성바오로딸수도회 한국관구 역사문서고에 소장된 기록물의 생산과 접수 시기는 한국에 수도회가 진출한 1960년 12월 13일부터이며, 기록물의 유형별·분류별로 서고에 정리되어 있다. 대부분의 기록물은 관구청에 있는 역사문서고에 보존되어 있으며, 관구 비서실에 회원 관련 문서와 선종회원 유품이 보존되어 있다. 일부 박물류가 보관된 서고는 관구청에 있으며 수녀원 안내실 옆에 위치한, 수도회의 영성과 역사를 소개하는 로비에 수도회 배지와 회헌, 사도직에 사용하던 컴퓨터와 카메라, 필름 편집기 등이 소규모로 전시되어 있다. 성바오로출판사에서 출간한 책과 제작한 시청각 미디어 전시실에도 한국관구 설립 50주년과 수도회 설립 백주년 기념물이 함께 전시되어 있다.

기록물의 유형은 크게 문서와 시청각 기록물, 박물로 나눌 수 있다. 문서류에는 종이 문서, 기록물 철로 볼 수 있는 문서를 묶어서 제본한 책자, 도서와 간행물, 도면이 있으며 시청각 기록물로 사진·필름류에는 사진, 슬라이드, 필름, 상본(像本, 가톨릭교회의 성화가 담긴 카드)이 있고 오디오‧비디오류에는 카세트테이프와 비디오테이프, CD와 DVD가 있다. 박물류에는 수도회 상징, 상장·상패, 현수막·족자, 기념품, 성상(聖像)·성화(聖.)·성물(聖物), 유해(遺骸), 회원 유품, 회원 작품, 미술품, 수도회 비품, 타 관구에서 받은 선물이 있다. 역사문서고에 소장된 유형별 기록물의 수량은 먼저 기록물 분류 목록에 등록된 내용을 통해 확인하였으며, 목록과 실제 기록물이 일치하지 않는 부분이 있어서 실제 기록물 수량을 재확인하는 작업을 거쳤다. 한국관구 역사문서고의 유형별 기록물의 수량은 <표 1>과 같다.

기록물의 내용은 수도회 조직의 운영에 관한 기록과 수도회 카리스마와 영성, 사도직, 양성에 대한 기록으로 나누어진다. 문서는 관구통솔에서 생산하거나 하부조직에서 입수한 회의록, 공문, 일지, 계획서, 검토서, 관구장 편지, 총원으로 보낸 보고서와 청원서, 총원에서 한국관구로 보내온 공문, 정보, 아니메이션 자료, 형제적 방문 보고서, 총원장 편지가 있다. 회의체인 세계총회와 관구총회의 문서, 세계총회 사이에 열리는 중간총회와 각종 대륙별 모임, 국제 세미나에서 발간된 자료도 수집되어 있다. 회원들의 월피정과 묵상 자료들, 수도회 역사에 대한 증언, 전례와 서원 예식서, 양성에 대한 지침서, 각종 기념일과 행사 자료 등도 있다. 회원에 대한 부고, 삶의 증언과 사진, 회원들의 학위 논문, 교구와 주고받은 계약서, 진출 허가서, 한국천주교여자수도회 장상연합회 총회의 자료집 등이 수집되어 있다.

도서는 주로 창립자 야고보 알베리오네 신부의 저서와 창립자 신부님에 대해 회원들이 저술한 전기, 창립자 영성에 대한 연구서들이 주를 이루며, 테클라 메를로 수녀의 저서와 전기, 바오로가족의 복자와 가경자에 대한 책들이 있다. 성경, 수도회의 회헌과 회칙, 전례에 사용되는 바오로가족 기도서, 성가책, 전례서, 수도회 역사서, 교황문헌과 교회문헌, 기타 수도회 관련 도서들이 수집되어 있다. 간행물로는 한국관구에서 출간한 「성바오로의 딸들」 회지와 총원에서 제작한 회원 명단과 바오로가족 주소록, 바오로인의 달력이 있다. 도면에는 수도회 본원과 분원 건축과 개축을 위한 건축 도면과 수도회 진출에 관련된 지도가 있다.

