전주시 민간기록물 조례 제 2조에 명시된 민간기록물의 유형은 크게 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 구술채록 등 총 7가지로, 이는 공공기록물법에서 제시하는 7개의 기록물 유형을 대부분 차용하되 ‘전자문서’ 대신에 ‘구술채록’을 새로운 기록물의 유형으로 명시하고 있다. 그러나 시민기록관의 수집기록물의 분류는 ‘구술채록’이 아닌 ‘박물’을 유형의 하나로 구분하고 있었다. 수집된 기록물의 유형을 분석해 보면 〈그림 3〉과 같은데, 박물 유형이 전체의 31%(644건)로 가장 많았다. 그다음으로 도서가 30%(609건), 시청각 유형이 22%(453건), 문서 유형이 14.9%(306건)의 순으로 박물, 도서, 시청각물 이 세 가지 유형이 전체 기록물의 83%를 차지하고 있다. 국가기록원이 제시하는 기록물관리 표준(NAK 11-1:2021(v.1.2))에서는 시청각 기록물과 박물, 그리고 도서 중 간행물을 특수유형 기록물로 분류하고 있다. 따라서 시민기록관의 공모전 수집기록물 유형은 일반 문서 유형보다는 특수유형의 기록물이 더 많은 것으로 분석된다.

각 기록물 유형을 보다 세부적으로 살펴보면. 먼저 박물류는 세부 유형을 16개로 구분할 수 있다. 이 중 가장 높은 비율을 차지하는 것은 홍보물로써 222건(390점)이었다. 이는 박물 유형 전체의 34%에 해당된다. 홍보물은 제4회 공모전을 통해 121건이 수집되었는데 기록물 명을 살펴볼 때, 미술관의 전시 팜플릿이 다수임을 유추할 수 있다. 그 외 세부 유형으로는 상·훈장류 92건, 생활용품 85건, 기념품 56건, 인쇄물 42건, 필기용품 24건, 유물 21건, 지도 21건, 포장용품 20건, 화폐 13건, 편지/일기 12건, 스크랩 9건, 입장권/탑승권 8건, 복권/채권 8건, 의류 6건, 표식류 3건이 있다.

둘째, 도서의 세부 유형은 총 6가지로 구분할 수 있으며, 여기에는 간행물, 정기간행물, 일반도서, 교과서, 도록, 족보가 해당된다. 이 중 간행물과 정기간행물이 각각 44%(266건), 37%(224건)로 도서 유형 전체의 81%에 해당한다. 그다음으로 일반도서(74건), 족보(17건), 도록(16건), 교과서(12건)의 순이었다. 간행물과 정기간행물은 제4회 공모전에서 102건, 제6회 공모전에서 117건이 입수되었다. 제4회 공모전의 기록물 목록을 분석해 보면 해당 회차에서 제시한 공모전 주제와 상관관계를 찾을 수 없었으나, 제6차(주제: 종교기록)에서 입수된 117건의 기록물 중에 약 85건은 교회 또는 성당, 증산교와 관련한 도서로써 해당 주제와 일치하였다.

셋째, 시청각물 유형은 총 453건이 수집되었으며, 11개의 세부 유형으로 구분하고 있다. 이중 사진이 75%(338건)로 전체의 75%를 차지하고 있다. 다음으로 앨범이 19%(81건), 엽서가 3%(14건)이였으며, 나머지는 각각 1%대로 CD/DVD가 13건, LP가 6건, 비디오 3건, 필름 3건, 포스터 2건, 카세트테이프 1건, 엽서 집 1건, 필름 집 1건 등으로 시청각물 유형 전체의 7%에 그쳤다.

넷째, 문서 유형은 12개의 세부 유형으로 구분할 수 있고, 이 중 1건은 상세 유형을 ‘미상’으로 구분하기도 하였다. 기록물 목록을 통해 확인하면, 총 36점의 기록물로 기록물 명에는 “일제강점기 문서(영수증, 매매문서, 우편물 등)”으로 기술하고 있으며, 부제목으로 “조선총독부 임야조사위원회 서신, 전북일보 영수증, 여행목적 증명서, 전주산업조합, 대일민간청구권 신고 접수증”이었다. 문서 유형 분포를 살펴보면, 신문(59건)과 증서(57건)가 각각 19%를 차지하고 있으며, 통지표는 17%(52건), 일반문서 15%(45건), 공문서 8%(24건), 일람표 6%(20건), 영수증 6%(18건), 명세서 4%(12건), 계약서/청약서 2%(7건), 표식류 2%(6건), 채점표 2%(5건)이다.

이외 대장 유형은 금전출납부, 방명록, 명부, 전화번호부, 주소록 등이 있으며, 카드 유형은 인사기록 카드와 명함, 표식류 등이 있고, 도면은 투시도 1건과 평면도 1건으로 매우 미미하였다. 이상 언급한 기록물 세부 유형을 정리하면 〈표 4〉와 같다.

