도큐멘테이션 전략이란 ‘특정 지역이나 공동체, 주제, 과정, 또는 사건에 대한 적합한 정보를 확보하고 선별하기 위한 방법’(SAA, n.d.)을 말한다. 즉, 특정 대상을 입증하기 위해 필요한 기록을 파악하여 그것을 빠짐없이 확보하기 위한 기록의 수집과 생산 프레임워크라고 할 수 있다. 이러한 전략의 주요 특징으로는 첫째, 특정 대상에 대한 도큐멘테이션을 위해 어떤 기록과 정보가 필수적인지를 우선적으로 파악하여야 하며, 둘째, 필수 기록을 빠짐없이 확보하기 위해 필요 시 기록의 생산과정에도 관여하며, 셋째, 효과적이고 효율적으로 기록을 확보하기 위해 기관 간의 협력을 강조한다. 끝으로, 현재 진행 중인 것을 대상으로 하며, 전략의 실행과정에 아키비스트와 기록 생산자, 이용자 등 그 대상과 이해관계를 맺고 있는 사람들과 협력함으로써 대상의 현재 상황을 반영한다. 그러나 이해관계자들과의 협력이라는 도큐멘테이션의 특징이 독립적인 활동을 유지하고 있는 기록관의 실정과 부합하지 않다는 비판도 존재한다(Johnson, 2008). 대표적인 도큐멘테이션 전략 모델로는 사무엘스(Samuels, 1986)와 헤크만(Hackman & Warrnow-Blewett, 1987), 그리고 콕스(Cox, 1996)가 제시한 모델이 있다. 사무엘스의 모델은 복수의 기관 간 협력을 바탕으로 도큐멘테이션이 이루어지는 상황에 기반하고 있으며(Samuels, 1986), 콕스의 모델은 도큐멘테이션 영역이 지역인 경우에 특화된 모델이다(Cox, 1996). 본 연구는 주제, 사건 영역의 도큐멘테이션에 가장 많이 활용되었던 헤크만의 모델을 적용하였다

헤크만의 전략 모델은 1) 도큐멘테이션 영역 정의와 예비 분석, 2) 도큐멘테이션 전략 설계, 3) 도큐멘테이션 그룹의 전략 실행, 4) 기타 그룹의 전략 실행, 5) 도큐멘테이션 보고, 6) 도큐멘테이션 영역 재심 등의 6단계로 구성된다. 단계별로 주요 내용을 살펴보면 다음 <그림 1>과 같다.

먼저, 도큐멘테이션 영역 정의 및 예비 분석단계는 도큐멘테이션 전략의 초안을 작성하고 본격적으로 실행하기 전, 도큐멘테이션 영역을 가능한 명확하게 정의하기 위해 진행된다. 이를 위해 도큐멘테이션과 관련이 있거나 관심이 있는 사람들을 모아 예비 도큐멘테이션 그룹을 구성하며, 도큐멘테이션 영역을 최대한 세부적으로 정의하기 위해 예비분석을 실시한다. 다음으로 도큐멘테이션 전략 설계 단계에서는 도큐멘테이션 그룹의 구성을 확정하고 도큐멘테이션 전략안을 작성한다. 이는 모든 도큐멘테이션 관계자들에게 도큐멘테이션 현황과 필요 행동에 대해 보고하고, 도큐멘테이션 전략 수행 중 구성원들의 결정을 돕는 기능을 한다.

도큐멘테이션 그룹의 전략 실행 단계에서 도큐멘테이션 그룹은 도큐멘테이션과 관련된 정보를 공유하고, 전략 수행에 필요한 자원을 확보하는 등의 업무를 수행한다. 그리고 기타 그룹의 전략 실행 단계에서는 도큐멘테이션 그룹 이외에 기록의 생산에서부터 활용, 보존 과정에 영향력을 가지고 있는 이들이 전략에서 요구하는 행동에 따라 실질적으로 업무를 수행하고, 업무 관행을 개선하며, 전략을 홍보한다. 다음으로 도큐멘테이션 보고 단계는 도큐멘테이션 그룹과 그 외의 관련자들이 해당 정보에 접근할 수 있도록 한다. 마지막으로 도큐멘테이션 영역 재심의 단계는 도큐멘테이션 영역과 관련된 주변 상황의 변화를 반영하기 위한 것으로 도큐멘테이션 영역에 대한 정보를 도큐멘테이션 그룹의 구성원 간에 공유하는 것이 중요하다(Hackman & Warrnow-Blewett, 1987).