시청각 기록물 중 사진‧필름류는 수도회의 다양한 행사와 사도직 현장, 공동체의 일상을 담고 있으며 회원들의 증명사진이 실린 사진첩으로 창립자 신부님과 테클라 수녀님의 사진과 슬라이드 자료집, 회원들의 첫서원, 종신서원 상본 모음집이 있다. 오디오‧비디오류는 수도회에서 행한 특강이나 대피정 자료 음원과 동영상, 총회와 국제모임 자료, 수도회 행사, 기념일 전례, 초창기 선교사들의 증언, 창립자의 말씀과 영상이 담긴 음원과 사진 파일, 동영상이다. 카세트테이프는 이탈리아에서 온 바오로가족수도회 수사, 수녀들과 성바오로딸수도회 수녀, 총원장들이 한국회원들에게 바오로 영성을 전수하는 말씀을 통역한 내용이 주를 이룬다.

박물류에는 수도회의 상징인 배지, 메달, 수도회와 회원들이 받은 상장‧상패‧감사패, 총회나 행사 때 사용한 현수막과 족자, 축성식이나 다양한 기념일에 제작한 기념품, 수도회에서 사용하거나 선물 받은 십자가‧성상‧성화‧성물, 복자 알베리오네 신부님 유해, 선종회원 유품, 회원들이 만든 작품과 작가들의 미술품, 수도회 생활용품과 사도직 비품, 타관할구에서 받은 선물이 수집되어 있다.

비서실에 비치 중인 회원에 대한 기록물은 역사문서고에 등록되어 있지 않은 비공개 기록물이다. 회원별로 기록물 철이 구분되어 있으며 개인 신상카드와 면학‧사도직 경력은 전자문서로 기록되어 서원연도 순으로 저장되어 있다. 회원별 기록물철 문서에는 각종 증명서, 각종 자격증‧수료증, 추천서, 종합건강진단서, 각 단계별 청원서와 의견서, 자필유언서, 종신서원 통지서 등이 있다.

한국관구의 기록물 관리 현황에 대해 살펴보면 종교단체 기록관으로서 기관형 기록관과 수집형 기록관의 기록물 이관과 수집 방식이 함께 이루어지고 있다. 3년마다 관구통솔이 교체될 때 관구장과 각 분야별 평의원이 자신이 담당한 업무에서 생산되고 수집된 기록물을 관구 비서에게 넘기고 관구 비서는 이를 제본하여 역사문서고로 이관한다. 역사문서고 담당자는 인수한 기록물을 총원 역사문서고의 분류체계에서 일부 수정한 분류체계에 따라 목록을 작성하고 유형별‧분류별로 서고에 보존한다.

총원에서 발송한 문서와 시청각 기록물은 도착될 때 관구 비서나 평의원을 통해 역사문서고에 인수되고, 이탈리아어로 된 문서의 한국어 번역본 역시 관구 비서나 평의원을 통해 문서고에 들어온다. 수도회 세계총회와 관구총회의 기록물도 관구비서를 통해 수집되어 인수된다. 수도원 생활과 관련된 다양한 기록물은 관구장이나 평의원을 통해서 수집되기도 하고, 문서고 담당자가 생산한 회원에게 요청하고 인수하여 문서고에 보존하기도 한다. 수도회 역사와 관련된 자료는 초창기 선교사들의 증언과 기록을 통해 수집되기도 했고, 회원들이 제작하거나 취득한 박물을 문서고에 기증하는 경우도 있어서 여러 가지 방식으로 기록물의 수집이 이루어진다.

사도직과 재무에 관련된 기록물은 대부분 사도직 센터의 각 부서에 보존되어 있고 사도직 평의원과 관구 재무담당에게 보고된 문서는 각 책임자가 따로 보관하고 있다. 현재 사도직과 재무 분야에서 생산되는 기록물은 전자파일의 형태로 사도직 업무를 위한 저장소인 ‘바오로딸 드라이브’에 생산부서마다 저장하고 있으며, 분산 보관되던 기록과 정보를 한곳으로 모으는 작업을 하고 있다. 각 기록에는 접근 권한이 있는 사람이 열어보고 공유할 수 있도록 관리되고 있다.

