도시는 물리적 공간의 의미를 넘어 인간의 사회적 · 경제적 · 정치적 · 문화적 산물로서 역사적으로 큰 의미를 지니는 유기적 공간이다. 도시는 자연적으로 발생하여 발달하는 것이 일반적이나, 정치, 경제, 산업 등의 여러 가지 이유로 새로운 도시를 계획하여 건설하기도 한다. 이렇게 자연적으로 발생한 도시가 아닌 어떤 계획이나 목적에 의해 인위적으로 만들어진 도시를 계획도시 혹은 신도시라고 부른다. 가장 대표적인 계획도시는 미국의 뉴욕, 호주의 캔버라, 브라질의 브라질리아 등을 들 수 있으며, 우리나라의 경우는 창원시, 과천시, 신행정수도인 세종특별자치시 등이 있다.

계획도시는 자연적으로 형성된 일반적인 도시와 다르게 도시계획 단계부터 도시가 발전되는 전 과정에 걸쳐 다양한 참여 주체로부터 수많은 기록물이 생산된다. 도시건설 사업은 사회적 · 경제적 · 정치적으로 막대한 영향력이 있는 대규모 사업이므로 정책의 정당성을 확보하고 실행과정의 투명성과 책임성 확보가 매우 중요하다. 도시건설 과정에서 생산되는 기록물은 이러한 정책의 정당성 및 실행과정의 투명성과 책임성을 설명하고 증빙하는 데 반드시 필요한 자료이므로 체계적으로 수집하고 관리하여야 한다. 특히 계획도시 형성과정에서 생산된 기록물은 도시건설 과정에 대한 증거자료로서 대내외에 도시건설의 업무설명 책임을 다할 수 있으며, 국민들이 도시가 형성되는 과정을 이해하는 자료로 사용되므로 국가적 중요 정책 사업에 대한 국민적 공감대 형성은 물론 도시의 정체성 확립에 기여한다. 또한 도시건설 기록물은 다양한 분야에서 신뢰할 수 있는 일차적인 학술자료로서 활용도가 높으며, 도시의 새로운 문화콘텐츠를 창출하여 도시의 발전에 이바지 할 수 있는 중요한 자산이 된다.

도시건설 과정은 정부와 공공기관이 주도하지만, 그 과정에서 관련 학회, 건설업체, 시민단체, 지역주민 및 개인 등 민간분야에서도 다양한 영역에서 도시건설 사업에 참여하고 영향력을 행사하게 된다. 따라서 도시건설 과정에서 각 영역별로 다양하고 수많은 기록물이 생산되고 있다. 이렇게 생산되는 기록물은 그 유형과 관리 형태가 각각 상이하기 때문에 국가기록원 등 소관 영구기록물관리기관으로 이관되지 않은 기록물은 대부분 생산기관 내에 산재하여 있다. 도시가 건설되는 과정은 복잡하고 다양한 참여 주체가 존재하기 때문에 도시건설의 전 과정을 아카이브로 구축하기 위해서는 도시건설 과정을 거시적 관점으로 접근하여야 하며, 이를 위하여 다양한 영역의 기록물 수집 출처를 적절히 선정하고, 기록을 수집하는 것이 중요하다. 특히 신행정수도건설과 같이 이례적이며, 규모가 큰 도시 건설 사업은 지역균형발전이라는 목적을 위하여 대통령의 핵심공약에 따라 이행된 국가적 차원의 중대한 정책사업이므로 관련 기록물은 행정적, 역사적으로 큰 가치를 지니고 있다. 따라서 신행정수도건설 과정에서 생산된 기록물은 국가적 차원에서 체계적으로 수집하고 관리해야 한다.