코로나19 도큐멘테이션 프로젝트를 진행하고 있는 해외 대학 26곳을 대상으로 사례조사를 실시하였다. 조사 대상은 구글(Google) 검색사이트에서 “university, archiving covid-19”와 “university, documenting covid-19” 두 가지 키워드를 검색하여 키워드와의 연관성이 높은 처음 두 페이지까지의 검색 결과를 사례분석 대상으로 선정하였다. 이를 통해 선정된 해외 대학의 목록은 다음 <표 1>과 같다. 사례조사 대상을 선정한 후, 각 대학의 프로젝트 사이트에 접속하여 안내문과 각종 자료(예, 설문지)에 제시된 프로젝트의 목적과 참여 대상, 기록의 수집 시기와 방식, 수집 기록물의 내용적, 형태적 유형에 대한 정보를 수집하였다. 기록물의 내용과 형태는 각 사례에서 제시한 예시를 모두 수집하여 공통된 항목별로 분류하였다. 이를 통해 1차 도큐멘테이션 영역을 도큐멘테이션의 시기와 기록물의 형태 및 내용적인 측면에서 설정하였다.

이해관계자 면담조사는 실제 코로나19로 인한 대학 내의 변화와 대응에 대한 의견을 수집하기 위해 진행되었다. 면담은 ‘A 대학’ 소속 학부생, 대학원생, 교수, 교직원, 기록관리 전문요원과 ‘B 대학’ 소속 예방의학자 각 1명을 대상으로 진행하였다. 면담참여자에 대한 기본적인 정보는 다음 <표 2>와 같다. 면담은 2021년 9~10월에 이루어졌으며, 약 30~40분간 진행되었다. 학부생과 대학원생 참여자는 전화, 교수와 교직원 참여자는 대면, 예방의학자와 기록관리전문요원 참여자는 이메일을 활용하여 면담을 실시하였다. 각 면담참여자에게는 코로나19로 인한 대학 생활의 변화와 대학의 대응, 대학의 대응 중 아쉬운 점 및 보완사항, 코로나19에 대응하기 위해 활용한 정보 등에 대해 질문하였다. 참여자들의 면담 내용을 종합하여 내용적으로 공통된 항목끼리 분류하는 작업(코딩)을 두 차례에 걸쳐 진행하였다. 사례조사 단계를 통해 식별한 1차 도큐멘테이션 영역 중 기록물의 내용 분류 항목은 면담조사 결과를 토대로 보완하였다.

코로나19 이후 대학 생활의 변화는 크게 ‘교육’과 ‘행정업무’, ‘시설 이용제한’으로 구분할 수 있었다(<표 6> 참조). 교육은 모든 대학 구성원들이 변화로 언급을 하였다. 학부생 및 대학원생 참여자는 코로나19 이후 대부분의 수업이 비대면으로 진행되었다는 점을 가장 큰 변화로 뽑았으며, 교수 참여자는 수업과 더불어 학생지도 또한 비대면으로 진행되었다는 점을 언급하였다. 교직원 참여자는 실험, 실습이 제한된 것을 응답하였다.

행정업무에서는 코로나19 확산을 방지하기 위한 업무가 가장 우선시 되었던 것으로 나타났다. 교직원 참여자는 코로나19 관련 업무로 대학 내 코로나19가 확산을 방지하기 위해 방역에 많은 신경을 쓴다고 답하였다. 더불어, 학생들이 안전 수칙을 잘 지킬 수 있도록 안내하는 안전지도를 업무의 변화로 언급하였다. 또한 온라인 수업을 진행하는데 필요한 부분을 지원하고 있다고 답하였다. 다음으로 시설 이용제한에 대해서는 코로나19 이후 이용 가능한 시설과 시설의 이용 시간이 줄어들었다는 점이 언급되었는데, 예를 들어 대학원생 참여자는 학교 출입이 제한되고, 도서관 이용 시간이 단축되었으며, 체육시설의 이용이 제한되었다고 답하였다.

