최근 5년간 폐업한 의료기관은 약 13,500건에 이르며, 그 중에서도 약 40건 정도는 종합병원 규모의 의료기관이 폐업하였다. 특히 올해 초 코로나19(COVID-19)로 인해 정부의 ‘사회적 거리두기’ 실천방안의 일환으로 의료기관 방문 자제를 권고하였기 때문에 그 수가 기하급수적으로 늘 것이라고 예상되고 있다. 그러나 폐업한 의료기관의 경우, 의료기관의 기록에 대한 관리나 보존이 되지 않고 있는 실정이다. 보다 구체적으로 2014년 진주의료원 폐업 사례를 살펴보면, 당시에 진주의료원의 환자와 가족들의 개인정보가 담긴 서류들이 무단으로 폐기되기도 했으며¹⁾, 최근 진주의료원 강제폐업진상조사위원회는 진주의료원 폐업 결정 관련 기록물과 폐업을 집행한 TF팀의 기록물이 폐기된 정황을 알렸다(전국보건의료산업노동조합, 2019). 이는 공공기록물 관리에 관한 법률에 위반하는 심각한 범죄 행위라 볼 수 있다. 현재는 우리나라 대부분의 의료기관 기록들이 전자화되어 있어 병원 내에서 종이기록이 무단으로 폐기되리라는 우려는 적지만, 폐업한 의료기관의 전자의무기록 관리에 대한 인식이나 방안은 여전히 부족한 실정이다.

본 연구는 최근 휴·폐업 의료기관의 진료기록부에 대한 보건소의 보관책임 강화 법안이 통과된 흐름에 맞춰 보건소가 책임성을 가지고 기록을 관리해야 한다는 의식에서 출발한다. 의무기록은 매우 민감한 정보를 포함하고 있으므로 의료기관이 폐지되었다 하더라도 공공기록물처럼 적법한 절차 및 관리 방안에 따라 체계적으로 관리될 필요가 있음에도 불구하고 기관이 폐지된다는 이유로 기록물의 가치나 중요성이 저평가되며 이를 관리해야 한다는 의식도 부족하다. 특히 시대 흐름에 맞춰 다량으로 발생하는 전자의무기록(Electronic Medical Record, EMR)은 환자 진료의 안정성을 강화하는 도구로 사용되며 정보자원으로 활용될 수도 있지만, 폐업 의료기관의 전자의무기록 관리는 개괄적 기준만 존재할 뿐, 실질적이고 뚜렷한 기준이 부재함에 따라 관리가 제대로 안되어 있는 것이 현실이다. 따라서 본 연구에서는 폐업된 의료기관의 전자의무기록에 초점을 맞춰 폐지기관 및 의료기관 기록의 이론적 배경에 대해서 검토하고, 현행법상 보건복지부에 의해 폐업 의료기관 기록물 관리를 담당하는 일선기관인 보건소에서 관리·보존하고 있는 전자의무기록을 중심으로 관리 현황 및 기록 관리의 문제점을 구체적으로 살펴본 후, 폐업 의료기관의 전자의무기록 관리에 관한 제도적·기술적·행정적인 측면에 대한 개선방안을 제안하고자 한다.

