『표준국어대사전』에 따르면, 사진이란 ‘물체의 형상을 감광막 위에 나타나도록 찍어 오랫동안 보존할 수 있게 만든 영상’을 의미한다. 『SAA(The Society of American Archivists) 용어집』에서는 사진(photograph)을 ‘광학 시스템을 사용하여 빛에 민감한 표면에 형성되고 광화학 공정에 의해 고정된 정지 그림(still picture)’으로 정의하고 있다. 이처럼 사진은 끊임없이 변화하는 동적 세계의 찰나를 광학적 기술을 이용하여 한 장의 고정된 이미지로 표현한 것을 의미한다.

사진이 기록관리의 대상으로서 갖는 의미와 가치를 살펴보기 위해 사진기록의 정의를 살펴볼 필요가 있다. 『SAA 용어집』에서는 사진기록(photographic archives)을 ‘개인, 가족 또는 단체가 업무를 수행하면서 만들거나 받고 해당 기록에 포함된 정보의 지속적 가치 때문에 보존되는 사진 모음’으로 정의하고 있다. 이 정의에서는 사진이 기록관리 대상이 되기 위한 두 가지 조건을 나타내고 있다. 첫째, 업무 수행의 과정에서 생산 또는 접수된 것이어야 하며, 둘째, 사진에 담겨진 정보에 가치가 있어야 한다는 것이다. 이 두 조건은 기록이 갖추어야 할 일반적인 요건과 크게 다르지 않다. 그러므로 사진기록은 기록의 한 유형으로, 업무와 관련하여 생산 또는 접수된, 가치를 담고 있는 사진 형태의 기록이라고 할 수 있다.

사진이 업무 수행 과정의 증거가 되는 기록으로서의 유효성을 갖고 있다는 것은 사진의 특성을 통해 설명할 수 있다. 사진의 특성은 내적 특성과 외적 특성으로 나누어 볼 수 있는데(이충호, 2020), 내적 특성은 사진의 내용상 특성으로, 현실성, 우연성, 고립성으로 설명할 수 있다. 반면 외적 특성은 사진 영상 형성 과정에서 나타나는 메커니즘적 특성으로, 복사성과 자동성이 여기에 포함된다(한정식, 2007). 이 중 사진의 기록으로서의 유효성을 설명할 수 있는 몇 가지 특성에 대해 구체적으로 살펴보면, 먼저, 현실성은 사진이 현실에 바탕을 두고 있다는 것에 기인한 특성으로, 이는 사진이 업무 과정이나 실제 현장에 대한 기록적 성격을 갖고 있음을 뜻한다. 사진의 복사성과 자동성은 사진이 현상이나 사물을 그대로 복사하고 재현하며, 이것이 사진 촬영 메커니즘을 통해 자동적으로 이루어짐을 의미한다. 이러한 사진의 기계적 특성을 통해 사진은 인간의 주관성을 배제함으로써 기록으로서의 객관성이 확보될 수 있음을 의미한다. 한편, 사진의 고립성은 사진이 연속되는 시간과 공간 전체를 모두 담아내지 못하고 단편적이고 고립된 이미지라는 것을 뜻하는데, 이러한 특성으로 인해 사진만으로는 촬영 당시의 다양한 맥락을 파악하기 어렵다는 한계를 갖는다. 그러므로 사진이 기록으로서의 유효성을 갖기 위해서는 사진의 내용을 이해하고 사진 촬영 당시의 전체적인 맥락을 파악할 수 있도록 효과적으로 기술하는 것이 중요하다.

사진의 기록으로서의 유효성을 확인하기 위해서는 사진기록의 가치에 대해 생각해 볼 필요가 있다. 사진기록은 업무 수행의 과정 생산된 경우에 발생하는 가치와 더불어 업무 종료 후 사진 촬영 당시의 목적과 가치가 아닌 다른 가치가 더해지는 특성이 있으며(김민지, 2012), 일반적으로, 사진은 기록관리의 관점에서 증거적 가치와 정보적 가치를 갖는다(이충호, 2020). 먼저, 증거적 가치의 관점에서 사진기록은 어떤 사실이 존재했거나 특정 사건이 발생한 것을 고증하는 증거자료로 사용되거나, 개인 또는 기관의 기능 및 활동 등에 대한 시각적인 증거로 활용될 수 있다. 또한 정보적 가치의 관점에서, 사진기록은 활동, 시대, 사건, 장소, 진행 경과 등에 대한 정보를 시각적인 이미지 형태로 제공한다(김민지, 2012). 또한 사진은 원래의 촬영 대상 외에 다른 상(像)이 반영되기도 하는데, 이러한 점들로 인해 생산자의 의도와 관계없이 다른 정보를 제공하기도 한다. 예를 들어, 대통령 해외 순방 시 찍은 기념사진은 처음에는 업무수행 과정의 증거가 되는 가치를 갖게 되나, 시간이 지나면 해당 시기에 일어났던 일에 대한 정보를 제공하는 기록이 될 수 있다.

