처리과는 「공공기록물법」 제16조(기록물 생산의 원칙)에 따라 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안 단계부터 종결 단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과를 생산·관리하여야 한다. 처리과 업무담당자는 「공공기록물법 시행령」 각 조항에 명시된 조사·연구서, 검토서, 회의록, 시청각기록물 등을 의무적으로 생산·관리하여야 한다. 또한 업무와 관련하여 생산 기록물의 경우 결재나 보고 직후, 접수기록물의 경우 처리과 접수 담당자가 해당 기록물을 확인한 직후에 등록해야 하며 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물 등 모든 형태의 기록정보 자료를 전자기록생산시스템으로 등록하여야 한다. 처리과 기록물관리책임자는 최종적으로 처리과 내 모든 기록물 및 기록물철(단위과제카드)의 등록상황을 검토·관리하여야 한다.

처리과는 「공공기록물법 시행령」 제25조(기록관리기준표)에 따라 생산 및 등록된 기록을 처리과별·단위과제별로 분류하여 관리하여야 한다. 이에 처리과 기록물관리책임자는 단위과제별 단위과제카드 작성 기준을 마련하고 기록물 생산자가 단위과제카드 생성 시 참조할 수 있도록 하여야 한다(국가기록원, 2015). 기록관리기준표는 단위과제별로 작성하며, 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물의 해당여부 등을 포함하기 때문에 단위과제는 기록물의 보존기간을 책정하고 기록물 관리의 중요한 분류단위가 된다. 단위과제카드 생성 시 해당 업무 및 기록물의 내용을 반영하여 제목을 부여해야 하고, 단위과제의 보존기간을 그대로 승계하므로 단위과제카드의 생성은 매우 신중하게 검토되어야 한다.

처리과는 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등) 제6항, 「공공기록물 시행령」 제33조(처리과 기록물생산현황 통보)에 따라 공공기관은 매년 5월 31일까지 전자기록생산시스템으로 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 접수한 생산현황통보 지침에 따라 기록물에 대한 유형별 생산현황을 작성하여야 한다. 처리과가 제출해야하는 생산현황통보 대상 기록물은 전자·비전자문서, 조사연구검토서, 회의록, 시청각기록물, 비밀기록물, 간행물이며 이들 모두 법령상의 기록관리 대상에 해당한다. 따라서 처리과 기록물관리책임자는 처리과 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위해 처리과가 생산·등록한 기록물의 현황을 성실하게 작성하고 기록관에 통보해야 할 의무가 있다.

처리과는 해당 업무가 완결된 기록물을 대상으로 등록사항과 기록물 실물의 일치여부, 분류 및 편철, 공개여부 등을 재검토하는 정리 업무를 해야 하는데 처리과 기록물관리책임자가 정리 업무를 주관해야 한다(국가기록원, 2015). 업무담당자는 기록물 정리지침에 따라 소관 기록물을 정리하여야 하며, 처리과 기록물관리책임자는 직제개정 또는 업무기능의 신설·변경·폐지 등이 발생한 경우 기관 기능 분류 담당자와 협의하여 해당 단위과제를 신설·변경·폐지하여야 한다. 처리과 기록물관리책임자는 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하기 전 처리과 보유기록물의 안전한 관리를 위하여 기록물 생산현황, 보유현황 통계 및 철, 건 목록 등을 관리하여야 하며, 비전자기록물의 관리 상태를 주기적으로 점검해야 한다.

처리과는 보관기간이 경과한 기록물에 대하여 기록관이 제시한 일정 및 이관대상 기록물 목록에 따라 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다. 업무의 활용하고자 하는 기록물에 대해서 이관 연기가 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자는 소속 기록관과 협의하여 「공공기록물법 시행령」 제32조(기록물의 이관) 제3항에 따라 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연기할 수 있다. 처리과 기록물관리책임자는 이관 대상 보유기록물 및 전년도 미이관 기록물의 현황을 파악하여 업무담당자에게 기록관으로부터 통보받은 이관 일정 및 이관 대상 기록물 목록을 통보하고 비공개·부분공개 기록물의 공개여부를 재분류하여야 한다.

