공공기관의 역사는 한국 현대사의 중요한 한 부분이며 공공기관에서 편찬하는 기관사(機關史)는 중요한 사료이다. 공공기관의 역사와 이를 뒷받침해 줄 수 있는 기록을 조사하고 맥락에 맞게 분석하여 종합적으로 서술한 기관사는 기록 편찬의 한 유형으로 이용자에게 매우 유용한 기록콘텐츠가 될 수 있다. 그러므로 기관사 편찬을 위하여 기록에 대한 철저한 조사와 수집이 선행되어야 하고, 기록의 맥락을 분석하고 기록의 출처와 근거를 제시하여 사실적이고 객관적인 시각으로 서술하는 것이 중요하며 이용자 접근성을 강화하기 위한 노력도 절실히 필요하다.

그러나 대부분 공공기관에서 기관의 역사 기록을 종합적으로 제공하는 기관사 편찬에 대한 경험이 부족하고 참고할 지침이나 절차가 없는 상황이다. 또한, 기관사 편찬에 대한 업무 프로세스가 정립되어 있지 않고 긴 편찬 주기로 인한 담당자의 변경과 경험 부족으로 기관사 편찬 담당자들은 많은 시행착오와 어려움을 겪고 있다. 특히 기관사 편찬을 위하여 수집한 기록을 적절히 관리하지 않는 문제점과 기록관리 분야에서 기관사 편찬에 더 적극적으로 참여할 필요하다는 점도 제기되어 왔다. 이에 기관사 편찬의 어려움을 해소하고 기관사의 질적 수준을 향상시키고 기관사 편찬 업무를 활성화하기 위해서 체계적이고 효율적인 기관사 편찬을 위한 모형 개발이 필요하다. 또한, 기관사 편찬의 목적과 기관사의 유형이 다양할 수 있기 때문에 기관사 편찬 담당자들이 기관사 편찬 업무에 대한 이해를 바탕으로 해당 기관의 환경과 실정에 맞게 활용할 수 있는 기관사 편찬 모형을 개발할 필요가 있다. 따라서 본 연구의 목적은 공공기관에서 참고하여 유연하게 적용이 가능한 기관사 편찬 모형을 개발하는 것이다.

먼저 기록 편찬과 기관사 편찬에서 수행되는 업무를 살펴보기 위해 기록 편찬 가이드 및 표준과 기관사 편찬 업무에 관한 선행연구를 분석하여 정리하였다. 그리고 2016년부터 2020년까지 기관의 역사 편찬 사업을 추진한 공공기관을 조사하여 33개 공공기관의 36개 과업지시서를 수집하고 과업지시서에 나타난 수행 업무영역과 업무요소를 분석하였다. 다음으로 350개 공공기관에서 기관사 편찬에 참여한 경험이 있는 기록관리담당자 41명과 일반담당자 131명을 합쳐 총 172명에게 2022년 7월부터 8월까지 KSDC 설문지 링크를 보내 설문조사를 하였다. 설문지 구성은 기관사 편찬에 대한 인식, 기관사 편찬 모형 개발에 대한 인식, 문헌분석 결과를 바탕으로 도출된 기관사 편찬 프로세스별 업무영역과 업무요소의 중요도에 대한 5점 척도와 기록관리담당자의 기관사 편찬 참여도에 대한 인식, 심층면담희망여부 등 서술식 문항을 포함하여 총 51개 문항으로 구성하였다(<부록> 참조). 설문결과 분석은 데이터 코딩을 거쳐 응답을 점수화하여 해석하면서 ‘전혀 그렇지 않다’를 1점, ‘그렇지 않다’를 2점, ‘보통이다’를 3점, ‘그렇다’를 4점, ‘매우 그렇다’를 5점으로 하고 KSDC의 통계분석 3.0을 활용하여 빈도분석, 기술통계, 독립표본 T 검증을 하였다. 독립표본 T 검증은 일반담당자와 기록관리담당자 간 인식의 차이가 있을 수 있다는 가정을 확인하기 위한 것으로 유의수준(P)은 0.05, 그룹변수는 기록관리담당자와 일반담당자, 선택변수는 인식에 대한 문항으로 하였다. 추가로 설문조사에서 심층면담에 대한 참여 의사를 밝힌 8명을 대상으로 2022년 11월에 이메일로 설문조사 결과에서 나타난 기관사 편찬 업무의 어려움에 대한 개선방안을 비구조화 개방형 질문으로 진행하고 서술식 의견을 요약 정리하였다. 설문조사와 심층면담 결과를 분석하여 공공기관에서 기관사를 편찬하는 과정에서 프로세스별로 수행되어야 하는 업무영역과 업무요소의 중요도를 분석하여 기본업무와 선택업무로 구성된 공공기관의 기관사 편찬 모형(초안)을 설계하였다.