본 연구는 크게 문헌조사, 현황분석 및 실무자 전화인터뷰를 실시하였다. 먼저 문헌조사를 통해 폐지기관 기록물 관리체계 및 해당 기록물이 갖는 특성을 살펴보았다. 또한, 의료기관 기록물 관리 현황을 분석하기 위해 관계법령을 검토하였고, 특히 의무기록 중에서도 전자의무기록이 가지는 특수성 및 유형을 살펴보았다. 명확한 의미 전달을 위해 본 논문에서는 ‘전자적’으로 생산된 모든 유형의 의무기록을 “전자의무기록(EMR: Electronic Medical Record)”이라 명했으며 이러한 전자기록을 ‘생산’하는 시스템을 통칭하는 의미로 “전자의무기록 생산시스템”, 혹은 줄여서 “전자의무기록시스템”이란 용어를, 전자의무기록 생산시스템 중 특정 유형을 지칭할 때는 “EMRS (Electronic Medical Record System)”로 서술하기로 한다. 둘째, 휴·폐업 의료기관이 보건소에 이관한 현황을 알아보기 위해 진료기록부 보관을 위한 보건소 예산 지출현황 등과 관련된 국정감사용 자료를 토대로 광역자치단체 및 기초자치단체 관할 보건소를 대상으로 정보공개청구를 하였다. 이를 통해, 보건소의 기록물 관리체계를 살펴보고 기록관리 측면의 문제점을 다각적으로 분석하였다. 셋째, 정보공개청구와 문헌만으로 현황에 대해서 내용을 충분히 파악하지 못한 관할 보건소를 대상으로 실무자와 전화인터뷰를 진행하여 내용을 보완하였다. 주로 폐기와 관련된 부분에 대해 인터뷰를 진행하였으며 코로나19로 인해 대면으로 진행하기는 어려운 상황이라 광역자치단체 보건소 1곳과 광역시 자치구 보건소 2곳의 업무담당자 1인씩 3인을 대상으로 전화인터뷰를 진행하였다. 마지막으로, 분석 내용 및 인터뷰 결과를 바탕으로 폐업 의료기관 전자의무기록 관리에 대한 주요 쟁점을 기술하였다.

지금까지 폐업 의료기관 전자의무기록물에 관한 직접적인 연구 성과는 존재하지 않는 것으로 판단된다. 본 연구의 목적은 폐업 의료기관 전자의무기록물 관리현황 및 개선방안을 도출하는 데 있다. 따라서 연구를 위해서 폐지기관 기록물과 의료기관 기록물에 관한 기록관리에 관한 연구라는 두 가지 큰 주제로 나누어 살펴보았다.

본 절에서는 폐업 의료기관 전자의무기록 관리현황 및 개선방안을 도출하기에 앞서 폐지기관에 대한 근본적인 이해와 폐지기관 기록물 관리에 관한 사항을 살펴보고자 한다. 폐지기관에 대한 정의는 정부조직법, 지방자치법, 기타 법령에 의거하여 설치된 기관으로서 설치 근거법령 등에 의해 폐지된 기관을 의미하며 이 지침의 적용 대상이 되는 기관의 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 공공기록물법)에 의해 관리되어야 한다(국가기록원, 2005). 또한, 폐지기관의 기록물은 공공기록물법 제25조제1항에 따라 공공기관이 폐지된 경우 그 사무를 승계하는 기관이 없을 때는 폐지되는 공공기관의 장은 지체 없이 그 기관의 기록물을 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 된다고 명시하고 있다. 또한, 폐지기관의 기록물 담당을 위한 인력 배치에 있어서는 동법 제25조제2항에서 폐지되는 기관의 소관 기록물의 체계적인 이관 및 관리 등을 위하여 필요한 경우에는 영구기록물관리기관의 장은 소속 공무원을 파견해야한다고 명시했다.

특히 시행령 제58조는 공공기록물법 제25조제1항의 단서에 따라 기록물의 이관에 대한 조문을 명시하여 이관원칙을 구체화시키고, 기록물 인계절차에 따른 처리 결과를 중앙기록물관리기관에 통보해야한다는 의무조항을 명시하면서 폐지기관 기록물 관리체계를 법제화하고 있다. 그러나 그 내용이 일반적인 기록물관리 지침규정과 크게 다르지 않으며, 폐지기관의 성격 및 특수성을 고려하지 않았다는 측면이 있다(김송이, 이영학, 2017). 우리나라에서 폐지기관 기록물에 대한 관리는 주로 공공기관에 한정되어 있으므로 공공기관 범주에 속하지 않았던 기관의 소관 기록물이 공공기관으로 이관되는 경우에 대한 세부적인 지침이 부재하다. 종합하면, 폐지기관의 기록물 관리에 관한 연구는 폐지기관이 갖는 다양한 성격 및 기록의 특수성을 고려해야 하며 명확한 기준 및 정책이 필요한 상황이다.