본 절에서는 수집된 기록물의 연대를 분석하고자 한다. 수집기록물의 연대 분석은 분절적으로 수집된 기록물의 현황을 파악함으로써 차후 공모전의 기획에 있어 결락 보충을 위한 전략으로 활용될 수 있을 것이다. 수집된 기록물은 ‘민간기록물 수집카드’를 통해 1차적으로 관리되는데, 이 카드에는 기록물의 생산기간을 기입하게 되어 있다. 기증자가 기록물의 생산연도를 정확히 알 때에는 해당연도를 기입하고, 생산연도가 부정확하다는 의사를 밝힐 때에는 기록물의 연대를 유추하거나, 기증자의 실증을 바탕으로 생산기간을 작성하고 있다. 특히, 수집된 기록물 중 215건의 기록물은 생산 시기를 알 수 없어 “연대 미상”으로 관리하고 있는데, 이는 전체의 10%에 해당하는 비율로, 이에 대한 관리방안이 필요해 보인다. 좀 더 자세한 분석을 위해 전체 2,057건 중 연대 미상 215건을 제외한 나머지 1,842건을 10년 단위로 분석해 보면 〈그림 4〉와 같다.

그림에 나타난 바와 같이 공모전 수집기록물은 1950~1990년의 기록물을 가장 많이 보유하고 있으며, 이는 전체 수집기록물의 72%(1,482건)에 달하고 있다. 이 외 1950년대 이전의 기록물은 9.6%(198건), 2000년대 이후 기록물은 18.3%(377건)로 1950년 이전의 기록물이 시민기록관으로 입수되는 일은 빈번하지 않았다.

시민기록관의 정체성은 시민의 삶을 기억하고 그 기억이 모여 전주시의 역사를 기록하는 것이다(전주시 홈페이지, 2019.12.10). 그렇다면 전주 시민의 삶과 밀접한 연관이 있을 것이다. 이를 확인하기 위해 시민의 생애주기와 수집된 기록물이 어떤 관계가 있는지 분석하였다. 〈표 5〉에서와 같이 1941년에서 1950년 사이에 출생한 현재의 70세 연령의 시민은 1960년에서 1990년까지 일반적으로 가장 왕성한 사회적 활동을 경험한 시기라고 볼 수 있다. 마찬가지로 현재 80세 연령의 시민은 1950년에서 1980년대가 생애주기 측면에서 가장 풍부한 경험을 가진 시기였다고 할 수 있다. 이는 물론 생애주기라는 관점에서는 일반적 현상이기 때문에 전주시만의 특별한 특징이 될 수는 없다. 그러나 민간기록물의 수집이라는 관점에서 생각해 보면, ‘시민기록’이 아닌 ‘마을 아카이브’ 또는 ‘도시재생사업’과 연관하여 수집된 기록물의 경우라면, 기록물의 생산연대가 〈그림 4〉와는 다를 것이다. 이러한 관점에서 시민기록관이 표방하는 ‘시민의 기록’은 시민의 생애주기와 밀접한 연관이 있다고 볼 수 있다. 실제로 시민기록관 담당자는 인터뷰에서 공모전에 참여하는 주요 연령대가 70세 이상이라고 말했다.

전주시 민간기록물 조례 제6조에서는 전주시의 민간기록물 수집방법을 다음과 같이 규정하고 있다. 기록물 수집에 있어 기증과 위탁을 원칙으로 하며(제6조 제1항), 기증·위탁 외에도 구입, 사본수집, 구술채록 등의 방법(제6조 제2항)을 취할 수 있다. 시민기록관의 수집기록물 수집방법을 살펴보면, 크게 기증, 기탁, 사본기증, 반환으로 분류하여 관리하고 있으며, 기증은 다시 일반기증과 조건부 기증, 기탁은 일반기탁과 조건부 기탁, 반환은 일반 반환과 기탁 후 반환으로 구분하고 있다. 조례의 제2조와 제6조에서는 ‘기탁’이라는 용어가 정의되지 않고, ‘위탁’이라는 용어를 정의하고 있는데, ‘위탁’이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 공공 상의 이유로 협약 등에 의하여 일정 기간 시장이 관리하고, 소유권은 그 개인 또는 단체 등이 갖는 것을 말한다. 따라서 ‘위탁’은 ‘기탁’과 같은 의미로 해석할 수 있다.

〈그림 5〉는 수집 방법에 따른 분포를 도식화한 것으로, 전체 수집기록물 중 85.9%(1,839건)는 기증 및 조건부 기증으로 수집되었다. 나머지는 기탁과 조건부 기탁으로 8.2%(169건), 사본기증은 3.4%(70건)로 수집되었으며, 기탁되었다가 반환된 기록물의 건수도 49건(2.4%)이 있었다.

수집기록물과 수집 방법의 연관성을 알아보고자 기탁 방법으로 수집된 169건의 기록물을 분석하였다. 기증이 가장 일반적인 수집 방법인 반면, 기탁 기록물은 기증자가 소유권 이전을 꺼리는 기록물이기 때문에 이들 기록물이 가지는 특성을 도출할 수 있을 것으로 예상했다. 기탁 기록물의 세부 유형 분석 결과, 도서가 89건, 시청각물이 44건, 문서가 17건, 박물이 15건, 대장이 2건, 도면이 1건, 카드가 1건으로 파악되었다. 따라서 〈그림 3〉에서 보이는 일반적 기록물 유형의 분포와 비교했을 때 특별한 특징을 발견할 수는 없었다. 반면, 기록물의 생산연대를 살펴보면, 1900~1940년대가 22건, 1950년대가 21건, 1960년대가 33건, 1970년대가 40건이었으며 연대 미상으로 분류된 23건에 역시 기록물 명으로 유추해 볼 때 1970년대 이전의 기록이었다. 즉, 기탁 기록물의 82%가 1970년대 이전에 생산된 기록물이라는 특징을 도출할 수 있었다. 이는 시민의 관점에서 기록물의 생산연대가 오래될수록 그 가치가 높다고 생각하는 기록물의 일반적인 인식을 확인시켜준다.

