16대 기록관리비서관실에서 생산된 철 생산시스템의 유형을 보면 ‘BH RMS(Blue House Records management system)’에서 생산된 기록은 92철(60.5%), 14,713건(93%)이다. BH RMS는 (구)지시사항 시스템(구e지원), e지원시스템(e지원메모, e지원문서카드, e지원일정, e지원일지 등), 신전자시스템에서 생산된 기록이다.9)

‘개별업무시스템’에서 생산된 기록은 60철(39.47%), 1,102건(6.96%)이다. 개별업무시스템에서 생산된 기록은 [개별업무시스템 말씀록DB]에 해당하는 업무기능으로 2003년 2월부터 2008년 1월까지 ‘대통령의 말씀’을 작성한 기록이다.

생산된 기록의 ‘보존기간 유형’을 살펴보면 ‘영구’ 352철(73%), 13,785건(75.6%)으로 가장 높은 비율을 차지한다. ‘준영구’는 95철(19.8%), 1,296건(7.1%)이며, 가장 낮은 비율을 차지하는 것은 ‘3년’으로 5철(1%), 558건(3%)으로 집계된다.

생산된 기록의 ‘보존기간 책정 사유’를 살펴보면 “5. 대통령의 직무수행 직접 보좌 및 행사의전 보좌, 행사 시언행 등을 기록화 하는 과제(※영부인 및 차관급 이상 주요 직위자 포함)”의 사유가 6철(1.25%), 6,629건(36.3%)으로 가장 높은 비율을 차지한다. 위 사유에 해당하는 단위과제를 살펴보면 <대통령 행사 기록 수집·관리>, <대통령국정말씀록 작성>, <부서업무 혁신 추진>, <비서실 기록관리시스템 정보화 계획> 등 4개의 단위과제로 이 중 <대통령국정말씀록 작성> 기록의 대다수(5,050건/5,055건)가 위 사유로 지정되었기 때문에 가장 높은 비율을 차지하는 것으로 분석된다.

다음으로 “2. 참여정부 들어 새롭게 추진하거나 역점을 두고 추진하여 국민생활, 국가정책, 남북관계 및 대외관계, 정부운영시스템(대통령보좌·자문기구 포함) 등에 주목할 만한 변화를 야기하는 과제”는 15철(3.1%), 1,352건(7.4%)이다. 가장 적은 비율을 차지 하는 책정 사유는 “11. 대통령의 지시에 의해 특별히 수행하는 과제”로 2철(0.4%), 18건(0.09%)으로 나타났다. 한편 ‘필드값없음’의 경우 410철(85.5%), 4,975건(27%)으로 약 27%에 해당하는 기록 건이 보존기간 책정 사유가 지정되지 않았음을 확인할 수 있다.

생산된 기록의 ‘철 이관일’을 살펴보면 노무현 대통령의 임기가 끝날 무렵인 ‘2008년 2월’에 다섯 차례에 걸쳐 이루어진 것이 확인된다. 2008년 2월 11일부터 2008년 2월 26일까지 이루어진 이관은 419철(86.8%), 17,123건(93.1%)이 대상이었다.

이후 ‘2010년 11월’에 이루어진 이관은 업무기능 [ 개별업무시스템 말씀록DB]에 해당하는 기록으로 60철(12.5%), 1,102건(6%)이 대상이다. 왜 대통령 임기가 끝나고 2년 9개월이라는 시간이 지난 후에 이관이 진행되었는지 확인은 어렵지만 대통령기록관에서 생산한 ‘참여정부 대통령기록물 이관 결과 보고(대통령기록관 2008.2.28.)’의 ‘향후 추진계획’에서도 추가 이관과 관련된 내용이 없는 것으로 보아 2008년의 이관에서 누락된 기록으로 추정된다.

‘철 입수유형’은 468철(17,189건)의 기록이 ‘이관’ 으로 확인되며, 11철(1,036)의 기록은 ‘필드값없음’으로, 모두 ‘비전자기록’이다.

