공공기록물법에 따라 공공기관은 전자기록생산시스템으로 기록물을 생산 또는 접수하거나 비전자기록물의 경우 전자기록생산시스템으로 등록하여 관리한다.2) 등록된 기록물과 기록정보는 이관시기가 도래하면 기록관리시스템으로 이관되어 관리한다. 즉, 기록관리시스템으로 기록물을 관리하기 위해서는 시스템에 기록물을 등록하여야 하며, 이 때 생산부서 정보는 코드화하여 등록되는데, 공공기관은 행정표준코드3)관리기준에 따라 각 업무기능별 처리과 또는 팀 단위로 생산기관코드를 부여하여 생산부서를 관리한다. 행정표준코드는 행정표준코드관리시스템으로 관리되며, 공공기관 내 행정정보시스템과 연계되어 기관 내 문서뿐 아니라 정보 공동활용을 위해 다른 시스템과의 연계를 원활하게 하는 코드체계이다.

그러나 공공기관의 수집 기록물의 경우 이해관계자인 다양한 생산자 또는 기관, 단체의 활동으로부터 자율적으로 생산되는 것이기에, 현재의 행정표준코드로 생산처 또는 수집처의 기관코드에 따라 기록물을 등록할 수 없다. 예를 들어 학생자치활동인 동아리의 경우 행정표준코드는 학생동아리라는 부서가 없기에 학생활동을 지원하는 학생처의 학생과 또는 기록물을 수집하는 기록관 등 유사한 부서로 생산기관을 지정하여야 한다. 그 결과 기록물은 원래의 출처를 확인하기 어려우며, 기록물 유형이나 관련 분류체계에 따라 하나의 기록집합이 전혀 다른 부서로 분산되어 관리될 우려가 있다.

이러한 문제를 해결하기 위해 부산대학교 기록관에서는 현재의 기록관리시스템으로 관리가 어려운 대학 역사자료의 생산처 또는 수집처를 관리하고자 하였다. 이를 위해 기록관이 보유하고 있는 자료의 생산부서 정보를 세분화하여 재분류하고, [부서관리] 기능을 개선하여 행정표준코드와 함께 자체 부서코드 관리기능을 추가하였다. 이 때, 기록관리시스템과 매핑할 수 있도록 행정표준코드의 처리과 코드는 유지하되, 대학 역사자료 관리를 위한 부서코드는 유형에 따라 세분화하였다. 이를 위해 기록관에서 수집한 역사자료의 기증자, 생산자 등의 정보를 실물 기록물을 정수점검하면서 재조사하여 7가지 유형4)으로 분류하여 목록을 작성하였다.

생산처와 수집처는 상위의 소속유형을 기준으로 기증자, 교직원조직, 기타기관(생활협동조합, 봉사회 등의 자율 조직), 동문회, 학생조직(동아리), 외부기관으로 구분하였으며, <그림 3>과 같이 행정표준코드와 함께 활용할 수 있도록 표준코드 체계에 따라 하위부서의 트리형으로 구성하였다.

기록관리시스템으로 기록물의 원출처를 분류 또는 기술하기 어려웠던 부서관리 기능 개선작업을 수행한 후, 기록관에서 관리하고 있는 실제 기록물을 재분류하고 기록목록 정보를 정정하는 정리작업을 진행하였다. 예를 들어 학생자치활동의 경우 행정부서코드에 따라 <서예동아리>는 인문대학 한문학과, <TIME지연구반>은 사회과학대학 신문방송학과 등으로 분류하고, 연속적으로 발행되는 자체 발간자료도 생산부서의 조직개편에 따라 분산되어 관리해 왔다. 그러나 부서관리 기능을 개편하면서 학생자치활동, 동문회와 같이 행정부서가 아닌 기관 내외부의 구성원과 이해관계자가 생산한 기록물의 생산처 또는 수집처에 따라 기록물의 등록정보를 수정하고, 원출처에 따라 기록물을 관리하면서 기록물이 본연의 생산맥락에 따라 관리할 수 있게 되었다. 가령, <그림 4>에서와 같이 The Hyowon Herald를 언론사라는 행정부서가 아닌 기록물의 생산처인 영어신문사로 등록할 수 있게 함으로써 부서관리 기능을 개선하고자 하였다.