다음으로 전문가를 대상으로 공공기관의 기관사 편찬 모형(초안)에 대한 타당성을 평가하고 그 결과를 분석하여 모형에 반영하기 위하여 전문가 평가를 진행하였다. 전문가 평가 대상자는 학술연구정보서비스(RISS)와 한국학술지인용색인(KCI)의 학술지 논문을 검색하여 기관사, 단체사, 사사 등에 관한 연구를 수행한 대학교수와 기록콘텐츠 개발 측면에서 기관사 편찬에 필요한 업무를 반영하기 위해서 기관사 편찬을 포괄하는 기록콘텐츠에 관한 연구를 수행한 대학교수 총 14명을 학계 전문가로 선정하였다. 그리고 국가기록원과 국가법령정보센터의 법령 검색에서 역사 편찬 임무를 수행하고 있는 기관을 조사하여 국사편찬위원회와 국방부군사편찬연구소의 편찬 업무 담당자 총 8명을 현장 전문가로 선정하였다. 이렇게 선정된 총 22명의 학계 및 현장 전문가를 대상으로 본 연구의 목적과 전문가의 합의도출이 될 때까지 설문조사가 2회 이상 진행될 수 있다는 점을 설명하고 설문 참여에 동의한 12명을 대상으로 2022년 12월 말부터 2023년 2월 초까지 전문가 평가를 하였다. 질문지는 기관사 편찬 모형(초안)에 대한 5점 척도와 서술식 문항으로 구성하였고 전문가 평가 결과는 내용타당도, 수렴도, 합의도를 분석하였고, 내용타당도는 Lawshe(1975)의 응답자 수에 따른 내용타당도 비율에 따라 12명의 패널에 대한 내용타당도 비율(CVR) 최소값 0.56을 기준으로 하였고 수렴도는 0.5 이하의 값을 가질 때 합의도는 0.5 이상의 값을 가질 때 긍정적으로 합의에 이른 것으로 판단하였다(강용주, 2008). 전문가 의견은 수렴도와 합의도에서 타당한 것으로 합의된 항목은 유지하고, 타당도가 낮은 항목은 삭제하고, 합의에 이르지 못한 항목은 기본업무에서 선택업무로 조정을 거쳐 다음 회차 전문가 평가를 진행하였다.

