국내 기록관리 환경이 기존의 종이기록물 생태계에서 전자기록체계로 개편되고 있지만, 여전히 비전자기록이 생산되어 이관되고 있고 (특수)기록관 및 영구기록물관리기관에서 보존하고 관리해야 하는 대량의 비전자기록물이 누적되어 있는 실정이다. 특히 비전자기록물에서 가장 높은 비율을 차지하는 종이기록물은 종이 또는 기록잉크라는 재료가 갖는 특성상 시간의 흐름에 따라 탈⋅변색되고 건조화되며 취급 시 오염과 파손에 취약하다는 특징이 있다. 이에 물리적⋅화학적으로 훼손된 종이기록물을 적기에 보존처리함으로써 기록물의 기대수명을 연장하고 기록자원을 보호할 필요가 있다. 그러나 한정된 자원과 예산의 한계로 인해 훼손 기록물을 효율적으로 선별해야 하는 문제가 지속적으로 제기되고 있다.

훼손 종이기록물은 현재 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣(이하, 공공기록물법)에서 서고관리 및 보존에 관한 사항을 다루고 있는 조항인 시행령 제38조제3항 및 제48조제3항, 제50조에서 명시되는 상태검사를 통해 확인할 수 있다. 여기서 상태검사란, “기록물 재질의 외형상 변화, 훼손, 탈색 등 상태검사 기준에 따라 당해 기록물의 재질 및 훼손도를 검사하는 것”을 말한다(NAK 36:2020(v1.0)). 우리나라의 기록물관리기관은 공공기록물법에 따라 소장하고 있는 기록물에 대한 상태검사를 실시하고, 그 결과를 바탕으로 기록물 복원, 보존매체 수록 등 필요한 조치를 다하여야 한다. 즉, 영구기록물관리기관과 특수기록관을 포함하는 기록물관리기관은 처리과로부터 인수하여 보존하고 있는 기록물의 수명을 연장하는 작업의 일환으로 상태검사를 실시하여야 한다. 이때, 종이기록물에 대한 상태검사는 재질, 훼손도를 1-3등급으로 구분(공공기록물법 시행령 별표3)하고, 1등급은 30년, 2등급은 15년, 3등급은 10년의 주기(공공기록물법 시행규칙 별표14)로 상태검사를 재실시해야 한다. 또한 영구기록물관리기관은 동법 시행령 제51조에 근거하여 3등급으로 판정된 기록물 중 사료적 또는 증빙적 가치가 높다고 판단되는 기록물에 대해 복원을 위한 후속조치를 이행해야 한다.

이처럼 상태검사는 기록물 보존 또는 기록물의 수명을 연장한다는 목적 아래 (특수)기록관 및 영구기록물관리기관 단위에서 이행하여야 함을 법정기준으로 명시하여 규정하고 있는데, 이 기준은 1999년 공공기록물법(공공기관의 기록물 관리에 관한 법률)이 제정된 이래 지금까지 변동 없이 그대로 유지되고 있다. 다시 말해서 현행의 기록물 상태검사는 여전히 기존의 종이기록물 관리체제를 그대로 고수하고 있으며, 법정 세부기준 역시 대동소이하다. 이에 본 연구에서는 종이기록물 상태검사에 대한 국내 공공기록물의 운영 현황을 파악하여 어떤 문제점이 있는지 진단하고, 국내외 기록물관리기관 및 국가대표도서관 대상의 설문조사를 수행하여 종이기록물 상태검사현황과 최신 경향성을 파악함으로써 실무적 측면에서 종이기록물 상태검사의 효용성을 높이고 누적된 처리량을 해결하기 위한 개선 방안을 제시하고자 한다.

본 연구는 국내외 기록물관리기관 및 국가대표도서관의 종이기록물 상태검사 현황을 조사⋅분석하여 종이기록물 상태검사의 개선방안을 도출하는 것으로, 크게 문헌조사와 설문조사를 병행하였다.

먼저 문헌조사를 통해 (종이)기록물 상태검사에 관한 문헌들을 검토하였다. (종이)기록물 상태검사에 관한 문헌으로 관련 연구와 공공기록물법, 국가기록원 공공표준 및 기관 내부 자료를 확인하여 국내 기록물 상태검사 현황 및 제도에 관한 사항을 파악하였다. 그리고 국내외 기록물관리기관 및 국가대표도서관 총 26개관을 대상으로 2021년 8월 10일부터 9월 15일까지 종이기록물 상태검사에 대한 설문조사를 실시하였다. 본격적인 설문조사에 앞서 본 설문에 응답할 기록물 상태검사 또는 지류보존분야 담당자의 연락처를 확보하였으며, 국내는 공문발송을 통한 회신, 해외는 이메일 회신을 요청하였다. 이 중 설문조사에 응답한 9개국 18개 기관(국내 8개, 해외 10개)의 설문조사 결과를 바탕으로, 종이기록물 상태검사 시행 여부 및 대상, 종이기록물 상태검사 시 표본추출 적용 여부, 종이기록물 상태검사 항목, 주기적 상태검사 시행 여부, 종이기록물 상태검사 결과 활용 등으로 항목을 구분하여 국내기관과 해외기관에 대한 비교분석을 수행하였다. 최종적으로는 현행의 상태검사 경향성을 파악하여 국내기관에 반영해볼 수 있는 시사점을 도출한 후 개선방안을 제시하였다.

