국가기록원 직접관리기관은 중앙기록물관리기관 또는 지방기록물관리기관, 관할 영구기록물관리기관이 지정 및 고시하도록 되어 있으며 현재 총 40개 기관이 지정되어 있다. 여기에는 시장형 공기업, 준시장형 공기업, 기금관리형 준정부기관, 위탁집행형 준정부기관 등 다양한 유형의 기관이 포함된다(국가기록원, 2019b).

장영숙(2008)은 직접관리기관 14개 공기업을 대상으로 기관의 기록물관리 현황과 문제점을 파악하고 발전방안을 모색하여 공기업의 기록관리혁신을 위한 방안을 제시하였다. 대상기관들은 체계적인 기록물관리 미흡, 전문인력 부족, 자료관시스템 부재 등의 문제점이 있는 것으로 나타났으며 개선방안으로 기록물관리 전담조직 마련, 관련 규정 정비, 기록관 설립, 기록물관리전문요원 충원 등을 제시하였다.

김한일(2012)은 한국가스공사, 한국석유공사 2개 기관을 대상으로 기록관리 현황을 비교 분석하여 효과적인 기록관리 증진 방향을 제시하였다. 대상기관들은 전자기록생산시스템에 의존한 편중된 기록물 생산, 협소한 문서고, 기록물분류기준표 미비, 형식적인 기록물 이관 및 폐기 등의 문제점을 가지고 있었으며 개선방안으로 독립적인 기업 아카이브 구축, 공기업의 특수성을 반영한 관련 법령의 개정 및 신설, 기록관리에 있어 위험관리제도의 도입 등을 제시하였다.

김사학(2013)은 한국철도공사를 대상으로 기관의 기록물 수집 및 보존 실태를 파악하여 문제점을 도출하고 효율적인 철도기록 관리방안으로 아카이브의 구축 방향을 제시하였다. 공사는 기록물관리에 대한 인식 및 예산 부족, 전문 인력 부재, 전국 12개 지역본부의 열악한 기록관리 현황 등의 문제점이 있었으며 개선방안으로 직제상의 독립을 통한 기록관 위상 확립, 기록관리 인프라의 통합·운영, 전문 인력의 배치와 역할 확대 등을 제시하였다.

김지현(2013)은 직접관리기관 8개 공기업을 대상으로 중앙행정기관과는 다른 조직 환경을 가진 공기업에서 기록관리업무가 어떻게 운영되고 있는지 조사하고, 기록관리업무 현황과 문제점을 파악하여 개선방안을 도출하였다. 대상기관들은 전자기록물의 관리 미흡, 기록물관리에 대한 내부직원들의 낮은 인식, 중앙행정기관 중심의 기록관리평가와 공기업 조직문화의 부조화 등 여러 문제점들을 가지고 있었으며 개선방안으로 전자기록물과 비전자기록물의 통합관리, 기록관리업무에 대한 인식제고 및 기록물관리전문요원에 대한 처우 개선, 공기업의 특성을 고려한 기록관리평가 수행 등을 제안하였다.

지방공사·공단은 지방자치단체가 50% 이상 출자한 독립법인으로 지방자치단체와는 별도로 운영되는 지방공기업이다. 대표적으로 도시공사, 시설관리공단 등이 있으며 2019년 기준 광역지방자치단체 산하에 70개, 기초지방자치단체 산하에 331개의 지방공사·공단이 설립되어 있다(행정안전부, 2019).

최민영(2007)은 부산광역시 소재 5개 지방공사·공단을 대상으로 기록물관리 현황을 알아보고 기록물관리가 체계적으로 이루어지고 있는지 조사하였다. 대상기관들은 기록물 생산현황보고 및 재평가 미실시, 보존시설 부족, 기록관의 필요성에 대한 인식 부족 등의 문제점이 있는 것으로 확인되었고 개선방안으로 기록관리의 중요성에 대한 내부직원들의 인식 제고, 예산 및 인력 배정, 기록관리 지침과 규정 등의 마련을 제시하였다.

윤보미, 장우권(2010)은 광주광역시 소재 4개 지방공사·공단을 대상으로 기록물관리 현황과 문제점을 파악하여 체계적인 기록물 관리방안을 제시하였다. 대상기관들은 생산현황보고 미흡, 기록물 분류기준의 부재, 중요기록물의 이중보존 미실시, 보존시설 미비, 전문 인력 부재 등의 문제점을 가지고 있었으며 개선방안으로 공동출자를 통한 기록관 설립, 전문 인력의 필요성에 대한 인식 제고, 전문 인력 양성프로그램의 개선 등을 제안하였다.