「공공기록물 관리에 관한 법률」에 의하여 대규모 개발사업의 기록물 생산의무가 규정되어 있고, 일정 규모 이상의 국토의 형질이나 자연환경에 영향을 미치는 사업 · 공사 등과 관련된 기록물을 영구적으로 보존하기 위한 규정이 존재하고 있기 때문에 도시건설 기록물이 생산되고 관리되어야 한다.1) 현재 신행정수도건설 과정에서 생산된 공공기록물의 관리 실태를 보면, 공공기관일 경우 대부분의 기록물이 각 생산기관에서 자체 보존되어 있다. 그렇게 자체 보존하고 있는 중앙정부기관, 공기업, 지방자치단체 등의 관리 기준이 각각 다르기 때문에 동일한 사업에 관한 기록물이 통일성 없게 관리되고 있다. 따라서 신행정수도건설기록물의 통합적 관리를 위해 관련 기관의 기록물을 전수조사하고 관리체계를 수립하는 것이 시급하다. 또한 도시건설 사업과 관련한 민간영역에서 생산된 기록물 중 공공기관에서 접수 또는 수집되지 않은 경우 존재 여부조차 파악되지 못하는 실정이다. 민간기록물도 도시건설과 관련한 기록물은 공공기록물과 마찬가지로 공공성과 중요도가 높음에도 불구하고 생산 여부와 소재 파악조차 되지 않은 채, 관리 사각지대에 있기 때문에 추가적 유실을 방지하기 위해 적극적으로 수집하고 체계적으로 관리하여 활용할 수 있는 방안을 모색하는 것이 반드시 필요하다.

본 연구는 도시가 형성되는 과정에서 공공영역과 민간영역에서 생산되는 도시건설 기록물의 아카이브 구축 필요성에 대하여 인식하고, 도시건설 중에서도 대표적인 계획도시인 신행정수도건설 사업을 중점으로 해외의 아카이브 사례를 분석하는 기초연구라는 점에서 그 의의가 있다. 브라질은 신행정수도건설을 먼저 경험하고 관련 기록물을 공공 및 민간으로부터 적극적으로 수집하여 체계적으로 구축하고 서비스하고 있는 국가이다. 따라서 브라질의 신행정수도인 브라질리아를 연구 대상으로 선정하였다. 브라질의 브라질리아 건설기록물 구축에 관한 전반적인 사항들을 살펴보고, 우리나라의 신행정수도건설 과정에서 생산된 기록물의 아카이브 구축을 위한 시사점을 도출하고자 한다.

기록학에서 진행된 도시 관련 기록에 대한 연구 동향은 도시재생 사업 등 도시개발로 인하여 사라져 가는 도시의 모습을 기록화하기 위한 연구, 민간기록물 중심의 마을 기록화 및 공동체 아카이브 구축에 관한 연구 등 로컬리티 기록화 분야에 주로 초점이 맞추어져 있다. 본 논문에서 다루고자 하는 도시건설 기록관리 영역은 계획도시가 형성되는 과정에서 생산되는 기록물을 대상으로 한다는 점에서 로컬리티 기록화 분야와는 차별성이 있다. 이러한 도시건설기록물 관리에 관한 선행연구는 기록학 분야와 건축학 분야로 나누어서 살펴보았다. 이와 함께 이 연구의 직접적인 연구 대상인 브라질의 연방 지구 공공기록보관소(Arquivo Publico do Distrito Federal: ArPDF)에 관련된 브라질 선행연구를 살펴보았다.

먼저 기록학 분야에서 도시건설기록과 관련한 연구는 다음과 같다.

유병후(2014)는 중국의 도시건설 기록관리가 발전된 연혁과 현황, 도시건설 기록관리의 기본적인 관리업무 흐름, 도시건설 기록관리제도 및 도시건설기록관의 발전과정을 살펴보고 시사점과 우리나라 도시건설 기록관리의 방향성을 제시하였다.

김연진(2019)은 협의적인 의미의 도시개발을 확인하고, 그 과정에서 어떠한 기록이 생산되는지를 살펴보기 위하여 천안시를 통하여 기초지자체의 도시개발사업 기록을 분석하였다. 그 결과 도시개발사업을 시행하는 지역의 공간의 변천 과정을 확인하기 어렵다는 것을 확인하였고, 이를 해소하기 위하여 도시개발사업 기록화의 필요성을 제기하였다.

박으뜸(2019)은 국내 대형 건설사 및 대형 건설사의 하청업체를 대상으로 건설기록에 대한 관리 현황을 인터뷰와 통하여 살펴보고, 관련 법령을 분석하였으며, 건설기록이 가지는 공공성을 들어 건설기록 관리에 대한 중요성 및 대안에 대한 내용을 주장하였다.