기록관에 기증되었다가 다시 반환된 기록물은 총 49건이었는데, 반환된 기록물의 특징은 담당자와의 면담을 통해 확인할 수 있었다. 공모전에 참여하는 기증자 중에는 ‘공모전’이라는 행사를 통해 자신이 소장한 기록물의 평가를 받아보기 위해 참여하는 경우가 있었으며, 이 경우 일단 기증으로 기록물을 접수한 후, 최종적으로 시상과 함께 공모전이 종료되는 시점에서 다시 기증자에게 반환되는 경우가 있었다. 공모전의 초기 시행 과정에서는 이를 ‘기증 → 반환’의 프로세스로 간주하였으나, 제6회 이후에는 ‘기탁 → 반환’으로 프로세스를 변경하여 관리하고 있다.

사본기증은 총 70건으로 이를 기록물 유형으로 분류하면, 사진이 58건, 상·훈장류가 7건, 문서가 5건이었다. 공모전 개최의 취지는 원본 기록물 수집을 목적으로 하므로 내부적으로는 사본기증은 받지 않는 것으로 하고 있으나 담당자는 인터뷰에서 기증자와의 사이에서 발생하는 애로사항을 다음과 같이 토로하였다.

“기증자는 사본 사진이더라도 본인에게는 너무 소중하고 가치가 있는 기록물로 생각하고 공모전에 참여 의사를 밝히세요. 공모전의 취지가 우리 기록관을 알리고, 기록물에 대한 인식을 확산하는 것인데, 참여하겠다고 가져오는 사본을 그냥 돌려보내기는 힘들어요.”

이러한 경우는 사본기증뿐만 아니라 동종의 비슷한 기록물이 공모전으로 출품되는 경우도 마찬가지였다. 담당자 역시 동종 또는 동일 주제의 기록물이 수집되는 것에 대해 향후에는 부담이 될 수 있음을 인지하고 있었다. 현재는 보존서고 등에 여유가 있고, 수집된 기록물의 양이 많지 않기 때문에 문제가 없지만, 이후 수집기록물의 양이 증가하였을 때에는 평가를 통한 기록물의 폐기나 다시 기증자에게 반환할 것에 대한 대비가 필요하다고 하였다. 물론 공모전을 통해 기록물이 기증되어 시민기록관에 기록물의 소유권이 있다 할지라도 몇몇 기증자들은 자신이 기증한 기록물이 잘 보관되어 있는지 확인하러 방문하는 경향이 있었다.

공모전 참여를 독려하기 위해 참가자에게 수상과 부상을 수여하는 방식은 여타 분야의 공모전에서 일반적으로 기획되는 방법의 하나이다. 전주시 역시 공모전의 참여자에게 수상과 부상을 수여하고 있었는데, 〈표 3〉에서 보이듯이 수상 방식과 공모전 수집률과의 상관성은 미미해 보인다. 전주시는 공모전에 출품된 기록물의 평가를 통해 기록물 구분하고, 등급에 따라 차등적인 상금을 수여하고 있다. 이제까지 진행된 공모전에서는 제1회와 제2회 수상 금액이 100만 원으로 가장 높았으며, 매회 상위 3등급(예, 대상, 최우수상, 우수상) 이내에 해당하는 수상자는 7명 이내였다. 이는 타 분야에서 시행하고 있는 공모전의 수상 방식을 그대로 차용하고 있음을 알 수 있다. 그러다가 회차가 진행될수록 상위 등급에 대한 수상 인원이 증가하는 반면 이에 대응하는 수상 금액은 낮아짐을 확인할 수 있다. 공모전의 수상 방식 변화는 담당자의 면담을 통해 그 이유를 확인할 수 있었다.

“시민이 기증하는 기록물에 등급을 매기는 일은 참 어려워요. 평가위원회에서조차도 의견이 엇갈리는 경우도 종종 있습니다. 기증자분들은 정말 소중한 기록물을 내어주시는 것인데, 본인이 생각했던 것보다 낮은 평가로 수상을 못하신 분들은 불만을 토로하시는 경우도 있어요. 그래서 반환이 생기는 경우도 있구요. 또 어떤 분들은 상을 타면 기증하고, 그렇지 않으면 도로 가져가겠다는 경우도 있어요. 이런 경우는 일단 조건부 기탁으로 받기도 해요.”

이와 같은 이유로 현재 공모전의 평가는 기록물의 가치를 A~E 등급으로 나누고 등급에 따른 상금을 수여하고 있다. 이는 모든 참여자에게 기증의 예우를 갖출 수 있을 뿐만 아니라, 어느 정도의 기록물이 공모전을 통해 수집될지 예측 불가능한 상황에서 확보된 예산을 보다 유연하게 활용할 수 있는 장점으로 작용할 수 있다.