유재호(2016)는 인천광역시 소재 지방공단을 대상으로 기록물관리 내부지침, 기록물 생산·보존 현황, 기록물관리체계 등을 조사하여 미흡한 부분을 확인하고 개선방향을 제시하였다. 대상기관은 기록물관리 및 보존의 중요성에 대한 인식 부족, 전문 인력 부재, 정책 및 재정지원 부족 등의 문제점이 있었으며 개선방안으로 교육을 통한 내부직원들의 인식 변화, 전문인력의 채용, 기존 전산시스템의 활용, 국가 차원의 정책 및 재정지원을 제시하였다.

박수연(2019)은 서울특별시 소재 6개 지방공사·공단을 대상으로 기록물관리 업무현황을 조사하여 기록물관리 현황을 파악하고 문제점을 살펴본 후 개선방안을 제시하였다. 대상기관들은 기록관 설치 기준 및 시설 미비, 기록물관리 지도․감독 및 통제 기능 미흡, 1인 업무체계 등의 문제점이 있었고 개선방안으로 관련법과 제도의 정비, 기관 최고책임자의 기록물관리 교육의무 법제화, 기관 유형에 따른 컨설팅 제공 등을 제시하였다.

지금까지의 연구들을 살펴보면 직접관리기관 공기업 및 특별시·광역시 산하 지방공사·공단을 대상으로 하고 있으며, 비록 그 수는 많지 않으나 해당 기관의 기록물관리에 관한 연구가 꾸준히 수행되고 있음을 알 수 있다. 하지만 기관의 수는 많은 반면 상대적으로 더 열악한 환경에 있을 것으로 예상되는 기초 지방자치단체 산하 지방공사·공단의 기록물관리에 대해서는 아직 제대로 된 현황조차 파악되지 않고 있는 상황이다. 또한 기존 연구들은 설립목적이나 규모, 수행업무 등이 상이한 여러 기관들을 대상으로 수행되어 기관유형에 따른 현황이나 문제점을 분석하기 어렵다는 한계가 존재한다. 이에 본 연구에서는 그동안 다루어지지 않았던 기초 지방자치단체 산하 지방공사·공단의 유형 중 하나인 시설관리공단을 대상으로 기관의 기록물관리 현황을 살펴보고 문제점을 확인한 후 그 개선방안을 제시하였다.

시설관리공단은 「공공기록물법 시행령」 제3조 제2호에 해당하는 공공기관으로 관련법의 적용을 받는다. 이에 따르면 시설관리공단은 관리해야 하는 기록물의 양이 행정차치부령으로 정하는 기준을 초과하는 경우 기록관을 설치해야 하지만 기준에 미치지 못할 경우에는 해당 기관의 장이 지정하는 부서에서 기록관의 업무를 수행할 수 있다. 이 기준에 의하면 소속기관을 포함하여 기관의 연간 기록물 생산량이 1천 권 이상, 또는 보존대상 기록물이 5천 권 이상인 기관은 기록관을 설치·운영해야 한다.

기록관의 체계적인 운영을 위해서는 전문 인력이 필요하고 이에 관한 내용은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제41조 및 동법 시행령 제78조에 명시되어 있다. 여기에는 기록물관리 전문요원의 자격 및 의무배치, 배치인원 등에 관한 내용이 규정되어 있으나 이러한 법과 제도에도 불구하고 현재 지방공사·공단의 기록물관리전문요원 배치는 여전히 미흡한 실정이다.

지방공기업의 기록물관리업무는 국가기관이나 지방자치단체의 기록물관리 업무와는 일부 차이점이 존재한다. 예를 들어 기록물의 생산현황통보, 분류체계 협의 및 확정과 같은 업무의 경우 정부산하 공공기관의 기록관은 국가기록원이 그 역할을 수행하나 지방공기업의 기록관은 지방기록물관리기관이 그 역할을 수행하도록 되어 있다. 다음은 이러한 상이한 부분을 중심으로 살펴본 지방공기업의 기록관리 업무이다.

