행정정보 데이터세트는 두 번에 걸친 공공기록물법 시행령 개정을 통해 전자기록의 한 유형으로 공인되어 기록관리의 영역에 편입되었다. 2007년 시행령 개정으로 행정정보시스템이 전자기록생산시스템의 유형에 포함되었다. 이어 2010년 시행령 개정에서 행정정보 데이터세트의 정의를 신설하여 전자기록물의 범위를 확장하는 법제화가 이루어졌다. 하지만 행정정보 데이터세트 기록관리를 위한 체계의 부재로 데이터세트 상실, 행정정보 데이터세트 특성에 따른 기존 전자기록관리방안 적용의 어려움 등의 문제점이 발생하여 데이터세트의 구체적인 기록관리 방안 마련의 필요성과 시급성이 역설되었다(오세라, 이해영, 2019, 52). 국가기록원은 행정정보 데이터세트 기록관리 방안 설계를 위한 연구용역(2007)을 착수하였으며 여러 차례에 걸친 연구 끝에 2017년 12월에 행정정보 데이터세트 기록관리체계(안)을 발표하였다. 이를 계기로 행정정보 데이터세트 공공표준과 법령개정을 준비하기 시작했으며, 2020년 3월에는 행정정보 데이터세트 기록관리방안을 반영한 공공기록물법 시행령을 공표하였고, 나아가 공공표준 행정정보 데이터세트 기록관리 기준(NAK 35:2020(v1.0))을 제정하였다.

법령과 공공표준을 기반으로 행정정보 데이터세트의 기록관리가 본격적으로 시작되었고, 각급 공공기관은 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성 및 운영하는 기록관리업무를 이행해야 하는 법적 의무를 지니게 되었다. 국가기록원은 데이터세트 관리기준표를 등록, 검색, 열람 등의 관리와 이관대상 행정정보 데이터세트를 SIARD (Software Independent Archiving of Relational Database, 이하 SIARD) 포맷 형태로 인수하여 보존, 열람, 재현 및 관리하는 종합관리시스템의 체계 설계 및 구축 방안을 제시하였다(국가기록원, 2020b). 이는 법을 준수하기 위한 데이터세트 관리기준표 작성에 초점을 맞췄음을 알 수 있다.

데이터에 기반한 빅데이터나 인공지능과 같은 기술이 발전하고 실생활에 스며듦에 따라 데이터세트의 가치가 높아지고 데이터세트 분석이 각광받고 있다. 특히 정부와 공공기관이 업무활동을 수행하면서 생산된 데이터세트는 일반 데이터세트보다 공신력 있고 신뢰성 있는 기록으로 여겨진다. 여기서 장기적으로 보존할 가치가 있는 데이터세트의 경우 증거적⋅행정적⋅역사적⋅연구적으로 중요한 의미를 지니므로 영구기록물관리기관으로 이관되어 보존⋅관리되도록 한다. 이러한 데이터세트를 국민이 자유롭게 이용할 수 있도록 다양한 형태로 개방⋅제공되어 새로운 데이터 가치를 창출할 수 있는 서비스를 제공해야 할 필요가 있다.

현재 행정정보 데이터세트 기록관리 업무는 시행 초기 단계이므로 데이터세트 관리기준표 작성하는 업무를 수행하면서 발생하는 시행착오나 혼선을 개선하는 데 방점을 두고 있다. 향후 행정정보 데이터세트의 기록관리가 안정화된 후 행정정보 데이터세트 종합관리시스템은 데이터세트의 가치와 특징을 극대화할 수 있는 시스템으로 확장되어야 한다. 이에 본 연구는 각급 기관의 기록물관리 담당자들이 수행해야 할 행정정보 데이터세트 기록관리 업무를 지원하고 대국민을 대상으로 행정정보 데이터세트에 접근하고 이를 활용할 수 있도록 행정정보 데이터세트 종합관리시스템에 적용 가능한 서비스 방안을 제안하고자 한다.

본 연구는 향후 구축 예정인 행정정보 데이터세트 종합관리시스템이 행정정보 데이터세트의 기록관리 업무를 지원함과 동시에 아카이브된 행정정보 데이터세트의 서비스 방안을 제안하는 것을 목적으로 한다. 이를 위한 연구방법으로 첫째, 웹사이트에서 제공하는 데이터세트의 이동 흐름에 따른 서비스 유형 분석과 웹사이트에서 제공하는 데이터세트 서비스 현황 조사하여 분석 기준을 도출하였다(<표 1>, <그림 1> 참고). 둘째, 데이터세트 서비스 제공을 목적으로 구축 및 운영되는 웹사이트를 연구대상으로 선정하여 <표 1>을 기준으로 서비스 현황을 분석하였다. 마지막으로, 분석결과를 토대로 시사점을 도출하고, 이를 반영하여 종합관리시스템에 적용 가능한 서비스 방안을 제안하였다.

