많은 공공기관들이 소장 중인 비전자기록의 디지털화 및 데이터베이스 구축사업을 추진하고 있다. 디지털화 사업의 주요 목적은 중요 문서의 훼손과 멸실을 방지하여 영구적으로 안전하게 보존하면서도 이를 신속하게 찾을 수 있는 기반을 마련하여 행정효율을 증대시키기 위함에 있다. 이렇듯 비전자기록의 디지털화는 실물 기록의 열람과 활용을 줄여 안전한 관리환경을 마련함과 동시에 데이터베이스 구축을 통해 공간에 구애받지 않는 자유로운 접근을 가능하게 함으로써 이용가능성을 확보하기 위한 작업이다.

다른 측면에서 비전자기록의 디지털화는 전자기록 중심의 기록관리 체제에 맞춰 여러 유형의 기록을 통합적으로 관리하기 위한 노력이라고도 볼 수 있다. 온-나라 문서시스템과 같은 전자문서시스템나 업무관리시스템을 도입하기 전 공공기관은 다양한 유형의 비전자기록을 생산하였으며, 시스템 도입 이후에도 여전히 비전자기록을 생산하고 있다. 여기에, 각종 행정정보시스템의 개발과 도입으로 데이터세트와 같은 새로운 유형의 기록을 생산하거나 취급하는 등 기록관리환경은 과거보다 많이 복잡해지고 있다. 복잡한 환경 속에서 다양한 기록 유형을 체계적으로 관리하기 위해서는 각 기록의 연결, 즉 결합관계(archival bond)를 유지하는 것이 중요하며, 이를 구현하기 위한 필수적인 도구가 바로 메타데이터라 할 수 있다.

비전자기록의 디지털화 사업을 추진하는 과정에서 공공기관에서는 디지털화 사업 착수 및 용역 계약 시 관련 근거로서 국가표준 및 국가기록원에서 제정한 공공표준을 활용한다. 관련 국가표준은 「KS X ISO TR 13028 문헌정보-기록의 디지털화 이행 지침」이며, 공공표준은 「NAK 23:2017 기록물 목록 작성 및 디지털화 작업 지침」과 「NAK 26:2018(v2.0) 기록물 디지털화 기준」이다. 하지만 세 표준 모두 디지털화 자료의 품질 확보 및 신뢰성 유지에 집중된 것으로, 메타데이터에 관한 내용은 「KS X ISO TR 13028 문헌정보-기록의 디지털화 이행 지침」의 ‘6. 모범실무지침’ 중 ‘6.3.4 메타데이터’ 부분과 <부속서 C>의 ‘파일명 작성 메타데이터 권고사항’ 정도에 불과하다. 「NAK 26:2018(v2.0) 기록물 디지털화 기준」의 개정 전인 「NAK 26:2013(v1.0) 기록물 디지털화 지침-제1부: 종이 및 사진·필름」에서 ‘디지털화 관련 메타데이터’가 <부속서 B>에 있었으나, 개정 후에는 이마저도 삭제되었다.1) 이렇듯 2022년 10월 현재 디지털화 기록의 메타데이터 작성에 필요한 실질적인 내용을 다루고 있는 국가표준 및 공공표준은 실질적으로 존재하지 않는다고 볼 수 있다.

이러한 상황을 고려하면 디지털화 기록에 대한 메타데이터는 결국 「NAK 8:2021(v2.2) 기록관리 메타데이터 표준」 (이하 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」)을 따른다고 볼 수 있다. 하지만 이 표준의 목적이 ‘결재과정에서 생산된 문서류 위주의 기록물’을 대상으로 하되 ‘시청각기록물, 웹기록물, 행정정보 데이터세트 등도 공통 항목에 대해서는 이 표준을 적용’할 수 있도록 하는 데 있어 디지털화 기록에 적용하기에 매우 제한적이다. 디지털화 작업 절차에서 적절한 메타데이터의 생성은 기록의 품질을 유지하는데 중요한 요인임에도 불구하고, 이렇듯 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」으로는 디지털화 기록의 특성을 충분히 반영하기에 부족한 것이다.

해외의 경우, 미국 NARA는 「연방기록관리 : 영구기록의 디지털화와 레코드 스케쥴 검토(Federal Records Management: Digitizing Permanent Records and Reviewing Records Schedules)」(2020)에서 §1236.54 메타데이터 요구사항(Metadata requirements)의 하위 절로 디지털화 기록에 대한 메타데이터 요구사항을 별도로 다루고 있다. 또한 그 이전인 2004년 6월에 발표된 「전자적 접근을 위한 기록자원 디지털화 기술 가이드라인(Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access)」에서도 디지털화 기록에 대한 메타데이터 구성요소를 언급한 바가 있다. 이 외에도 영국 TNA의 「디지털화 문서 (Digitisation at The National Archives)」(2016)와 캐나다 브리티시 컬럼비아의 「정부정보 디지털화 가이드라인(Digitizing Government Information Guide)」(2020)에서도 디지털화 기록의 메타데이터 영역이 따로 편성되어 있는 것을 확인할 수 있다.