「의료법」 제40조와 동법 시행령 제30조에 의거하여 폐업 의료기관 기록물은 의료기관 개설자가 의료업을 폐업하거나 1개월 이상 휴업하려면 진료기록부등을 관할 보건소장에게 이관할 것을 명시하였다. 다만, 예외조항으로 의료기관의 개설자가 보건복지부령이 정하는 바에 따라 진료기록부등의 보관계획서를 제출하여 관할보건소장의 허가를 받은 경우에는 이를 직접 보관할 수 있다고 하였다. 그러나 이러한 법령에도 불구하고 의료기관이 휴·폐업했을 시 폐업 이후 진료기록부를 보건소로 이관하는 절차가 대체로 이루어지지 않으며 폐업에 대한 안내 내용이 제대로 도달되지 않는 경우가 많아 사실상 환자들이 진료기록부를 찾기는 어려운 실정이라고 밝힌다(국회보건복지위, 2019). 이에 2020년 3월 4일 새롭게 공포된 의료법에서는 제40조제2항이 삭제되고 그 내용이 제40조2와 제40조3으로 다음과 같이 세분화되었다. 먼저, 의료기관 개설자가 폐업 의료기관의 기록을 직접 보관하려면 보관 기간 및 방법 등 보건복지부령이 정하는 사항을 준수해야 하며, 기록 열람 및 보존에 관해서도 동법 제21조 및 제22조제2항을 준용하여야 한다는 강화 법안이 신설되었다. 또한, 제40조3에 따라 폐업 의료기관의 진료기록부 등을 보관하는 주체가 기록을 효과적으로 보존·관리할 수 있도록 시스템을 구축·운영할 수 있다는 내용을 추가함으로써 기록을 체계적으로 관리할 필요성에 대해 명시하고 있다. 조항 단서를 위반했을 시에도 벌칙 및 과태료 조항도 이전보다 세분화되었으며, 보건소장 및 의료기관 개설자가 직접 시스템에 보관한 정보 외의 정보를 열람하는 등 그 내용을 확인하는 것도 금지하도록 하는 조항도 신설되었다.

한편 진료기록부에 대한 보존과 관련해서 공공기록물법과 의료법은 기록물 보존기간을 다르게 설정하고 있다. 일례로 공공기록물법 상 공공기관인 보건소에서 의료법령상 진료기록부 등에 해당하는 기록을 보존할 때, 공공기록물법 제19조제1항의 위임에 따라 같은 법 시행령 제26조제1항에서 정한 기록물의 보존기간별 기준을 따라야 하는지, 의료법 제22조제2항 및 같은 법 시행규칙 제15조제1항에서 정한 진료기록부 등의 보존기간을 따라야 하는지와 같이 내용적으로 상충되는 지점이 발생한다. 의료법령상 진료기록부 등의 보존에 관한 규정은 법제처의 법령해석에 따라 공공기록물법의 기록물 보존에 관한 규정에 대한 특례 규정으로 보아야 하므로 의무기록 보존과 관련해서는 「의료법」 제22조제2항 및 「의료법 시행규칙」 제15조제1항 각호에 따라야 한다. 특히 진료기록부 등은 「개인정보 보호법」 제2조제1항에 따른 개인정보로서 사생활을 침해할 우려가 있는 ‘건강’에 관한 민감정보, 주민등록번호 등이 포함되어 있어 가장 엄밀하게 보호되어야 할 개인정보에 해당하므로 환자의 개인정보 자기결정권을 존중해야 할 필요성이 매우 높고, 같은 법 제21조제1항에 따라 보유기간이 경과한 개인정보는 지체 없이 파기되어야 한다.

우리나라 의료기관 의무기록의 전자화율은 상당히 높은 편이다. 상급종합병원 뿐만 아니라 의원급 병원에서도 전자의무기록 생산시스템을 운영하는 기관이 많아졌기 때문에 생산되는 전자의무기록도 함께 증가했다. 하지만, 이를 활용해서 의료서비스 질 향상을 위한 부가가치 창출 등의 활동이 부족할 뿐만 아니라 표준화된 기록관리시스템이 구축되어 있는 병원은 매우 드물다고 볼 수 있으므로 전자의무기록이 이관되어 관리되고 있지 않은 상황이다.