생산된 기록의 ‘철 기록’ 유형을 살펴보면 ‘문서’로 생산된 기록이 243철(50.7%), 17,015건(93%)으로 가장 높은 수치를 보인다. ‘간행물’ 154철(32%), 1,016건(5.57%), ‘시청각기록’ 79철(16%), 191건(1%)이다. ‘기타’ 유형의 기록도 3철(0.6%), 3건(0.01%)로 나타나는데 이는 “참여정부 국정운영 백서(전8권), 참여정부 5년의 기록 다큐멘터리 5부작”으로 e-Book 형태의 기록이다.

16대 기록관리비서관실에서 생산된 기록의 ‘건 전자기록’ 유형을 살펴보면 ‘e지원일지’로 생산된 기록이 6,511건(41.1%)으로 가장 높은 수치를 보인다.10) 다음으로 ‘e지원일정’ 6,381건(40.3%), ‘말씀록DB’ 1,102건(6.96%), ‘e지원문서카드’ 995건(6.29%) 순으로 집계된다. 가장 낮게 나타난 유형은 ‘(구)지시사항’으로 3건(0.01%)이다.

생산된 기록의 ‘건 공개여부’ 유형을 살펴보면 ‘공개’로 설정된 기록이 17,353건(95.2%)으로 가장 높은 수치를 보인다. 다음으로 ‘부분공개’ 544건(2.98%), ‘재분류보류’ 258건(1.41%), ‘비공개’ 65건(0.35%) 순으로 집계된다. 건 공개 여부가 지정되지 않은 기록은 총 5건(필드값없음, 미분류)으로 업무기능 [대통령(참여정부) 관련 기사 스크랩]에 해당하는 기록 2건과 “참여정부 5년의 기록 다큐멘터리 5부작(e-Book)” 기록 3건으로 확인된다.

생산된 기록의 ‘건 생산연도’를 살펴보면 ‘2006년’에 생산된 기록이 6,916건(37.9%)으로 가장 높은 수치를 보였다. 다음으로 ‘2005년’ 4,274건(23.5%), ‘2007년’ 3,533건(19.4%), ‘2003년’ 1,025건(5.62%), ‘2004년’ 1,444건(7.92%) 순으로 집계된다. 가장 낮게 나타난 생산연도는 ‘2000년’ 2건(0.01%), ‘2001년’·‘2010년’ 각 1건(0.01%)으로 집계된다. 이는 모두 노무현 대통령 임기에 해당하지 않는 연도로 ‘2000년’과 ‘2001년’ 생산기록은 철 생산일은 2000년이지만 철 종료일이 2003년으로 종료일에 맞춰진 것으로 보이며, 2010년에 생산된 기록은 철 생산일과 종료일이 모두 2006년이며, 이관일도 2008년인 것으로 보아 시스템상의 오류라 짐작된다.

기록관리비서관실에서 생산된 기록의 ‘건 전자기록’의 유형을 보면 ‘전자기록’이 14,713(80.7%)이며, ‘비전자기록’은 2,407건(13.2%) 이다. ‘필드값없음’으로 지정된 기록 중 1,102건에 해당하는 기록은 ‘건 전자기록 유형’이 ‘말씀록DB’인 것으로 보아 1,102건의 기록은 전자기록으로 파악된다. 이 기록을 전자기록으로 포함시키면 15,815건으로 86.7%로 집계된다.

