ISO 15489-1:2016 표준에서는 기록(records)을 조직 활동의 증거(evidence)이자 정보 자산(information assets)으로 정의하고 있다. ISO 30301:2019 표준에서는, 기록의 생산 및 관리가 모든 조직의 활동, 프로세스나 시스템에서 없어서는 안 되는 것이며, 이는 업무 효율성, 설명책임, 위험관리, 업무의 연속성을 가능하게 하고, 또한 세계화되고 디지털화된 환경의 도전에 대응하여 조직의 정보자원을 전략적 자산으로 활용할 수 있도록 한다고 하였다.

모든 조직에 기록의 가치는 유효하지만, 특히 기업은 현용기록의 관리를 통하여 정체성 확립과 투명성 제고, 그리고 효율성 강화뿐 아니라, 기업환경 변화에 따라 모든 기업에 요구되고 있는 위험관리, 품질관리 그리고 지식관리 등에서 필요성을 확인하고 편익을 얻을 수 있다. 또한, 기업은 자사의 정보 자산인 기업 기록을 효율적으로 축적하고 이용하여, 기업의 경쟁력과 조직역량 강화 및 빅데이터 플랫폼으로서의 기록관리의 편익도 얻을 수 있다(김성우, 이해영, 2020).

기업에서 현용기록이 잘 관리되기 위해서는 특히 레코드 매니저(records manager)의 역할과 전문성이 중요하다. 그러나 국내는 일부 기업에서 사사편찬 위주의 기업 사료(business archives)를 관리하고 있으며, 일부 기록연구사가 배치된 공기업 외에는 현용기록관리가 제대로 이루어지지 않고 있다. 공공기록물관리법에서 제시하는 기록전문요원에 대한 요건 외에, 일반 기업에 있어서 기록전문가의 역할이나 요건은 어디에도 명시되어 있지 않다. 국내 기록관리학 분야에서도 기업기록관리 전문가에 관한 논의는 거의 없었다.

국내 기업은 해외 기업과 비교해 현용기록관리를 통해 얻을 수 있는 이익에 대해 인식하지 못하는 곳이 많으며, 현용기록관리 전문인력의 필요성에 대한 인식도 부족하다. 그러나 기업에서 지속적으로 기록관리를 잘한다면, 투명성과 설명책임성의 개선, 위험관리에 대한 대비, 업무 효율성 증진과 비용 절감, 그리고 기업 간 소송에서의 증거 제시 등과 같은 다양한 편익을 얻을 수 있다. 4차 산업혁명 시대가 도래하고, 기업 간의 경쟁은 끊임없이 증가하고 있다. 이러한 환경에서 해외 기업들은, 기업의 경쟁력을 확보하고 기업 간의 소송 등에 대비하기 위해서, 현용기록을 정보 자산으로 인식하고 기업의 정보와 기록을 관리하기 위해 레코드 매니저를 계속 고용하고 있다.

그 현황을 파악해보고자 해외 기업의 채용공고 사이트들을 통해 기업 레코드 매니저에 대한 채용 광고를 검색해보았다. 이 채용공고들에 제시된 요건을 살펴보면 기업에서 레코드 매니저의 업무와 역할을 확인할 수 있을 것으로 판단하였으며, 이는 국내 기업과 기록학계에도 의미있는 내용을 제시할 수 있을 것으로 보았다. 이 연구의 목적은 기업에서 현용기록관리를 책임지는 레코드 매니저들에게 기업 내에서 어떤 역할과 업무영역이 요구되는지 확인하고 분석해 보고자 하는 것이다. 이를 통해 기록학계에서 교육이나 훈련에서 대비할 수 있는 것이 무엇인지도 파악할 수 있을 것으로 생각하였다.

