본고는 세계 각국 국립기록청을 중심으로 추진 중인 정보자산 관리 동향 분석을 목적으로 한다. 21세기 전자기록 환경을 맞이하여 기록이 지닌 정보로서의 활용 필요성을 제기하는 논의들이 서서히 증가하고 있다. 그동안 종이기록 환경에서 고착되어 온 역사 문화적 가치를 중시하는 경향을 탈피하고, 조직의 운영 및 업무수행을 위한 정보로써 활용되어야 한다는 취지에서이다. 이러한 경향을 반영하여 ISO 30300에서는 기록을 조직의 자산(asset)으로 파악하는 시각을 제시하였으며, ISO 15489:2016에서는 정보자산으로서의 개념을 보다 구체화 시키고 있다.

이러한 국제표준의 정보자산 개념을 수용하여 각국 국립기록청에서는 각종 정책 및 지침을 수립해 정보자산관리를 적극적으로 추진하고 있다. 범정부적 정보관리 체제 내에 정보자산 관리를 책임지는 주무기관 중 하나로서, 기관별 정보자산의 관리 및 활용을 촉진시키기 위해서이다. 이러한 측면에서 각국 국립기록청에서 추진 중인 정보자산 관리에 대한 정책 및 지침 분석은 디지털 환경을 맞아 기록의 정보자산화를 위한 세계적 동향을 파악함과 더불어, 향후 우리나라의 제도적 방안 모색을 위한 시사점을 제공해줄 수 있다.

기록관리학 영역에서 정보자산과 관련된 연구는 소수에 불과하다. Thibodeau(2009)는 전자기록이 생성⋅유통되는 사이버 세계는 시공간을 초월해 기록에 내재된 정보의 공유⋅활용이 가능한 점을 감안할 때, 기록관리 영역은 전자기록의 증거성 및 4대 속성 유지를 강조하는 경향을 넘어 조직이 지닌 정보자산을 식별⋅관리⋅활용시키는 역할을 담당해야 함을 제시하였다. Klareld(2015)는 디지털 환경을 맞아 각 기관은 타 기관들과의 정보 공유 문제를 고려해야 하며, 새로운 범주의 다양한 이용자들에게 이들 정보를 활용할 수 있도록 해야 한다고 주장하였다. 최근 국내에서도 관련 연구성과가 제출되었다. 설문원(2020)은 디지털 전환 시대의 공공기록정책 방향을 모색하는 과정에서 자산으로의 정보관리 필요성을 제기하였으며, 전보배, 설문원(2021)은 영국 및 호주 국립기록청의 디지털 연속성 정책을 고찰하는 과정에서 정보자산의 개념 및 관리방식을 개략적으로 소개하고 있다.

이러한 선행 연구를 기반으로 본고에서는 각국 국립기록청에서 추진 중인 정보자산 관리 정책 및 지침을 분석하고자 한다. 이를 위해 우선 2장에서는 기록관리 분야에서의 정보자산에 대한 개념적 기원을 조사하기 위해 기록관리 국제표준에서의 기록에 대한 정의 및 관련 연구성과들을 분석하였다. 이어 3장에서는 정보자산 관리에 대한 정책 및 지침을 수립해 운영 중인 영국, 뉴질랜드, 호주 국립기록청의 실제 사례들을 조사하였다. 이들 국립기록청을 선정한 이유는 정보자산에 대한 구체적인 정의와 함께, 정보자산의 조사⋅평가선별⋅등록⋅활용 등을 위한 지침을 제정하여 정보자산 관리 방식을 구체적으로 제시하고 있기 때문이다. 이러한 국립기록청 사례 분석을 기반으로 4장에서는 향후 우리나라의 제도적 방안 모색을 위한 시사점을 도출하고자 하였다.

기록관리 영역에서 기록은 증거 및 정보로서 인식되어왔지만, 증거와 달리 정보로서의 개념에 대한 명확한 정의는 부재해왔다(Yeo, 2007, 327). 기록의 내용 내지 가치 측면 등과 관련하여 정보로서의 의미에 대해 저마다의 수많은 논의가 제기되어 왔지만, 행위 내역을 재현한 대상이란 점에서 증거로서의 속성이 강조되어왔다. 기록이 지닌 정보 내지 정보자산으로서의 개념에 대한 기원은 기록관리 국제표준인 ISO 15489:2001에서 연원을 찾을 수 있다. 이러한 개념적 연원을 구체적으로 파악하기 위해서는 호주의 기록관리 표준인 AS 4390부터 거슬러 고찰할 필요가 있다. ISO 15489:2001은 AS 4390을 토대로 제정되었기 때문이다.