먼저 업무기능의 경우 기록 수량(건 기준)의 편차가 매우 큰 것을 확인할 수 있다. [대통령 국정말씀록 관리] 기능은 6,134건(33.6%)을 포함하고 있으나 가장 적은 건을 포함하고 있는 기능 [민원관리]는 단 1건(0.01%)의 기록만을 포함하고 있다. 가장 많은 건을 포함하고 있는 5개의 기능 [대통령 국정말씀록 관리], [서무], [대통령(참여정부)관련 기사 스크랩], [대통령 행사 기록 수집, 관리], [도서실 운영]이 차지하는 건 수량은 11,713건으로 전체기록의 약 64%를 차지한다. 또한 [미분류](721건) [필드값없음](3건) 등 분류되지 않은 기록이 724건 존재한다. 전자기록 650건, 비전자기록 74건이며, 전자기록 650건은 모두 단위과제 및 철명은 ‘미편철 기록’이라 명시되어 있다. 비전자기록 74건은 대부분 건 명이 ‘비서실(기록관리비서관실) - 미상’으로 표기된 기록이 다수를 차지한다. 이로보아 수집 및 이관 이후 분류·정리작업이 완료되지 않은 것으로 보인다. 한편, [미분류]와 [필드값없음]으로 분류된 기록의 철명과 건명을 확인한 결과 대부분 현재의 업무기능 하에서 분류가 가능하다.

단위과제에서도 첫째, 포함하고 있는 기록 수량(건 기준)의 편차가 매우 큰 것을 확인할 수 있다. 가장 많은 건을 포함하고 있는 단위과제는 <대통령국정말씀록 작성>으로 5,055건(27.7%)을 포함하고 있으며 가장 적은 건을 포함하고 있는 단위과제는 <처리과민원>, <기록관리비서관실 구이지원2003 지시사항>, <기록관리비서관실 구이지원 2004 지시사항>, <기록관리비서관실 구이지원2005 지시사항>으로 4개의 단위과제는 각 1건(0.005%)의 건만을 포함하고 있다. 가장 많은 건을 포함하고 있는 5개의 단위과제 <대통령국정말씀록 작성>, <필드값없음>, <대통령행사기록수집·관리>, <도서실 운영>, <미편철 기록>이 차지하는 건 수량은 11,104건으로 전체 기록 건(18,225) 대비 약 61%를 차지한다.

둘째, 단위과제 기준, [미편철 기록](650건), [필드값없음](3,277건) 등 분류되지 않은 기록이 3,927건 존재한다. 단위과제 명은 기입이 되어 있지 않지만, <미편철 기록> 650건을 제외하면 대부분의 기록의 철명은 확인이 가능하다.

셋째, 단위과제 하위에 다수의 기록 철이 포함된 경우가 발견된다. 단위과제는 “BRM의 최하위 단위이자 행정업무 수행의 기준이 되는 것으로서 업무 간 유사성 및 독자성을 고려하여 업무담당자가 소기능을 세분화한 과제로 기록관리기준표의 기본 단위(국가기록원, 2020, 13)”로서 업무의 최소단위로 기능해야 한다. 하지만 <대통령관련기사 스크랩 및 보존, 관리>, <행정정보공개관리> 단위과제는 각 67철과 22철로 다른 단위과제(필드값없음 제외, 평균 3.1)와 비교하여 다소 많은 기록 철을 포함하고 있다.

넷째, 단위과제명이 과대 책정된 경우가 발견된다. 단위과제 <기록물관리>의 경우 다른 단위과제를 모두 포괄할 수 있는 명칭이며, 업무가 명확히 드러나지 않는다. 단위과제에 포함된 기록 철을 살펴보면 《기록물 분류기준표 변경처리》, 《전자적기록물관리》, 《기록물공개여부 결정》, 《생산현황수합 및 통보》등 총 4철로 구성되어 있으며 이는 <기록물 생산현황 통보 및 이관>, <비서실 기록물관리시스템 구축·운영> 등의 다른 단위과제로 분류가 가능하다.

다섯째, 단위과제안에 보존기간이 다르게 책정된 철이 발견된다. 공공기록물법시행령 제26에 따르면 “기록물의 보존기간은 단위과제별로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 단위과제에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다.”고 명시하고 있다. 기록 이관 후 대통령기록관에서 보존기간을 다시 책정 한지 여부는 확인할 수 없으나 단위과제 <대통령기록물정보공개>의 경우 《정보공개철》, 《정보공개관련 업무협조철》, 《정보공개처리철》, 《청와대 정보공개내용 등 26항》등 4개의 철로 구성되어 있으나 보존기간은 10년, 준영구, 영구로 달리 책정되어 있으며, <도서실 운영> 단위과제 역시 《도서실 운영》이라는 같은 이름의 세 개의 철11)로 구성되어 있지만 보존기간은 5년, 10년으로 달리 책정되어 있다.