기록 편찬과 관련하여 미국 국립기록관리청(National Archives and Records Administration) 산하 국립역사편찬위원회(National Historical Publications and Records Commission)는 기록의 수집, 기술, 보존, 편찬, 전사, 주석달기, 편집, 인코딩, 출판 등 기록 출판 프로젝트에 지원하기 위한 요구사항을 제시하고 기록에 대한 대중의 무료 접근과 인쇄출판뿐만 아니라 검색 가능한 디지털판 출판을 지원하고 있다(NHPRC, 2021). 호주의 국립기록관(National Archives of Australia)은 기록자료(archival material)의 활용을 장려하기 위한 홍보와 후원을 하며 연방기록을 일반 대중이 이용할 수 있도록 연방기록의 조사, 평가뿐만 아니라 연방기관의 구조와 기능 또는 기타 중요사항에 대한 연대기를 편찬하고, 저작물을 발행하고 있다(Archives Act, 1983). 호주 역사학회협회(Federation of Australian Historical Societies)는 Publishing History . A Guide for Historical Societies를 발행하여 역사출판의 프로세스를 계획 수립, 출판 방법, 예산 작성, 저자와 계약, 역사책의 구성 요소, 자료의 효과적 활용, 편집과 디자인, 등록과 접근 요구, 배부 및 판매 등 9가지의 카테고리를 나누어 제시하고 있다(Doyle & Johanson, 2006). 2017년에는 개정판 Writing and Publishing Local History: A Guide for First-time Authors and Historical Societies를 발행하여 디지털 컬렉션 구축, 디지털 리소스 큐레이팅, 디지털 스토리텔링에 대한 부분과 조사와 집필, 자료 조사, 서술 관점 등을 추가하였다(Triolo, Doyle & Johanson, 2017). 국내에서는 국가기록원(2018)의 「공공기록물 서비스 표준」에서 기록 편찬의 전반적인 과정에 대해 설명하고 있으나 기관사 편찬에 대한 표준이나 지침은 없다.

기관사 편찬 업무에 대해 이한구(2001)는 사사발간팀 구성, 계획, 자료 수집.정리, 원고작성, 인쇄. 배포 등이 필요하고 제작조건이나 집필자 선택 등의 계획 수립과 사내·외 자료수집이나 정리가 중요하다고 하였다. 김재남(2002)은 준비, 분위기 조성, 자료수집, 자료정리 및 분석, 원고 집필 및 감수, 편집 및 제작, 배본 등의 업무가 필요하고 분위기 조성을 위하여 설명회, 사내외 매체를 활용한 홍보가 필요하고 외부 기관, 퇴직자, 지역주민 등을 통한 자료수집이 중요하다고 하였다. 임기상(2011)은 자료정리 및 분석을 통해 편찬방침에 맞는 자료를 선별·취합하고 출처와 함께 정리하여야 한다고 하였다. 홍성주 외(2016)는 역사편찬물 사례 리뷰 및 편찬된 기관사를 분석하여 편찬 취지 및 방향 설정이 필요하고 사료조사가 중요하다고 하였다. 홍성주, 홍창의, 안형준(2017)은 시대별 인포그래픽 제작 등 이해도를 위한 디자인과 단행본 제작을 통한 온.오프라인 배포와 함께 활용방안 모색이 중요하다고 하였다. 박균용(2020)은 제목 적절성, 사업 타당성, 편찬 중점, 장정 편성, 일정 등 계획 보고와 외부인사, 자문위원, 관련분야 전문가, 기관내부 인원 등의 감수와 검토가 필요하다고 하였다. 이와 같이 기관이나 기업의 역사를 객관적으로 서술한 기관사 편찬이 매우 중요하지만, 기관사 편찬에 대해 실무적으로 참고할 만한 체계화된 지침이 거의 없어서 현장에서 활용할 수 있도록 현장의 의견을 반영한 기관사 편찬 모형 개발이 필요한 것으로 나타났다.