엄수용(2020)은 성남시 건설과 관련된 사건인 광주대단지 사건 관련 기록에 대한 현황 소개 및 분석을 통해 도시개발 및 도시 역사의 기록물이 지닌 가치가 어떤지를 드러내며, 국내의 사례를 통하여 성남시에 세워질 도시기록 아카이브와 도시기록 아카이빙 활동이 어떻게 되어야 하는지 제안하였다.

김훈(2020)은 신행정수도건설추진 계획의 과정에서 정부 정책과 정책 결정에 따른 공공영역과 민간영역의 갈등과정을 기록화하기 위하여 도큐멘테이션 전략을 적용하여 사회적 갈등사건 기록화 전략을 수립하였고, 수립한 방법에 사례를 적용하여 적합성을 확인하였다.

기록학 분야에서 연구된 사례들을 검토한 결과 우리나라는 현재 도시건설 과정에서 생산된 기록물 관리 필요성과 함께 민간영역에서 생산된 도시건설 기록물 관리의 필요성과 문제점을 인식하고 있으나, 신행정수도건설기록물 관리 체계 수립에 관한 연구는 전무한 상황이다.

건축학 분야에서의 연구는 도시 개발 과정, 신행정수도건설과정에서 생산된 기록물을 연구 자료 및 참고 자료로서 활용하기 위한 관리의 필요성을 주장하였다. 유광흠 외(2008)는 건축 · 도시공간의 아카이브의 개념을 제안하고, 도시개발 사업 과정을 중심으로 건축 · 도시공간의 동적인 변화에 관한 기록을 활용하기 위한 아카이브 구축을 제시하였다. 또한 완전한 의미의 건축 · 도시공간 아카이브 구축을 위해서 공공기록물을 넘어 민간기록물과 학술적 가치를 지니는 서적 등의 관리와 활용에 대한 필요성을 언급하였다.

한서영(2019)은 행정중심복합도시의 도시 형태의 특징을 각종 공모전으로부터 법정계획인 기본계획 · 개발계획· 실시계획(지구단위계획)으로 이행하는 과정을 연구하였는데, 연구 목표를 달성하기 위하여 추진 과정에서 이루어지는 각종 회의와 계획 과정의 변화를 추적하고, 기반 자료 수집을 위하여 참여주체들의 분산된 자료를 수집하고, 정리하였다.

브라질의 신행정수도 브라질리아 건설기록물 관리에 관한 연구는 다음과 같다.

Carvalhêdo, Shirley do Prado(2003)는 브라질의 연방 공공 기록보존소인 ArPDF의 설립 배경, 발전과정을 연구하였다. 본 연구에서는 ArPDF 설립 배경 등을 당시 근무한 직원의 설문조사 등을 통하여 조사하였고, 이 연구를 통하여 공공 기록보존소가 갈등과 역설의 공간을 구성한다는 것을 보여주기 위하여 노력하였다.

Oliveira, Angélica Gasparotto de(2013)는 브라질리아 건설을 기록하고 기억하기 위하여 1960년대부터 생산된 수많은 영상 기록물 컬렉션의 존재와 해당 기록물의 소실에 대한 원인을 분석했고, 영상 기록물의 수집 및 보존기관과 인터뷰를 진행하였다. 또한 최종적으로 영상 기록물 컬렉션이 ArPDF에서 어떻게 보존되고 관리되는지에 관하여 연구하였다.

브라질에 관한 연구는 ArPDF 설립 과정에 관한 연구와 특정 컬렉션에 관한 연구가 진행되었고, 실제로 브라질리아 건설기록물 수집 및 관리에 관한 전반적이고, 심층적인 연구는 부족한 실정이다.

