1999년 ｢공공기관의 기록물 관리에 관한 법률｣(2007년 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 전부개정, 이하 공공기록물법)의 제정은 ‘처리과-기록관-영구기록물관리기관’의 3단계 관리체제와 기록관 유형에 따른 기록관리 절차를 명세화하였다. 공공기록물법의 제정으로 이전까지 처리과 업무담당자에 의해 무단 파기되어 멸실되었던 공공기록물을 생산단계에서 부여된 보존기간 경과 이후 정해진 절차를 통해 기록물의 보존가치를 재평가 할 수 있는 제도적 기반을 마련하였다. 이러한 평가절차는 기록물의 가치를 다방면으로 재평가하여 보존할 가치가 있는 기록물을 선별하고, 기록정보를 지식자원으로 공유할 수 있도록 영구적인 폐기와 보존 여부를 가늠하기 위한 보완장치이다.

그러나 공공기록물법에 의해, 기록관에서는 보존기간 10년 이하 기록물(이하 ‘한시기록물’)에 대한 평가만이 중점적으로 이뤄졌으며, 그 결과 보존기간 30년 이상 중장기간 보존 기록물(이하 ‘장기보존기록물’)에 대한 평가는 영구기록물관리기관만의 역할로 남겨졌었다. 대부분의 장기보존기록물은 영구기록물관리기관으로의 이관대상으로 정해져 있어 기록관 단위에서 관리⋅보존하기 위한 법적 근거가 미비하였기 때문이다.

반면 지방기록물관리기관을 설립한 일부 지방자치단체를 제외하고, 공공기관의 영구기록물관리기관 역할이 국가기록원이라는 단일 기관이 집중된 현실도 장기보존기록물 관리를 어렵게 만드는 요인 중 하나였다. 이와 관련하여 국가기록원의 물리적 수용 공간 부족이나 소관 영구기록물관리기관이 설립되지 않은 지방자치단체, 대학, 교육청 등에서의 장기보존기록물 적체로 인해 드러난 한계를 보아 장기보존기록물 관리와 보존에 대한 개선이 요구되고 있었다.

국가기록원으로 기록물을 이관하지 않는 기타 공공기관에서는 장기보존기록물의 협의에 의한 관리권한만 있어 자체적으로 관리상 오류를 정정하지 못한 채 문서고에 보관하는 역할에만 한정되어 있다. 이렇듯 기록관의 관리권한이 제한적인 상황에서 장기보존기록물은 방치되고 있어 기관의 상황을 고려한 재평가 및 보존방안에 대한 대책마련이 필요하였다.

국가기록원은 이와 같은 문제점을 해결하고자 2020년 관련 조항인 공공기록물법 시행령 제43조를 수정하여 영구기록물관리기관과 협의를 거쳐 일부 장기보존기록물을 기록관에서 평가⋅폐기할 수 있도록 개정하였다. 공공기록물법의 개정으로 기록관에서 소관 공공기록물의 처분권한을 가지고 기록물의 가치를 재평가할 수 있는 근거를 마련하였지만 아직 실질적인 업무 프로세스에 대한 논의는 전무한 상황이다.

따라서 이 연구에서 실제 평가업무에 앞서 기록관에서의 장기보존기록물 평가를 위한 프로세스를 재설계하고자 한다. 장기보존기록물에 대한 평가는 기록 자체의 가치 뿐만 아니라 역사적, 사회적 가치 등을 고려하여 보존 여부 등을 결정하는 것은 매우 신중하고 어려운 작업이다. 생산기관이면서도 장기보존기록물에 대한 평가경험이 없는 기록관의 입장에서 특히 세부적인 방침이 필요한 상황이다. 이 연구에서는 현재 기록관의 평가업무 현황, 한계점과 개선방향을 확인하고 장기보존기록물 평가업무에 적합한 프로세스를 재설계하여 제시하고자 한다.

이 연구의 목적은 기록관에서의 장기보존기록물의 평가 이행을 위해서 고려되어야 하는 사항을 검토해보고 평가업무 프로세스를 재설계하는 데에 있다. 공공기록물법에서의 기록물 평가는 기록관에서의 보존기간 책정과 보존가치 재평가, 영구기록물관리기관에서의 재평가로 구분할 수 있다(설문원, 2013, 233). 그러나 이 연구는 기록물의 재평가를 중심으로 하여 새롭게 구축한 프로세스를 제안하는 데 목적이 있으므로, 생산단계에서의 평가는 제외하고 기록관과 영구기록물관리기관에서 실시하는 재평가만을 대상으로 한정하였다.