기록물 상태검사에 관한 국내 연구는 많지 않다. 이는 그만큼 기록관리 분야에 있어 기록보존⋅복원에 관한 연구가 부족하다는 것을 방증하는 것이기도 하다. 현재 종이기록물 상태검사에 관한 연구로, 변현주(2008)는 종이기록물의 특성을 화학적⋅구조적⋅강도적⋅광학적 성질로 구분하여 살펴보고, 종이기록물의 열화에 영향을 미치는 보존환경의 요건들을 분석하였다. 또한 미국 국립기록청, 일본 와세다대학교 도서관의 사례를 조사하여 “평가대상 선정 기준 확립, 평가 결과에 따른 보존⋅복원조치 의뢰 및 보존매체 선택을 추가한 상태평가 조사표 개선, 평가 결과의 객관화 및 수치화 방안 마련” 등을 종이기록물 상태평가에 대한 개선방안으로 주장하였다. 이수자(2009)는 특히 영국 국립기록원이 사용하고 있는 보존평가조사지와 당시 국가기록원의 상태평가 내부 지침을 비교분석하여 “기록물 가치 평가 이전 상태평가 사전 실시, 우리나라 실정에 맞는 평가양식 개발, 보존우선순위 설정에 따른 평가대상 선정, 평가 결과 수치화” 등을 제안하기도 하였다.

종이기록물에 대한 특성을 상세 기술하며 상태평가의 필요성을 강조한 고연석(2013)은 일본 공문서관, 미국 인디애나 주립 아카이브, 미국 미시간주립대학교 도서관 등의 사례를 소개하면서 국가기록원의 종이기록물 상태평가 조사표를 검토하고 소장기록물 일부에 대한 상태조사와 훼손상태를 점검한 후 기록물 특성별 상태평가가 실시되어야 함을 강조하였다.

국가기록원에서는 2017년부터 종이기록물 상태검사 개선을 위한 연구와 내부 협의를 진행해 왔다. 상태검사 현장에 도움이 될 수 있는 종이 샘플북을 물리⋅화학적 데이터를 기반으로 제작하였고(안규진, 두예슬, 고연석, 2017), 상태검사 훼손도 검사 항목 중 하나인 종이의 산성화를 지시약에 의해 쉽게 검사하는 방법을 실험적 결과 및 현장 실무자의 판단 결과를 반영하여 제시하였다(안규진, 두예슬, 고연석, 2018). 또한 이러한 일련의 연구 결과를 바탕으로 내부 토론과 시범적용을 거쳐 종이기록물 상태검사 실무 매뉴얼을 개발하였다. 아울러 상태검사항목의 간소화, 인수단계에서의 상태검사, 중요기록물의 정밀검사, 2000년 이후 생산된 기록물에 대한 샘플링 상태검사 등 다양한 추진방식을 제안하였다(국가기록원, 2018).

박지혜와 이상화(2020)는 국가기록원이 2019년부터 추진한 상태검사 업무 개선 결과를 정리⋅기술하였다. 국가기록원은 누적 업무의 처리로서 인수단계 상태검사를 위해 프로세스를 개선하고, 기록관리 현장의 상태검사업무 지원을 위한 기록물 상태검사 지침을 제정하였다. 또한 휘발⋅탈색기록물의 디지털 복원, 타자기록물 광학문자인식기술(OCR) 인식성능 연구, 곰팡이가 발생한 기록물의 선별소독 등 상태검사 데이터 활용 사례를 소개하여 상태검사의 필요성을 고찰하고 상태검사의 본 목적에 부합하는 업무 방향을 재점검하였다.

한편 최근 발표된 김지윤(2021)의 연구는 245개의 지방자치단체(이하, 지자체)를 대상으로 기록물 상태검사시행여부에 관한 전수조사를 진행한 후 설문에 응답한 33개의 지자체 기록관의 기록물 상태검사 현황을 분석하였다. 그 결과, 기관이 소장하고 있는 기록물 전체에 대한 전수조사를 실시하는 기관과 기관 선정 또는 보존기간이 30년 이상인 중요기록물에 한해 상태검사를 실시하는 기관으로 구분되었으며, 대부분의 기관이 기록물의 재질은 구분하지 않은 반면 훼손도 등급은 별도로 구분하여 조사하고 있는 것으로 파악되었다. 그리고 기록물 상태검사의 결과는 기록물 복원⋅탈산⋅소독 등 보존처리를 통해 사후조치를 실시하는 기관은 약 48%에 이르는 것으로 나타났다. 이외에 각 기관의 기록물관리 전문요원들은 상태검사의 필요성은 인식하면서도 검사항목수가 복잡하다고 응답하였는데, 연구에서는 그 문제점으로 기관별로 각기 상이한 기록물 조사 범위를 설정하고 있고, 조사의 검사항목 수가 현장 상황을 고려하지 않은 측면이 있으며, 검사항목별 상세 검사방법과 검사기준이 부재하다는 점을 제기하였다. 또한 상태검사를 수행할 인력의 70% 이상이 기록물관리 전문요원이지만 관련 교육에 참여한 경험이 전무하고, 장비나 전문가 등 각종 제반 인프라가 부족하다는 문제를 제기하며 제도적인 개선이 필요함을 강조하였다.

