2020년 4월 기획재정부는 정부의 블록체인 확산전략에 따라 2021년 블록체인 관련 예산을 반영하겠다고 발표하였다(기획재정부, 2020). 같은 해 6월에는 대통령 직속 4차산업혁명위원회(이하 4차산업위)에서 초연결·비대면 신뢰 사회를 위한 블록체인 기술 확산 전략이 의결되었다(4차산업위, 2020). ‘코로나19’에 따른 디지털 비대면 문화의 확산과 온라인에서의 연결성 강화 대책을 블록체인에서 찾으려는 정부 차원의 정책적 노력이 진행되고 있다. 정부는 블록체인 적용 파급력이 높은 분야를 집중 지원하기 위해 18년부터 시작된 블록체인 공공선도 시범사업들을 대상으로 공공업무에 본격적인 확대를 추진하고 있다(4차산업위, 2020, p. 19).

국가기록원은 2019년 블록체인 공공선도 시범사업의 12개 과제 중 하나로 선정되어 과학기술정보통신부가 지원하는 10억 원의 외부 예산을 유치하였다. 이 사업을 통해 다양한 블록체인 개발 프로젝트 중 상대적으로 규모가 큰 하이퍼레저 패브릭¹⁾ 플랫폼을 선택하여 블록체인 기록관리 시스템을 구축·확보하였다. 기록관리 유관 기관 4곳이 함께 참여한 네트워크 노드시스템을 구축하여 합의모형을 시험하였고 정부업무관리시스템인 온-나라의 전자문서를 대상으로 생애주기 전반의 무결성을 검증하였다(국가기록원, 2020a).

미국 국가기록청(National Archives and Records Administration, NARA)은 전자서명을 문서에 삽입하는 기존의 진본성 보장 방식에는 인증서 만료시의 재인증 문제와 모든 문서를 변환해야 하는 비효율 문제가 있으므로 대안으로 블록체인의 활용을 제기한 바 있다(NARA, 2019). 전자문서의 진본성 보장을 위해 전자서명을 포함하는 장기보존포맷 방식을 채택하고 있는 한국 역시 미국처럼 모든 문서를 변환해야 하는 비효율 문제를 동일하게 안고 있다(행정안전부, 2020). 19년 시범사업을 통해 국가기록원은 개별 전자문서에 전자서명을 삽입·변환하는 방식이 아니더라도 블록체인의 트랜잭션 추적 기능을 활용하면 기록의 진본성이 보장될 수 있음을 확인하였다. 또한 국가기록원이 확보한 블록체인 기록관리 플랫폼이 지원하는 스마트 컨트랙트 기능을 통해 다양한 기록관리 업무 자동화에 응용할 수 있음을 알게 되었다.

이 연구는 국가기록원이 확보한 블록체인 기록관리 플랫폼을 활용하여 다양한 기록관리 업무 개선방안을 연구하기 위해 추진된 2020년 연구개발 사업의 최종 결과 중 일부를 정리한 것이다. 공공업무 환경의 급격한 디지털화에 따라 전통적인 기록관리 방식은 변화의 속도를 따라가지 못하고 있다. 블록체인을 포함한 4차 산업혁명 기술을 공공부문에 우선 적용하여 국가경쟁력 우위를 확보하려는 정부는 막대한 예산 투입으로 정책 시행을 예고하고 있다. 이러한 시점에 국가기록원이 공공기록관리 업무를 실험할 수 있는 블록체인 기록관리 플랫폼을 확보하여 새로운 기록관리 방식을 연구할 수 있는 기반을 마련하였다는 것은 중요한 의미를 가진다. 이 연구는 블록체인을 활용한 기록관리 연구의 1단계적 성격을 가지며, 블록체인 기록관리 플랫폼은 정부와 기록관리 환경의 변화에 따라 다음 단계의 심화된 연구와 검증을 지원하는 도구가 될 수 있을 것이다.

