유물의 목록은 아카이브 구축 업무에서 중요한 자료가 된다. 특히 아카이브시스템을 개발할 때 관리 메타데이터 구성, 분류체계 개발 등에 활용할 수 있다. 그래서 최대한 유물에 대한 정보를 자세히 작성할 필요가 있고, 소장유물의 유형이나 형태가 다양하다면 각각에 특성에 맞는 요소를 파악할 필요가 있다. 조사 메타데이터에는 공통적으로 입력되어야하는 항목(명칭, 생산자, 기증자, 크기 등)과 유형마다 각기 다른 입력 항목이 있다. 예를 들면 시청각류의 경우 재생시간이라던가 추가적으로 안에 담긴 내용의 정보도 함께 작성해야한다. 안에 있는 내용을 확인하기 어려울 경우에는 외부로 드러난 사항 중 유추할 수 있는 정보를 빠짐없이 적는 게 중요하다. 향후 디지털화 작업 우선 대상을 선정하는데 좋은 정보가 되기 때문이다. 또한 실제 담긴 내용과 실물에 적힌 사항이 다를 경우 비교할 수 있는 기초 자료가 된다.

정리사업을 통해 박물관에서 소장하고 있는 유물의 정보를 식별번호, 기본정보, 생산정보, 분류정보, 보존정보, 형태분류 등의 항목으로 목록을 작성하였다. 먼저 입력할 메타데이터를 정하고 입력방식, 범위 등을 결정하였다. 소장유물을 정리하면서 식별번호는 모빌렉에 배치되어 있는 순서대로 1번부터 일련번호를 입력하였다. 각 유물별로 번호를 잘 떨어지는 테이프, 포스트잇 등으로 부착하면서 전체 조사 대상을 파악하는 동시에 자료명, 자료내용 등 기본정보를 작성하였다. 자료명은 생산년도, 명칭, 형태 등 실물로 확인할 수 있는 요소를 기입하여 최대한 유물을 식별할 수 있는 내용으로 구성하였다. 예를 들면 ‘1999년 ○○지역 민요취재 녹음 카세트테이프’로 자료명을 입력하였다. 자료내용은 육하원칙을 기본으로 유물의 외적으로 드러나 있어 파악할 수 있는 모든 정보를 입력하였다. 그 외에 원본여부, 전자여부, 공개·비공개, 검색어, 크기, 주·부수량, 복본수량 등은 확인 가능한 내용을 최대한 작성하였다. 검색어는 기본적으로 유물명에서 3∼4개로 선별하였다. 주·부수량은 카세트테이프로 예를 들면 음원 등이 담긴 카세트테이프 본체를 주수량으로 나머지 케이스, 속지 등을 부수량으로 하였다.

생산, 분류, 보존, 형태 정보에 대해서도 작성하였다. 생산정보는 지역, 일자, 생산자, 생산기관, 국내외 구분 등으로 메타데이터를 구성하였다. 소장유물을 수집했을 당시 파악된 정보를 기본으로 작성하되 확인할 수 없는 경우는 미상으로 입력하였다. 분류정보는 시대, 출처, 형태, 주제로 구성하였다. 소장유물 전체에 대해 기본 정보를 조사한 결과를 바탕으로 각 분류마다 세분화 하였다. 보존정보는 수장고 모빌렉에 단과 열 번호를 정하고 배치되어 있는 대로 입력하였다. 형태정보는 각 형태마다 필요 정보가 다른 점을 고려하여 메타데이터를 정하였다. 예를 들면 도서의 경우 출판사, ISBN 등이 필수로 입력되어야 하고, 박물류의 경우에는 재질에 대한 정보가 필수적이다.

정리하자면 목록작업을 수행할 때 입력 메타데이터를 결정하는 일이 선행되어야 하고 소장하고 있는 모든 유형의 유물을 조사하는데 충분해야 한다. 이번 사업에 사용한 메타데이터는 아래와 같다.

디지털화 작업은 실물의 훼손을 최소화하고 활용도를 높이기 위해 수행한다. 즉 디지털화 작업을 통해 실물을 보지 않고도 유물에 대한 내용을 파악할 수 있어야 한다. 뿐만 아니라 디지털화 작업을 하면서 유물이 가지고 있는 외적특성, 맥락 등이 잘 나타날 수 있게 하는데 중점을 두었다. 목록 작성 작업과 마찬가지로 형태마다 유효한 디지털화 방법을 적용해야한다. 이번 사업에서는 선행적으로 파악된 형태에 따라 방법을 정하였다. 박물류(의복, 흉상 등), 카세트테이프, 비디오테이프 등은 사진촬영을 하였다. 도서, 문서류와 일부 릴테이프에 들어있는 기록지 등은 스캔을 하였다.