영성과 양성의 각 분야에 소속된 담당자들도 보고를 통해 이관된 문서 외에는 각자 생산한 문서를 따로 보관하고 있어서 영구보존할 기록물을 조사해서 수집하고, 전자적으로 통합되어 관리될 수 있도록 디지털 아카이브를 구축하는 작업을 준비할 필요가 있다. 초창기의 중요 기록들을 스캔 작업을 통해 전자문서화 하고, 카세트테이프를 전자파일로 변환하는 작업을 역사문서고 담당자들이 진행해 왔지만 전자파일의 목록화가 이루어지지 않았다. 문서의 경우, 종이문서의 전자파일을 함께 이관하는 것이 제14대 통솔부터 시작되었다.

기록물의 편철과 기술, 보존과 이용 등 전반적으로 개선해야 할 사항이 많지만 본 연구를 통해 우선 분류체계를 수정 보완하고 계층적으로 재정리하는 과정을 밟아가게 될 것이다. 역사문서고가 관구통솔과 소수 회원에게만 활용되고 있고 오래된 기록을 검색하는 것이 쉽지 않은 상황이다. 하지만 회원들 안에서 기록물 관리의 중요성에 대한 이해가 조금씩 높아져 가고 기록물 관리에 대한 교육의 필요성도 증가하고 있다. 2023년 8월에 기록물 관리 정책문이 마련되어 향후 역사문서고 운영 방안을 마련하고 회원들에게 교육을 제공하는 방향으로 나아갈 계획이다.

기능에 따른 분류는 성바오로딸수도회 한국관구의 업무분류에 따라 각 기능과 활동, 업무처리에서 생산되어 역사문서고로 이관되는 기록물을 조사하여 분류하는 방식으로 이루어졌다. 모든 업무처리에서 생산된 기록이 역사문서고로 인수되지는 않고 사도직과 공동체에서 생산되는 기록물 중에 관구비서실과 관구평의원을 통해 수집된 것만 인수되기 때문에 현재 문서고에서 보유하고 있는 기록물을 중심으로 한국관구 업무분류체계에 따라 업무와 연계하여 기록물을 분류한 내용은 <표 2>와 같다.

한국관구 역사문서고에는 한국관구 밖에서 생산되어 수집된 기록물이 있으며 이를 생산한 개인이나 조직을 출처로 파악하여 분류하였다. 먼저 창립자 야고보 알베리오네 신부를 출처로 하는 저서와 편지, 창립자와 관련된 기록물이 있고, 초대 총원장 테클라 메를로 수녀를 출처로 하는 저서와 편지, 수녀님에 대한 기록물이 있다. 복자인 성바오로수도회 티모테오 자카르도 신부의 일기를 비롯한 바오로가족 가경자들에 대한 도서와 소책자들도 하나로 묶을 수 있다. 한국관구에서 소장한 창립자와 초대 총원장, 바오로가족 복자와 가경자에 대한 기록물은 주로 성바오로수도회와 성바오로딸수도회 총원에서 한국관구에 전달된 것과 한국 성바오로수도회와 성바오로딸수도회에서 번역하여 출간한 것이다.

성바오로딸수도회 총원에서 생산하여 한국관구에 보낸 기록물도 많은 양을 차지하는데 총원장이 보낸 편지와 공문, 총통솔과 총비서국, 각 분야별 비서국에서 회원들을 고무하고 정보를 제공하기 위해 보낸 다양한 자료와 정보가 있다. 수도회의 회의체인 세계총회, 중간총회와 국제 모임, 대륙별 모임에서 생산된 기록물도 번역, 수집되어 출처 항목에 포함된다. 국제회의 관련 기록은 대부분 총원에서 생산되지만 지역별 모임도 있고 한국관구에서 생산된 기록물도 있기 때문에 회의체를 출처로 분류했다.