신행정수도건설은 대통령의 당선 공약인 행정수도 이전이라는 뚜렷한 목적 달성을 위해 수행하는 대표적인 계획도시 건설로 정치적 · 사회적 · 경제적 · 역사적으로 의미가 있는 국가적 사업이다. 현재 우리나라는 행정중심복합도시2)라고 지칭되는 신행정수도건설 사업이 세종특별자치시에 진행되고 있으며, 사업을 추진하는 과정에서 다양한 영역에서 수많은 기록물이 생산되고 있다. 그러나 기록물의 관리주체 부재 등으로 인하여 국가적으로 중요기록물인 신행정수도건설기록물의 수집관리가 제대로 이루어지지 않고 있기 때문에 신행정수도건설기록물의 관리 방안을 모색하는 것이 필요하다. 이를 위해 우리나라가 신행정수도 건설을 추진 시 모범 사례로 삼았던 국가 중, 신행정수도 건설 사업을 수행하는 과정에서 생산된 기록물을 적극적으로 수집하고, 체계적으로 구축하여 활용하고 있는 브라질을 사례 분석대상으로 하였다. 브라질의 신행정수도인 브라질리아의 건설기록물 관리 현황을 살펴보기 위하여 브라질 ArPDF의 웹사이트 및 공식 출판물을 조사하고, 분석하였으며, ArPDF 직원과 서면 인터뷰 등의 방법을 통하여 ArPDF의 설립배경, 운영현황, 기록물 수집전략, 기록물 관리 현황, 활용방법을 중심으로 살펴보았다. 이를 토대로 우리나라의 신행정수도건설 아카이브에 적용할 수 있는 방안과 시사점을 도출하였다.

우리나라 신도시의 경우, 초기에 신공업 단지 조성과 그 배후도시로서 개발되어 왔으나, 점차 과밀화 되어가는 서울의 인구 및 주택문제에 대한 해결 방안으로서의 신시가지, 신주택지 건설사업으로 변천되어 왔다(이동배, 김용하, 1991). 현재 우리나라 신도시건설은 크게 국토 및 지역개발과 대도시 문제 해결이라는 정책목표에 의하여 추진된다. 기존에 대부분의 신도시 건설은 수도권의 주택시장 안정과 주택문제를 해결하기 위한 정책 방안으로 추진되었으나, 신행정수도와 지방혁신도시는 국토공간의 불균형과 수도권의 과잉 집중 현상을 완화시키기 위하여 추진하였다. 그중에서 행정수도 이전을 위하여 추진한 세종시의 행정중심복합도시 건설사업은 가장 규모가 큰 대표적인 사례이다.

신도시건설은 도시개발법, 지방분권 3대 특별법 등의 관련 법률과 주요 정책에 의하여 추진되며, 이러한 법적 근거를 적용하여 정부나 지방자치단체가 위임하는 공기업이 사업시행자가 되어 사업을 수행한다. 우리나라의 신행정수도건설사업을 사례로 살펴보면, 수도권의 과밀해소와 국토의 균형발전을 위한 목적에서 시작되어 추진되었다. 2002년 9월 30일 당시 노무현 대통령 후보는 선거대책위원회 출범식에서 신행정수도건설공약을 발표했다. 그 해 12월 노무현 후보가 대통령에 당선되어 대통령직인수위원회 활동을 통해 ‘지방분권과 국가균형발전’을 추진할 구체적인 정책지도를 완성하였다(김안제, 2016). 2003년 4월에는 「신행정수도건설을위한특별조치법」이 국회를 통과하여 신행정수도건설추진위원회가 발족되었다. 그 후 입지선정을 위하여 후보지 평가위원회 평가를 거쳐 연기 · 공주 지역이 신행정수도 입지로 최종 확정되었으며, 2005년에 ‘신행정수도후속대책을 위한 연기 · 공주지역 행정중심복합도시건설을 위한 특별법’(이하 ‘행정중심복합도시건설특별법’)이 제정 및 공포되었다. 2005년 5월부터 11월까지 도시개념 국제공모, 공개 세미나, 공청회 등 도시 수요자의 직접 참여를 이끈 개방형 도시계획체제를 통해 도시건설 기본계획·개발계획 · 광역계획을 수립하였다. 2006년 12월에는 국민공모 등을 거쳐 도시 명칭을 세종(世宗, Sejong)으로 선정하기에 이르렀다(행정중심복합도시건설청, 2016). 이후 한국토지공사가 사업시행자로 지정되면서 2007년에 본격적으로 공사에 착공하였고, 2010년 12월에는 「세종특별자치시 설치 등에 관한 특별법」이 제정되어 2012년에 세종특별자치시가 출범하였다. 그 이후 중앙행정기관의 정부세종청사로의 단계적 이전이 이루어졌으며, 도시 자족기능을 확보하여 성숙단계에 이르는 2030년을 목표연도로 설정하여 계획을 수립하였다.