대부분의 공모전 홍보문은 수집하고자 하는 기록물의 유형을 명시하고 있으나 실제 수집되는 기록물을 한정하는 것은 아니고 모든 유형을 접수받기 때문에 반드시 필요한 홍보내용은 아니다. 그러나 잠재적 기증자에게 기록물의 예시를 보여줌으로써 기록물의 인식을 돕고자 함이며, 회차를 거듭하면서 여러 가지 방안으로 시도되었다. 〈표 6〉과 같이, 제1회 공모전에서는 시청각류, 문서류, 박물류, 기타 박물류와 같이 4개의 분류를 소개하고 있으며, 기타 박물류는 다시 세세한 예시를 안내하고 있다. 제3회 공모전 이후부터는 공모전의 주제에 따라 수집의 예시를 안내하고 있는데, 예를 들어 가장 최근인 제9회 유교문화 기록과 관련한 홍보의 경우는 그 예시가 구체적임을 알 수 있다.

기록물의 예시를 적절히 소개하는 것은 잠재적 기증자에게 기증할 수 있는 기록물의 대상을 명확히 해줌으로써 수집률을 향상할 수 있을 것으로 기대할 수 있다. 그러나 담당자는 인터뷰에서 이러한 변화의 시도에 대해 회의적인 반응을 보였는데, 그 이유는 잠재적 기증자의 주요 연령대가 70세 이상이라는 점을 꼽았다.

“기증자 대부분은 거의 70세 이상이세요. 그리고 한 번 기증하셨던 분이 계속 관심을 가지고 기증을 해주시는 편이지요. 그분들에게 기록물을 인식시키는 것도 시간이 오래 걸렸는데, 구체적인 예시를 보여드리면 오히려 본인이 가지고 계시는 기록물은 해당이 안 된다고 말씀하시는 경우가 많았어요.”

제7회와 제8회에 진행된 공모전은 ‘인쇄물’과 ‘앨범’으로 공모전의 제목을 통해 기록물 유형을 명시하는 특징을 가진다. 이 특징이 기록물의 수집에 어떻게 기여하는지를 살펴보기 위해 각 공모전에 수집된 기록물의 유형을 분석하였으며 결과는 〈그림 6〉과 같다. 제7회차에 진행된 “전주의 역사가 담긴 출판·인쇄물을 찾습니다” 공모전에서는 총 179건의 기록물 중 도서 유형이 67건 수집되어 수집된 전체 기록물의 37%를 차지하고 있었다. 제8회차는 “당신의 앨범 속 ‘전주’를 찾습니다”로 297건의 수집기록물 건 중 159건이 시청각류 유형으로써 전체 53%의 분포를 보인다. 따라서 잠재적 기증자에게 수집기록물의 기록물 유형을 정확히 전달하는 것은 해당 기록물의 수집률을 높이는 요인으로 작용한다는 것을 알 수 있다.

현재까지 진행된 공모전의 홍보 안내문에는 기획주제와 함께 수집하고자 하는 기록물의 생산연대를 제시하고 있었다. 공모전을 통해 수집하고자 하는 기록물의 생산연대와 실제 수집된 기록물의 생산연대를 비교해 보면 〈그림 7〉과 같다.

〈표 3〉에서와 같이 제1회 공모전의 수집기록물 생산시기는 “조선시대~1960대 이전”이었으며, 제2회 공모전은 “1900년 전후~1980년대”였다. 그러나 실제로 수집된 기록물의 생산시기를 보면, 제1회에서는 1960년 이후에서 2010년대까지 생산된 기록물도 수집되었으며, 제2회 공모전에서도 역시 1980년대 이후에 생산된 기록물이 수집되었음을 알 수 있다. 이러한 기록물 수집현상은 제3회(1960년대 전후~현재)와 제5회(1910년대 이후)를 제외하고 대부분의 공모전에서 발생하고 있다. 이는 특정 연대를 제시하고 기획주제로 입수되는 기록보다 일반주제로 입수되는 기록의 양이 많은 것을 의미하는 것으로, 결과적으로 공모전을 통해 안내되는 수집기록물의 생산연도는 공모전 참여자에게는 유의미한 정보로 제공되고 있지 않음을 시사한다.

공모전 기획에 있어 주제의 선정은 중요하다. 이는 기록관의 수집정책을 대변함과 동시에 현재 보유하고 있는 기록물 분석을 통해 수집 기록관의 컬렉션을 완성하는데 도구로 사용될 수 있기 때문이다. 전주시의 경우, 민간기록물의 수집은 2016년부터 시작하여 아직 그 역사가 짧은 편이며, 민간기록물의 수집 주체가 공공기관이라는 점에서 ‘시민의 기록’이라는 큰 주제를 방점으로 하고 있다. 따라서 특정한 컬렉션 완성을 계획하기보다는 공모전마다 전주시와 관련한 기록물을 수집하여 아직 풍부하지 못한 기록물의 양을 늘리고자 하는 데 초점을 두고, ‘기획 주제’라는 방법을 통하여 더욱 집중적인 기록물 수집을 꾀하고 있었다. 주제의 선정은 앞서 언급한 바와 같이 민간기록물관리위원회의 회의를 거쳐 결정된다.