블록체인의 기록관리 적용에 관한 연구는 국외에서 먼저 진행되었다. Lemieux(2016a)는 블록체인의 기록관리 적용 사례와 연구 현황을 분석하고 블록체인의 적용가능성과 유용성을 파악하였다. Lemieux(2016b)는 신뢰 가능한 디지털 기록의 생산과 보존에 대한 해결책으로 블록체인을 분석하고 적용 사례를 바탕으로 한계, 위험, 기회를 제시하였다. Lemieux(2017)는 블록체인을 활용한 기록관리에서 발생하는 기록의 진본성 확립에 대한 한계점을 도출하고 기록학적 관점에서 블록체인 솔루션을 언급하였다. Galiev 등(2018)은 기록관리기관에 제출해야 하는 연구 및 기술 문서를 이관하는 소프트웨어인 ‘ARCHAIN’을 개발하기 위해 위험 요인들을 분석하고 시스템에서 사용하는 알고리즘을 제시하였다. Rajalakshmi 등(2018)은 연구 기록의 관리에 블록체인, 스마트 컨트랙트, 분산형 파일시스템(Interplanetary File System, IPFS)을 활용하여 중앙 통제 시스템 없이 관리하여 안전하고 위·변조가 불가능한 분산형 저장소 모형을 제안하였다. Daniel, Speranze(2020)는 블록체인과 연계한 토지 관리 시스템(land administration system)과 토지 관련 기록의 무결성을 보장하는 방안을 통해 토지 사용자의 권리를 보장하는 방식과 토지 사용권 문제를 해결할 수 있는 방안을 제시하였다. Permatasari 등(2020)은 인도네시아 찔레곤 시(Cilegon City)의 디지털 아카이브(Cilegon E-Archives: CEA)에 블록체인과 IPFS(Interplanetary File System)를 적용하여 기록의 위·변조를 막는 시스템을 제안하였다.

블록체인 기록관리를 위한 국제표준화 동향도 포착된다. 캐나다 UBC의 Lemiux와 한국, 독일 등이 공동 참여하 중인 ISO/WD TR 24332에서는 기록관리에 블록체인 기술을 적용하는 분야를 다루며 주요 이슈와 고려사항, 개념 정의 등을 준비하고 있다. 다만 아직 초기 단계의 논의가 이루어지고 있으며, 해당 표준화 구성원을 통해 2019년 국가기록원의 블록체인 플랫폼 구축 및 올해 연구개발 결과를 모범사례로 활용하고자하는 접촉이 진행되고 있는 상태이다.

국내 기록관리 분야에서도 블록체인의 적용에 대한 논의가 이루어지고 있다. 이경남(2019)은 블록체인 기술 적용을 통해 처리과에서 기록관, 영구기록물관리기관으로 이어지는 현재의 분절적 관리단계에서 벗어나 기록관리 거버넌스의 토대를 이룰 수 있을 것이라 주장하였다. 이기영, 김익한(2019)은 보안, 보존포맷 관리, 이관, 생산현황 통보 등의 기록관리 프로세스를 개선하기 위해 클라우드 기록관리시스템 연계형 블록체인 모형을 구상하였다. 홍덕용(2019)은 공공기관의 효율적인 비전자기록물 관리 및 행정 손실 비용 방지 등의 효과를 얻고자 전자기록생산시스템에 블록체인 기술을 접목시킨 ‘아카이브체인(Archivechain)’이라는 모형을 제안하였다.

위의 연구들은 블록체인의 기록관리 적용 가능성을 평가하고 사례 분석을 통해 한계, 위험 등을 분석하였다. 기록관리 업무와 이를 지원하는 시스템에 블록체인을 적용하는 다양한 방안과 모형을 제안하였으나, 제안한 모형들은 실제 업무 환경이나 시스템에 적용되지 못하고 이론적 제안에 그쳤다는 한계를 가진다. 이 연구는 2019년 블록체인 기록관리 시범사업에서 기 구축한 블록체인 기록관리 플랫폼을 실제 시스템 및 업무 환경에 적용하는 모형을 설계, 구현하고 개념 증명(Proof of Concept, PoC)²⁾을 통해 검증하였다는 점에서 선행연구와의 차이점을 가진다.

이 연구는 블록체인을 활용하여 기록관리 업무 수행의 최소 단위인 트랜잭션을 추적하고 스마트 컨트랙트를 이용하여 기록관리 업무 자동화 방안을 설계, 제시하고자 하였다. 블록체인의 핵심기술인 트랜잭션 추적기능과 스마트 컨트랙트와 관련된 최신 기술 현황 및 실제 연구사례들을 분석하기 위해 다양한 문헌연구를 수행하였다. 국내외 학술논문, 컨퍼런스 발표 자료, 영국 국가기록관리청(The National Archives, 이하 TNA)이 수행한 블록체인 프로젝트의 최종보고서, 미국 NARA의 블록체인 백서 등을 확보하여 검토하였다. 특히 2019년 국가기록원 블록체인 기록관리 플랫폼 구축사업의 최종보고서 및 연구보고서는 이 연구 전반의 출발점이자 연구 수행에 실질적 토대를 제공하였다.

