은 실질적인 폐교대학 기록물 관리기관으로, 폐교대학 기록물 관리를 위한 명확한 관리기준이 정립되어야 한다. 현재 「폐쇄(지)대학 후속조치 지원 및 관리사업 운영 규칙」을 통해 폐교대학 기록물 이관 방침을 규정하고 있지만, 실효성이 없다는 점에서 시행령 수준의 기록물관리규정을 별도로 제정할 필요가 있다. 이때, 기록물관리규정은 폐교대학 기록물 관리와 관련된 현행법령을 중심으로 관계법령을 포함하는 내용으로 기술하여야 하며, 이관원칙 및 관리원칙을 분명히 제시하여야 한다. 내용적으로는 폐교대학 기록물의 이관 시점을 기점으로 이관 계획 통보, 기록물 이관·인계·인수, 정리, 평가, 보존, 활용에 이르는 전(全)단계를 포함하는 세부규정을 마련할 필요가 있다. 그리고 폐교대학 기록물 이관 시, 폐교대학측에 기록물 정리 컨설팅을 제공하여 이관목록 작성법, 기록물 이관 절차, 기록물 포장 및 실물 검수 방법 등을 안내하여 기록물의 철저한 이관을 지향하고, 효율적인 이관 프로세스를 확립하여야 한다. 더불어 폐교대학 기록관리에 대한 전반적인 계획 수립·운영에 대한 심의·의결 하는 폐교대학 기록관리위원회를 설치·운영하여 절차적인 정당성을 확보하여야 한다.

한편 현재 이천시 소재의 위탁업체 문서고에 보관 중인 폐교대학 기록물은 한국사학진흥재단이 위치한 대구광역시 혁신도시 인근 부지에 기록관을 별도로 건립함으로써 필요에 따라 기록물을 즉시 열람할 수 있도록 실무자와 문서고 간의 물리적인 거리를 좁혀야 한다. 기록관에서 보존되는 기록물은 다양한 방식의 콘텐츠를 기획하여 다양한 기록정보서비스를 제공할 필요가 있다. 이외 폐교대학 통합기록관리시스템 및 사료관리시스템을 도입하는 등 폐교대학 기록관리를 위한 각종 인프라를 구축하여 이관·보존 중인 폐교대학 기록물에 대한 기록관리체계를 마련하고, 기록물관리 전문요원을 필수적으로 배치하여야 한다. 더불어 효과적인 폐교대학 기록물 관리를 위해서 유관부처의 협력을 촉구하는 한편 폐교대학 기록물관리 협의체를 조직·운영함으로써 다양한 이해관계를 조율하는 역할을 담당하여야 한다.

국가기록원은 중앙기록물관리기관으로서 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제3조에서 정하는 공공기관과 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제25조에서 말하는 폐지기관의 기록물 관리에 대한 관리·감독 역할을 수행하고 있다. 폐교대학의 경우, 폐지기관으로서 폐지기록물 관리지침을 준수하여야 한다. 하지만, 폐교대학 기록물은 대학기록물로서 일반적인 정부산하공공기관의 기록물과는 그 특성상 다르게 접근할 필요가 있다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」은 정부부처 및 정부산하공공기관의 조직 및 업무기능에 부합하도록 제정된 법률로, 대학 및 폐교대학 기록물의 경우 교육기관의 고유한 업무기능을 고려한 법제가 뒷받침되어야 한다. 즉, 폐교대학은 폐지기관의 한 유형으로 성문화함으로써 폐교대학 기록물에 대한 이관원칙 및 승계원칙을 법적으로 구체화할 필요가 있다. 따라서 국가기록원은 폐지기관 기록물 관련 법제를 면밀히 검토하여야 한다. 실제로 국가기록원 공공지원과의 공공기관 및 대학 기록관리 지원을 담당하고 있는 실무자에 따르면, 국가기록원은 최근 폐교대학 지원과 관련하여 폐지기관 기록물 관리규정을 재검토하고 있으며, 이때 폐교대학을 폐지기관 기록물의 한 유형으로 규정할 것인지 혹은 별도의 규정을 제정할 것인지에 관한 논의가 진행 중이라고 한다.