이 논문에서는 해외 기업에서 레코드 매니저들에게 어떤 업무와 역할을 요구하는지 확인하고자, 2020년 7월부터 2020년 10월까지 3개의 글로벌 채용공고 사이트 및 미국, 캐나다, 호주, 영국 등 4개 국가의 채용 공고 사이트를 이용하여 기업의 레코드 매니저 구인 광고를 조사하였다. 그 기간 중 레코드 매니저를 채용하는 28개 기업의 광고를 확인하였으며, 이로부터 기업이 레코드 매니저에게 요구하는 업무와 역할 내용을 캡처하고, 그 내용을 Word 문서에 옮겼다.

조사한 28개의 기업에서 레코드 매니저에게 요구하는 역할과 업무 영역에 있어서의 차이점을 산업별로 비교·분석하고자, 한국표준산업분류(KSIC)에 따라 일차적으로 분류하고, 연관성 있는 기업끼리 그룹화하여 5개의 산업군으로 다시 분류하였다. 앞에서 생성된 문서는 질적 데이터 분석 소프트웨어인 MAXQDA 2020을 활용하여 산업군별로 내용분석(content analysis)을 진행하였다. 각 산업군별로 업무영역의 공통점과 차이점을 비교·분석하여, 모든 산업군에서 공통적으로 요구되는 업무영역을 공통업무영역으로, 특정 산업군에서만 요구되는 업무영역을 특별업무영역으로 나누어 분석 결과를 제시하였다. 이러한 공통업무영역과 특별업무영역의 업무 요구사항을 바탕으로, 기업 레코드 매니저에게 필요한 역할 및 역량을 확인할 수 있었다. 상세한 분석과정은 3.1 분석 방법 및 절차 부분에서 다룬다.

기업 기록에 관한 연구는 크게 비현용 기록과 현용 기록으로 나눈다. 우선, 기업의 보존기록, 즉 비현용 기록을 다룬 대표적인 연구로 김화경(2007), 임종철(2007), 남재우와 김장환(2018)의 연구를 들 수 있다. 이 연구들은 공통적으로 기업의 보존기록, 즉 비현용 기록을 중점으로 다루었으며, business archives의 용어를 사용하여 역사적·증거적·전시적 가치를 지니는 비현용 기록을 기업 사료로 정의하고 있다.

기업의 현용기록에 관한 연구로는 기업의 지속가능성 보고서, 소송 대비에 있어서 기업 현용기록관리의 필요성을 주장하는 연구들이 있었다. 정기애(2007)는 기업의 기록관리 정책 수립과 기록물처리일정표 적용방안에 관한 연구를 발표하였으며, 김금이(2008)는 국내 경제의 성장으로 국내 기업은 사회의 요구에 부응하는 경제적 역할과 윤리적 경영을 요구받음으로써 이를 충족하기 위해 기업기록관리가 필요하다고 하며, 프랑스 기업 기록관리의 사례를 제시하였다. 기업에서 기록관리를 함으로써 기업윤리, 지식의 축적과 활용, 업무 효율화 및 기업홍보에 있어서 타 기업과의 경쟁에 있어서 차이점을 가질 수 있음을 제시하였다.

정기애, 이정훈, 남영준(2011)은 기업에서의 위험관리체계의 기록관리표준 적용방안에 관한 연구를 발표하였고, 송민정(2013)은 국내에서 기업의 기록관리에 대한 인식이 약하며, 기업에서도 기록관리에 있어 소극적인 자세를 취하고 있어서 기업의 기록관리가 이루어지는 데 어려움이 있다고 하였다. 그러나 기업의 기록은 조직 활동의 증거로써 사회적 가치를 지니며 이는 기업의 영향력이 사회적 책임으로까지 확대되는 것을 뜻하는 것으로, 기업이 기록관리의 필요성을 인지하고 정착화하기 위해 기업의 지속 가능한 발전을 내세워 기업의 기록관리 필요성과 정착을 위한 기록물 관리 방안을 제안하였다.