기록관과 영구기록물관리기관의 재평가 절차 검토를 위해 공공기록물법과 표준을 분석하여 기록관 유형에 따른 평가절차를 비교하고, 현행 평가제도의 특징을 확인해보았다. 다음 문헌분석 결과를 토대로 기록관 사례 확인을 위해 장기보존기록물을 보유하고, 국가기록원으로 이관을 수행하면서도 협의를 통해 장기보존기록물을 자체 관리⋅보존하고 있는 기관의 기록물관리전문요원을 대상으로 설문과 심층면담을 실시하였다. 국가기록원은 기록관리 전문인력 재교육시 대상을 신규자-경력자-마스터로 구분하고 있으며, 이 중 마스터급는 경력 10년 이상의 기록물관리 전문요원으로 기록관리 전문가이자 조직 내 중견 관리자이다(국가기록원, 2021). 이 논문에서는 보다 심층적인 의견을 수집하고자 마스터에 해당하는 공공기관의 기록물관리전문요원 7명을 설문 및 면담 대상으로 선정하였다. 그리고 선정한 대상자 중 참여에 동의한 기록물관리전문요원 4명을 대상으로 심층 면담을 진행하였다.

이 연구는 실제 장기보존기록물의 평가에서 고려되어야 할 사항과 평가절차 이행을 위한 프로세스를 제안하는데 목적이 있으므로, 심층면담으로 기록물관리전문요원의 장기보존기록물 평가에 대한 획일화된 공통 의견이 아닌 다양한 의견을 수집하고자 하였다. 앞선 선행연구와 문헌분석, 심층면담 결과를 토대로 평가업무와 관련한 법규 및 평가기준, 업무 프로세스 측면으로 정리, 반영하여 기록관에서의 장기보존기록물 평가업무 프로세스를 제안하였다.

장기보존기록물을 비롯한 기록물 평가를 주제로 한 기존 연구는 주로 특정 사례를 들어 평가제도를 분석하거나 해외 제도와의 비교를 통해 현행 기록물 평가제도의 개선 및 재편성을 제시하는 경향을 보였다.

먼저 설문원(2013)은 중앙행정기관의 기록관리전문가를 대상으로 한 면담과 해당 기관의 기록관리기준표 분석을 통해 현실적인 관점에서 평가제도의 문제점을 확인하였다. 김명훈(2015)은 기록관 사례를 중심으로 평가제도를 분석한 연구에서 단위과제에 따른 보존기간에 따라서만 진행되는 피상적인 기록 평가에서 벗어나 실질적인 평가의 필요성이 지적하였다. 박미애(2019)는 기록물 평가심의서 분석을 통해 단편적으로 이뤄지는 목록심사에서 실질심사 중심으로 전환될 필요가 있음을 시사하였다. 신동희(2020)는 기존 보존기록의 이관과 수집부터의 기록평가에서 벗어나 생산부터 시작하여 기록의 생애주기 전반에 걸친 기록평가가 이루어져야 함을 제안하였다.

기록물 평가제도와 관련하여 특히 해외 제도와의 비교를 통해 시사점을 제안한 선행연구를 많이 확인할 수 있었다. 서은경(2005)과 김명훈(2008)은 미국, 영국, 호주, 캐나다 등 각 국가의 평가정책을 비교하여 범정부 기능분석, 다기관협력 평가전략, 거시평가 등 각국의 전략을 제시하였다. 김유승(2019)은 영국 TNA의 평가 체제를 분석하여 기록관리 사전평가 강화, 거시평가에 적합한 평가기준 마련, 시민참여 보장 등을 정책적 개선 방안을 제시하였다. 설문원과 이승억(2020)은 현행 공공기록 평가제도를 평가정책과 기준, 처분기준서, 평가 대상, 평가실무와 평가⋅처분 주체 측면으로 분석, 해외 사례에서의 비교를 통해 평가제도의 재구조화를 제안하였다.