이러한 배경에서, 이 연구는 중요문서 보존 및 활용사업의 결과물로 생산되는 수많은 디지털화 기록의 체계적인 관리를 위해 필요한 메타데이터 요소를 제안하는 데에 목적이 있다. 이를 위해 먼저 문헌분석을 통해 디지털화 기록의 정의와 특성을 확인한 다음 원천 기록과의 관계를 정립하였다. 다음, 국내의 국가표준과 공공표준을 분석하여 디지털화 기록 메타데이터와 관련한 사항을 분석하고, 국내·외 사례 간 상호 비교를 통해 디지털화 기록 관리를 위한 메타데이터 요소 설계에 필요한 시사점을 확인하였다. 마지막으로, 분석 내용을 토대로 디지털화 기록 관리를 위한 메타데이터의 설계방향과 원칙, 메타데이터 요소(안)을 제안하였다.

이 연구에서는 디지털화 기록에 대한 메타데이터 표준의 분석대상으로 국내 공공표준인 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」과 NARA의 「연방기록관리 : 영구기록의 디지털화와 레코드 스케쥴 검토」, TNA의 「디지털화 문서」를 선정하였다. 디지털화 기록의 메타데이터에 대한 국내 표준은 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」이 유일하며, 국외의 경우 디지털화 사업의 주요 대상인 장기보존기록물을 중점적으로 관리하는 국가 기록관의 표준을 분석대상에 포함하였다. 이들 표준의 분석 목적은 디지털화 기록을 관리하는데 필요한 사항을 확인하고, 디지털화 기록과 관련된 메타데이터 기술요소를 상호 비교하는 데 있다. 분석결과는 디지털화 기록 관리를 위한 메타데이터 설계 방향과 원칙을 도출하고, 최종 메타데이터 요소(안)을 제안하는 데 근거자료로 활용하였다.

이 연구는 공공기관의 디지털화 사업으로 생산되는 디지털화 기록을 대상으로 하며, 공공영역 외 디지털화 기록까지는 고려하지 않았다. 또한, 많은 공공기관에서 현재 진행하고 있는 종이문서의 디지털화 사업으로 원천 기록의 유형을 제한하지 않았다. 즉, 이 연구에서 디지털화 기록은 종이를 비롯한 사진, 동영상, 음원 등 다양한 자원유형에 대한 작업의 결과물로 디지털화 파일을 생성하는 사례를 모두 포함하며, 이 연구에서 제안하는 메타데이터 또한 이들 유형을 모두 고려한 것이라 할 수 있다.

디지털화 기록의 관리를 위한 메타데이터의 필요성은 이미 여러 연구에서 제기된 바 있다. 박은경(2005)은 디지털화(디지타이제이션) 과정에서의 이미지 프로세스와 메타데이터 기술 실무에 대한 필요성을 강조하였다. 이선경(2008)은 기존 디지털화 사업에서 검색을 위한 색인목록을 작성하지만 품질 유지 등을 위하여 관련 메타데이터 요소가 획득되어야 한다고 언급하였다. 한희정, 김태영, 김용(2016)는 무형문화유산의 활용성을 높이고 관련 정보의 상호교환성 확보를 위해 다중개체 기반의 메타데이터 요소를 개발하였다. 이들 연구는 행정영역 외의 기록을 대상으로 하였으나 디지털화 기록의 품질 유지 등을 위해 메타데이터가 필요하다는 사실을 언급한 공통점을 가진다.

다음으로, 행정기록의 디지털화 기록에 관한 연구로는 특정 기관에 대한 사례 연구가 많은 비중을 차지하고 있다. 2005년 국가기록원이 주관한 행정기관 기록 DB 구축 사업을 대상으로 한 이예경(2007)을 시작으로 안지현(2014), 이유정(2016), 김도환(2021)은 지방자치단체의 디지털화 사업을 주제로 연구를 진행하였다. 이 중에서 이유정(2016)은 실제 디지털화 사업에서 메타데이터 기술 시 필수항목의 작성이 누락되는 점을 지적하며 기술항목의 관리 방안을 마련할 것을 제안하였다. 또한, 류재현(2017)은 공공기관의 중요기록 DB사업 프로세스를 분석하고 개선방안의 하나로 원천 기록의 메타데이터와 연계가 필요하다고 보았다. 김도환(2021)은 지방자치단체에서 진행한 디지털화 사업에 대한 만족도를 평가하고 문제점 및 개선방안을 제안하였다.

이처럼 선행연구에서는 디지털화 기록에 대한 메타데이터의 필요성에 대해 공감하는 수준에서 크게 벗어나지 못한 상태이며, 구체적인 메타데이터 적용 방안이나 요소 개발에 대한 연구는 아직까지 진행되지 못하였음을 확인할 수 있다. 이 연구는 디지털화 기록의 특징을 반영하면서도 원천 기록과의 연계를 유지할 수 있는 메타데이터 요소(안)을 제안하는데 목적을 두고 있다는 점에서 선행연구와 차별성을 가진다.

