2022년 3월 기준 폐교는 3,896개교이다(지방교육재정알리미, 2022). 폐교 수가 많은 지역 1~3순위는 전남 839개교, 경북 735개교, 경남 582개교 순이다. 과거에는 농·산·어촌이나 도서 벽지의 인구가 도시로 이동하여 지방에서 주로 폐교가 발생하였으나 현재는 저출산으로 학령인구수 감소 때문에 도시에서도 폐교가 생긴다(성이용, 2020). 경제협력개발기구(OECD)의 평균 합계 출산율 1.61명과 비교했을 때 우리나라의 출산율은 0.81명에 불과하여 저출산 문제가 더욱 극명함을 알 수 있다(이중삼, 2022; 통계청, 2022). 우리나라 인구의 약 20%가 집중된 서울에서조차 2020년에 초등학교, 중학교 각각 1개교가 폐지되었다. 이제 더 이상 우리나라에서 폐교가 없는 지역은 없으며 폐교는 전국적으로 계속 발생할 것이다.

학교는 공공기관이며 그 기록물은 공공기록물로 분류되어 법률에 따라 이관 및 보존한다. 그간 학교기록물에 관한 연구는 다양한 관점에서 활발하게 진행되었다. 많은 선행연구는 학교기록물의 중요성과 가치를 강조하며 체계적인 관리를 위해서는 학교기록물의 특수성을 고려해야 한다고 주장하였다. 첫째, 교육행정정보시스템(NEIS), K-에듀파인 그리고 이관을 담당하는 표준기록관리시스템(RMS) 등 학교기록물의 생산 및 관리 시스템이 다양하다(고광분, 2017)는 특징을 가진다. 둘째, 학교기록물 생산 주체 역시 교사, 행정직원, 학생 등 다양하며(장효정, 김수정, 2017), 셋째, 상장, 수업자료(교지, 교과서), 시청각기록물, 행정박물, 학교 홈페이지 등 생산되는 기록물의 유형 역시 다양하다(장효정, 김수정, 2017). 이처럼 특수한 속성을 지닌 학교기록물의 체계적인 관리를 위해서는 기관 폐지 이후의 보존과 활용에 대한 지속적인 연구가 이루어져야 하지만, 장기보존의 가치를 가진 폐교기록물 보다는 폐교 시설물 활용에 관한 연구가 더 많을 정도로 폐교기록물의 관리와 활용에 대한 연구는 적은 실정이다. 폐교기록물 관리에 대한 인식과 실천이 저조했던 그간 아시아대학의 교육행정 문서 무단 폐기(강준구, 2009)와 종합사립대학인 서남대학교 폐쇄(허운연, 2017) 등의 사건이 발생하여, 공공기록물로서의 폐교기록물의 영구적 가치와 체계적 관리에 관한 사회적 관심을 불러일으켰다. 이 연구에서는 1999년 이후 전국의 폐교기록물 이관현황(보존기간, 유형별, 이관장소)을 정보공개청구를 통해 조사하여 문제점을 파악하고, 지역 교육(지원)청 산하 기록연구사 10명을 심층면담 한 후 기술통계 및 정성적인 내용분석을 종합하여 폐교기록물 이관 및 관리 개선방안을 도출하고자 하였다. 이상의 목적을 수행하기 위하여 이 연구에서는 다음과 같은 연구 질문 3가지를 상정하였다.

[연구 질문 1] 1999년 이후, 폐교기록물 이관현황은 어떠한가?

[연구 질문 2] 폐교기록물 이관의 문제점은 무엇인가?

[연구 질문 3] 폐교기록물의 체계적인 관리를 위한 개선방안은 무엇인가?

이 연구에서는 공공기록물법 제정된 1999년 이후 전국의 폐지된 초, 중, 고등학교를 대상으로 정보공개청구를 진행하여 폐교기록물 이관현황을 파악하고 지역 교육(지원청)의 기록연구사를 대상으로 반구조화된 심층면담을 진행하였다. 이 연구는 정보공개 청구를 통해 수집한 정량적 데이터와 심층면담을 통해 수집한 정성적 데이터를 종합적으로 분석하는 혼합연구방법론을 채택하여 각 연구 방법의 단점을 보완하고 장점을 강화하고자 하였다.

