최근 클라우드 환경과 인공지능을 중심으로 하는 디지털 전환(Digital Transformation)이 전 세계적인 화두로 등장하면서, 공공기관 행정환경 변화의 주요 동인으로 작용하고 있다. 이에 따라 정부에서는 2019년 디지털 정부혁신 추진계획에서 대국민 서비스 혁신, 시민참여 플랫폼 고도화, 스마트 업무환경 구현 등을 주요과제로 명시하였으며, 2020년 발전계획을 수립하여 추진 중에 있다(행정안전부, 2020). 이러한 행정환경의 변화는 웹 기반 서비스와 업무 활용 확대, 웹 3.0을 지향하는 지능형 웹의 적용 및 SNS(Social Network Service, 이하 SNS)의 활용 촉진(성욱준, 2020)을 중심으로 가속화되고 있다. 이렇듯 최근 공공기관에서는 웹 기반의 업무 처리와 서비스를 활발히 이용하고 있으며, 이로 인해 다양한 웹기록물이 상당한 규모로 증가하고 있다.

이러한 변화로 새로운 유형의 기록물 생산이 증가되면서, 『공공기록물 관리에 관한 법률』(이하, 공공기록물법)시행령 제2조 제2호에 명시된 전자기록물 중 전자문서 이외의 유형인 행정정보 데이터세트와 웹기록물의 관리 체계 수립이 중요한 과제로 부각되고 있다. 이중 행정정보 데이터세트의 경우, 2020년 3월 동법 시행령 제25조 제6항에 행정정보 데이터세트 관리기준표에 대한 조항이 신설되면서, 해당 법적 기반이 구체화되고 실무 수행의 기틀이 마련되었다. 반면, 웹기록물은 동법 시행령 제2조 제10호에 정의된 것 외에 관련 법 조항이나 관리 프로세스에 관한 논의가 부재한 상황이므로, 웹기록물 관리 프로세스 정립을 위한 연구의 필요성이 강조되는 실정이다.

이에 본 연구에서는 웹기록물의 체계적인 관리를 위한 토대를 구축하고자 국내 공공기관의 웹기록물 관리 프로세스를 설계하고자 하였다. 이를 위하여 웹기록물 관리 환경과 현황에 대한 국내외 사례를 분석하였으며, 설계한 웹기록물 관리 프로세스 내에서의 업무 주체별(처리과, 기록관, 영구기록물관리기관) 역할을 제시함으로써, 웹기록물 관리를 위한 실무 수행의 기반과 근거를 마련하고자 하였다. 이러한 웹기록물 관리 프로세스에 관한 연구는 추후 웹기록물의 특성을 기반으로 한 최신의 웹기록물 관리 실무와 기술(technical) 동향을 반영한 프로세스를 구축하거나 웹기록물 관리 관련 정책이나 제도 등을 수립할 때 활용될 수 있을 것이다.

본 연구는 국내 공공기관의 웹기록물 관리 프로세스를 설계하기 위하여 문헌 연구와 웹사이트 검색을 주로 활용하였으며, 추가적으로 인터뷰를 실시하였다. 구체적으로, 웹기록물의 개념 및 관리 환경의 현황을 조사하였고, 이를 바탕으로 국내외 사례조사 기관 17개를 선정하여 현재 활용되고 있는 웹기록물 관리에 관한 정책, 제도 등을 살펴보았으며, 실무 환경을 파악하고자 웹 아카이빙 담당자를 대상으로 인터뷰를 진행하였다.

첫째, 본 연구에서는 웹기록물 관리 프로세스 설계에 앞서 웹기록물의 개념과 범주, 관리 환경을 살펴보았다. 공공기록물법 시행령상의 웹기록물 정의에 관한 개정 추이와 국내 연구 및 국내외 사례조사 기관에서 정의하고 있는 웹기록물의 개념과 범주를 조사하였으며, 웹기록물 관리 환경을 거시적·미시적 관점에서 살펴보았다. 이를 통하여 웹기록물 관리 프로세스를 설계하기 위한 다양한 결정 요인(관리 대상, 업무 주체별 역할 분담 등)을 검토하였다.