‘디지털화’란 하드카피 또는 비(非)디지털 기록을 디지털 형태로 변환하는 수단을 의미한다(KS X ISO TR 13028). 비(非)디지털 원천 기록을 디지털 사진으로 촬영하는 것 또는 아날로그 음성 기록을 디지털 매체로 변환하는 작업 등이 이에 해당한다. 「NAK/A 17:2014(v1.0) 녹음·동영상 기록물 디지털화 지침」 에서는 ‘디지털화’를 스캐닝 또는 인코딩 장비 등을 이용하여 대상 기록을 디지털 형태로 변환하는 과정으로 정의하였다. 임나영, 남영준(2019)은 대상 기록을 컴퓨터가 인식할 수 있는 확장자를 가진 독립적인 디지털 파일형태로 변환하는 과정으로 정의하면서, 비전자기록뿐만 아니라 디지털 매체에 수록된 파일을 디지털 파일로 변환하는 것까지도 디지털화의 범주에 포함된다고 보았다.

이 연구에서 설정한 디지털화의 범주는 다음과 같다. 첫째, 기록정보 자료의 유형에 상관없이 결과적으로 디지털 형태의 자원을 생산하는 경우를 모두 포함한다. 따라서 종이, 아날로그 음성 파일에서부터 디지털 매체에 수록된 파일까지 다양한 유형의 기록정보 자료가 디지털화 과정에서 원천 기록이 될 수 있다. 이러한 원천 기록은 둘 이상의 매체 유형으로 구성된 혼합 매체 파일(mixed-media files)일 수도 있다. 둘째, 디지털화 기록은 스캐닝 또는 인코딩 장비를 활용한 경우로 한정한다. 즉, 스캐너 등의 장비를 활용하지 않고 원천 기록의 내용을 컴퓨터와 문서작성 소프트웨어를 이용하여 전사한 기록은 포함하지 않는다. 셋째, 변환한 디지털 자원은 기계가 인식할 수 있는 형태로 되어 있어야 하며, 확장자로 구성되어야 한다. 여기서 인식은 기계가 읽을 수 있는 수준이 아닌 기계를 통해 확인이 가능한 수준을 의미한다. 따라서 디지털화 기록은 ‘원천 기록을 대상으로 한 디지털화의 결과물로 기계가 확인할 수 있는 형태로 재생산된 기록’이라고 정의할 수 있다.

디지털화 기록과 유사한 개념으로 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제53조에 따라 생성하는 ‘원본대체사본’도 있다. 원본대체사본은 보존기간 30년 이상인 기록 중 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능하여 보존매체에 수록하여 원본을 대체하여 보존하는 기록을 말한다. 원본대체사본은 원본의 폐기를 전제로 하기 때문에 원천 기록과 대체사본에 대한 이중적인 관리체계를 필요로 하지 않는다. 이 외에도 공공기록물법 시행령 제29조에서 병행보존, 원본보존, 원본대체보존 등 여러 보존방법을 제시하고 있으나 보존매체를 보존용 전자매체 또는 마이크로필름으로 한정하고 있어 이 연구에서 다루고자 하는 디지털화 기록과는 차이가 있다.

원천 기록과 디지털화 기록의 관계를 정립하기 위해 가상의 디지털화 프로세스 시나리오를 상정한 결과는 다음 <그림 1>과 같다. 원천 기록을 A기관 B부서에서 ‘공무원 교육제도 개선’이라는 제목으로 생산한 10쪽의 종이문서로 가정할 때, 디지털화 프로세스를 통해 디지털화 파일을 획득하더라도 해당 파일 내 문서의 제목은 여전히 ‘공무원 교육제도 개선’이며 생산자는 A기관 B부서이다. 다만 매체 유형은 종이에서 자기디스크로, 크기는 10쪽에서 720KB로 변경될 수 있다. 여기서 알 수 있는 점은 디지털화 과정을 거치더라도 기록의 형태만 변할 뿐 내용이나 생산맥락과 같은 본질적인 요인은 바뀌지 않는다는 사실이다. 이처럼 디지털화 기록은 새로운 개별 기록이 아닌 원천 기록의 사본, 즉 이용과 보존을 위한 대체물이라고 할 수 있다. 따라서 디지털화 기록을 관리하기 위해서는 여러 유형의 원천 기록과 함께 재생산된 기록까지 모두 포괄하는 관리체계를 마련할 필요가 있다.

기록 메타데이터란 시간이 지나가도 영역 안과 영역 간 기록의 생산, 관리, 이용을 가능하게 하는, 구조화되었거나 반구조화된 정보를 의미한다(KS X ISO 15489-1:2016 3.12). 기록관리 메타데이터는 기록을 업무맥락 속에 고정하여 기록에 대한 통제를 시작하면서 획득 시점에 기록을 정의하며, 기록의 품질인 진본성, 신뢰성, 이용가능성, 무결성을 보장한다. 또한 전자업무, 보존, 자원 기술, 자원 발견, 권한 관리 등 다양한 목적을 위해 생산, 관리된다(KS X ISO 23081-1:2017). 우리나라 국가표준 및 공공표준에서 디지털화 기록에 대한 메타데이터와 관련된 부분을 살펴보면 다음과 같다.