설문원(2015)은 기업에서 가지고 있는 기록은 활용성 측면도 있지만, 위험성이 동반되기 때문에 기업의 정보관리가 부실할 경우 해외 기업과의 법적 문제에 있어서 손익에 영향을 준다고 언급하였다. 해외 기업과의 국제 소송을 대비하기 위해서 정보 위험을 통제하는 통합적 접근법인 정보 거버넌스를 구축하여 기업의 기록정보관리를 할 수 있도록 제시하였다. 설문원과 이해인(2016)은 기업의 소송 사례를 통해 증거 개시 과정에서 드러난 위험성을 기록정보관리 측면에서 분석하였다.

정미리와 임진희(2016)는 증거기반의 설명책임과 기업 기록관리 체계 구축을 통해 지속가능성 보고서가 신뢰성을 가질 방안을 제시하였다. 기업의 사회적 책임(CSR)이 중요시되면서 기업의 CSR을 설명하기 위한 지속가능성 보고서를 발간하고 있으나, 발간되고 있는 지속가능성 보고서들의 데이터 및 출처의 확인 불가로 인하여 신뢰성을 가질 수 없다고 하고, 지속가능성 보고서는 정보의 근거가 뒷받침될 수 있는 증거기반의 설명책임과 가이드라인의 필요성 및 기업 기록관리 체계 구축이 필요함을 제시하였다.

박서인과 김지현(2020)은 공기업 기록관리의 현황과 각종 소송에서 기록의 활용 현황을 분석하고, 기록의 법적인 활용을 뒷받침하는 기록관리의 개선방안을 제시하였다. 한편 김성우와 이해영(2020)은 해외 기업은 국내 기업과 달리 기업 내에서 생산되는 기록물들을 정보 자산으로써 축적하고 이용하며, 이를 통해서 경쟁력을 강화해 나가고 있다고 하고, 국내 기업들도 기업의 현용기록관리를 활성화해야 함을 강조하였다. 기업의 현용기록관리 활성화 방안으로 전담 조직 구성, 기록관리시스템 구축, 법적 가이드라인 등을 제안하였으며, 기업 내에서 빅데이터 플랫폼을 통해서 기록의 축적과 이용을 가능하도록 하고 기업 내 다양한 부서에서 기업기록관리의 활용으로부터 편익 추구가 가능함을 제시하였다.

이 연구에서 다루고자 하는 기업 레코드 매니저의 역할, 역량 및 자질에 관한 연구는 일부 기록전문가의 개념 및 역할의 차이점에 관한 학술적 연구에서 살펴볼 수 있다. 최정태(2000)는 기록전문가를 아키비스트, 매뉴스크립트 큐레이터, 레코드 매니저로 나누어 살펴보았으며, 전문성이 인정되기 위해서는 전문적 지식과 전문가 단체가 필요함을 제시하였다. 김희정(2007)은 미국 NARA(미국 국립 문서기록관리청)의 아키비스트, 기록관전문가(archives specialists), 기록관테크니션(archives technicians), 기록전문가(records managers) 등의 기록관리 전문직 유형 및 업무 특성을 분석 및 비교하고, 각 전문직마다 다른 업무 유형을 가지고 있음을 확인하였다.

유혜정과 정연경(2012)은 행정업무의 투명성 및 책임성이 강화되면서 기록의 가치도 증가하여 원활한 기록관리를 위해서는 기록관리 전문인력의 전문적인 역할이 요구됨을 강조하였다. 국내 기록관리 전문인력의 전문성 증진을 위해 기록관리 전문가의 유형을 나눈 후 해외 여러 사례들을 비교하여, 교육지침을 통해 기본지식, 시험제도 및 등록 제도를 통한 기록전문가의 세분화 그리고 실무경력 및 업무 수준별 인정이 필요함을 제시하였다.

