2001년 한국전력공사에서 분사한 한국중부발전은 전력산업 전체 업무 중 발전업을 중심으로 분사되었음에도 전력산업 전체 업무가 반영된 한국전력의 10진 분류체계를 현행화를 하지 않은 채로 사용하고 있었다. 문서분류의 유지관리가 장기간 시행되지 않다 보니, 실제 업무와 문서분류 간의 괴리가 상당하여 문서분류는 문서번호를 채번하기 위한 필요적 절차에 불과하였다. 1,771개의 분류 중 미사용 분류는 702개로 40%에 육박했으며, 10건 미만 편철된 분류는 1,035개로 58%에 달했다. 이와같은 관리체계 미비는 전자문서시스템을 사용함에도 비전자 문서철로 관리하는 관행을 버리지 못하게 되었다.

이에 따라 2015년 기록관리에서 가장 기초가 되는 기록처리일정표(record schedule) 수립을 통해 대기능(10), 중기능(22), 소기능(74), 단위과제(2,173)의 기능분류체계를 도출하여 관리기반을 마련하였다.

2015년 중부발전은 구전자문서시스템을 운용하고 있었으며, 정부행정망 문서유통이 되지 않는 등 전자문서시스템 개선 등 오랜 시간 동안 유지보수가 이루어지지 않았다.

이러한 상황임에도 불구하고 전자결재시스템 재구축은 내부적으로 큰 반대가 있었지만, 기록물관리 전문요원의 지속적인 설득과 ’16.3월 원문공개 도입 의무에 따른 전자기록생산시스템 연계 이슈 촉발로 인해 오랜 시간 준비했던 신전자결재시스템 구축사업을 진행할 수 있었다.

이로써, 기안문-시행문의 통합을 통한 관리대상 명확화, 정부행정망 문서유통, 전자결재 내 기능분류체계 적용 및 관리, 문서번호체계(생산부서-연번) 변경, 전자이미지서명에서 전자문자서명으로 전환, 선람 폐지 등 새로운 제도의 도입과 함께 시스템 재구축(2016)을 진행하였다.

처리부서(처리과)에서의 활용하는 통상적인 비전자 문서철에는 전자결재문서 출력본, 수기결재문서, 전자메일, 우편, 법령, 규정, 신문스크랩 등 다양한 유형의 기록들을 편철하고 있는 것으로 확인할 수 있었다. 업무의 처리 과정이 완전히 전자화되지 못한 상황에서 비전자 문서철로 관리하는 전통적인 기록관리 행위를 기록물관리 전문요원조차도 잘못되었다고 말할 수 없었다. 이처럼 현실 세계의 업무기록은 전자결재·업무관리시스템에서 생산되는 기록 외에도 많은 유형을 생산·관리해야 한다는 결론에 이르렀다.

또한, 한국중부발전은 등록문서 외 PC에서 생산된 전자문서의 연속적, 지속적인 업무 활용을 위해서 일반문서의 관리 또한 필요한 상황이어서, 문서중앙화(ECM) 기반 지능형 기록관리시스템으로 추진(2018)하게 되었다.

일반적으로 조직의 규모가 커지고 업무의 기능이 세분됨에 따라 법령 및 내규의 준수, 과거 업무기록의 종합적인 검토 및 활용이 필요하지만, 현실은 다양한 매체, 유형의 업무기록인 비전자문서, 전자문서, 행정정보시스템의 분절된 정보관리 및 활용을 위해서는 업무처리자가 더 큰 노력을 기울여야 하는 실정이다. 또한, 과거의 기록관리가 업무 행위의 결과로서의 기록만 관리했다면, 현재는 전자기록의 특성상 기록을 관리하기 위한 정보를 획득하기 위하여 기록생산 이전에 통제하는 역할이 강조되고 있다. 앞으로 전자기록(item)의 내용적 생산통제는 점차로 절차를 포함하는 생산통제로 전환될 것이며, 그 결과 전자화된 업무프로세스관리(Business Process Management)로 발전할 것이다. 이러한 업무-기록-지식-절차화의 순환구조는 행정업무 질적 향상의 견인차 역할을 하게 될 것이다.

전통적인 종이문서 중심의 기록관리는 물리적 개체의 특성 때문에 ‘현용-준현용-비현용’의 관리체계에 따라 이관 등을 통해 집중화되었으며, 이에 따라 처리부서에서는 업무수행 및 기록생산, 기록관은 기록관리 및 보존으로 역무가 명확히 나뉘어 있었다. 하지만 시스템을 통한 전자기록생산 및 관리가 이루어지고, 클라우드 등의 정보통신기술을 활용하면서, ‘현용-준현용-비현용’의 분절된 관리체계를 고수할 필요가 없어졌다. 과거의 기록관리체계에서는 대부분의 기록관리업무가 기록관리자의 몫이었다면, 전자기록시대에서는 생산자가 적극적, 자발적으로 기록관리업무를 수행하는 방향으로 전환되고 있다. 이에 따라 과거의 기록관리자 주도의 ‘준현용-비현용’ 위주의 기록관리에서 탈피하고, 생산자(수요자) 주도의 ‘현용기록’ 관리에 초점을 둔 이음매 없는(seamless) 관리체계로 전환할 시기이다.