실제 수집된 기록물이 각 회차에서 제시하는 공모전의 주제에 얼마나 부합하는지를 분석하였는데, 이때 초창기 1, 2회는 “천 년의 기록을 찾습니다”라는 공통주제로만 진행되고 기획주제가 설정되지 않아 제외하였다. 분석 방법은 기록물 목록에서 ‘기록물 명’의 키워드와 각 회차별 공모전에서 제시하는 키워드의 유사성을 수작업으로 비교하였다. 그 결과, 〈표 7〉과 같이 제시된 주제와 가장 높은 적합도를 보인 공모전은 제3회로 “종합경기장의 기록을 찾습니다”였다.

제3회 공모전은 2017년 9월에 시작하여 약 2개월 동안 진행되었는데, 이때 전주시에서는 2016년도부터 구도심에 있는 종합경기장 이전 사업이 큰 쟁점이 되고 있었다. 담당자는 인터뷰에서 당시 공모전 주제 선정 과정에서 종합경기장 관련 기록물을 수집해야만 하는 시의성 및 시급성이 장시간 토론되었었다고 말했다. 이 외에도 ‘종합경기장’은 그 핵심 키워드가 유형의 소재이면서 동시대를 사는 시민과 밀접한 관계를 가진다는 특징이 있다.

다음으로 적합도가 높았던 공모전은 제6회에 진행된 “시민의 삶 속 종교 문화 기록을 찾습니다”로 45%의 적합도를 보였으며, 제8회에 진행된 “당신의 앨범 속 ‘전주’를 찾습니다”가 제6회와 마찬가지로 45%의 주제 일치를 나타내었다. 반면, 제4회째 주제인 “3·1운동 그날의 함성과 정신을 기록으로”는 전체 수집기록물 443건 중 29건으로 7%의 낮은 적합도를 나타냈는데, 이 경우는 주제와의 적합도로만 해석하기에는 무리가 있다. 왜냐하면 ‘3·1운동’과 관련한 기록물은 이미 그 가치가 보편적으로 높게 인식되고 있으며, 이미 기록물의 희소성 인정되어 있어서 공모전을 통해 기록물을 수집하기란 어려움이 있었을 것으로 판단된다. 이 외에 제9회 “전주 유교문화의 기록”은 13%, 제5회 “전주 축제의 기록-당신의 기억 속 전주의 축제를 찾습니다”는 14%의 기록물이 수집됨으로써 기획주제의 내용과는 다소 동떨어진 비율을 보였다.

다음은 각 회차의 공모전 주제와 수집 방법의 연관성을 살펴보았다. 이미 〈그림 5〉에서 분석한 바와 같이, 공모전 수집기록물의 86%는 기증의 방식을 통해 시민기록관으로 입수되었으며, 9% 가량은 기탁의 방법으로 수집되었다. 공모전 별로 수집 방법의 차이를 분석한 결과는 〈그림 8〉과 같다.

각 공모전을 비교해 볼 때, 제6회 공모전에서 상대적으로 기탁 방법으로 수집된 기록물이 많았다. 제6회 공모전의 주제는 “시민의 삶 속 종교문화 기록을 찾습니다”였는데, 당 회차의 수집기록물은 총 270건이었으며, 이 중 92건인 34%가 기탁의 방법으로 수집되었다. 이에 대한 이유는 담당자와의 인터뷰를 통해 확인할 수 있었다.

“종교문화 기록 공모전은 관련 기록물이 정말 들어오지를 않았어요. 그러던 중 아시는 분을 통해 천주교 기록물을 많이 가지고 계신다는 분을 소개받아 찾아가게 되었지요. … 한번 방문해서 기록물을 선뜻 내어주시지는 않으세요. 몇 번을 찾아가서 말씀드리고 기탁의 방법으로 기록물을 가져올 수 있었어요.”

시민기록관의 담당자는 수집기록물의 수집 방법을 기증, 기탁 등으로 분류하고 있기는 하지만 실제로는 기록관의 핵심 기증자 10~15명을 통한 수집과 실제 공모전을 통해 수집되는 방법으로 암묵적으로 구분하고 있었다. 지역 내에서 실제 수집활동을 하는 잠재적 기증자는 매 공모전이 진행될 때마다 공모전의 주제에 맞는 기록물을 선택하여 공모전에 참여하고 있었다.

시민기록관은 특수유형 기록물에 대한 체계적인 관리가 필요하다. 〈그림 3〉에서 확인할 수 있듯이 공모전을 통해 수집되는 기록물은 대부분 박물, 도서, 시청각 유형의 특수기록물이었다. 이와 같은 유형의 집중 현상은 공모전의 회차별 분석에서도 같은 양상을 보인다. 국가기록원 원내표준인 「기록관 및 특수기록관 시설·환경 표준(NAK 11-1:2021(v1.2)」에서는 특수유형 기록물 관리를 위한 환경 기준을 제시하고 있다. 물론 이 표준은 「공공기록물법」을 근거로 하고 있으나, 기록물의 보존환경과 관련해서는 민간기록물이라 하여 크게 다를 바가 없을 것이다.