설문응답자의 소속기관은 기타공공기관이 66명(66.7%), 위탁집행형 준정부기관이 21명(21.2%), 기금관리형 준정부기관이 5명(5.1%), 시장형 공기업이 4명(4.0%), 준시장형 공기업이 3명(3.0%)이고, 일반담당자가 81명 (81.8%)이고 기록관리담당자는 18명(18.2%)이었다. 설문조사 결과에 따르면 기관사 편찬 목적은 ‘기관의 역사 정리’ 55명(55.6%), ‘역사 기록의 정리 및 보존’ 26명(26.3%), ‘주년 기념’ 12명(12.1%), ‘조직 문화 정립’ 3명(3.0%), ‘대외 홍보’ 3명(3.0%)으로 나타났고, 기관사 편찬에서 기관장의 의사결정이 매우 중요하고, 관련 규정이 필요한 것으로 나타났다. 또한, 기관사 편찬에서 기록관리와 기관사의 객관성을 위한 다양한 기록의 수집·활용이 매우 중요한 것으로 나타났다. 기관사 편찬에서 가장 많이 활용되고 필요한 자료나 정보원은 ‘기관 내부의 기록물’ 85명(85.9%), ‘다양한 분야의 데이터베이스’ 8명(8.1%), ‘기관의 주요 인사들의 면담이나 구술자료’와 ‘기관에 대한 언론, 방송자료’가 각각 3명(3.0%)으로 나타났다. 기관사의 신뢰성을 위하여 기록에 기초한 서술이 매우 중요하지만 기관사 편찬을 위하여 보존 기록이 충분하지 않은 것으로 나타났다. 기관사 편찬을 위하여 외부 자료를 활용하는 것도 중요한데 자료 수집을 위한 협조 대상 외부 기관으로 복수응답을 포함하여 ‘기관의 수행업무와 관련이 있는 다른 기관’ 66명(34.7%), ‘기관이 소속된 상위기관’ 62명(32.6%), ‘국가기록원’ 36명(19.0%), ‘국립중앙도서관’ 16명(8.4%)으로 나타났다. 그리고 기관사는 국가 차원의 중요한 역사자료이고 기관사의 신뢰성을 위해서 출처나 근거 표기가 매우 중요한 것으로 나타났다. 서술식 의견으로 ‘공식적인 문서와 기록을 통한 제작, 자료출처가 명확하고 집필과 내부 검토과정을 거쳐서 발표한 자료와 신뢰할 만한 정보를 중심으로 작성, 외부자문위원 등 다양한 검수, 구술기록 교차검증’ 등이 필요하다는 의견이 있었다.

기관사의 이용대상자는 ‘기관 내부직원’ 76명(76.8%), ‘외부 유관기관’ 11명(11.1%), ‘일반 국민’ 6명(6.1%), ‘연구자’ 5명(5.0%), ‘고객’ 1명(1.0%)으로 나타났고, 기관사 활용 용도는 ‘기관 역사에 대한 공유’ 66명(66.7%), ‘이해관계자와 소통 및 홍보’ 18명(18.2%), ‘업무 참고용’ 13명(13.1%), ‘리더십 발휘’ 1명(1.0%)으로 나타났다. 기관사의 온라인 제공이 매우 유용하고 기관사가 기록콘텐츠 제작에 도움이 되며 기관사와 연계하여 기관사 편찬을 위해 수집한 기록을 이용자에게 제공하는 것이 도움이 되는 것으로 나타났다. 기관사 편찬에 기록관리담당자의 참여가 중요하고 그 이유로 ‘기관 기록을 제일 잘 아는 전문가이기 때문, 기관사 작성을 위해 제일 먼저 해야 할일은 기획과 자료 수집이기 때문’ 등이 있었다. 기관사 편찬에서 가장 어려운 점은 ‘관련 기록이나 자료의 부재’ 59명(59.6%), ‘기관사 편찬 업무에 대한 낮은 이해도 및 경험 부족’ 16명(16.2%), ‘촉박한 일정’ 10명(10.1%), ‘계획이나 의사결정의 잦은 변경’ 8명(8.1%), ‘부족한 예산’ 5명(5.0%) 등으로 나타났다. 기관사 편찬에서 고려할 사항에 대한 서술식 의견으로 ‘충분한 제작 일정과 비용, 기관장의 관심과 지원, 객관적이고 사실에 기반한 편찬, 재미와 흥미를 유발하는 집필, 기록과 자료에 근거한 편찬, 구술채록을 통해 증언을 최대한 수집하고 기록물을 바탕으로 교차 검증하여 역사의 부족한 부분 채우기, 외부 시각과 평가 등이 고루 담겨야 함, 활용 방안, 일회성 이벤트가 아닌 편찬 주기에 따라 반드시 제작’ 등이 있었다. 기관사와 다른 출판물과의 차이점에 대한 서술식 의견으로 ‘전직원의 협업으로 완성되는 산물, 기관의 역사서로 사실적 객관적인 자료의 검증을 통해 편찬된다는 점, 기관의 역사이므로 해당 기관 외에는 자세한 기관사를 출판할 만한 곳이 없음, 역사서이자 홍보물로서의 성격, 국가 행정사의 한 부분으로서 한국 현대사의 사료로도 활용할 수 있는 공적 기록’ 등이 있었다. 그리고 기관사 편찬에 대해 절차서, 가이드 등 참고할만한 자료가 있다면 기관사 편찬 업무에 매우 도움이 되고, 기관사 편찬 모형에 타 기관 사례를 반영한다면 매우 도움이 되는 것으로 나타났다(<표 1> 참조).