기록 철·건(컴포넌트)에서는 첫째, 구체적인 내용 파악을 힘들게 하는 기록 철 명이 다수 포함되어 있다. 기록철 《2003년_2월》, 《관련자료1》, 《행사사진1》, 《기안문》등의 철 명은 이용자 입장에선 구체적인 내용 파악을 힘들게 하는 요소이다. 또한 포괄적인 제목으로 붙여진 기록 철 명도 발견된다. 16대 기록관리비서관실 《기록관리 관련 철》등의 사례는 기록 철 명이 과대 책정된 경우라 판단된다.

둘째, 이에 더하여 단순 행정물품 구입과 관련된 기록에 보존기한이 ‘영구’로 과대 책정된 기록 건이 다수 발견된다. 기록 건 ‘신간도서 구입비 청구’, ‘기록물 정리용 물품신청’, ‘물품구매 협조요청’ 등의 기록이 ‘영구’로 책정되어 있다. 이는 단위과제 기준으로 보존기간 책정이 이루어지기에 발생하는 문제로 짐작된다.

셋째, 16대 대통령기록의 유형 중 ‘e지원문서카드’는 업무과정에 기반하여 의사결정과정의 투명성과 설명책임성을 담보할 수 있는 기록으로서 큰 가치를 지닌다. 일반적인 전자결재문서가 확정 받을 최종문안을 결재(서명)하여 그 결과를 대내·대외적으로 유통하기 위한 것이라면 e지원문서카드는 문서의 라이프싸이클은 물론 의사결정 전 과정을 투명하게 드러나도록 하는 것이 목적으로 한 건의 문서가 여러 차례의 논의와 협의 과정을 거친 경우, 논의 과정에서 생산된 문서와 최종문서가 함께 관리된다는 점에서 일반적인 전자결재문서와는 차이가 있다(대통령자문정책기획위원회, 2008, 36).

<그림 1>은 기록 건 ‘대통령비서실 기록관리시스템 구축 완료보고’의 e지원문서카드이다. 경로부를 살펴보면 행정요원이 작성한 문건(2006.07.07)을 행정관, 기록관리비서관을 거쳐 비서실장, 대통령까지 보고가 이루어진 것을 확인할 수 있다. 비서실장의 “대통령님 주재 수석보좌관회의에 보고하여 청와대 전체의 공유기회를 갖는 것이 좋겠습니다.”라는 의견을 e지원문서카드에서 확인할 수 있으며, 이후 제1부속실의 지시에 따라 지시관리카드를 작성하여 대통령에게 보고(2006.7.13.)가 이루어졌다. “수석회의에 상정하여 공유도 하고 검증도 합시다.”라는 대통령 지시에 의해 수석보좌관회의에 안건이 상정(2006.7.21.) 되었다. 당시 회의 결과로 대통령의 지시사항과 말씀을 기록화한 ‘060718수보회의말씀-기록관리.hwp’가 첨부파일로 등록되어 있는 것을 확인할 수 있다. 최종적으로 이 문건은 보고를 거치며 4차례의 수정이 이루어졌으며(1.0~1.3) 2006년 7월 7일 최초 작성된 이후 2006년 7월 25일 업무가 종료된 것을 확인할 수 있다.

이처럼 e지원문서카드의 경로부를 보면 업무과정에 대한 진행사항을 확인할 수 있으며, 의사결정과정을 모두 확인할 수 있다. 곧 ‘누가 보고를 받았는지’, ‘검토 의견은 무엇인지’, 또 ‘어떻게 처리되었는지’, ‘이후의 계획과 홍보 방안’은 무엇인지를 각 사안별로 기록하게 했다는 점에서 의미가 있다(한남대학교산학협력단, 2021). 또한 한 건의 기록에 수정된 본문문서를 모두 확인할 수 있으며, 관련 컴포넌트가 여러 개 첨부되어 있어 업무의 맥락 및 과정 파악이 가능하며, 업무의 대강을 재구성하는 데 있어 매우 유용하다. 다만 ‘e지원문서카드’로 생산된 기록이 995건(6.29%)에 불과한 것은 아쉬운 대목이다.