대학의 대응은 ‘지침 수립 및 제공’과 ‘방역 업무’, ‘교육 및 학생지원’, ‘대응 평가’로 구분하였다(<표 7> 참조). 면담 결과, 대응 지침 수립 시 대학에서 활용하는 정보로는 정부의 코로나19 대응 지침이 언급되었다. 기록관리 전문요원 참여자는 질병관리 본부나 상위 공공 관할 기관에서 내려오는 방역 수칙을 예시로 들었으며. 교직원 참여자 역시 정부의 지침에 따라 대학의 대응이 결정된다고 설명하였다. ‘지침 제공’은 각 대학 구성원들에게 수립된 대응 지침을 공유하는 것을 의미하며, 특히 수업과 관련하여 각 대학 구성원들의 의사결정에 대학의 지침이 중요한 기준이 된다는 것을 알 수 있었다. 한 예로, 학부생 및 대학원생 참여자는 모두 코로나19로 인한 학교생활의 변화에 대응하기 위해 활용하는 정보로 홈페이지에 공지되는 수업 방침을 언급하였다.

방역 업무에 대해 교직원은 코로나19 이후의 업무 변화이자 대학의 대응 중 가장 우선순위가 높은 업무로 설명하였다. 예방의학자 참여자는 대학의 대응 업무 항목으로 학생과 교직원의 방역 지침 마련과 확진자 및 유증상자 발생 시 대응을 언급하였다. 다음으로 교육 및 학생지원에서는 강의 운영과 수업 결손 보안 방안 고려 등이 대학의 대응 업무로 언급되었다. 교직원 참여자는 비대면 수업 진행으로 인해 학생들이 받을 결손에 대한 보안책을 고려하는 것이 중요하다고 설명하였으며, 예방의학자 참여자는 대학의 대응 업무로 학생 강의 운영과 학생지원을 언급하였다.

대학의 대응에 대한 평가와 관련해서는 대학의 대응이 신속하지 못했다는 의견이 공통적으로 나왔다. 교직원 및 교수 참여자는 대응에 대한 의사결정이 신속하지 못하다는 점을 언급하였으며, 예방의학자 참여자 또한 구성원 개개인의 보고에 의존하여 감염 여부나 동선 파악 등이 이루어지므로 대학의 신속한 대응이 어려움을 언급하였다. 추가적인 조치가 필요한 구성원에 대해서는 신입생과 졸업생, 장애인이 언급되었다. 대학원생 참여자는 신입생을 가장 먼저 언급하며, 학교생활에 적응할 기간이 없었다는 점을 그 이유로 설명하였다. 또한 학부생 참여자는 졸업생에 대해 졸업과 취업을 위한 활동이 제한되었다는 점을 언급하였으며, 장애인에 대해서는 짧은 기간 안에 대부분의 수업이 비대면으로 전환되면서 대체 자료를 구하기 힘들었을 것이라는 점과 마스크 착용으로 소통의 불편함이 있었을 것이라고 답하였다.

면담조사 내용을 바탕으로 사례조사 단계에서 도출한 코로나19 관련 대학 기록의 내용 분류를 세부적으로 구분하여 도큐멘테이션 영역 중 기록의 내용적인 측면을 종합한 것은 <그림 2>와 같다.