둘째, 국내외 사례를 조사하기 위하여 국내는 현재 웹 아카이빙을 실시하고 있는 대표적인 기관으로, 국외는 영어권 국가 중 기록관리 관점에서 웹기록물 관리 정책을 제시하고 있는 기관으로, 총 17개 기관을 선정하였다(<표 1> 참조). 특히, 본 연구에서 웹기록물 관리의 업무 주체로 다루고자 하는 대상이 ‘처리과, 기록관, 영구기록물관리기관’이므로, 주체별 업무 분담과 역할을 파악하기 위하여 국외 사례조사 기관을 ‘국립기록관, 중앙행정기관, 주정부 기록물관리기관’으로 구분하여 선정하였다. 본 연구는 선정된 국내외 사례기관 조사를 통해 기관별 웹기록물관리 관련 정책, 지침, 제도 등의 현황과 웹기록물 관리를 위한 업무 주체별 실무 수행 프로세스를 파악하였다.

마지막으로, 웹기록물 관리 업무를 실제로 수행하는 과정에서 발생하는 현실적인 어려움이나 개선점 등을 파악하기 위하여 국립중앙도서관 OASIS와 영국 TNA, 캐나다 LAC, 호주 NSW의 주립 기록관 및 도서관의 웹 아카이빙 담당자를 대상으로 인터뷰를 진행하였다. 국내는 대면으로 인터뷰를 진행하였으며, 국외는 Zoom과 이메일을 통해 비대면으로 실시하였다. 국외 인터뷰 질문지는 웹 아카이빙 담당자를 대상으로 인터뷰 또는 설문조사를 수행한 선행연구(CARL, 2014; Summers, 2020a; Truman, 2016)와 벨기에 웹 아카이빙 프로젝트인 PROMISE(Preserving Online Multiple Information: towards a Belgian strategy)에서 공개한 인터뷰 및 설문조사 데이터(Vlassenroot et al., 2021)를 기반으로 작성되었다.

본 연구에서는 국내 공공기관의 체계적인 웹기록물 관리를 위하여 웹기록물 관리 프로세스를 설계하고, 이를 바탕으로 웹기록물 관리 업무 주체별 역할을 정의하는 것을 목적으로 한다. 이를 위하여 웹기록물 관리 프로세스의 일부인 생산, 평가·선별, 수집 및 품질검사, 메타데이터 및 기술, 접근 및 이용에 관한 선행연구와 웹기록물에 관한 전반적인 연구 동향을 다음과 같이 살펴보았다. 첫째, 웹기록물 생산에 대하여 Library of Congress[n.d.]는 웹사이트 구축 시 웹 아카이빙에 용이한 표준이나 포맷 등의 사용을 권고하였다. 구체적으로, 웹 아카이빙 시 사용하는 크롤러(crawler)가 캡처 및 수집할 수 있는 웹사이트와 웹페이지의 사례를 안내하고 있으며, 원활한 웹 아카이빙을 위한 기술(technical) 요소도 권장하고 있었다. 둘째, 웹기록물 평가·선별에 대하여 Franks(2016; 2019)는 웹기록물 관리 시 기관의 기록 처분지침(records retention schedule)을 적용할 것을 제안하였다. Frank(2019)와 Schenkolewski-Kroll와 Tractinsky(2015)는 웹기록물의 보유 및 처분을 위한 평가 단위로 섹션(section)을 제시하였으며, 각 섹션 내에서 웹페이지가 유지되는 기간과 웹페이지의 변경 사유 및 빈도에 관한 영향 요인을 메타데이터로 관리할 것을 제안하였다. 현문수(2022)와 Post(2017)는 웹기록물의 평가·선별 기준으로 맥락(업무 프로세스 분석 기반), 웹기록물의 특성(도메인, 주제, 매체 유형, 장르 등), 이용통계 등을 다양하게 제시하였다. 셋째, 웹기록물 수집 및 품질검사에 대하여 Bragg와 Hanna(2013)와 Niu(2012)는 공통적으로 웹기록물의 수집 빈도와 보존할 파일 유형의 결정 및 저작권 관련 내용을 확인하여야 한다고 하였다. 그리고 최두원 외(2018)는 SNS 기록물에 관하여 게시글 생성, 상호작용 발생 등의 이벤트가 나타날 때마다 수집되는 것이 가장 바람직하며, 그 과정에서 수집에 필요한 비용 및 인력 등에 대해서는 현실적인 방안이 마련되어야 한다고 언급하였다. Reyes Ayala, B., Phillips, M. E., Ko, L.(2014)은 웹기록물 수집 후 이루어지는 실무자의 품질확인 과정이 웹 아카이브의 ‘양질(good enough quality)’을 유지하는 방안이며, 실제 웹과의 일치성을 가장 중요한 품질검사의 기준으로 언급하였다. 넷째, 웹기록물 메타데이터 및 기술에 대하여 Dooley와 Bowers(2018), Formenton와 Gracioso(2022)는 공통적으로 설명(descriptive), 기술(technical), 보존 메타데이터를 포괄하는 형태의 메타데이터 요소와 계층적 기술이 필요하다고 언급하였다. 마지막으로, 웹기록물 접근 및 이용에 대하여 Bell, Storrar, Winters(2022)와 Cowls(2017)는 축적된 웹기록물의 활용과 분석을 지원하는 서비스 사례를, Storrar와 Seaman(2016)은 웹기록물에 관한 이용자 요구에 관한 분석을, Ogden(2020)과 Schafer와 Winters(2021), Vlassenroot et al.(2019)은 일반 시민들의 웹기록물 활용 가능성에 대하여 각각 논의하였다.

