국회사무처 소속 당시 국회기록보존소는 국회회의록, 의안문서, 소속기관의 행정문서 등의 이관⋅관리 및 보존, 국회 헌정자료에 대한 수집⋅편찬, 국회에 대한 정보공개청구 업무 등을 수행했다. 그러나 2009년 국회도서관으로 소속이 변경되면서 정보공개청구 업무 및 국회 헌정자료 관련 업무는 국회사무처에 잔류되고, 국회기록보존소에는 순수 공공기록관리 영역만 이관되었다(김장환, 2018, 48).

그러한 와중에 공공기록물법과 ｢국회기록물관리규칙｣ 등 기록관리 관련 법규의 전부개정이 진행되었다. 이에 2012년 국회기록보존소는 ｢국회기록물 수집⋅관리 및 서비스 활성화 방안｣을 수립하여 기존 소속기관의 생산⋅접수 기록물부터 의정활동 기록물까지 수집⋅관리 범위를 확대하고 이에 따른 체계화 및 보존⋅관리⋅서비스 방안을 계획하여 위원회에 보고하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2012b, 34-35). 이를 통해 수립된 ‘보존회의록 관리’, ‘비공개 기록물 재분류’, ‘기록정보서비스 체계 구축’ 등 9개 주요 추진과제는 이후 실제 국회기록관리 정책으로 모두 추진되었다는 점에서 의의가 있다.

2013년 12월 국회운영위원회에서 국회기록보존소 직제가 통과되면서, 조직이 과 단위(1과 3담당)에서 국 단위(1소 2과 5담당)로 격상되었고, 신규⋅확장되는 업무분장이 생겨났다. 기존 기록관리 업무에 시청각기록물⋅행정박물 등 특수 유형 기록물 및 국회의원 기록 및 구술기록 등 의정활동 기록물에 대한 수집⋅관리, 기록물 정리⋅기술 및 장기보존, 콘텐츠 개발⋅활용, 기록물 관리⋅서비스 시스템 구축⋅운영 등의 업무가 신설되었다. 그리고 국회 소속기관의 기록관리에 관한 지도⋅감독, 기록물의 이관⋅보존⋅평가⋅열람 및 DB 구축 등의 업무가 확장되었다. 국회 소속기관 전체에 대한 기록관 업무에 집중하던 국회기록보존소는 비로소 영구기록물관리 기관의 기능과 더불어 수집형 기록관리기관의 역할까지 함께 수행할 수 있게 되었다고 할 수 있다(<그림 1> 참고).

2017년 위원회 보고안건으로 상정된 ｢국회 의정활동 관련기록물 관리를 위한 법체계 기반 마련 계획(안)｣을 시작으로, 국회기록보존소는 의정활동 기록물의 체계적인 수집⋅관리를 위한 법률⋅제도적 기반을 마련하고자 계획하였다. 그 일환으로 2018년에 국회기록보존소는 ｢국회기록물 관리에 관한 법률(안)｣ 제정을 추진하였다. 전문가 집단과의 세미나⋅간담회 등을 통한 의견 수렴, 법률(안) 제정에 대비한 ｢국회기록물관리규칙｣ 등 하위 법규의 전면개정 등을 함께 준비하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2017b, 26-27). 이 법률(안)은 ｢대통령기록물관리에 관한 법률｣과 같이 특별법 형태로 제정하여 현재 누락되어 있는 국회의원 기록물을 포함한 국회 의정활동 관련 기록물 전반을 법제화함으로써 국회기록보존소의 권한을 강화하고자 한 것이다. 하지만 결과적으로 ｢국회기록물 관리에 관한 법률(안)｣은 제정되지 못하였고, 다만 의정활동 기록물 수집⋅관리에 관한 실무 절차를 규정하는 ｢국회 의정활동 기록물 수집⋅관리 내규｣를 제정하고자 준비하였으나 이마저도 제대로 추진이 안 되고 있는 것으로 확인되었다.

그리고 2019년 국가기록원이 추진한 공공기록물법 개정사항 중 제46조의2 신설에 따른 후속 조치 중 하나로 ｢국회기록물관리규칙｣ 등의 개정도 추진하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2019b, 41-42). 이는 신설된 공공기록물법의 조항을 근거로 주요 정당의 정책 자료까지 수집범위를 넓히고자 한 것이다. 그동안 원내 정당들을 대상으로 컨설팅 및 기록물 수집을 진행해왔으나, 법적 관리기관이 아니었기에 정책자료 수집 등에는 한계가 있었다. 구체적인 수집방안을 마련하기 전에 중앙선거관리위원회와 기록물 수집범위가 중복되지 않도록 수집 대상을 검토하였고, 정책 자료의 경우 대부분 비공개 정보를 다수 포함하고 있기에 이를 보호하는 방안에 대해서도 검토를 진행하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2019a, 5-6).