데이터세트 서비스 현황을 분석에 앞서 공유⋅개방에서 이용⋅활용까지 데이터세트의 이동 흐름을 살펴보았다. 그 결과 <그림 1>과 같이 데이터세트 서비스 제공 사이트의 서비스 대상을 관리자와 이용자로 구분하여 각 서비스 대상 그룹에 필요한 서비스 유형을 도출하였다. 관리자는 각급 기관의 데이터세트 관리 담당자로 데이터세트를 웹사이트에 등록하여 공유하는 업무를 수행한다. 본 논문에서 관리자를 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성하는 기관의 기록물관리 담당자로 보았다. 이들은 검색을 통해 타 기관에서 작성한 데이터세트 관리기준표를 열람 및 참조할 수 있는 서비스 기능이 필요하다. 반면 이용자는 데이터세트를 개방하고 있는 사이트에서 제공하는 검색 서비스를 통해 데이터세트에 접근하고 이를 활용한다. 관리자와 이용자 사이에 위치한 데이터세트 서비스 사이트는 데이터세트를 등록하고, 등록된 데이터세트를 검색 및 열람하고 이를 분석 및 활용할 수 있도록 지원하는 서비스가 필요함을 확인하였다. 더불어 앞선 세 가지 서비스 유형에 긍정적인 영향을 끼치는 서비스로 이용자 참여 서비스와 교육 서비스를 제시하여 데이터세트 서비스 사이트에서 제공하는 모든 서비스를 등록, 검색 및 열람, 분석 및 활용, 이용자 참여, 교육으로 총 5가지 유형으로 정리하였다.

<표 2>에 제시된 웹사이트에서 제공하는 데이터세트 서비스를 분석하는데 필요한 항목을 다음 <표 1>과 같이 정리하였다. 각 유형에 해당하는 세부 항목은 웹사이트의 데이터세트 서비스 현황을 조사하며 도출하였다.

등록 서비스는 관리자가 데이터세트와 맥락정보를 함께 등록할 수 있도록 지원하는 서비스이다. 데이터세트 현행화를 진행할 때 기존에 등록한 데이터세트와 관련 정보를 편집 및 삭제할 수 있어야 하며, 유효성을 검증할 수 있는 서비스를 제공해 데이터세트의 신뢰성을 높일 수 있어야 한다.

검색 및 열람 서비스는 이용자가 찾고자 하는 데이터세트에 접근하여 열람할 수 있도록 지원하는 서비스이다. 검색의 효율성을 위해 여러 유형의 검색 방식과 검색 도구 제공과 열람을 위해 웹 브라우저에서 데이터세트 미리 보기나 다운로드가 가능해야 한다.

분석 및 활용 서비스는 데이터를 분석하고 활용할 수 있도록 필요한 정보와 관련 도구를 지원하는 서비스이다. 이용자가 데이터를 분석하는데 사용하는 소프트웨어, 분석을 위한 정보 등을 제공할 수 있는지 확인한다.

이용자 참여 서비스는 이용자의 참여를 통해 데이터세트를 재발견하고 활용가치를 촉진할 수 있도록 지원하는 서비스이다. 이용자들은 데이터세트를 분석하고 활용한 결과를 다시 웹사이트에 업로드하여 다른 이용자와 공유하며 정보를 교류하는 것을 확인할 수 있었다. 이외에도 정보 공유 목적으로 이용자들 간의 의사소통을 위한 커뮤니티와 데이터에 관련된 문의, 데이터 신청, 데이터를 평가하는 등의 이용자들이 활동하는 것을 알 수 있다.

교육 서비스는 관리자와 이용자 모두 웹사이트에서 제공하는 데이터세트 서비스를 원활히 이용하기 위해 필요한 이용 가이드를 제공하고, 관리자의 경우 데이터세트 등록 시 참고할 수 있는 등록 가이드 등이 필요하다. 또한, 데이터 분석 및 활용 능력을 향상하기 위해 교육 프로그램을 제공하는 것이 필요하다.

본 연구에서는 데이터세트 서비스 제공 현황을 분석하기 위해 다음 <표 2>와 같이 국외 국립기록원의 데이터세트를 서비스하는 포털 3개, 국외 공공데이터 포털 6개, 국내 공공데이터 포털 4개와 Internet Archive까지 총 14개의 웹사이트를 분석대상으로 선정하였다.

국외 국립기록원은 기록관리 선진사례로 자주 언급되는 미국 국가기록청(National Archives and Records Administration, 이하 NARA), 영국 국가기록원(The National Archives, 이하 TNA), 호주 국가기록원(National Archives of Australia, 이하 NAA)을 연구대상으로 선정하였다. 이상 세 국가의 국립기록원을 대상으로 중앙기록물관리기관으로 이관된 데이터세트를 이용자들이 접근하여 활용할 수 있는 서비스를 제공하고 있는지 확인하였다. NARA와 TNA는 각각 AAD(Access to Archival Database, 이하 AAD)와 NDAD(National Digital Archive of Datasets, 이하 NDAD)라는 데이터세트 아카이브를 운영하고 있으며, 호주 국가기록원의 경우 별도의 데이터세트 서비스를 제공하고 있지 않음을 확인하였다.