그동안의 전자기록관리가 전자기록생산시스템 중 전자결재·업무관리시스템 위주로 이루어지다보니, 비정형 문서인 오피스문서(hwp, 엑셀 등)에 대한 관리에만 집중해 왔다. 하지만 인사기록카드로 관리하던 업무가 시스템화되는 것과 같이 업무를 처리할 대상이 급증하고 유관부서 혹은 이해당사자 간 기록의 공유 및 활용, 빅데이터 활용 등을 위하여 정보시스템으로 발전되는 추세이다. 이는 과거 전통적인 비정형 문서(오피스문서) 관리에서 데이터세트 관리로 전환이 시급함을 보여주며, 업무효율성 향상 및 기록의 적극적 활용을 위하여 정형문서(데이터세트)로 생산되도록 노력해야 할 것이다.

또한, 전자결재·업무관리시스템에서 행해지던 업무를 업무재설계 없이 정보시스템화 된다면 시스템 도입의 효용을 극대화하기 어렵다. 전자결재·업무관리시스템에서 의사결정을 하고 정보시스템에 의사결정 내용을 입력 및 관리하는 절차는 비정형 문서와 정보시스템 간의 상호운용성의 한계로 전자기록임에도 단순 반복적인 업무를 개선하지 못하는 비효율이 발생하는 대표적인 예이다. 기록관리부문에서는 전자기록의 효율적 생산을 위한 업무재설계, 프로세스 및 생산유형의 관리에 대하여 종합적인 검토 또한 필요하다.

표준기록관리시스템의 경우 전자결재·업무관리시스템에서 1년 혹은 2년 단위로 이관하여 관리하고 있는데, 이러한 분리된 관리는 기록물의 검색 및 활용을 저해하는 요소로 작용하고 있다, 이러한 문제를 해결하고자 생산시스템 등록과 동시에 기록관리시스템으로 실시간 이관하여, 전 기간의 기록물을 기록관리시스템에서 관리하도록 설계하였다.

전자기록환경에서 ‘이관’이라는 개념에 대한 재정립이 필요했다. 예를 들어 클라우드 등 정보통신기술의 발달로 인하여 법령에 언급하는 물리적 이관이 아닌, 기록물의 관리 주체를 변경하는 등의 방식으로 전통적인 처리행위를 대체하는 것이 더욱 효율적일 수 있다.

｢공공기록물법｣ 시행령 제24조(기록물의 정리), 제32조(기록물의 이관)에 따르면 업무관리시스템으로 생산된 기록은 1년 단위로 정리 후 이관해야 하는데, 실시간 이관이 법령상 이관과 개념적으로 상충하여 법령 준수 여부의 판단이 어려운 상태였다. 하지만 이관의 개념을 ‘물리적 이관=실시간 이관’과 ‘논리적 이관=법령상 이관’으로 정의하고, 기록관리시스템에서 1년 단위로 기록물정리 행위 후 논리적 이관을 하는 것으로, 프로세스를 설계하였다.

이처럼 실시간 이관 개념의 도입은 관리정책 및 절차의 변화를 초래하였다. 공개구분, 접근권한, 재편철 등의 생산시스템과 중복된 기능들은 기록관리시스템으로 통합하였으며, 기록물 열람 시 생산시스템과 기록관리시스템의 권한을 모두 확인 후 열람통제가 되도록 설계하여 이관 후 접근권한에 대한 문제를 해소하는 등 전자기록의 실시간 이관 및 활용을 위해서 전자기록에 최적화된 관리정책을 수립하고, 관리프로세스의 재설계가 선행되었다.

정부기능연계모형(Business Reference Model; BRM)은 중앙행정기관·지자체·교육청의 경우는 각각 공동 기능연계모형을 사용하고 있지만, 모형을 도입한 당시의 취지를 살리지 못하고 있는 실정이다. 정부기능연계모형은 단위과제가 업무 관련 정보를 모두 포괄할 수 있는 체계로 구성되어 있지만, 실제 활용은 업무관리시스템과 기록관리시스템의 결재문서를 분류하는 용도에 치중되어 있다.