사진기록이 증거적 가치와 정보적 가치를 극대화하기 위해서는 체계적으로 관리되어야 할 필요가 있다. 먼저 사진기록의 증거적 가치를 위해서는 사진기록이 어떤 맥락에서 생산되고 이용되었는지를 파악하는 것이 중요하다. 또한, 사진기록의 정보적 가치를 위해서는 사진의 진본성과 객관성, 신뢰성이 확인되어야 한다(김민지, 2012).

사진기록에 대한 체계적 관리의 필요성은 『공공기록물법』에서 찾아볼 수 있다. 법령 제3조에서 공공기록의 범주에 시청각물을 포함하고 있으며, 제17조에서는 생산 의무가 있는 주요 기록물에 시청각기록물을 포함하고 있다. 또한 동법 제23조에 의하면, 공공기관은 업무수행과 관련하여 생산한 사진, 필름 등의 시청각기록물을 대통령령으로 정하는 바에 따라 관리하고 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함을 명시하고 있다. 이를 통해 공공기록으로 서의 사진기록에 대해서도 생산과 관리의 의무가 있음을 알 수 있다.

한편, 사진기록은 문자기록과 다른 차이점으로 인해 사진기록의 특징을 반영한 관리 방법이 필요하다. 최윤진(2007)은 사진기록의 특징을 바탕으로 한 사진기록의 관리 방향을 다음과 같이 제시하였다. 첫째, 사진기록은 상세한 기술 정보가 필요하다. 의미전달의 취약성을 보완하기 위해 생산 직후 관련 정황 및 사실관계에 대한 정보를 빠르게 기술해야 한다. 둘째, 사진기록과 연관된 기록물과의 연계성을 고려해야 한다. 해당 사안 및 행사, 주제 등에 관련된 문자에 기반한 기록물과의 논리적 연계성을 맺고 이를 활용하는 방안이 마련되어야 한다. 셋째, 디지털 및 아날로그 사진 모두 장기보존에 취약한 물리적 속성 때문에 전문적 보존조치가 필요하다. 넷째, 사진기록의 효과적인 이용·관리를 위한 유연한 분류체계가 필요하다. 사진기록이 갖는 의미전달의 취약성이라는 한계점으로 인해 출처주의에 따른 귀납적 방식의 분류보다는 주제와 내용 등의 연역적 분류방식도 필요하다. 다섯째, 사진기록의 검색과 이용 활성화를 위해 사진기록의 인물, 사건, 배경에 대한 내용을 충분히 담은 메타데이터가 구축될 필요가 있다.

『공공기록물법』에서 대학의 기록관리는 국·공립대학에 국한되어 이행 의무를 부과하고 있으나, 법적 의무 여부를 떠나 대학 기록은 대학의 과거와 현재를 연결하여 대학의 생존과 성장을 돕고 대학의 교육적 목적에 기여한다는 점에서 그 관리와 보존에 있어 당위성이 있다고 할 수 있다(김복희, 2009). 대학기록관에서의 생산 의무 기록물에는 조사·연구·검토기록물, 회의록, 시청각기록물 등이 있다(국가기록원, 2022). 이 중 시청각기록물은 총장 업무 활동 및 인물사진, 교수·동문 등 대학 구성원과 관련된 사항, 학교 내·외 주요 행사, 대외 기관과의 협정·협약 체결식, 대규모 자본이 투입되는 공사(사업) 및 대학 역사와 관련하여 중요한 가치가 있다고 판단되는 행사 등을 다룬 사진, 영상 등을 포함한다.