직접 현장을 방문해 인터뷰를 수행한 결과, 2016년부터 수집되었던 전주시의 민간기록물은 기증자 명의로 된 플라스틱 상자에 보관됐었는데, 다행스럽게도 2019년에 시민기록관이 건립되면서 항온·항습 환경을 갖춘 서고가 마련되었다. 그러나 시청각 유형의 기록물이 전체의 22%임에도 불구하고, 이에 적합한 환경을 갖추고 있지는 못했다. 시민기록관의 기록물은 ‘시민의 기록’이라는 민간영역의 기록물이지만 관리는 ‘시’라는 공공기관의 영역 안에 존재한다. 따라서 단계적으로라도 특수유형 기록물에 적합한 보존 환경을 마련해야 할 것이다.

기록물의 수집은 활용에 목적이 있다. 전주시에서는 공모전이 종료된 이후 해당 기록물을 활용한 전시를 활성화하고 있다. 2016년 제1회 수집기록물은 2017년 2월에 ‘전주, 기억하다’라는 제목으로 시청 로비에서 300점의 기록물을 전시한 바 있다. 2017년에는 ‘도시의 기억을 걷다’라는 제목으로, 2018년에는 ‘경기장, 뜨겁게 울리다’라는 제목으로 제3회 공모전을 통해 수집한 ‘종합경기장’ 관련 기록물을 전시하여 시민들로부터 큰 호응을 얻었다(전주시 홈페이지, 2018.04.12). 또한 수집한 기록물을 활용하여 매년 출간사업도 진행하고 있다. 2018년에는 당해까지 수집된 기록물 중 일부를 기증자별로 정리하고, 기록물과 관련한 부가적 설명 및 이야기를 엮은 기록물 기증 자료집을 발간하였다. 또한 2016년부터 2020년까지 수집한 사진 자료를 인물, 풍경, 행사 등 3가지 주제별로 나눠 개인의 추억과 전주의 시대상을 엮은 ‘아카이브북’을 발간하기도 하였다(김성수, 2021.06.29). 이러한 시민기록관의 일련의 활동들은 수집기록물을 활용했다는 점에서 선례가 될 수 있을 것이다.

시민기록관의 수집정책은 동시대 기록화 문제를 숙고할 필요가 있다. 시민기록관은 2019년 12월에 개관하였으나 개관 이후 코로나-19의 영향으로 개관 시 준비했던 여러 가지 정책을 실행하고 있지 못한 실정으로 이렇다 할 수집정책을 공시한 바는 없다. 대신 전주시 민간기록물 조례 제5조(수집대상) 제①항을 통해 수집정책을 엿볼 수 있다(〈표 8〉 참조).

〈표 3〉과 같이 이제까지의 공모전 행태를 살펴보면, 주로 ‘역사적 가치’를 중요시하고 있음을 알 수 있는데 당대의 시민적 관심과 연관된 공모전은 제4회뿐이었다. 그나마 이 공모전도 종합경기장이라는 소재가 사회적 이슈였지 동시대의 사회적 맥락 속에서 생산되는 기록은 아니었다. 시민기록관이 작년에 개관하였다는 점, 아직도 수집기록물이 풍족하지 않아 기록물의 수량에 주안을 두는 점 등을 고려한다면, 여러 가지 정책을 펼치기에 그 여력이 부족함은 당연하다. 그러나 향후에라도 동시대 기록화 문제가 고려된다면, 공모전에 참여하는 시민의 연령대를 확대할 수 있을 뿐만 아니라, 보다 품질이 우수한 기록물을 현재적 시점에서 수집할 수 있을 것으로 예상된다.

시민기록관의 기록관리 업무 프로세스의 정립은 효율적 기록물 관리를 위해 필요하며, 민간기록물 수집을 준비하는 여타 기관의 선례가 될 수 있다. 시민기록관은 시 행정 조직의 한 부분으로 공공의 영역 안에 존재하고 있어 예산이나 운영에 있어 자유롭지는 못하다. 그러나 기록관에 소장된 기록물이 민간기록물이라는 점에서 기록물 관리 및 업무와 관련해서는 공공기록물관리법을 적용받지 않아 자율적으로 운영되고 있다. 전주시청에 상주하는 기록물관리전문요원은 공공기록물 관리만을 전담하기 때문에 시민기록관의 업무나 전반적인 운영에는 관여하고 있지 않다. 이렇다 보니, 앞에서 언급한 바와 같이 단기간에 기록관으로 입수되는 수집기록물에 대한 유형 분류 및 등록 등의 업무에 어려움이 존재하고, 담당자 역시 다양한 민간기록물의 관리에 있어 일정 이상의 업무 가이드라인을 필요로 하고 있었다.

시민기록관은 이제까지 공모전 주제에 대한 변화, 수집 방법의 업무처리 변화, 수상 방식의 변화 등등 다양한 방법을 시도하며 공모전을 운영해 왔다. 〈그림 10〉은 담당자 인터뷰를 통해 현재까지 진행된 공모전 운영에 관한 업무 프로세스를 도식화 한 결과이다.

그러나 담당자는 기록물의 분류에 관한 문제, 소장 기록물의 보관 방법에 관한 문제, 기록물 평가에 관한 문제 등은 여전히 업무에 관한 정립이 필요하다고 말했다. 특히, 기록물의 분류체계와 서가 배치 업무에 대해 의문을 드러냈다. 담당자는 기록물을 기증자 별 상자로 관리하면서도 시청각 유형에 대해서는 또 다른 별도의 장소로 구분하여 관리하고 있었다. 기증자 별 상자 관리는 기증자가 자신의 기록물이 잘 있는지를 확인하러 오는 것에 대한 대응업무의 편리함과 이와 연관된 기증자의 예우를 취하기 위함이라고 설명했다.