한편, 2018년 2월 21일 제1차 국회운영위원회에서 조승래 의원이 국회사무총장에게 보존회의록 불게재 부분 복원에 대해 질의하면서, 비공개회의록 등에 관한 공표 방안이 다시금 논의되기 시작하였다.3) 사실 이 문제는 과거 2004년4)과 2013년의 위원회에서도 논의되었지만, 여전히 해결되지 못한 사안이었다. 2018년 2월 23일 국회 도서관장이 비공개회의록 및 불게재 부분 공표에 관한 사안을 국회기록보존소와 의사국이 협조하여 방안을 마련할 것을 지시하였고, 이를 계기로 의사국과 지속적인 논의를 진행하였으며, 2021년 현재 ｢국회기록물관리규칙｣에 해당 내용을 포함하는 방향으로 개정 작업을 준비하고 있다.5)

2013년 국회기록보존소는 국회 소속기관(국회 상임위원회 포함)을 대상으로 기록관리 지도⋅점검(현황평가)을 추진하였다. 국회의 기록관리는 ‘처리과–영구기록물관리기관(국회기록보존소)’의 2단계 체제로 이루어짐에 따라 현황평가 역시 국회 각 소속기관의 106개 처리과를 대상으로 실시되었다. 2012년 처음 설계된 현황평가 지표는 각 소속기관 처리과에서 공통적으로 수행하는 기록관리 업무를 단위로 하여 구성했으며, 평가에 따른 업무 부담을 최소화할 수 있도록 지표를 간소화하여 설계하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2012b, 12-32).

초기 현황평가는 수립된 평가지표를 활용해 각 처리과에서 기록관리 자체진단을 실시하고 관련 실적을 제출하면 이를 국회기록보존소에서 확인⋅점검하고 평가하는 방식으로 진행되었다. 하지만 당시 처리과의 기록관리 인식 부족 문제, 현황평가 지표 관련 문제, 자체평가에 대한 신뢰도 제고 문제 등이 기록관리 현황평가의 시행 초기부터 대두되었다. 이러한 사항에 대해 위원회에서도 여러 논의가 펼쳐졌지만, 결과적으로 자체평가 신뢰도 부분은 우선 지표에서 배점을 낮추고, 나머지 현황평가 지표에 관한 사항은 추후 논의하는 것으로 마무리되었다(국회도서관 국회기록보존소, 2013a, 3-9).

2014년에도 위와 같은 여러 문제가 다시 한 번 제기되었다. 이에 대해 국회기록보존소는 기록관리가 제대로 되지 않는 상태에서 현황평가를 진행하는 것은 무리가 있다고 판단하였고, 다음연도부터 기록관리 저변 확대를 위해 직접 처리과를 방문하여 평가지표와 기록관리 업무를 설명하고자 하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2014a, 5). 그 결과 2015년에는 컨설팅 형식의 ‘국회기록관리 맞춤형 지도⋅점검’이 추진되었다. 총 2차로 진행되는 맞춤형 지도⋅점검은 국회기록보존소의 담당자가 평가대상 처리과를 직접 방문하여 기록관리 업무 전반을 확인하고, 이후 설문조사와 컨설팅을 진행해 평가 만족도를 측정하고 종합적인 개선사항을 도출하는 방식이었다(국회도서관 국회기록보존소, 2015b, 10, 27-36).

현황평가 결과는 기록관리 교육 및 다음연도 평가지표 개발의 근거로 활용된다. 이에 2016년부터 국회기록보존소는 현장평가(맞춤형 지도⋅점검)와 기존 서면평가를 병행하는 현황평가를 추진하였고, 이후 2017년부터 온라인 확인⋅점검 과정까지 추가하는 등 현황평가 방식을 점차 개선해나가고 있으며, 2021년 현재 국회기록보존소의 기록관리 현황평가는 <표 5>와 같이 4단계에 걸쳐 진행되고 있다(국회도서관 국회기록보존소, 2020b, 23-24).

한편 국회기록보존소는 기록관리 현황평가를 진행하면서, 행정부와 같이 회의록 및 속기록 의무생산 회의의 지정⋅관리 및 회의록 등에 관한 집중관리가 이루어지지 않는다는 사실을 인식하게 되었다. 이에 2020년도 위원회에서 관련 사항을 안건으로 상정하고, 2021년에 이르러 ｢국회 소속기관 회의록 생산⋅관리 방안｣ 정책을 수립⋅추진하였다. 이처럼 현황평가를 통해 발견되는 문제점은 위원회의 안건으로 상정함과 동시에 새로운 정책으로 추진되어 개선해나가야 할 것이며, 후속 조치로서 기록관리 현황평가의 지표로 설정해 실제 처리과에서 제대로 수행되는지 확인해야 할 것이다.

다년간 진행된 기록관리 현황평가는 시행 초기와 달리 어느 정도 평가 업무가 안착되었고, 처리과 직원들의 인식도 개선된 것으로 보인다. 그동안 위원회에서도 기록관리 인식 확산 및 처리과 독려 방법으로서 ‘현황평가 결과로 도출된 우수사례 홍보’, ‘현황평가 단계에서의 인센티브 도입’ 등 다양한 의견이 논의된 바 있다(국회도서관 국회기록보존소, 2013a, 7-8; 2016a, 5-8; 2017a, 4; 2019a, 7-8). 평가 결과에 따른 우수 처리과 포상(국회도서관장 혹은 국회의장 명의)과 더불어 국회의장에 대한 업무보고가 이루어진다면, 더욱이 많은 소속기관의 기록관리 현황평가에 관한 관심이 증대될 것으로 보인다.