국외 공공데이터 포털은 미국, 영국, EU, 호주, 캐나다, 스위스에서 운영하는 국외 공공데이터 포털을 분석대상으로 선정하였다. 각국은 정부기관에서 생산한 데이터를 국민이 쉽게 접근 및 활용할 수 있도록 오픈 데이터 정책을 시행하였고, 이 정책의 일환으로 공공데이터 포털을 구축하여 운영하고 있다. 현재 공공데이터 포털은 시민과 기업, 정부기관에 이르기까지 모두가 데이터를 검색, 접근, 재사용할 수 있도록 장려하고 있다.

Internet Archive는 디지털 라이브러리로 웹, 도서, 비디오, 오디오, 이미지, 소프트웨어 등의 자료를 디지털화하여 보존하고 있다. 데이터세트와 관련된 서비스를 제공하고 있지 않으나 특징적으로 소프트웨어에 한정하여 에뮬레이션을 제공한다. 또한 수많은 웹페이지를 지속적으로 스냅샷하여 보존하고 있어 데이터세트와 관련된 웹페이지가 아카이빙되어 이용자들이 해당 페이지에 접근 가능하다.

국내 공공데이터 포털로 정부에서 운영하는 우리나라 공공데이터포털과 지자체에서 운영하는 서울 열린데이터 광장, 경기데이터드림, NIA(한국지능정보사회진흥원)에서 운영하는 AI Hub를 분석 대성으로 선정하였다. 지자체에서 운영하는 공공데이터 포털은 시정활동 과정에서 수집된 데이터를 개방하고 있다. AI Hub는 AI 학습용 데이터 구축⋅확산 사업의 일환으로 AI 기술⋅서비스 개발에 필수적인 AI 데이터, 소프트웨어, 컴퓨팅자원 등을 제공한다.

본 연구는 웹사이트에서 제공하는 데이터세트 서비스 현황을 파악하기 위해 총 14개의 웹사이트를 조사하였다. 조사 결과를 토대로, 웹사이트에서 데이터세트 서비스를 제공하지 않거나 다른 웹사이트와 비교해 봤을 때 특정 서비스 없이 공통적인 서비스를 제공하는 웹사이트인 국외 웹사이트 3곳(호주 국가기록원, 영국 공공데이터 포털, 스위스 공공데이터 포털), 국내 웹사이트 1곳(서울 열린데이터 광장) 총 4곳의 웹사이트를 생략하였다. 호주 국가기록원은 현재 데이터세트 서비스를 제공하지 않으며 공공데이터 포털을 통해 데이터세트를 개방하고 있어 데이터세트 서비스 현황을 파악할 수 없었다. 영국 공공데이터 포털은 검색 및 열람 서비스를 제외한 다른 특정 서비스를 제공하지 않으며, 스위스 공공데이터 포털도 이와 마찬가지로 검색 및 열람, 활용 사례 공유 서비스만 제공하고 있어 다른 공공데이터 포털과 비교될만한 특정 서비스를 제공하지 않고 있다. 특히 서울 열린데이터 광장과 경기데이터드림에서 제공하는 서비스를 비교했을 때 데이터세트 검색, 통계 데이터 제공, AI학습데이터 제공, 활용사례 공유 등 공통적인 서비스를 제공하고 있다. 그러나 경기데이터드림이 분석과 활용에 관한 서비스를 추가적으로 제공하고 있어 서비스가 유사한 서울 열린데이터 광장을 분석대상에서 제외하였다. 이 4곳의 사이트를 제외한 나머지 웹사이트를 비교 분석 대상으로 삼아 2장에서 분석을 진행하였으며 2.6절에서 생략한 4곳을 포함한 데이터세트 서비스 현황을 함께 제시하였다.

행정정보 데이터세트 기록관리의 필요성을 필두로 기록관리체계 수립을 위한 선행연구가 수행되었다. 국가기록원은 2007년 ‘행정정보시스템 데이터세트 기록관리 방안 연구용역’을 시작으로 데이터세트 기록관리체계를 위한 R&D를 추진하였다. 2015년 ‘데이터세트 구조분석 및 진본성 보장 기록관리 기능모델 연구’를 진행하여 행정정보시스템 유형 분석, 데이터세트 관리단위를 단위기능으로 정의하고, SIARD를 이관포맷으로 채택하는 등의 연구결과를 도출하였다. 2017년에는 ‘차세대 전자기록관리 모델 재설계’ 연구용역 사업을 추진하여 6개의 행정정보시스템의 데이터세트 현황을 조사 및 분석하였고 분석결과를 바탕으로 관리기준표 요소를 제안하였다. 앞선 연구결과를 기반으로 국가기록원은 행정정보 데이터세트 기록관리체계(안)을 확정지었다. 특히 2020년 행정정보 데이터세트 기록관리 체계구축 사업을 진행하면서 61개 행정정보시스템 분석 및 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성하는 시범사업과 함께 향후 개발할 종합관리시스템 절차 및 일부 상세 기능을 설계하였다.