넷째, 어떤 주제와 관련된 기록을 찾기 위해서 연역적(top-down) 방식으로만 접근하는 것은 ‘일부’의 기록만을 찾을 가능성이 높다. 기록관리혁신과 관련된 기록은 ‘기록관리비서관실’에서만 찾을 수 있는 것은 아니다. ‘국가기록원’, ‘정부혁신지방분권위원회’, ‘국가기록물관리위원회’, ‘정책기획위원회’ 등 다양한 부서에서 생산되었다. 또한 ‘대통령기록관 건립’과 연관된 기록은 ‘16대 대통령기록’ 뿐만 아니라 ‘17·18대 대통령기록’에서도 찾을 수 있다. 당시 대통령기록관은 건립이 지연되면서 18대 대통령 시기에 준공되었다. 이러한 점은 대통령기록을 활용하는데 있어 한계로 작용할 수 있다.

대통령기록포털에서 제공하고 있는 검색기능은 메인화면 상단의 ‘통합검색’ 이다. 먼저 현황분석을 위해 ‘통합검색’을 이용하여 ‘기록관리혁신’을 검색한 결과 <그림 2>와 같이 기록의 철명 혹은 건명으로 추정되는 리스트 200건을 확인할 수 있다. 검색 이후 좌측의 ‘통합검색’ 네비게이션 바를 확인하면 원문제공 2건, 원문 미제공 198건으로 구분된다.13)

좌측 네비게이션에서는 대통령별, 기록유형별, 기록계층별(철, 건), 생산연도별, 공개여부별, 공개재분류년도를 선택하여 이용자가 원하는 검색유형을 선택할 수 있다. 원문을 제공하고 있는 기록 건을 선택하면 기록의 상세정보를 확인할 수 있는데 상세정보는 기본정보(기록건번호, 철번호, 대통령구분, 생산기관, 생산부서, 생산일자, 전자기록물 여부, 보존기간), 관리정보(관리번호, 공개여부, 공개재분류일자), 상세정보(기록물 유형), 활용정보(대통령기록포털 메뉴명)로 구성된다. 다만 기록 건 ‘기록관리혁신 연혁(안)작성(미상, 2015.11.24.)’의 경우 기본정보의 ‘생산기관’, ‘생산부서’와 관리정보의 ‘관리번호’ 항목은 공란으로 표기되어 있다. 원문에서는 ‘기록관리비서관실’로 생산기관을 확인할 수 있지만 기본정보에서 제공되지 않는 것은 다소 의아한 대목이다.14) 원문을 제공하는 다른 기록건(기록관리혁신 평가, 미상, 2005.09.12.) 역시 동일하게 공란으로 확인된다.

결과적으로 대통령기록포털에서 제공하는 ‘검색’ 서비스는 기록의 목록만 서비스하고 있을 뿐 기록의 원문서비스는 미약한 실정이다. 기록의 원문을 확인하기 위해서는 ‘기록컬렉션’ 메뉴를 이용해야 한다. 대통령기록관은 ‘기록컬렉션’ 메뉴를 통해 이용자들의 관심이 높은 주제에 대해 기록 목록과 원문이미지를 서비스하고 있다. 기록컬렉션은 ‘정책기록’, ‘연설기록’, ‘정보공개기록’, ‘지시사항’, ‘접견인사기록’, ‘선물·행정박물’ 등 14개의 분야로 구성된다. 다행히 이용자가 찾는 기록이 ‘기록컬렉션’에 포함되어 있다면 ‘정보공개청구’를 거치지 않고, 해당 기록의 원문을 확인할 수 있다.