레코드 컨티뉴엄 이론을 기반으로 수립된 AS 4390에서는 기록을 데이터 및 정보와는 다른 개념으로 파악하였다. 즉 전자기록 환경에서 기록은 업무 행위에 대한 증거를 제공함과 아울러 생산 연원이 되는 기능-활동-처리행위와 부단히 연계되어야 한다는 점에서 증거 개념에 초점을 두었고, 기록이 지닌 정보로서의 속성은 추후의 본격적인 연구가 필요하다는 전제 하에 기록의 정의에 포함시키지 않았다(McLeod, 2003, 72). 이는 내용과 구조, 맥락이 분리되어 존재하는 0과 1의 비트스트림으로 구성된 디지털 객체의 특성을 반영한 결과로, 기록이 지닌 증거성 및 업무와의 연계를 통한 맥락성은 데이터 및 정보와는 다른 대상으로 구분 짓게 함과 아울러 기록의 관리 및 활용을 위한 요건에도 중대한 영향을 미치게 된다(Roberts, 1998, 8).

하지만 AS 4390을 국제적으로 통용되는 기록관리 표준으로 승화시킨 ISO 15489:2001에서는 기록의 정의에 정보 개념을 포함시켜, 기관이나 개인이 법적 의무의 수행이나 업무의 처리행위 속에서 증거와 정보로서 생산하고 접수하며 유지하는 정보로 정의한다(KS X ISO 15489:2001, 3.15). 이는 AS 4390과 달리 기록을 조직의 의사결정 및 업무 행위에 대한 증거로서 뿐만 아니라 현재 및 미래의 활용을 위한 정보로서의 의미를 부여한 것으로(Healy, 2001, 140), ISO 15489:2001에는 이용가능하고 신뢰할 수 있는 방식으로 정보를 보유함과 아울러 적절한 시기에 처리하는 방안을 제시하는 등 효율적인 정보관리 전략이 내재되어 있음을 의미하는 것이다(McLean, 2002, 22-23). 그럼에도 불구하고 ISO 15489:2001의 정보 개념은 추상적이라는 비판 역시 존재한다. 기록의 정의에 정보란 용어를 추가하였지만 구체적인 개념적 설명은 부재하며, 아울러 실무자들을 대상으로 한 조사결과 실질적인 정보로서의 활용성을 창출할 수 있는 방안까지는 제시하지 못한다는 것이다(McLeod, 2003, 72, 81)

기록을 정보자산으로 개념화시킨 것은 ISO 30300 시리즈 표준에서 처음으로 제시된다. 기록이 지닌 정보자산으로서의 가치를 업무에 필요한 지적 자산으로 활용할 수 있도록 하기 위해서이다(Ellis & Bustelo, 2012). 이에 ISO 30300에서는 ISO 15489:2001에서 규정한 기록 정의를 참조⋅수정하여 기록을 조직이 법률적 의무를 수행하거나 업무를 수행하는 과정에서 증거와 자산으로 생산 또는 접수하고 유지한 정보로 정의한다(KS X ISO 30300:2020, 3.2.10). 여기서 기록을 조직의 자산(asset)으로 파악하는 새로운 시각이 제시되는데, ISO 30300에서는 자산을 잠재적 또는 실질적 가치를 가지는 품목, 사물 또는 실체로, 정보, 컴퓨터 하드웨어, 소프트웨어, 시스템 등을 포괄하는 것으로 정의하고 있다(KS X ISO 30300:2020, 3.2.1).