실제 기록관리 업무에 적용하는 모형을 설계하기 위하여 국가기록원 업무담당 부서의 여러 기록관리 전문가들과 다양한 인터뷰를 수행하였고 업무경험을 청취하였다. 그들이 원하는 현행 업무의 개선 요구사항을 블록체인으로 구현할 수 있는지를 분석하며 설계한 모형을 함께 확인하고 일부는 블록체인 플랫폼과 기존 운영 시스템을 연계하여 구현하였다.

국가기록원이 운영 중인 현행 중앙영구기록관리시스템(Central Archives Management System, 이하 CAMS)의 트랜잭션을 추적하고 시각화하기 위해 현재의 기능 현황을 분석하였다. 전자문서에 적용되는 기존의 장기보존 방식을 적용되기 어려운 대용량 시청각 기록의 진본성 보장을 위해, 국가기록원의 시청각기록관리시스템(Media Asset Management, 이하 MAM)³⁾을 분석하고 블록체인 플랫폼과 연계하는 등 연구된 설계안을 여러 시스템에 적용하여 검증하였다. 또한 블록체인 스마트 컨트랙트의 자동화를 구현하기 위한 조건을 도출하기 위하여 현행 업무수행의 근거가 되는 법률, 표준, 훈령을 분석하고 필요한 경우 해당 업무 담당자들의 요구사항도 스마트 컨트랙트 자동화 조건에 반영하였다. 블록체인의 기록관리 적용 방안을 모색, 설계하고 일부 방안에 대하여 개념 증명을 수행하여 실제 시스템에 적용 가능성 및 타당성을 검증하였다.

블록체인과 스마트 컨트랙트 등 주요 개념에 대한 기록학적 관점의 정의를 제시하고 해외 기록관리 분야의 블록체인 연구와 현행 기록관리 업무의 개선을 위해 적용할 수 있는 기술을 논의하였다. 그리고 시스템 분석을 통해 기존 시스템과 2019년 국가기록원이 기 구축한 블록체인 기록관리 플랫폼의 연계 지점을 도출하고, 1) 우편으로 송부되는 기존 열람 업무의 블록체인 연계 및 자동화, 2) 시청각 기록물의 진본성 보장을 위한 블록체인 적용 방안, 3) 스마트 컨트랙트를 활용하여 공개재분류 등의 프로세스 일부 자동화, 4) 비전자기록물에 블록체인을 적용하여 추적성을 부여하는 방안과 5) 업무 수행 내역의 시각화를 통해 투명성을 보장하는 연구 결과를 요약하여 제시하였다. 연구개발 사업의 결과를 담은 최종보고서는 사업 완료 후 2021년 초에 공개될 예정이므로 보다 자세한 내용은 이것을 추가로 참조하는 것이 가능하다.

블록체인은 네트워크의 모든 참여자에게 거래 기록을 분산 저장하여 비가역성(非可逆性)과 투명성을 보장하는 기술의 집합체이다. 블록체인의 비가역성은 변경 불가능한 블록에 진본 데이터를 저장하고 체인으로 결박하여 그 데이터의 무결한 상태를 보장한다는 것을 의미한다. 이는 블록 생성 시에 이전 블록의 해시값을 포함하도록 하며 모든 참여자가 같은 거래 기록을 나눠가짐으로써 성립한다. 한 개의 블록 내용을 변조하고자 하는 경우 해당 블록 이후에 생성된 모든 블록까지도 변조해야 하며 더불어 모든 참여자의 컴퓨터에 저장된 블록까지도 변조된 블록들과 동일하게 모두 변경하여야 가능하기 때문에 사실상 불가능하다. 블록체인의 투명성은 블록체인에 저장된 이관, 열람 등 모든 트랜잭션을 저장하고 참여자들이 공유하여 충족되며 트랜잭션 발생 이후 언제든 블록에 저장된 내용을 추적할 수 있다. 여기서 트랜잭션이란 ISO 15489-1:2016에서 제시한 의미인 업무 과정에서 발생하는 업무 처리 행위의 최소 단위(ISO 15489, 2016)로 이 연구에서는 동일한 개념으로 트랜잭션이라는 용어를 사용하였다.