처리과에서는 기록물을 절대로 폐기할 수 없다. 기록물을 처리과에서 폐기할 경우 「공공기록물법」 제50조·제51조(벌칙)에 따라 징역 또는 벌금에 처한다. 기록물의 폐기는 기록관으로 해당 기록물을 이관하고 보존기간 경과 후 반드시 평가·폐기 절차를 거쳐 수행되어야 한다. 처리과 기록물관리책임자는 기록관 또는 영구기록물 평가에 대한 생산부서의 의견 제출을 요청받은 경우 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고, 제출된 의견을 취합·조정하여 처리과의 장의 결재를 받아 기록관 또는 영구기록물관리기관으로 의견을 제출해야 한다.

처리과에서 기록관, 기록관에서 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관하는 경우에 비공개 기록물의 공개재분류 절차를 거치게 된다. 처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 비공개기록물의 재분류에 관한 처리과의 의견 제출을 요청받은 경우, 정해진 기한 내에 기록관으로 의견을 발송하고 비공개 의견을 작성할 때에는 기록관리기준표의 공개여부 기준, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조(비공개 대상 정보) 제1항 각호 비공개 세부기준을 고려하여 명시하여야 한다.

처리과는 「공공기록물법」 제22조(간행물의 관리), 같은 법 시행령 제55조(간행물의 관리)에 따라 업무 수행과정에서 간행물을 발간하는 경우 업무담당자가 영구기록물관리기관 또는 중앙기록물관리기관에서 발간등록번호를 부여받아야 한다. 간행물 발간 후 15일이 경과하기 전까지 관할 기록관과 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관으로 각 3부씩 송부해야하며, 전자적 형태의 간행물에 대해서도 CD, DVD 등의 매체에 수록하여 2점을 송부하여야 한다. 간행물은 기관의 업무수행 및 그 결과를 체계적으로 정리한 것으로 역사적·행정적으로 가치 있는 자료이기 때문에 체계적으로 수집·정리할 필요가 있다.

정부합동감사 분석 결과 처리과 기록관리 업무단계 중 ‘생산’에서 가장 큰 문제점으로 지적된 사항은 생산의무대상인 회의록의 미생산이다. 처리과는 「공공기록물법」 제17조(주요기록물 생산의무) 및 같은 법 시행령 제18조(회의록의 작성·관리)에 따라 개별법 또는 특별법에 따른 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의에 회의록을 작성하도록 되어 있다. 회의록 미생산의 경우, 2010년에서 2019년 사이 정부합동감사 전체 기간에 걸쳐 2회 이상 출현 빈도와 34건의 지적사항이 있었다. 출현 빈도가 많은 미생산 회의록의 유형은 ‘인사위원회’, ‘징계위원회’, ‘공직자윤리위원회’, ‘계약심의위원회’, ‘조례규칙심의회’ 등(정부합동감사, 2017b, pp. 133-136)이며 처리과 회의록은 주요 정책을 심의·결정하는 과정에서 생산되는 공공기록물로써 업무의 근거가 되므로 반드시 작성해야 한다.

그럼에도 불구하고 ‘자체규정 내 서면결의·심의로 대체한 인사위원회 회의에 대해서는 회의록 작성 생략이 가능하다’라는 근거를 들어 최근까지도 회의록을 생산하지 않거나(정부합동감사, 2020e, p. 308) 별건으로 회의의 발언요지 항목을 작성하지 않은 사례가 있었다(정부합동감사, 2020d, p. 343). 「공공기록물법」에 근거하여 개별법 또는 특별법에서 회의록 작성에 대한 의무조항의 유무와 관계없이 회의록은 반드시 작성해야 하며 서면결의·의결로 대체한 회의의 경우에도 심의 내용 및 결과의 투명성·공정성·객관성을 보장하기 위하여 위원의 심사의견을 확인할 수 있도록 회의록을 작성해야 한다. 또한 회의록 작성 시 「공공기록물법 시행령」 제18조(회의록의 작성·관리)에 따라 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항은 반드시 포함되어야 한다.

처리과는 「공공기록물법 시행령」 제20조(기록물의 등록)에 따라 기록물을 생산 또는 접수한 후에는 해당 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하고 이를 기록물에 표시하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다. 정부합동감사 분석 결과 처리과 기록관리 업무영역에서 가장 지적사항이 많은 단계는 ‘등록’ 으로 연도별 세부 지적사항은 〈표 5〉와 같다.