이처럼 기록의 정의에 조직의 경영을 위한 가치 있는 재화, 인력, 정보 등을 일컫는 용어인 자산으로서의 개념을 포함시킨 것은 업무 환경의 변화상을 반영한 것이다. IT 기술의 변화에 따른 업무 패턴 및 사회 환경의 변화가 조직 형태 및 업무수행 방식을 변화시키고 이에 따른 정보의 일관된 생산과 유통, 보존이 쟁점 사항으로 부각되면서, 기록의 증거적 목적 이외에 조직의 목표 및 성과 달성에 필요한 정보로서의 활용 측면이 강조되게 되었다(정기애, 2010, 173, 184-185). 이에 ISO 30300 시리즈 표준에서는 기록관리를 실무 수준을 넘어 조직 경영상의 전략적 차원으로 자리매김함과 더불어, 조직에 필요한 정보자산으로서 기록의 역할을 새롭게 설정하게 된다(渡邊健 외, 2014, 316-317).

이후 ISO 15489:2016에서는 ISO 30300의 기록에 대한 새로운 정의를 수용하여 정보자산으로서의 개념을 보다 명확화시킨다. 우선 기록을 조직이나 개인의 법적 의무 수행 또는 업무처리 과정에서 생산, 접수, 유지된 증거 및 자산으로 정의한다(KS X ISO 15489:2016, 3.14). 이는 ISO 15489:2001 발행 이후 ICT 기술의 발전 및 이로 인한 업무수행 방식의 변화상을 반영한 귀결로 볼 수 있다(Recordkeeping Innovation, 2016). 이러한 기록의 정의는 정보라는 단어의 반복을 피함과 아울러 최근 경영학 및 정보관리 분야에서 사용되고 있는 자산이라는 용어를 도입해, 기록을 업무 행위에 대한 증거이자 업무수행에 활용되는 자산으로 개념화시키기 위한 것이다(中島康比古, 2016). 이를 기반으로 ISO 15489:2016에서는 최근의 기록 생산 및 유통환경의 변화에 대응해 업무 활동과 정보자산 촉진제로서의 기록의 역할을 재설정함과 더불어 디지털 환경에서의 기록 활용 및 재이용 기회의 증대를 위해 개정된 것임을 명시하고 있으며, 아울러 업무 행위에 대한 증거로서의 역할 역시 수행한다는 점에서 여타 정보자산과 차별화됨을 강조하고 있다(KS X ISO 15489:2016, iii-iv).

이와 같이 기록관리 국제표준에서 기록을 정보자산으로 개념화시킨 것은 디지털 전환기를 맞아 기록을 정보로 파악해야 한다는 논의를 반영한 것으로 파악할 수 있다. 이러한 논의는 두 가지 경향을 나타낸다. 하나는 기록이 지닌 정보로서의 활용적 의미를 강조하는 것이며, 또 다른 하나는 기록관리를 정보 거버넌스 담론 내에 정보관리 차원에서 파악하는 것이다(설문원, 2020, 18-32). 1970년대 이후 컴퓨터 및 통신기술의 발전과 함께 기록이 생성⋅활용되는 업무처리 방식이 변화하였고, 조직 내 정보기술 관리란 새로운 영역이 부상함에 따라 정보를 인적 물적 자산과 마찬가지로 조직의 자산으로 간주하기 시작하였다(Dollar, 1993, 41). 이러한 경향과 맞물려 기록의 개념을 확장시키게 된다. 즉 그동안 업무 행위를 입증하는 증거로서의 개념에 초점을 맞추어 온 사고를 탈피해 정보로서의 개념 역시 적극적으로 고려하게 된다(Cox, 2001, 4-7).

이는 기본적으로 기록을 생산하는 업무시스템은 업무의 효율화 및 업무에 필요한 정보를 제공하기 위해 운용된다는 사고에 기반을 둔다(Bearman, 1994, 36). 내용과 구조, 맥락이 서로 분리되어 존재하는 전자기록이 지닌 특성 및 컴퓨터 기술의 진전에 따른 보존상의 어려움을 감안할 때 증거성을 강조하는 것은 당연한 귀결이지만, 기록을 정보자산 중 하나의 유형으로 인식하고 활용하는 것도 중요한 사안이다. 전자기록이 생성⋅유통되는 사이버 세계는 시공간을 초월하여 기록에 내재한 정보의 공유⋅활용이 가능하기 때문이다. 따라서 전자기록 환경을 맞아 기록관리의 정체성 정립 및 역할 확장을 위해서는 업무 수행과의 유기적 관련성을 강화해야 하며, 아울러 사이버 공간에서 생성⋅유통되는 수많은 0과 1의 비트스트림 중 유용한 정보를 기록을 획득해 관리⋅활용시켜야 한다(Thibodeau, 2009).