스마트 컨트랙트(Smart Contract)는 1990년대에 닉 재보(Nick Szabo)에 의해 등장한 개념으로, 그는 “당사자들이 특정한 약속에 대해 수행하는 프로토콜을 포함하여 디지털 형태로 지정된 일련의 약속”이라고 정의하였다(Szabo, 1996). 개념 등장 이후 적극적으로 활용되기 시작한 것은 2세대 블록체인으로 불리는 이더리움(Ethereum) 기반으로 활용되면서부터이다. 이더리움에서 통용되는 스마트 컨트랙트의 개념은 서면으로 이루어지던 계약을 코드로 구현하고, 코드로 구현된 계약에 명시된 사전 조건이 충족되었을 때 해당 계약이 자동으로 이행되도록 하는 것이다. 스마트 컨트랙트를 통해 계약 중개인 없이 신뢰가 담보되지 않은 계약 당사자 간의 거래를 가능하게 하며 상호검증을 통해 거래의 신뢰성과 무결성을 보장할 수 있다(Zaghloul et al., 2019). 이더리움에서 사용하는 프로그래밍 언어인 솔리디티(Solidity), 서펜트(Serpent) 등을 통해 스마트 컨트랙트를 활용하고 다양한 형태의 분산 어플리케이션(Decentralized Application, 이하 DApp)⁴⁾을 구축하여 스마트 컨트랙트를 실행할 수 있다(과학기술정보통신부, 한국과학기술기획평가원, 2019, p. 27). 이더리움과 같이 2세대 블록체인으로 불리는 하이퍼레저 프로젝트에서는 블록체인에서 가상화폐 개념을 배제하여 기업 등 다양한 분야에서 활용할 수 있도록 개념을 발전시켰다. 하이퍼레저 패브릭 플랫폼에서는 스마트 컨트랙트를 체인코드(Chaincode)로 지칭하는데 이 연구에서는 체인코드 대신 일반적으로 통용되는 스마트 컨트랙트를 사용하였다.

공공기록물의 관리 업무는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 공공기록물법)에 따른 규정을 준수하여 시행된다. 이러한 규정은 업무를 수행하기 위한 근거이자 시작점(trigger)이며 이 규정이 명시한 여러 조건이 충족되거나 시기가 도래하면 명시된 기록관리 업무가 수행되어야 한다. 이 연구에서는 스마트 컨트랙트가 자동 실행되는 사전 조건을 「공공기록물법」과 기록관리 업무 수행에 관련된 모든 법률 및 규칙으로 상정하고 이러한 사전 조건들이 충족되는 경우 자동으로 업무를 수행하도록 하는 것을 스마트 컨트랙트로 정의하여 서술하였다.

한편 Lemieux(2017)는 블록체인 기록관리 개념의 발전 단계를 3단계로 구분하여 제시하였다. 1단계인 미러 타입(Mirror)은 기 구축된 업무시스템이 보유한 기록을 암호학적 미러시스템인 블록체인 플랫폼을 별도로 구축하여 진본 기록의 무결성을 보장하는 방식을 의미한다(Lemieux, 2017). 2단계의 디지털기록 타입(Digital Record)은 새롭게 구축되는 업무시스템 자체를 블록체인 플랫폼으로 구축하여 한 대의 시스템 내에서 업무와 기록관리가 함께 수행되도록 한다는 것이다(Lemieux, 2017). 마지막 단계인 토큰 타입(tokenized)은 전자기록이 아닌 비전자기록물도 블록체인 플랫폼이 인식할 수 있는 특정 토큰을 기록물에 부착하여 추적하면 무결성이 보장될수 있음을 제시한 것으로 가장 혁신적인 블록체인 기록관리 방안으로 소개되고 있다(Lemieux, 2017, p. 7). Lemieux(2017)의 발전 단계를 통해 블록체인 기록관리의 향후 진화될 방향을 전망할 수 있다.

국가기록원의 기록물 열람서비스는 일반 국민을 대상으로 하는 정보공개청구 외에도 공공기관에 기록을 제공하는 기관 간 협조 및 법원에 기록물을 제공하는 문서송부촉탁 업무 등이 있다. 법원 문서송부촉탁 업무는 법원에서 재판 진행을 위해 국가기록원의 기록물을 열람하고 필요한 문서를 요청하는 업무이다. 다음의 〈그림 5〉는 국가기록원 열람담당자와의 면담을 통해 파악한 현행 문서송부촉탁 업무의 과정을 도식화한 것이다.

문서송부촉탁은 먼저 법원이 재판 과정에서 필요한 공공기록물을 우편으로 요청하고, 국가기록원에서는 이 우편 문서송부촉탁 요청내용을 업무관리시스템에 접수하는 과정으로 시작된다. 이후 CAMS에서 요청받은 기록물을 검색하고 존재하는 경우, 해당 기록물을 제공하기 위한 문서송부촉탁 회신 공문을 작성하는 등 결재 절차를 수행한다. 요청받은 자료는 출력하거나 복사하고 결재가 완료되면 회신 공문과 함께 출력 및 복사한 자료를 워터마크와 함께 관인을 찍고 우편으로 회신하게 된다.