김효선과 김지현(2019)은 해외에서 외부 조직을 통해 전문가조직을 형성하여 기업기록을 지원하고 있다고 하였다. 기업의 기록관리는 기업의 생존전략이며, 자산 관리 역할이 되는 기록관리의 필요성을 제시하였다. 미국 SAA의 BAS, 영국 BAC, 스코틀랜드 BACS, 일본 BAA, ICA의 SBA와 같은 해외의 전문가조직처럼 국내에서도 초기, 중단기, 중장기로 3단계의 기간으로 나누어 기간별로 한국기록전문가협회에의 분과 설립 및 구축, 한국기록전문가 협회의 분과 유지, BAA와 BACS처럼 독립 조직으로의 설립 고려 등, 점진적 구축방안을 제안하였다.

직무에 있어서 공공기관에서 기록관리 전문인력의 직무 문제점 등을 파악하여 개선방안을 제시하는 연구도 있었다. 이성태(2009)는 AHP방법을 활용해 중앙행정기관 기록연구사의 직무를 분석하였으며 기록연구사의 직무 분석을 통해 기록연구사가 가지는 업무수행과 업무별 중요도를 파악할 수 있음을 제시하였다. 여기서는 중앙행정기관 기록연구사가 가지는 업무영역을 크게 기록물관리, 기록정보서비스, 기록관경영으로 나누어 중요도를 파악하고 이러한 업무영역 하위에 있는 세부업무영역의 중요도를 분석하였다. 기록물관리에서는 이관영역, 기록관경영에서는 교육, 기록정보서비스에서는 기록관리시스템이 중요하게 평가되었다.

송혜진과 김유승(2012)은 IPA를 활용하여 중요도와 수행도를 4분면으로 나누고, 중앙행정부처의 기록전문직의 직무영역과 요소 분석을 통해 기록전문직의 직무 현황과 문제점을 파악하고 개선방안을 제시하였다. 이을지와 이호신(2016)은 교육청 소속의 기록연구사는 전문화된 직무 역량을 필요로 함을 확인하고, IPA 기법을 활용해 교육청 기록연구사의 직무 개선방안을 제시하였다.

한편 Pember(2003)는 남부호주의 기록전문가 구인광고 분석을 통해, 기록전문가에 대한 채용 광고를 보조적 역할과 관리자 역할로 구분하고, 보조적 역할은 기록관리 프로그램에 보조를 하는 것이고, 관리자는 높은 수준의 전략적 기획과 프로그램 관리 책임을 포함함을 제시하였다. 또한 Hoy(2008)는 2006년 호주에서 제시된 기록전문가의 지식에 대한 선언(Statement of Knowledge for Recordkeeping Professionals)을 분석하고, 이론을 실무영역으로 가져올 필요성과 기록전문가의 특화된 특성에 대해 소통해야 함을 강조하였다.

Gibbons와 Douglas(2020)는 호주의 기록관리직 구인 광고를 분석하여, 기록 전문가를 찾는 대부분의 직무는 지원 및 시스템 관련 역할이며, 특정 전문가보다 더 일반적인 역할을 요구함을 확인하였다. 이는 고용주와 채용 담당자가 더 높은 수준의 기록 전문가 대신, 종이 기반 환경을 관리하는 일반적으로 숙련되고 지식이 풍부한 기술 및 사무직원을 찾는다는 것을 보여주며, 또한 디지털 환경과 관련하여 고용주는 기록전문가보다 정보 기술, 시스템 및 데이터 관리 배경을 가진 정보 전문가의 기술과 지식을 찾을 가능성이 더 높다는 것도 보여주었다. 기록관리에 대한 인식과 현실은, 거의 전략적이나 업무에 중점을 둔 기여라기보다 사무적이고 행정적인 역할임을 확인한 연구자들은, 기록전문가가 할 수 있는 역할과 요구하는 역할 사이의 갭이 있으며, 전문가들이 기록전문가의 가치와 중요성에 대해 고용주들에게 인식시키는데 충분한 노력을 해왔는지 질문하고 있다. 이 연구는 기록전문가에게 요구되는 내용의 분석결과를 보여주어 본 연구와 비교분석해 볼 수 있는 정보를 제공하고 있다.