이재영과 정연경(2019)은 폐교대학 기록물을 대학이 폐쇄 및 폐지되기 이전에 생산 또는 등록된 기록물이며 대학기록물과 동등하다고 정의하였다. 학교기록물은 학교에서 법적 의무의 수행이나 교육활동에서 증거와 정보를 생산, 접수, 유지하는 모든 형태의 기록정보와 행정박물(최윤정, 남태우, 2012)이며, 전자·비전자문서, 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각기록물, 비밀기록물, 행정박물, 간행물 등 다양한 유형으로 구분할 수 있다(국가기록원, 2021).이상의 정의를 참고하여 이 연구에서 폐교기록물은 「유아교육법」, 「초·중등교육법」, 「고등교육법」 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급학교에서 폐쇄 및 폐지되기 이전에 생산 또는 접수된 기록물로 학교기록물의 유형과 가치를 지닌 기록물로 지칭하였다.

그동안 진행된 폐교기록물 관련 연구는, 폐교의 속성을 이해하기 위한 폐지기관 기록물 관리 연구(김송이, 이영학, 2017), 폐교기록물 관리 이해를 위한 폐교 사립대학 기록물 관리 연구(김민경 외, 2018; 이재영, 정연경, 2019; 2020; 2021)가 있고, 본 연구와 연구 대상 범위가 유사한 석사학위논문(민보혜, 2010; 이남곤, 2020) 정도가 존재한다. 기록관리 현장에서 활용할 수 있는 지침으로는 국가기록원, 부산광역시교육청, 서울특별시강서양천교육지원청이 발행한 폐교기록물 관리 지침(매뉴얼)이 존재한다. 김송이와 이영학(2017)은 폐지(한시)기관 기록물은 공공기록물로써 학술적, 업무적으로 다양한 가치를 지니지만 폐지기관의 폐지 시기는 설립부터 설정되어 기관 체계가 빈약하고 공무원의 잦은 인사이동 등으로 인해 기관 내 기록물 관리 인식이 부재함을 지적하였다. 따라서 기관의 역할과 책임을 명확하게 설정하고 유관기관과 소통하며, 폐지기관의 기록물 관리 개선을 위한 의지와 인식을 다지는 것이 중요함을 강조하였다. 김민경 외(2018)와 이재영, 정연경(2019; 2020; 2021)은 폐교 사립대학 중 규모가 큰 종합대학인 서남대학교의 기록물 관리를 연구하였다. 김민경 외(2018)는 사립대학은 국·공립대학과 같은 공공기관이고 폐지 및 폐쇄된 대학교의 기록물도 공공기록물법에 따라 이관과 관리가 이루어져야 하지만 기록관리가 제대로 되지 않고 있음을 지적하였다. 개선방안으로 폐교가 진행되는 시기에 기록물관리 전문요원을 배치하고, 폐교 사립대학의 기록관리 지침과 법령을 마련하고, 마지막으로 기록관리 업무를 수행할 수 있는 서고 설치와 시스템 장비 등을 지원할 것을 제안하였다. 이재영과 정연경(2019)은 폐교대학 기록물 관리를 주체별 역할과 업무는 단계별로 제시하며 폐교대학 기록물 관리의 통합관리체계 기반을 마련하였다. 후속연구(이재영, 정연경, 2020)에서 한국사학진흥재단으로 이관된 서남대학교의 기록물을 중심으로 서남대학교의 업무기능을 분석하였고 이관기록물 범위를 파악하여 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 이재영과 정연경(2021)은 폐교대학의 행정정보 데이터세트 관리 방안으로 기록화 대상 선정, 보존기간 책정, 데이터세트 관리기준표 작성 등을 통하여 세분화된 종합 관리체계를 구축하였고 통합적 관리 기준을 제안하였다. 본 연구와 연구대상이 비슷한 석사학위 논문으로 민보혜(2010)와 이남곤(2020)의 연구가 있다. 민보혜(2010)는 대전광역시의 44개의 폐교(공·사립 초·중·고 및 실업계 학교)를 대상으로 폐교기록물이 학교의 교무와 행정 업무 중 생산된 기록물로 학교 기록의 의의와 가치를 포함하는 역사와 증거적 가치를 지닌다고 하였다. 그러나 폐교기록물 관리는 원본 보존과 상시 민원 발급이 요청되는 기록물 중심으로만 한정적으로 이루어지고 있음을 지적하였다. 또한 학교가 운영 중일 때는 늦게라도 기록물을 등록하여 관리가 가능하지만, 폐교 이후에는 이전에 등록하지 않은 기록물은 유실될 수밖에 없다는 점을 지적하였다. 그리고 폐교 기록관리의 문제점으로 법적 기준과 지침의 미정비, 폐교 기록의 분산 관리를 꼽고 이를 해결하기 위하여 법령과 지침 매뉴얼 정비, 관리 시스템 개선, 폐교 기록의 활용을 제안했다. 이남곤(2020)은 강원도 대부분의 폐교가 관할 기관이 아닌 통합학교로 기록물을 이관하고 있음을 파악하고 폐교기록 관리 매뉴얼 표준화가 없어 지역별 폐교기록 관리의 수준 편차가 발생할 수 있다고 지적하였다. 개선방안으로 학교기록물 관리기관 설립, 학교 문서고 설치와 보존환경 조성, 폐교기록 정보 서비스 확대를 제안하였다.