기록 속에는 내용에 내재되어 있는 정보가 포함되어 있고, 또한 기록관리의 목적은 이러한 정보를 선별하여 이용자에게 활용시키는 것이다. 기록의 증거성을 우선적으로 강조하는 것은 기록전문가를 위한 것이지 이용자들에게는 정보가 일차적으로 중요하다. 기록 속의 정보를 활용할 수 없다면 기록의 증거성은 아무런 의미가 없는 것으로, 이러한 증거성 확보는 기록관리의 최종 목적이 아니라 최종 목적을 도와주는 수단이라 할 수 있다(Boles & Greene, 2001, 435-438). 기록이 지닌 증거성은 단순히 기록에 존재하는 것이 아니라, 특정 목적에 맞게 증거성을 발견해 활용시키는 것으로부터 확보되기 때문이다(Brothman, 2002, 334). 이러한 점을 감안할 때 전자기록 환경에서는 타 기관들과의 정보 공유를 고려해야 하며, 다양한 이용자들을 위한 정보의 활용을 촉진시켜야 한다(Klareld, 2015, 175).

이와 같은 새로운 사고를 기반으로 기록관리를 정보관리와 연계시키려는 움직임이 일고 있다. 그동안 행위에 관한 증거를 관리한다는 차원에서 기록관리 영역은 여타 정보관리 영역과는 다른 고유의 역할을 설정해 왔지만, 디지털 환경에서 기록관리와 정보관리 사이의 경계는 사라지고 있다(Clarke, 2009, 121). 최근의 조직 운영 환경을 고려할 때 증거의 보존만으로 기록관리 역할을 한정 지을 수 없다. 조직의 전략 개발 및 업무의 효율성 확보, 정책 결정 지원을 위해서는 기록에 수록된 정보의 발굴 및 활용시키는 방안 마련이 필요하며(Sprehe, 2005, 297-303), 기록관리 영역은 기록 속의 정보를 관리⋅활용시키는 조직의 핵심 영역으로 자리매김해야 한다는 취지에서이다(Myburgh, 2002, 37; Ceeney, 2008, 68-69).

바로 이상과 같은 점에서 ISO 30300 시리즈 표준과 ISO 15489:2016에서는 기록을 조직의 정보자산 중 하나로 개념화시킨 것이며, 과거와 같이 기록을 역사 사료 및 행위에 대한 증거로서 관리하는 패러다임을 넘어 조직 경영과 업무수행을 위해 활용적 가치를 지닌 대상으로 새롭게 의미를 부여한 것이다. 하지만 기록관리 국제표준에서는 기록을 정보자산으로 개념화할 뿐, 정보자산의 정의 및 구체적인 관리 방식에 대해서는 제시하지 않았다. 이에 다음 장에서는 각종 정책 및 지침을 수립해 정보자산의 정의 및 관리 방식을 구체적으로 제시하고 있는 영국 및 뉴질랜드, 호주 국립기록청의 사례를 고찰하고자 한다.

우리나라에서도 지난 2007년 ｢정보자산 관리지침｣을 제정하여 정보자산의 관리에 관한 근거를 마련하였다. 이 지침은 국가정보자원관리원 내에서 운영하는 정보자산에 대한 관리 및 데이터 품질관리에 대한 사항을 규정함으로써, 운영 데이터의 오류를 방지하고 데이터의 최신성, 정확성, 상호연계성 확보를 목적으로 제정된 것으로, 정보자산을 ｢물품관리법｣ 상의 “물품”으로 정보시스템을 구성하는 하드웨어, 소프트웨어 등을 지칭하는 개념으로 정의하고 있다(정보자산 관리지침, 1조, 2조 1). 그러나 이러한 정보자산 개념은 하드웨어 및 소프트웨어 등과 관련된 컴퓨터 장비에 관한 것으로, ISO 표준 및 각국 국립기록청에서 규정한 정보자산과는 상이한 개념이다.

