신용보증 업무는 고객의 신청에 의해 시작된다. 보증이 실행되고 나면 고객의 채무변제 상황에 따라 ‘보증’, ‘구상채권’, ‘특수채권’ 등 해당 채권의 성질이 변동되는 특징을 갖고 있다. 업무에 따라 순차적으로 생산, 접수되는 기록들은 고객별로 사건의 발생 순서에 따라 편철하는 사안파일(case file) 단위로 관리하고 있다. 금융회사 특성상 주된 업무는 각 관련기관(시중은행 등)과 연계된 업무시스템을 통해 이뤄지며, 상시 업데이트 되어 오프라인으로 생산·접수·편철된 채권철에서는 확인할 수 없다. 그러나 채권철에 포함되는 기록물 또한 온라인에서는 확인할 수 없는 정보를 다수 포함하고 있어 온·오프라인 기록을 한 세트로 관리하고 있다.

채권철은 고객의 사업장 주소를 기준으로 관할 영업점 서고에서 관리하고 있다. 영업점 내 채권철은 책임자 권한 하에 엄중하게 관리되고 있었으나, 채권철은 보증 실행여부와 무관하게 서고에 배가되고 있었고 업무종결의 시점도 주채무자인 고객의 채무 변제시점인지, 재단에서 고객 채무의 전액 완납을 확인하여 전산등록을 하는 시점인지 정확한 기준이 없어 모호하고 자의적인 판단 아래 관리되고 있었다. 또한 채권철은 고객의 사업장 이전 등 변동에 따라 영업점 간 이수관이 활발하며 전산 처리와 물리적 이수관이 동시에 이뤄지고 있다. 그러나 물리적인 관리를 위한 제도적·시스템적 기반이 전무한 상태에서 이관을 할 때에 전산 처리 후 엑셀로 목록을 수기로 작성했고, 이에 대한 확인도 육안 검수가 필수적이며, 대량으로 진행될 때에는 많은 시간과 인력이 수반되어야 한다. 또한 관리대상과 업무종결 된 채권철이 혼재된 영업점 서고는 정수점검은 엄두도 내지 못할 정도로 방대한양을 보관하고 있어 정확한 확인이 어려웠다. 기록관리 담당자의 입장에서 가장 어려웠던 것은 정확한 목록이 있어야 이관·보존(활용)·평가 및 폐기 등 기록관리 업무의 수행이 가능하지만, 전산 상 명세가 실제 서고의 보유 상태가 일치함을 장담하기 어려웠던 점이다. 더구나 전산으로는 채권철의 존재여부조차 정확하게 파악할 수 없어 이러한 문제점에 대한 해결책이 필요하였다.

기록의 패러다임이 비전자에서 전자로 변화되고, 현재는 AI·블록체인 등 기록관리 분야에 다양한 기술 접목이 이뤄짐에도 불구하고 재단의 기록관리 환경은 기초의 마련부터 절실하였다. 또한 표준기록관리시스템(이하 ‘RMS’)을 그대로 도입하기엔 재단의 전자기록생산시스템(舊전자시스템, 자료관시스템)과 규격에 차이가 있고, 2016년 말 수행된 국가기록원의 차세대 기록관리 모델 재설계 연구를 바탕으로 RMS 또한 변경될 여지가 있어 바로 도입하기에는 무리가 있을 것으로 판단하였다. 그러나 재단의 채권철을 비롯한 비전자기록물의 관리 체계 마련이 급선무였으므로 기록관리시스템을 구축하되, 국가기록원의 연구 결과를 참고하여 비전자기록물의 관리를 위한 핵심 기능만을 우선 모듈화하여 구축 한 후 향후 전자기록을 포괄하는 시스템으로의 전환으로 방향을 수립하여 ‘기록물 RFID관리시스템 구축(이하 ‘RFID시스템’)’사업을 시작하였다.

RFID(Radio Frequency IDentification) 기술은 교통·유통·물류 등 영역에서 활발하게 사용 중이며, 기록관리 영역에서는 주로 기록물의 무단반출 방지와 서고 반·출입, 정수점검용으로 사용 중이다. RFID기술을 활용할 경우 육안으로 노출되지 않아도 인식이 가능하며, 대량검수도 짧은 시간에 처리할 수 있다는 장점이 있다. 재단에서 생산되는 대량·동종기록물의 신속한 처리를 위해서 RFID기술의 적용을 검토하였다.

본 시스템 구축에 앞서 기록관리 분야의 RFID 활용 현황 파악을 위해 표준기록관리시스템(RMS)의 RFID 관련 기능을 검토하고, 국가기록원 나라기록관 현장 답사, 일본 후쿠오카현 신용보증협회(TSUZUKI社 개발), 지바현 신용보증협회(HITACHI社 개발)의 적층IC태그를 활용한 보증서류관리시스템 구축 사례를 참고하였다. RMS에서는 인수 기능을 통해 관리대상 목록을 확보하고, 물리적 이관 시 육안검수를 통해 정확하게 대상을 확인한 후, RFID태그의 발행과 부착이 이뤄지며 서고 배가 후 위치정보를 등록해야 온전하게 활용할 수 있다. 국가기록원의 현장 답사에서는 태그 부착위치, 기록물의 두께에 따라 인식률이 떨어질 수 있다는 것을 확인하였다. 일본 신용보증협회의 시스템은 우리 재단의 업무환경과 프로세스가 매우 유사하나, 채권철 내 서류 낱장마다 RFID태그를 부착하는 매우 정밀한 구조를 갖추고 있어 소요 시간 및 비용에 대한 단점이 있었다. 재단에서는 RMS가 구축되지 않았고, 업무시스템 상 보증 명세를 그대로 목록으로 사용하기엔 한계가 있어 RFID기술은 적용하되 그 방법을 강구할 필요가 있었다.