먼저, 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」에서는 기록관리 메타데이터가 객체 유형에 상관없이 기록의 품질을 보장하고 적절한 관리와 이해를 위해 매우 중요한 역할을 한다고 밝히고 있다. 이러한 메타데이터는 기록과 기록을 생산·관리·유지·이용하는 사람, 과정과 시스템, 관리정책 등을 확인하고, 관련 활동의 맥락을 파악하는데 사용된다. 「NAK 23:2017(v1.2) 기록물 목록 작성 및 디지털화 작업 지침」에 따라 기록의 디지털화는 ⑴ 자료준비 단계, ⑵ 정리단계, ⑶ 색인목록 등록 단계, ⑷ 기록 디지털화 단계, ⑸ 작업 완료 단계 등 5단계로 진행된다. 이를 고려하면 디지털화 기록 메타데이터는 이 5단계와 이러한 과정 전반에 관련된 사람, 시스템 등을 모두 반영해야 한다.

「KS X ISO TR 13028 문헌정보-기록의 디지털화 이행 지침」에서는 디지털화 과정을 문서화하고 계속적인 업무과정을 지원하기 위해 반드시 모든 디지털화 기록에 메타데이터를 부여할 것을 권고하고 있다. 메타데이터는 디지털화 기록을 관리하고 검색하는데 필수적인 구성요소이며, 이를 위해 다음 두 가지 유형의 메타데이터가 획득되어야 한다고 제시하고 있다: ⑴ 개별 디지털화 기록과 디지털화 과정을 설명하는 메타데이터, ⑵ 기록, 수행 중인 업무, 해당 업무와 연관된 행위 주체에 관한 메타데이터. 이 지침에는 이와 관련된 메타데이터 대다수는 디지털화 과정을 관리하는데 사용된 소프트웨어와 하드웨어로부터 자동 추출되어야 하며, 수작업으로 메타데이터를 부여하거나 적용하는 것은 가급적 최소화하여야 한다는 내용이 포함되어 있다. 또한, 메타데이터는 디지털화 기록에 임베디드(embeded)되거나 분리된 시스템에서 관리하거나 혹은 두 가지 방법 모두를 적용할 수 있지만, 어떠한 경우라도 생산된 메타데이터는 디지털화 기록과 직접적으로 연결되거나 연관된 상태로 관리되어야 한다고 강조하고 있다. 이 지침에서는 이외에도 이미지 계층 메타데이터, 업무과정 디지털화 메타데이터, 디지털화 프로젝트2) 메타데이터에서 고려할 사항을 제시하고 있다. 이 가운데 이미지 계층 메타데이터는 상속받은 메타데이터 외에 다음의 요소를 반드시 포함해야 한다고 적시되어 있다: ⑴ 디지털 이미지 고유식별기호, ⑵ 디지털화 일시, ⑶ 디지털화 과정과 연관된 행위 주체의 이름, ⑷ 획득장치(HW/SW), ⑸ 최종보정일자.

「NAK 23:2017(v1.2) 기록물 목록 작성 및 디지털화 작업 지침」에서는 색인목록 등록 검증 단계에서 검증담당자가 「NAK 29-2:2016(v1.2) 기록관리시스템 데이터연계 기술규격-제2부 중앙영구기록관리시스템과의 연계」에서 정하는 ‘기록철 생산현황’의 항목을 기준으로 등록된 기록철의 메타데이터 정보 발췌가 적정한지 검사할 것을 명시하고 있다. 마지막으로, 「NAK 26:2018(v2.0) 기록물 디지털화 기준」에서는 디지털화에 의한 결과물이 가져야 할 기본적인 기준을 제시하고, 기록 유형별 작업방법을 소개하고 있다. 이 기준에서는 디지털화 과정의 기록화를 위해 필요한 최소한의 기록 사항과 이러한 기록이 최초 생성 이후에 변경될 수 없도록 관리할 것을 분명하게 제시하고 있다. 최소한의 기록 사항은 ⑴ 디지털화 대상, 목적, 일시, 작업자, ⑵ 디지털화에 사용된 장치(모델, 제조사 등), ⑶ 디지털화에 사용된 소프트웨어에 관한 사항(모델, 제조사 등), ⑷ 압축 시 압축방법에 관한 사항(명칭, 표준번호 등), ⑸ 디지털화 결과의 해시함수 종류, 해시값 등이다.

이상에서 살펴본 바와 같이, 국내 표준에서는 공통으로 모든 디지털화 과정을 기록화할 것을 강조하고 있다. 디지털화 기록 자체에 대한 메타데이터뿐만 아니라 업무 과정과 디지털화 프로젝트에 대한 메타데이터도 생산, 관리되어야 한다고 언급되어 있다. 또한 원천 기록의 메타데이터 정보를 상속하거나 발췌하기 위하여 기존 업무시스템 혹은 기록관리시스템과의 연계도 강조하고 있다. 이러한 내용을 토대로 디지털화 기록 메타데이터의 데이터 모델을 도출한 결과는 다음 <그림 2>와 같다. 다음 장에서는 이러한 데이터 모델에 적합한 기록관리 메타데이터 요소를 보다 상세히 분석하고자 한다.