앞서 살펴본 선행 연구들을 바탕으로 웹기록물에 관한 전반적인 연구 동향을 살펴보면, 2010년 이후 수행된 연구들은 웹 아카이빙 프로세스에 관한 연구가 다수 존재하며, 이에 관한 프로세스를 모형화하거나 문헌연구 또는 사례분석을 통해 도출한 연구 또는 지침(Bahry et al., 2019; Bragg와 Hanna, 2013; Franks, 2016; Khan와 Rahman, 2019; Niu, 2012; TNA, 2017)임을 확인할 수 있었다. 한편, 최근에는 웹 아카이빙 프로세스 중 평가·선별 및 수집을 중심으로 사회기술적(socio-technical) 관점에서 분석한 연구(Maemura et al., 2018; Ogden, 2020; Summers, 2020b; Summers와 Punzalan, 2017)도 수행되었다. 이를 통해 그동안 수행되었던 연구들은 주로 웹기록물의 아카이빙 단계에 관한 논의였으며, 이러한 이유로 웹기록물의 전 생애주기(현용, 준현용, 비현용)동안 적용 가능한 관리 프로세스 설계에 관한 연구가 필요함을 확인할 수 있었다.

본 연구에서 다루고 있는 웹기록물의 정의는 <표 2>와 같이 공공기록물법 시행령 제2조(정의)에서 명시하고 있다. 해당 내용의 개정 추이를 살펴보면, 제2호에서 전자기록물의 종류를 세분화한 후 제10호에 웹기록물의 정의를 신설하였으며, 그 생산 범위를 ‘공공기관의 웹사이트’에서 ‘공공기관에서 운영·활용하는 웹사이트·블로그·소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹’으로 확대하였다는 것을 알 수 있다. 그리고 이러한 법령상의 개정은 정부기관의 행정업무 처리방법이 계속해서 전자적으로 변화하고 있으며, 업무 수행을 위한 다양한 웹사이트의 활용이 증가하고 있는 현황을 반영하고 있다.

법령상 정의 외에 본 연구는 웹기록물의 유형 및 범주에 관하여 논의한 국내 연구와 실제 웹기록물을 유형별로 관리하고 있는 국내외 사례를 조사하였다. 먼저, 국내 연구를 살펴보면, 박병주, 차승준, 이규철(2010)은 서비스 관점에서 웹사이트는 표면 웹사이트와 심층 웹사이트 등으로 구분할 수 있으며, 웹기록물은 어떠한 웹사이트에서 생산되었는지에 따라 표면 웹기록물과 심층 웹기록물로 구분된다고 하였다. 그리고 웹사이트 종류별로 생산된 웹기록물의 수집·보존·활용에 관한 기술(technical) 연구도 이루어져야 한다고 언급하였다.