본 연구에서는 먼저, 해외 기업에서 레코드 매니저에게 어떤 역할과 역량을 요구하는지 확인하기 위해 2020년 7월부터 2020년 10월까지 해외 채용공고 사이트를 이용하여 기업 및 기업 레코드 매니저 구인 광고를 조사하였다. 조사는 다양한 해외 채용공고 사이트를 통해 진행하였다. 해외채용공고 사이트는 ‘해외채용사이트’, ‘해외채용정보사이트’를 구글에서 검색했으며, 해외 취업을 준비하는 구직자들에게 도움을 주고자 해외채용사이트를 종합적으로 정리하여 포스팅한 블로그를 참고하여 조사하였다. 이를 통해 레코드 매니저를 실질적으로 채용하고 있는 국외를 먼저 살펴보고자 글로벌 채용공고 사이트인 LinkedIn, Monster 및 Indeed를 살펴보았다. 해당 3개 사이트에서 ‘Records Manager’, ‘Records and Information Management Manager’, ‘RIM Manager’, ‘Records Information’, ‘Governance’, ‘Records Analyst’ 등으로 검색한 결과, 미국, 캐나다, 호주, 영국 등 총 4개 국가의 레코드 매니저 채용에 대한 내용을 확인할 수 있었다. 이를 바탕으로 앞에서 살펴본 블로그에 게재된 국가별 채용사이트를 참고하고, 또한 각 국가의 이름을 넣어 ‘미국채용사이트’, ‘캐나다채용사이트’, ‘호주채용사이트’, ‘영국채용사이트’로 검색한 결과 4개의 국가에 대해 〈표 1〉과 같이 미국의 SimplyHired, CareerBuilder, 캐나다의 Jobllico, Workopolis, 호주의 Adzuda, CareerOne, Livehire, 영국의 TargetJobs, Prospect를 확인하고 조사할 수 있었다. 이들 채용사이트에서 미국, 캐나다, 호주, 영국의 총 28개 기업에서 낸 레코드 매니저 구인 광고를 확인하였고(〈표 2〉 참조), 총 28개 기업의 레코드 매니저 채용에 있어서 레코드 매니저에게 요구되는 역할에 관한 내용을 캡처하고 내용을 Word 문서에 옮겼다. 구인 광고의 예는 〈그림 1〉과 같다.

조사한 28개의 기업에서 레코드 매니저에게 요구하는 역할과 업무영역에 있어서의 차이점을 산업별로 비교·분석하고자, 한국표준산업분류(KSIC)에 따라 기업들을 12개의 산업군으로 분류하였다. 군당 2개 이하로 구분된 기업이 9개여서 비교분석을 용이하게 하기 위해 다시 연관성 있는 기업끼리 그룹화하여 5개의 산업군으로 다시 분류하였다(〈표 3〉 참조). 앞에서 구인 광고 내용을 캡쳐하여 생성된 문서는 MAXQDA 2020을 활용하여 산업군별로 내용분석(content analysis)을 진행하였다.

기업 레코드 매니저의 채용 공고에 나타난 역량 및 업무영역에 대해 분석한 내용을 바탕으로, 각 산업군별로 업무영역의 공통점과 차이점을 비교·분석하여, 5개의 산업군에서 레코드 매니저에게 공통적으로 요구하는 업무를 공통업무영역으로 설정하고, 5개의 산업군에서 특정하게 요구하는 업무는 특별업무영역으로 설정하였다. 즉 공통업무영역은 협력·교육·행정지원 업무, 정책·지침·프로세스 수립 및 실행 업무, 전자기록관리 업무, 법적 요청 및 컴플라이언스 업무, 보관·이관·처분 업무 등 5가지로 나눴으며, 특별업무영역은 보안·보존(preservation) 업무, (정보)거버넌스 업무, 비밀·비공개 기록관리 업무 등 3가지로 나눠 살펴보았다. 마지막으로 기업의 레코드 매니저가 가져야 할 역량을 재확인하고 제안사항을 정리하였다.