이처럼 선행연구에서는 기록관에서의 실효성 있는 평가를 위해 평가 프로세스를 변경하여야 할 필요성을 피력하였다. 또한, 해외 사례에서의 처분정책, 처분기준서 등 평가를 지원하는 절차 및 도구의 필요성을 강조하며 개선방안으로 제시하는 것에 주안점을 두었다. 그러나 이 연구는 선행연구와 같이 평가정책 및 제도 개편의 필요성을 전제로 두면서, 국가기록원의 2020년 폐기제도 정비와 공공기록물법 개정으로 인해 영구기록물관리기관에서만 진행해왔던 장기보존기록물에 대한 평가를 기록관의 입장에서 수행하는 상황에 초점을 맞추었다.

공공기록물법에서는 공공기록물의 생산부터 관리까지의 기록관리 업무를 기록물관리기관의 유형에 따라 명세화하고 있다. 기록관과 영구기록물관리기관의 단계별 평가⋅폐기 절차를 국가기록원의 공공표준인 ｢NAK 5-1:2014 (v.2.2) 제1부: 기록관용｣과 ｢NAK 5-2:2012(v1.1) 제2부: 영구기록물관리기관용｣를 중심으로 살펴보면 다음과 같다.

기록관은 공공기록물을 효율적으로 관리하기 위해 대통령령으로 정하는 공공기관에 설치⋅운영하는 기록물관리기관이다. 기록관은 생산부서로부터 공공기록물을 인수하여 일정기간 보존한 뒤 보존가치를 재평가하거나 영구기록물관리기관으로 장기보존기록물을 이관한다. 기록관에서의 기록물 평가는 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 해당 기록물의 보존가치를 판단하여 행정적⋅사회적⋅역사적 가치가 높은 기록물을 선별하여 보존하고, 보존가치를 상실한 기록물을 폐기함으로써 효율적인 기록관리 업무를 수행하기 위한 중요 절차이다.

기록관은 전년도 기준 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가업무를 수행하여야 한다. 보존기간 경과한 기록물의 재평가를 위해 평가⋅폐기 계획을 수립하고 공공기록물법이 정하는 절차인 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사, 기록물평가심의회 심의 절차를 거쳐 기록물의 보존기간 재책정, 보류, 폐기를 결정한다. 기록물평가심의회는 기록물의 보존가치 재평가 외에도 공공기관의 장이 요청하는 경우 기록물 평가 정책 및 평가기준, 기타 기록물 평가와 관련하여 공공기관의 장이 요청한 사항도 함께 심의할 수 있다. 기록관에서의 기록물평가심의회는 영구기록물관리기관과는 달리 위원장을 포함한 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 평가과정의 전문성을 높이고 기록의 사회적⋅역사적 가치를 판단할 수 있는 민간 전문가를 2인 이상 포함하여 구성하여야 한다. 다만 예외적으로 통일, 외교, 안보, 수사, 정보 등의 기록물을 생산하는 공공기관은 해당 기관의 특수성을 고려하여 민간전문가를 1인 이상 포함하여 구성할 수 있다.

기록관에서의 공공기록물의 보존가치 재평가 결과, 즉 처분결과는 보존기간 재책정, 보류, 폐기로 결정된다. 기록관에서 보존기간이 30년, 준영구, 영구로 재책정된 장기보존기록물은 이관연도가 도래하면 영구기록물관리기관으로 이관한다. 기록관에서는 폐기로 의결된 기록물은 기록물의 유형에 따라 적합한 폐기 계획을 수립하여 적법한 절차에 따라 폐기를 수행하며, 공공표준에서는 필수 절차는 아니지만 기관 홈페이지에 결과와 대상을 공개하여 국민의견을 수렴하도록 권장하고 있다.

영구기록물관리기관은 기록물의 영구보존을 위한 시설 및 장비, 전문인력을 갖추고 영구적으로 관리하는 기록물관리기관이다. 중앙기록물관리기관인 국가기록원을 비롯하여 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관 및 대통령기록관이 영구기록물관리기관에 해당한다. 영구기록물관리기관은 30년 이상의 장기보존 기록물을 보존하는 역할을 수행하면서도 일선 행정기관에 해당하여 보존기간 30년 이하의 기록물을 생산, 관리하기 때문에 기록관의 기능을 함께 수행하고 있다. 영구기록물관리기관은 생산부서로부터 공공기록물을 인수하지만 공공기관의 기록관, 다시 말해 생산기관으로부터 장기보존기록물을 인수하여 보존기간 동안 관리한 뒤 이에 대한 보존가치를 재평가한다.