앞에서 언급한 바와 같이 폐업 의료기관의 전자의무기록에 대한 선별요건과 절차, 이관 등의 정책이 확립되지 않은 상황에서 전자의무기록을 관리해야 할 공공기록으로 인식하지 않고 ‘보관’ 자체에만 방점을 두고 있기 때문에 이관된 기록에 대한 적법한 폐기 절차 또한 진행되고 있지 않다. 또한, 보건소가 민간소프트웨어 업체에 진료기록부 발급을 의뢰한 경우에 보건소는 업체에 폐기 협조 공문을 보내지만 그 이후의 폐기 여부는 보건소도 확인할 길이 없다.

의료법령상 진료기록부 등의 보존에 관한 규정은 앞의 2.3절에서 언급한 것처럼 공공기록물법의 기록물의 보존 특례 규정으로 보아야 하므로 「의료법」 제22조제2항 및 「의료법 시행규칙」 제15조제1항 각호에 따라야 하며 자세한 사항은 〈표 8〉과 같다. 특히 진료기록부등은 가장 엄밀하게 보호되어야 할 개인정보에 해당하므로 보유기간이 경과한 개인정보는 지체 없이 파기되어야 한다. 그럼에도 불구하고 광역시 자치구 보건소에서 해당 업무를 담당하고 있는 실무자⁵⁾에 따르면, 별도로 폐기 지침이 존재하지 않는다고 하였다. 또한 종이기록물의 경우에는 관공서에서 공문서를 주기적으로 폐기할 때의 방식을 따르고 있으나 전자기록물 관련해서는 폐기에 대한 지침이 없다고 밝혔다. 뿐만 아니라 해당 보건소는 보존기간에 따라 기록물을 처리하지 않고 있는데 이는 폐업 의료기관에서 보건소로 기록을 이관할 때 환자 한 명에 대해서 묶음으로 파일로 보내기 때문에 현실적으로 보존기간에 따라 분류해서 폐기하는 것이 불가능하며 이를 전문적으로 행할 수 있는 인력도 제한적인 상황이라고 전했다. 이상을 정리하면, 의무기록의 효과적인 관리를 위해서는 기본적으로 공공기록물법 제41조 및 동법 시행령 제78조에 의거하여 기록물에 대한 전문지식을 갖춘 기록물관리 전문요원을 중심으로 기록물 관리 업무가 수행되어야 함에도 불구하고 실질적인 업무환경에서는 기록물을 체계적으로 관리할 수 있는 전문 인력 및 기준이 부재한 상태이다.

기존의 문헌조사 및 정보공개청구 자료, 전화인터뷰를 바탕으로 분석한 폐업 의료기관 전자의무기록 관리현황에 대한 결과를 ‘생산-이관-관리 및 보존-폐기’의 기록관리 관점에서 정리해보면 〈표 9〉와 같다. 휴·폐업 의료기관 진료기록부에 대한 보건소의 보관책임 강화 법안이 공포되면서 의무기록의 관리 중요성에 대한 인식은 상대적으로 높아졌으나 여전히 기록학적 관점에서 판단하면 매우 미비한 상황이다. 분석결과를 통해 도출되는 문제점은 다음과 같다.

먼저, 폐업 의료기관 전자의무기록물의 보존전략 및 폐기에 대한 세부지침은 존재하지 않고 있다. 전자의무기록물은 하드웨어 및 소프트웨어로서만 판독이 가능하기 때문에 기록 보존을 위한 체계적인 보존전략이 필요하다. 또한, 기록물의 폐기에 있어서 의료법에 명시되어 있는 보존기간을 준수하지 않고 있다. 보존기간이 지난 기록물을 개별적으로 폐기하는 것은 시간 및 인력이 필요하므로, 보존기간보다 더 오래 보관하고 있는 것이 현실이다. 개인정보 보호법에 따라 관리 및 보존을 엄격하게 하고 체계적으로 관리하여 보존기간이 지난 기록물을 지체 없이 폐기해야함에도 불구하고 폐기에 대한 구체적인 지침 및 규정도 부족한 상황이다.

둘째, 폐업 의료기관의 기록이 보건소로 이관되는 비율이 매우 적다. 진료기록은 의료사고 산재 또는 장애 연금, 개인사 보험 등에 활용될 뿐만 아니라 정보 활용 측면에서도 중요한 기록 중 하나이다. 따라서 의료법은 의료기관 폐업이나 휴업 시 진료기록을 해당 지역 보건소로 보내 관리·보존·폐기하도록 규정하고 있지만 실제 보건소로 이관된 비율은 6.35%에 그친다.