그밖에 같은 창립자인 알베리오네 신부에 의해 설립된 바오로가족으로 성바오로수도회, 스승예수의제자수녀회와 선한목자예수수녀회, 사도의모후수녀회, 예수사제회와 성마리아영보회, 협력자회, 각각의 조직을 출처로 볼 수 있고 바오로가족을 총괄하는 국제 바오로가족과 한국 바오로가족도 출처가 된다. 교회 내 기관과 조직인 교황과 교황청, 한국천주교주교회의, 분원 진출이나 선교활동과 관련된 교구와 주교, 한국천주교여자수도회 장상연합회 등도 역사문서고에서 보유하고 있는 기록물의 출처이다. 또한 역사문서고와 관구비서실에는 수도회 회원을 출처로 하는 다양한 기록물이 존재한다. 이들 중 기능 출처에 포함되는 기록물도 있으나 회원 개인을 출처로 묶는 것이 더 합리적인 경우도 있다. 기관과 조직, 그리고 개인을 출처로 하여 기록물을 분류한 내용을 정리하면 <표 3>과 같다.

기능과 조직 출처에 포함되는 기록물 중에서도 그 유형이나 형태에 따라 분류하는 것이 효과적인 기록물은 유형별로 분류하였다. 주로 시청각 기록물과 박물류가 이에 해당하며 상본과 도면, 방명록, 일부 도서와 간행물도 포함된다. 시청각 기록물은 사진, 필름, 슬라이드, 오디오(카세트테이프, CD), 비디오(비디오테이프, CD, DVD)로 나뉘며, 박물류는 수도회 상징, 상장‧상패, 기념품, 현수막‧족자, 성화‧성상‧성물, 유해, 회원 유품, 회원 작품, 미술품, 사진액자, 생활용품, 사도직 비품, 타관할구 선물 등으로 나뉜다. 유형에 따른 분류는 <표 4>와 같다.

수도회 한국관구 역사문서고에서 기존에 사용하고 있는 분류체계는 총원 역사문서고의 기록분류체계를 가져와서 일부 한국관구 상황에 맞게 수정한 것이므로 이를 조사 분석하는 과정이 한국관구의 기록분류체계의 구조를 이해하고 재설계의 방향을 모색하는 데에 필요하다. 총원 역사문서고의 분류체계는 2021년에 개정되었으며 이 분류체계에 따라 역사문서고에서 수도회의 기록물을 관리하고 있다.

총원 역사문서고의 기록물은 퐁(fonds)으로 분류되어 있으며 창립자와 초대 총원장, 수도회, 총회와 총통솔, 각 관할구와 회원, 바오로가족과 교회 기관 순으로 알파벳 대문자와 숫자의 조합으로 분류기호가 매겨져 있다. 기록물 계열과 기록물철 단위에 걸쳐 계층적으로 분류체계가 상세하게 구분되어 있다. 총원이니만큼 창립자(A)와 초대 총원장(B)이 직접 생산하거나 그분들과 관련된 다양한 기록물을 보유하고 있다. 수도회 문서(C)에 속하는 기록물은 수도회의 사회법, 교회법적 인정에 관련된 기록, 수도회 규칙과 예식서, 수도회 고유의 기도서 등이다. 총회(D)와 각종 국제회의(E)는 연도순으로, 회기별로 분류하였으며, 총통솔(F)은 역대 총원장 순서에 따라 총원장 이름 아래에 그 시기별 기록물을 정리하였다. 수도회의 삶/국제 비서국 활동(G)은 기능별로 나누어져 있으며 각 활동에 해당되는 비서국이 생산조직으로 연계되어 있다. 세계 관할구(H) 항목에는 각 단계별 관구와 위임구, 총통솔 직할 수도원의 코드가 정해져 있고 각 관할구에서 생산되어 총원 역사문서고에 인수된 기록이 보관된다. 이어서 회원(L)에 대한 기록, 바오로가족(M)과 교회 내 다른 기관이나 조직(N, O, P, Q)에서 생산된 기록물이 분류되어 있다. 분류기호 R이하로는 기록 매체의 유형에 따라 분류되어 있다. 잡지와 도서류(R), 회원 논문과 저술(T)이 묶여 있고 사진, 오디오/필름/비디오, 기념물 아카이브가 따로 분류되어 있다. 퐁과 기록물계열까지 기록분류체계의 분류기호와 내용을 살펴보면 <표 5>와 같다.

한국관구 역사문서고에서 기존에 사용하고 있는 기록분류체계는 총원 역사문서고의 분류체계를 가져와 전체적으로 그 틀 안에서 일부분을 한국관구 현실에 맞게 수정한 것이며 <표 6>과 같다.