이어, 최근 웹사이트 중 SNS의 이용이 활발해지고 그 영향력이 커짐에 따라 SNS 기록물을 단순히 민간기록이 아닌 시대상을 보여주는 기록이자 수집·보존·활용의 대상으로 평가하는 연구가 수행되었다. 대표적으로, 최두원 외(2018)는 대통령의 SNS 기록물에 관하여 이용자들에게 대통령의 정책 등 유익한 정보를 제공한다는 점에서 웹기록물로서의 특성을 지니며, 이러한 이유로 공공기록물법 시행령상 웹기록물의 범주에 SNS 기록물을 포함시켜 관리하여야 한다고 하였다. 앞서 살펴본 국내 연구와 함께 <표 1>의 17개 국내외 사례조사 기관을 대상으로, 웹기록물 관련 법령 또는 정책 등에서 명시하고 있는 웹기록물의 정의와 유형 및 범주를 조사하여 다음 <표 3>과 같이 정리 하였다.

<표 3>을 살펴보면, 국외 사례조사 기관 중에서 미국(NARA, HHS, GSA, Wisconsin, Minnesota, Texas)은 공통적으로 웹기록물 정의에 관하여 언급하고 있었으며, 웹기록물의 유형 및 범주에 관하여 ‘웹콘텐츠와 웹 관리기록’으로 구분하고 있었다. 호주의 경우, 웹기록물을 명확히 정의하기보다 소셜 미디어 기록에 관하여 공공기록으로써 관리하여야 하는 대상이라고 언급하였으며, 캐나다의 GC는 웹콘텐츠의 정의와 범주를 구분하여 관리하고 있다는 것을 확인할 수 있었다. 한편, 미국의 경우 소속기관인 중앙행정기관과 주 정부 기록물관리기관은 국립기록관인 NARA에서 제작 및 배포한 웹기록물 관련 지침 등을 준수하여 자체적으로 웹기록물 관리에 관한 지침을 만들어 운영하고 있었다. 이를 통해 국외 사례조사 기관 중 미국의 기관들이 웹기록물의 정의와 유형 및 범주를 포함한 전반적인 웹기록물 관리를 비교적 체계적으로 수행하고 있음을 파악할 수 있었다.

상당한 규모로 증가하고 있는 웹기록물의 생산 및 관리에 관한 환경 요인을 거시적·미시적 관점에서 살펴보면 다음과 같다. 먼저, 거시적 관점에서 웹기록물의 생산 확대와 관리 필요성의 등장에는 전 지구적 미디어 플랫폼인 ‘웹’의 대중화, 포스트 코로나로 인한 웹 활용 비대면 활동 증가, 디지털 전환에 따른 대민 업무의 환경 변화, 4차 산업혁명으로 인한 웹기록물 관리에 영향을 미칠 수 있는 핵심 기술(인공지능, 블록체인 등)의 등장, 정부 기관들의 정보공개 확대에 따른 웹 활용 등이 대표적인 환경 요인으로 여겨진다. 이러한 웹을 기반으로 한 업무 수행의 확대는 웹기록물의 증빙적·맥락적 가치를 제고시키는 요인으로도 작용한다.

다음으로, 미시적 관점에서 살펴보면 웹기록물의 생산은 방대하게 이루어지고 있는 반면에 이를 관리할 수 있는 법적·제도적 측면에서의 근거가 부재하거나 부족한 상황이다. 공공기록물법 시행령 제2조 정의에서 웹기록물의 개념을 포괄하는 ‘전자기록물’과 연관된 법령인 『전자정부법』, 『전자문서 및 전자거래 기본법』, 『행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정』, 『도서관법』을 살펴보아도, 웹기록물에 관한 명확한 정의 또는 관리 방법이 기재되어 있지 않은 실정이다. 또한, 제도적 측면에서 살펴보면 웹기록물 유형 중 ‘웹사이트’의 경우, 행정안전부에서 웹사이트의 생산(구축) 단계 및 운영, 폐기에 대한 가이드라인을 제공(행정안전부, 2021)하고 있지만, 웹사이트를 기록으로 관리하는 과정에서 기록관리 담당자 혹은 기록관리 총괄부서와의 협의가 부족하다는 문제점이 있었다.