보존기간 30년 이하 기록물은 보존기간이 경과되면 생산기관 의견조회, 예비심사, 기록물평가심의회 심의절차를 거쳐 평가하고, 처분결과를 관리한다. 준영구 기록물은 보존기간 기산일로부터 70년 경과 시 평가대상으로 선정하여 기록관과 동일한 절차와 기준으로 진행한다. 다만 절차상 필요시 평가 및 폐기 결정에 참고하기 위한 목적으로 평가담당자와 관련 분야 전문가를 통한 예비심사를 추가로 진행할 수 있다. 민간전문가 3인 이상을 포함한 7인 이내로 구성된 기록물평가심의회 심의에 따라 대상 기록물의 보존 여부가 최종적으로 결정되기 때문에 예비심사는 심의회 개최 전에 실시한다.

영구기록물관리기관의 평가 결과 또한 보존기간 재책정, 보류, 폐기 중에서 정해진다. 보존기간 30년 이하 기록물은 준영구 혹은 영구로 보존기간을 재책정하거나 보류시에는 5년 단위로 재책정을 실시한다. 준영구 기록물에 대한 평가 결과가 보존기간 재책정이라면 영구로 보존기간을 상향하며, 보류로 결정하였다면 10년 단위로 재평가를 실시한다. 재평가시에는 다른 기관에서의 보존⋅활용 필요성, 기관 기록관리 정책에 대한 부합성 여부 등 여러 요소를 다면적으로 고려하여야 한다.

영구기록물관리기관에서는 기록관과는 달리 준영구인 기록물을 재평가하여 보존기간 재책정과 보류 외에도 기록관리기준표상 보존기간이 30년 이하로 변경되어 장기적으로 보존해야 할 필요성이 상실되었거나 심각한 훼손으로 복원이 불가능하여 보존매체에 수록하여 대체 보존하는 경우에 한하여 폐기를 결정할 수 있다. 이는 보존기간이 영구인 기록물에도 적용된다. 폐기로 결정된 기록물은 예고 고시와 국가기록관리위원회의 심의를 진행하여야 하며 국민의견 수렴은 권장사항으로 정해져 있다.

다만, 영구기록물관리기관이자 중앙기록물관리기관의 역할을 수행하는 국가기록원에서는 기록물평가심의회를 홈페이지를 통해 게시한다. 그러나 모든 평가절차 중 심의결과인 보존기간 재책정, 보류, 폐기 결정사항과 평가의견만을 표로 공개하고 국민의견 수렴 여부나 예비심사 정보 등은 제공하지 않는다.

기록관과 영구기록물관리기관의 평가⋅폐기 절차를 평가단계에 따라 비교하여 살펴보면 <표 1>과 같다.

<표 1>과 같이 기록관에서의 평가⋅폐기 절차는 한시기록물에 한정되어 있다는 사실을 확인할 수 있다. 한시 기록물에 대한 재평가는 보존기간 재책정, 보류, 폐기로 결정하지만 보존기간 30년 이상으로 재책정이 결정된 기록물의 경우 영구기록물관리기관으로 이관한다. 따라서 기록관에서의 평가절차에서는 ‘생산부서 의견조회-전문요원 심의-평가심의회 의결’에 대한 절차 준수와 폐기가 결정된 한시기록물의 폐기 집행을 중심으로 구성되어 있었다.

그러나 영구기록물관리기관에서는 평가를 통해 해당 기록물을 보류할 것으로 결정한 경우 한시기록물은 5년, 장기보존기록물은 두 배인 10년을 주기로 평가 보류기간을 정해두고 있다. 한시기록물의 재평가는 보존매체 수록 여부 뿐만 아니라 타기관에서의 필요성, 기록관리 정책과의 부합성 등을 검토한다. 이러한 점에서 영구기록물관리 기관에서의 평가는 일반적인 기록관의 평가가 설치기관의 목적과 기능 등에 국한하여 진행하는 것과는 달리 폭넓은 범위에서 기록물의 가치를 검토한다.