독립표본 T 검증을 통해 기록관리담당자와 일반담당자 간에 인식의 차이가 있음을 확인하였고, 기록관리담당자가 일반담당자보다 기관사의 신뢰성을 높이기 위하여 출처나 근거를 표기하는 것이 중요하다고 인식하였으며, 기관사 편찬에 기록관리담당자 참여가 매우 중요하다고 인식하였다(<표 2> 참조). 이에 기관사 편찬에 기록관리담당자가 참여할 업무를 확인하여 반영할 필요가 있음을 확인하였다.

기관사 편찬 모형에 포함되어야 할 업무의 중요도에 대한 설문분석 결과, 중요도가 가장 높은 업무요소는 편찬 방향·일정·예산이었고 다음으로 연표 정리, 기록이나 자료 조사, 집필자(저자)선정, 서술방식 및 작성원칙 결정, 편찬 조직 구성 순이었다. 그리고 기관사 구성 결정, 편집, 디자인, 사진 선정, 자료 수집 방안 마련, 교정·교열, 소스 파일 관리, 내부/편집/자문위원회 감수, 윤필·윤문, 집필의뢰 및 집필, 사례 조사, 기관사의 유형 결정, 계획 보고, 수집된 사료나 데이터의 관리 방안 마련, 분위기 조성, 화보 기획, 대상자 선정, 계약 및 권리문제 기록유지, 취재, 근거 및 참고문헌 작성, 촬영 순으로 평균값보다 높게 나타났다(<표 3> 참조).

기관사 편찬 모형 개발과 기관사 편찬 프로세스별 업무영역과 업무요소에 대한 서술식 의견으로 ‘기관사 편찬에 대해 규정화 및 정례화를 통해 프로세스가 확립되어 있어야 함, 일관된 지침보다 기관 성격에 따라 내용과 규모 등이 다름, 기관사는 주기가 길기 때문에 경험자가 많지 않으며 업무 프로세스도 정립되어 있지 않기 때문에 기획 단계에서 어려움이 큼’ 등이 있었다. 기획에 대한 의견으로 ‘최소 목표 출간연도 2년 전에 준비 및 발주되는 게 좋음, 시간이 걸리더라도 기획 및 계획 수립이 철저히 되고 사실적 기록의 유지 및 관리 측면이 충분히 확보되는 수준에서 편찬 방향이 정립되는 것이 중요’ 등이 있었다. 편찬 조직 구성에 대한 의견으로 ‘편찬위원회 발족을 통해 위원 구성 및 보고회를 통해 중요한 사안 점검 등 분위기를 이어가는 것이 중요’ 등이 있었다. 기록 수집과 보존에 대한 의견으로 ‘편찬에 삽입되는 사진 등 원본 형태로 데이터 관리 및 백업 등 철저한 관리가 필요, 기관의 역사를 기록하고 관련 주요 정보를 관리하는 업무를 정규 업무로 배정해서 지속 관리해야 함, 자료 수집에 애로가 많기 때문에 사전에 규정, 프로세스, 시스템 등을 구축해서 자료가 체계적으로 보존, 관리될 수 있도록 하는 것이 중요함’ 등이 있었다.