국가기록원의 한시기관·폐지기관 기록물 관리지침(2020)은 처리과와 기록관에서 수행해야 하는 기록관리 절차와 내용 등을 제공하고, 기록물의 생산부터 폐기까지의 업무절차 및 기록물의 유형별 관리 등을 포함하지만, 폐교기록물의 특징이 면밀하게 고려된 관리 지침서는 아니다. 부산광역시교육청이 발행한 폐지학교 실무 매뉴얼(2018)은 교육청 최초로 폐교 업무 지침이나, 실무 매뉴얼(총 203페이지) 중 기록물 관리(13페이지)와 관련해서는 기록물 관련 근거와 업무 개요, 업무처리순서 등만 간략하게 기술하고 있다. 서울특별시강서양천교육지원청이 발행한 학교 통폐합에 따른 폐지학교 실무 추진 매뉴얼(2020)은 기록물 관리를 위한 업무처리 절차에 추진내용과 기관을 명시하고 시청각기록물, 행정박물 편철 및 정리를 적시하였지만, 전자기록물(웹기록물, 행정정보데이터 등)에 관한 구체적인 관리지침은 없다. 이상의 폐교기록물 관련 지침서는 주로 행정적인 절차만 다룰 뿐, 폐교기록물의 특성과 다양한 유형별 이관 절차 등에 관한 세밀한 내용은 부족하였다.

폐교기록물이 인수되고 관리하는 기관은 승계된 기관인 통합학교라고 여러 선행연구와 지침에서 확인된다. 특히 이재영과 정연경(2019)은 통폐합되는 초·중학교의 기록물은 통합학교나 관할 교육지원청이 그 기록물을 인수하고, 본청은 폐지되는 고교 및 특수학교의 기록물만 이관하여 폐지된 초, 중학교의 기록물의 이관현황은 본청에서 별도로 관리하지 않아 기록물 관리 체계가 부재하다고 하였다. 또한 지방기록물관리기관(영구기록물관리기관)을 설립하여 관리해야 한다는 점이 여러 선행연구의 공통된 의견이나 민보혜(2010)의 연구 이후 10년이 지났음에도 불구하고 대부분의 지역에서 지방기록물관리기관(영구기록물관리기관)이 설립되지 않았다.