“공모전이 10회 이상 진행되다 보니, 어떻게 그렇게 할 수 있냐고, 또는 어떻게 관리하고 있냐고 견학을 오시는 분들이 많으세요. 그런데 명확하게 이렇다 할 가이드라인이 없으니, 제가 잘 하고 있는 건지 의심이 들 때도 있습니다. 매뉴얼이라도 있으면 좋을 것 같아요.”

분류체계의 경우, 본 연구의 기초자료로 입수한 자료는 시스템으로 생산된 것이 아닌 엑셀로 관리되는 자료였기 때문에 오류 값들이 다수 있어 시스템 도입의 시급함이 문제점으로 도출되었었다. 다행히도 최근 예산을 확보하여 자체 기록물등록 시스템을 구축하여 기존의 자료들을 업로드하고 있었으며, 현재의 분류체계는 문서류, 시청각류, 박물류, 기타 박물류 4가지의 대분류로 관리하고 있다. 하지만 이 또한 전주시 민간기록물 관리 조례에서 명시하는 분류와는 차이가 있다.

민간기록물의 수집 및 관리는 공공기록물보다 그 종류가 다양하고, 일률적이지 않기 때문에 획일화된 업무 프로세스를 적용한다는 것은 쉽지 않다. 오히려 가이드라인 또는 업무 매뉴얼이 제공된다면 각 기록관에 적합한 운영 정책을 방해하는 요인으로 작용할 수도 있다. 그럼에도 아직 우리나라에 민간기록물의 수집 및 관리가 활성화되지 않은 현 단계에서는 효율적인 출발을 돕기 위한 정책 지원은 분명 도움이 될 것이다. 앞서 〈표 2〉에서 확인할 수 있듯이 각 지방자지단체에서는 민간기록물 수집 방법으로 수집공모전을 진행하고 있으나, 단발성으로 그치는 경우가 많았다. 이런 점에 비추어 제10회째를 유지해 오고 있는 시민기록관의 업무 프로세스가 정립된다면 민간기록물 수집과 관리를 참고하는 여타 기관에 예제가 될 수 있을 것이다.

공모전의 주제는 공모전의 결과와 밀접한 연관성을 가지므로 기획의 단계에서 신중한 논의가 필요하다. 이를 위해서는 기획주제를 선정하면서 수집하고자 하는 대상기록물의 분석이 선행되어야 할 것이다. 공모전은 수집하고자 하는 기록물의 주제, 기록물의 생산시기, 기록물의 유형 그리고 수상 내용 등을 골자로 기획되고 홍보된다. 〈표 3〉과 〈그림 7〉을 통해 알 수 있듯이 공모전에서 제시하는 수집대상 기록물의 생산 시기는 실제 기증자에게는 유의미하게 작용하지 않았다. 물론 이는 무의미하다고 단정하기보다 기증자 역시 본인이 기증하는 기록물의 생산 시기를 알 수 없는데 기인할 수도 있다. 이러한 사례는 〈그림 4〉와 같이 연도 미상의 기록물로 관리되고 있다. 반면, 공모전에서 제시하는 기록물의 유형과 주제는 상관관계가 높았다. ‘종합경기장(제3회)’, ‘인쇄·출판물(제7회)’, ‘앨범(제8회) 등 유형의 소재가 명시된 경우에는 ‘축제(제5회)’, ‘종교문화(제6회)’, ‘유교문화(제9회)’ 등 무형의 소재가 제시된 공모전보다 주제와의 적합도가 상대적으로 높았다. 이는 주제가 구체적이고, 특히 기록물 유형을 명시할 경우, 기증자에게 수집기록물에 대한 범주를 효과적으로 전달하는 효과를 지닌다. 이는 기록관이 궁극적으로 수집하고자 하는 기록물을 확보하고자 할 때 큰 도구로 활용할 수 있을 것이다.

민간기록물의 수집은 기록관의 적극적인 홍보활동과 기록물 소장자의 탐색을 통해 활성화될 수 있다. 시민기록관으로부터 입수한 수집기록물 기초자료는 개인정보 보호법에 의해 기증자의 이름을 확보할 수는 없었다. 대신 ‘기록물 명’ 분석을 통해 기증의 출처가 한 사람으로 유추되는 기록물들이 다수 있었는데, 이 기록물들은 기존 핵심 기증자들의 소개와 기록관의 적극적인 수집 활동에 의한 결과였다. 핵심 기증자들은 비슷한 연령대의 구성으로 기록물에 대한 관심도 및 기증자 사이의 연대도 형성되어 있었다. 따라서 공모전의 주제에 따라 관련 기록물에 대한 소장처를 파악할 경우, 업무 담당자에게 잠재 기증자에 대한 정보를 제공하기도 하였다.

민간기록물의 수집은 대부분 기증자와 업무 담당자와의 대면으로 이루어지고 있다. 따라서 업무 담당자가 해당 지역의 잠재 기증자 특성을 파악하는 것은 중요한 일이다. 인터뷰 내용을 근거로 시민기록관 기증자의 특성을 정리하면 〈표 9〉와 같다.