“국회기록물의 중요성과 가치에 대한 인식 제고 및 체계적인 기록관리”를 목적으로 현재 국회기록보존소는 여러 기록관리 교육과정을 운영하고 있다(국회기록보존소 기록정책과, 2019a, 1). 우선 매년 상반기 인사이동 후 처리과의 기록관리 책임자 등 실무자를 대상으로 처리과 실무교육을 진행하고 있다. 그리고 국회사무처 의정연수원과 프로그램 개설 협의를 통해 여러 교육과정(행정실무과정 및 신임실무자과정 교육의 기록관리 실무)을 신설하였고, 국회도서관 기획담당관실과 협의하여 국회 직원들의 기록관리 전문성 강화를 위한 ‘국회기록관리 전문교육 과정’도 운영하고 있다.

2017년 국회기록보존소는 ｢수요자 중심 기록물관리 교육 확대｣ 계획을 수립하여 기록관리 교육의 대상을 소속기관 직원에서 국회의원 보좌직원까지 확대하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2016b, 33). 사실 이전까지의 기록관리 교육은 국회 소속기관의 직원만을 대상으로 진행되었다. 이 시기에는 의정활동 기록물의 수집 범위가 확대되면서 국회의원실에 대한 기록물 수집 및 컨설팅이 진행되었는데, 컨설팅 결과 입법 관련 보좌진들의 기록관리에 관한 인식이 전반적으로 부족함을 확인하였고, 이와 함께 보좌직원에 대한 기록관리 교육의 필요성이 제기되었다(국회도서관 국회기록보존소, 2016b, 27-28). 이에 국회기록보존소는 매년 보좌진 협의회 등과 협의를 거친 뒤 신규 임용된 의원보좌직원(인턴 및 입법보좌직원 포함)을 대상으로 한 기록관리 교육을 진행하고자 계획을 세웠으나, 2017~2018년 이후 실제 보좌진 교육으로 연결된 사례는 많지 않은 것으로 확인되었으며, 이는 소속기관대상 교육보다 보좌진 대상 교육이 구성이나 진행이 어렵기 때문인 것으로 보인다.

국회기록보존소는 2012년 ICA(국제기록관리협의회)에 기관회원(회원 구분 C)으로 가입하여, ICA 집행이사회 정기 총회뿐만 아니라 ICA/SPP(의회 및 정당기록 전문분과) 회의, EASICA(동아시아 기록관리협의회) 등 여러 국제회의에 정기적으로 참여하고 있다. 그리고 2016년 9월 5일~10일 ICA 서울총회가 개최됨에 따라 국회기록보존소는 국가기록원에 참가 의사를 밝히고, 국회도서관 기획담당관실과의 협의를 통해 국회의사당과 헌정기념관을 포함한 참관 프로그램, 소장 기록물을 활용한 국회도서관 홍보부스 설치 등을 추진⋅운영하였다. 이와 함께 논문 발표자를 선정하여 국회 기록화 전략, 국회 라키비움 등의 주제로 학술세미나에 참여하였다.

국내 교류⋅협력의 경우, 정기적으로 개최되는 행정부의 국가기록관리위원회에 국회도서관장(국회기록보존소장 대리 참석)이 당연직으로 참여하고 있다. 한편 2019년 공공기록물법이 개정되면서 제9조제4항이 신설되었고, 이를 근거로 헌법기관기록물관리기관과 국가기록원은 ‘헌법기관기록물관리기관 협의체’를 구성하고 2020년부터 대표자 회의, 실무자 회의를 진행하고 있다. 법적으로는 국회도서관장이 영구기록물관리기관의 장이지만, 실질적으로는 국회기록보존소장이 영구기록물관리기관의 장 역할을 하고 있음이 대외협력 부분에서도 여실히 드러나고 있다.

｢국회기록물관리규칙｣ 제23조에 따르면 소속기관의 시청각기록물은 국회 규정으로 정하는 바에 따라 국회도서관(국회기록보존소)으로 이관해야 한다. 그러나 기존의 시청각기록물은 국회기록보존소의 시청각 전용 서고가 부재한 관계로, 이관되지 않고 국회방송국 등 각 처리과에서 자체 관리하고 있었다. 이러한 문제점으로 인해 국회기록보존소는 2014년과 2015년에 ｢시청각기록물 수집⋅관리 기반 구축｣ 정책을 수립하고, 국회 소속기관에서 업무와 관련해 생산⋅접수한 시청각기록물(영상회의록 및 각종 사진⋅동영상 등)의 보유⋅생산 현황을 조사하였다. 동시에 생산부서와의 이관 협의를 진행하고 시청각기록물 보존서고 공간을 확보하는 등 본격적인 시청각기록물 관리를 추진하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2013b, 10; 2014b, 5).

국회기록보존소는 2014년 ｢시청각기록물 수집⋅관리 기반 구축｣ 정책 수립 시기부터 관련 시스템 개발을 지속적으로 계획해왔다. 2016년에 이르러 국회기록관리시스템 고도화를 하면서 시청각기록물관리 기능을 개선하였고, 국회사무처 미디어담당관실, 방송국 기획편성과 등 국회 내 주요 시청각기록물 생산 부서를 중심으로 시범운영을 실시하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2016b, 36). 이를 통해 영상회의록시스템 등의 시청각기록물을 시범적으로 이관 받음으로써, 향후 대용량 시청각기록물을 원활히 이관 받을 수 있는 기반이 마련된 것으로 평가할 수 있다.