이 연구는 공공기록물법이 제정된 1999년 이후 폐지된 「초·중등교육법」에 적용받은 초등학교, 중학교, 고등학교로 대상을 한정하였다. 2022년 6월 전국 17개 시·도 교육청에 정보공개를 청구하여, 총 1,441개 폐교로부터 폐교기록물 이관현황을 정량적으로 수집하였고, 2023년 2월-3월 동안 지역 교육(지원)청 소속의 기록연구사 중 심층면담 참여 의사를 표명한 10명의 기록연구사와 반구조화된 심층면담을 진행하여 정성적인 데이터를 수집하였다. 이처럼 정량적인 방법과 정성적인 방법을 동시에 사용하는 혼합연구방법은 각 연구 방법의 단점을 보완하고 장점을 강화할 수 있다(오은주, 2008).

이 연구의 절차는 다음과 같다. 첫째, 공공기록물 관리에 관한 법률 및 시행령, 「학교기록물 관리 지침」,「한시기관·폐지기관 기록물 관리 지침」등의 법률과 지침 그리고 선행연구를 분석한다. 둘째, 정보공개 청구를 통해 교육(지원)청에서 관리하는 폐교 수와 폐교기록물의 실태를 파악하는 양적 자료를 수집 및 분석한다. 셋째, 양적 자료에서 도출된 문제점으로 심층 면담의 질문지를 작성 후 반구조화된 심층면담을 한다. 넷째, 수집된 질적 자료는 선행연구결과와 함께 근거이론접근법을 사용하여 코드북을 작성하고, 질적 자료를 분석한다. 마지막으로 양적 자료와 질적자료 분석을 종합하여 폐교기록물 관리 개선방안을 제안한다.

정보공개포털 사이트를 통해 2022년 6월 17일 정보공개를 청구하여 2022년 7월 14일에 최종 청구 결과 수집을 완료하였다. 전국적인 폐교기록물 이관현황을 파악하기 위하여 국가기록원 기록물 유형별 이관목록(서식)을 참고하여 폐교명, 폐지 시기, 기록물 보존기간, 유형별 수량과 이관장소 등의 항목을 포함한 서식을 엑셀 파일로 첨부하여 청구하였다. 17개 시·도 교육청에 공개방법과 수령방법1)은 전자파일과 정보공개포털을 통해 답변할 수 있도록 선택하였다. 대상 기관은 교육청과 지원청의 자료를 취합하여 제공하거나, 교육청에서 지원청으로 이송하여 각 기관에서 제출하게 하거나, 지원청으로 이송하지 않고 교육청만 자료를 제출하는 등 3가지 유형으로 답변을 제공하였는데, 이는 각 지역 교육청은 특별, 광역시·도내의 고등학교만을 관리하고, 지원청은 지역의 유치원, 초등학교, 중학교를 관리하는 분리된 업무체계 때문이다. 다음 <표 1>은 정보공개청구 시 첨부한 서식으로 폐지학교 기본내역과 이관장소, 유형, 보존기간별로 폐교기록물 이관내역을 표기할 수 있도록 구성하였다.

전문가 심층면담을 위해 17개 시·도 교육(지원)청 홈페이지 조직도와 업무연락처를 참고하여 소속 기록연구사의 면담 참여 여부를 직접 물었고, 대면과 비대면 방식 중 선호하는 방식을 선택할 수 있게 하였다. 참여 의사를 표시한 10명의 기록연구사에게는 이메일로 질문지를 미리 제공하여 답변을 준비할 수 있는 시간을 충분히 가졌으며, 면담질문지는 선행연구에서 제기된 문제와 정보공개청구로 얻은 현황분석 결과를 토대로 폐교 기록물 관리 지침과 계획, 폐교 기록물 이관현황, 폐교 기록물 관련 교육영역의 12개 질문 및 하위 질문으로 구성하였다. 반구조화 심층면담은 참여자의 의견과 경험을 탐구하기에 적합한 자료 수집 방법이며(Mishler, 1986), 연구자가 준비한 질문과 참여자들의 답변을 통하여 자유로운 추가 질의가 가능하기에 깊이 있는 면담이 가능하다(이지수, 2019). 과학적이고 윤리적 타당성을 인정받은 연구를 진행하기 위해 연구자가 속한 대학의 생명윤리심의위원회(IRB)에 심의를 의뢰하여 승인받은 후(승인번호 1040198-221116-HR-141-02) 면담을 진행하였다. 면담 질문은 <표2>와 같이 구성되었고 면담 참여자 10명의 정보는 <표3>과 같다.