또한 국가기록원은 2019년 1월 1일을 기점으로 원내 공공지원과에서 대학 기록관리제도 및 기준에 관한 주요 정책을 수립·시행할 수 있도록 직제를 개편하였다(국가기록원, 2019). 그리고 2019년 2월, 사립대학을 포함한 전체대학을 대상으로 전문요원 비율, 분류체계 마련, 기록관리시스템 구축 등 실질적인 기록관리를 위한 기록물관리 현황조사를 실시하였으며, 그 세부내용은 현재 정리·분석 중에 있다. 한편 향후 사립대학 기록관리를 지원하기 위해 대학기록관리협의회 활동에 참여함으로써 발전 방안을 함께 모색하고자 하는 계획도 논의 중이다.

이처럼 최근 국가기록원의 행보는 대학기록관리 및 폐교대학 기록관리를 지원하기 위한 노력을 보여주고 있다. 하지만 이러한 노력이 단편적인 성과로 그치지 않고 중장기 계획을 수립하여 대학기록관리 수준을 단계별로 향상시켜야 한다. 특히 폐교대학 기록물 관리의 경우, 컨설팅을 지원하거나 직원을 단기파견하여 기록물 이관 및 정리, 기타 기록물 관리 업무과정 밀착 지원, 폐교대학 기록물 현황 통계 수집 등 보다 실질적인 대안을 마련할 필요가 있다.

「공공기록물 관리에 관한 법률·시행령·시행규칙」에 의거하여 연간 기록물 생산량이 1천권 이상이거나 보존대상 기록물이 5천 권 이상인 대학은 대학기록관 혹은 대학기록관리 전담부서를 의무적으로 설치하고, 대학 기록관리 기준을 정립하기 위해 내규로서 대학기록관리 규정을 제정·운영하여야 한다. 또한 대학 기록관리 의사결정체계를 정비하기 위해 대학 기록관리위원회를 조직·운영하여 기록관리 체계를 조직화할 필요가 있다.

또한 대학 기록관리 인프라를 구축하기 위해 항온·항습 기능을 갖춘 문서고를 설치하고, 모든 기록물을 전자적으로 생산·관리할 수 있도록 전자문서생산시스템 및 기록관리시스템을 도입하여야 한다. 특히, 사립대학의 경우 행정문서에 대한 관리보다 학교사료 관리에 중점을 두는 측면이 있다. 따라서 사료관리시스템을 별도로 구축하는 등 대학에서 생산한 기록물들을 체계적인 분류시스템 내에서 관리되도록 조처 하여야 한다. 그리고 대학기록물 역시 기록물관리 전문요원을 통해 관리되어야 하며, 이를 위해 의무적으로 기록물관리 전문요원을 배치하여 학내에서 생산·보유하고 있는 기록물을 전담 관리할 수 있도록 하여야 한다. 그 밖에 기록물을 생산하는 처리과 대상으로 기록관리 교육과 부서별 모니터링을 실시하여 대학 기록관리 현황을 면밀히 점검할 필요가 있다.

폐교대학 기록물의 경우, 이관될 때 작성되는 목록 이외에 폐교대학이 생산·보유하고 있는 기록물에 대한 현황을 제대로 파악하지 못하고 있는 실정이다. 따라서 대학의 폐쇄가 결정되면, 기록물 처분에 대한 중지 명령과 함께 보유기록물에 대한 생산현황보고서를 별도로 청구하여 이관대상을 명확히 파악할 필요가 있다. 이때 확보된 생산현황보고서는 기록물 실사 및 기록물 이관목록 대조작업 시 활용하여 기록물의 철저한 이관을 수행하여야 한다.