먼저 해외 기업에서 레코드 매니저 채용 공고에서 많이 사용하는 단어를 통해 레코드 매니저의 역할을 유추해보고자 Wordcloud를 보여줄 수 있는 프로그램인 Worditout을 활용하여 분석을 진행하였다. 이를 위해 28개 분석 대상 기업 레코드 매니저의 역할과 직무에 대한 내용을 엑셀 파일에 정리하였는데, 관사, 형용사, 부사 및 동사에 해당하는 단어는 제외하였다. 또한 ‘records management’나 ‘records and information management’와 같이 하나의 단어로 의미하는 용어의 경우, 띄어쓰기가 된 상태로 Worditout에 적용시키면 records와 management가 독립된 단어로 인식되기 때문에, 단어와 단어 사이에 언더바로 연결하여 ‘records_management’와 같이 단어를 입력하였다. 엑셀에 정리한 내용을 Worditout에 입력하여 적용한 결과, 총 959개의 단어 중 10회 이상 사용된 상위 30개 단어를 〈표 4〉와 같이 도출할 수 있었다.

가장 많이 사용된 용어는 records, records management, documents(document 포함)로 각각 71번, 68번, 44번 사용되었으며, policies(policy 포함), processes(process 포함), information, program, procedures, management, requirements, staff, compliance, data, training이 많이 사용되어, 가장 주요한 업무 용어로 확인되었다. 15위부터 30위까지의 단어는 빈도수에 있어서 큰 격차를 보이지 않는다. 이를 데이터 시각화 결과로 나타내면 〈그림 2〉와 같다.

이 결과를 또한 Worditout에서 레코드 매니저의 역할을 요구하는 상위 30개 단어의 사용 빈도수를 R프로그래밍 중 원(Circles)으로 데이터시각화를 보여주는 Packed Circles Plot을 이용하여 분석해 보았다. 이를 위해 엑셀에 빈도수 순으로 1위부터 30위까지의 단어에 대해, 단어는 names 값에, 빈도수는 value 값으로 입력하였다. 이를 csv 파일로 변환하고, 이 파일을 Packed Circles Plot 프로그램에 적용하여, 많이 사용된 단어 순으로 큰 원(Circles)부터 작은 원까지 구성하는 데이터 시각화 결과가 〈그림 3〉과 같이 도출되었다. 〈그림 3〉을 살펴보면, 가운데 두 개의 큰 원은 가장 많이 사용되었던 단어인 records와 records management가 차지하고 있고, 이 단어들의 주위에 documents, policies, processes, information, program, procedures 및 management 등의 단어가 자리잡고 있으며 그 외의 단어들은 보다 더 작은 원으로 나타나고 있다.

5개의 산업군에서 레코드 매니저를 채용할 때 요구하는 역할 및 업무영역의 내용을 MAXQDA 2020을 통해 분석하여, 5개의 산업군에서 레코드 매니저에게 공통적으로 요구하는 업무 내용들은 공통업무영역으로 설정하였으며, 5개의 산업군 중 일부 기업에서 요구하는 업무들은 따로 특별업무영역으로 설정하였다. 공통업무영역은 많이 요구되는 순으로 협력·교육·행정지원 업무, 정책·지침·프로세스 수립 및 실행 업무, 전자기록관리 업무, 법적 요청 및 컴플라이언스 업무, 보관·이관·처분 업무의 5가지로 구성하였다. 특별업무영역은 보안·보존(preservation) 업무, (정보)거버넌스 업무, 비밀·비공개 기록관리 업무의 3가지로 구성하였다. 각각의 영역에서 산업군 별로 요구되는 업무를 정리해보면 다음과 같다.

모든 산업군의 기업이 다 요구하는 것은 아니나 일부 기업들에서 요구하는 업무들은 특별업무영역으로 묶었다. 여기에는 보안·보존(preservation) 업무, (정보)거버넌스 업무, 비밀·비공개 기록관리 업무 등이 포함된다. 이들 각각을 살펴보면 다음과 같다(〈표 10〉 참조).