첫째, 기록물의 생산관련 업무이다. 공공기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리해야 하고, 기록물을 생산 또는 접수한 경우에는 해당 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다. 등록번호는 각각 시스템구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성된다. 다만, 지방공기업이 생산·접수하는 기록물의 등록번호 표기방식과 구성은 해당 기관의 장이 정할 수 있다.

둘째, 기록물의 분류관련 업무이다. 공공기관은 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성·운영하여야 하며, 이 경우 기록관리기준표는 기록관리시스템으로 생성·관리하여야 한다. 기록관리기준표는 행정안전부장관이 정하는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하는 것이 원칙이지만 정부기능분류체계를 적용할 수 없는 지방공기업의 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식을 사용할 수 있다. 또한 단위과제별 보존기간은 행정안전부령으로 정한 기관을 제외하고는 해당 기관의 장이 정하여 시행할 수 있다.

셋째, 기록물의 생산현황 통보관련 업무이다. 공공기관의 기록관은 매년 영구기록물관리기관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 다만 지방공기업은 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단 중 관할 지방기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관을 제외하고는 관할 영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보하지 않고 자체적으로 관리할 수 있다.

넷째, 기록물의 인수 및 이관 관련 업무이다. 공공기관의 기록관은 해당 기관 및 소속기관의 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다. 이 때 지방공기업은 기록물의 인수 및 검수 절차를 따로 정하여 시행할 수 있다. 또한 공공기관은 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 기록물을 보관한 후, 기록물철 단위로 관할기록관으로 이관하여야 한다. 다만 지방공기업은 기록관의 설치기준을 충족하여 기록관을 설치해야 하는 기관을 제외하고는 해당 기관의 장이 지정한 부서로 기록물을 이관할 수 있다.

다섯째, 기록물의 보존관련 업무이다. 공공기관은 보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료 시까지 관할 기록관에서 보존해야 하고, 보존기간이 30년 이상인 기록물은 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만 지방공기업의 기록물은 보존기간이 30년 이상인 경우에도 관할 영구기록물관리기관의 장이 수집·보존이 필요하다고 인정하여 지정한 기록물을 제외하고는 기관의 기록관에서 자체적으로 보존할 수 있다. 또한 전자기록물의 경우에도 공공기관은 보존기간이 10년 이상인 전자기록물을 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하여야 한다. 하지만 지방공기업은 해당 전자기록물의 진본성·이용가능성을 보장할 수 있는 조치를 취한다는 전제하에 전자기록물의 보존방식을 달리 정할 수 있다.

8개 기관 중 기록관이 설치된 기관은 3개 기관, 설치되지 않은 기관은 5개 기관으로 확인되었다(<표 2> 참조). 기록관이 설치된 기관의 경우, 서고면적은 30~50㎡ 정도로 소화설비, 보안장비 등만 구비하고 있었으며 공기조화 설비, 자기온습도계, 마이크로장비 등은 설치되어 있지 않았다. 전산장비는 기록관리시스템이 구축된 경우에만 설치여부를 확인하였다.

담당자들은 기록관의 시설 및 장비가 전반적으로 미흡하다고 생각하고 있었으며 특히 서고면적의 부족을 가장 큰 문제점으로 언급하였다. 이 외에도 업무 및 열람공간의 필요성, 한시기록물과 중요기록물의 이원화 관리에 대한 의견 등이 제시되었으며 이와 관련하여 일부 기관은 향후 서고의 추가확장이나 기록관 증축계획을 가지고 있는 것으로 확인되었다.

기록관이 설치되지 않은 5개 기관의 경우 3개 기관은 문서를 문서고 또는 자료실에 보관하고 있었으며 1개 기관은 처리과 보관함에, 나머지 1개 기관에서는 창고에 보관하고 있었다. 다만 5개 기관 중 3개 기관에서는 향후 3년 이내에 기록관을 설치할 계획이 있는 것으로 확인되었다.

담당자 대부분은 장기적인 관점에서 기록관의 필요성에 대해서는 공감하지만 인력 및 예산 관련 문제 외에도 기록물관리에 대한 인식 확대, 기록물관리 업무체계 확립 등 기반환경 조성이 선결되어야 한다고 생각하고 있었다. 또한 기록관의 설치가 기관 의무사항이 아니기에 개선의지가 약하다는 점, 기존 시설을 유지한 채 기록관 용도의 공간을 추가로 마련하거나 시설을 신축하는 것이 어렵다는 점도 문제점으로 언급하였다.