박물류 중 의복은 민요 명창의 무대의상, 의례를 지낼 때 입었던 옷이 주를 이루었다. 접혀진 상태에서 촬영하게 되면 전체적인 모습을 담아낼 수 없기 때문에 최대한 펼친 상태를 유지해서 작업을 진행하였다. 일부 저고리, 치마 등이 하나의 짝을 이루는 경우에는 함께 촬영을 하여 하나의 사진으로 남겼다. 흉상, 악기, 취재 녹음기 등은 정면을 위주로 촬영하였고, 측면이 필요한 경우에는 다각도로 여러 장의 사진을 남겼다. 특히 장구와 같은 악기류의 경우에는 사진으로 상태 등을 확인할 수 있게 본연의 모습이 잘 나타날 수 있도록 작업을 하였다.

도서간행물류는 최대한 훼손을 막는 방법으로 디지털화 하였다. 각 장마다 스캔을 해서 남겨야하지만 소장하고 있는 도서의 종류가 대부분 학술지인 점을 고려해서 앞에 표지와 목차 등을 위주로 디지털화 하였다. 대신에 내용에 대한 기술을 상세하게 입력해서 부족한 부분을 보완하였다. 문서류는 기준을 정하여 건 분류를 우선 진행하였다. 예를 들면 방송 큐시트의 경우 방송일자별로 건으로 묶어서 스캔작업을 하였다.

이번 사업에서 가장 양이 많고 디지털화 작업을 하면서 고민됐던 건 카세트, 비디오, 릴 테이프에 대한 사진 촬영이었다. 왜냐하면 하나의 테이프에 케이스, 속지 등 형태가 다른 자료가 함께 구성되어 있었기 때문이다. 또한 속지와 케이스에는 녹음을 한 후 메모한 내용이나 소장자가 나름대로 붙인 순번, 제목 등이 적혀있었다. 최대한 이들의 맥락을 한 장의 사진으로 잘 보여줄 수 있는 방법을 고민하며 하나의 유물이 가지고 있는 정보를 최대한 담을 수 있도록 사진 촬영을 진행하였다. 우선 정면을 중심으로 사진을 촬영하였다. 메모가 적힌 부분이 정면이 아닌 경우에는 정면과 테이프 자체에 메모가 적힌 부분을 모두 촬영하였다. 안에 있는 속지는 케이스에 끼운 채로 글자가 식별될 수 있도록 하였다. 이외에도 필름첩, 사진첩 등을 대상으로 사진촬영과 스캔작업을 함께 진행하였다. 다만 기존의 질서를 훼손할 우려가 있는 경우에는 작업을 최소화하였다.

디지털화를 완료한 유물은 안전하게 관리하기 위해 유형에 맞는 보존용품을 사용하였다. 소장 유물의 많은 양을 차지하는 CD, 카세트테이프 등에 대해서는 크기에 맞게 제작된 틀을 활용하여 서랍장에 보관하였다. CD, 카세트테이프 등의 외적인 형태가 유사하여 육안으로 확인하기 어려운 점을 보완하기 위해 쉽게 식별 할 수 있게 케이스 상단에 일련번호 부착과 소장 유물 목록 라벨을 출력하여 함께 보관하였다. 문서류는 스캔작업을 완료한 후 휘어짐 등을 방지하기 위해 중성 파일철에 사용하여 편철하고 보존 상자에 넣어 보관하였다. 액자와 같이 외부 충격에 의해 훼손될 우려가 있는 유물은 포장하는 방법을 사용하였다. 도서류는 별도의 서가에 모아 배치하였고, LP음반은 크기에 맞는 중성봉투에 담아 보관하였다.

지금까지 2020년에 아카이브 구축업무 중 유물 정리 사례를 소개하였다. 아카이브를 구축하는 과정은 기관의 성격이나 예산, 인력 등의 상황, 소장 자료의 유형에 따라 다를 수 있다. 하지만 지금까지 공유한 방법은 다른 기관에도 일반적으로 적용할 점이 있다고 생각한다. 정리하자면 우선 유물목록을 작성해야한다. 목록을 작성할 때는 향후 아카이브시스템의 개발에 활용할 수 있도록 최대한 많은 정보를 메타데이터로 구성해야 한다. 디지털화는 사진 촬영, 스캔 중 유물 특성에 맞는 방법으로 수행할 수 있다. 보존용품은 판매되고 있는 기성품 중 유형에 맞는 제품을 구매해서 사용하면 되는데 크기, 재질 등을 고려해서 제작하는 방법도 고려해야 한다.