이처럼 현재 웹기록물 관리에 관한 정책적·제도적 기준의 부재로 인하여 정부기관에서 생산되는 웹기록물의 대부분이 기록물관리기관과 기록관리시스템의 영역 밖에 존재하게 되어 체계적인 관리가 어려운 상황임을 알 수 있다. 이에 장기적 관점의 정책을 기반으로 한 단(중)기적 미션을 수립하고, 이를 수행할 수 있는 실무적 가이드와 제도적 기준 마련이 필요하며, 국가기록원의 웹기록물 관리 부서와의 사전 협의를 통한 협업과 웹기록물의 특징이 반영된 관리 프로세스의 구축이 대안으로 제시될 수 있다.

본 연구에서는 웹기록물 관리와 관련된 법률, 정책, 제도 등을 파악하고자 현재 국내외에서 시행되고 있는 웹기록물 관리 사례를 조사 및 분석하였다. 국내 사례조사 기관으로는 대통령기록관과 국립중앙도서관 OASIS를 선정(<표 1> 참조)하였으며, 각 기관에서 다루고 있는 웹기록물의 평가·선별·수집, 기술, 이관, 보존, 서비스, 법·제도를 구분하여 살펴보았다. 더불어 대통령기록관의 경우, 현재 SNS 기록물도 관리하고 있으므로, 이에 관하여 평가·선별·수집, 보존, 서비스, 법·제도를 조사하였다(<표 4> 참조).

<표 4>를 구체적으로 살펴보면, 대통령기록관은 대통령, 대통령 보좌·자문·경호기관, 대통령 당선인 등 대통령 웹기록물 생산기관으로부터 해당 웹사이트를 수집 또는 이관 받아 서비스를 제공하고 있으며, 대통령 웹기록물은 임기 종료 6개월 전부터 이관을 준비하고, 임기 종료 시점에 운영되는 웹기록물에 한정하여 이관한다(대통령기록관, 2019; n.d.). 이에 ㈜한국무역정보통신(2018)은 기존 웹기록물의 이관방식 및 관리현황에 관하여 일시적 이관에 따른 비효율 이슈와 기록관리학적 관점에서의 변경이력 이슈, 장기보존 관점에서의 이슈를 분석하였고, 이를 반영한 대통령 웹기록물 관리 모델을 제안하였다. 또한, ㈜한국무역정보통신(2018)은 대통령 SNS 기록물에 관한 환경 및 현황, 선진사례를 분석함으로써, 대통령 SNS 기록물의 수집, 이관 및 보존 관리 모델을 제시하였다. 더불어, 대통령 SNS 기록물에 관한 법과 제도 개선 방안을 별도로 언급하였다.

다음으로, 국립중앙도서관 OASIS는 디지털 지적 문화유산으로서 소멸하기 쉬운 온라인 디지털 자원을 수집 및 보존하는 프로젝트이며, 해당 프로젝트는 『도서관법』 제20조의2(온라인 자료의 수집)에 근거하고 있다. 또한, 2008년 국제인터넷보존컨소시엄 IIPC(International Internet Preservation Consortium)에 가입하여 국제적으로 웹 아카이브에 대한 정보 및 지식을 공유하고 있다(국립중앙도서관 OASIS, 2006b). 이러한 국립중앙도서관 OASIS는 2004년부터 웹기록물 관리를 시작하였으며, 2020년까지의 수집 현황으로 총 1,994,113건(웹사이트 757,650건, 웹자료 1,235,463건)을 공개하고 있다(국립중앙도서관, 2020; 국립중앙도서관 OASIS, 2006a).