도시건설 과정에서 수많은 중요기록물이 공공영역은 물론 민간영역에서 생산되고 있다. 이들 기록물이 중요한 정보자원으로서 활용되고, 문화자원으로서 후대에 전승되도록 해야 하는 것은 기록관리자의 책무이다. Shepherd & Yeo(2003)는 기록의 가치와 활용성을 업무 활용성, 대내외 설명책임성, 문화 활용성의 3가지 관점에서 설명하였다. 이는 곧 기록관리의 목적이며, 필요성 및 유용성이기 때문에 도시건설 기록물, 특히 신행정수도기록물 관리에 적용하였다.

첫째, 업무에서 참고 자료로 활용할 수 있다. 도시계획 과정에서 생산되는 기록물을 체계적으로 수집하고 관리한다면, 향후 타 신도시를 계획하고, 건설할 때 중요한 기초자료 및 참고 자료로서 활용될 수 있다. 도시건설 과정은 일반적으로 각계 전문가 및 국민의 의견을 수렴하여 기본계획을 마련하고, 이에 따라 건설된다. 신도시건설은 그 목적이 저마다 상이하더라도 도시건설 프로세스가 대부분 유사하기 때문에 앞서 건설된 도시건설 사례를 참고자료로 활용하여 불필요한 시행착오를 줄일 수 있다. 신행정수도건설사업은 행정수도 이전이라는 목적을 가지고 있어 정부기관의 이전 등 일반적인 도시 형성 과정보다 더 복잡한 과정을 거치지만, 일반적인 계획도시와 유사한 프로세스로 진행되기 때문에 향후 타 도시의 건설을 계획하고, 수행할 때 중요한 참고자료로서 활용될 수 있다. 이렇게 활용하는 것은 단순히 업무 효율성만 높이는 것이 아니라 시간과 비용을 줄이는 경제적 효과를 동반한다. 뿐만 아니라 현재 신행정수도 이전을 계획 및 실행하고 있는 인도네시아 등 타국가에서도 참고자료로서 활용될 수 있다.

또한 도시가 건설되는 과정에서 생산된 공사 관련 기록물인 건축물이나 구조물의 설계 및 준공도면 등의 기록물은 도시에서 자연재해나 사고가 발생하였을 경우 건축물의 복구, 구조 활동 등의 사고를 수습하고 도시 기능을 회복하는데 중요한 자료로 활용될 수 있다. 중국은 일찍이 이러한 중요성을 인지하고 도로, 터널, 교량, 철로, 비행장, 도시의 대형 조형물, 전선 등 도시건설과 관련된 도시건설 기록을 전문기록물로 분류하여 일반 기록물과 분리하여 관리하고 있다(유병후, 2014). 일본은 도시계획과 관련된 기록은 영구 보존으로 책정하고 있으며, 영국의 런던, 서호주 지방정부도 도시계획을 영속적으로 진행되는 기능으로 분류하여 관련된 기록을 영구 보존으로 관리하고 있다(이상민, 2006). 신행정수도의 경우 국가의 행정수도인 만큼 정부의 핵심 기능을 담당하는 중앙정부부처가 입주하여 있고 향후 국회의사당의 건립 등이 예정되어 있기 때문에 국정의 원활한 운영을 위하여 자연재해나 사고가 발생했을 때 도시 기능을 빠르게 회복하는 것이 중요하다. 이러한 이유로 신행정수도건설과 관련된 건축물, 도로, 교량 등의 도면은 물론 관련 중요기록물을 체계적으로 관리하여야 한다.