앞서 3.1.2의 분석결과에서 알 수 있듯이 기증자의 평균 연령대는 수집기록물 생산연대의 분포에 영향을 끼치고 있다. 이는 모든 수집기록물이 비전자류에 해당됨이 당연하며, 사본기증 방식으로 참여한 시청각 기록물은 모두 사진 스캔본임을 다시 한번 확인시켜 준다. 만일 동시대 기록화를 위한 주제라면, 핸드폰 및 디지털 카메라의 사진 파일이 다량일 것이다.

공모전은 불특정 다수의 시민을 대상으로 홍보되지만, 실제 공모전에 참여하는 기증자는 40~50여 명이었다. 이는 기증자 한 명이 한 건의 기록물을 기증한다기보다는 배경 맥락을 확인할 수 있는 여러 건의 기록물을 한 번에 기증한다는 것을 의미한다. 한 번이라도 공모전에 참여한 기증자는 기록물에 대한 관심을 보이며, 지속해서 공모전에 참여하는 기증자는 10명 내외였다. 이들은 개인적으로 지역의 수집가이기도 하면서 전주시의 공모전에 꾸준한 관심을 가지는 기증자 그룹이다. 한 번에 기록물을 기증하기보다는 여러 회수에 걸쳐 공모전에 적합한 기록물을 추려서 공모전에 참여한다. 공모전을 통해 수상을 경험한 기증자들은 다음 회차의 공모전이 개최될 때, 주변의 잠재 기증자들을 소개할 뿐만 아니라, 기록관의 담당자에게도 기록물 소장자의 정보를 제공하기도 한다. 시민기록관은 이러한 기록물의 소장정보를 통해 여러 번의 면담과 회유를 거쳐 기록물을 확보하였다고 했다. 결과적으로 시민기록관의 소장 기록물은 공모전이라는 형식을 빌려 수집되었지만, 실제는 잠재 기증자 정보의 탐색과 확보된 정보를 바탕으로 한 기록관의 적극적 수집 활동이 있었다고 볼 수 있다. 그럼에도 불특정 다수에게 홍보되는 공모전의 개최는 지역 주민에게 기록물의 인식 확산 및 기록관 홍보에 기여하고 있다.

실제 시민기록관은 이러한 잠재 기증자의 특성을 반영하여 매 공모전이 진행될 때마다 전주시에 소재하고 있는 경로당을 대상으로 공모전과 관련한 홍보 우편물을 지속해서 발송하고 있다.

시민기록관은 다양한 기증자 예우 방안과 기증자 연령 확대를 위한 프로그램 개발이 필요하다. 기증된 기록물의 소유권은 기록관에 있으나 기증자는 이에 대한 인식이 부족하였다. 기증자들은 자신의 소중한 기록물이 기록관에 잘 보관되어 있는지를 확인하러 방문하기도 하며, 이때 기증자별 상자 분류는 보관의 신뢰성을 높이는 효과가 있다고 담당자는 말한다.

시민기록관은 기록관을 건립하면서 1층 공간에 기증의 벽을 마련하고 기증자의 이름을 전시하고 있다. 또한, ‘보이는 전시관’을 통해 기록물을 대중에게 공개하면서 기록물이 교체될 때마다 기증자에게 연락을 취하는 예우 프로그램을 시행하고 있다. 역대 우수 기록물 기증자를 대상으로 구술 채록을 진행하고 이를 바탕으로 기증자와 관련한 간행물을 발간하기도 했다. 이러한 일련의 활동들은 기증자 예우 프로그램으로 선례가 될 수 있다. 향후 추가적으로 기증자 예우 프로그램을 개발한다면 분석의 결과를 적용해 볼 수 있는데, 예를 들어 ‘기증자의 날’ 등의 행사를 진행하여 기존 기증자들의 초대와 잠재 기증자를 함께 초대하는 소개 마케팅을 적용해 볼 수 있다. 이러한 행사를 통해 기록관의 홍보 및 기증의 의미를 고취시키고, 기증자들 사이의 연대를 강화시키는 효과를 기대해 볼 수 있을 것이다.

반면, 기증자의 연령 확대를 위한 고심과 이와 관련한 프로그램이 없었다. 이는 이제껏 진행된 공모전의 취지가 암묵적으로는 근대적인 기록물에 치중에 있었던 이유이기도 하며, 잠재적 기증자에 대한 분석이 미진했던 이유이기도 하다. 만약 공모전 주제 선정에 있어 젊은 층의 관심을 끌 만한 주제가 선정된다면 기증자의 연령을 확대하고 기록문화를 확산시키는 데 도움이 될 것으로 예상된다. 예를 들어, 전주시에서는 매년 ‘국제영화제’가 개최되고 있는데, 영화제 일정과 맞추어 ‘축제 기록’과 관련한 이벤트 성 공모전을 매년 개최할 수도 있다. 담당자는 시민들이 아직도 기록물에 대한 인식이 부족하고, 공모전에 참여하는 기증자에게조차도 기록물을 설명하는데 어렵다고 했다. 차후에 프로그램이 개발될 때에는 잠재 기증자의 연령대를 확대할 만한 프로그램이 개발되어 보다 다양한 시민의 기록을 수집할 수 있는 여건이 마련되어야 할 것이다.