｢기록관리 메타데이터 표준(v2.2)｣에 수록된 메타데이터는 23개 상위요소, 66개 하위요소, 58개 세부요소의 3계층으로 구성되어 있다. 국내 표준에 따르면 디지털화 기록 메타데이터는 기록물 ‘건’ 단위로 원천 기록과 연계되어야 하므로 이 연구에서는 기록물 건을 기준으로 메타데이터 요소를 분석하였다. ｢기록관리 메타데이터 표준(v2.2)｣에서 기록물 건에 해당하는 메타데이터 요소는 20개 상위요소, 56개 하위요소, 56개 세부요소 등 총 138개이다.

국내의 경우 현재 디지털화 기록에 한정된 메타데이터 표준이 없으므로, 기록물 건 단위 메타데이터 요소를 ⑴ 공공기록물법 시행령에서 정하는 사본과 원본대체사본 관련 요소, ⑵ 폐지된 「NAK 26:2013(v1.0) 기록물 디지털화 지침-제1부: 종이 및 사진·필름」의 <부속서 B>에 제시된 디지털화 관련 메타데이터 요소, ⑶ 앞서 2장 2절에서 정리한 디지털화 기록 메타데이터에 반영되어야 할 요소를 기준으로 하여 디지털화 기록과 관련된 요소만 추출하는 과정을 거쳤다. ⑴은 디지털화 기록이 원천 기록의 사본에 해당하기 때문에, ⑵는 비록 폐지된 지침이지만 디지털화 관련 메타데이터 요소를 제시했던 유일한 국내 표준에 해당하기 때문에, 그리고 ⑶은 앞서 살펴본 것처럼 관련 지침이나 기준 등에서 디지털화 과정을 관리하기 위해 기록해야 할 항목을 분명하게 제시하고 있기 때문에 디지털화 기록에 적용가능한 메타데이터 요소를 추출하고, 나아가 디지털화 기록의 메타데이터 설계에 참조할 사항을 도출하는데 이들을 활용하는 것이 적절하다고 판단되었다. ｢기록관리 메타데이터 표준(v2.2)｣과 ⑴, ⑵, ⑶을 비교한 결과는 <표 1>과 같다.

먼저, 공공기록물법 시행령에 따른 사본 관리와 관련되는 요소를 선별한 결과, 상위요소는 ‘기록식별자’, ‘전자기록물 여부’, ‘유형’, ‘매체’, ‘크기’, ‘위치’, ‘보존이력’, ‘관계’ 8개이며, 하위요소 13개와 세부요소 8개로 총 29개로 나타났다. 사본 및 원본대체사본의 경우, 메타데이터 생성 시 ‘사본 유형’ 요소를 입력한다. 사본은 ‘사본 유형’에 요소값을 입력하고, ‘관계’ 요소를 활용하여 원천 기록과의 관계를 표시한다. 하지만 원천 기록을 폐기하는 원본대체 사본은 개별 기록으로 간주하여, 대부분 원본 메타데이터와 동일한 요소 값을 가지지만 ‘기본식별자’, ‘전자기록물 여부’, ‘매체’, ‘크기’, ‘위치’ ‘보존이력’, ‘관계’에 해당하는 값만 달라진다. 이러한 작성방법을 미루어 보아 사본과 원본대체사본에 대한 메타데이터 스키마가 별도로 구성된 것이 아니며 기존의 메타데이터 요소를 그대로 활용한다는 사실을 알 수 있다. 이러한 점을 고려할 때 디지털화 기록의 메타데이터에서도 원천 기록에서의 정보 발췌 및 연계를 위해 기존 메타데이터 요소를 활용하여 최대한 원천 기록의 정보를 획득하고 디지털화 기록의 특성을 추가로 표현할 수 있는 요소를 포함시키는 방향으로 설계되어야 할 것으로 보인다.

다음으로, 「NAK 26:2013(v1.0) 기록물 디지털화 지침-제1부: 종이 및 사진·필름」의 <부속서 B>와 대조해 본 결과, 디지털화 프로젝트 시 ‘기술(description)’, ‘주제’, ‘크기’ 등 일부 요소를 제외한 대부분의 정보가 원천 기록으로부터 획득되어야 하는 것으로 나타났다. 그 중 ‘기록계층’, ‘기록물명’, ‘분류’, ‘생산이력’, ‘보존기간’ 등 일부요소는 원천 기록의 메타데이터 정보를 그대로 사용하도록 정해져 있었다. 하지만 ‘생산자’와 ‘일시’는 각각 이미지 생산자와 이미지 생산일자를 기재하도록 되어 있어 원천 기록의 정보를 사용하는 요소와의 충돌이 발생할 가능성이 있는 것으로 나타났다. 또한 원천 기록의 생산이력을 그대로 받아오면서 ‘생산자’ 요소에 이미지 생산자를 기재할 경우 원본 생산자와 이미지 생산자가 중복으로 기재되어 혼란을 불러일으킬 수도 있었다. 이와 같은 가능성이 보인 이유는 이 지침에서 원천 기록과 디지털화 기록의 관계를 제대로 정립하지 못한 상태에서 요소를 선정, 도입하였기 때문인 것으로 보인다.