코로나19 관련 대학 기록에 대해서는 ‘코로나19 관련 생산 기록 현황’과 ‘기록관의 재난 관련 소장 기록’, ‘코로나19 관련 기록 중 보존가치가 있는 기록’의 항목으로 구분할 수 있었다(<표 8> 참조). ‘코로나19 관련 생산 기록 현황’에서 대학의 행정기록의 경우, 업무관리시스템을 통해 체계적으로 생산, 관리되고 있음을 확인하였다. ‘기록관의 소장 기록’ 중 ‘과거 재난 관련 소장 기록’에 대해서는 소장 기록이 거의 없는 것으로 파악되었다. 대다수 기록관은 코로나19 이전의 재난기록을 수집한 이력이 없다고 답하였으며, 그 이유로 별도의 기록 수집 활동을 하지 않는다는 것이 언급되었다. 그리고 현재 코로나19와 관련된 대학 기록을 소장 및 관리하는 대학기록관은 없는 것으로 나타났다. 그 이유에 대해서는 해당 기록이 현행 기록이기 때문에 이관대상이 아니라는 점과 기록물 관리시스템이 부재하여 이관이 불가능하다는 점, 수집 업무를 하지 않는다는 점 등이 언급되었다.

마지막으로 코로나19와 관련된 대학 기록 중 보존가치가 있는 기록으로는 정부의 대응 자료와 코로나19 확진 및 백신에 대한 의무 기록 또는 개인 기록이 언급되었다. 기록관리 전문요원은 질병관리 본부 및 관할 지자체 등의 대응 자료는 코로나19와 같은 재난 상황이 다시 발생하였을 때 대응을 위한 유용한 자료가 될 수 있으며, 코로나19 확진 및 접종 관련 의무 기록, 기타 개인 기록 등은 재난 및 질병 대처를 위한 주요 기록물들로써 반드시 수집되어야 하는 기록이라고 응답하였다.

도큐멘테이션 전략과 관련된 면담 내용은 크게 ‘요구사항’과 ‘제약사항’으로 구분할 수 있었다(<표 9> 참조). 요구사항 중 ‘대학구성원의 참여 유도’에는 수집 기록의 범위, 방식 등에 대한 구체적인 안내와 흥미를 높일 수 있는 주제 선정, 참여자에 대한 보상 체계 마련 등이 언급되었다. ‘수집 가이드라인 구축’에 대해 기록관리 전문요원은 수집 활동을 위해 수집 대상에 대한 정의와 범위, 절차 등에 대한 구체적인 규정이 이루어져야 한다고 답하였다.

제약사항 중 ‘예산 부족’에 대해서는 예산이 부족하기 때문에 별도의 기록 수집 활동을 진행하기 어려운 것으로 나타났다. 한 예로 기록관리 전문요원은 이벤트와 같은 홍보를 통해 기록의 수집 활동에 대학 구성원들의 참여를 높일 수 있지만 이를 위해 예산을 할당받기 어렵다고 답하였다. ‘업무 부담’에 대해서는 현재 담당하고 있는 업무가 많아 별도의 수집 활동을 진행하기 어렵다고 답하였다. 그리고 ‘교육기회 부재’에 대해서는 교직원 외의 대학구성원을 대상으로 기록 관리에 대한 교육을 제공할 기회가 없어 기록의 중요성을 인식시키기 어려움이 언급되었다. ‘수집정책의 부재’에 대해서는 아직 코로나19와 관련된 대학 기록의 수집에 대한 구체적인 수집 정책이 없기 때문에 수집 활동이 이루어지기 어렵다는 답변이 있었다. 마지막으로 ‘민감한 정보 포함’에 대해서는 코로나19 관련 대학 기록 중에는 개인정보와 같이 민감한 정보가 포함된 기록이 많기 때문에 기록생산자와의 협의 과정에서 어려움을 겪을 수 있으며, 이관 또는 수집 이후에도 해당 기록에 대한 철저한 보안이 이루어져야 한다는 의견이 있었다.

도큐멘테이션의 목적은 앞으로의 감염병 재난에 대한 대학의 대응을 대비하고 평가, 개선하기 위해 코로나19 관련 대학 기록을 대학기록관에서 확보 및 관리하는 것이다. 코로나19의 지속 기간이 길어지고, 신종 감염병의 발생 빈도가 잦아질 것이라는 전망이 나오면서 대학을 포함한 각 기관은 앞으로의 감염병 재난에 대한 대비가 필요해졌다. 코로나19를 경험하고 있는 대학 및 대학구성원들의 기록은 현재의 대응에 대한 평가와 보완을 돕고, 미래의 대응 시 참고자료로 활용될 수 있다는 점에서 감염병 재난의 대비를 위해 체계적인 확보와 관리 대상이 되어야 할 것이다. 그러나 면담조사 결과 대학 기록의 이관 및 수집이 적절하게 이루어지지 않아 코로나19 관련 대학 기록의 확보가 담보되지 않은 상황이다. 따라서 대학기록관을 중심으로 감염병 재난 대응을 위해 필요한 기록을 파악하여 해당 기록을 확보하는 것을 목적으로 하는 전략의 수립이 필요하다.