심층면담에서는 편찬 주기가 긴 기관사 편찬에서 관련 기록이나 자료 부재의 어려움을 개선하기 위해서 역사기록 보존을 위한 사전 계획을 수립하여 매년 연감, 백서, 기관의 보도 자료나 뉴스레터, 역사적 사건 등을 잘 정리해 둘 필요가 있다고 하였다. 그리고 기관사 편찬에 급급하여 기관사의 온라인 제공이나 역사관 구축, 홍보가 중요함에도 불구하고 소홀한 경향이 있는데 이를 개선하기 위해서는 기관사 편찬 계획 수립과 예산에 기관사의 온라인 제공이나 역사관 구축, 홍보를 미리 반영하여야 한다는 의견도 있었다. 기관사 활용 강화를 위해서 통사나 정사 위주의 기관사 편찬뿐만 아니라 다양한 형태의 기관사 편찬을 고려해 볼 필요가 있으며 기관사 편찬 업무 모형은 탄력적이고 유연성 있게 개발하여 다양한 기관에 적용할 수 있도록 할 필요가 있다는 의견이 있었다.

설문조사와 심층면담을 통해 기록관리담당자의 기관사 편찬 참여에 대한 인식의 차이가 있음을 확인하였고, 기관사 편찬에서 기록관리가 매우 중요하고, 기관 내부의 기록물이 가장 많이 활용되는 정보로 나타났으나 실제로는 기관사 편찬에서 가장 큰 어려움으로 기록의 부재로 나타나 중요도에 대한 인식과 실제 기록관리 실태와의 괴리가 있음을 확인하였다. 이러한 결과를 반영하여 기관사 편찬과 기록관리를 연계하여 모형에 포함되어야 할 업무를 구체적으로 반영하였고 기관사 편찬 업무영역별 업무요소에 대한 중요도의 차이를 확인하여 기본업무와 선택업무를 구분하여 반영하였다.

학계와 현장 전문가 12명을 대상으로 공공기관의 기관사 편찬 모형(안)에 대한 타당성을 검증하기 위해 델파이 전문가 평가를 하였고, 2차 전문가 평가 결과에 대해 안정도 검증을 하여 항목별 변이계수가 0.5 이하로 나타나 전문가들의 응답이 안정적이고 추가적인 설문이 필요하지 않아 전문가 평가는 2차까지만 진행하였다. 전문가 평가를 위한 기관사 편찬 모형(안)은 설문조사와 심층면담 결과에서 탄력적이고 유연하게 적용이 가능한 모형 개발이 필요하다는 의견을 반영하여 기본업무와 선택업무로 구분하여 설계하였다. 이를 위하여 설문결과에서 업무요소 중 중요도가 평균값 3.945와 중간값 3.97 이상으로 나타난 27개 업무요소는 기본업무로 설정하고, 중요도가 중간값 3.97 미만으로 나타난 24개 업무요소는 선택업무로 설계하여 총 23개 업무영역과 51개 업무요소로 구성된 공공기관의 기관사 편찬 모형(안)을 작성하여 전문가 평가를 하였다.