둘째, 대내외 설명책임 의무를 지원하는 근거자료이다. 신행정수도건설 사업은 지역균형발전을 위한 대통령의 핵심공약으로서 오랜 시간 동안 논의가 되었고, 후보지 선정 등 계획 과정에서 찬반 여론이 뜨거웠으며, 사회적, 정치적으로 큰 영향을 미친다. 또한 대규모 사업으로서 사업 수행과정에서 막대한 인력과 자본이 투입된다. 신행정수도건설 과정에서 생산된 기록물은 이러한 과정을 설명해 주는 기능을 수행하며, 정책의 책임성과 투명성을 보장하는 역할을 수행하므로 체계적 수집과 관리가 필수적이다. 신행정수도기록물은 신행정수도건설 사업에 대한 정책결정 과정부터 실행 과정을 대내외에 설명하는 근거자료로 국가적 사업의 공공성과 투명성은 물론 국민의 알 권리를 보장한다.

마지막으로, 학술적 · 문화적 활용도가 높은 정보 자원이다. 도시건설기록물은 도시가 탄생하게 된 역사적 · 사회적 맥락정보를 제공함으로써 도시 역사를 증명하고 도시의 정체성 확립에 기여한다. 계획도시는 특정한 목적을 가지고 건설되기 때문에 도시의 역사를 이해하기 위해서는 도시가 탄생하게 된 사회적 배경과 목적을 포함하여 과정을 전승하는 것이 중요하다. 이 기록물을 국민들에게 다양한 형태의 기록정보서비스로 제공한다면, 국민들이 신행정수도건설의 과정과 역사를 이해하는 자료로 활용되어 공유와 소통의 계기를 마련할 수 있으며, 기록물을 활용한 콘텐츠 및 전시 등의 서비스는 도시 관광 산업의 발전에 이바지하는 홍보 역할을 수행할 수 있다. 또한 효율적으로 보존 관리된 기록물은 관련된 여러 학계의 연구자들에게 연구의 기초자료로 활용될 수 있다. 따라서 신행정수도건설 과정에서 생산된 기록물은 신행정수도건설의 사회적 배경, 제도, 그 과정과 결과 등 역사적 사실이 담겨있는 자료로 기록물이 소실되지 않고 중요한 정보 자원으로서 활용될 수 있도록 수집관리 하여야 할 필요성이 있다. 우리나라의 최초의 계획도시인 수원 화성은 치밀하게 계획을 세운 뒤 건설된 성곽으로서 조선시대의 대표적인 도시건설 사업이었다. 화성성역의궤3)는 조선시대 화성성곽 축조에 관한 경위와 제도 · 의식 등을 기록한 책으로 학술적 · 역사적 · 문화적으로 중요한 자료가 되며, 세계문화유산으로 등재되었다. 신행정수도건설 과정에서 생산된 기록물 또한 후대에 화성성역위궤처럼 중요한 정보자원으로서 활용될 수 있도록 수집 및 관리 하여야 한다.

행정수도 이전에 따른 신행정수도건설 사업의 최초 논의는 공공기록물 관리에 관한 법률이 제정 및 시행되기 이전인 1970년대부터 시작되었다. 따라서 이 시기에 생산된 기록물은 공공기록물 관리법의 적용을 받지 않아 국가기록원, 대통령기록관 등 영구기록물관리기관으로 이관 및 등록된 일부 기록물을 제외한 기록물은 관리자가 임의로 폐기하거나 소실되어 소재 파악이 어려운 실정이다.

2002년 9월 30일 당시 노무현 대통령 후보가 신행정수도건설공약을 발표한 이후 신행정수도건설 사업과 관련한 공공기관의 기록물 보존현황을 살펴보면 다음과 같다. 도시건설 사업의 특성상 사업을 추진하는 동안 한시기관이 많이 설립된다. 신행정수도건설 사업을 중심으로 살펴보면, 사업을 추진하는 동안 신행정수도건설추진위원회, 행정중심복합도시건설추진위원회 등의 한시기관이 운영되고 관련 기록물이 생산되었다. 이 중 신행정수도건설추진위원회 등의 일부 위원회는 폐지되었고, 생산된 기록물이 국가기록원으로 이관되었으며, 행정중심복합도시건설추진위원회 등의 일부위원회는 대통령의 직속 기관으로서 기록물이 대통령기록관으로 이관되어 관리되고 있다. 또한 연구용역을 수행한 정부출연연구기관인 국토연구원, 사업시행자인 한국토지주택공사, 대상 지역인 지방자치단체 세종시에서는 신행정수도건설 사업을 추진하며 수많은 기록물이 생산되고 있으나, 국가기록원 등으로 이관되지 않고 생산기관에서 자체 보존하고 있다. 이처럼 신행정수도건설 사업을 추진하며 생산된 기록물이 분산되어 관리되고 있다. 행정중심복합도시 건설관련 기록물 생산기관의 기록물 보존현황은 다음 <표 1>과 같다.