일반적으로, 대학의 기록관리는 대학행정의 책임성 강화, 업무 효율성 향상 및 지식정보 축적, 대학의 역사성 확립을 목적으로 하고 있으며(국가기록원, 2022), 사진기록 역시 이 목적을 달성하기 위해 생산, 관리되어야 한다. 대학행정의 책임성 강화 측면에서 사진기록은 학내 업무 현장 및 행사를 시각적으로 기록화하는 데에 중요한 역할을 담당하며, 이를 통해 업무에 대한 책임 소재를 명확히 하고 업무과정을 투명하게 함으로써 민주적인 대학 운영이 가능하도록 돕는다. 업무 효율성 향상 및 지식정보 축적의 측면에서 대학기록관은 사진기록을 포함한 대학의 행정 기록물을 효율적으로 관리·보존함으로써 생산되는 기록정보의 품질을 높일 수 있고, 대학의 활동을 행정적으로 증거하고 참고할 수 있도록 한다. 대학의 역사성 확립 측면에서 사진기록의 관리가 제대로 되어 있으면 대학사 편찬 시에 시간과 비용을 절약할 수 있으며, 대학의 교육 및 연구에 광범위하게 활용될 수 있다. 이정은(2018)은 대학 기록 중 시청각 기록의 가치를 역사적 증거 사료와 연구 자원으로서의 가치, 그리고 개인과 사회적 기록으로의 가치로 설명하였다. 사진기록은 대학의 풍부한 기억의 원천이 될 수 있고, 대학 교육사 및 당대 학생들의 대학 생활상을 확인할 수 있는 사료가 된다. 더 나아가 사진기록을 통한 대학의 역사성 확립을 통해 대학은 변화하는 교육 환경 안에서 정체성을 더욱 공고히 할 수 있다. 이외에도 대학의 사진기록은 대학 고유의 콘텐츠 개발의 원천이 될 수 있다(김소영, 2010). 사진기록은 학교 홍보자료와 같은 대학 고유의 콘텐츠의 원천자료가 된다. 사진기록을 이용한 전시서비스는 대학의 역사를 한 눈에 볼 수 있도록 함으로써 내부 구성원의 소속감과 애교심, 자긍심을 고취시킬 뿐만 아니라, 대학 외부에 대해서는 대학에 대한 홍보 효과를 얻을 수 있다.

대학기록관에서의 기록정보서비스 관점에서 사진기록은 유용성이 매우 높다. 이혜경, 이해영(2014)의 연구에 의하면, 대학기록관의 소장 기록 중, 특히 이용 가치가 있는 사진기록의 이용이 가장 빈번하게 이루어지고 있음을 알 수 있다. 학생, 교직원, 동문 등 내부 이용자의 행사 준비나 공식적 활동을 위해, 또는 사회적으로 영향력이 있는 대학 구성원과 관련된 콘텐츠를 제작하고자 하는 외부 이용자들이 관련 사진을 요청하는 경우가 많은 것으로 나타났다.

사진기록과 관련하여 다양한 선행연구들이 있으나, 이 연구에서는 대학에서의 사진기록 관련 선행연구들을 중심으로 분석하고자 한다. 사진기록과 관련된 선행연구는 크게 세 가지로 나누어 분석해 볼 수 있다. 먼저 사진기록 관리의 측면에서, 김소영(2005)은 서구에서 오래전부터 체계적으로 관리되어온 사진기록이 기록정보서비스에서 어떻게 활용되고 있는지를 소개하면서, 사진기록이 기록학적 관점에서 기록의 가치이론을 바탕으로 사진기록이 갖는 의미와 중요성을 정립하고자 하였다. 특히 대학기록관에서의 사진기록 관리에 대해 김소영(2010)은 대학기록관에서 사진기록이 갖는 의미와 가치, 대학기록관에서의 사진기록 관리 현황을 살펴보고, 모 대학 아카이브를 중심으로 대학기록관에서의 사진기록 관리 방안을 제안하였다. 이정은(2018)은 대학의 사진기록을 포함하는 시청각기록물의 관리 실태를 조사하고 이를 바탕으로 시청각기록물 관리의 개선방안을 도출하였다. 이를 위해 모 대학 시청각기록물 생산현황 및 대학 시청각기록물의 특징을 조사하고, 대학기록물 관리 담당자와의 심층 면담을 통해 대학기록관에서의 시청각기록물의 가치와 대학 시청각기록물 관리의 문제점을 도출하여 효율적 관리를 위한 개선방안을 제안하였다. 이러한 선행연구들은 공통적으로 기록관리 대상으로서의 사진기록의 가치와 대학기록관에서의 사진 기록관리의 필요성을 강조하였다.