1차 전문가 평가 결과의 기술통계, 수렴도, 합의도, 내용타당도비율(CVR), 서술식 의견 등을 반영하여 평균값이 3.0 미만(적절성 평가 3.0, 보통)인 선택업무 ‘번역’과 ‘분해, 제판’ 2개 항목은 삭제하고 내용타당도가 최소값 0.56보다 낮고 내용타당도가 낮은 것으로 전문가 의견이 수렴된 ‘촬영’, ‘요약집 작성’, ‘인쇄, 제본’, ‘동영상 기관사 제작’ 4개 항목은 업무요소에서 삭제하였다. 서술식 전문가 의견에서 기관사 편찬의 경우 관련 자료 및 기록이 부족하여 반드시 퇴직자나 유경험자의 구술 및 인터뷰가 필요하다는 의견과 ‘기관사와 기록물 DB 연계’는 기본업무에 포함되어야 한다는 의견을 반영하여 ‘구술채록’, ‘기관사와 기록물 DB 연계’ 2개 항목은 선택업무에서 기본업무로 이동하였다. 그리고 인터뷰 동영상 분할(segmentation)이 효율적이라는 의견을 반영하여 ‘인터뷰 동영상 촬영 및 정리’ 업무요소 설명에 동영상 분할(segmentation)을 추가하고, 역사관 홈페이지 구축을 따로 제안하기보다 기록관 홈페이지에 제공하는 것이 좋겠다는 의견에 따라 ‘역사관 홈페이지 구축’은 ‘기관의 기록관 홈페이지 탑재’로 업무요소명과 설명을 수정하고 위치를 이동하였으며 ‘기관사의 유형 결정’, ‘이용대상자 설정’, ‘이용자 만족도 등 평가’는 설명을 추가하였다. 이를 통해 공공기관의 기관사 편찬 모형(안)을 19개 업무영역, 45개 업무요소로 재구성하여 모형(수정안)을 작성하였다.

2차 전문가 평가를 통해 공공기관의 기관사 편찬 모형(수정안)의 타당성을 평가하고 기술통계, 수렴도, 합의도, 내용타당도비율(CVR), 서술식 의견 등을 반영하여 기본업무 중 내용타당도가 최소값보다 낮고 수렴도와 합의도에 따라 전문가 의견이 긍정적으로 수렴되지 않은 ‘취재’, ‘화보 기획’, ‘계약 및 권리문제 기록유지’ 3개 항목은 기본업무에서 선택업무로 조정하고, 내용타당도가 낮은 것으로 전문가 의견이 합의된 ‘웹 출판’은 삭제하고 ‘전자책 제작’ 설명에 추가하였다. 서술식 전문가 의견에서 ‘기존에 발행된 기관사가 있을 경우 그 과정 및 내용 구성 등에 대한 검토 작업이 추가되어도 좋다’는 의견은 ‘사례 조사’ 설명에 ‘기존 기관사 편찬 보고서 및 이용자 만족도 평가 결과 조사’를 반영하였다. 또한 ‘디지털 환경에서 참여적인 플랫폼을 만들어 자료를 수집하고, 다양한 이해관계자의 목소리도 수집할 수 있다면 바람직하다’는 의견에 따라 ‘분위기 조성’, ‘자료 수집 방안 마련’ 설명에 ‘참여형 플랫폼’을 반영하였고, ‘계획과 기획 단계에서 추후 기관사의 활용 방안에 따라 구체적인 실행 단계로 서로 영향을 받으며 연결된다는 의견’은 ‘편찬 방향, 일정, 예산’ 업무영역에 ‘활용’을 추가하여 반영하였다. ‘비밀본의 활용도가 저조하여 공개용 평문본도 병행 편찬하는 것이 효율적’이라는 의견은 ‘기관사의 유형 결정’ 설명에 ‘평문본/비밀본’을 반영하였고, ‘기록입력시스템은 운용 여부가 차이가 있지만 추가되면 더 정교한 업무 프로세스가 될 거 같다’는 의견은 ‘수집된 사료나 데이터의 관리 방안 마련’ 설명에 ‘기록관리시스템 활용’을 추가하였다. 2차 전문가 평가의 변이계수를 측정하여 전문가들의 응답이 안정적이고 추가적인 설문이 필요하지 않다는 것을 확인하였고, 2차에 걸친 전문가 평가를 통해 기관사 편찬 업무영역과 업무요소에 대한 내용타당도 검증과 합의 과정을 통해 전문가 의견을 반영함으로써 모형(수정안)의 타당성을 강화하였다.