지식정보화시대를 맞이하여 기록이 지닌 정보자산으로의 공유 및 활용 필요성은 증대되고 있다. 이러한 배경에서 세계 각국에서는 국립기록청을 중심으로 정보자산 관리에 대한 정책 및 지침을 수립하여 운영하고 있다. 하지만 우리나라의 경우 이에 대한 대비가 미약한 실정이다. 기록관리법에서 기록을 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 모든 형태의 기록정보 자료란 모호한 용어를 사용하여 정의하고 있을 뿐(기록관리법 3조 2), 정보자산으로서의 개념 및 활용에 대한 구체적인 내용은 부재하다. 아울러 국가기록원에서도 기관의 사명 중 하나로 ‘대국민 기록정보 제공으로 지식정보 사회 선도’를 제시하고 있지만, 이는 온오프라인을 통한 기록의 열람서비스 체계 확충에 관한 것일 뿐 정보자산 관리에 대한 제도적 방안은 부재한 실정이다.

이러한 점에서 3장에서 고찰한 해외 사례는 향후 정보자산 관리 정책을 수립하기 위한 시사점을 제시해준다. 우선 정보자산 관리는 각국의 기록관리법에 근거하여 국립기록청을 중심으로 추진되고 있다. 영국 및 뉴질랜드, 호주 모두 디지털 환경을 맞아 자국의 기록관리법 상에 정보 개념을 포함시켜 기록을 정의함과 더불어, 신뢰성 및 무결성을 지닌 정보관리를 공공기관의 의무로 규정하고 있다. 또한 각종 업무시스템을 통해 생성⋅유통⋅활용되는 기록을 조직의 핵심적인 정보자산 중 하나로 파악하고 있으며, 각국 국립기록청은 이러한 정보자산 관리의 주무기관으로서 정보자산의 생성⋅수집⋅관리 및 활용 능력을 제고시키기 위한 지침을 제정해 운영하고 있다.

이러한 정보자산에 대한 관리는 세 국가 모두 범정부적인 정보관리 정책 하의 디지털 연속성에 바탕을 두고 추진되고 있다. 디지털 연속성은 중요 공공 정보의 유실을 방지함과 아울러 미래에 활용될 수 있도록 하기 위해 시간의 흐름 및 ICT 기술의 변화와 관계없이 디지털 정보의 이용가능성 확보를 목표로 하는 정책으로, 모든 공공기관은 정보 거버넌스 관점에서 정보를 필요한 기간동안 조직의 자산으로 관리⋅공유⋅활용할 수 있도록 하는 기반을 제공해준다. 체계적으로 관리된 신뢰할 수 있는 정보는 조직 운영 및 업무수행을 지원하고 위험요소를 완화 시켜주는 등 경제적 가치를 제공하는 가치 있는 자산이라는 관점에서이다.

이를 토대로 각국 국립기록청에서는 정보자산을 정부의 활동과정 중에 생성⋅유지⋅활용된 기록, 정보, 데이터를 포괄하는 대상으로 개념화시킨다. TNA에서는 효율적으로 이해⋅공유⋅보호⋅검색되도록 하기 위해 하나의 단위로 편성⋅관리되는 일정 가치를 지닌 정보 집합체로 정의하고 있으며, ANZ에서도 하나의 단위로 식별⋅관리되는 정보 및 기록 그룹으로, 그리고 NAA에서는 업무수행을 위해 중요한 가치를 지닌 것으로 평가된 그룹화된 내용으로 정의하고 있다. 여기서 유념해야 할 것은 우선 정보자산은 기록 및 정보 자체이지, 시스템⋅소프트웨어⋅하드웨어⋅서버 등 정보를 생성⋅처리⋅저장⋅접근시키는데 사용된 기술이 아니라는 점이다. 또한 정보자산은 개별적인 객체가 아닌 하나의 단위로 그룹화된 집합체라는 점이다. 이는 매일매일 수없이 생성되는 디지털 객체에 대한 관리상의 효율성 제고와 함께 상호연계성에 기반을 둔 내용상의 이해성 확보를 고려한 것으로, 이를 위해 정보자산 관리상에 그룹화 절차를 별도로 설정하고 있다.