한편, 국회의원의 의정활동과 관련된 기록물도 국회기록보존소 직제 개편 이후 본격적으로 추진하고 있으나, 현재 국회의원기록은 법적 ‘이관’ 대상이 아니다. 의정활동 관련 기록물은 과거 국회기록보존소가 국회사무처 소속일 때부터 ‘헌정자료’라는 명목으로 기증⋅구매 방법으로 수집⋅관리되고 있었다(김장환, 2018, 50). 그러나 앞서 언급한 바와 같이 헌정자료에 대한 관리 업무는 국회사무처에 잔류하였고, 이에 국회기록보존소는 국회사무처의 헌정자료 관리와 별개로 국회도서관 차원의 의정활동 관련 기록물에 대한 수집⋅관리 정책을 수립하였다.

초기 국회도서관의 의정활동 기록물 수집은 국회의장단의 구술채록 과정 중 이루어지는 기록물 기증, ｢한눈에 보는 의정활동 보도자료 수집⋅서비스｣를 통한 보도자료 수집6) , 국회의장의 서한을 통한 기증(이관) 요청 등 소극적 수준으로만 이루어졌다. 하지만 2016년부터 ｢제19대 국회 의원기록물 수집 계획｣7)을 수립하고 국회의장 결재를 받는 등 국회기록보존소 차원의 의정활동 기록물에 대한 적극적인 수집⋅관리 정책이 추진되었다. 국회기록보존소는 2016년 5월 회기가 종료되면서 변동이 생긴 국회의원실 146곳에 방문하여 보좌진에게 기록물 기증에 관해 설명하고, 기증 의사를 밝힌 의원실과 협약을 맺은 후 기록물을 수집하였다. 하지만 의원기록물은 법적인 이관 대상이 아니었기에 대상 국회의원실 146곳 중 20곳의 의원실(11.9%)에서만 기록물을 수집할 수 있었다(국회도서관 국회기록보존소, 2016b, 25-27). 수집과 함께 의원실 컨설팅도 함께 수행하였는데, 이를 통해 입법 관련 보좌진들의 기록관리 관심과 인식이 전반적으로 부족하다는 점도 확인할 수 있었다.

결과적으로 의원기록물 수집을 위한 법⋅제도적 장치 마련, 국회의원실을 대상으로 한 지속적인 기록관리 교육 및 컨설팅 필요 등의 시사점이 도출되었다. 그리고 제20대 국회가 시작되면서 이러한 시사점을 바탕으로 국회기록보존소는 국회사무처 입법정보화담당관실과의 협의를 통해 국회의원 사무실에 생산되는 문서가 국회전자문서 시스템에 등록될 수 있도록 하였고, 국회기록물분류기준표를 정비하여 의원실 고유의 기록물철이 등록될 수 있도록 정비하였다. 이와 더불어 『국회의원 기록관리 매뉴얼』을 제작하여 의원실에 배포하고, 국회의원실 및 원내 주요 정당에 대한 기록관리 컨설팅과 기록물 수집을 병행하고 있다.

이어 제21대 국회의원 총선거 당시에도 국회기록보존소는 ｢제20대 교체 의원실 기록물 등 의정활동 기록물 수집｣ 정책을 마련하여 추진하였다. 이 정책은 교체 의원실만을 대상으로 진행하지 않고 주요 정당의 선거전략 및 대응 관련 선거기록도 수집하고자 하였으며, ‘국회의원실⋅정당 - 국회기록보존소’ 간 기록물 수집 협업 체계를 구축하고자 했다(국회도서관 국회기록보존소, 2019b, 45-46). 이 정책은 시범적으로 실시된 ｢제19대 국회 의원기록물 수집 계획｣보다 체계화된 수집⋅관리를 도모하였다는 점에서 그 의의가 있다.

사실 국회의원 기록관리는 관련 법률 제정⋅개정을 통해 법적 이관 대상으로 포함시키는 것이 가장 근본적인 방법이다. 그러나 앞서 논의한 바와 같이 국회의원 기록물을 법적 대상으로 규정하는 ｢국회기록물 관리에 관한 법률(안)｣ 제정은 현재 답보 상태에 있다.

국회의장단은 대한민국 국회의 최고 지도부로서, 국회의장단의 충원 과정과 법적⋅실제적 권한, 기능과 역할의 변화는 국회의 역사적 변천과 발전 과정을 보여주는 척도이다(국회도서관 국회기록보존소, 2014b, 7). 하지만 국회기록보존소에서 보존⋅관리되는 문서류 위주의 기록물은 이러한 국회의장단의 역할을 명확하게 밝히고 규정하기 어렵다. 이에 국회기록보존소는 2012년 김형오, 박희태 전 국회의장을 대상으로 진행한 시범사업을 시작으로 2013년부터 ｢국회의장단 구술 아카이브 구축 사업｣을 예산을 확보하여 추진해 국회의장단의 의정활동을 구술 기록으로 생산하여 축적해오고 있다.