미국이나 유럽의 연구를 살펴보면, 기록물 상태검사에 대한 접근 방식이나 환경이 우리나라 기록관리 현황과는 다소 상이하다. 모든 보존 종이기록물에 동일하게 적용해야 하는 우리나라 공공기록물법과 달리 컬렉션별 상태검사를 추진하고 검사 방식보다는 상태검사 결과에 따라 해당 컬렉션을 어떻게 보존⋅복원할지에 대해 고찰하는 내용을 주로 다루고 있다. Reinke(2012)는 북미아키비스트협회(SAA)에서 기록물 컬렉션 상태검사에 대한 기본적인 절차를 발표하였다. 여기서 주목해볼 점은, 각 컬렉션 특성에 부합하는 검사표를 설계하고 표본 선정에 의한 검사 실시, 검사 결과의 분석, 검사 결과 활용을 위한 공유까지 설명하고 있는 점이다. Paul(1999)은 노스캐롤라이나대학교 채플힐 캠퍼스(Chapel Hill, North Carolina) 음악도서관에 소장되어 있는 1800~1999년 출판 인쇄 기록물 약 11.5만권에 대한 상태검사 연구 결과를 소개하였다. 그는 약 3.4%에 해당하는 기록물을 크기, 쪽수, 출판국가, 출판년도 등에 대한 기본 정보 외에 종이 산성도, 종이 내절도(간이시험), 파손 유형별 복원(repair) 필요 여부, 곰팡이, 변색, 탈색 등 유형별 훼손여부 등을 간단하지만 종합적으로 검사하여 훼손 경향과 주요 훼손 원인, 지속적인 보존을 위해 필요한 사항을 분석하였다. Konsa(2007)는 에스토니아 4개 도서관에서 소장하고 있는 도서 약 7천 권의 일반적인 상태, 책의 표지, 편철 상태를 4개 등급으로 검사하고 산성도 측정 결과를 분석하여 보존측면에서 각 도서관별로 우선적으로 해결해야 할 과제를 정리하였다. Gunselman(2007)은 워싱턴주립대학교 MASC(Manucripts, Archives and Special Collections) 중 매뉴스크립트 컬렉션의 물리적 상태를 종합적으로 검사하여 어떠한 보존처리가 필요한지를 분석하였다. 전체적인 상태는 3개 등급으로 구분하고 산성화, 바스라짐, 심한 변색, 탈색에 대한 여부만을 검사하였으며 보관박스나 바인딩, 편철상태 등도 양호 여부만을 기록하여 분석함으로써 보존처리의 우선순위를 정리하여 후속 조치를 계획하였다.

소결하면, 기록물 상태검사에 관한 기존의 연구들은 공통적으로 기록물 평가를 통한 검사 대상의 범위를 설정하고, 현장 상황을 반영한 검사양식을 개발 또는 검사항목을 조정할 것과 검사결과에 따른 활용 간의 연계성을 고려하며, 기록물의 중요도 또는 유형에 따른 상태검사 방식의 다양화 및 고도화 등이 필요함을 제안하고 있다. 이에 본 연구에서는 선행연구에서 제시하는 상태검사의 요건들을 고려하여 국내외 유관기관의 설문조사 항목을 설계하고 현행의 종이기록물 상태검사 개선 방안을 제시하는 데 일부 활용하였다.

우리나라의 종이기록물 상태검사는 1999년 공공기록물법(공공기관의 기록물 관리에 관한 법률)이 제정되면서 법제적 기틀이 마련되었다. 이후 2006년 전면 개정을 거친 현행의 공공기록물법(공공기록물 관리에 관한 법률)에 따르면, 모든 기록물관리기관은 소장 기록물의 상태검사를 수행하여야 한다(<표 1> 참고). ｢공공기록물법 시행령｣ 제38조제3항, 제48조제3항, 제50조제1항과 제4항에 근거하여 기록물관리기관은 보존 중인 기록물에 대해 동법 시행규칙 별표14에서 정하는 주기에 따라 정수점검과 상태검사를 실시하고, 영구기록물관리기관의 경우 상태검사 결과로서 기록물 복원⋅보존매체 수록 등 필요한 조치를 다하여야 한다. 이때, 상태검사는 시행령 별표3에서 제시하는 등급에 따라 1-3등급으로 구분하도록 정하고 있는데, 특히 종이기록물의 상태검사 기준은 기록물의 재질과 훼손도로 판단한다(<표 2> 참고).