윤성호 외(2020)는 행정정보시스템과 관련된 단위과제를 분석하고 유형별 보존기간 책정 현황을 파악하여 유사한 단위과제 사이 상이한 보존기간 책정, 데이터세트 관리 인식 미비, 관리 방안 부재 등의 문제점과 이에 대한 개선방안은 제안하였다. 서지인(2020)은 행정정보 데이터세트를 공공데이터의 한 유형이라는 전제하에 기록관리 표준과 공공데이터법을 비교 분석하였다. 그 결과 관리기준표 작성이 작성주체의 역량에 의존적이며 설명형인 관리기준표 변경사항을 반영하기 취약한 구조임을 확인하였다. 신정엽(2021)은 관리기준표 작성 절차, 항목별 작성 사례와 관리기준표 작성 과정 중에 생기는 업무의 혼선과 고충을 해결할 수 있는 별도의 선별 정책 마련 필요성을 제언하며, 전체 데이터세트 보존 방식으로 운영, 비정형데이터에 대한 선별, 관리기준 추가 등 관리기준표 운영 개선방안을 제시하였다. 행정정보 데이터세트 기록관리 표준(NAK 35:2020(v1.0))의 제정으로 행정정보시스템의 관리대상 선정, 관리기준표 구성항목과 작성방법, 이관규격 등에 데이터세트 기록관리에 관한 전반적인 프로세스와 방안이 마련되었다. 그러나 데이터세트 기록관리 방안이 확립됐음에도 구체적인 실행방안은 정의되지 않고 관리기준표 양식만 표준화되어 있는 상황이라 기록관리 관련 전반 업무를 수행하기 어려운 실정임을 확인하였다.

초기 선행연구는 데이터세트의 특성을 반영할 수 있는 기록관리체계 구축을 위한 연구가 주를 이루었다. 기록관리 방안이 확립된 후에는 실제 데이터세트 기록관리 업무를 수행하면서 발생하는 문제점의 개선방안을 마련하는 연구가 수행되었다. 2020년 국가기록관리 중장기 발전계획에 따르면 국가기록원은 행정정보시스템 기록관리체계 적용 확산과 함께 행정정보 데이터세트 종합관리시스템 구축을 목표로 하고 있다(국가기록원, 2020c). 종합관리시스템에서 접근할 수 있는 데이터세트의 높은 보존가치를 고려했을 때 대국민을 대상으로 개방된 데이터세트를 적극적으로 활용을 장려하는 서비스가 제공될 필요가 있다. 이에 본 연구는 종합관리시스템에서 기록물관리 담당자뿐만 아니라 대국민을 대상으로 제공할 수 있는 서비스 방안을 제안하고자 한다.

데이터세트 등록 서비스 제공 현황 분석결과는 다음 <표 3>과 같다. 등록 서비스는 등록 권한을 가진 계정으로 로그인해야지만 이용할 수 있기에 웹사이트마다 어떤 등록 서비스를 제공하는지 직접 확인할 수 없었다. 그래서 등록 가이드에서 확인할 수 있는 정보의 수준에서 조사를 진행하였고, 이마저 확인할 수 없는 웹사이트의 경우 ‘-’(해당 서비스 제공 여부 확인 불가)로 표시하였다. 서비스 현황 분석결과, 일부 웹사이트에서 제공하는 데이터세트 등록 서비스는 전반적으로 로그인-데이터파일 등록-메타데이터 등록순의 단계를 거쳐 데이터파일을 업로드할 수 있도록 한다. 등록 방식은 크게 수동 등록과 자동 등록으로 구분된다. 수동 등록은 데이터세트 파일 업로드 시 메타데이터를 직접 작성하도록 하며, 자동 등록은 소프트웨어나 자동화 도구 등을 사용하여 등록할 수 있다. 국외 국립기록원은 직접적인 등록 서비스는 제공하지 않으나 이관된 데이터세트 중 공개하고자 하는 데이터세트를 웹사이트에 업로드한다고 보아 ‘△’로 표시하였다. 우리나라 공공데이터 포털의 경우 공공데이터목록 등록관리시스템(all.data.go.kr)을 지원하며, 행정안전부에서 표준데이터셋 점검 서비스와 공공데이터 품질관리 수준 자체평가 서비스를 제공하여 각 기관의 담당자가 데이터세트 구성 시 올바른 파일명 생성, 항목구성, 데이터 등록을 안내하고 있다. 등록 서비스는 관리자를 대상으로 데이터세트를 등록하고 이를 유지관리 업무를 수행할 수 있도록 지원한다. 행정정보 데이터세트 기록관리를 위해 기록물관리 담당자는 데이터세트 관리기준표를 작성하고 변경사항이 있을 때마다 데이터세트 관리기준표를 수정해야 한다. 종합관리시스템에서 데이터세트 관리기준표를 작성하여 등록하여 관리할 수 있도록 서비스를 제공하면 데이터세트 기록관리 업무 수행을 지원할 수 있을 것이다.

데이터세트 검색 및 열람 서비스 제공 현황 분석결과는 다음 <표 4>와 같다. 대부분의 웹사이트는 메인화면에 키워드 기반의 검색창을 위치시킨 검색형 포털로 운영되고 있다. 질의한 키워드에 따라 도출되는 검색 결과 내에서 이용자가 원하는 특정 조건에 맞춰 재검색할 수 있도록 검색 결과 필터를 제공하고 있다. 입력한 키워드와 연관 있는 주제어를 검색창 하단에 추천해주는 검색어 서비스는 일부 웹사이트에서 제공하고 있다. 모든 웹사이트에서는 이용자가 데이터세트를 열람할 수 있도록 다운로드 서비스를 제공하며, 일부 사이트에서는 데이터파일을 다운로드하기 전, 일부 데이터를 확인할 수 있도록 미리보기 서비스를 제공하고 있다.