영구기록물관리기관에서는 기록관과는 달리 평가 및 폐기 결정을 참고하기 위해 평가담당자 및 관련 분야 전문가에 의한 예비심사 제도를 운영할 수 있으며, 평가심의회의 구성에서도 민간전문가를 3인 이상 포함하여 7인 이내 구성하도록 정하고 있다. 또한 폐기 결정 대상에 대한 예고 고시와 국가기록관리위원회의 심의를 추가적으로 요구한다. 기록관 유형이나 기록물의 보존기간과 관계없이 공통적으로 폐기 시행에 앞서 폐기결정 기록물 목록의 공개와 국민의견 수렴을 권장하고 있었다. 이는 한시기록물 위주 평가를 진행하는 기록관에 비해서 장기보존기록물의 폐기를 결정할 수 있는 영구기록물관리기관에서는 평가대상의 가치와 중요성을 고려하여 좀 더 다각적인 의견이 반영한 평가가 이루어진다는 것을 의미한다.

앞서 3.1에서 제시한 고려사항을 토대로 기록관에서의 장기보존기록물 평가업무 프로세스를 제안하였다. 프로세스는 업무시점과 유형에 따라 두 가지로 구분하였다. 기록관리기준표 운영이나 이관 등을 중심으로 한 ‘평가 이전 프로세스’와 실제 평가업무를 중심으로 한 ‘평가 프로세스’로 분리하였다. 평가란 단편적인 업무가 아닌 생산, 정리에서부터 이어져 기록관리 프로세스 전반에 걸쳐 진행되는 업무이기 때문이다.

먼저 이 연구에서 제안하는 ‘평가 이전 프로세스’는 <그림 1>과 같다. 기록관은 처분기준표에 해당하는 기록관리기준표를 운영하며, 소관 영구기록물관리기관은 기준표의 단위과제와 보존기간을 확정하는 역할을 수행한다. 이때 기록관과 영구기록물관리기관은 대상 기관의 기능과 역할, 유사 업무와의 관계를 고려하여 적절한 보존기간을 협의하여야 한다. 단위과제에 대한 적절한 보존기간 책정을 통해 생산 시 장기보존기록물로 관리되어야 할 기록물이 제대로 정해질 수 있는 조건을 마련하여야 한다.

다음 생산부서에서 기록관으로 이관 시 보존기간 재평가를 통해서 이관대상 중 장기보존기록물을 선별하는 과정을 거치도록 구성하였다. 전문가 면담에서 생산시점으로부터 최소 10년 이상 경과한 기록물을 대상으로 장기보존기록물 평가의 특성상 당시 담당자나 부서가 아닌 평가시점의 담당자 의견을 조회하는 것은 적절치 않다고 언급하였다. 이러한 면담 결과를 반영하여 생산부서에서 생산 후 2년 이내로 기록물을 이관하는 과정에서 이관대상을 재평가하는 절차를 추가하였다. 또한 이관 시 재평가 단계를 통해 장기보존기록물 대상을 확정하는 동시에 과오책정된 단위과제와 보존기간을 바로잡는 효과를 기대할 수 있을 것이다.

다음 ‘평가 프로세스’와 관련하여 현재 기록관에서의 평가는 생산부서, 기록관 위주이며 <그림 2>와 같은 단계로 진행한다. 그러나 이 연구에서는 장기보존기록물의 가치와 중요도, 사회적 영향 등을 고려하여 영구기록물관리기관의 역할을 추가하였다. 현재 국가기록원이 중앙기록물관리기관이면서도 영구기록물관리기관의 역할을 수행하고 있으나 향후 지방기록물관리기관 등을 설립하면서 그 역할이 분리, 축소될 것을 감안하여 중앙기록물관리기관의 역할을 별도로 분리하였다. 이를 반영하여 기록관에서의 장기보존기록물 평가를 위해 재설계한 ‘평가 프로세스’는 < 그림 3> 과 같다.

기록관에서의 장기보존기록물의 평가 프로세스를 단계별로 살펴보면 다음과 같다. 처음 평가대상 선정 단계에서는 영구기록물관리기관에서 예비심사를 위한 전문위원회를 운영하고, 기록관이 장기보존기록물 평가대상 선정시 전문위원회에서 이를 검토, 인가하는 과정을 포함시켰다. 현행 표준에서 정하고 있는 예비심사 과정을 평가대상을 선정하는 첫 단계에 배치하면서 영구기록물관리기관과의 협의와 전문위원회 심의를 통해 보존가치가 낮은 장기보존기록물의 평가대상 선정을 검증할 수 있도록 하였다. 또한 장기보존기록물 평가에 대한 전문성을 확보하면서 기록관의 부담을 경감하는 효과를 고려하였다.