기관의 기록물관리 전담부서는 모두 공단본사 소속으로 경영**팀, 총무**팀 등 전반적으로 유사한 부서명을 가진 것으로 확인되었다(<표 3> 참조). 기록물관리업무는 모두 1인 체제로 운영되고 있었으며 6개 기관에서는 기록물관리 전문 요원이 기록물관리업무를 수행하고 있었으나 2개 기관에서는 전문요원이 아닌 일반직원이 기록물관리업무를 수행하고 있었다. 다만 이 경우에도 전문요원의 일시적 부재(인사이동, 장기휴가 등)로 인해 일반직원이 기록물관리업무를 임시로 대행하고 있는 것으로 확인되어 실제로는 대부분의 기관에 기록물관리 전문요원이 배치된 것으로 나타났다. 기록물관리 담당직원은 모두 정규직으로 직급은 6~8급에 해당하였고, 근속연수는 대부분 2년 이하로 비교적 최근에 전문인력의 배치가 이루어졌음을 알 수 있었다.

대부분의 담당직원은 현재의 1인 업무체계에 대한 한계에 대해 공감하고 있었으나 향후 전문요원의 추가채용은 기대하기 어렵다고 생각하고 있었다. 동시에 이를 보완할 수 있는 방안 중 하나로 타 기관 또는 전문요원과의 협력이 필요하다고 여기고 있었으며 이미 일부 기관은 최근에 구성된 기관별·지역별 기록물관리 협의회에 참여 하고 있는 것으로 나타났다.

담당직원의 기록관리관련 교육 및 연수는 대부분 양호한 것으로 나타났다. 8개 기관 중 7개 기관에서 매년 1회 이상 내부직원을 대상으로 자체교육을 시행하고 있었으며, 모든 기관에서 담당직원도 매년 1회 이상 외부교육 및 연수에 참여하고 있는 것으로 확인되었다(<표 4> 참조).

담당자들은 이와 관련하여 내부직원 대상 교육은 연 2~4회가 적절하며 그 이상 교육 횟수를 늘리기보다는 교육의 내실을 다지는 것이 중요하다고 생각하고 있었다. 다만 대부분의 기관에서 기관장이나 간부급 직원들은 이러한 교육대상에서 제외되거나 충분한 교육이 이루어지지 않고 있는 것으로 나타났다.

기관에서는 다양한 유형의 기록물을 관리하고 있었다. 결재하거나 접수한 기록물은 모든 기관에서 관리하고 있었고, 문서의 수정내용 및 이력정보에 대한 기록물도 대부분의 기관에서 관리하고 있었다. 그러나 업무수행 과정 중 발생한 보고사항이나 검토사항, 회의록, 조사 및 연구보고서 등에 대한 기록물관리는 비교적 미흡하였다.

한 해 동안 기관에서 생산하는 기록물의 양은 기관별로 다소 차이가 있었으나 전자기록물은 평균 25,000~35,000건, 종이기록물은 평균 500~1,500건 정도가 생산되었고, 조사연구보고서, 시청각기록물은 매년 1~2건 정도만 생산 되고 있어 생산량이 미미하였다. 그 외에 기타 행정박물을 수집하고 있는 기관도 2개 기관이 있었으며 매년 15~20건 정도를 생산하고 있었다.

기관의 기록물관리업무는 전체적으로 상당히 미흡하였다(<표 5> 참조). 기관별 편차는 있었으나 가장 기본적인 기록관리업무라고 할 수 있는 기록물 생산·수집을 제외한 다른 업무들은 대체로 수행이 미흡하였고, 특히 기록관리기준표 관리, 기록물 평가 및 공개 재분류, 기록물 이관 및 폐기는 대부분의 기관이 제대로 수행하지 않고 있었으며 전자기록관리시스템을 운영하고 있는 기관은 1개 기관에 불과하였다.

기록물관리 전담직원의 업무비중에 있어서도 기관별로 상당한 차이를 보였다(<표 5> 참조). 담당업무의 70%가 기록관리업무라고 응답한 기관도 있는 반면 10~20% 정도만 기록관리업무라고 응답한 기관도 있었다. 다만 전체 기관의 절반 이상인 5개 기관이 10~20%라고 답변하여 전체적으로는 기록관리업무 외에 다른 업무가 차지하는 비중이 높은 것으로 나타났다. 확인 결과 담당자 대부분이 현재 부여된 업무량에 부담을 느끼고 있었으며 업무비중에 대해서도 조정이 필요하다는 의견이 많았다.