면담은 2023년 2월 17일부터 3월 31일까지 진행하였다. 응답률을 높이기 위해 대면과 비대면(줌, 전화, 이메일) 등 중 참여자가 선호하는 방식을 선택할 수 있게 하였고(Sturges & Hanrahan, 2004), 10명 중 6명은 대면 방식을, 3명은 전화를 1명은 이메일 참여를 선택하였다. 대면 면담은 참여자와 사전에 면담 일정을 논의한 후 약속된 시간과 장소(대부분 근무처)에서 만나 진행하였다. 면담 시작 전에 연구에 대해 간략하게 설명하고 참여자의 동의를 구한 후 면담내용을 녹음하였다. 대면 면담은 연구자와 참여자가 라포(rapport)를 형성하여 언어와 비언어적 요소까지 풍부하게 수집할 수 있는 이상적인 면담 방법이다(이지수, 2019). 1시간 이내로 진행된 면담은 클로바노트(CLOVA Note)2) 어플을 사용해 녹음한 후 음성기록파일로 변환하여 컴퓨터로 전송 및 저장하여 분석에 사용하였다.

전화 면담은 사전에 면담 일정을 논의한 후 연구자가 전화를 걸어 진행하였고, 연구에 관해 설명하고 참여자 동의를 얻어 후 내용을 녹음하였다. 전화 면담은 교통비와 이동시간이 절감되고 대면 면담보다 더 높은 응답을 받을 수 있다는 장점이 있다(성태제, 시기자, 2020). 1시간 내외로 진행된 면담은 연구자의 휴대폰에 녹음하여 음성기록파일로 변환한 후 분석에 사용하였다. 이메일 면담은 연구자가 메일 본문에 연구의 개략적인 설명과 면담 질문, 동의서 작성 방법 등을 포함하여 작성하였고, 참여자에게 사진, 이미지, 웹 사이트 링크 등 다양한 자료를 활용하여 상세하게 답변할 수 있도록 안내하였다. 또한 이메일 면담의 경우 실시간 쌍방향 의사소통이 아니기에 답변 내용 중 궁금하거나 확인이 필요할 경우 팔로우 업(follow-up) 이메일을 주고받을 수 있다고 안내하였다. 참여자는 2주 기한 내에 응답을 완료하였다. 이메일 면담은 참여자는 신중히 답변을 작성할 수 있고 연구자는 녹음 채록이 필요하지 않아 시간을 절약할 수 있으며 답변 자료를 빠르게 저장하고 분석할 수 있다는 장점이 있다(이지수, 2019).

17개 시·도 교육청에 보존기간, 유형, 이관장소 3가지로 구분하여 폐교기록물 이관현황에 관한 정보공개를 청구하였으나, 다수 기관에서 해당내용을 기재하지 않거나(미기입, N/A), 정보부존재(정보는 존재하나 통합 집계불가)한 것으로 처리하여 정확한 실태조사가 어려웠다. 특히 충청북도와 경상남도는 초등학교와 중학교 폐교기록물 이관 현황 정보를 제출하지 않았기 때문에 이들을 제외하고 집계할 수밖에 없었으며, 각 기관에서 집계하여 제출한 폐교기록물의 현황정보가 많지 않았다는 점(미기입 혹은 정보부존재)이 본 연구의 정보공개청구 결과분석의 제한점이며, 이를 개선하기 위한 방안을 후절에 제시하였다(5.1 상세한 폐교기록물 관리 지침 제정 참고). 정보공개청구를 통해 얻은 데이터를 집계한 결과, 1999년 이후부터 2022년 6월까지 전국의 폐교수는 총 1,441개교로 산출되었다. 1,441개 폐지학교 중 학교 급별로는 초등학교 1,162개교(80.6%), 고등학교 201개교(13.9%), 중학교 78개교(5.4%) 순이었고, 지역별로는 경상북도, 전라남도, 강원도, 충청남도, 전라북도의 순으로 조사되었다(<그림 1>참고).