감사 결과, 등록 업무에서 가장 많은 지적사항은 회의록과 연간주요업무계획의 미등록이다. 최근 감사에서도 회의록을 별도의 수기대장에 임의의 관리번호를 부여하여 관리하거나 회의록·연간주요업무계획을 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 사례가 다수 발견되었다(정부합동감사, 2020b, pp. 354-358). 미등록 회의록의 유형은 생산 업무와 유사하게 ‘인사위원회’, ‘징계위원회’, ‘공직자윤리위원회’, ‘계약심의위원회’, ‘조례규칙심의회’ 등(정부합동감사, 2017b, pp. 133-136)으로 회의록은 생산과 등록이 모두 문제가 되는 경우가 많았다. 연간주요업무계획은 각 업무담당자들로부터 취합 후 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우로 등록 지적사항 중 두 번째로 출현 빈도가 높았다.

시청각기록물의 경우 개인 컴퓨터에 별도로 저장하고 전자기록생산시스템에 등록하지 않는 경우가 많았다(정부합동감사, 2012a, pp. 156-157). 미등록 시청각기록물의 유형은 사진·사진 필름류가 대부분을 차지하고 지역축제, 자치단체 시무식, 지역 홍보영상물 등 시청각물이 다수 지적되었다(정부합동감사, 2011g, pp. 266-268). 시청각기록물은 전자기록생산시스템 등록 시에도 문제점이 지적되었는데 사안별(행사별)로 행사 내용을 알 수 있도록 제목을 설정하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 하나 ‘행사사진모음’, ○○년 사진자료 명칭으로 1년 단위 또는 월별로 일괄 등록하여 기록물의 검색 및 활용을 곤란하게 하였다(정부합동감사, 2012c, pp. 127-129).

또한 기관장·자치단체장 관련 기록물의 등록 및 수집의 관리 업무를 수행하지 않은 경우도 지적사항 중 하나이다(정부합동감사, 2016d, pp. 89-90). 「공공기록물법 시행령」 제21조(공식문서외 중요기록물의 등록·관리)에 따르면 대통령·국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장, 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 메모·일정표·방문객 명단 및 대화록의 기록물은 전자기록생산시스템으로 등록하여야 한다. 여기에는 지방자치단체장의 연설문, 기고문, 인터뷰 자료, 공식 브리핑 자료도 포함되며 처리과는 이러한 자료들을 영구보존기록물로 등록·관리하여야 한다. 마지막으로 미등록한 중요기록물의 유형은 지역축제기록물의 원본 미등록(정부합동감사, 2012a, pp. 145-146), 의회 경비지출 관련 기록물(정부합동감사, 2015e, pp. 143-147), 착수계·준공계 등 회계 관련 기록물(정부합동감사, 2016a, p. 63) 등으로 처리과는 공공기관의 설명책임성을 뒷받침하기 위해 업무 중 발생한 수행 과정 및 결과를 전자기록생산시스템으로 등록하여 관리하여야하지만 소홀히 한 경우가 상당수에 이른다.

처리과 내 기록물의 평가 및 선별은 생산된 기록물을 체계적으로 관리하고 중요기록물의 폐기 또는 보존을 결정하는 중요한 업무이다. 기록물의 보존기간은 「공공기록물법 시행령」 제26조(보존기간)에 따라 처리과 기록물관리책임자가 단위과제별로 책정하며 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분한다. 정부합동감사 분석 결과, 처리과 기록관리 업무단계에서 ‘평가 및 선별’은 두 번째로 지적사항이 많았고, 주요 세부 지적사항은 〈표 6〉과 같다.

처리과 평가 및 선별단계에서 가장 많은 지적사항은 연간주요업무계획의 보존기간 하향책정이다(정부합동감사, 2020c, p. 281). 연간주요업무계획은 「공공기록물법 시행령」 제26조(보존기간) 제1항 기록물의 보존기간별 책정 기준에 따라 보존기간을 영구로 책정해야 한다. 감사 결과, 연간주요업무계획의 보존기간을 3년 또는 5년으로 하향책정한 건이 가장 많이 지적되었으며(정부합동감사, 2018b, pp. 82-84) 〈표 6〉과 같이 정부합동감사 조사기간 동안 매년 지적사항으로 발견되었다. 그 외 중요기록물 하향책정의 유형은 ‘자유무역협정에 따른 조례 시행 규칙안’, ‘개방형직위 채용기간 연장’(정부합동감사, 2013a, pp. 226-232), ‘도청 이전에 따른 협약서’, ‘총액 인건비를 반영한 기구 및 정원조정 계획안’(정부합동감사, 2015b, p. 192) 등이며 이 모든 유형이 영구보존기간의 책정이 필요한 기록물임에도 불구하고 5년 또는 10년으로 하향 책정하는 문제점이 드러났다.