ISO 23081-1 기록관리 메타데이터에 따르면 기록에 대한 메타데이터는 생산 시점에 획득되어 장기간 진본성· 신뢰성·이용가능성·무결성을 보장하며, 이에 대한 지속적인 기록관리 업무를 지원한다. 업무 단위에서 생산된 기록의 정보가 생산 시점에서 정확하게, 자동적으로 획득되는 것은 앞으로의 기록관리 업무를 위한 기초자료로 활용될 뿐만 아니라 업무수행의 근거로도 작용될 수 있다. 그러나 실제 업무단위에서 별도의 시스템에 따로 등록하는 것은 담당자에게 부담이 될 수밖에 없다.

생산 건의 누락 없는 관리를 위한 주요 핵심개념인 “생산 및 등록”을 자연스럽게 반영하기 위해 보증업무 프로세스에 적극적으로 개입하고 정비를 실시하였다. 업무담당자별로 채권철 편철 기준이 상이한 것을 통일하기 위해 사업부서와의 협의 후 업무지도를 통해 1개의 채권철에는 1건의 보증서류를 편철하도록 안내하였다. 관련 규정에 따라 보증건별로 편철하도록 되어있었으나 하나의 고객이 다수의 보증을 받는 경우 업무 편의상 합철하는 경우가 많았다. 이는 보증 건별로 업무종결 시점이 다른 경우 분철해야 하는 것을 방지하고, RFID시스템을 도입한 전자적 관리를 원활하게하기 위함이었다.

보증업무 특성상 고객의 의사 및 보증 심사결과에 따라 보증이 계속 진행되거나 중단되는 경우가 있어 실제 관리해야 할 대상 외에도 함께 서고에 잔존하여 서고 적체의 원인이 되고 있었다. 이를 위해 관리대상의 범위를 ‘보증실행’ 단계로 정의하였다. 또한 보존기간 기산을 위한 업무종결의 시점을 재단의 업무처리행위를 기준으로 설정하여 관리의 시작지점과 종료시점을 명확하게 설정하고 이를 시스템 설계에 반영하였다.

자연스러운 기록 생산 및 등록의 과정과 온전한 메타데이터의 획득을 위해 업무시스템 내에 필요한 기능을 설계하였다. 업무담당자는 보증 실행 건을 일괄 조회하고 시스템 간 전환 및 프린터 선택 없이 “태그발행”을 누르면 부서별 지정된 RFID프린터로 자동 출력된다. 동시에 RFID시스템에서는 보증관련 메타데이터, 태그관련 메타데이터를 목록으로 생성해 관리한다.

RFID시스템에서 확보한 목록을 기준으로 기존 이관대상 명세를 엑셀로 정리하여 관리하였던 것을 업무시스템내에서 업무종결 조건을 부여한 “이관대상 조회”로, 부서별로 실물 이관을 위해 이관목록을 메신저를 통해 제출하였던 것을 “이관 처리” 기능으로 구성하였다. 그리고 각 영업점별로 평가 의견을 엑셀로 제출하던 것을 RFID시스템에서 보존기간이 경과한 것을 선별하여 평가대상으로 선정하여 업무시스템으로 전달하고, 이에 대한 의견을 업무시스템 내에서 처리할 수 있도록 “기록물 평가” 기능으로 구현하였다. 채권철 RFID태깅으로 시작된 기록의 생산부터 폐기까지의 이력 또한 업무시스템에서 건별로 조회 가능하도록 연계하였다. 마지막으로 RFID기술을 유용하게 사용할 수 있도록 “기록물 탐지” 기능을 휴대용 단말기 기능으로 구성하여 영업점 내에서 찾지 못하는 채권철을 휴대용 리더기로 찾아 근접 범위 내에서 탐지할 수 있도록 구성하였다.

시스템 운영을 위한 제반 환경은 다음과 같이 구성하였다. 첫째, RFID 태그는 경제성 및 효율성을 고려하여 고안하였다. 국가보안법상 태그의 메모리에는 중요한 정보는 담을 수 없으며 공공기관에서 발행한 태그임을 식별 할 수 있는 KKR코드만을 저장해야만 한다. 또한 태그 겉면 라벨에 출력되는 정보는 채권철을 펼쳐보지 않아도 식별할 수 있도록 핵심정보만 노출하는 것이 중요하였다. 태그의 사이즈는 태그를 구성하는 안테나·메모리에 영향을 주어 비용으로 돌아오기 때문이다. 태그의 부착 위치 또한 고려 대상이었다. 인식률을 높이기 위해선 최대한 바깥에 노출시킬 필요가 있었다. 장기간 영업점 서고에서 관리되고 수시로 열람되는 것을 고려하여 채권철 배면에 부착 가능한 사이즈로 제작하고, 라벨 훼손 방지를 위해 도서관에서 사용하는 라벨키퍼를 부착하여 보호하도록 하였다.

둘째, RFID태그 발행용 프린터는 각 영업점별로 1대씩 설치하였다. 태그발행용 프린터는 일반 프린터에 비해 상당히 고가이지만, 보증실행 이후 업무종결까지 평균 5년 정도 소요됨을 감안할 때 이관 될 때까지 기다리기에는 시스템 도입 취지에도 맞지 않아 생산 시점에 태그를 모두 부착할 수 있도록 전 영업점에 배치하도록 하였다.