보존기간은 공공기록물관리법 상 보존기간별 책정기준에 따라 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 7가지로 구분해 조사하였는데, 1,441개교 중 250개교(17.35%)의 정보를 얻었다. 폐교기록물의 보존기간별 총 수량은 초등학교 45,800권, 중학교 20,059권, 고등학교 19,048권 순으로 집계되었다. 모든 급별 학교에서 전체기록물 중 보존기간이 5년으로 책정된 기록물이 가장 많았는데, 초등학교 19,526권(42.6%), 중학교 9,949권(49.6%), 고등학교 9,120권(47.9%)으로 나타났다. 그리고 준영구와 영구 순으로 수량이 많은 급은 초등학교(39%)와 중학교(36.1%)이고, 영구와 준영구 순으로 많은 급은 고등학교(27.6%)이다. 총 수량으로 보면 보존기간 1년 기록물이 444권(0.5%), 3년 기록물이 8,504권(10%), 5년 기록물이 38,595권(45.5%), 10년 기록물이 6,344권(7.5%), 30년 기록물이 656권(0.8%), 준영구 기록물이 18,783권(22.1%), 영구 기록물이 11,581권(13.6%) 순으로 집계되어, 30년 이상으로 책정된 장기보존 가치가 높은 기록물 수량보다 단기간 보존기록물 수량이 월등히 많다는 것을 알 수 있다. 다음 <그림2>는 1999년 이후 전국 폐교(초·중·고)기록물 보존기간별 총 수량과 비율이다.

폐교기록물 유형은 전자기록물과 비전자기록물로 구분하여 비전자기록물은 종이기록물, 시청각기록물, 행정박물로 세분하였다. 폐지된 1,441개교 중 전자기록물은 98개교(6.8%), 종이기록물은 240개교(16.66%), 시청각기록물은 50개교(3.47%), 행정박물은 49개교(3.40%)로부터 이관 정보를 얻었다. 다음 <그림3>에서 제시된 것처럼, 전자기록물이 130,706권, 종이기록물이 64,517권으로 가장 많은 것으로 집계되었고, 행정박물은 1,209점, 시청각기록물은 506권으로 종이기록물에 비해 상대적으로 적은 것으로 파악되었다. 유형별 폐지기록물 수량은 전 영역에서 초등학교가 가장 많은 기록물을 이관한 것으로 집계되었다.

마지막으로 비전자기록물과 전자기록물의 이관장소로 구분하여 조사한 결과, 비전자기록물의 이관장소는 교육청, 지원청, 통합학교3) 3가지로 집계되었다. 비전자기록물은 절반에 가까운 651개교가 통합학교로(45.2%), 224개교(15.5%)는 지원청으로, 41개교(2.8%)는 교육청으로 이관하였으며, 전자기록물은 444개교(30.8%)가 표준기록관리시스템(RMS)으로 이관한 것으로 조사되었다. 비전자기록물과 전자기록물 둘 다 미기입, 확인불가, 정보부존재의 비율이 높아 체계적인 현황 파악이 필요함을 알 수 있다. <그림4>는 1999년 이후 전국 폐교기록물(비전자 및 전자기록물) 이관장소별 현황과 비율이다.