종이기록물 상태검사 관련 현행법의 문제점은 크게 두 가지로 요약할 수 있다. 첫째, 시행령 별표3의 재질과 훼손도 등급에 따른 검사기준만으로는 다양한 훼손상태를 포괄하고 복합적인 재질⋅재료로 구성되는 기록물 철(권), 건을 평가하기 어렵다는 점이다. 즉, 장, 매, 쪽 단위의 종이기록물 등급 평가에는 적용할 수 있지만, 많게는 수백 쪽에 이르는 종이기록물 철(권)을 평가하는데 있어 해당 기준을 단순 적용하는 것은 현실적으로 불가능하다. 예를 들어 쪽 단위 재질 등급 검사에 현행 기준을 적용할 때 신문용지에 연필 기록은 3등급으로 부여할 수 있지만, 신문용지에 사무용프린터 기록은 어느 등급에 해당하는지 그 기준이 분명하지 않다. 또한 각 재질 등급에 포함된 종이 종류와 기록재료 포함 여부를 기준으로 종이기록물 철(권)을 검사하더라도 갱지/신문용지를 포함하고 있는 기록물이 70%, 연필기록 포함 기록물이 80%에 이르기 때문에 대부분 3등급이 부여되면서 결과적으로 검사의 변별력이 떨어진다(안규진, 2018, 56). 둘째, 현행법은 최초 상태검사의 검사등급에 따라 주기적으로 검사를 다시하도록 명시하고 있지만, 최초 상태검사 내용과 기준이 주기적 상태검사와 일치하지 않거나 설명이 부족하다는 점이다. 최초 종이기록물 상태검사는 재질과 훼손도를 3개의 등급으로 구분하고, 등급별 검사주기를 각각 1등급은 30년, 2등급은 15년, 3등급은 10년으로 책정할 것을 규정하고 있다. 그러나 검사주기를 결정하는 등급 기준이 재질 등급인지, 훼손도 등급인지 또는 둘 다 해당하는지에 대한 부연 설명이 부재하다. 또한 주기적 상태검사에서는 훼손유형을 6개로 나누어 검사하도록 하고 있는데, 각 유형별 ‘검사 전’ 등급은 언제 평가하는 것인지도 명확하지 않다(<표 3> 참고). 즉, 현행법에서 제시하는 종이기록물 상태검사는 현장 실무에 적용하는 것에 일정 부분 한계가 있다고 볼 수 있다.

이에 국가기록원은 2006년에 종이기록물, 시청각기록물, 행정박물을 포함한 ｢기록물 상태평가 지침(NAK/A 2: 2006(v1.0))｣을 원내표준으로 제정하여 대표적인 종이 재질의 사전적 의미와 훼손열화상태를 설명하고 구체적인 상태평가표1)를 제시하였다. 이 표준은 현재 폐지되었으며, 2020년 12월 ｢기록물 상태검사 지침(NAK 36: 2020(v1.0))｣이 공공표준으로 신규 제정되어 기록물 상태검사에 대한 용법 및 국내 기록관과 영구기록물관리기관에서 수행해야 하는 기록물 상태검사 절차와 내용을 실무적인 관점에서 제시하고 있다. 2018-2019년에 제작된 현행 지침은 상태검사 세부사항을 기술하고, 훼손도 등급에 따라 수행해야 할 사항들을 명시하고 있으며, 기록물 유형별 상태검사서와 검사사례 등을 부속서로 제공하고 있다. 또한 상태검사 항목 내 재질과 훼손도 이외에 규격이나 재료 등에 대한 세부사항은 기관별 재량과 여건에 따라 선택적으로 검사할 수 있도록 안내하고 있는데, 이는 기관 자체적으로 기록물 상태검사서식을 개발하여 사용할 수 있음을 의미한다. 본 지침에서 제시하고 있는 종이기록물 상태검사서는 법정 기준에서 다룬 항목에 비해 보다 세분화된 형태로 구성되어 있다(<표 4> 참고). 그러나 2006년 원내표준의 종이기록물 상태평가 조사표 비해서는 조사항목이 간소화되고 등급을 부여하는 방식도 비교적 단순해졌다. 즉, 유사 항목은 통폐합하고, 활용성이 낮은 항목은 삭제되었으며, 종합 훼손등급을 기재하여 기록물 상태 모니터링에 필수적이면서 기록물 보존⋅복원에 효율적인 방향으로 개정되었다(국가기록원, 2018). 이처럼 현행의 국내 종이기록물 상태검사 제도는 기록관리 현장에 직접 적용하기 어려운 공공기록물법을 보완하기 위한 제도 개선을 일부 추진하였으나 관련 공공기록물법의 개정은 여전히 필요한 과제로 남아있으며, 그에 따른 공공표준 및 실무매뉴얼도 재정비가 필요하다.