문헌연구, 업무분석, 설문조사, 심층면담과 2차에 걸친 전문가 평가 분석 결과를 다음과 같은 기준으로 반영하여 공공기관의 기관사 편찬 모형(최종안)을 제안하였다. 첫째, 설문조사 결과 도출된 기관사 편찬 모형(안)의 23개 업무 영역과 51개 세부업무요소를 2차에 걸친 전문가 평가 분석을 통해 긍정적으로 고려된 항목과 추가 보완을 통하여 20개 업무영역과 45개 세부업무요소로 구성하였다. 둘째, 현장에서 활용을 높이기 위해 프로젝트 지식체계 가이드(PMBOK Guide 6th)에서 제시하는 착수, 기획, 실행, 종료, 통제 5개 프로세스를 적용하였다(Project Management Institute, 2017). 셋째, 공공기관의 기관사 편찬 경험이 있는 담당자 설문조사와 심층면담 결과에서 나타난 기관의 상황이나 기관사의 유형에 따라 선택적으로 수행이 가능하고 유연한 모형의 개발이 필요하다는 의견을 반영하였다. 이를 위하여 담당자 설문결과 중요도에 따라 기본업무와 선택업무로 구성하고 2차에 걸친 전문가 평가를 통해 기본업무와 선택업무를 조정하여 타당성을 높였다. 넷째, 인식 조사 결과에서 기관사 편찬 목적이 기관의 역사 정리뿐만 아니라 역사 기록의 정리 및 보존이라는 인식은 기본업무인 ‘자료 수집 방안 마련’, ‘기록이나 자료 조사’, ‘수집된 사료나 데이터의 관리 방안 마련’에 반영하고, 기관사의 신뢰성을 높이기 위하여 출처나 근거 표시가 중요하다는 인식은 기본업무인 ‘근거 및 참고문헌 작성’에 반영하였다. 기관사의 온라인 제공이 이용자에게 도움이 된다는 인식과 기관사가 기록콘텐츠 제작에 도움이 된다는 인식은 ‘전자책 제작’과 ‘전자책 기관 기록관 홈페이지 탑재’, ‘활용’의 전시, 콘텐츠 제작 등에 반영하였다. 다섯째, 문헌연구에서 다양한 이용자의 접근성을 향상시키기 위하여 언어나 형식에서 좀 더 다양한 유형의 기관사를 편찬할 필요가 있다고 지적한 점을 반영하기 위하여 선택업무에서 삭제되었던 항목 중 원고집필의 ‘번역’, ‘요약집 작성’과 화보의 ‘촬영’, 디지털 기관사 제작의 ‘동영상 기관사 제작’은 선택업무에서 삭제하는 대신 설명에 추가하는 것으로 조정하였다. 여섯째, ‘인쇄 및 제본’ 업무는 1차 전문가 평가에서 내용타당도가 낮게 측정되어 삭제되었으나 이는 ‘인쇄 및 제본’ 업무는 주로 업체에서 수행하는 업무로 인식하였기 때문으로 볼 수 있고 편찬 업무에서 책자 제작을 위하여 ‘인쇄 및 제본’은 반드시 필요한 업무로 판단되어 기본업무에 추가하였다.

이와 같은 과정을 거쳐 최종적으로 착수, 기획, 실행, 종료, 통제 5개 프로세스, 20개 업무영역, 45개 세부업무요소로 구성하고 기본업무와 선택업무를 반영하여 공공기관의 기관사 편찬 모형을 제안하였다. 이 모형을 이해하기 쉽도록 업무흐름도로 나타내면 <그림 1>과 같다.