단위과제를 다양한 유형의 업무정보를 담을 수 있는 컨테이너로의 역할로 설계한다면 여러 가지 유형의 생산기록을 편리하게 활용할 수 있게 되어 업무효율이 극대화될 것이다. <그림 1> 한국중부발전 BRM 활용 추진방향에 나열된 정보는 전자메일, 일정정보, 업무 수행을 위한 정보시스템 관련 정보 및 권한 정보, 데이터세트, 디지털 전환된 업무절차정보(BPM), 챗봇을 위한 질문답변카드 등 여러 유형으로 점차 확대될 것이다.

기능분류체계의 과학적, 효율적 운영을 위하여 조직관리와 인사관리를 수행하는 조직인사관리시스템을 기능분류시스템과 연계하고, 업무처리절차 변경을 통해 조직개편, 인사이동 혹은 업무분장의 변경에 따라 기록물 이관 및 인수인계를 즉각적으로 할 수 있게 함으로써, 경영관리부문에 일하는 방식의 대대적인 변화가 있을 것으로 기대하고 있다.

하지만 조직변동 및 인사이동에 따라 인수인계가 유연하게 이루어지지만, 기록물 생산 시 부여했던 접근권한이 강직하여 후속 업무처리자의 기록물 활용에 많은 제약이 따르게 된다. 이러한 문제를 해결하기 위하여 단위과제카드 주 담당자의 열람권한을 단위과제카드의 모든 문서를 열람하도록 권한을 부여하여 등 기록물을 적극적으로 활용하도록 많은 노력을 하였다.

또한, 기능분류체계와 별도로 기관의 특성을 고려하여 다중분류체계를 사용할 수 있도록 설계하였다. 한국중부발전은 발전소 건설 및 운영, 사업개발 등에 관한 업무를 수행하기 때문에, 프로젝트별, 전문분야별로 업무담당자들이 원하는 분류의 활용에 대해 요구가 많았으며, 이러한 다중분류는 지식 관리 등에 활용될 예정이다.

관리대상의 폭증하는 상황에서 전통적인 방식의 기록관리로는 처리할 수 없는 상황이었다. 이에 따라 신기술의 도입은 이 분야에 당면한 과제가 되었다.

금번 사업에 적용된 신기술은 기계학습을 통한 기록물 분류, 문서접수 및 배부처리에 활용되었으며, 이 외에도 기록물 검색 및 활용에서도 단순 검색 및 열람을 뛰어넘어, 개인맞춤형 정보 제공을 위한 지능형 정보추천, 지능형 검색 및 챗봇 등을 적용하였다. 이러한 기술들을 활용하여 업무 자료를 검색하는 행위를 최소화하고, 본인 업무와 연관된 정보 및 과거 담당자들이 생산했던 기록물을 제공하여, 업무담당자가 사전적으로 업무의 맥락을 파악하게 해주는 등 업무효율성이 향상될 것이다.

업무기록은 수발신이라는 행위를 통하여, 각 이해 당사자들이 동일한 내용의 업무기록(생산문서, 접수문서)을 중복적으로 관리하게 되어 조직의 규모에 따라 그 생산량 또한 폭증하는 경향이 있다. 이러한 업무기록의 검색은 동일내용의 검색결과가 필연적으로 발생하여 통상적으로 인터넷포탈에서 활용하는 검색방법과는 다르게 설계되어야 한다.

이러한 문제를 해결하고자 생산문서와 접수문서를 하나의 시리즈로 구성하고, 관련근거의 연결정보를 통하여 해당 건에 대한 직전 생산기록과 직후 생산기록을 열람하도록 하였으며. 메타 검색 후 전문(full-text)검색이 가능하여, 사용자가 쉽게 원하는 기록물 활용할 수 있도록 설계하였다.

한국중부발전의 i-Works(통합형 기록생산 및 관리시스템)는 크게 전자결재시스템, 기록관리시스템, 기능분류시스템, 의사결정지원시스템이 통합형으로 <그림 3>과 같이 구성되어 있으며, 인사노무시스템 등 다양한 정보시스템(Lagacy system)과 연계되어 있다.

기록관리포털의 메인화면 <그림 4>는 패럴렉스 스크롤(parallax scrolling)기법이 적용된 두페이지로 구성되어 있으며 첫 페이지는 사용자 개인컨텐츠 영역으로 즐겨찾는 기록물, 개인업무 추천기록물, 전자문서철인 내 단위과제카드, 업무캘린더로 구성되어 있다. 두번째 페이지는 공용 컨텐츠 영역으로 부서기록물대장과 시청각기록물, 간행물 등 사용자가 원하는 컨텐츠로 포틀릿 구성이 가능하다.

한국중부발전 i-Works의 특징적인 주요기능은 다음과 같다.