마지막으로, 디지털화 표준이나 지침에 명시된 디지털화 과정에서 기록해야 할 항목을 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」과 대조한 결과, 상위요소 5개와 하위요소 16개, 세부요소 14개 등 총 35개의 요소가 관련된 것으로 나타났다. 관련 상위요소로는 ‘관리이력’, ‘보존이력’ 등이 있으나 표준에서 언급한 고려사항을 모두 충족하는 것은 아니었다. 디지털화 과정과 연관된 행위주체의 기술에서도 ‘관리이력’이나 ‘보존이력’의 행위자 요소를 활용하여야 하는데, 이 역시 세부요소가 ‘기관명’, ‘부서명’, ‘개인명’ 등으로 설정되어 있어 디지털화 사업을 추진하는 사업체 정보를 작성하기에 적절하지 않은 것으로 나타났다. 또한 표준이나 지침에서 디지털화에 사용한 하드웨어나 소프트웨어의 모델이나 제조사 등에 대한 정보도 관리해야 한다고 규정하고 있으나, 기록물 건 단계에서 ‘포맷’ 요소는 적용되지 않는 것이었다. 따라서 다른 기록계층(컴포넌트)에 적용하는 ‘포맷’ 요소를 임의로 포함시켰다. 그러나 ‘포맷’ 요소에 정의된 하위요소가 ‘포맷명’, ‘포맷버전’, ‘생성 애플리케이션명’, ‘생성 애플리케이션버전’ 등 4개뿐이어서 관련 정보를 충분히 표기하기는 부족한 것으로 나타났다.

이러한 분석결과를 토대로, 디지털화 기록과 관련된 메타데이터 요소를 최종적으로 추출하였다. 디지털화 기록의 메타데이터는 <표 1>에서 ⑴, ⑵, ⑶ 중에서 하나라도 언급한 요소를 모두 포함하되, 원천 기록과 동일한 데이터 값을 가지는 요소는 제외하였다. 원천 기록과 동일한 메타데이터는 디지털화 기록 메타데이터가 아니라 원천 기록으로부터 획득하여 활용할 수 있기 때문이다. 또한, 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」 중 기록물 건에 적용하는 요소를 추출하였지만, 컴포넌트에 적용하는 ‘포맷’ 요소는 포함하였다. ‘포맷’ 요소는 디지털화 기록에 적용해야 하는 요소지만, 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」에서 기록물 건에 적용되지 않는 요소였기 때문이다. 이러한 과정으로 최종 추출된 디지털화 기록의 메타데이터는 상위요소 ‘기록식별자’, ‘전자기록물 여부’, ‘유형’, ‘포맷’, ‘매체’, ‘크기’, ‘위치’, ‘관리이력’, ‘보존이력’, ‘관계’, ‘무결성체크’였으며, 하위요소, 세부요소를 모두 합쳐 총 59개였다.

이러한 분석 결과를 보면, 디지털화 기록의 관리를 위한 관점에서 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」는 다음과 같은 문제점을 가지고 있음을 확인할 수 있었다. 첫째, 원천 기록과 디지털화 기록의 관계가 제대로 정립하지 않은 채 메타데이터 표준이 제시되어 있었다. 특히 폐지된 <부속서 B>와 비교하여 ‘생산자’ 요소에 이미지 생산자 정보를 입력하도록 하면서 ‘생산이력’은 원천 기록의 생산이력을 그대로 활용하도록 하는 구조는 메타데이터 작성자의 혼란을 야기할 수 있는 것이었다. 따라서 메타데이터 설계 시 디지털화 기록의 성격과 특성을 제대로 규정한 다음 메타데이터 요소를 구분해서 작성할 수 있도록 설계하여야 할 것이다.

둘째, 관련 표준에서는 디지털화 기록 관리를 위해 디지털화 기록에 대한 정보와 디지털화 업무과정 및 프로젝트에 대한 정보를 구분하여 기록화하여야 한다고 되어 있었다. 하지만 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」은 기록 자체에 대한 요소를 중심으로 설계되었을 뿐만 아니라 업무과정과 디지털화 업무에 대한 정보를 포함할 수 있는 요소는 매우 적어 향후 관련 요소가 추가적으로 개발될 필요가 있는 것으로 나타났다.

마지막으로 기록계층별로 메타데이터 요소의 적용을 달리하고 있었다는 점이다. 이 연구에서는 디지털화 기록 메타데이터의 작성계층을 기록물 건 단위로 분석하였는데, 기록물 건에 적용하지 않는 요소로 ‘포맷’, ‘분류’, ‘생산 이력’, ‘보존장소’ 등이 있었다. 하지만 혼합매체파일 등을 관리하여야 하는 상황을 고려할 때, ‘포맷’은 디지털화 기록 관리에 있어 필수적인 요소임에도 불구하고 비적용 요소로 정의되어 있어 이에 대한 검토가 필요한 상황임을 알 수 있었다.

미국의 「연방기록관리 : 영구기록의 디지털화와 레코드 스케줄 검토」(2020)는 영구적으로 보존하여야 하는 원천 기록을 처분하고자 하는 부처가 디지털화 과정에서 준수하여야 할 사항을 정해 NARA에서 발표한 규정이다. 규정은 하위 절 36 CFR Parts 1224, 1225와 1236으로 구성되어 있으며, 메타데이터와 관련된 사항은 Part 1236에 있다.