NARA의 AAD는 필드 검색을 통해 이용자가 원하는 레코드 일부만 검색하고 다운로드 받을 수 있도록 서비스하고 있다. 호주 공공데이터 포털은 CSV 파일에 한정하여 테이블 형태와 그래프(막대형, 꺽은선, 버블형 등)로 시각화할 수 있는 미리보기를 제공하여 데이터세트의 이해를 돕는다. AI Hub에서 데이터세트를 다운로드 받아 열람하기 위해서는 계정 로그인 후 데이터세트 사용 신청 절차를 거쳐 승인을 받아야 한다. 데이터세트 다운로드를 위해 별도의 프로그램을 설치해야 하지만 데이터세트를 구성하는 여러 데이터파일 중 이용자가 필요한 파일만 선택하여 다운로드할 수 있다. 범정부EA에 따르면 2020년 기준 16,199개의 행정정보시스템이 공공기관에서 운영되고 있다. 행정정보시스템이 생산하는 데이터세트는 종합관리시스템을 통해 데이터세트 관리기준표를 작성하고 등록 시 다양한 데이터세트 관리기준표가 기록물관리 담당자와 대국민에게 공개될 것이다. 이에 이용자 의도에 적합한 검색 결과를 얻을 수 있도록 다양한 검색 접근점을 제공하고, 효과적으로 데이터세트 및 관리기준표에 접근할 수 있는 기능이 필요하다.

데이터세트 분석 및 활용에 관한 서비스 현황 분석결과는 다음 <표 5>와 같다. 일부 웹사이트에서만 데이터세트를 분석 및 활용할 수 있도록 관련 정보와 도구를 지원한다. 분석 서비스를 제공하는 웹사이트의 경우 분석 정보는 분석 리포트와 같이 미리 분석된 정보를 제공하는 수준에 그쳤고, 미국 공공데이터 포털과 AI Hub만이 분석 도구를 지원한다. 미국 공공데이터 포털은 resources.data.gov을 새롭게 편성하여 데이터 관리, 교환 및 사용을 지원하기 위한 정책, 도구, 사례 연구 등을 제공한다. AI Hub는 AI API⋅DATA를 통해 인공지능 기술 및 데이터를 체험하고 연구목적으로 사용할 수 있도록 제공하고 있다. 시각화 서비스를 제공하는 사이트가 분석 서비스보다 상대적으로 많았다. 시각화 정보의 경우 미국과 EU는 기관별 데이터 공개 정책 수행 현황이나 나라별 메타데이터 품질 현황과 같은 정보를 대시보드로 공개하고 있으며 그 외 캐나다, 한국, 경기도는 인포그래픽, 그래프 등 다양한 시각화 자료를 공개하고 있다. 호주는 nationalmap을 통해 데이터세트를 지도와 매쉬업해주는 서비스를, 우리나라 공공데이터 포털은 단순 그래프를 나타낼 수 있도록 시각화 도구를 웹 브라우저에서 제공하고 있다.

데이터세트 개방의 목적이 활용인 만큼 앞서 살펴본 다양한 웹사이트에서 데이터세트 분석을 위한 서비스를 제공하려는 움직임을 보이고 있다. 종합관리시스템 역시 데이터세트를 분석하여 활용할 수 있도록 필요한 도구와 환경을 마련할 필요가 있다. 데이터세트가 가지는 높은 활용도는 기존의 기록물과는 차별화된 특징이므로 종합관리시스템 이용도를 제고하기 위해선 이를 충족시키는 서비스 제공이 필수적일 것이다.

이용자 참여와 관련된 서비스 현황 분석결과는 다음 <표 6>과 같다. 전반적으로 이용자가 참여할 수 있는 활동은 주로 개방하고 있는 데이터세트를 평가하고, 데이터세트의 활용 사례를 공유, 이용자-이용자, 이용자-웹사이트 사이에서 이루어지는 정보 교류 등에 한정되어 있다. 이용자들이 많이 참여하는 서비스는 활용 사례 공유와 정보와 경험, 데이터세트 활용 시 발생하는 문제점 등을 공유할 수 있는 커뮤니티 서비스이다. 우리나라 공공데이터 포털은 데이터 공유하기라는 커뮤니티를 통해 이용자가 만든 데이터세트 재배포가 이루어지고 있다. 미국은 Open Data Stack Exchange란 질의응답 사이트와 연계하여 개발자와 연구자 누구나 질문하고 질문에 답변할 수 있도록 서비스를 제공하고 있으며, 호주도 마찬가지고 누구나 질문을 올리고 답변할 수 있는 커뮤니티를 제공하고 있다. 그러나 포털 내 메뉴에 커뮤니티 서비스가 명시되어 있지 않아 접근하는데 불편함이 있다.