보존기간 이외 기록물등록번호, 공개여부, 기록물철 편철, 단위과제 지정 등 「공공기록물법 시행령」 제20조(기록물의 등록)에 따른 중앙기록물 관리기관의 장이 정한 기록물 필수정보 모두를 누락한 경우도 있었다(정부합동감사, 2015e, pp. 143-146). 이러한 기록물의 유형은 간담회비, 오찬경비지급, 물품매입품의요구서, 출장결과보고서, 차량운행일지 등 주요 업무를 위한 부수업무에 해당하는 경우가 많았다. 기록물을 생산하고 단위과제를 잘못 선택하는 사례도 있었는데 주요업무추진계획 책자 제작과 관련하여 2012년은 ‘기획일반’ 단위과제카드에 2013년은 ‘처리과 예산집행’ 단위과제에 편철하는 등 동일 업무수행과정에서 생산된 기록물을 오편철한 사항 등을 그 예로 들 수 있다(정부합동감사, 2015d, p. 248). 기록물 단위과제를 잘못 선택하는 경우는 주로 고유과제가 아닌 공통과제에 임의로 선택하는 경우가 많았으며 그 외 연간주요업무계획 보존기간 미책정(정부합동감사, 2011a, p. 6), 기록물 보존기간 과다책정(정부합동감사, 2014b, p. 176), 시청각기록물보존기간 하향책정(정부합동감사, 2011f, pp. 166-167), 서면결재기록물 보존기간 하향책정((정부합동감사, 2017d, p. 71)이 각각 1건씩 처리과 평가 및 선별단계의 문제점으로 지적되었다. 지적된 사항 중 다수가 업무계획(보고) 및 평가, 예산회계, 부서장 업무, 물품관리 등 소기능에 속하는 처리과 공통업무 단위과제에 해당하는데 이는 일반적으로 처리과의 서무업무 담당자가 수행하는 업무이다(국가기록원, 2007). 따라서, 평가 및 선별단계에서의 처리과 기록물관리 지적사항을 분석한 결과 처리과 기록물담당자의 기록관리 소홀이 하나의 원인으로 추측된다.

처리과 기록물관리책임자는 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등), 같은 법 시행령 제33조(처리과의 기록물생산현황 통보)에 따라 기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 매년 5월 31일까지 전년도의 기록물 생산현황을 관할 기록관에 통보해야 할 의무가 있다. 정부합동감사 분석 결과, 처리과 기록관리 업무단계 중 생산현황통보에 관한 문제점은 생산현황통보 지연 9건, 시청각기록물 생산현황 미통보 4건, 생산현황통보 일부누락 2건, 생산현황 미통보 1건, 생산현황통보절차 미준수 1건순으로 나타났다. 감사 지적대상 처리과는 보통 생산현황통보를 2~3개월 지연하는 사례가 많았고(정부합동감사, 2014b, p. 186), 기록관 재요청이 있음에도 불구하고 생산현황통보를 지연하는 처리과가 다수였다(정부합동감사, 2014c, p. 137)(정부합동감사, 2015a, p. 266). 처리과 내 보유 기록물의 생산현황을 일부 통보(정부합동감사, 2011g, p. 270)하는 경우와 서식 15개 중 서식 1만 형식적으로 제출하여 지적된 사례도 있었다(정부합동감사, 2015c, p. 266).

