도서관 안팎으로 활발한 활동을 해온 느티나무도서관의 경험들은 고스란히 기록으로 남았다. 5년, 10년 시간이 지날수록 기록은 쌓여만 갔고, 소소한 기록들까지 버리지 않고 가지고 있어 갈무리가 필요한 상태였다. 1999년 도서관을 구상하면서 함께 공부하던 세미나자료, 논문, 해외 자료집 등도 버리지 않고 모아두고 있었다. 당시에는 구하기 어려운 소중한 자료들이었기에 활용되기 바라는 마음으로 국제표준도서번호(ISBN, International Standard Book Number)가 없는 자료였지만 도서관자료관리시스템에 등록하여 연구서가를 만들어 보관해두었다. 어쩌면 이게 아카이빙의 시작이었을지도 모르겠다. 예술서적이 빈약하던 시절 아이들에게 풍부한 자료를 보여주고 싶어 미술관이나 전시회 등에서 팸플릿, 리플릿, 도록 등을 모아 예술서가에 꽂아두기도 했었다. 모두 전통적인 도서관 자료와는 동떨어진 자료들이다. 이런 자료들은 현재까지 고스란히 남아 있다. 이렇듯 느티나무도서관의 활동 하나 하나가 기록되고 그 기록들이 10년 이상 쌓여서 더 이상 방치 할 수 없는 무게를 느끼고 있던 시점에 ‘아카이브’를 만나게 된다.

2012년 4월, 60주년을 맞은 국회도서관에서 ‘도서관 공공가치와 정보공유’라는 주제로 국제심포지엄이 열렸다. 이소연 교수의 주제발표로 듣게 된 라키비움의 사례들은 ‘인류의 기억’이라는 공동 사명을 가진 도서관, 기록관, 박물관이 경계를 넘어 서로 융합하고 협력할 필요성을 이야기하고 있었다(박영숙, 2014, p. 363). 이는 기록관의 전유물로 여겨졌던 아카이브를 도서관에 가져올 수 있겠다는 생각을 하게 되는 계기가 되었다.

2012년 한국외국어대학교 정보기록관리학과 대학원의 ‘기록의 정리와 기술’ 실습을 느티나무도서관의 기록물로 6주간 진행하게 되면서 아카이브 구축의 기초작업이 시작되었다. 이를 계기로 2012년 9월 한신대학교 이영남 교수와 ‘도서관을 거점으로 하는 마을아카이브’ 강좌를 열었다. 공적 기록을 위한 ‘아카이브 A’, 정해진 틀을 조금 벗어날 수 있어 커뮤니티 아카이브에 더 적합한 ‘아카이브 B’, 공동체나 개인의 기록을 정해진 틀에 맞추는 것이 아닌, 틀에서 벗어난 비정형적 기록을 인정하는 방식이다(이영남, 2013, p. 74). 느티나무도서관의 경우 운영과 사업 부분에서는 ‘아카이브 A’를 커뮤니티기록은 ‘아카이브 B’를 적용할 수도 있을 것이다. 다시 한번 이영남 교수와 함께 2013년 2월부터~4월까지 10회에 걸친 ‘느티나무 아카이빙 워크숍’을 열었다. 관심 있는 사람들의 자유로운 신청이 가능한 오픈 워크숍이었다. 참가한 사람들은 도서관사서, NPO관계자, 대안학교교사, 일반 이용자 등 다양했다. 느티나무도서관의 자료를 재료 삼아 기록관리의 기초적인 언어부터, 파일을 분철하여 시간대별로 재정리하고, 각각의 파일 기술서에 내용을 채워 넣는 과정들을 하나하나 밟아갔다. 워크숍의 목적은 아카이빙에 대한 기초적인 지식을 알리고 관심을 불러 일으켜 참가자 각자의 위치에서 기록 활동을 할 수 있도록 촉진하는 것 이었다.

10회의 워크숍 과정을 마치고 이후로도 기술서 작성과 등록 작업은 계속되었다. 자료는 아카이브 박스 70개의 분량이었다. 박스 안에는 도서관 활동 기록이 담긴 1500개가 넘는 파일들이 있었다. 파일마다 기술서를 작성하여 어떤 아이템들이 있는지 기술서에 목록으로 작성하였다. 또한 내용물에 대한 기술자(記述者)의 의견을 기술하여 어떤 용도로 참고할 수 있는지도 알 수 있도록 했다.