한편, 위원회에서는 구술자의 연령, 그들의 기억에 대한 신뢰성 문제가 대두되었고, 이를 해결하기 위해 국회기록보존소는 고령자를 우선적으로 선별하고, 구술자에 대한 철저한 사전조사를 바탕으로 반 구조화된 질문지를 작성한 뒤 면담을 통해 문서류 등의 기록물에 남지 않은 뒷이야기까지 끌어내고자 하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2012a, 3-5). 사업 초기에는 역대 국회의장단만을 대상으로 구술채록이 진행되었지만, 2017년부터는 국회 중요 인사 및 의정사 중심의 주요 인사로 구술자 대상을 확대하여 사업을 추진해나가고 있다.8)

구술기록 채록 사업은 유형화된 기록물로도 확인하기 힘든 국회의장단 및 주요 인사의 의정활동 관련 내용을 담아내, 국내 정치사 및 의정사 연구의 기초자료로 활용되게 한다는 점에서 의미가 있다. 그리고 현재 국회기록보존소 홈페이지를 통해 구술영상과 DB화된 국회기록물을 함께 제공하고 있는데, 이는 다양한 접근점을 통한 기록물 제공이라는 의미에서 기록정보서비스 영역 측면의 의의도 함께 가지고 있다.

2017년 국회기록보존소는 2019년 4월 10일 대한민국 임시의정원 개원 100주년을 기념하기 위해 임시의정원 기념사업 준비 T/F를 구성하고, ｢임시의정원 100주년 기념사업 관련 기록물 조사⋅수집｣ 계획을 구상하였다. 2017년 12월 15일부터 국회도서관, 독립기념관, 광복회, 국가기록원 등 23개 국내 기관을 대상으로 설정하여 조사 목록을 작성하고 협조요청 공문을 보내는 등 수집 활동을 수행하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2017b, 28-29). 동시에 전문가 자문을 통해 수집 대상으로 선정된 국외 기관(미국 국립기록관리청, 하와이 주립 아카이브, 일본국립국회도서관, 대만 중국국민당 문화전파위원회 당사관 등 9개 기관)에서 온라인 사본 수집과 함께 국회기록보존소 직원들이 직접 방문하여 수집을 진행하였다.

｢임시의정원 100주년 기념사업 관련 기록물 조사⋅수집｣의 결과로 국회기록보존소는 2,642건의 임시의정원 기록물을 수집하였다(국회기록보존소 기록정책과, 2019b, 4). 이후 기록물 해제 작업 및 아카이빙 구축 작업을 추진하고, 자료집 발간 및 콘텐츠 제작을 진행하였다. 임시의정원 사업은 공공기록물 위주로 기록물을 관리하던 국회기록보존소가 모(母) 기관의 정체성 확립의 측면에서 역사기록물까지 그 수집 범위를 넓혔다는 데 의미가 있다. 즉, 공공기록물뿐만 아니라 국회의원 기록물과 같은 의정활동기록물, 그리고 국회 개원 이전의 역사기록물까지 그 수집범위와 아카이브 역할이 확대되었다고 평가할 수 있다.

국회기록보존소는 ｢국회기록물관리규칙｣ 등 관련 법규에서 정하는 바에 따라 처리과로부터 생산⋅접수된 기록물을 이관 받아 점검⋅정리하고, 보존기간 30년 이하의 한시 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 평가하여 보존기간을 재책정하거나 보류 또는 폐기하고 있다. 프로세스상 행정부의 평가 업무와 큰 차별점은 없으나 보존기간 30년 이하를 대상으로 한다는 점, 영구기록물관리기관의 기록물평가심의회에 해당하는 국회기록물평가심의회를 구성하여 운영한다는 점에서 차이가 있다. 그리고 준영구 이상 이관 기록물과 수집된 의정활동 기록물은 원본의 보존성 강화를 위해 마이크로필름 제작, 디지털화, 탈산 작업 등을 진행하고 있다. 전자기록물은 국회사무처 입법정보화담당관실(2021년 현재 디지털운영담당관실)로부터 일괄 이관 받고 있으며, 보존기간 10년 이상의 전자기록물은 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하고 있다.

2012년 국회기록보존소는 보고안건 ‘2013년도 주요 업무계획(안)’의 일환으로 ｢회의록 원문의 보존매체 제작 및 보존방안 수립｣ 계획을 수립하여, 2013년부터 국회회의록에 대한 DB구축 등을 추진하고자 하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2012b, 35). 당시 국회사무처 의정기록과에서도 배부회의록으로 ‘국회회의록시스템’을 구축하여 서비스하고 있었지만, 회의록 원본은 DB 구축이 되어 있지 않은 상황이었다. 이에 위원회 논의를 통해 이 계획안은 중복되는 부분은 별도로 작업하지 않고, 국회사무처의 배부회의록에 없는 불게재 부분 등만 스캐닝하여 작업하는 방향으로 결정되었다(국회도서관 국회기록보존소, 2012a, 5-6). 그러나 국회회의록은 ｢국회법｣ 제118조와 ｢국회회의록 발간 보존 등에 관한 규정｣을 우선 적용받게 되어 있고, 이들 법규정에는 비공개회의록 및 불게재 부분 관리에 관한 사항은 구체적으로 명시되어 있지 않다. 이에 국회기록보존소는 국회사무처 의정기록과에 관련 법규정비를 건의하였지만, 이는 추진되지 못하였고 결국 국회회의록 원본의 관리 주체인 국회기록보존소는 ｢회의록 원문의 보존매체 제작 및 보존방안 수립｣ 계획을 진행할 수 없게 되었다.