하지만 대통령기록포털의 ‘검색’ 및 ‘기록컬렉션’ 기능을 활용하여 기록정보서비스를 이용한 결과 다수의 문제점이 발견되었다. 첫째, ‘기록관리’에 대한 사전지식이 없는 이용자라면 자신이 원하는 기록을 찾기까지 어려움을 겪을 수 있다. 대통령기록포털에서 대통령기록을 이용하는데 도움이 될 만한 가이드 정보는 찾아보기 힘들다. ‘검색 안내’에서 검색에 대한 설명을 제공하고 있지만 ‘검색엔진’에 대한 일반적인 설명(and 검색, or검색, not검색 등)에 지나지 않으며, ‘기록관리>수집이관’에서 16대부터 19대까지 ‘대통령기록 이관 결과’에 대한 안내를 제공하고 있을뿐이다. ‘대통령이야기’에서 대통령에 대한 ‘약력’, ‘취임식’, ‘갤러리’ 등의 정보를 제공하고 있으나 대통령에 대한 일반적인 내용을 서술하였을 뿐 정작 대통령기록관에서 제공해야 할 ‘대통령별 소장 기록의 특성’, ‘조직(출처)에 대한 안내’, ‘기록의 유형15)’에 대한 정보는 찾아볼 수 없다.

둘째, 대통령기록관의 ‘검색’ 결과는 대통령기록관에서 소장하고 있는 전체 기록의 목록을 포괄하진 않는다는 점이다. ‘기록물검색>기록물현황’을 살펴보면 대통령기록관의 ‘기록 소장현황’과 ‘콘텐츠 현황’은 차이가 있는 것을 확인할 수 있다. 16대 대통령기록의 경우 ‘문서류’의 보유현황은 1,590,566건이지만 콘텐츠 현황은 603,454건에 불과하다(대통령기록포털, 2023.05.31.). 결국 이용자가 전체 기록의 목록을 확인하기 위해서는 ‘정보공개청구’를 이용할 수밖에 없다.

셋째, 대통령기록관에서는 출처와 원질서를 기반으로 분류·정리를 진행하지만 대통령기록포털에서는 ‘출처’를 기반으로 한 검색기능을 제공하지 않는다. 출처 및 원질서를 기반으로 분류·정리를 하는 근본적인 이유는 기록은 업무가 진행되면서 집합체를 형성하고, 집합체의 기록들은 다른 기록과 상호관계를 맺으며 결합되기 때문에 기록 분류의 초점은 기록 자체의 내용(content)보다는 기록이 생산되고 활용되는 맥락(context)이며 기록은 ‘기록이 무엇에 관한것인가(what they areabout)’보다는 ‘기록이 왜 존재하는가(why they exist)’를 기초로 분류되는 것이다(이영숙, 2005). 물론 출처 중심의 검색은 일반 이용자가 사용하기에는 어려움이 있을 수 있다. 하지만 출처 중심의 검색은 출처를 기반으로 어떤 분야의 기록이 생산되었는지에 대한 맥락을 제공한다는 점에서 의미가 있다. 또한 현 대통령기록포털의 철·건 중심의 검색시스템은 ‘업무기능(파일)’이나 ‘단위과제’ 정보와 같은 기록의 맥락 파악에 대한 상세정보를 제시하지 않고 있다는 점에서 문제가 있다.

넷째, 검색 후 제공되는 기록에 대한 상세정보가 충분하지 않다는 점이다. 대통령기록관은 2022년 12월 한 차례의 대통령기록포털 개편을 통해 기록에 대한 상세정보를 추가 제공하고 있다.16) 하지만 개편을 통해서도 여전히 핵심 정보에 대한 제공은 누락되어 있다. 앞서 공란으로 확인되었던 ‘생산기관’은 대통령기록관 분류 체계 ‘레코드그룹’에 해당하는 정보로 ‘서브 레코드그룹/서브 컬렉션>시리즈>서브시리즈>파일’에 해당하는 정보는 확인할 수 없다. 이외에도 기록의 ‘기록의 입수유형’, ‘생산시스템’, ‘건 전자기록 유형(e지원문서카드, e지원일지 등)’ 등의 정보는 확인할 수 없다. 이러한 정보는 이용자 입장에서 자신이 원하는 기록을 찾는 데 도움이 될 수 있는 정보들이다.