등록번호는 시리즈별로 부여하였다. 박스별로 시리즈 제목이 붙어 있고, 시리즈별 자료가 많을 경우 두 개의 박스에 나눠서 보관하고 일련번호를 부여한다. 등록번호는 도서관도서관리시스템인 엑슬리스(Exlis)에 입력하여 홈페이지에서 검색되도록 하였다. 엑슬리스의 KORMARC 입력 태그 중, 내용주기를 입력하는 505 태그에는 파일 목록을 입력하여 제목 검색이 가능하게 하고, 검색 키워드를 입력하는 653 태그에는 주요 키워드를 넣어 키워드와 제목 두 가지 방법으로 검색이 가능하도록 했다. 홈페이지 검색 결과를 통해 도서검색과 마찬가지로 찾고 있는 아카이브 자료의 아이템이나 파일의 위치정보를 알 수 있다. 워크숍 당시 입력하던 자료는 대부분 서류형식으로 파일링 된 자료였기 때문에 도서관 내에서 열람만 가능하도록 했다. 필요한 정보는 대출이 아닌 복사서비스를 이용하도록 안내하고 있다. 개인정보가 기재되어 있는 자료는 파일 이름을 표기하고 봉인된 봉투에 넣어 별도의 박스에 보관하는 식으로 기밀 처리하고, 해당 파일에는 개인정보가 가려진 복사본으로 대체해 열람할 수 있게 했다.

2013년 아카이빙 워크숍을 계기로 쌓여 있던 파일들을 분류하고 등록하였지만, 커뮤니티와 도서관계와의 교류를 통해 수집한 자료들이 남아 있었다. 대략 1천 점이 넘는, 주로 책자 형태의 자료들은 2018년 기록관리학을 전공하는 대학원생들과 함께 분류하고 등록했다. 등록 방식에도 변화를 주었다. 도서관장서관리시스템에 일반도서와 같은 기준으로 등록하고 있던 방식에서 아카이브 자료의 특성에 맞게 더블린코어(Dublin Core)의 요소들 중 필수적이라고 보이는 8가지 요소만을 선택해 KORMARC 태그에 적용하여 사용하기 시작했다.

등록된 자료들은 대부분 ISBN 없는 책자 형태이고 리플릿, 팸플릿, 카탈로그, 소식지, 지도 등의 비도서 자료들도 있다. 이런 비도서 자료들은 출처별로 파일을 만들어 파일 단위로 등록한다. 파일에 정리된 자료들은 목록화하여 검색이 가능하도록 했다.

느티나무도서관의 아카이브 자료는 크게 세가지로 분류할 수 있다. 도서관을 실질적으로 유지해가는 ‘도서관경영’, 지역 단체와 이용자들을 위한 도서관내 활동기록을 모은 ‘도서관서비스’, 더 나은 도서관문화를 위해 타 기관과 연계하여 움직이고 있는 느티나무도서관의 행보를 보여주는 ‘도서관운동’이다. 도서관운동은 모색과 실천으로 나누어 기록하고 있다.

첫 번째 도서관경영에서 생산되는 기록들은 생산부터 보관까지 디지털로 이루어지는 경우가 대부분이며 운영주체인 도서관 직원들에 의해 생산된다. 기록은 업무분류기준에 따라 분류되어 협업을 위한 디지털 공간이자 기록보관을 위한 저장 공간인 NAS(Network Attached Storage)에 저장된다. NAS 저장시에는 현용기록을 R로 비현용기록을 X로 표기하여 저장하며, 업무종료 시점에 R을 X로 변경하여 저장하여 아카이브 자료임을 표시한다.

두 번째 ‘도서관서비스’의 경우 이용자들과의 소통과 관계 형성의 자료들이라고 볼 수 있겠다. 지역 이용자들의 자발적 참여, 지역 기관들과의 협업, 지역 공동체와의 연계 역시 이 분류에서 이루어진다. 일반적으로 도서관에서 가능한 마을 아카이브 개념의 기록들이 이 분류로 나누어진다고 볼 수 있겠다.

세 번째 ‘도서관운동’의 경우 도서관 운동을 이어가는 느티나무도서관의 움직임을 보여준다. 도서관학교, 예비사서, 컬렉션 버스킹, 기관들과 협업을 통해 더 나은 도서관문화를 만들기 위해 느티나무도서관의 움직임을 보여준다. 〈표 2〉는 도서관 업무 분류표이다. 업무가 완료되면 현용기록은 업무종료되어 아카이브로 넘겨진다.

이처럼 다양한 활동들이 도서관에서 일어나고 있다. 이런 활동은 기록을 남긴다. 필연적으로 기록은 활동이 있어야만 남게 된다. 기록은 활동의 흔적이다. ‘무엇을 하고 있는가?’를 생각하지 않으면 기록은 맥락을 읽고 연결점을 잃게 된다. 기록이 현재의 사건들과 만나질 때 기록의 보존에 의미가 더해지리라 생각한다.