국립중앙도서관 OASIS(2006c)와 OASIS 담당자와의 인터뷰(OASIS 담당자, 2022. 9. 23.)에 의하면, OASIS는 온라인 디지털자원 선정지침과 전문가 그룹의 자문을 통해 국가 재난 및 행사, 주제 분야별로 웹사이트를 수집해왔으며, 연구적 가치 및 장기적인 보존 가치를 수집의 기준으로 언급하고 있다. 수집 대상의 유형으로는 웹사이트와 웹문서, 이미지, 동영상 등이 해당되며, 웹사이트 전체 도메인의 포괄적 수집을 목표로 한다. 웹사이트 수집 뎁스(depth)는 기본적으로 3Depth이며, 특정 이슈와 관련된 페이지는 1Depth만, 중요한 사이트의 경우는 5Depth까지 수집하는 등 수집대상 웹사이트의 성격이나 내용에 따라 수집의 뎁스가 상이하다(국립중앙도서관 OASIS, 2006c). 수집 도구로는 2010년부터 수집로봇인 헤리트릭스(Heritrix)를 사용하고 있었으며, 2020년을 기준으로 총 22대의 수집 서버에 Heritirx 3.4버전이 탑재 및 사용되고 있었다(국립중앙도서관, 2020).

앞서 살펴본 대통령기록관과 국립중앙도서관 OASIS의 사례 조사를 통해 각 기관에서 웹기록물 관리의 필요성을 인지하고 웹기록물의 수집, 보존 등에 관하여 적합한 방법을 계속해서 강구하고 있다는 것을 파악할 수 있었다. 특히, 대통령기록관의 웹기록물 관리 조사를 통해 웹기록물의 대상 범위를 SNS 기록물까지 확대하여야 하며, 이들의 체계적인 관리를 위해서는 실무 프로세스 수립과 더불어 법과 제도의 개선이 함께 이루어져야 할 필요가 있다는 것을 알 수 있었다. 또한, 웹기록물과 SNS 기록물을 관리하는 과정에서 개인정보 수집 및 유출 등과 같이 발생할 수 있는 문제들을 파악하고, 『개인정보보호법』 등 관련 법령상에 해당 기록물 관리에 관한 근거를 마련하여야 한다는 것을 확인할 수 있었다.

본 연구에서는 앞서 <표 1>에서 선정한 국외 사례조사 기관들을 대상으로, 웹기록물 관리와 관련된 법률과 정책, 제도 등을 파악하고자 현재 시행되고 있는 사례를 조사하였다. 조사내용을 개괄적으로 살펴보면, 미국은 영미권 국가 중 대표적으로 웹기록물에 대한 정의 및 범주와 관리 절차에 대한 지침을 제공하고 있었다. NARA는 웹기록물 관리를 위한 지침(NARA, 2005)과 고시 2014-02의 소셜 미디어 기록관리 지침(NARA, 2013a), 소셜 미디어 기록 수집의 모범 사례 백서(NARA, 2013b)를 제시하였다. 앞서 언급한 NARA(2005)는 NARA의 연방기관 웹기록물 수집이 중단된 이후 HHS 및 GSA와 같이 연방기관에서 자체적으로 웹기록물을 관리할 수 있도록 배포한 지침이었다. 더불어, 중앙행정기관으로는 HHS(2015; 2019) 및 GSA(2022)를, 주 정부 기록물관리기관으로는 Wisconsin(2014), Minnesota(2012), Texas(2019)를 통해 웹기록물 관리 관련 지침 등을 살펴보았다.

호주 NAA는 NAA[n.d.a; n.d.b]를 통해 호주 정부 기관 웹사이트와 소셜 미디어 기록의 정의, 수집 및 관리에 관한 내용을 언급하였다. 호주 NSW의 경우, NSW 주립 기록관에 관한 문헌 조사(NSW, n.d.a; n.d.b; n.d.c)와 주립 기록관 담당자의 인터뷰(NSW 기록관 담당자, 2022. 7. 11.)를 통해 소셜 미디어 기록의 보관 여부를 결정하는 6가지 기준과 수집 도구 등을 조사하였으며, 추가적으로 실시한 NSW 주립 도서관 담당자와의 인터뷰(NSW 도서관 담당자, 2022. 9. 8.)를 바탕으로 주립 도서관의 웹기록물 평가·선별·수집, 기술, 보존에 관하여 살펴보았다. Victoria[n.d.a; n.d.b]와 Queensland[n.d.a; n.d.b]는 웹기록물과 소셜 미디어 기록물의 평가 기준, 수집 도구 및 주기 등을 다루고 있었다. 그리고 호주는 웹기록물의 서비스에 관하여 수집된 모든 웹사이트를 국립도서관인 National Library of Australia가 운영하는 TROVE[n.d.]에서 통합하여 서비스하고 있었다.