한국관구 역사문서고 기록분류체계의 분류 항목을 검토해 보면서 분류가 혼재된 부분이 있는 것을 확인할 수 있었고 실제로 기록물을 검색하는 과정에서 이러한 문제점이 더 명확하게 드러났다. 기록분류체계의 각 항목과 분류된 기록물의 목록을 대조하고, 기록물의 내용이 그 분류에 해당되는지 확인하면서 기존의 기록분류체계에 개선해야 할 사항을 짚어보았다.

기존의 한국관구 기록분류체계는 전체 기록물을 성바오로딸수도회 기록물군으로 보고 총원 분류체계에서의 퐁계층을 하위기록물군으로 설정하였는데 개선안에서는 하위기록물군을 기록물군으로 계층의 수준을 올렸다. 창립자(A)와 초대 총원장(B) 기록물은 소장 기록물의 양과 종류에 맞게 총원보다 단순하게 분류되어 있으며 창립자의 저서 번역본을 언어별(A4, A5)로 구분하였는데, 크게 창립자나 초대 총원장이 직접 기록한 것과 다른 사람들이 그들에 대해 기록한 것으로 나누고 언어별로 분류하기보다 저서별로 기록물철을 만들고 그 안에 다양한 언어본을 묶는 방향으로 하였다.

하위기록물군 C는 수도회와 회원에 대한 기록이 합쳐져 있는데 이를 분리하였다. C1의 회원 졸업장, 수료증 등과 C9, C10의 세계와 한국 선종회원에 대한 정보는 따로 회원에 대한 기록으로 묶어서 수도회 기록과는 분리하였다. 수도회 역사(C6)에 창립자의 사상과 수도회 영성 연구가 포함되어 있는데, 창립자의 사상 연구는 알베리오네(A)로 수도회 영성 연구는 총통솔 또는 한국관구의 영성으로 옮겼다. C8의 주소록은 바오로가족 전체의 주소록이므로 바오로가족(F)으로 옮겼다. 바오로가족(F)에서는 총통솔 모임(F8) 하위에 한국 바오로가족 통솔 모임과 국제 바오로가족 총통솔 모임으로 구분하였다.

한국관구는 각 총원장 이름 아래에 기록을 분류하지 않고 총통솔(G) 하위에 총원장과 총통솔의 기록을 모아두었다. 총통솔(G) 하위에 총원장과 총통솔을 기록물계열로 나누고, 영성, 양성, 사도직, 경영관리의 기능별 분류를 유지하는 것으로 하였다. 국제 카리스마 코스 자료(G2)는 항목명을 카리스마로 바꾸어 총통솔의 카리스마 아니메이션 자료를 기록물철로 모으고, 국제 바오로가족 카리스마 코스 자료는 바오로가족(F) 하위에 바오로가족 카리스마 코스 기록물철로 두는 것으로 하였다. 영성서적(G9)은 총통솔-영성이나 한국관구-영성 중에 해당되는 곳으로 옮겼다. 한국관구(H)는 현재 기록물철에 해당하는 문서의 유형별로 기록물계열이 분류되어 있으나 한국관구 업무의 기능에 따라 분류하고 통솔 순서에 따라서 정리하는 것으로 하였다.

바오로가족 성인(L)을 독립된 하나의 하위기록물군으로 분류했는데, 이는 바오로가족(F) 하위의 기록물계열로 분류하는 것으로 하였다. 그리고 교황청(N), 한국천주교주교회의(P), 교회조직(Q), 기타 수도회(X)는 교회조직이라는 하나의 기록물군 아래에 묶는 것으로 하였다.

기록물의 유형에 따라 분류된 항목 중에 논문(T)에서 회원 논문은 회원 항목으로 따로 분류하고, 수도회 기념품(Y)과 영상‧음원(AV), 사진은 하위의 분류를 재정비하였다. A6과 B4의 시청각 자료는 시청각 기록물 하위에 분류하여 기록물 이용에 보다 효과적이게 하였다. 이상의 내용을 바탕으로 기존의 분류체계에서 개선해야할 부분을 정리하면 <표 7>과 같다.