도큐멘테이션 영역은 도큐멘테이션 시기와 기록물의 형태 및 내용과 같이 세 가지 측면에서 정의할 수 있다. 시기는 해외 사례를 통해 국내 코로나19 확진자가 처음 발생한 2020년 1월부터 코로나19가 종식되는 날까지로 설정하였다. 기록의 형태는 텍스트 자료, 이미지 자료, 동영상, 녹음, 웹사이트, 박물로 구분하였다. 내용은 예비분석 단계에서 정의한 바와 같이(<그림 1> 참조) 코로나19 시기 대학의 ‘변화’를 ‘원격 및 대면 강의’, ‘시설 이용’, ‘학생활동’, ‘수업방식 결정 및 연구 주제의 변화’, ‘업무 환경 및 담당 업무의 변화’로 구분하고, ‘대응’을 ‘대응 지침 수립’, ‘방역’, ‘강의운영’, ‘학생지원’으로 구분하였다. ‘학생지원’ 항목의 경우 대응의 미흡하였던 부분에 대한 경험과 의견을 확보하기 위해 ‘신입생, 유학생, 장애인 등을 위한 대응’을 추가하였다.

면담조사 결과, 기록관은 업무 과중 및 예산 부족으로 별도의 수집 활동이 어려운 상황이기 때문에 도큐멘테이션 그룹은 자발적인 참여와 도큐멘테이션의 효과적인 홍보 활동을 고려하였다. 이를 위해 기록관리 분야에 높은 흥미와 열정을 가지고 있으며, 대학구성원들의 협력을 적극적으로 이끌어낼 수 있는지를 기준으로 선정하였으며, 그 결과 각 대학의 기록관리 전문요원 1명, 기록학 또는 관련 전공 학부생 및 대학원생 3명, 학생회 임원 1명을 도큐멘테이션 그룹의 구성원으로 선정하였다. 기록관리 전문요원은 도큐멘테이션 전략 수행을 전반적으로 관리, 감독하며 교직원들의 협력을 촉구할 수 있다. 학부생 및 대학원생은 구술 기록을 포함하여 도큐멘테이션 대상의 기록을 수집하고, 대학구성원들의 협력을 촉구하는 역할을 담당한다. 학생회 임원은 대학 전체를 대상으로 도큐멘테이션 전략을 홍보하는 역할을 수행하여 홍보의 효과성을 높이고자 하였다.

도큐멘테이션 전략안을 작성하기 위해 활용한 정보는 해외 대학의 코로나19 도큐멘테이션 사례와 면담조사를 통해 수집한 대학구성원 및 기록관리 전문요원과 주제전문가의 의견이 있다. 해외의 사례에서는 코로나19와 관련된 대학 기록물의 내용 및 형태를 파악할 수 있었으며, 면담조사에서는 기록의 보존가치와 대학기록관의 현황, 전략 수행 시 필요행동 및 제약사항 등에 대한 의견을 수집하였다.

주요 고려사항은 크게 보존가치가 높은 기록물의 유형, 기록관의 기록 수집 및 관리현황, 도큐멘테이션 전략 수행에 대한 제약사항, 그리고 전략 수행을 위한 필요행동이 있다.