국가기록원은 공공기록물법 제9조 및 동법 시행령 제6조에 해당하는 영구기록물관리기관이자 중앙기록물관리기관으로서 (특수)기록관 및 공공기관으로부터 이관 받아 소장하고 있는 보존기록물에 대한 관리 책임이 있다. 또한 기본적으로 인수 단계에서 기록물 정리를 비롯한 기록물 상태검사를 동시에 실시하고, 보존기간이 30년 이상인 기록물을 이관 받고 있어 법정 기준에 따라 최대 30년 주기로 종이기록물의 주기적 상태검사를 수행할 수 있는 국내 대표적인 기록물관리기관이기도 하다. 이에 본 연구는 국가기록원의 종이기록물 상태검사 현황을 살펴봄으로써 현 실태를 파악하고 관련된 문제점을 도출하여 그에 대한 개선 방안을 제시하고자 한다.

국가기록원에서 소장하고 있는 보존기간 30년 이상의 종이기록물은 2020년 12월을 기준으로 약 606만 철이 행정기록관(대전), 나라기록관(성남), 역사기록관(부산)에 각각 보존되고 있으며, 전체의 64%가 영구보존 기록물이다. 생산 시기로는 1950년대 이전에 생산된 기록물이 약 100만 철로 전체 종이기록물의 17%를 차지하고, 1950년에서 1989년까지 생산된 기록물은 약 202만 철로 전체의 33%에 달하는 비율을 차지하고 있다. 1990년대 생산된 기록물은 전체의 20%에 이르는 약 122만 철이 이관되었으며, 2000년대 이후에 생산된 기록물은 전체의 30%를 차지하는 약 181만 철이 보존되고 있다. 기록물 유형으로는 대부분 일반문서류에 해당하며, 도면류와 카드류, 정부간행물, 간행물 등도 일부 포함하고 있다(안규진 외, 2021).

한편 국가기록원은 1990년부터 종이기록물 상태검사를 실시해오고 있다(<그림 1> 참고). 2020년 12월 기준으로, 약 172만 철(일부 보존기간 30년 이하 기록물 포함)에 대한 최초 상태검사가가 완료된 상태이다. 시기적으로 흐름을 살펴본다면, 원내 상태평가 지침이 마련된 2006년과 원내 상태검사 매뉴얼이 개발된 2018년 이후로 구분해볼 수 있다. 1990년부터 2006년까지를 1기로 구분해볼 때, 해당 시기는 원내 상태평가 지침이 제정되기 이전이지만 상태검사 전체 실적 중 68%를 차지할 만큼 가장 많은 양의 상태검사가 진행되었다. 또한 2006년 이후부터 원내 종이기록물 상태검사 매뉴얼이 개발되기 전인 2018년까지인 2기는 전체 검사량의 약 15%가 진행되었으며, 3기로 구분해볼 수 있는 2019년과 2020년에는 약 17%의 상태검사가 실시되었다(안규진 외, 2021). <그림 1>을 보면, 원내 상태평가 지침이 마련된 2기는 1기의 상태검사량에 비해 상대적으로 상태검사가 적게 수행된 것을 확인할 수 있다. 2006년 이전에 시행된 상태검사는 인수기록물에 대한 상태검사로 6개의 훼손유형만을 조사하였고, 인수단계에 투입되는 가치평가 담당자가 비교적 적은 항목의 물리적 상태검사를 병행하면서 상태검사 실적이 비교적 높게 나타났다고 볼 수 있다. 반면 2004년은 정부기록보존소에서 국가기록원으로 명칭이 변경되고 자료관 시스템 표준규격 고시 및 각급기관의 자료관 시스템 구축 확산을 위한 정책 시행 등 범정부 전자기록 관리체제가 구축되는(국가기록원, 2009, 57) 시기였으며, 보다 전문화된 보존기록물 상태검사가 추진되면서 기록물 상태검사량이 상대적으로 감소했던 시기라고 할 수 있다. 2006년부터 2018년까지 수행된 상태검사는 원내 표준인 ｢기록물상태평가 지침｣에 근거하여 16개의 훼손유형에 대한 4개의 등급, 기록물 규격⋅편철⋅재질⋅재료 등 검사항목수가 대폭 증가한 반면 검사 인력은 축소되면서 검사량이 감소하였다. 그러나 국가기록원은 2018년에 상태검사개선안을 비롯한 실무 매뉴얼을 개발하면서 검사항목 수를 현행의 공공표준 상태검사서로 간소화하였고, 특히 2019년부터 인수단계와 보존단계 상태검사 사업을 확장하고 원내 실무인력도 확충함에 따라 상태검사 실적을 지속적으로 높이고 있다.

검사대상 범위는 소장 기록물 전체이며, 검사항목은 법정 기준 및 공공표준에서 제시하고 있는 조사서식을 준용하여 기록물의 규격⋅재질⋅재료⋅훼손유형별 등급 등으로 구성하고 있다. 법정기준에 따라 검사주기도 10년, 15년, 30년으로 주기적으로 이행하고 있으며, 주기적 상태검사는 최초 상태검사의 훼손등급을 기준으로 실시하고 있다. 상태검사의 결과는 복원처리나 디지털화 우선순위를 결정하는데 활용하고 있다.