사진기록의 효율적 관리와 활용을 위한 사진 아카이브의 구축을 다루고 있는 대부분의 연구는 사례연구의 형태를 띠고 있으며, 특정 기록관에서의 사진기록을 어떻게 아카이빙할 것인가에 대한 접근법과 실제 사례들을 소개하고 있다. 이러한 연구 중 대학에서의 사진 아카이브 구축 사례를 소개하고 있는 연구들을 살펴보면, 먼저, 김정남(2003)은 모 대학의 아카이브즈 구축을 위해 사진자료 데이터베이스를 구축한 사례를 소개함으로써 사진기록에 대한 효율적 관리와 활용방안을 제안하였다. 해외의 대학 사진기록 아카이브 구축 사례 중, Reid(2006)는 미국 한 대학의 도서관에서 구축한 디지털 사진 아카이브 사례를 소개하였다. 대학의 역사를 다룬 사진기록 중 특히 이 대학이 배출한 유명 연구자들의 사진기록에 대한 정보요구가 증가하면서 도서관의 특수장서관리 부서를 중심으로 학교의 사진기록을 디지털화하여 아카이브로 구축하고 이를 큐레이션 서비스에 활용한 사례를 제시하였다. 이충호(2020)는 대학의 기록관리에 있어 학과 기록은 기록관리의 범위 밖에 있음을 인지하고, 학과 공동체의 역사와 정체성을 보존하고 발전을 도모하기 위한 아카이브 구축 방안을 연구하였다. 이를 위해 모 대학 소속 한 학과를 대상으로 사진기록 관리체계, 보유현황, 이용환경, 학과 구성원의 인식을 조사하고, 이를 바탕으로 아카이브 구축을 위해 고려해야 할 사항을 살펴보았다.

사진기록의 효율적 관리와 검색 및 활용을 위해 사진기록을 어떻게 분류하고 기술할 것인가는 매우 중요한 문제이다. Kelly(2019)는 뉴질랜드의 한 대학 도서관에서 온라인 사진 아카이브를 구축하는 과정에서 사진기록의 효율적인 관리와 검색을 위해 대학의 역사적 사진기록에 대한 분류와 기술 접근법을 제안하였다. 대학의 역사를 담고 있는 사진기록을 사람, 사물, 공간, 활동 범주로 나누고, 이를 바탕으로 약 22,000개 이상의 사진을 정리하여 온라인 서비스를 제공하였다. 우리나라에서는 대학기록물의 유형이나 특성을 반영한 분류와 기술 접근법에 대한 연구보다는 대학에서 생산되는 다양한 유형의 기록물에 대한 통합적인 관리를 위한 효율적인 분류와 기술 방법에 대한 연구가 이루어지고 있다. 노은정(2003)은 대학기록물의 형태에 관계없이 통합적 관리를 위한 분류체계를 제안하였고 이를 모 대학의 기록관에 적용하는 사례를 제시하였다. 나욱빈(2020)은 모 대학 설립자의 개인기록을 분류하고 활용하는 방안을 제안하였는데, 기록 유형별로 별도의 분류체계를 제안하였다. 이 중 사진기록을 별도의 DB로 구축하기 위해 대학의 역사를 시기별로 대분류하고 해당 시기 안에 있었던 사건들을 중심으로 중·소분류하여 설립자의 개인 사진기록의 분류를 시도하였다. 이외에도 대학 사진기록은 아니지만, 박진희(2019)의 경우, 국내 기록관리 기관의 소장 사진기록물의 물리적 성격을 바탕으로 분류체계를 제시하였다. 이러한 연구들을 종합적으로 살펴보면, 사진기록의 분류체계에 대한 연구들은 사진기록의 고유한 특성을 고려하지 않은 통합적 분류와 기술 방법론을 제안하거나, 시간이나 인물, 사건, 사진의 물리적 특성 등 사진기록에 접근하기 위한 일차원적인 접근법을 활용하고 있는 것을 알 수 있다.

사진기록에 대한 가치를 확장하고, 효율적인 관리와 활용을 위해서는 사진기록의 정보구조를 포괄적으로 표현할 수 있는 객체 정보, 예를 들면 인물, 사건, 장소, 배경, 시기, 사진기록의 매체적 특성 등을 종합적으로 활용하여 분류하고 기술하는 다차원적 접근법이 필요하다. 그러나 아직까지는 대학의 사진기록을 대상으로 이러한 접근법을 제안한 연구는 찾아보기 어려웠다. 이러한 체계가 활용된다면 대학 사진기록을 체계적으로 관리·보존하고, 이용자 입장에서는 사진기록에 대한 풍부한 디스커버리 서비스를 이용할 수 있을 것이다.