신행정수도건설 사업에는 공공기관뿐만 아니라 민간기업이나 단체, 개인의 참여도 많았다. 민간영역의 기록물 생산 주체는 토목 및 건축물 공사와 관련된 설계사 및 건설사, 민간전문가 집단으로 구성되어 도시를 계획하고 설계하는 학회, 개인 등이 있다. 그러나 민간영역에서 생산되어 공공기관에 접수되지 않은 기록물의 경우 공공기록물법의 적용 대상이 되지 않기 때문에 민간 생산처에서 남아있거나 자체 폐기 처분되는 등 관리가 제대로 이루어지지 않고 있다.

세종시는 2017년 용역사업을 통하여 세종시 탄생과정에 관한 기록물을 한차례 수집하였고, 이후에도 자체적으로 기록물을 수집하고자 노력하고 있지만, 자발적 기증에 의존한 수집 방법에 그치는 한계를 보이고 있다. 이러한 방법으로 수집된 기록물조차도 체계적으로 관리되지 못한 채 서고에 보존되어 있고, 정보공개 청구를 통하여야만 수집목록을 확보할 수 있는 등의 여러 가지 문제점이 존재하고 있다.

브라질의 수도인 브라질리아는 대표적인 계획도시로 건설 목적은 국토의 불균형을 해소하고, 내륙지역 개발을 통한 성장거점을 확보하기 위함이었다. 브라질이 포르투갈의 식민지였을 당시 경제 활동이 활발했던 해안과 상대적으로 개척이 되지 않은 내륙지역의 격차가 커지면서 내륙으로 수도를 옮기자는 의견이 처음 제기되었다. 하지만 막대한 비용 등의 문제로 지연되었다. 이후에 1953년 신수도지구결정위원회가 발족하면서 브라질의 수도 기능 이전이 본격적인 작업에 들어갔다. 새로운 수도의 입지는 위원회를 중심으로 각계 전문가들이 참여한 가운데 브라질 중앙고원의 조사대상 지역 중 5곳의 후보지가 선정되었다. 1955년 5개 후보 지역 중 기후, 용수, 경사도 등 10개의 입지 기준에 따라 브라질의 지리적 중심인 고이아스(Goias)주에 속해 있는 현재의 브라질리아 지역으로 결정되었다(신행정수도건설추진기획단, 2003). 실질적인 본격적인 수도 이전은 1956년에 선출된 쿠비체크(Juscellino Kubitschek) 대통령의 정치적 결정에 의하여 이루어졌다. 그는 내륙지역을 인구와 개발이 집중되어 있는 해안의 도시들과 통합하기 위해 수도를 이전해야 한다고 생각하였고, 대통령 선거기간 중 국민들에게 브라질 헌법에 명시된 신수도건설계획을 추진할 것을 공약하였다. 그리하여 1956년부터 새로운 수도인 브라질리아 건설에 착수하였으며, 1956년에 의회의 승인을 거쳐 설립된 신수도건설청(NOVACAP)이 수도 이전을 주도했다.

브라질리아의 수도 입지가 결정된 후 국제현상설계를 통해 마스터플랜이 공모되었는데, 26개의 출품된 작품 중에서 브라질 건축가인 루치오 코스타(Lucio Costa)의 설계안이 선정되었다. 브라질리아의 건설은 중앙정부, NOVOCAP, 건설 책임자인 오스카 니마아어가 중심이 되어 단기간에 이루어졌으며, 1960년 4월 21일 건설기념식을 거행하였고, 새로운 수도에서 공식 업무가 수행되었다(신동진, 2004). 1987년에는 ‘현대와 미래가 어울리는 독창적인 도시’로 인정되어 유네스코 세계 문화유산으로 등재되었으며, 2003년에는 95%의 연방정부 등 관련기관이 브라질리아로 이주하여 수도 이전이 대부분 완성되었다.