국가기록원은 종이기록물 상태검사를 기본적으로 기록물의 영구보존과 기록물 보존⋅복원을 위한 기초단계로서 수행하고 있다. 상태검사표 항목의 간소화와 수행방식의 다각화를 추진하였음에도 불구하고 대량의 보존기록물을 전수 검사하기에는 여전히 많은 인력 또는 시간이 요구되고 있다. 또한 많은 인력과 시간을 투입하면서 검사한 결과를 여러 보존⋅복원처리 대상 선정의 1차 필터링 정도로 활용하고 있는 현실을 고려하면 소위 상태검사 ‘가성비’가 높지 않은 편이다. 따라서 국가기록원의 종이기록물 상태검사는 검사 목적과 목표를 명확히 설정하고, 그에 부합하는 검사기준을 정비하는 한편 검사방식의 효율성을 높이는 과정을 통해 현행의 검사 양상을 개선할 필요가 있다.

본 연구는 국내외 종이기록물 상태검사 현황을 조사하기 위해 2021년 8월 10일부터 9월 15일까지 설문조사를 실시하였다. 일차적으로 국내외 국가대표기록관 및 국가대표도서관 총 26개 대상으로 본 설문에 응답할 기록물 상태검사 또는 지류보존분야 담당자의 연락처를 확보하였다. 이때, 조사기관은 국내의 경우 영구기록물관리기관 또는 특수기록관, 국가대표도서관을 대상으로 삼았으며, 해외의 경우 기록 선진국가로 대표되는 영미권 국가와 국가기록원의 국제 기록관리 연수 프로그램에 참여하는 국가 중 비교적 기록관리가 잘 이행되고 있는 동남아시아 국가를 임의 선별하여 조사대상으로 구성하였다. 국내의 경우 공문을 발송하고, 해외는 담당자 개별 이메일로 설문조사지를 발송하여 이를 회신받는 형식으로 조사를 진행하였다. 설문항목은 ‘소장기록물 주요 유형과 보유량, 검사(평가)여부와 관련 지침/매뉴얼 여부, 검사 대상과 선정 기준, 검사항목, 검사 데이터 활용 사례’ 등 선행연구에서 제시된 상태검사 요건들과 실제 상태검사 실무에서 검토해봐야 할 요건들을 고려하여 크게 종이기록물 일반 현황에 관한 사항과 종이기록물 상태검사 세부 내용에 관한 사항으로 구분하였으며, 총 16개의 문항으로 구성하였다(<표 5> 참고).

조사 결과, 국내 기관을 포함하여 미국, 영국, 호주, 독일, 프랑스, 오스트리아, 말레이시아, 대만 등 총 9개국 18개관으로부터 설문에 대한 응답을 받았다. 국내의 경우, 기록관 6개관과 도서관 2개관 등 총 8개관의 설문 결과를 확보하였으며, 해외는 기록관 6개관과 도서관 4개관의 결과를 취합하였다. 조사대상 기관들의 규모는 국내 기관이 영구기록물관리기관 또는 특수기록관을 조사대상으로 포함하면서 50명 이하의 직원규모를 가지는 기관이 많은 반면 해외기관은 대부분 300명 이상의 조직원으로 구성되어 있다(<표 6> 참고).

해외기관은 종이기록물 상태검사의 범위를 소장 기록물 전체가 아닌 자체선별 기록물에 한하여 실시한다. 즉, 상태검사를 기록물의 취약재질, 훼손심각성 등 기록물의 영구보존에 해가 될 수 있는 요소를 제거하기 위한 도구로 접근하며, 이용자 중심의 서비스를 이행하기 위해 이용도가 높은 기록물의 상태를 모니터링하고 향후 디지털화를 위한 선결과제로서 이행한다. 그에 따라 기록물 전체가 아닌 선별된 기록물에 한하여 검사를 시행한다고 볼 수 있다.

기록물을 전체를 대상으로 진행하는 상태검사는 인력, 시간, 비용 등 투입되는 자원의 손실을 감수할 수밖에 없다. 그러나 앞서 기술한 바와 같이 상태검사의 목적을 분명히 설정한 후 선별된 기록물을 대상으로 한 상태검사를 실시한다면, 경제적 효용성을 제고하는 동시에 기록물 취급을 최소화함으로써 사후적으로 발생할 수 있는 기록물 훼손을 줄일 수 있을 것이다. 우리나라 현행의 법정 기준은 검사대상 선별 기준을 명시하지 않고 있어 기본적으로 전수조사를 목표로 종이기록물 상태검사를 시행하고 있다는 점에서 상태검사 선별 시행을 위한 법제적 기준을 마련하여야 한다.