종합관리시스템의 이용대상은 크게 기록물관리 담당자와 대국민으로 구분할 수 있다. 기록물관리 담당자는 데이터세트 기록관리 업무 수행을 위해, 대국민은 필요한 데이터세트에 접근하고 이를 분석 및 활용하고자 종합관리시스템을 이용할 것이다. 이때 관련 업무를 수행하거나 데이터세트를 분석하는 과정에서 도출되는 문제점을 공유하고 다른 이용자로부터 솔루션을 얻을 수 있는 정보 교류 공간을 마련할 필요가 있으며, 다양한 이용자가 쉽게 접근할 수 있도록 홍보, 배너 노출 등을 고려해야 한다.

교육 관련 서비스 제공 현황 분석결과는 <표 7>과 같다. 검색 가이드와 등록 가이드는 웹사이트의 전체 서비스 이용 가이드에 포함되어 제공되며, 등록 가이드의 경우 등록 서비스를 제공하고 있는 웹사이트에서 확인할 수 있다. EU 공공데이터 포털과 AI Hub는 데이터에 대한 지식과 활용 능력 향상에 이바지하고자 활용 교육 서비스를 제공하고 있음을 확인하였다. EU 공공데이터 포털은 data.europa academy를 운영하여 데이터 이용자와 데이터 품질관리를 수행하는 관리자를 위한 교육을 제공한다. AI Hub는 유튜브 채널을 운영하여 포털에서 제공하는 데이터세트의 이해를 돕고 활용 교육 영상과 함께 학습 자료를 제공하고 있다. 더불어 인공지능 놀이터라는 프로그램을 운영하여 수준별로 나누어진 문제를 데이터를 가지고 이용자가 집적 코딩을 해보고 결과를 도출해내는 프로그램을 경험할 수 있다.

이용 가이드와 교육 서비스는 웹사이트에서 제공하는 서비스를 더욱 유용하게 활용할 수 있도록 지원하는 서비스이므로 데이터 포털과 데이터세트를 활용하는 이용자들의 만족도 제고에 도움이 될 수 있는 유형의 서비스이다. 종합관리시스템의 이용자를 위한 상세 이용가이드와 관리기준표 작성이나 데이터세트 활용을 제고하기 위한 교육 서비스를 제공하여 데이터세트 분석에 대한 진입장벽을 낮춰 누구나 데이터세트를 분석하고 활용할 수 있어야 한다.

본 절에서는 2.1절부터 2.5절까지의 서비스 유형에 따른 분석결과를 <표 8>과 같이 정리하였다. 등록 서비스는 국내외 공공데이터 포털을 중심으로 제공되는 서비스이며, 검색과 열람 서비스는 모든 웹사이트에서 제공되고 있었다. 그러나 분석 및 활용에 관한 서비스와 교육 서비스는 소수 웹사이트에서만 서비스되고 있었으며, 이용자 참여에 관한 서비스는 활용 사례 공유와 데이터세트 신청에 국한되어 있음을 확인했다.

현행 행정정보 데이터세트 기록관리 기준에 의거, 기록물관리 담당자는 행정정보시스템의 유형을 구분하여 기록관리 적용 여부를 판단한다. 적용 제외대상 시스템은 그 사유와 근거를 기록으로 남기며, 기록관리 적용대상 시스템은 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성하여 관리기준표에 명시된 바와 같이 기록관리를 적용한다(이주광, 2020). 이러한 업무를 지원하기 위해 행정정보 데이터세트 종합관리시스템은 각급 기관마다 운영하는 행정정보시스템 중 기록관리 대상 시스템에 한정하여 데이터세트 관리기준표를 등록할 수 있는 기능을 제공할 필요가 있다. 행정정보 데이터세트는 행정정보시스템 내에 동적인 상태로 존재한다는 특성이 있다. 행정정보시스템은 기관의 업무를 수행하기 위해 지속적으로 운영된다. 이에 따라 행정정보 데이터세트는 업무가 종결되거나 기관 폐지, 행정정보시스템이 사용 종료되지 않는 한 수정, 삭제와 같은 변경이 수시로 일어난다. 또한 업무가 종결되어도 보존기간이 남아있는 데이터세트는 다른 업무에 활용될 수 있어 시스템 내에 데이터세트를 그대로 두고 각급 기관에서 자체관리할 수 있도록 한다. 더는 데이터세트에 변경이 일어나지 않는 상태이고 국가적으로 중요한 자료이기 때문에 영구기록물관리기관으로 이관이 결정 난 후에 종합관리시스템에 등록할 수 있다. 이관 시 국가기록원에서 제공하는 이관도구 SIARD_KR(SIARD_KR, 2020)을 사용하여 이관할 데이터세트를 추출하고 이를 종합관리시스템으로 등록한다.

이에 본 연구에서는 행정정보 데이터세트를 종합관리시스템에 등록하는 기능을 제외한 행정정보시스템 등록-행정정보 데이터세트 관리기준표 등록 두 단계를 거쳐 데이터세트 관리기준표 등록 서비스 방안을 제시하고자 한다. 행정정보시스템과 데이터세트 관리기준표를 등록할 수 있도록 웹상에서 주어진 항목의 내용을 직접 작성하여 등록하는 수동 등록 방식과 서식에 맞춰 미리 작성한 파일을 업로드하여 등록하는 자동 등록 방식, 총 두 가지의 등록 방식을 채택하였다. 기록물관리 담당자는 본인이 선호하는 방식을 선택하여 행정정보시스템과 데이터세트 관리기준표를 등록할 수 있다.