기록물관리업무 중 기록관리기준표나 기록물분류기준표 사용의 경우 4개 기관은 기록물분류기준표를 사용하고 있었으며 2개 기관은 기록관리기준표를, 나머지 2개 기관은 이외의 다른 기준을 사용하고 있었다(<표 6> 참조). 기관에서 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표)를 작성할 때 주로 국가기록원 지침 및 매뉴얼을 참고하였고, 그 외에 자체 업무분석, 타 기관 기록관리기준표 등을 참고한 기관도 있었다. 다만 기록관리기준표를 매년 관보 또는 기관 홈페이지 등에 제공하고 있는 기관은 2개 기관에 불과하여 기록관리기준표에 대한 공개는 상당히 미흡한 것으로 나타났다.

기록물관리업무 중 담당자들이 가장 중요하다고 생각하는 업무는 기록관리기준표 관리였으며 다음으로 기록물 보존 및 서고관리, 기록물 평가·공개 재분류, 기록물 생산·수집 순이었다. 그리고 가장 많은 비중을 차지하는 업무는 기록물의 생산·수집이었으며 다음으로 기록물의 보존 및 서고관리, 분류·정리, 평가·공개 재분류 순이었다. 담당자들은 기록관리기준표의 관리를 중요한 업무로 인식하고 있는데 반해 해당 업무의 비중은 상당히 낮은 것으로 나타났는데, 이와 관련해서 담당자들은 모든 기관에 대한 기록관리기준표의 일괄적 적용이 시설관리 공단의 상황 및 업무를 고려할 때 적절하지 않다고 생각하는 경우가 많은 것으로 나타났다.

기록물관리업무에 대한 내부직원들의 인식수준은 기관별로 상이하였으며 기록물관리의 필요성은 인식하지만 기록관리업무에는 비협조적인 경우가 가장 많았다. 기록물관리의 필요성을 인식하고 기록관리업무에도 협조적인 기관은 2개 기관에 불과하였다(<표 7> 참조).

기관에서 사용 중인 전자기록물 생산시스템으로는 6개 기관이 전자문서생산시스템, 2개 기관이 온나라시스템을 사용하고 있었다. 하지만 기록관리시스템은 1개 기관에서만 사용하고 있을 뿐 나머지 7개 기관에서는 기록관리시스템을 운영하지 않고 있었다(<표 8> 참조). 이에 대해 담당자들은 기록관리시스템의 필요성에는 공감하나 현재 기관에 필요한가에 대해서는 다소 회의적인 반응을 보였다. 대부분 기록관리시스템의 도입에 앞서 기반환경이 먼저 조성되어야 한다고 생각하고 있었으며 현재 기관에서 사용 중인 전자문서시스템과 기록관리시스템의호환성, 도입에 따른 비용대비 효과 등을 고려할 때 현재 시스템을 도입하는 것은 시기상조라고 생각하는 경우가 많았다.

한편 기관의 기록물관리 발전을 위해 가장 긴밀히 협력해야하는 기관은 지방자치단체라는 의견이 가장 많았다. 또한 기관에서 체계적인 기록물관리가 이루어지기 위해서는 최고책임자의 의지가 가장 중요하다고 생각하고 있었으며 개선이 필요한 부분으로는 예산 및 인력확충에 대한 의견이 가장 많았다(<표 9> 참조).

설문대상이 된 8개의 시설관리공단 중 5개 기관은 아직 기록관을 설치하지 않은 것으로 확인되었다. 설문대상에서 제외된 다른 시설관리공단도 기록관이 설치되지 않았다고 간주하면 경기지역 시설관리공단 중 기록관을 설치한 기관은 전체의 20% 이하에 불과하다. 다만 기록관을 설치한 기관들도 최근 3년 이내에 설치하였고, 설치되지 않은 5개 기관 중 3개 기관도 향후 3년 이내에 기록관 설치계획이 있는 것으로 확인되어 이 부분은 점차 개선될 수 있을 것이다.