이상의 정보공개청구 데이터를 분석한 결과는 다음과 같다. 첫째, 통합학교와 관할 교육지원청은 통폐합되는 초·중학교의 기록물만 인수하고 교육청은 폐지된 고등학교 기록물 현황만을 분리하여 관리하고, 본청에서 폐지된 초·중학교의 기록물 이관현황을 별도로 관리하지 않아 체계적인 폐교기록물 현황 파악이 불가함을 확인하였다. 또한, 보존기간, 유형, 이관장소 3가지 유형으로 폐교기록물의 이관현황을 요청한 결과, 지역별 및 기관별로 현황 파악의 통일성이 없고 집계 수준의 격차 역시 크다는 문제점을 확인하였다. 모든 영역에 현황정보를 기입하여 제출한 곳은 서울특별시와 부산광역시 단 2곳뿐이었으며, 충청북도와 경상남도는 본청의 현황만 제출하고 지원청이 관리하는 초·중학교 현황을 제출하지 않았다. 총 1,441개교 중 보존기간별 현황은 최대 250개교, 유형별 현황은 240개교, 이관장소는 916개교의 정보만 집계되어 전국 단위의 체계적인 폐교기록물 이관 현황 파악이 불가하였으며, 상세하고 체계적인 관리 지침 제정이 필요함을 확인하였다. 둘째, 총 1,441개 폐교 중 급별로는 초등학교, 고등학교, 중학교 순으로 파악되었고 지역별로는 경상북도, 전라남도, 강원도, 충청남도, 전라북도 순으로 조사되었다. 셋째, 보존 기간별로는 모든 급별에서 보존기간 5년 기록물이 가장 많았고, 전체 기록물 중 1년에서 10년 기록물의 양이 30년 이상 기록물의 양보다 월등하게 많음을 파악하였다. 넷째, 유형별로는 전자기록물이 비전자기록물의 양보다 많고, 비전자기록물은 종이기록물, 행정박물, 시청각기록물 순으로 집계되어, 종이기록물을 제외한 특수한 유형의 기록물 이관이 저조함을 파악하였다. 다섯째, 이관장소별로는 전자기록물은 표준기록관리시스템으로 이관되고, 비전자기록물은 통합학교, 지원청, 교육청 순으로 이관되었다.

폐교기록물 지침과 계획, 폐교기록물 유형, 폐교기록물 이관 및 이관 장소 3개 영역의 12개 질문과 하위 질문으로 구성한 질문지를 사용하여 10명의 기록연구사와 심층면담을 진행하였다. 연구자는 수집된 면담 녹취록과 파일을 반복하여 읽어 자료의 의미를 발견하면서 선행연구의 주요 개념과 관련된 주제를 참고하여 코드북 작성을 시작하였다. 근거이론 접근법을 바탕으로 면담 녹취록에서 새롭게 발견된 내용을 코드에 추가하여 최종 코드북을 완성하였다. 근거이론 접근법은 수집된 녹취록과 파일을 세밀히 살펴보고 비교·분석하여 새로운 주제를 도출하는 데 효과적인 귀납적 분석 방법이다(이지수, 2019). 이렇게 작성된 9개의 범주와 23개의 코드의 타당성을 검증하기 위해 같은 소속 대학 동료 연구자의 도움을 받아 코드북을 살펴보고 모호한 설명이나 범주에 맞지 않은 코드 등은 논의하여 수정하여 총 8개의 범주와 19개의 코드로 최종 확정하였다. 동료 연구자와 2회 면담 샘플을 코딩하여 결과를 비교하여 87.8%의 일치율에 도달하였다. <표 4>는 8개 범주 19개 코드의 정의 및 기술 예시를 보여준다.

현재 표준화된 별도의 폐교기록물 관리 지침은 없으며 담당자들은 법령과 국가기록원의 학교기록물 관리지침 NAK 27:2021(v1.2), 한시기관.폐지기관 기록물 관리 지침(2020) 등을 참고하여 폐교기록물 관련 업무에 활용하고 있다. 국가기록원의 「학교기록물 관리지침」, 부산광역시교육청의 「폐지기관 실무 매뉴얼」, 서울특별시강서양천교육지원청의 「폐지학교 실무 추진 매뉴얼」은 국가기록원의 「한시기관·폐지기관 기록물관리지침」에 비해 기록물의 유형별 이관 방법 등이 빈약하다. 예를 들면 「한시기관·폐지기관 기록물관리지침」에는 웹기록물의 수집과 아카이빙 방식과 행정정보 데이터세트의 관리 기준표 작성. 보존기간 책정, 이관 절차 등의 관리 방법이 자세히 수록되었지만 폐지학교 기록물 지침에는 그 내용이 부족하다. 민보혜(2010)의 연구에서 표준화된 지침 및 매뉴얼의 정비를 주장했지만 여전히 많은 법령과 지침이 혼용되고 있다. 별도의 표준화된 폐교기록물 관리 지침을 개발하여 지역별 기관별 폐교기록물 이관 및 관리의 격차를 해소할 수 있어야 한다.