다섯째, 거의 유일하게 기록 원문을 확인할 수 있는 ‘기록컬렉션’에서도 전체 기록이 아닌 기록의 ‘일부’ 원문만 제공되고 있다. <그림 3>은 기록 건 ‘기록관리법 개정 추진 현황 보고’의 e지원문서카드이다. e지원문서카드는 일반적으로 ‘본문문서’와 ‘별첨문서’로 구성되며, 검토자의 지시에 따라 본문 및 별첨문서가 수정되기도 한다. ‘기록관리법 개정 추진 현황 보고’기록의 경우 <그림 5>과 같이 ‘e지원문서카드(1)’, ‘본문문서(2)’, ‘별첨문서(2)’로 구성되어 있지만 ‘기록컬렉션’에서 제공하고 있는 기록 원문은 ‘본문문서(1)’, ‘별첨문서(1)’만 확인이 가능하다. ‘e지원문서카드’와 ‘본문문서 초안’, 별첨문서인 ‘050926기록물관리법률 개정안(법률조문)’은 확인할 수 없다. 특히 e지원문서카드는 기록의 ‘단위과제’와 ‘정보출처’, ‘문서취지’, ‘결재라인 과정에서의 다양한 의견(경로부)’을 확인할 수 있다는 점에서 특히 중요한 가치를 지니지만 대통령기록포털에서는 확인할 수 없다. 이용자가 추가로 기록원문을 확인하기 위해서는 ‘정보공개청구’를 신청해야 한다.

대통령기록관의 주요 역할 중 하나는 국민과의 소통을 기반으로 올바른 아카이브 문화를 선도하는 것에 있으며, 그 매개체는 ‘기록’이어야 한다. 하지만 앞서 드러난 상기의 문제들은 대통령기록관의 기록정보서비스를 근본적으로 위협하는 핵심 요인이다.

이를 위해 대통령기록관은 크게 다섯 가지 사안을 고려해야 한다. 첫째, 대통령기록관을 방문하는 이용자의 요구를 파악하기 위한 ‘이용자 조사’를 선행해야 한다. 이용자를 최우선으로 여기는 기업들은 다양한 방법으로 이용자 조사를 진행하고 있으며, 서비스 기획의 모든 단계에서 이용자를 최우선적으로 고려한다. 이용자를 세분화하여, 이용자의 목표에 맞추어 기능을 생각하고, 문제점을 도출하고, 편의성을 증진시키는 것 등의 행위로 총체적인 이용자의 경험을 디자인하는 것이다(양인호, 2020, 184). 이를 위해서 대통령기록관은 이용자가 ‘누구’인지부터 조사해야 한다. 열람실을 방문하는 이용자는 누구인지, 어떤 직군의 이용자가 어떤 목적으로 대통령기록포털을 사용하며, 어떤 이유로 정보공개청구를 하는지 등의 조사를 통해 대통령기록관의 주요 이용자를 세분화하고 그들의 요구를 정의해야 한다. 직군(언론인, 학생, 연구자, 공무원 등)에 따라 ‘기록’을 이용하는 목적과 의도가 달라질 수 있으며, 이를 통해 이용자별 기록정보서비스의 방향을 도출할 수 있을 것이다.

이러한 이용자 조사·분석 결과를 바탕으로 대통령기록관은 ‘대통령기록 이용 가이드’ 마련과 ‘검색시스템’ 개선이 필요하다. ‘대통령기록 이용 가이드’는 대통령기록의 ‘유형’, ‘검색’, ‘정보공개청구’, ‘기록 용어’ 등 대통령 기록을 이용하는데 도움이 될 만한 전반적인 내용을 포괄해야 한다.