이와 더불어 정보자산은 업무 중 생성된 모든 기록, 정보, 데이터가 아닌 업무적 활용을 위한 일정 가치 때문에 선별된 대상이라는 점을 염두에 둘 필요가 있다. 이로 인해 세 국가 모두 정보자산의 식별 내지 평가 절차를 별도로 설정하고 있다. 즉 업무적 활용 가치 및 부재 시 발행할 수 있는 위험요소, 해당 정보자산의 재생성에 소요되는 비용 등을 고려하여 정보자산을 선별하도록 규정하고 있으며, 특히 ANZ에서는 업무 프로세스와의 연계에 기반을 둔 업무기능에 대한 평가를 통해 핵심적인 정보자산을 선별시켜야 한다고 제시하고 있다. 이와 더불어 기록관리 기법을 도입하여 선별된 정보자산에 대해 보유기간 및 처분지침을 부여함으로써, 필요한 기간동안 정보자산을 보유함과 아울러 불필요한 정보자산의 폐기 및 이를 통한 비용 효율화 전략 역시 추구하도록 하고 있다.

이렇게 선별된 정보자산은 최종적으로 정보자산등록부에 목록화됨으로써 업무수행을 위한 도구로 활용시킨다. 정보자산 관리의 최종 산출물인 정보자산등록부는 정보자산에 대한 기본적인 정보와 함께 정보자산이 필요로 되는 업무요건, 정보자산을 관리하는데 필수적인 추가 정보들을 종합적으로 문서화시킨 것으로, 조직에서 보유하고 있는 정보자산을 전체적으로 파악해 활용시키는 도구로 활용되게 된다. 정보자산등록부 상의 메타데이터 항목은 각국마다 다소 차이를 지니지만, 정보자산의 목적 및 업무상의 중요도, 보유 및 처리일정, 정보자산의 유실 내지 불법적 접근 시 업무에 미치는 위험요소, 관련된 여타 정보자산 등을 상세히 설명함으로써 업무적 활용성을 제고시켜주는 도구로 활용된다.

이러한 세계 각국의 정보자산 관리는 종국적으로 조직 운영 및 업무수행을 위한 정보자산의 현용적 가치 내지 활용 필요성을 강화시킨다는 점에서 의미를 찾을 수 있다. NAA에서는 업무 목표를 달성하는데 필요한 정보자산은 무엇이며 어떠한 업무자가 해당 정보자산을 공유⋅활용해야 하는지 사전적으로 조사하도록 규정하고 있으며, TNA에서는 해당 정보자산이 지닌 내용 및 맥락상의 의미를 기반으로 조직 운영 및 업무수행에 필요한 정보자산을 선별하도록 제시하고 있다. 또한 ANZ 역시 정보자산은 업무와 연계하여 관리해야 하며, 해당 정보자산이 지닌 조직 및 업무에 대한 가치와 함께 부재 시 발생하게 되는 위험요소 등을 고려하며 정보자산을 평가하도록 규정하고 있다. 특히 TNA에서는 정보자산이 필요한 업무는 무엇이며 해당 정보자산을 어떻게 찾고 어떠한 방식으로 접근할지 파악하는 활용방안 확인 절차까지 제시함으로써 정보자산의 업무 활용성을 제고시키도록 하고 있다.

이는 기록 역시 조직의 핵심적인 정보자산 중 하나라는 인식의 전환에 따른 결과로, 그동안 증거성을 중시해온 사조와는 다른 새로운 경향이라 할 수 있다. 기실 전자기록 환경을 맞아 기록관리 영역에서는 기록을 정보로서 보다는 행위에 대한 증거로서의 속성을 우선적으로 강조해왔다. 컴퓨터 시스템에서 기록은 시스템 자체 내지 시스템 간에 발생하는 처리행위와 하드웨어⋅소프트웨어의 상호 작용을 통해 생성되며, 컴퓨터 기술의 진전에 따라 접근 및 이용이 제한될 수밖에 없는 관계상 행위에 대한 증거를 획득해 지속적으로 유지하는 것이 우선적인 관건이 되기 때문이다(O’Shea, 1996). 아울러 수정 및 복제가 용이한 전자기록이 지닌 특성으로 인해 종이기록과 같은 지속적인 원본 개념은 존재하지 않는 관계상 전자기록은 행위에 대한 증거성 확보가 우선적인 관건이 된다(Duranti, 2001, 47). 디지털 기술의 발전에 따른 디지털 형식의 각종 정보 유형이 대량으로 생성되는 상황에서, 기록을 데이터 및 정보 유형과는 다른 객체로 차별화시키기 위해 행위에 대한 신뢰할 수 있는 증거로서 개념화시키게 되었으며, 증거성을 확보하지 않은 0과 1의 비트스트림은 기록의 범주에 포함시키지 않게 되었다(Henry, 1998, 314-316; Bearman, 1994, 285; Cox, 2001, 4).