처리과 기록관리 업무 단계에서 ‘보관’은 처리과에서 기록관으로 기록물이 이관되기 전까지 기록물을 안전하고 훼손되지 않도록 하는 물리적 보관을 의미한다. 처리과 기록물관리책임자는 처리과 보유기록물의 안전한 관리를 위하여 주기적으로 기록의 상태를 점검하여야 한다. 그럼에도 불구하고, 처리과 내 기록물 보관의 문제점은 조사기간 10년 동안 3년을 제외하고 매년 정부합동감사 지적사항이었으며 이 중 무단방치의 사례가 가장 많았다. 감사 결과를 구체적으로 살펴보면 교통·차량민원과 관련된 사건송치, 개인택시 운송사업 신규면허, 화물자동차 운송사업 변경허가 구조변경 등 비전자문서 1,342권과 행정자료를 마대자루에 담거나 노끈으로 묶어 청사 건물계단 등에 무단으로 방치한 사례가 있었다(정부합동감사, 2016d, pp. 84-85). 또한 1970년~2000년대에 생산된 토지구획사업 정리사업 등 총 1,683여권의 일반기록물 및 대청댐수몰지구카드, 충주댐수몰지구카드 등 약 1만 여매의 카드류를 기록관으로 이관하지 않고 자체 지하창고에 방치하여 기록물의 열화, 황변화 현상, 바스러짐 등 물리적 훼손이 발생한 사례도 있다(정부합동감사, 2012d, pp. 148-149). 당시 해당 지자체는 역사적 가치 및 민원인 재산보호를 위한 중요기록물 훼손 및 이관 업무 미수행으로 시정조치를 받은 바 있는데 3년 후 실시된 정부합동감사에서도 처리과 기록물 방치로 인한 기록물 훼손이 감사의 지적사항으로 다시 드러나(정부합동감사, 2016a, p. 66) 정부합동감사 처분요구가 좀 더 실효성 있게 개선되어야 할 필요가 있음을 알 수 있었다. 특히 지역개발사업 시행 시 해당 지자체 내 당사자 의견을 수렴하여 처리해야한다는 규정이 있음에도 불구하고 해당 주민의견에 대한 관련 문서를 분실해 인허가신청 행정처분에 대한 신뢰도가 의심받는 사례가 있었으며(정부합동감사, 2020b, pp. 140-142), 지방공무원 공개채용 시 면접관 150명의 서약서를 과실로 분실하여 서약서 징구의 사실여부 및 서약서의 내용이 파악되지 못한 사례가 있었다(정부합동감사, 2018b, pp. 11-12). 또한 유가보조금 지급 기록물 69권 및 유가보조금 신청서 등의 보존기간 경과 기록물을 기록관으로 이관하지 않고 처리과 서고에 별도에 보관하다가 화재로 인하여 멸실되는 경우도 있었다(정부합동감사, 2012d, p. 156). 이는 처리과 기록물 관리업무가 여러 지적에도 불구하고 제대로 수행되지 않고 있음을 보여주는 실례이다.

처리과는 「공공기록물법」 제32조(기록물의 이관)에 따라 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관하고 보존기간이 경과하면 기록관으로 이관하여야 한다. 처리과 기록물관리책임자는 민원, 소송 등 특별한 사유로 이관하지 않고 업무에 활용하고자 할 때는 기록관과 협의하여 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 이관 시기를 연장하기 위한 기록물이관시기 연장신청서를 제출해야 한다. 감사 결과, 처리과 기록관리 업무단계에서 ‘이관’의 가장 많은 지적사항은 보존기간 경과 기록물의 미이관으로 나타났으며 그 외 세부내용은 다음과 같다.

보존기간 경과 기록물의 미이관에 관해서는 기록물의 특정 유형이 존재하지 않고, 비전자기록물 일부를 이관하고 나머지를 처리과 서고에 자체 보관하는 경우가 많았다(정부합동감사, 2015a, pp. 270-271). 과거 처리과에서 기록물을 생산한 이후 한번도 기록관으로 이관하지 않은 사례도 있는데 1991년 의회사무과 개원 이래 생산된 5개 처리과 기록물 2,796권을 미이관한 경우가 그 예이다(정부합동감사, 2012e, pp. 161-162). 2019년도 감사결과, 폐업의료기관이 관할 보건소에 진료기록부를 이관하고자 하였으나 기존 보건소 문서고에 미이관한 기록물이 축적되어 진료기록부를 이관받기에 불가능한 경우가 있었고(정부합동감사, 2020c, p. 272), 폐업의료기관으로부터 이관 받아 관리하고 있던 진료기록부를 기록관에 이관하지 않은 사례도 적발되었다(정부합동감사, 2020d, p. 291).