보존가치가 높은 기록물의 유형에는 정부 및 대학 본부의 대응 지침과 코로나19 확진 또는 백신 접종과 관련된 개인 기록이 있다. 정부와 학교의 대응 지침은 대학구성원들이 공통적으로 감염병 재난에 대응하기 위해 활용하는 정보이며, 차후 감염병 재난의 대응 시에도 유용하게 활용될 수 있다. 또한 확진 및 접종과 관련된 개인 기록은 해당 재난에 대해 정확히 파악하고, 대처 방안을 수립하기 위한 핵심 자료로 활용될 수 있다. 기록관의 기록 소장 및 관리 현황을 살펴보면, 현재 대학기록관은 코로나19를 포함한 재난 관련 기록을 소장한 경우가 거의 없었다. 행정기록은 대부분 전자기록의 형태로 생산되지만 기록관으로 이관하지 않고 있으며, 수집 활동 또한 별도로 진행하고 있는 곳은 없는 것으로 확인하였다.

도큐멘테이션 전략의 제약사항은 ‘인력 부족과 업무 부담’, ‘교육 기회 부재’, ‘예산 부족’, ‘민감한 정보 포함’ 등이 있다. 첫째, 총무과와 같은 다른 부서에 기록관리 전문요원이 소속되어 있는 경우 해당 전문요원 혼자서 기록관리 업무 전반과 이외의 업무를 병행하기 때문에 기존의 업무에서 수집 업무를 추가하는 것이 어려운 상황이다. 둘째, 교직원 이외의 대학구성원에게 기록 관리와 관련된 교육을 제공할 기회가 부재하여 대학구성원들의 기록 관리에 대한 인식을 높이기가 어렵다. 셋째, ‘예산 부족’은 도큐멘테이션의 전반적인 수행과정에 해당되는 문제지만 특히 구성원들의 참여를 촉진시키기 위한 홍보 활동을 할 때 큰 장애요인으로 작용한다. 마지막으로 코로나19와 관련된 대학기록 중에는 개인정보를 포함한 민감한 정보가 많기 때문에 기록 생산자로부터 협력을 이끌어내기 어려울 수 있음을 의미한다.

전략 수행을 위한 필요 행동에는 다섯 가지가 있다. 첫째, ‘구체적인 수집정책 및 가이드라인 수립’은 기록 수집의 우선순위를 결정하며, 각 수집 기록의 주요 생산자와 형태, 수집 절차를 파악하는 활동이 포함된다. 둘째, ‘대학 내/외 구성원 또는 그룹과의 협력 관계 구축’은 인력 및 예산 부족 문제를 보완하기 위해 대학 내외로 도큐멘테이션 활동에 관심이 높은 구성원 및 조직과의 협력 관계를 구축하는 것을 의미한다. 셋째, ‘도큐멘테이션 홍보 활동’은 도큐멘테이션 전략문과 전략 수행과정에서 이루어지는 중간보고를 대학구성원 전체에게 배포함으로써 이루어질 수 있다. 넷째, ‘도큐멘테이션 웹사이트 개설’은 도큐멘테이션 사이트를 별도로 개설하여 정해진 형식과 절차에 따라 온라인상으로 기록을 기증할 수 있으며, 생산한 기록이 없는 사람들을 위해 설문지를 제공하여 코로나19와 관련된 경험을 기술할 수 있도록 하였다. 마지막으로 ‘기록 수집 활동’은 전략 수행과정을 정기적으로 점검하여, 앞서 설정하였던 도큐멘테이션 대상 중 기록의 수집이 부족한 항목에 대해 별도의 기록 수집 활동을 계획, 실천하는 것을 의미한다.

향후 조치로는 수집 기록물의 선별 및 데이터베이스 구축, 도큐멘테이션 전략 개선이 있다. 첫째, 대학기록관의 상황과 기록의 유형에 따라 기록관에서 보존할 기록물을 선별하고, 코로나19 관련 대학 기록의 데이터베이스를 구축하여 미래의 이용자들이 쉽게 기록을 탐색하고 접근, 이용할 수 있도록 한다. 이 과정에서 기록 유형별 소장 현황을 파악하여 어떤 유형의 기록이 부족한지 파악하여 전략 개선 과정에 반영한다. 둘째, 도큐멘테이션 그룹은 전략의 수행과정 및 결과를 검토하여 처음 수립한 전략안에서 부족했던 부분을 파악하고, 차후 전략 수행을 위해 수정 및 보완한다.