일반적으로 법원이 문서송부촉탁을 통해 요청하는 종이기록물의 매수가 많아 모두 출력하여 우편으로 송부하는 시간과 노력 등 자원 소모가 크다. 열람담당자와의 면담을 통해 우편 송수신하는 절차에 통상적으로 4~6일의 시간이 소요되고 처리시간과 대국민 제공시간이 지연되는 것은 주요 문제점 중 하나로 확인되었다. 이는 근본적으로 법원에서 종이문서만을 증거적 가치를 인정하기 때문에 발생하는 문제이다. 그런데 최근 법원에서 이러한 관행에 대한 전환적 입장을 담은 계획이 발표되었다. 2024년까지 지능형 법원을 도입하여 소송기록을 전면 디지털화하여 종이문서의 부담을 해소하겠다는 것이다. 다음 〈그림 6〉은 법원행정처가 발표한 지능형 법원 도입 계획을 발췌한 것이다.

국가기록원 블록체인 연구팀은 2020년 5월 지능형 법원을 추진하는 대법원 법원행정처 차세대전자소송추진단을 면담하고 국가기록원의 문서송부촉탁 기록물의 제공방식을 블록체인 기술을 이용한 전자적 제공 방안을 협의하였다(담당자 B, 면담, 20년 05월 15일). 이에 따라 설계된 것이 블록체인을 활용한 문서송부촉탁 모형이다. 이는 종이문서를 완전히 전자적으로 대체하는 방안으로 블록체인 기반 국가기록관리 네트워크와 대법원 차세대시스템의 전자문서 접수 Open API¹⁷⁾의 연계를 통해 전자적으로 기록을 제공하는 방식이다. 설계된 문서송부촉탁 업무 과정은 다음의 〈그림 7〉과 같다.

〈그림 7〉은 문서송부촉탁 업무의 전 과정을 전자적으로 처리하고, 블록체인 스마트 컨트랙트를 활용하여 자동화하는 방안이다. 제안한 업무 절차는 다음과 같다. ① 현행 우편으로 받는 열람요청내용 등을 업무관리시스템에 자동으로 수신 및 접수한다. ② 업무 담당자는 CAMS에서 해당 기록물을 검색하고, ③ 대상 기록물을 선정하면, ④ 기록물 배부 패키지(Dissemination Information Package) 제작을 위해 자동으로 해당 시스템으로 전달하게 된다. ⑥ 회신결재공문을 스마트 컨트랙트를 통해 자동으로 생성하고, ⑦ 대법원 시스템의 문서수신 Open API를 통해 배부 패키지를 송신한다. 과정 중에 배부 패키지 생성과 전송에 대한 이력을 블록체인에 기록하여 감사증적을 남긴다.

현재 문서송부촉탁 요청을 받고 요청 내용을 송신하는 과정에서 지연되는 시간을 전자적으로 송수신하면 실시간으로 요청을 접수하고 해당 기록물의 배부 패키지를 제작하여 송신까지 효과적으로 처리 시간을 단축할 수 있다. 정량적인 효과를 계산하여 보면 열람 요청 혹은 기록물 배부 패키지를 우편으로 송부하고 수신, 처리하는 데에 소요되는 시간을 송부, 배송, 수신 각 1일로 계산하여 3일이라고 가정한다. 그렇다면 1건의 문서송부촉탁을 송수신하는 데에만 6일(144시간)이 소요되는데 이를 블록체인을 통해 송수신하면 실시간으로 확인할 수 있어 사실상 시간 지연이 발생하지 않는다(국가기록원, 2020b). 이는 단순히 업무 처리시간을 단축할 뿐만 아니라 우편 소요시간이 제외되어 대국민 기록물 제공 시간도 함께 줄일 수 있다.

블록체인을 적용한 모형은 시스템 간 연계를 통해 요청 문서의 자동접수, 회신처리를 자동화하여 국가기록원 열람 담당자의 업무 효율성을 향상할 수 있는 가능성을 제시한다. CAMS와 연계를 통해 배부 패키지 작성대상 기록의 자동 등록, 전자기록 배부 패키지 작성(페이지 편집, 워터마크 및 관인 삽입)과 외부 기관 송부를 위한 시스템을 구축하여 요청 기록물을 모두 종이로 출력하여 관인을 찍는 과정을 효율화할 수 있다. 또한 송부한 기록물에 대한 진본성, 송부 이력을 블록에 등록하여 전자적 전송 과정에서 일어날 수 있는 위·변조 가능성을 차단하고 진본성을 보장한다.