국내 대학 사진기록 분류체계의 분석은 2022년 5월 16일 기준으로 한국대학기록관협의회에 가입된 44개 회원 중, 개인회원 1인과 대학이 아닌 한국사학진흥재단을 제외한 42개 회원 기관을 대상으로 하였다. 42개 대학 중 기록관리 주관 부서는 기록관이 20곳, 사무 및 총무 관련 행정부서가 12곳, 박물관이 6곳, 도서관이 3곳, 대학 내 학술원 소속이 1곳이었다. 국내 대학 사진기록 분류체계 분석을 위해 2022년 10월과 2023년 1월, 두 번에 걸쳐 데이터를 수집하였는데, 42개 대학 중 이용자용 웹사이트를 운영하는 곳은 22개 기관이었다. 이 중에서 SNS 형태로 운영하는 곳, 웹사이트는 있으나 소장기록을 이용할 수 없는 곳, 접속이 불가능한 곳, 로그인을 해야만 이용 가능한 곳 등을 제외하고 최종적으로 9개 대학을 대상으로 분석하였다([부록 1] 참고).

미국 대학 사진기록 정보구조 분석을 위해 2021년 SAA 대학기록관 분야 운영위원회에 속한 18개 대학([부록 2] 참고) 중, 각 대학의 사진기록 웹사이트에서 분류체계를 확인할 수 있는 5개 대학을 선정하였다. 선정된 대학은 University of California Santa Barbara(A), Indiana University(B), Kent State University(C), University of California(D), University of Minnesota(E) 등이며, 본 절에서는 대학명 대신 괄호에 있는 알파벳으로 표현하였다.

전통적으로 도서관 목록은 목록, 분류, 전거 등으로 구성된다. 도서관 목록은 서지데이터를 구축하여 분류체계 및 의미정보를 포함하고 전거데이터를 연결한다. 이처럼 국내 및 미국 대학 사진기록의 메타데이터 요소 셋에도 의미정보와 전거 개념을 반영하였다. 대부분의 국내 대학 사진기록 내 전거데이터는 주제의 한 개념으로 표현되어, 개인, 단체 등에 대한 간략한 설명에 국한되어 있다. 식별자와 같은 식별정보나 이력에 대한 자세한 주기는 제공하지 않는다.

먼저, 사진기록 분류체계에 대한 국내와 미국의 차이를 살펴보면 다음과 같다. 국내 대학의 경우, 특히 사진기록을 포함한 전체적인 기록 분류체계는 시대와 출처를 기반으로 하고 있다. 즉 기록의 생산자와 생산일에 초점을 둔 것이다. 기록의 진본성, 신뢰성 등을 유지하기 위한 가장 좋은 방식이나, 관리나 이용 면에서는 카테고리 확장이 중요하다. 반면, 미국 대학에서는 기능, 장소, 이벤트, 토픽, 건물, 전경, 학술 및 연구활동, 대학 문화, 소셜미디어에서 사용한 사진 등 다양한 관점에서 주제 카테고리를 확장하고 있다. 미국 대학 중 A, B, E 대학은 기록계층을 분류 카테고리로 노출하였다. 컬렉션이나 시리즈 단위로 기록을 관리하는 것은 계층 및 연관관계를 중심으로 기록을 연결하는 지적행위를 포함한다. 해당 대학에서는 대학의 특성, 역사, 이벤트, 인물, 기록 유형 등을 중심으로 컬렉션을 구축하고 이를 연결하였다.

<표 13>은 국내 7개 대학 사진기록 메타데이터 기준 요소(<표 8> 참고)와 미국 4개 대학 사진기록 메타데이터 기준 요소(<표 11> 참고)를 비교한 것이다. <표 13>에서 주목해야 할 것은 국내 대학의 경우, ‘공개여부’, ‘보존기간’ 등 사진기록의 평가에 초점을 맞춘 반면, 미국은 원본에 대한 정보를 제공하는 ‘원본기술’, ‘저작권’, ‘자원 이용제한 조건’, ‘기록계층’ 등을 메타데이터 요소에 포함한다는 것이다. 그리고 미국 대학은 키워드 작성을 태그로 표시하고, 기타 키워드를 통해 자연어 입력을 유도하는 등 다양한 주제 접근을 고려하고 고도화된 검색환경을 지원하고 있다. 본 연구에서는 <표 13>에서 제시한 메타데이터 기준 요소를 포괄적으로 포함하는 대학 사진기록 정보구조 모형을 4장에서 제시하고자 한다.