「연방기록관리 : 영구기록의 디지털화와 레코드 스케줄 검토」에서 메타데이터는 디지털화 과정과 결과, 그리고 전자기록의 기술적 속성을 설명하기 위해 필요한 도구로 간주된다. 이 규정에서는 메타데이터를 구성하는 정보를 원천 기록과 디지털화 단계별로 포착하여 수집하는 것이 중요하다고 밝히고 있다. 이 규정에서 메타데이터는 수집할 정보의 성격과 목적에 따라 관리(administrative), 설명(descriptive), 기술(technical), 전송(transfer) 메타데이터로 구분되며, 이에 해당하는 요소는 <표 2>와 같이 총 34개이다.

NARA의 디지털화 기록을 위한 메타데이터 특징은 다음과 같다. 첫째, 같은 요소를 사용하더라도 상세구분을 활용하여 적용대상을 구분하고 있다. 관리 메타데이터에서는 디지털화 기록의 식별자를 ‘식별자:파일명(Identifier: File Name)’으로 관리하여 원천 기록의 식별자인 ‘식별자:레코드 ID(Identifier:Record ID)’와 구분하여 사용한다. 동일한 ‘식별자’라는 요소를 사용하지만 상세구분을 활용하여 적용대상을 명확하게 정하고 있는 것이다.

둘째, 디지털화 기록의 내용, 생산맥락 등에 대한 정보는 원천 기록과 동일하다. 설명 메타데이터는 원천 기록에 대한 정보로 구성된 반면 기술 메타데이터는 디지털 파일 사이즈 등 디지털화 기록 관리에 필요한 정보로 구성되어 있다. 이를 통해 디지털화 기록이 원천 기록과 형태만 다를 뿐 내용, 맥락 등은 원천 기록과 다르지 않은 사본이라는 전제 하에 메타데이터를 설계했음을 확인할 수 있다.

마지막으로, 디지털화 프로세스 전반에 걸친 기록화를 위해 프로세스를 대상으로 한 메타데이터 요소가 반영되어 있다. 디지털화한 결과물을 NARA로 전송하는 과정에서 생성하여야 하는 정보를 전송 메타데이터로 정해놓아 디지털화 프로세스 전반에 대한 기록화를 가능하도록 구현하고 있다.

「디지털화 문서」(2016)는 영국 TNA에서 소장한 컬렉션 중 아날로그 기록을 디지털화할 때 필요한 표준과 요구사항에 대한 규정으로서 이미지 규격을 포함한 초기 이미지 스캔에서부터 이미지 전송까지의 과정을 포함하고 있다. 이 규정에서는 파기할 원본을 대신하여 영구보존을 위해 디지털화한 기록을 디지털화 기록(digitised records)으로, 원본 기록은 그대로 보존한 상태에서 디지털화한 기록을 디지털 대체물(digital surrogates)로 구분한다. 이 연구에서 대상으로 하는 디지털화 기록은 후자의 의미에 가깝다.

「디지털화 문서」에서 메타데이터는 임베디드(emdedded)과 외부(external)으로 구분하며, 외부 메타데이터는 다시 기술(technical) 메타데이터와 전사(transcription) 메타데이터로 구분한다. 마지막으로 전사 메타데이터는 전사할 기록에 따라 내용이 다양하게 나올 수 있으나 이에 대해서는 메타데이터 요소가 아니라 일반적인 원칙으로 대신하고 있다. 따라서 전사 메타데이터는 분석에서 제외하였다.

먼저, 임베디드 메타데이터는 이미지 파일 자체에 포함되는 최소한의 메타데이터이다. 임베디드 메타데이터는 기록의 장기 보존 시 식별이 용이하도록 할 목적에서 설계되었다. 임베디드 메타데이터를 구성하는 요소는 왕실 저작권 혹은 신뢰기반 제3자 저작권 등 저작권 문구, UUID(Universally unique identifier, RFC4122), URI(Uniform resource identifier)이며, 이 요소는 구조적인 XML로 작성되어 최종적으로 JPEG 2000 규격의 이미지에 탑재된다.

다음, 기술 메타데이터는 각 이미지별로 디지털 이미지 생성 및 전자 텍스트 생산과 관련하여 수집되는 데이터로, 디지털화 기록의 장기적인 보존을 위한 역할을 수행한다. 기술 메타데이터의 범위는 하드웨어, 소프트웨어와 이미지를 만드는 디지털화 과정을 모두 포함한다. 이 데이터는 특정 스캐너가 낮은 품질의 이미지를 만들거나 소프트웨어 패키지에서 버그가 발생하는 등 품질 보증 과정에서 처리할 수 없는 시스템 측면에서의 문제를 확인할 수 있도록 하는 역할도 담당한다. 기술 메타데이터는 UTF-8 인코딩을 거쳐 RFC 4180 규격에 따라 CSV 텍스트 파일로 생성된다.