셋째, 보건소로 이관된 기록 중 열람이 불가한 상황이 많다. 현재 우리나라의 많은 의료기관들은 EMRS, OCS, PACS 등과 같은 전자의무기록 생산시스템을 운영하고 있으며, 전자기록물들은 각 개별 시스템별로 관리되고 있다. 하지만, 지금까지 개발·구축된 전자의무기록시스템은 각각 의료기관마다 개별적으로 구축·운영되었고 그에 따른 문서저장형태 및 서식도 매우 다양하고 상이하다. 이러한 상황에서 일부 지자체의 보건소는 폐업 의료기관의 이관된 기록을 읽기 위해 하드웨어 및 소프트웨어를 구매하거나 전산화 사업을 추진하고 있지만 대부분의 보건소들은 기록을 열람조차 하지 못해 전수파악이 불가능한 상황이며 보유중인 진료기록부의 기록들은 민간 소프트웨어 업체에 맡겨서 확인하는 경우가 대다수이다.

넷째, 행정정보 및 기록 이관에 관련된 기능적 요소가 부족하다. 앞의 문제점과 바로 연결되는 사항으로 각 의료기관마다 다양한 전자의무기록 생산시스템을 운영하고 있으며 개별 시스템별로 관리되고 있기 때문에 전자의무기록시스템 고도화를 위한 인증제도 도입을 하고 있는 상황이다. 하지만, 이 표준 인증제 시스템 또한 기록의 전송·이관을 위한 메타데이터 요소에 대한 구체적인 논의 및 기능적 요구사항을 포함하고 있지 않다. 또한, 기록학적으로 중요할 수 있는 행정정보시스템의 행정정보 데이터세트에 관한 내용 또한 존재하지 않아서 진료기록 이외에 중요하다고 판단되는 병원의 기록들이 방치될 수 있다. 따라서 해당 인증제도는 이를 포괄적으로 내포할 수 있는 기능적 요소에 대한 고려가 필요하다.

다섯째, 의무기록에 대한 기록학적 중요성에 대한 인식이 부족하다. 이에 폐업 의료기관의 기록을 관련하는 담당 전문 요원 또한 부재한 상황이다. 실제 보건소의 폐업의료기관 기록물을 담당하는 직원에게 확인하였을 시, 규정에 대해 정확히 인지하지 못하고 있는 상황이었다. 따라서 실제 업무환경에서 기록물을 체계적으로 관리할 수 있는 전문 인력 배치가 이루어지기 위해서는 선제적으로 인식에 대한 개선이 필요하다.

폐업 의료기관의 기록물은 별도의 선별요건 및 이관, 폐기 등의 정책이 미비하기 때문에 기록물의 효율적 관리를 위해서 선제적으로 마련되어야 할 것이 제도적 방안이다. 특히, 전자기록의 태생적 특성에 따른 기술적 문제들, 보안 문제 등을 포괄할 수 있는 지침을 마련하고 현행을 점검해야 한다.

이를 위해 먼저, 기록물의 효율적인 관리를 위해 폐업 신고 절차를 변경할 것을 제안한다. 현재 폐업 신고를 통해 기록이 이관되는 과정은 통합신고포털 또는 서면으로 의료기관 휴·폐업신고를 하고 그 처리한 사항을 건강보험심사평가원(심평원)에 통보하는 방식으로, 신고가 완료된 이후, 이관을 하도록 되어 있다. 이에 〈그림 5〉와 같이 ‘진료기록부 이관’ 단계를 명시하고, 보건소가 이를 ‘확인’하는 단계를 추가함으로써 의무기록이 유실되는 것을 방지할 수 있으며 관리체계를 일원화시킬 수 있다. 이를 통해 정보데이터로도 활용 가능할 수 있을 것이다.