또한 이용자의 웹로그분석 및 검색 패턴 분석결과를 바탕으로 검색시스템을 개선해야 한다. 현재의 철·건 중심의 검색시스템을 고도화하여 대통령기록관의 분류체계상 ‘파일’, ‘시리즈’ 단위까지 포괄할 수 있어야 한다. 앞서 살펴 본 바와 같이 이용자가 찾는 기록이 여러 부서와 기능에 분산되어 있을 경우 철·건 검색은 강점을 발휘할 수 있다. 이에 더하여 ‘출처기반’의 검색시스템을 고려할 필요가 있다. 기본적으로 대통령>레코드그룹>시리즈>파일>철·건 구조로 접근할 수 있도록 설계하고, 검색결과를 바탕으로 ‘주제별’, ‘유형별’ 분류를 추가로 제공할 수 있다. 이와 관련해서 유럽연합의 유로피아나(Europeana), 아카이브 포털 유럽(Archives Portal Europe), 미국의 DPLA(Digital Public Library of America) 등의 패싯(facet) 기반의 검색시스템을 주목할 필요가 있다.

둘째, 대통령기록포털에서는 소장 기록의 전체 목록을 제공할 필요가 있다. 검색도구가 고도화되고, 전체 소장기록의 목록을 제공할 수 있다면 이용자는 대통령기록포털을 통해 원하는 기록을 찾을 수 있을 것이다. 무엇보다 중요한 점은 이용자가 기록에 대한 배경 및 맥락을 파악할 수 있도록 기록에 대한 충분한 상세정보를 제공하는 것이다.

셋째, 대통령기록포털에서 제공하는 ‘원문’서비스는 예산과 인력의 한계가 있을 수 있다. 이때는 앞서 이용자조사 분석 결과를 바탕으로 이용자가 필요로 하는 ‘기록’을 선별하여 집중할 필요가 있다. 하지만 무엇보다도 중요한 것은 기록의 컴포넌트만 제공하는 것이 아니라 e지원문서카드(e지원메모, e지원일지) 등의 원문서비스를 적극 고려해야 한다. 기록의 상세정보에서는 얻을 수 없는 배경지식이 e지원문서카드 등을 통해 충족될 수 있다. 또한 컴포넌트 제공 시에도 선별 제공이 아닌 해당 기록에 포함된 전체 컴포넌트를 제공해야 한다.

넷째, 기록의 유형별 특성을 반영하고, 기록이 생산된 활동이나 맥락을 고려한 기록정보서비스가 이루어져야 한다. 예부터 기록은 ‘활동의 증거로서 기록된 것’으로 정의되었으며, 조직이나 개인 활동의 부산물로서, 행위에 대한 증거를 제공하는 특징을 가진다(국가기록원, 2011, 10). 하지만 대통령기록포털의 기록컬렉션 서비스는 1건의 기록을 제공하는데 그치고 있다. 기록의 전후 생산맥락이 제거된 채 서비스되고 있는 것이다. 예를 들어 대통령기록포털의 ‘지시사항’컬렉션에서는 ‘e지원지시카드’만 제공하고 있다. 하지만 16대 대통령기록의 경우 ‘e지원문서카드’에서 대통령의 지시사항을 확인할 수 있고, ‘대통령 말씀록’에서도 확인이 가능하다. 단순하게 1건의 ‘e지원지시카드’만 제공하는 것이 아니라 그 지시사항을 내리게 된 ‘대통령 말씀록(회의 시)’, ‘e지원문서카드의 지시내용’, 그리고 그 지시사항을 수행하기 위해 진행한 업무처리의 결과로서의 ‘기록 set’ 전체를 제공할 필요가 있다.

또한 ‘선물(기록)’의 경우에도 ‘대통령 행사(기록)’와 연계될 수 있으며, 행사에서 ‘대통령 말씀록(기록)’, 그리고 ‘선물을 증정한 사람(기록 및 정보)’에 대한 설명과 ‘증정 국가의 특성(정보)’, ‘선물의 의미(정보)’ 등 다양한 기록정보와 연계될 수 있고, 이러한 결과를 ‘교육용 콘텐츠’로도 활용할 수 있을 것이다.