생산부서 의견조회 단계는 기록관의 의사에 따라 재량적으로 실시하도록 하였다. 장기보존기록물 평가에 있어 생산부서의 의견을 참고할 수 있으나, 생산 후 최소 10년이 경과한 기록물에 대해 평가의견을 내리게 될 평가시점의 부서와 담당자에게는 큰 부담이 될 수 있다. 또한 시간이 지남에 따라 기관의 조직, 환경 등이 변하면서 생산 당시의 가치와 평가 시 가치는 크게 다를 수 있기 때문에 생산부서 의견조회 단계를 생략할 수 있도록 규정하였다. 따라서 전문위원회에 의해 평가대상이 확정된 후 생산부서 의견조회를 하거나 바로 기록물관리전문요원 심사를 진행할 수 있다.

기록물평가심의회 개최 단계는 현행 절차와 같이 기록물관리전문요원의 심사 후에 진행하도록 한다. 현재 기록물평가심의회는 기록관에서 위원을 위촉하여 구성하는 체제이지만 이 프로세스에서는 영구기록물관리기관이 이 과정을 협의할 수 있도록 구성하였다. 심의회 구성을 위한 협의를 통해 기록관은 영구기록물관리기관으로부터 장기보존기록물 평가를 위한 전문가를 추천받거나, 기관 특성을 고려하여 평가심의회를 자율적인 형태로 구성할 수 있도록 지원받을 수 있다. 영구기록물관리기관은 장기보존기록물 평가에 적합한 전문가 인력풀을 마련하고, 심의회 구성시 기관의 자율성을 보장할 수 있도록 지원한다.

기록물평가심의회 심의 다음으로 예고고시, 국가기록위원회 심의 상정과 국민의견 수렴 단계를 배치하였다. 영구기록물관리기관은 공공표준에서 정하는 바와 같이 폐기로 결정한 기록물을 대상으로 예고고시와 국가기록관리위원회의 심의를 추가적으로 진행한다. 이 단계는 소관 기록관의 관리, 감독하는 차원에서 영구 기록물관리기관이 기록관으로 폐기결정 목록을 받아 진행하도록 구성하였다. 더 나아가 국가기록위원회로의 심의 접수경로를 단일화하면서 다수의 기록관에서 산발적으로 심의를 상정하면서 발생할 혼란을 줄이는 효과를 기대하였다. 그리고 예고고시한 폐기결정 기록물에 대한 국민의견 수렴은 기록관이 담당하되 선택적으로 수행할 수 있도록 하였다.

마지막 단계로 예고고시와 국가기록위원회 심의를 마친 폐기결정 기록물에 대하여 기록관은 그 결과를 회신, 실물 폐기를 진행한다. 기록관은 폐기를 비롯한 평가 시 발생한 처분결과를 철저히 문서화하도록 한다. 영구기록물관리기관은 주기적으로 소관 기록관의 처분결과 문서를 점검하며 장기보존기록물에 대한 평가결과를 관리하고 전반적인 업무프로세스를 감독한다.

여기서 중앙기록물관리기관은 장기보존기록물의 평가 프로세스에 직접적으로 관여하지는 않는다. 다만 평가절차를 진행함에 있어 필요한 관련 법령 및 표준, 지침을 개정하는 역할을 수행한다. 그리고 면담결과 많은 지적이 발생한 기록관리기준표의 구조를 개편하거나 기타 평가를 지원할 수 있는 도구를 마련하도록 노력하여야 한다. 또한 현재의 기록관리기준표에 적합하지 않은 각종 비정형데이터 등에 대한 평가 방안에 대해서도 강구하여야 할 것이다.

실제 장기보존기록물 평가를 진행할 때 많은 기록관에서 심의를 상정하여 국가기록위원회의 임무가 확대될 것으로 예상된다. 그렇기 때문에 중앙기록물관리기관은 국가기록위원회 운영 지원을 통해 폐기대상에 대한 심의가 신속하고 원활하게 진행될 수 있도록 지원하여야 한다. 마지막으로 중앙기록물관리기관은 장기보존기록물에 대한 철저한 관리를 위하여 영구기록물관리기관을 감독하여야 한다.