기록관은 체계적인 기록물 관리를 위한 최소한의 필수요건 중 하나이며 기록관의 부재는 기록관리업무 수행 전반에 큰 제약이 되지만 법적으로 시설관리공단은 기록관을 의무적으로 설치해야 하는 기관에 해당하지 않는다. 관련법에 따르면 시설관리공단은 지방기록물관리기관의 장이 지정한 경우에만 지방기록물관리기관의 지도 및 감독을 받게 되어 있고, 그렇지 않은 경우에는 해당기관 장의 지도 및 감독만 받도록 되어 있다. 또한 기록물의 연간 생산량이나 보존량이 기준을 초과하는 경우에 기록관을 설치할 수 있도록 되어 있으나 이 역시 선택조항에 해당한다. 다시 말해 현 시점에서 기록관의 설치 여부는 전적으로 해당 기관의 자율에 맡기고 있기 때문에 이를 개선하기 위해서는 기록물관리에 대한 인식 확대, 업무체계 확립 등 기반환경 조성이 선행되어야 하고 관련법이나 제도·규정에 대한 정비, 행정근거도 함께 마련되어야 할 것이다.

8개의 시설관리공단 중 3개 기관은 기록관이 설치되어 있었으나 그 시설 및 장비는 미흡한 것으로 확인되었다. 기록관은 기록물관리를 위해 적절한 보존서고 면적과 작업공간, 항온항습설비, 공기조화설비, 소화설비, 보안장비 등을 구비하고 있어야 한다. 기록관의 시설·장비 비용산출 참고기준에 따르면 서고면적 99㎡ 기준으로 기본시설 및 장비를 구비하는데 최소 3천 3백만 원의 예산이 필요하고(<표 10> 참조), 이는 전산장비, 마이크로필름장비 등을 제외한 금액이다(국가기록원, 2014a). 이 중 마이크로필름 판독기는 마이크로필름 기록물을 열람할 때 필요한 장비로 기관의 업무처리량, 보존기록물의 종류 등을 고려하여 설치하지 않을 수도 있다.

이와 관련하여 기록관을 설치한 기관의 담당자들은 현재 특히 개선이 필요한 부분으로 서고면적의 부족을 언급하였다. 공공기록물법에서는 고정식 서가 기준 기록물 1만권 당 99㎡를 권장하고 있으나 현재 설치된 기록관의 면적은 30~50㎡ 정도로 이는 5천권 미만의 기록물 밖에 수용하지 못한다. 기록관의 면적은 기존의 보존기록물량과 추가 이관예상량, 작업공간 등을 감안하여 산정해야 하고 이는 보존기록물량 기준 적정면적의 약 140%에 해당한다. 다만 서가를 이동식 서가로 설치할 경우 필요면적은 고정식 서가의 40%로 감소한다(국가기록원, 2014a). 향후 기록관을 설치할 기관에서는 이러한 점들을 고려하여 기록관의 면적을 산정할 필요가 있다.

기록관은 설립하는데 상당한 예산과 인력, 시간이 소요되며 최초 설립 이후에는 구조나 시설의 변경이 어려운 편이다. 특히 시설관리공단은 기관의 특성상 모든 업무가 소속 지방자치단체의 관리감독 하에 있기에 자체적인 기록관 설립에도 많은 제약이 있을 수밖에 없다. 대부분의 시설관리공단은 전체 임직원이 300명 이하인 소규모 조직이기에 기록관을 설립한다 해도 주요 공공기관의 기록관에 준하는 시설을 갖추기는 어렵겠지만 해당 기관의 규모, 예산, 기록물 생산량 등에 근거하여 최소한의 시설·장비는 갖출 수 있도록 해야 할 것이다.

설문대상 시설관리공단에서는 전체 직원 수와 상관없이 기록관리업무 담당자로 6~8급 상당의 직원 1명만 있는 것으로 나타났다. 직원 수가 100명 이하인 기관에서도 기록관리업무 담당자를 두고 있다는 것은 고무적이나 8개기관 중 6개 기관의 담당자는 근속기간이 2년 미만으로 대부분 신규직원인 것으로 나타났다. 이는 낮은 직급의 담당자 1인이 소속기관의 전체 기록관리업무를 모두 수행해야 하는 구조이며, 현실적으로 업무협조나 업무관련 정보의 공유 등은 기대하기 어려운 상황이다. 이에 더해 각 담당자들의 평균 업무비중은 기록관리업무 27.5%, 기타 업무 72.5%로 기록관리업무는 전체 업무의 30% 미만에 불과하였다.