기록물 이관절차 미준수로 분류한 내용은 기록관이 이관계획 수립 후 통보에도 불구하고 이관목록 미작성, 기록물이관시기 연장신청서 미작성·미제출한 사례를 분류하였다(정부합동감사, 2016a, pp. 65-66). 기록관에서 처리과로 이관을 재요청하는 경우(정부합동감사, 2012d, p. 149), 이관목록 자체를 제출하는 않는 사례(정부합동감사, 2016a, pp. 65-66)도 발견할 수 있었다. 또한 한 처리과에서 이관 목록 생략, 이관연장신청서 회신지연, 생산현황 미통보의 문제점이 한번에 드러나 처리과 기록물관리의 원활한 흐름을 방해한다는 이유로 처리과 기록물관리책임자의 업무소홀을 지적한 사례도 있다(정부합동감사, 2013c, p. 175). 이관연장 신청서를 제출하는 경우에도 이관년도를 기재하지 않거나, 폐기년도 및 이관년도를 초과한 기록물에 대해 이관희망년도를 기입하는 등(정부합동감사, 2012b, p. 132) 이관업무 소홀과 관련한 처리과 기록물관리책임자의 문제점이 다수 지적되었다. 시청각기록물의 경우 전자기록생산시스템에 등록하지 않고 개인 컴퓨터에 보관하다가 이관하지 않은 경우가 대부분이고, 비밀기록물의 미이관의 경우 일반문서로 재분류된 비밀기록물 중 이관년도가 도래한 기록물을 기록관으로 이관하지 않은 사례가 지적되었다(정부합동감사, 2013c, pp. 178-179).

처리과는 자체적으로 기록물을 폐기할 수 없다. 기록물의 폐기는 「공공기록물법」 제27조(기록물의 폐기), 같은 법 시행령 제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)에 따라 생산부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의 등 법령에서 정한 평가 절차를 거쳐 폐기되어야 한다. 정부합동감사 결과 내 처리과 폐기에 관한 세부사항과 그 출현빈도는 〈표 7〉과 같다.

처리과 기록물 무단·자체 폐기는 크게 기록물 관리 소홀로 인한 파기, 「공공기록물법」 이외 다른 규정이나 절차에 따라 자체 폐기한 경우로 나눌 수 있다. 정부합동감사 결과를 구체적으로 살펴보면 가격입찰공고, 입찰채점 등에 관한 내용이 담긴 항공사진 측량 사업수행능력평가 기록물의 내용을 인지하지 못하고 처리과 서고가 비좁다는 이유로 파기한 사례가 있다(정부합동감사, 2016d, pp. 174-175). 또한 1980년대 시범사업 관련 사진첩과 필름, 농가영농 상담일지 등을 기록물 사본, 참고자료, 농사기술관련 책자 등과 함께 55개의 마대자루에 담아 보존기간 경과의 사유로 역사적 가치가 있는 기록물을 자체 폐기한 사례가 있었다(정부합동감사, 2017a, p. 97). 이 외 보육수당신청서를 소각하는 등 기록물관리 소홀로 인해 파기한 경우가 다수 지적되었다(정부합동감사, 2016e, p. 203).