이 연구에서 제안한 기록관에서의 장기보존기록물 평가 프로세스의 특징을 아래와 같이 요약할 수 있다. 첫째, 장기보존기록물 평가에 영향을 주는 기록관리기준표 운영 및 이관 업무를 대상으로 한 평가 이전 프로세스를 제안했다. 기록물의 단위과제와 보존기간에 영향을 주는 기록관리기준표 운영은 기록물의 장기보존 여부를 결정하는 중요한 업무이기에 반드시 짚어야 할 단계였다. 그리고 이관시 생산부서로부터 대상기록물의 장기보존 여부를 재평가하는 단계를 추가함으로써 단위과제와 보존기간을 잘못 책정하여 장기보존되어야 할 기록물이 한시기록물로 분류되는 위험을 사전에 방지하였다.

둘째, 장기보존기록물 평가에 있어 생산부서의 역할을 축소하는 대신 영구기록물관리기관의 역할을 확대하였다. 생산부서의 기능과 업무가 수시로 변경될 수 있다는 점을 감안한다면 평가시점의 부서가 생산 후 오랜 기간이 경과한 장기보존기록물에 대한 의견을 제시하는 것은 적절하지 않다. 그렇기 때문에 생산부서 의견조회를 기록관재량으로 선택할 수 있게 정하였다. 이를 보완하는 차원에서 전문위원회에 의한 예비심사를 필수적으로 진행하도록 하였으며 그 역할을 영구기록물관리기관의 몫으로 두었다.

기록물평가심의회에서 폐기로 결정한 기록물에 대한 예고고시와 국가기록위원회 심의 상정을 영구기록물관리기관이 수행하도록 정하여 기록관의 장기보존기록물 평가과정을 점검할 수 있도록 설계하였다. 폐기를 집행하고 난 후에도 그 결과를 점검할 수 있도록 하였으며, 기록관의 기록물평가심의회 구성 시 기관에 따른 특성과 자율성을 반영할 수 있도록 지원하는 등 기록관에 대한 영구기록물관리기관의 권한과 역할을 확대하였다.

셋째, 영구기록물관리기관과 중앙기록물관리기관의 역할을 철저히 분리하였다. 현재 중앙기록물관리기관인 국가기록원이 영구기록물관리기관의 역할까지 함께 수행하고 있지만 장기적으로 다른 영구기록물관리기관이 설립 될 가능성을 고려하여 역할을 구분하였다. 중앙기록물관리기관은 평가제도 전반에 영향을 미치는 법령 및 표준 등을 개정하면서도 평가를 지원하는 도구와 방안을 마련하여야 한다. 또한 업무가 늘어날 것으로 예상되는 국가기록위원회 운영을 지원하여야 한다. 마지막으로 역사적, 사회적으로 가치가 높은 장기보존 기록물에 대한 국가차원의 관리를 위해 영구기록물관리기관에 대한 관리, 감독 역할을 수행하여야 할 것이다.

위에서 제안한 장기보존기록물 평가업무 프로세스는 실제 업무를 수행할 기록관 입장에서 기존의 프로세스를 재설계하였다는 점에서 의의를 가진다. 법령 조항 개정 외 실질적인 지침이 부재한 상황에서 기록관이 갑자기 장기보존기록물을 평가하기에는 어려움이 있다. 이 연구는 기록관이 직면한 문제상황을 인지하고 기록관에서의 장기보존기록물 평가를 위해 필요한 요건을 문헌분석, 전문가 면담을 통해 확인하고 이를 반영하여 프로세스를 재설계하였다.

이 연구는 장기보존기록물 평가에 대한 현장의 의견을 적극적으로 수렴하여 현실적인 평가 프로세스를 제안하였다. 기존 선행연구들이 해외 사례 등을 통해 평가제도의 개선방안을 제시하는 데에 초점을 맞추었으나, 이 연구는 실제 업무를 수행하는 담당자가 생각하는 문제점과 개선방안을 확인하고 이를 반영하였다. 이 연구에서 제안하는 기록관에서의 장기보존기록물 평가 프로세스를 통해 평가절차가 개선된다면, 장기보존기록물의 재평가를 통해 기록관과 영구기록물관리기관의 역할과 기능이 분담되어 형식적인 평가가 아닌 생산기관에서의 장기적인 기록관리와 평가대상 선정, 보존가치 재평가가 가능할 것이라 생각된다.