1인 업무체계 및 전체 업무 대비 낮은 기록관리업무 비중은 기록물관리전문요원이 기관에 배치되기 시작한 이후 지속적으로 제기되고 있는 문제 중 하나이다. 실제로 각 기관의 담당자들은 현재 담당하고 있는 업무범위 및 업무량에 대해 부담을 느끼고 있는 것으로 확인되었다.

여러 현실적인 문제들로 인해 개선이 더딘 부분이지만 현시점에서는 기관별, 지역별 기록관리 협의회에 참여하여 정기적인 워크숍, 세미나 등을 통해 정보 및 경험을 공유하는 것이 하나의 방안이 될 수 있다. 현재 운영되고 있는 기록관리 협의회로는 전력그룹사 기록관리 협의회, 영남권 기록관리 업무협의회, 충남 기록관리 협의회, 국토교통부 산하 기록관리 협의회 등이 있으며(<표 11> 참조), 경기지역에는 2019년 ‘서울·경기·인천지역 지방공사·공단 기록관리 협의회(이하 협의회)’가 구성되었다. 협의회는 기관 간의 운영노하우 및 정보 공유, 협업 등을 지향하고 있어 각 기관은 협의회에 참여함으로써 기관의 기록물관리 전반에 대한 개선 및 지원을 기대할 수 있을 것이다.

이와 더불어 기관에서는 현재 1인 업무체계의 적정성에 대한 검토가 이루어져야 할 것이다. 이 때 기관의 기록물관리에 필요한 인력을 산정하는데 참고할 만한 기준으로는 업무량모델과 표준화모델이 있다(<표 12> 참조). 해당 모델은 기록물관리 업무량을 기반으로 객관적 데이터에 의한 기록물관리 인력 산정을 위해 개발되었다(신원부, 추병주, 이원희, 2018). 각 기관에서는 이를 기록물관리에 필요한 적정인력을 산정하는데 활용할 수 있으나 기관의 기록물 보유량에 따라 탄력적인 적용이 필요하다.

대내외적으로 기록물관리업무에 대한 인식이 저조하다는 점 역시 기록관리 분야의 오랜 문제점 중 하나이다. 설문조사 결과에서도 8개 시설관리공단 중 6개 기관이 기록물관리업무에 대한 내부직원들의 인식이 저조하거나 업무에 비협조적인 것으로 나타났다. 특히 일부 기관에서는 기록관리관련 교육이 지금까지 한 번도 없었던 것으로 확인되어 기록물관리업무에 대한 기관 내 인식의 현주소를 확인할 수 있었다.

다행스러운 부분은 대부분의 기관에서 직원들을 대상으로 연 1회 이상 교육 및 연수를 실시하고 있다는 점이다. 기록관리업무에 대한 인식을 개선하는데는 많은 시간과 노력이 필요하고 그 결과를 확인하기까지 상당한 시간이 필요할 것이다. 이를 위해서는 연중 기록물관리교육을 의무화, 정례화하고 신입직원 입사 시 오리엔테이션 또는 OJT(On the Job Training) 과정에 포함하는 것, 매뉴얼 제작 및 배포, 타 기관 견학 등도 한 방법이 될 수 있다. 특히 각 기관의 담당자들은 기관에서 체계적인 기록관리가 이루어지기 위해서는 최고경영자의 의지가 매우 중요하다고 인식하고 있는 만큼 기관장 및 간부급 직원들이 기록물관리 교육을 의무적으로 이수하도록 하는 것도 고려할 수 있을 것이다.

경기지역에는 2019년 하반기 기준 15개의 시설관리공단이 설립되어 있지만 9개 기관만이 기관업무체계에 기록 관리업무를 포함하여 공시하고 있었고, 나머지 6개 기관에서는 기록관리업무에 대한 공시조차 이루어지지 않고 있었다. 기록관리업무의 공시여부가 해당 담당자가 기록물관리전문요원인지, 체계화된 업무체계를 갖추고 기록관리업무가 잘 이루어지고 있는지와 별개인 점을 감안한다면 전체 시설관리공단의 상당수는 아직 기록물관리의 출발선에도 서지 못한 것과 다름없다고 할 수 있다.