폐교기록물 관리지침 제정 시 고려해야 할 측면으로 첫째, 폐교기록물 관리에 참고해야 할 법이 여러 곳에 있으므로 업무담당자의 업무 편의 제공과 혼란 방지를 위하여 폐교기록물 업무와 관련된 법을 체계적으로 종합한 지침을 만드는 것이 중요하다. 둘째, 폐교기록물의 중요성과 유형별 특성 및 업무의 특성을 고려한 구체적인 이관 절차를 명시하고, 교육(지원)청의 기록연구사, 폐지학교의 기록물 담당자와 인수받을 통합학교 담당자 등 여러 이해관계자의 역할과 책임을 명시해야 한다. 또한, 전국 교육(지원)청에서 폐교기록물 이관과 관련하여 발생한 다양한 문제와 대응의 모범사례를 풍부하게 수집하여 함께 제시하는 것이 필요하다. 특히 홈페이지 같은 웹기록물 이관에 대한 명확한 지침이 부재한 상황에서 모든 화면을 DB화해서 보존하려 한 사례나 행정박물의 소유권 논쟁이나 시청각기록물의 보존매체 선택과 집계 문제 등 유형별 기록물 이관 시 발생할 수 있는 여러 이슈와 대응방안 등이 구체적으로 기술되어 공유된다면 폐교기록물 이관과 관리업무의 지역별 기관별 편차를 줄이고 일관성을 높일 수 있을 것이다. 셋째, 교육청은 지원청에서 관리하는 초중학교 폐지기록물 이관 현황을 통일된 양식으로 보고받아 관내 초·중·고등학교 폐지기록물을 전체적으로 집계할 수 있어야 하며, 일관적인 이관절차 진행과 향후 폐교기록물 관리를 위한 실무협의체, 폐교기록물을 대상으로 한 평가·폐기 및 관리·감독을 위한 심의위원회 등의 구성도 필요하다.

학령인구 감소로 폐지학교는 점점 증가할 것으로 예상되지만 현재 폐교기록물을 관리할 전담부서와 충분한 인력이 배치되지 않았다. 통상 배치되는 1인의 기록연구사가 관리해야 할 학교와 기록물의 숫자가 방대하여 업무부담이 과도하다(이남곤, 2020). 폐교기록물이 관할 교육(지원)청으로 이관되면 그 기관의 기록연구사가 직접 개입하여 폐교기록물을 이관하지만 폐교기록물이 통합(인근)학교로 이관될 경우 학교 간 업무로 간주하여 학교끼리 인계인수를 하기 때문에 관할 기록관(교육(지원)청)에서 폐교기록물 이관현황 파악에 어려움이 있었다. 기록연구사 역시 폐교기록물의 이관 문의에 일반적인 가이드라인 정도만을 제공하고 직접적이고 적극적인 개입은 어렵다고 답하였다.

이상의 문제점을 개선하기 위해서 폐교기록물 관리를 독립된 업무로 인식하고 명확하게 관리할 부서나 담당자를 배치하는 것이 필요하다. 전담부서 담당자는 폐교될 학교기록물의 생산자와 담당자의 폐교기록물의 인식 개선과 체계적 이관절차 및 통합적 관리를 위한 교육을 주기적으로 실시하고, 중요 폐교기록물을 활용한 다양한 연구, 교육, 문화예술 서비스를 제공할 수 있어야 한다. 장기적으로는 지방교육기록물관리기관(영구기록물관리기관) 설립하여 그동안 교육(지원)청의 문서고 공간 부족 문제로 수용하지 못했던 폐교기록물의 훼손이나 유실을 방지하고, 지역내 모든 폐교의 기록물 이관과 관리 및 활용의 전단계를 관리감독할 수 있는 기능을 강화하여 일관적이고 체계적으로 폐교기록물을 관리하는 것이 필요하겠다.