이에 2013년 위원회 정기회의에서 국회기록보존소는 심의안건 ｢국회회의록 원본 보존 및 보존매체 제작 방안｣을 다시금 상정하고, 이를 위원회로부터 의결 받아 국회회의록 원본에 대한 탈산 처리, 이중보존 매체 제작 등 여러 보존처리를 진행하고자 하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2013b, 46-55). 하지만 앞서 언급한 바와 같이 국회회의록은 타 법규를 우선 적용하기에, 원론적으로는 관련 법규의 개정이 가장 시급한 상황이었다. 결과적으로 위원회는 이 심의안건을 부결시켰지만, 국회기록보존소가 주체가 되어 규칙을 제정하는 것을 권고하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2013a, 9-11).

2015년 국회기록보존소는 총 629권의 국회회의록(제헌~12대)과 상임위원회의 회의록에 대한 탈산 처리를 진행한 바 있다. 당시 탈산 처리는 탈산 용액을 기록물에 직접 분사하는 북키퍼 방식으로 진행되었으나, 그 효과가 미미하여 다음 해에는 탈산 효과가 높은 용액침전 방식의 장비 도입을 추진하였다. 이후 장비 설치와 시범 운용을 거친 후 보존회의록 등 중요기록물의 상태를 모두 점검하였고, 수소이온농도(pH) 6.5 이하인 보존회의록을 대상으로 탈산 처리와 기록물 먼지 제거 및 포갑 등을 실시하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2015b, 17-18).

보존기록물은 소독작업을 거친 후 항온⋅항습기가 설치된 보존서고에서 관리 중이다. 보존서고에는 국회기록 관리통합시스템과 연계된 RFID 시스템이 구축되어 있어 중요기록물의 유출⋅도난 방지와 함께 효율적인 기록물 점검도 가능한 상황이다. 시청각기록물의 경우, 전용 서고를 구성하였고, 국회방송국, 국가기록원 등의 자문을 거쳐 재생⋅관리용 전문장비를 구매해 기록물의 상태파악 및 정수점검도 할 수 있게 되었다(국회도서관 국회기록보존소, 2018b, 43).

한편, 2019년 국회 내부지침인 ｢선물신고 처리 업무에 관한 지침｣이 국회의장실(당시 문희상 국회의장) 주도로 개정되었다(2019.09.10.). 이에 국회의장의 공식 활동을 통해 받은 선물류를 국회기록보존소가 관리하게 되어, 국회기록보존소는 국회사무처 관리국 등 관련 처리과로부터 전⋅현직 국회의장의 선물 약 630점을 이관 받았다(국회도서관 국회기록보존소, 2020b, 80). 이후 2021년 ｢국회의장 선물 관리 및 공간 확보｣ 방안을 수립하여, 시스템의 등록요소를 정비하고 국회의장 선물용 전용서고 공간을 마련하는 등 이관된 국회의장 선물의 관리 체계를 정비하고자 했다(국회도서관 국회기록보존소, 2020b, 78-79).

사실 앞서 언급한 바와 같이 국회의장(단) 기록물과 같은 헌정자료의 관리 소관은 국회기록보존소가 아닌 국회사무처이다. 그렇지만 국회기록보존소가 ｢국회의장단 구술 아카이브 구축 사업｣을 통해 국회의장단의 구술기록을 채록함과 동시에 기록물을 기증받아 관리하고 있었으며, 국회의원실 기록물 및 정당기록물 등 의정활동 기록물에 대한 수집을 진행하고 있었다. 이러한 의정활동 기록물 수집의 결과, 국회기록보존소는 국회사무처로부터 국회의장단의 기록물 관리에 대한 주도권을 확보할 수 있었는데, 국회의장 선물류의 이관⋅관리 역시 이러한 주도권 확보의 결과로 보인다.

2009년부터 국회기록보존소는 국가기록원에서 개발한 표준 RMS에 일부 보존 기능을 커스터마이징하여 국회기록통합관리시스템을 구축⋅운영하고 있었다. 국회전자문서시스템 및 국회 e-의안시스템 등 생산 시스템과의 연계인수, RFID를 이용한 서고관리, 수집/민간기록 등록, EDMS 엔진을 통한 기록물 원문 프로세스 개선 등 영구기록물관리 기능을 추가한 것이다(김장환, 이은별, 2015, 110). 하지만 이 시스템을 활용해 수집/채록된 의정활동 기록물 및 국회의장단 구술기록, 국회영상회의록과 같은 시청각기록물, 행정박물 등 다양한 유형의 기록물을 제대로 입수⋅관리하기에 다소 어려움이 발생하였다. 특히 기본 베이스로 사용된 표준 RMS는 기록관 단계의 업무기능 위주로 설계되어 있기에 국회기록보존소의 영구기록물 관리 기능을 수행하기에 한계가 있었다.