설문대상 기관들은 기본적으로 기관업무체계에 기록관리업무를 반영하고 있었으며 담당자 대부분도 기록물관리 전문요원으로 확인되었다. 또한 부서별 기록물관리책임자도 지정하여 교육을 실시하고 해당 역할을 부여하고 있는 등 점차 체계적인 기록관리체계를 구축해 나가고 있었다. 다만 직원평가에는 아직 기록관리 관련 부분이 반영되지 않고 있는 기관이 많고, 기록관리업무의 누락, 미수행 등에 대한 불이익이나 처벌규정은 대부분 없는 것으로 확인되어 이 부분에 대해서는 보완이 필요한 것으로 나타났다.

아직 기관업무체계에 기록관리업무를 반영하지 못한 기관들은 임시적이나마 담당자를 지정하여 기록관리업무가 기관업무체계에 포함될 수 있도록 하고, 가능하다면 기록물관리전문요원을 채용하여 전문성을 갖춘 인력이 기관의 기록관리업무를 담당할 수 있도록 해야 한다. 법적으로도 기록물관리요원 없이는 제대로 된 기록관리업무가 이루어질 수 없는 만큼 기관에서는 기록물관리전문요원이 빠른 시일 내에 배치될 수 있도록 해야 하고, 세부적인 규정·지침 등도 함께 마련되어야 할 것이다.

상당수의 기관은 「공공기록물법」에서 제시하고 있는 기본적인 기록물관리업무조차 제대로 수행하고 있지 않은 것으로 나타났다. 기록물 생산·수집 정도를 제외하면 전혀 수행하지 않고 있는 업무도 있었으며, 수행은 하고 있으나 명목상 최소한의 수준에서 수행하는 경우도 상당 부분 있는 것으로 확인되었다. 또한 8개 기관 중 6개 기관은 기록관리기준표(기록물분류기준표)를 관보 또는 기관 홈페이지 등 정보통신망에 제공하지 않고 있어 적어도 절반 이상의 기관은 기록관리업무가 미흡한 수준인 것으로 나타났다.

이 같은 문제의 배경은 시설관리공단이 기타공공기관으로서 사실상 기록관리업무가 기관의 자율에 의해 수행 되고 있어 법적 강제성이 없고 제대로 된 관리감독이 이루어지지 않고 있기 때문이다. 설문조사 결과 기관별 담당자의 기록관리업무 비중은 평균 27.5%로 나타났으나 담당자들은 전체 업무대비 기록관리업무 비중이 적어도 50% 정도는 되어야 한다고 생각하고 있는 경우가 많았다. 기관에서는 담당자에게 다른 업무 부여를 지양하고 담당자가 기록관리업무를 좀 더 충실하게 수행할 수 있도록 업무비중을 조정할 필요가 있을 것이다. 시설관리공단의 여건상 담당자에게 기록물관리만 전담하도록 하기는 어렵겠지만 최소한의 업무 연속성과 전문성은 보장할 수 있도록 해야 할 것이다.

설문대상 시설관리공단은 대부분 전자문서생산시스템으로 기록물을 생산하고 있었다. 다만 기록물의 생산 이후 관리에 필요한 기록관리시스템의 운용에 있어서는 문제가 있는 것으로 나타나 8개 기관 중 1개 기관만이 기록관리시스템으로 표준기록관리시스템을 사용하고 있었고, 나머지 7개 기관은 아직 기록관리시스템을 운용하지 않고 있었다.

기록관리시스템의 도입이 미진한 배경을 확인한 결과 예산의 부족, 지방자치단체의 협조나 지원 없이 기관의 자체적 노력만으로는 개선이 어렵다는 한계, 기반환경의 미비, 실제 필요성에 대한 공감대 미형성, 기관에서 사용 중인 전자문서시스템과 기록관리시스템의 호환성에 대한 회의적 인식 등 다양한 요인이 있는 것으로 확인되었다. 또한 기초 지방자치단체 산하 지방공사·공단 중에서는 시흥시시설관리공단이 2017년에 표준기록물관리시스템을 구축한 것이 최초의 사례인 점을 감안하면(주간시흥, 2017) 나머지 기관에서 기록관리시스템을 도입하는 데는 좀 더 많은 시간이 필요할 것으로 예상된다. 다만 일부 기관에서는 중장기 계획으로 시스템 도입계획을 수립하고 있는 것으로 확인되었다.

기록관리시스템을 구축하는 데는 많은 예산과 인력, 시간이 소요되고, 한 번 구축된 이후에는 수정·변경이 제한적이기 때문에 자체 개발을 하거나 표준기록관리시스템을 도입할 때 신중한 선택 및 결정이 이루어져야 할 것이다.