이와 같은 기록이 지닌 증거로서의 속성을 강조하는 논지들에서도 정보로서의 속성 역시 일정 부분 인정한다. 기록이 지닌 증거와 정보로서의 속성은 엄격히 분리된 것이 아니다(Yeo, 2007, 326). 기록은 조직의 업무수행 및 의사결정, 계획 수립을 위해 필요한 정보원으로서의 의미를 지니며, 기록이 지닌 증거와 정보로서의 속성은 어느 정도 중첩되기 때문이다(Shepherd & Yeo, 2003, vi). 하지만 기록은 맥락과 구조가 부재한 채 무질서하게 존재하는 단순 정보와는 다르다(Acland, 1992, 57-58). 기록 속에 내재된 정보는 해당 기록이 왜 어떠한 목적으로 생산되는지에 관한 맥락 및 구조가 존재하며 이러한 맥락 및 구조는 행위에 대한 신뢰할 수 있는 증거로서의 속성을 부여해준다는 점에서, 기록이 지닌 정보로서의 의미는 증거성이 전제될 때에만 존재하게 된다(Shepherd & Yeo, 2003, I2-13). 이러한 점을 고려할 때 기록은 단순한 정보가 아니며 행위의 수단이자 행위의 재현 수단이다. 따라서 기록을 광범위한 정보의 하위 개념으로 편입시키기보다는, 기록이 지닌 증거로서의 기능 및 역할, 의미의 관점에서 기록을 정보와는 다른 고유의 개념으로 파악해야 한다(Yeo, 2018, 129-156).

하지만 ICT 기술의 발전 및 이에 따른 업무 환경의 변화에 따라 기록이 지닌 정보로서의 활용적 의미 역시 주목받고 있다(Eiring, 2002, 20-21). 전자기록 환경을 맞아 기록의 증거성 및 4대 속성을 확보해 보존하는 역할을 넘어설 필요가 있다는 전제에서이다(Sutcliffe, 2003, 52-53). 최근 조직 경영을 위한 정보의 필요성이 급증함에 따라 전사적 정보관리 전략을 추진하는 상황에서, 기록관리 분야는 그동안의 고립된 영역을 탈피하고 다양한 정보관리 영역들과 협업해야 한다. 기록 역시 조직의 핵심적인 정보 중 하나이기 때문이다(Hinton, 2008).

이러한 논리는 결국 기록관리의 역할을 재설정하게 한다. 기록의 의미와 기록관리의 역할은 시대 및 환경에 적응하며 변모해왔음을 염두에 둘 때, 지식정보화사회를 맞이하여 기록관리 영역은 기록 속에 잠재되어 있는 정보를 발굴하여 조직 및 사회 발전을 위해 적극적으로 활용시키는 역할을 당당해야 한다(Delmas, 2001, 28-29). 정보기술은 하나의 도구에 불과하다. 정보관리는 정보가 생성⋅공유⋅유통⋅활용되는 환경을 수립하는 것임을 감안할 때, 기록관리 영역은 조직 내 정보관리상의 핵심적인 역할을 수행해야 한다(Hare, 1998, 113-117). 바로 이러한 배경에서 각국의 국립기록청에서는 증거로서의 기록 보존을 넘어 정보자산으로서의 업무적 활용을 위한 각종 정책 및 지침을 수립해 운영하는 것이다. 전자기록 환경에서 기록은 보존을 위해서가 아닌 활용을 위해 관리되는 것이기 때문이다.