이를 개선하기 위해 국회기록보존소는 우선 2014년 12월 ｢국회기록관리시스템 기록물 인수 및 검증기능 개선｣ 사업계획(안)을 수립하여 기존 시스템의 기록물 이관 및 검증 관련 기능을 고도화하고자 하였다. 이와 동시에 확보한 시스템 개발 예산을 활용해 2015년 기록관리시스템 중장기 발전방향(ISP)을 수립하였으며, 2016년부터 시스템 고도화가 추진되었다. 하지만 2019년 예산 삭감에 따라 국회기록통합관리시스템의 고도화 사업이 중단되었다(<표 6> 참고)(국회도서관 국회기록보존소, 2020b, 81-82).

국회기록보존소에서 ARMS 형식(RMS+AMS)의 통합기록관리시스템을 구축하고 시스템을 지속적인 고도화를 추진하였지만, 예산 삭감 등 내부 문제로 인한 고도화 사업이 중단된 상황은 아쉬운 점이다. 한편 2021년 다시금 국회기록통합관리시스템의 개선이 추진되었다. 이 시스템 개선 계획안은 서비스시스템 개발과 동시에 추진되는 것으로, 국회의장 선물 및 조직연혁정보 관리 기능을 신규 개발하고 기록유형별 서가 배치 및 RFID 발행 등 기록물 보존⋅검색 관리 기능을 개선하고자 한 것이다. 그러나 사실 2017년 위원회에서도 논의된 바 있는 행정정보 데이터세트, 웹 기록물 등 관련 시스템은 여전히 구축되지 않았다(국회도서관 국회기록보존소, 2017a, 5). 새로운 관리 기능의 개발 및 기존 기능의 개선도 중요하지만, 추가 예산을 확보하는 등 방안을 마련해 비밀기록물이나 데이터세트, 웹 기록물 등에 관한 관리 시스템도 반드시 구축해 이를 관리해야 할 것이다.

국회기록보존소의 관리 대상 기록물 중 생산연도 종료 후 30년이 지난 기록물은 공개함을 원칙으로 하고 있다. 그리고 비공개 기록물의 경우 5년마다 공개 여부를 재분류하고 있다. 이에 국회기록보존소는 이러한 기록물을 대상으로｢국회기록물 공개 여부 분류 사업｣을 추진하였다. 2012년 시범사업을 시작으로 수행된 이 사업은 연간 약 12만 건의 대상 기록물을 선정하고(국회도서관 국회기록보존소, 2012b, 5), 기록물의 이용률 등을 고려하여 최근 생산된 기록물부터 역순으로 분류하기 시작하여9) 2019년에 완료하였다. 한편 2004년 전자문서시스템 도입 이전에 생산⋅접수된 국회 소속기관의 기록물의 경우 공개 구분이 모두 ‘공개’로 설정되는 등의 문제점이 확인되었고, 이로 인해 당시 기록물에 대한 공개값 분류를 지난 2020년부터 추진하고 있다. 동시에 비공개기록물에 대한 5년 주기 재분류도 추진하고 있는 것으로 확인되었다. 이러한 기록물 공개 재분류를 통해 심의할 사항은 국회기록물공개심의회를 거쳐 위원회에 안건으로 상정되어 최종 의결된다. 국회기록보존소에서는 거의 10년에 걸쳐 기록물 공개 재분류를 추진해오면서 국회기록물에 대한 서비스 인프라를 비로소 구축할 수 있게 되었다.

공공기록물법 제38조의2에 따라 영구기록물관리기관은 보존기록물에 대한 정리⋅기술 등을 수행하여야 한다. 국회기록보존소 역시 국회의 영구기록물관리기관 역할을 수행하기에 이에 대한 업무는 반드시 수행되어야 하나, 그동안 보존⋅관리 측면의 업무만을 수행하였기에 정리⋅기술 업무에 대한 인력이나 기반이 부족했다. 이에 국회기록보존소는 여러 계획(안)을 수립해 보존기록물에 대한 정리⋅기술 업무 및 국회 조직의 연혁 정보(전거레코드)관리 기반을 조성하고자 하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2013b, 7, 11).

정리⋅기술 업무를 위해 국회기록보존소는 ICA의 국제기록물기술표준 ｢ISAD(G): General International Standard Archival Description｣, 국가기록원의 ｢영구기록물 기술 규칙(NAK 13:2011(v2.0))｣ 등 국내외 표준⋅지침을 참조하여 보존기록물에 대한 기술요소를 설정하였다. 그리고 2018년도에 국회도서관의 준영구 이상 기록물을 대상으로 추진한 ‘국회 보존기록물 정리⋅기술 1차 시범사업’ 사례를 토대로 ｢국회 보존기록물 정리 기술 지침(안)｣을 작성하였다. 이후 정식 정리⋅기술 사업을 추진해, 보존기록물의 군⋅계열 분류 및 기록물철 배정, 기술서 작성, 국회기록통합관리시스템에 등록 등의 과정을 진행하고 있다. 그리고 이와 동시에 소속기관 직제의 개정 등에 따른 실⋅국 및 처리과 단위의 전거레코드를 함께 조사하고 있다(국회도서관 국회기록보존소, 2017b, 32-33).