유관기관 설문조사 결과, 현재 많은 기관이 종이기록물 상태검사 시 표본추출을 적용하고 있으며, 특히 무작위 추출방식을 택하여 검사 대상의 범위를 설정하고 있는 것으로 나타났다. 특히 미국, 호주, 유럽에서는 선별된 기록물 컬렉션에 대한 상태검사를 표본추출방식으로 수행하여 해당 컬렉션 상태를 총체적으로 검토하고 향후 보존⋅복원 대책을 수립하고 있다.

국가기록원에는 종이기록물 중 많은 비중을 차지하는 기록물로 동종대량 기록물이 있다. 동종대량 기록물이란, “특정한 사건, 인물, 장소, 프로젝트별로 관련 사항이나 전후 경과를 하나의 철로 묶은 기록(한국기록학회, 2008)”이며, “특별한 조사 또는 어떤 기관 활동을 지원하는 문서들의 컬렉션(Pearce-Moses, 2006)”을 의미한다. 동종대량 기록물 전체를 대상으로 상태검사를 실시할 경우, 시간이나 비용적인 측면의 부담이 증가할 수밖에 없다. 대량 규모의 기록물에 대한 상태검사는 많은 인력과 그에 따른 비용 및 시간이 산출되는 것에 반해 해당 기록물의 특성상 정해진 서식이나 패턴에 따라 기록물이 편철되어 있어 동종 기록물의 물리적 상태를 일일이 점검하는 것은 비효율적이기 때문이다. 따라서 동종대량 기록물은 일반 기록물과 구분하여 보존비용의 부담을 분명하게 고려할 필요가 있다. 즉, 동종대량 기록물에 대한 일반성격과 특정기관에서 생산되는 기록물의 특성을 고려함으로써 보존비용을 낮추는 표본추출방식을 병행하여 합리적이고 효율적인 검사 방안을 마련하고, 동일 유형의 기록물에 대한 표준화 처리 방안을 모색하는 것이 필요하다(박소이, 2007; 임진수, 2019). 영국 국립보존기록관(The National Archives)은 동종대량 기록물에 해당하는 사안파일(case file)에 대한 표본추출방식과 선별 방식에 대한 가이드라인을 통해 기록의 내용, 구조, 향후 남겨질 기록의 양, 표본의 특성 등을 고려한 표본추출 방식의 기준을 제공한다. 즉, 파일 시리즈의 구조를 동질성, 이질성, 확인불가 등으로 구분하여 단순 무작위 표본 추출, 계통적 표본 추출, 클러스터 표본 추출, 층화적 표본 추출 등 다양한 방식의 표집방식을 채택한다. 이를 우리나라 국가기록원 단위에 반영해본다면, 생산기관, 생산시기, 기록물 형태, 기록물의 내용 및 구조, 이용도 등을 종합적으로 고려하여 그에 부합한 표본추출 방식을 적용해볼 수 있을 것이다. 이때, 하나의 표집 방식을 일관되게 고수하기보다는 검사 대상의 특성을 충분히 검토한 후 해당 기록물 범위에 부합하는 표집 방식을 채택하는 것이 위험부담을 줄이는 동시에 경제성과 효용성을 높일 수 있을 것이다. 즉, 모든 기록물에 대한 검사방식의 획일화보다 검사 대상 기록물에 따라 검사방식을 다양하게 설계할 필요가 있다.

현행의 종이기록물 상태검사서식 내 검사 항목은 기록물의 물리적 외형과 훼손 상태에 대한 다양한 정보를 제공하나 항목 수가 많은 편이다. 그래서 기록물 상태에 대한 최종등급을 결정하기 위해서는 해당 기록물 철에 대한 다양한 재질과 분량 등을 총체적으로 파악하는 업무가 선행되어야만 한다. 그러나 해외기관의 경우, 기록물 보존⋅복원정책 수립 및 디지털화 우선 대상을 선정하기 위한 목적에 집중하여 기록물 재질과 재료의 상태보다는 훼손유형과 훼손등급과 같은 훼손도를 중심으로 다양한 범주의 훼손 유형을 종합적으로 파악하는 검사를 실시한다. 그에 따라 우리나라보다 간소화된 형태의 검사항목을 사용하고 있다. 우리나라에서 사용하고 있는 규격 정보는 편철과정에서 이용 가능하고 파손과 오염 정보는 후속조치에 따른 복원처리 과정에 일부 활용해 볼 수 있지만, 한정된 인력과 시간⋅비용 등을 고려할 때 검사항목의 효용가치를 검토해 보아야 한다. 즉, 상태검사 결과의 활용 목적을 분명하게 설정한 후 불필요한 항목을 삭제하고 검사 목적에 부합한 용도로 활용할 수 있도록 현행 항목을 개편할 필요가 있다. 이를테면 훼손등급을 책정하여 기록물 응급조치 또는 복원처리를 연계한다는 목적이 있다면, 현행의 종합평가 등급인 종합훼손등급이 아닌 세부훼손등급 항목에 가중치를 주는 방식을 반영해볼 수 있다. 보존⋅복원처리의 기준과 우선순위를 명확히 설정할 수 있도록 조정하는 등 활용목적에 맞는 조사서식은 유용성의 측면에서 경제적이다. 또한 재질변색이나 건조화 훼손유형의 경우 종이의 시간에 따른 노화로 일어나는 현상이기 때문에 상호 연관성이 있으며 검사자의 주관적인 판단이 불가피하여 자주 오판단되는 항목이므로, 두 개 항목을 재질변색으로 통합하고 재질변색 3등급은 기타에 건조화 여부만 표시하도록 하는 검사방식도 고려해볼 수 있다.