기록물을 등록할 때 부서나 기록물의 유형과 같은 분류체계에서 확인이 어려운 추가적인 정보는 별도의 주기사항 기술을 통해 상세한 정보를 남길 수 있도록 기능을 개선하여 되도록 상세하고 정확한 정보를 기재할 수 있도록 하였다. 대학 역사자료는 기증자와 실제 기록물의 원 소유자 또는 전달자가 다르거나(가족 또는 지인의 기록물 기증), 정확한 생산부서를 확인할 수 없거나(기관⋅단체 등의 정확한 생산⋅수집처 정보 확인 불가), 권리관계에 대한 기록이 필요한(타 기관에 제공 시 기증자가 재동의 요구, 저작⋅사용권 등 권리관계 발생) 기록물과 같이 추가설명이 필요한 기록물이 대부분이다. 이러한 경우 <그림 5>와 같이 기록물에 대한 정보가 누락되지 않도록 공개구분과 공개제한부분, 비공개사유와 같은 필수 정보와 비고사항을 기재할 수 있도록 하고, 기증확인서나 관련 정보파일을 첨부할 수 있도록 등록기능을 보완하고 기록물을 재정리하였다.

기록물의 부서코드가 아닌 주제와 유형에 따라 일련의 시리즈로 관리할 필요가 있는 기록물은 생산처 혹은 수집처의 정보를 재분류하여 등록하되, 실제 서가 편성에서는 유형에 따라 관리될 수 있도록 재분류하였다. 예를 들어, 대학언론사의 지원을 받아 학생기자들이 교내외 사건과 인물 등을 취재하여 발간하는 학보와 영자신문, 문예지 등 학생자치활동의 결과 신문 또는 책자의 형태로 정기 발간되는 역사자료이다. 그러나 학생자치활동을 지원하는 부서가 변경되거나, 2021년 세 곳의 언론사가 통합되어 ‘채널 PNU’로 개편된 것과 같이 발간주체가 변경되는 경우 연속적인 역사자료가 생산부서에 따라 분산관리되는 문제가 발생한다. 이와 같이 조직개편 등에 따라 하나의 연속적인 역사자료가 생산부서에 따라 분산되어 관리되는 것이 아닌 연속성에 따라 창간호부터 현재까지의 자료를 함께 관리할 수 있도록 역사자료를 주제와 유형에 따라 함께 관리하였다. 다만, 생산부서가 변경된 것을 확인할 수 있도록 생산부서를 ‘영자신문사’, ‘채널 PNU’와 같이 변경된 부서명을 기재하고, 시스템의 부서관리 기능에서 행정표준코드와 같이 해당 부서의 부서생성일과 부서폐지일을 기재하여 부서가 어느 시점에 변경되었는지를 확인할 수 있도록 하였다.

정리가 완료된 기록물은 생산부서(처리과)-생산연도-기록물철연번-기록물건연번으로 정리하는 표준 기록관리 시스템의 관리방식에 따라 보존상자를 편성하고, 상자별 고유 관리번호를 부여하여 순서에 따라 실제 서가에 재배치하였다. 다만, 이러한 경우 같은 활동에서 생산된 다양한 유형의 기록물-예를 들어 대학축제 관련 기록물의 홍보 팸플릿, 기념품, 사진⋅필름 등-은 하나의 보존상자에 편성되어, 보존상자 라벨에는 같은 기록물명이 기재되어 실제 시스템에 접속하여 한건씩 확인해야 하는 불편함이 있었다. 같은 활동에 따라 보존상자에서 함께 관리하는 기록물은 시리즈로 관리할 필요가 있는 연속적인 기록물은 아니기 때문에 분류체계에 따라 재편성하였다. 그러나 보존상자 라벨에 기재되는 기록물명에 기록물의 유형을 표기하여-일반문서는 (문), 행정박물은 (박) 등으로 표기-보존상자 라벨에서 기록물의 유형과 편성 수량을 확인할 수 있도록 관리의 편의성을 개선하였다.