2024년 지능형 법원이 본격 가동될 시점에 이 연구모형을 기반으로 법원과 국가기록원이 연계된다면 블록체인 스마트 컨트랙트를 활용한 전자적 문서송부 자동화 및 지능형 기록관리도 함께 실현될 수 있을 것으로 기대된다.

전자기록의 장기 보존을 위해 국가기록원은 장기보존포맷 기술규격을 정의하고 장기보존 포맷인 NEO로 변환하여 관리하고 있다. NEO는 기록물철, 메타데이터, 전자서명을 하나의 패키지로 구성하여 진본성의 장기보존과 검증을 보장할 수 있도록 한다. 그러나 현재 표준전자문서 기준 장기보존포맷 변환 대상이 연간 4천만 건이 생산되고 있으며, NEO 필수 메타데이터 항목 누락 등의 변환 오류 발생 빈도가 높고 주기적인 재변환이 필요하다는 문제점이 대두되고 있다(담당자 A, 면담, 20년 5월 8일). 또한 대용량 시청각기록은 시스템 과부하 및 긴 처리 시간이 소요된다는 단점으로 인해 NEO로 변환·관리하는 것이 사실상 어려운 실정이다(담당자 A, 면담, 20년 5월 8일). 이 연구는 시청각기록의 관리와 진본성 보장을 위하여 MAM 시스템과 블록체인 시스템을 연계하는 방안을 설계하였다.

현행 시청각기록은 CAMS와 MAM에 분산하여 관리, 보존하고 있으며 CAMS에는 기록의 관리를 위한 정보인 제목, 보존기간, 공개여부 등을 관리하고, MAM에는 시청각기록의 원본을 포함한 보존 및 활용을 위한 포맷 변환본과 파일에 대한 시스템적 속성정보를 저장하여 관리하고 있다(담당자 A, 면담, 20년 5월 8일). 처리 방식은 CAMS에 먼저 기록의 관리를 위한 정보를 등록하면 일정 시간 단위로 MAM에 정보를 전달하는 방식이다. 이와 같은 이중 구조에 따른 관리의 어려움과 기록의 진본성 확인에 대한 절차의 생략으로 개선이 필요하다. 이 연구는 시청각기록의 진본성 보장 및 장기보존을 위하여 블록체인을 적용한 방안을 다음과 같이 제안하였다. 〈그림 8〉은 CAMS, MAM, 블록체인의 연계를 통해 각 시스템을 통해 수행하는 업무들을 나타낸 그림이다.

CAMS에는 현행 기록관리 구조인 철, 건 구조로 기록의 메타데이터를 등록하고 MAM 시스템으로 그에 대한 키를 전달한다. 그리고 MAM 시스템과 연계된 블록체인에 시청각기록의 메타데이터 등을 저장하며 시청각기록 관리 담당자가 기록을 MAM 시스템에 올리고 일정 시간 간격으로 해당 정보를 블록체인에 업데이트 한다. 이후 기록의 진본 확인이 필요한 경우 블록체인에 저장된 메타데이터와 해시값의 검증을 통해 확인하고 기록관리 이력을 확인하도록 설계하였다. 다음의 〈그림 9〉는 MAM과 블록체인 연계의 처리 프로세스를 보여준다.

〈그림 9〉는 MAM 시스템과 블록체인의 연계 방안을 보여주는 모형이다. MAM 시스템은 CAMS로부터 기록물의 등록키를 전달받는 시점과 파일의 원본 등이 저장소에 저장되는 시점에 MAM 시스템과 연계한 데이터베이스, 연계 에이전트¹⁸⁾를 활용하여 블록체인과 연계되도록 설계하였다. MAM 시스템을 통해 시청각 기록의 메타데이터와 원본, 보존본, 활용본으로 구분되어 있는 파일 메타데이터를 연계 데이터베이스에 저장하면 데이터베이스와 블록체인을 연계하는 연계 에이전트와 스마트 컨트랙트를 통해 저장한 메타데이터를 블록체인에 기록한다. 이 과정에서 장애 발생 시 연계 에이전트 상에서 재시도할 수 있도록 설계하였다. 블록체인에 메타데이터가 기록되면 처리 상태를 데이터베이스로 전송하여 블록체인과 데이터베이스 간의 상태를 일치시킨다. 연계 에이전트 시스템은 일정 주기마다 데이터베이스에 있는 정보가 새로 업데이트되었는지 확인하여 블록체인과 MAM 시스템의 상태를 맞춘다. 이러한 방안으로 MAM 시스템과 블록체인을 연계한 시청각기록 관리 모형을 구축, 검증하였다.