주기적 상태검사는 최초 상태검사와는 달리 훼손도를 검사하여 훼손이 심화된 기록물에 대한 사후 보존처리 필요성을 검토하는 과정(NAK 36:2020(v1.0))으로, 우리나라는 법정기준에 따라 최초의 종이기록물 상태검사 결과 종합등급이 1등급인 기록물은 30년 주기, 2등급 기록물은 15년 주기, 3등급 기록물은 10년 주기로 상태검사를 재실시하도록 정하고 있다. 그러나 해외 유관기관 설문조사 결과, 주기적 상태검사를 실시하는 기관은 50%로, 기관에 따라 유연하게 시행하는 경향성을 보인다. 즉, 기관에 따라 기록물의 유형이나 특성, 이용맥락, 중요도 등 각기 상이한 사유로 주기적 상태검사를 실시하고 있고, 실제 검사대상도 표본을 추출하여 수행한다. 이처럼 50%의 기관만 주기적 상태검사를 실시한다는 것은 애초에 최초의 상태검사를 실시하는 이유 자체가 기록물 보존을 위한 문제점을 해결하고자 이행된다는 점에서 별도의 주기적 상태검사를 필요로 하지 않는다는 것을 시사하기도 한다. 따라서 주기적 상태검사의 효용성을 평가하고 의무 시행 효과를 분석하는 한편 유연하게 운영할 수 있는 방식과 기준을 검토해볼 필요가 있다. 다시 말해서 최초 검사 시 확인된 훼손상태가 후속 조치로 인해 개선되었음에도 최초 검사 등급 기준으로 매 주기마다 검사하는 것이 타당한 것인지 재검토하고, 최초 검사 후 한 번도 열람 및 취급 이력 없는 기록물을 재검사하는 이유에 대해서 좀 더 구체화할 필요가 있다.

해외의 경우, 주로 종이기록물 상태검사의 결과를 기록물 상태 모니터링, 디지털화 우선 대상 선정, 보존복원정책/전략 설정에 활용하고 있다. 이는 해당기관의 보존정책과 연계된 업무로서 이행되고 있다는 것을 의미하기도 한다. 실제로 호주 국립기록원(National Archives of Australia)은 디지털 시대의 아카이브를 선도한다는 목표로, 기록물 보존활동에 보장되어야 할 사항으로서 완성도 높은 우수한 디지털본을 제작⋅변환⋅보존할 것과 소장하고 있는 비전자기록물의 정기조사(regular surveys)를 통해 긴급성 및 중장기성을 고려한 보존 우선순위를 결정하는 한편 보존전략과 연간 보존계획을 수립할 것을 강조하고 있다(NAA, 2021). 미국의 국립관리청(National Archives and Records Administration)도 ‘21세기 아카이브(21st century archive)’로서의 면모를 마련한다는 기관의 기조 아래 기록물 보존전략을 새롭게 정비하면서 보존⋅복원 처리가 필요한 소장기록물에 대한 위험요소를 과학적으로 예측하여 그 결과에 대해 적시에 효과적인 보존 프로그램을 지원하는 것에 중점을 두고 있다. 또한 사전 예방의 개념보다는 복원력 구축에 우선순위를 둠으로써 기록물 위험관리에 있어 선제적인 보존 프로그램을 제공하는 것에 역점을 둔다(NARA, 2020). 이처럼 해외기관은 기록물 보존실무 원칙이라고 할 수 있는 보존정책을 토대로 기록물 상태검사를 실시하고 있다. 즉, 해외기관은 기록물 이용과 활용을 고려한 효용가치와 기록물 복원력을 위한 기록물 상태 모니터링, 디지털 보존정책의 일환으로서의 디지털화 우선 대상의 선정, 복원의 긴급성과 중장기성을 평가하기 위한 대량보존처리 우선 대상 선정 등 보존정책 속에서 종이기록물 상태검사를 수행하는 경향성을 보인다. 반면 국가기록원은 내부적으로 연간 보존세부계획을 갖고 있지만, 별도의 보존정책을 성문화하여 공표하지 않는다. 기록물 보존정책은 중장기적 관점에서 관련 업무의 연속성을 보장하고, 일련의 업무 플로우(work flow)에 체계성과 전문성을 연계한다. 이러한 측면에서 국가기록관을 비롯한 국내기관은 기록물 보존정책을 수립하여 복합적 접근방식의 통합관리체계 내에서 종이기록물 상태검사가 수행될 수 있는 제도를 마련하여야 한다.