「디지털화 문서」에서는 <표 3>과 같이 디지털화 기록과 디지털 대체물에 대한 기술 메타데이터를 별도로 정하고 있다. 이 가운데 종이문서의 디지털화와 디지털 대체물에 공통적으로 적용되는 요소는 29개이며, 디지털화 기록을 대상으로 추가로 적용되는 요소가 13개, 디지털 대체물을 대상으로 추가로 적용되는 요소가 1개 있다. 종이문서가 아니라 마이크로 폼 혹은 사진자료를 대상으로 한 디지털화 기록이라면 1~4개의 요소를 추가할 수 있어 마이크로폼 자료의 디지털화 기록이라면 기술 메타데이터는 최대 46개까지 확장될 수 있다.

이와 별도로 기술 환경(technical environments)과 관련한 메타데이터 요소 8개도 획득하도록 설계되어 있다. 이 역시 마이크로 폼 혹은 사진자료를 대상으로 한 디지털화 프로젝트에서는 1개 요소를 추가한다. 기술 환경 메타데이터에 해당하는 전체 요소는 <표 4>와 같다. 「디지털화 문서」에서는 이들 요소에 대해 요소별 필드명, 데이터 포맷, 설명, 옵션 및 예시, 사유, 일관성 검사 여부 등으로 구성된 메타데이터 스키마를 제공하고 있다. 디지털 대체물의 경우에는 기술 환경 메타데이터를 적용하지 않는다.

TNA 문서에서 발견되는 메타데이터 특징은 다음과 같다. 첫째, 저작권 문구 외 UUID, URI 등 디지털화 자원을 구분할 수 있는 여러 식별자를 활용한다는 점이다. 앞서 살펴본 미국 NARA의 메타데이터 규정에서 ‘식별자(Identifier)’ 요소를 상세구분을 이용하여 구분한 것과 달리, 영국은 ‘배치코드(Batch code)’와 함께 UUID, URI 요소를 별도로 활용한다. UUID 등은 단독으로 사용될 수도 있지만 ‘파일 UUID(File UUID)’와 같이 다른 요소의 상세구분으로도 활용된다. 실제 사례에서도 기본 식별자 외 UUID, URI 등 자동 생성 기반 식별자를 추가로 활용하는 것을 확인할 수 있다.

둘째, 디지털 자원의 특성에 따라 메타데이터 요소를 달리 구성하여 적용하였다. 메타데이터 작성 대상을 원본대체사본과 같은 성격의 디지털화 기록과 디지털 대체물을 구분하여 메타데이터 요소를 달리 적용하고 있다. 또한 종이문서가 아닌 마이크로 폼이나 사진자료에 대한 디지털화에서 적용하는 메타데이터 요소를 추가로 제시하고 있다.

마지막으로, 디지털화 기록의 영구적인 유지보수 및 관리를 위해 자동 추출 기반의 기술 메타데이터 요소를 적용하고 있다. 디지털화 기록 관리를 위한 기술 메타데이터 요소가 기술 환경에 대한 요소를 포함하여 최대 54개 정도로 많고, 대체로 자원 자체에서 자동으로 추출할 수 있는 요소로 구성되어 있다.

디지털화 기록의 특성과 관련 메타데이터 표준을 분석하여 도출한 디지털화 기록의 메타데이터 설계 방향은 다음과 같다.

지금까지 살펴본 설계방향을 고려하여 디지털화 기록 메타데이터 설계원칙을 도출한 결과는 다음과 같다.

1) 디지털화 기록의 메타데이터는 건(item)별로 생성한다.

디지털화 기록 관리를 위한 메타데이터 설계 모형은 아래의 <그림 3>과 같다.

우선 디지털화 기록 관리를 위한 메타데이터는 기존 시스템과의 연계 및 다른 메타데이터 표준과의 상호운용성을 고려하여 국내 표준인 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」을 기반으로 한다. 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」의 요소 중 내용, 생산맥락 등은 원천 기록 메타데이터로부터 승계받고, 자원유형이나 관리·보존이력 등 일부 요소는 디지털화 기록을 대상으로 별도로 생성하도록 한다. 하지만 현재의 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」으로는 원천 기록과 디지털화 기록이 가질 수 있는 자원의 여러 유형을 표현할 수 없다는 한계가 있다. 따라서 필요한 요소를 추가적으로 개발하되, 새로운 요소의 개발은 메타데이터의 상호운용성 확보를 위해 미국과 영국 사례를 참조한다.

다음으로 업무과정, 프로젝트 등 디지털화 프로세스에 대한 메타데이터를 생성하도록 한다. 이 역시 「기록관리 메타데이터 표준(v2.2)」만으로는 충분히 기술될 수 없으므로 미국과 영국 사례로부터 관련 요소를 추가하고, 디지털화 기록의 각 시점에 활용할 요소를 구분하여 설계한다.

마지막으로 원천 기록, 디지털화 기록과 디지털화 프로세스의 세 개체가 메타데이터를 통해 서로 연계될 수 있도록 식별자, 관계 요소 등을 활용한다.

<그림 3>의 디지털화 기록 메타데이터 설계 모형에 따라 디지털화 기록을 대상으로 하는 메타데이터 요소와 디지털화 프로세스 관련 메타데이터 요소를 제안하면 다음과 같다.