시청각기록의 메타데이터를 위·변조할 수 없는 블록에 저장하여 무결성을 보장할 수 있으며 블록체인, CAMS, MAM의 동기화를 통해 분절적으로 나뉘어 관리되던 두 개의 시스템을 유기적으로 연동할 수 있으며 그를 통해 시청각 기록물의 관리를 더욱 용이하게 한다. 그리고 블록체인에 저장되어 있는 기록물 메타데이터의 해시값 검증을 통해 기록물 진본 여부를 보장할 수 있어 시청각기록 이용 시에 진본성 검증이 가능하다. 또한 블록에 저장되어 있는 기록물 메타데이터의 업데이트 이력은 모두 블록체인의 특성에 의해 변경 불가하게 관리되므로 업무 과정 추적과 기록 이력 추적이 가능하다. 향후 MAM 시스템 고도화에 따라 추가적으로 구축해야 할 부분들의 인터페이스를 미리 구축하여 시스템 고도화 이후 해당 기능을 구축하여 연계하는 데에 어려움이 없도록 하였다. 블록체인과 MAM 시스템 연계를 통해 MAM 시스템을 중심으로 하는 시청각기록 관리 체계를 확립하여 이중 관리 구조를 해소하고 업무 수행의 부담을 경감하였다. 향후 이러한 기반시스템과 인공지능의 결합으로 시청각기록의 고유값 생성과 장기보존을 위한 다양한 방안을 창출할 수 있을 것이며 이에 대한 추가적인 연구가 필요하다.

이 절은 스마트 컨트랙트와 DApp을 활용한 기록관리 자동화 방안을 제안하였다. 먼저 스마트 컨트랙트를 활용한 자동화 업무를 선정하기 위하여 국가기록원(2019)이 제시한 실무담당자의 의견 청취 내용을 고려하였다. 국가기록원(2019)은 대량의 전자기록관리 업무의 부담을 경감하고 효율적으로 처리하기 위해 지능화, 자동화 필요 업무를 선별하고 기술 개발을 위한 전략을 수립하였다. 업무를 선별하기 위하여 전자기록관리 실무담당자 다수를 대상으로 수요를 조사하고 업무에 대한 요구사항을 정리하였다. 수요조사에서 자동화 요구 업무 기능은 인수, 공개재분류, 보존기간 재평가, 열람 및 활용, 기준 및 공통관리이다.

국가기록원(2019)의 연구를 통해 도출한 자동화 요구 업무 중 스마트 컨트랙트의 적용이 가능한 업무를 선별하기 위해 스마트 컨트랙트의 적용 요건을 분석하였다. 스마트 컨트랙트는 다음의 두 가지 조건을 만족하면 적용할 수 있다. ① 업무 과정을 처리하기 위해 다수의 독립적인 이해관계자가 참여하여야 하며, ② 자동화를 위한 업무 과정의 선후관계가 명확하고 여러 단계를 거쳐야 한다. 이러한 조건을 만족하는 기록관리 업무를 다음과 같이 선별하였다.

블록체인에 기록의 모든 처리 상태에 대한 정보가 기록되면 이를 통해 기록의 처리현황 추적 및 비전자기록물의 위치정보 추적까지 가능하다. 현재 국가기록원에서 운영 중인 RFID 시스템의 주요 기능은 비전자기록물 관리를 위해 필요한 태그 발행, 반입·출, 기록물 조회, 서고 배치, 정수 점검, 무단 반출 관리, 통계 관리 등의 업무 기능을 포함하고 있다. 이러한 업무 중 기록물 조회 및 반입·출을 확인하는 방식은 부착된 RFID 태그를 개인용 정보 단말기(Personal Digital Assistant, PDA)나 RFID 고정형 리더기에 의해 탐지하는 것이다.

블록체인과 RFID를 활용하여 물리적 자산을 관리하는 방식들이 활발하게 연구되고 있다. 국내·외 연구를 통해 도출한 블록체인과 RFID을 활용한 실물 자산 관리는 자산의 이동 경로와 처리 절차를 확인하고 현재 위치를 파악하는 등의 투명한 처리 프로세스 공유를 중점으로 두고 있다. 이 연구에서는 Lemieux(2017)가 말한 가장 혁신적인 기록관리 적용 방안인 비전자기록물에 토큰 발급 방식을 적용하여 전자적으로 기록물의 위치를 추적할 수 있도록 하는 방안을 마련하였다.