처리과 내에서 자체 규정이나 절차를 거친 후에 폐기하는 경우도 상당수이다. 정부합동감사 결과를 구체적으로 살펴보면 ‘문제지는 최종합격자 발표일로부터 30일간 보관 후, 시험실시권자가 지정하는 장소에서 폐기하고, 답안지는 1년간 보관 후 폐기한다’는 예규에 따라 지방소방공무원 채용·승진관련 답안지 및 응시원서를 용해하는 방법으로 폐기한 사례가 있다(정부합동감사, 2014a, pp. 234-235). 또한 2015년, 2016년 법원으로부터 폐기 인가 받은 가족관계 관련 기록물을 두 차례 이관 및 평가·폐기절차 없이 자체 폐기한 사례도 있다(정부합동감사, 2017c, pp. 85-87). 공공기록물 폐기에 있어서 소방방재청 예규가 아닌 「공공기록물법」이 우선 적용되며, 가족관계등록 관련 기록물(각종 부책 및 서류)의 경우, 「가족관계등록에 관한 규칙」 제85조에 따라 보존기간이 경과한 서류에 대하여 법원으로부터 폐기 인가를 받았다고 하더라도 해당 기록물은 기록관으로 이관하여 「공공기록물법」에서 정한 기록물 평가절차를 거쳐 폐기하여야 한다. 폐업의료기관으로부터 이관 받은 기록물을 처리과 내에서 자체 폐기한 경우는 최근 들어 자주 발생하고 있다. 「의료법」 제40조에 따르면 의료기관 개설자는 폐업 또는 휴업 신고를 할 때 기록·보존하고 있는 진료기록부 등을 관할 보건소장에게 이관하거나, 의료기관 개설자가 보건복지부령으로 정하는 바에 따라 진료기록부 등의 보관계획서를 제출하여 관할 보건소장의 허가를 받은 경우에는 직접 보관할 수 있다. 2019년 정부합동감사 사례를 살펴보면, 해당 처리과는 폐업의료기관의 진료기록부의 보존기간 10년이 경과했다는 사유로 처리과 내 폐기계획을 수립하여 파쇄·소각하는 방법으로 기록물을 임의로 폐기하였다(정부합동감사, 2020d, pp. 288-290). 진료기록부는 「의료법 시행규칙」 제15조에 따라 10년간 보존해야하는 공공기록물로써 「공공기록물법」에 따라 기록관으로 이관하여 적법한 절차에 따라 평가·폐기되어야 할 대상이다.

처리과는 간행물을 발간하고자 할 때에는 「공공기록물법」 제22조(간행물의 관리), 같은 법 시행령 제55조(간행물의 관리)에 따라 영구기록물 관리기관으로부터 발간등록번호를 부여받아야 하며, 이를 해당 간행물에 표기하여야 한다. 또한 간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 각각 관할 기록관 또는 특수기록관과 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다. 정부합동감사 결과, 간행물 생산등록번호 미부여 4건, 기록관 또는 소관 영구기록물관리기관에 간행물 미제출이 2건으로 나타났다. 간행물 관련 기록물의 유형으로는 ‘관광개발사업계획수립용역 보고서’, ‘주요업무계획 발간물’ 등(정부합동감사, 2015d, p. 259)이며 2015년 이후에는 정부합동감사에서 지적사항이 발견되지 않았다.

2010년부터 2019년 사이 15개 지방자치단체, 총 43회 정부합동감사결과에서 처리과 기록물관리의 문제점을 분석한 결과는 다음과 같다. 첫째, 〈그림 1〉에서와 같이 조사기간 10년 동안 처리과 기록물관리 문제점은 정량적인 측면에서 조금씩 감소하는 경향을 보이고 있다. 그러나 처리과 기록물의 무단·자체 폐기의 경우 감소 추세에 있다가 2019년 감사 대상 모두 ‘폐업의료기관으로부터 이관 받은 기록물을 처리과에서 자체 폐기’한 경우가 공통적으로 지적되었는데 해당 사례를 포함한 처리과 기록물관리의 전반적인 점검이 시급하다고 판단된다.

둘째, 정부합동감사 내 처리과 기록물관리 문제점으로 해마다 지적된 처리과의 업무영역은 생산, 등록, 평가 및 선별, 이관영역이다. 총 출현빈도는 등록(96건), 평가 및 선별(49건), 생산(36건), 이관(35건) 순이다. 유형별 지적사항 중 가장 문제가 되는 사안은 회의록 미등록(32건), 연간업무계획 보존기간 하향책정(21건), 회의록 미생산(34건), 보존기간경과 기록물의 미이관(17건)이다.

셋째, 조사기간 동안 행정안전부는 15개 지방자치단체를 대상으로 최소 2회, 최대 4회까지 정부합동감사를 실시하였는데 처리과 기록물관리의 동일한 문제점이 반복해서 지적되고 있음을 알 수 있었다. 일례로 2008년 시청각기록물 미등록사항에 대해 시정요구를 처분 받은 지방자치단체가 조치를 이행하지 않다가 2013년 정부합동감사결과에서 동일 처리과, 동일 항목으로 지적받은 경우를 들 수 있다(정부합동감사, 2014c, p. 135). 2010년에서 2019년 사이 조사대상 모든 기관에서 처리과 문제점으로 재지적된 처리과 기록관리 업무 영역은 생산 및 등록으로 회의록의 미생산·미등록이 개선되어야 할 가장 심각한 문제로 도출되었다.