현재의 정리⋅기술 업무는 국회 소속기관의 생산⋅접수 기록물을 대상으로 우선 진행되고 있다. 수집된 의정활동 기록물은 편철 단계까지만 진행된 상태이며, 상위 계층에 대한 정리⋅기술은 미진한 상태이다. 의정활동 기록물에 대한 정리⋅기술 역시 반드시 수행되어야 하며, 결과적으로 이러한 정리⋅기술 및 연혁 정보 조사⋅정비 과정은 단순히 보존기록물의 관리 측면에서 진행되는 것이 아니라 카탈로그(catalog), 조사⋅연구 가이드(research guide) 등으로 구축되어 국회기록물에 대한 이용자의 다양한 접근점을 제공해야 할 것이다. 한편, 정리⋅기술과 관련하여 후발주자에 속하지만, 전통적인 기술 방법론에 치우쳐 있어 유관기관인 서울기록원과 같이 유연한 분류 체계를 제공하는 데에는 한계가 있다. 향후 정리⋅기술 결과물을 외부에 서비스할 때 더 많은 고민이 필요해 보인다.

｢국회기록물 수집⋅관리 및 서비스 활성화 방안｣ 수립 이전까지 국회기록보존소는 보존⋅관리 위주의 업무를 주로 수행해왔다. 이후 ｢이용자 친화적 기록정보 콘텐츠 개발⋅구축｣ 계획을 수립하여 정치학 및 현대사 분야 전문가의 자문을 받고, 이용자 관심도 등을 반영한 대상 주제를 선정, 기록물 소재 정보를 조사하는 등 기록정보콘텐츠 구축을 추진하였다. 이와 동시에 ｢의정사와 함께하는 전시 및 발간 사업｣을 계획해 기획전시 및 상설전시를 추진하고자 했다(국회도서관 국회기록보존소, 2014b, 2-3; 2015c).

한편, 2014년의 위원회에서는 국회기록보존소가 콘텐츠 등을 활용한 기록정보서비스 홍보보다 미수집된 기록물 발굴에 주력해야 한다는 의견이 제기되었다. 축적된 기록을 국민들에게 서비스하는 것도 중요하지만, 어떤 것을 먼저 수집할 것인지에 대한 충분한 고민도 필요하다는 것이 이유였다. 이에 대해 국회기록보존소는 같은 해 11월 시범사업으로 구축한 ‘양민학살사건’을 예시로 들며 위 의견에 대한 사항을 이미 반영하고 있음을 어필하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2014a, 2-5).

2016년부터 국회기록보존소 홈페이지를 통한 대국민 온라인서비스가 시작되었다. 홈페이지를 통해 기록정보콘텐츠(국회의장단 구술기록, 국회사 연표, 기록으로 보는 특별위원회, 사이버 전시관 등), 소속기관 공개기록물 중 일반문서에 대한 목록 및 원문 서비스 등을 제공하고 있다. 그리고 2018년 ‘임시의정원 100주년 기념사업’의 일환으로 수집된 임시의정원 기록물을 활용해 해제집, 목록집 등 관련 자료집을 발간하고, 국회도서관 1층에 ‘홍진 의장 기념 전시실’도 리모델링하여 재개장하였다(국회도서관 국회기록보존소, 2018a, 37-39). 또한 가상(VR)전시, 국회기록보존소 홈페이지의 연표 데이터를 오픈소스 솔루션을 활용하여 마이그레이션하고 내용을 보강한 연표, 카탈로그 등의 온라인 콘텐츠를 제공하는 ‘임시의정원 디지털아키이브’를 구축⋅서비스하고 있다.10)

이후 국회기록보존소는 2019년 ｢이용자 친화적 기록정보콘텐츠 내실화｣ 계획을 수립하면서 국회기록보존소는 중장기적으로 기존 홈페이지를 임시의정원 온라인 콘텐츠 플랫폼과 통합하는 방안을 구상하였다. HTML 기반 원문 뷰어를 탑재해 별도의 제한 없이 기록물 원문을 웹상에서 확인할 수 있도록 하고, 온라인 콘텐츠에 활용된 각 기록객체에는 고유 URL을 부여하여 사용자의 접근성과 활용성을 극대화하는 방안 등을 추진하고 있다(홍연주, 2019, 134).

앞서 논의한 바와 같이 그동안 국회기록보존소는 기록물에 대한 분류 점검과 비공개 기록물에 대한 재분류 등을 진행해 공개기록물 범위를 확대하고 있고, 공개기록물로 구분된 기록물을 대상으로 기록물 제공 서비스를 진행하고 있다. 하지만 사실 2020년 상반기까지 국회기록물을 국민에게 제공하는 방식은 정보공개청구밖에 없었고, 정보공개청구를 통한 기록물 제공은 서로 다른 목적을 가지고 기록관리기관을 이용하는 모든 이용자에게 민원 성격의 행정적 절차를 동일하게 적용한다는 한계가 있다(성면섭, 이해영, 2020, 120). 이에 국회기록보존소는 정보공개청구와는 별도로 2020년 9월부터 국회기록보존소에서는 개정된 ｢국회기록물 열람 지침｣을 바탕으로 대국민 ‘기록물 열람 서비스’를 제공하고 있다.11) 이는 국내 영구기록물관리기관 중 최초로 정책적으로 정보공개를 벗어난 별도의 열람 서비스를 시작했다는 데 그 의의가 있다.