검색은 행정정보 데이터세트 종합관리시스템에서 제공하는 행정정보 데이터세트 관리기준표와 행정정보 데이터세트에 접근하기 위한 필수 기능이다. 종합관리시스템 이용자인 기록물관리 담당자와 대국민의 다각적인 검색 요구를 수용할 수 있도록 다양한 검색 방식을 제공할 필요가 있다. 이를 위해 본 연구에서는 통합검색을 기반으로 기관별 검색, 주제별 검색, SIARD 파일 검색, 상세검색 총 다섯 가지의 검색 방식과 함께 검색의 효율을 높이는 부가기능을 제안하고자 한다.

통합검색은 가장 보편적인 검색 방식으로 이용자가 검색창에 키워드 입력해 찾고자 하는 데이터세트 관리기준표 혹은 데이터세트를 결과로 제공한다. 앞서 기록물관리 담당자가 등록한 데이터세트 관리기준표의 시스템명, 업무명, 업무내용 및 목적, 단위기능명, 주제어 등과 같은 항목은 검색 키워드로 사용될 수 있어 검색 색인어로도 사용된다. 이를 통해 기록물관리 담당자는 데이터세트 기록관리 단위인 단위기능 검색이 가능해 데이터세트 관리기준표 작성 시 관련 내용을 참고할 수 있다. <그림 6>과 같이 검색창 주위에 인기 데이터세트나 최신 관리기준표 등과 같은 정보 볼 수 있도록 배치해 이용자가 쉽고 빠르게 관리기준표나 데이터세트에 접근할 수 있도록 한다.

기관별 검색은 <그림 7>과 같이 중앙행정기관 기준 부-처-청의 순서로 구성된 계층형 조직도를 제공하는 디렉터리형 검색 방식이다. 각 조직에 속하는 기관-행정정보시스템-행정정보 데이터세트 관리기준표/데이터세트 순으로 계층 부여하여 상위 카테고리부터 하위 카테고리까지 차례로 들어가 정보를 찾을 수 있다. 이를 통해 각급 기관의 전체 행정정보시스템 목록 확인이 가능하며, 각 시스템에 속한 데이터세트 관리기준표에 접근할 수 있다. 데이터세트 관리기준표 작성자는 본인이 속해 있는 기관과 유사한 업무를 수행하는 유관기관이 등록한 데이터세트 관리기준표에 쉽게 접근할 수 있어 데이터세트 관리기준표 작성 시 참고할 수 있다.

주제별 검색은 사전에 설정한 주제별 범주에 따라 분류된 행정정보시스템 목록을 통해 각 시스템에 속한 행정정보 데이터세트 관리기준표와 데이터세트에 접근할 수 있도록 한 검색 방식이다. 이용자가 찾고자 하는 정보에 대한 주제어나 키워드를 알기 어려워도 계층적으로 분류된 주제를 따라 쉽게 검색할 수 있다. 본 연구는 이를 위해 19개의 대분류(<표 10> 참조)와 75개의 중분류를 제안하여 대분류-중분류-행정정보시스템-데이터세트 계층구조로 검색할 수 있도록 한다(<그림 8> 참조). 향후 공공데이터 포털과 종합관리시스템의 연계성 강화를 위해 공공데이터 포털과 같은 주제 분류체계를 적용하거나 기존 종합관리시스템의 주제 분류체계의 대분류와 공공데이터포털의 주제 분류체계와 대응되도록 매핑(예. 농림 + 해양수산 → 농림해양수산)하는 방안을 적용하여 상호운용성을 확보하고 공공데이터를 비롯한 행정정보 데이터세트 활용도 제고 가능성을 열어둔다.

SIARD 파일 검색은 행정정보 데이터세트 특성에 부합하는 SIARD 파일의 주요 메타데이터를 검색할 수 있도록 한 검색 방식이다. <그림 9>와 같이 이용자의 로컬에 저장된 SIARD 파일 중 불러올 파일을 선택할 경우 파일의 항목을 확인할 수 있다. 불러온 SIARD 파일에 대한 검색은 생산 DBMS 종류, DB명, DB 소유자, SIARD 생산 일자 등 주요 메타데이터를 대상으로 수행된다. 주요 메타데이터로 색인어로서 활용도가 높은 항목을 선정했으며, SFA(스위스 연방 기록원)에서 발표한 SIARD 표준을 참고하였다.

상세검색은 기본 검색에 여러 검색조건을 추가하여 더 정확한 검색을 결과를 얻을 수 있는 검색 방식이다. 관리기준표의 항목을 기준으로 종합관리시스템의 검색조건 설정하였다. <그림 10>과 같이 기관명, 시스템명, 데이터세트명, 주제어, 기관 유형으로 검색조건을 구성하였고, 각 검색 질의어마다 불리언 연산자(AND, OR)를 선택하여 상세 검색식을 만들어 검색 범위를 제한할 수 있다. 검색조건 중 데이터세트 관리유형은 자체관리과 이관되어 관리되는 것으로 구분하여 필요시 체크박스를 선택하도록 한다.