국가기록원 내부에서 비전자기록물의 위치를 추적해야 하는 경우 CAMS에 탐지정보 이력이 기록될 때 마다 블록체인 연계 API를 통해 블록에 기록하여 탐지정보의 추적성을 관리한다. 그리고 비전자기록물이 국가기록원 외부로 반출된 경우에 해당 기록물을 추적하는 방안은 다음의 〈그림 15〉와 같다.

국가기록원 외부로 기록물이 반출되는 경우 고정형 리더기를 통해 반출된 사실을 기록하고 대여기관으로 이동 후 DApp을 이용하여 기록물의 도착 여부와 위치 정보, 인수 담당자 정보 등을 블록체인으로 전송한다. 반출된 기록물을 반납할 시에 반출 시에 사용하였던 고정형 리더기를 통해 반입 사실을 파악하여 블록체인에 전송하게 된다. 이러한 방법을 통해 기록물 대여 시 목적 외 이동을 방지하고 기록물의 이력 정보를 남길 수 있다. 블록체인과 RFID를 연계한 비전자기록물의 관리는 변경할 수 없는 블록에 위치 정보를 저장하여 투명성을 보장하고 감사증적을 남겨 추적할 수 있도록 한다. 또한 DApp으로 기관 외에서 블록체인에 위치 정보를 전송할 수 있도록 하여 사용자 편의성을 높이고 위치 정보의 누락을 막을 수 있다.

블록체인을 통해 기록관리 업무 추적성을 확보할 수 있는 추가적인 방안으로 업무 과정 시각화 방안을 설계하였다. 현행 CAMS는 기록물의 이관, 등록, 검수 등의 처리 행위에 대한 모니터링 기능이 제공되지 않다는 것을 시스템 분석을 통해 확인하였다. 또한 업무 담당자 면담을 통해 업무 시각화에 대한 요구 사항을 다음의 〈표 2〉와 같이 도출하였다.

면담을 통해 수렴한 의견을 반영하여 업무 수행의 투명성을 보장하고 감사 증적을 위한 추적성을 제공하기 위하여 블록체인을 활용한 업무 과정 시각화 방안을 설계하였다. 다음의 〈그림 16〉은 시각화 방안 구현 화면의 예시이다.

〈그림 16〉은 비공개 기록물의 공개재분류 이후 공개 유형이 변화한 이력을 보여주는 화면과 기록물 보존기간에 따라 건수를 보여주는 통계 그림으로 이와 같은 형식으로 기록 유형별 통계, 보존기간별 통계, 기록물 보존기간 재평가 통계 그래프 시각화를 구축하였다. 이외에도 기록물 보존기간, 공개 내역 변경 현황 조회, 시청각 기록물의 유형별 현황 통계를 제공하고 통계와 이력 내역을 엑셀 파일 및 PDF 파일로 생성, 다운로드할 수 있도록 구축하였다.

실시간으로 기록관리 업무를 블록체인에 저장하고 이것을 시각화함으로써 효율적인 업무 수행을 돕고 업무의 투명성을 제공한다. 업무의 실시간 반영과 시각화를 통해 업무를 즉각적으로 추적할 수 있고 업무 수행 이후에도 해당 내역에 대한 위·변조 없이 확인할 수 있다. 더불어 시각적인 통계 자료를 제공하여 공개재분류, 보존기간 재평가와 같이 많은 양의 기록물을 대상으로 하는 업무에서 대상 기록물의 누락을 막고, 별도의 데이터 작업 없이 다양한 통계를 제공할 수 있어 유관 기관의 통계 요청이나 대국민 서비스 시 담당자의 업무 부담을 경감할 수 있다.

기록관리 중심 표준인 ISO 15489-1에서는 기록의 4가지 속성을 보장받기 위해서는 업무 처리행위를 담고 있는 기록관리 메타데이터를 기록시스템으로 생산·유지해야 한다고 설명한다(ISO 15489-1, 2016). 기록의 생산 시점부터 이관, 평가, 보존, 폐기까지의 전 단계에 걸쳐 트랜잭션을 자동으로 블록에 저장하고 추적할 수 있다. 블록체인을 ISO 15489-1:2016이 제시하는 4가지 속성의 보장을 트랜잭션 추적과 모니터링 기능을 통해 새로운 방식으로 접근 가능하게 한다. 이는 시스템 비전문가인 기록관리 전문가에게 기록의 처리 행위를 감사 추적할 수 있게 하는 기술적 대안이라는 점에서 의미를 가진다.