이상에서 살핀 바와 같이 지식정보화시대를 맞이하여 기록이 지닌 정보자산으로의 공유 및 활용 필요성이 증대되는 상황에서, TNA 및 ANZ, NAA에서는 정보자산 관리를 위한 정책 및 지침을 수립하여 운영하고 있다. 정보자산 관리를 책임지는 주무기관으로서 각국 국립기록청에서는 기록관리법을 근거로 기록을 정보자산 중 하나로 규정하고 있으며, 범정부적인 디지털 연속성 정책에 바탕을 두고 정보자산의 조사⋅평가선별⋅등록⋅활용 등을 위한 구체적 지침을 제정해 기관별 정보자산의 관리 및 활용을 촉진시키고 있다. 이는 기록 역시 조직의 핵심적인 정보자산 중 하나라는 인식의 전환에 따른 결과로, 종국적으로 조직의 운영 및 업무수행을 위한 기록의 현용적 가치 내지 활용성을 강화시킨다는 점에서 의미를 찾을 수 있다.

이러한 각국 국립기록청의 사례는 정보자산으로서의 기록관리 정책을 수립하는데 벤치마킹할 수 있는 다양한 시사점을 제공해준다. 하지만 보완되어야 할 점 역시 존재한다. 이에 여기서는 향후 우리나라의 정보자산 관리를 위한 제도적 방안 모색을 위해 고려되어야 할 몇 가지 사안을 제시하는 것으로 본고를 마무리하고자 한다. 우선 기록이 지닌 정보자산으로서의 구체적인 속성 내지 유형을 개발할 필요가 있다. 각국 국립기록청에서는 기록 역시 정보자산의 하나라고 언급할 뿐, 어떠한 기록이 조직 및 업무에 필요한 정보자산인지 구체적인 유형까지는 제시하지 못하고 있다. 조직 내 모든 공식적인 업무는 기록을 통해 수행되며, 따라서 기록은 행위에 대한 증거로서 뿐만 아니라 업무에 활용될 수 있는 수많은 정보자산을 포함하고 있다. 따라서 정보자산으로서 기록의 활용적 가치를 제고시키기 위해서는 기록 안에 포함된 정보자산으로서의 가치를 구체적으로 분석함과 아울러, 업무기능 별로 정보자산으로써 활용할 수 있는 기록 유형을 세부적으로 도출할 필요가 있다.

기록관리 영역의 구체적인 프로세스 적용 역시 필요하다. 전자기록 환경을 맞아 기록관리 영역은 업무 행위에 대한 신뢰할 수 있는 정보를 생성⋅유지하기 위해 매우 세밀한 관리 프로세스를 개발해왔다. 하지만 각국 국립기록청의 정보자산 관리 지침은 조사⋅평가선별⋅등록에 한정해 다소 포괄적으로 관리 프로세스를 제시하고 있다. 이는 기록이 지닌 정보자산으로서의 속성 내지 유형 제시가 미흡한데 따른 귀결로, 업무 행위에 대한 증거성 및 4대 속성을 확보한 완전무결한 정보자산의 관리를 위해서는 업무기능과 연계한 분류 및 기록관리 메타데이터와의 연계, 구체적인 처분지침 개발 등 기록관리 영역의 구체적인 방법론을 도입해 적용시킬 필요가 있다.

무엇보다 정보자산의 평가선별 절차를 보완할 필요가 있다. 현재 각국 국립기록청의 지침에서는 업무적 활용 가치 및 부재할 경우 발행할 수 있는 위험요소 등을 고려해 정보자산을 선별하도록 권고할 뿐 구체적인 평가선별 방안은 제시치 않고 있다. 이러한 점에서 기능평가 방식을 정보자산 평가선별에도 고려해볼 수 있다. ISO 15489:2016에서 제시하는 것처럼 사전적 업무 분석에 기반을 둔 기능평가는 조직 운영 및 업무수행에 필요한 기록요구사항을 충족시켜 준다(KS X ISO 15489:2016, 7.4). 현재 컴퓨터 기술을 활용해 수없이 생성되는 디지털 객체 모두가 정보자산은 아니며, 정보자산의 관리에 소요되는 인적 물적 자원의 한계를 감안할 때 업무에 필요한 핵심적인 대상을 선별할 필요성은 증대되고 있다. 특히 정보자산은 무엇보다 조직 운영 및 업무수행을 위한 활용적 목적을 위해 선별되는 것임을 감안할 때, 사전적인 업무 분석과 연계한 기능평가 방식은 핵심적인 정보자산의 선별을 위한 유용한 방법론을 제공해 줄 수 있다.