다각도로 검색할 수 있는 검색 방식과 함께 검색의 효율성을 높일 수 있도록 다음과 같은 부가적인 기능을 고려할 수 있다(<그림 11> 참고). 질의어 검색 시 한/영 키가 바뀌어 질의어를 잘못 검색한 경우, 한글로 자동 변환 및 인식하여 (예. wosks → 재난) 올바른 검색 결과가 나올 수 있도록 한다. 검색창 하단에 검색 질의어와 상관도가 높은 키워드(주제어)를 추출하여 추천 키워드를 제공한다. 검색 결과는 질의어와 연관도가 높은 순으로 정렬되도록 하며, 관리기준표 등록 시 입력되는 항목을 메타데이터로 사용하여 기본적인 정보를 검색 결과 목록에서 볼 수 있도록 한다. 또한 검색 결과의 범위를 좁힐 수 있도록 필터링할 수 있는 기능을 제공한다.

기록을 보존하는 궁극적인 목표는 활용에 있는 만큼 종합관리시스템은 보존가치가 높은 행정정보 데이터세트를 적극적으로 활용할 수 있는 서비스를 제공할 필요가 있다. 이를 위해 본 연구는 클라우드 컴퓨팅에 기반한 분석 서비스를 제공할 것을 제안한다. 클라우드 환경을 구축한 종합관리시스템은 이용자들에게 데이터세트 분석에 필요한 인프라를 지원할 수 있다. <그림 12>는 종합관리시스템의 클라우드 서버 내 분석 도구 일종인 R을 탑재한 예시모형이다. 데이터를 수집하고 정제하는 가공 단계부터 분석 기법을 활용한 분석에 이르기까지 사용되는 분석 도구의 종류는 다양하며, 분석결과를 시각적으로 표현하는 시각화 도구 역시 종류가 다양하다. 이러한 도구들을 클라우드 서버 내에 탑재해 제공함으로 이용자는 별도의 분석 소프트웨어를 설치할 필요 없이 종합관리시스템의 웹 브라우저에서 분석 및 시각화를 수행할 수 있는 편의를 지원받을 수 있다. 더불어 여러 분석 플랫폼을 지원하여 이용자의 선호하는, 실력 수준에 맞는 플랫폼을 선택하여 사용할 수 있도록 한다.

향후 구축 예정인 행정정보 데이터세트 종합관리시스템에는 데이터세트 기록관리 업무를 수행하고자 하는, 행정정보 데이터세트를 얻어 활용하고자 하는 목적을 가진 자들이 모일 것이다. 데이터세트 기록관리 초기 단계인 지금 기록물관리 담당자들은 익숙지 않은 데이터세트 기록관리를 하며 수반되는 어려움을 마주할 것이다. 데이터세트 를 분석하여 활용하고자 하는 이용자들 역시 분석과정에서 발생하는 문제점을 해결하지 못하는 어려움을 겪을 수도 있다. <그림 13>은 관리기준표 작성이나 데이터세트 활용에 관한 게시글을 올려 의견을 나눌 수 있는 이용자 커뮤니티 예시모형이다. 이처럼 종합관리시스템을 통해 소통할 수 있는 각각의 커뮤니티를 구축하여 비슷한 문제를 겪고 있는, 이미 문제를 해결한 이들이 서로의 정보와 경험, 의견을 공유할 수 있는 소통창구로 활용할 수 있도록 한다.

다양한 서비스를 제공하는 만큼 이용자들이 서비스를 온전히 이용할 수 있어야 한다. 종합관리시스템은 등록, 검색, 분석, 교육, 재현 서비스 기능과 이용 방법을 모두 포함한 이용가이드를 배포하여 도움을 주어야 한다. 데이터세트를 분석하는 데 있어 하드웨어⋅소프트웨어 인프라, 양질의 데이터, 분석 전문성 등이 요구된다. 그러나 종합관리시스템의 이용자 저변확대에 따라 이용자마다 분석에 대한 전문지식 수준이 다양하다. <그림 14>는 데이터세트 활용 교육 예시 커리큘럼이다. 기초-초급-고급-심화와 같이 단계별로 구성된 교육을 제공하여 기초부터 심화까지 학습해가며 기술력을 향상할 수 있도록 한다. 종합관리시스템에서 데이터세트 분석과 활용을 위한 서비스 제공과 함께 이용자의 데이터 활용을 위한 교육 프로그램을 제공하여 이용자가 데이터세트를 이해하고 활용할 수 있는 폭을 넓힐 수 있도록 한다.

행정정보 데이터세트 종합관리시스템에서 개방하고 있는 데이터세트의 외형과 기능에 접근할 수 있어야 한다. 이에 본 연구는 클라우드 컴퓨팅을 활용한 재현 서비스를 제안한다. 재현 서비스는 크게 두 단계로 구분한다. 첫 번째 단계는 종합관리시스템 내에서 SIARD 파일을 재현하기 위한 플랫폼 제공이다. 더 나아가 두 번째 단계는 에뮬레이션을 통한 재현 서비스로 데이터세트 생산 당시의 컴퓨팅 환경까지 재현하는 것이다.