두 번째로, 최근 몇 년 사이에 우리나라 의료기관은 종이기록 환경에서 전자의무기록 환경으로 많이 전환되었지만 아직 보건소에서는 전자의무기록의 관리, 보존, 폐기에 관한 구체적인 행동규칙 및 지침이 존재하지 않기 때문에 지침을 마련하기 위한 논의가 필요한 시점이다. 이를 위해 먼저, 전자의무기록의 효율적인 관리 및 물리적인 보존을 위해 시설 및 장비가 마련될 수 있도록 해야함에도 불구하고 이러한 시설·장비 구축이 어려운 보건소가 대부분이기 때문에 현실적인 보존계획을 작성하여 보건소에서 이를 지킬 수 있도록 해야 하며 관리 및 보관이 잘 되고 있는지에 대한 현황 파악을 위한 점검 체계 구축도 필요하다. 다음으로, 보건소에서는 폐기지침 및 폐기등록부를 마련해야 한다. 의무기록의 특성상, 보존기간이 지난 기록은 지체 없이 폐기해야하기 때문에 별도의 폐기기록물 심사나 평가심의와 같은 과정은 생략하고 환자 1인에 따라 관리되어야 하는 기록의 요건을 고려하여 보존기간 책정에 대한 재수립도 필요하다. 기존의 기록관리 공공표준의 기록물 평가 및 폐기 절차⁶⁾의 절차와는 다르게 〈그림 6〉과 같이 간략한 절차로 진행하고, 단계에 따른 세부적인 지침이 마련되어야 한다. 마찬가지로, 폐기된 기록물을 확인하기 쉽도록 폐기등록부를 작성하여 비치하고 민원처리 및 기록물관리에 참고할 수 있도록 해야 한다.

현재 우리나라에서는 ‘정부24’를 통해 전자의료기록부 발급 서비스를 제공하고 있지만, 최근 1년 이내의 기록 발급만 가능하고 누락된 기록도 다수 존재한다. 이에 폐업 의료기관의 기록이 효율적으로 관리되는 가장 이상적인 방법은 자체 전산화 사업 추진을 통해 전자진료기록부 발급 프로그램을 표준화하는 것이다.

보건소에서 열람이 불가하여 민간소프트웨어 업체에 의뢰해야만 하는 전자의무기록이 30만 건에 달하므로 한국보건의료정보원에서 추진하고 있는 표준화 전자의무기록시스템 인증제의 시스템 구축 구성도 및 정보를 공유하는 등의 방식을 통해 전자진료기록부시스템을 표준화 할 수 있다. 이에 따라, 각 지자체가 자체 전산화 사업을 추진하거나 소프트웨어를 구매할 경우, 표준화 시스템을 토대로 관리체계를 일원화할 수 있어 기록물 관리의 효율을 높일 수 있고 보건소 간 정보교류도 가능하게 되므로 서비스의 질을 높일 수 있다.

추가적인 기술적 보완에 있어서 기록 이관 시 행정정보시스템 관련 기능적 요소를 추가할 것을 제안한다. 의료기관에서는 환자의 진단정보, 진료차트, 간호기록 등 다양한 의료 데이터 및 약제 데이터를 가지고 있으며 최근 데이터 3법이 통과되면서 비정형데이터를 포함한 의료데이터를 공익적으로 활용할 가능성이 높아졌으나 의료기관별 데이터의 표준화가 되어 있지 않기 때문에 앞의 절에서 언급한 바와 같이 표준화 시스템을 마련할 필요가 있다. 표준화 시스템으로 관리체계를 일원화한 다음 단계로 고려해야 할 것은 행정정보시스템의 행정정보 데이터세트와 같은 기록 또한 이관해야한다는 점이다. ‘광역시 B구’의 사례를 살펴보면, 다량의 진료기록 뿐만 아니라 행정정보가 발생했기 때문에 이를 수집, 저장, 송·수신을 위한 하드웨어, 소프트웨어, 데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 행정정보시스템과 호환이 가능하도록 시스템에 기능적인 요소를 추가하였다. 이와 같이 기록 이관 시 행정정보시스템 관련 기능적 요소를 추가하여 행정정보 데이터로서 활용될 수 있는 기록을 관리할 수 있도록 해야 한다. 이런 소프트웨어를 구축할 때, 폐업 의료기관의 전자의무기록 또한 전자기록물의 일환으로서 전송 및 이관을 위한 기능적 요소를 추가한다면 전자의무기록의 전송을 더욱 효율적으로 수행할 수 있을 것이다. 전자기록물 온라인 전송을 위한 기술규격(NAK/TS 5:2013)⁷⁾을 참고하여, 전송을 위해 추가할 소프트웨어 기능으로는 전송/접수 요청 인터페이스, 파일전송, 다중세션 전송, 다중파일 전송, 데이터 압축, 전송파일 암호화, 재전송, 무결성 정보 생성, 파일 일치성 검사, 수신이력 시각정보 생성, 접속관리, 사용자 인증, 로그기능 등이 있다.

폐업 의료기관의 기록물의 경우, 복합적인 특성을 가진 기록물로써 이러한 기록물을 관리하는 전문 인력은 전무한 실정이다. 담당자들의 기록물 관리에 대한 이해 및 전문지식 부족은 기록물 관리를 행정업무 상의 하나로써 단순하게 취급하는 결과를 가져온다. 현실적으로 보건소에서 기록물 담당 인력을 충원하거나 보충하기는 쉽지 않은 상황이므로 보건소의 위상이나 인력, 재정, 시스템 등의 문제가 더 고려되어야 하며 기록의 가치에 대한 인식 제고가 필요하다. 이를 보완하기 위해서는 먼저, 기록물 관련 지자체 담당 전문요원을 파견하거나 기록물 관리에 대한 교육이 필요하다. 상급기관의 기록물관리 전문요원 중에서 교육이 가능한 전문요원이 의무기록 현황을 살펴보아야 한다. 특히 종이기록물 뿐만 아니라 전자기록물을 어떻게 관리하는지 살피고 보존 및 폐기가 잘 이루어지고 있는지 평가할 필요가 있으며 의무기록의 특수성에 따라 개인정보 보호를 위한 보수교육 또한 의무화가 될 필요가 있다. 더불어, 기록관리 영역의 역할이나 관계를 재정립하기 위한 국가기록원의 지원도 필요하다.

또한, 의료기관이 폐업되기 전에는 「의료법」 및 「국민건강보험법」에 근거하여 각 의료기관에서 기록물을 관리하지만, 폐업 이후의 기록물에 대한 구체적인 지침이 없는 만큼, 폐업 의료기관 기록물의 관리주체 간 협력체계를 구축하여 인수·인계 장치 마련 및 관리·감독 강화 등 기관의 역할과 특성에 맞는 업무를 수행해야 한다. 폐업 의료기관 기록물의 관리주체는 크게, 보건복지부, 건강보험심사평가원, 시·도 지방자치단체, 보건소로 구분할 수 있다. 먼저, 보건복지부에서는 폐업 의료기관의 기록물의 기록관리가 제대로 수행될 수 있도록 ‘폐업 의료기관’의 기록관리를 위한 지침을 개발하고, 의료기관의 특수성을 포함하는 관련 규정 및 지침을 제공하는 것이 필요하다. 보건복지부는 폐업 의료기관의 기록물 특성에 맞춰 보존 기간 책정, 분류체계 수립, 폐기지침 등 일반문서와는 다른 차별화되고 구체적인 지침을 개발하도록 해야 한다. 둘째, 건강보험심사평가원에서는 생산시스템별로 분산되어 있는 폐업의료기관의 기록물(의무기록)이 통합의무기록관리시스템으로 인수 및 등록될 수 있도록 기술적인 지원이 이루어지도록 한다. 셋째, 시·도 지방자치단체는 일선기관(보건소)에 업무를 위임했다고 끝나는 것이 아니라 폐업 의료기관을 관리하는 보건의료과 혹은 보건의료정책과 같은 전담부서에서 주기적인 점검을 통해 기록물관리요원이 폐업의료기관의 기록관리가 수행되고 있는지 평가하고 의무기록 평가심의회를 통해 의무기록 평가 및 폐기대상을 선정하고 제대로 관리가 되고 있는지 보건소 현장방문을 통해 점검해야 한다. 마지막으로, 보건소에서는 시·도 지방자치단체와의 논의를 통해 효율적으로 폐업 의료기관 기록물이 관리될 수 있도록 노력해야 한다.