다음으로, 영국은 TNA(2017)에 근거하여 중앙행정기관의 웹사이트 전체를 수집하고 있었다. 이를 위하여 TNA는 기관의 디지털 부서 및 기록관리자를 대상으로 웹기록물 관리에 관한 지침을 제공하며, 웹사이트 수집 과정을 공지하고, 웹사이트 수집을 위한 기술 요소 등을 준수할 것을 권고하였다. 또한, TNA(2014)는 Operational Selection Policy(이하, OSP) 27을 통해 웹기록물에 대한 평가·선별·수집 기준을 제시하였으며, 수집된 웹사이트를 UK Government Web Archive(이하, UKGWA)를 통해 서비스 중이었다. 그리고 TNA 담당자와의 인터뷰(TNA 담당자, 2022. 6. 30.)를 기반으로 웹기록물의 생산, 평가·선별·수집, 기술, 보존, 서비스 현황을 살펴보았다.

캐나다는 LAC(2019)를 통해 웹기록물 관리에 관한 내용을 언급하고 있었지만, 웹기록물 아카이빙 관련 배경이 주를 이루었으며, 웹기록물 아카이빙 방법에 대해서도 비교적 간단하게 안내하고 있었다. LAC(2019)는 법령인 Library and Archives of Canada Act, section 8 (2)에 근거하여 디지털 보존을 위해 인터넷으로부터의 샘플링(sampling)을 진행하고 있으며, 2005년 12월 이후부터 50개 이상의 기관(도서관 등)이 디지털 보존에 참여하고 있다고 안내하였다. 추가적으로, 본 연구에서는 캐나다 LAC 담당자와의 인터뷰(LAC 담당자, 2022. 7. 15.)를 통해 웹기록물의 생산, 평가·선별·수집, 기술, 보존, 서비스에 관하여 살펴보았다. 그리고 GC에서는 현재 웹콘텐츠와 관련된 지침(GC, 2012)을 제공하고 있었으며, BC는 웹기록물 처분지침을 포함하여 웹기록물 관리를 위한 지침(BC, n.d.)을 제시하고 있었다. 앞서 살펴본 국외 사례조사 기관들의 웹기록물 관리에 관한 법률, 정책, 제도 등의 내용을 정리하면 다음 <표 5>와 같다.

<표 5>를 구체적으로 살펴보면, 첫째, 웹기록물 생산에 관하여 사례조사 기관 중 미국이 웹기록물 관리 관련 지침과 가이드라인 등을 통해 비교적 잘 안내하고 있다는 것을 확인할 수 있었다. 또한, 미국의 소속기관인 중앙행정기관과 주 정부 기록물관리기관은 NARA에서 제정 및 배포한 웹기록물 관련 지침 등을 잘 준수하고 있으며, 이를 바탕으로 자체적으로 웹기록물에 관한 지침을 만들어 운영한다는 것을 파악할 수 있었다.

둘째, 웹기록물 평가·선별·수집에 관하여 사례조사 기관 모두 지침이나 평가 방법 등에 관하여 일정한 기준을 활용하고 있다는 것을 확인할 수 있었다. 해당 기준을 살펴보면, 웹기록물 처분지침과 같이 웹기록물만을 대상으로 하는 경우도 있지만 기존의 일반 처분지침(GRS)을 활용하는 경우도 있었다. 다만, 일반 처분지침을 사용할 경우 별도로 웹기록물의 평가를 위하여 위험, 가치, 기능 평가 등을 실시하고 있었다. 일례로, 미국 NARA(2005)는 웹기록물 관리의 적정 수준을 결정하기 위해 각 연방기관이 자체적으로 웹기록물에 대한 위험평가를 실시하도록 권고하고 있었으며, 위험평가의 대상인 웹기록물의 단위도 기관 사정에 따라 웹사이트, 웹페이지 등으로 직접 결정할 수 있다고 하였다. Wisconsin(2014)도 부록 B에서 웹사이트 콘텐츠의 위험평가에 관한 내용을 다루고 있으며 위험군을 저·중·고로 구분하여 각각의 특징과 권장되는 기록 관리 대응 방식 등을 안내하고 있었다. 이를 통하여 웹기록물이 가지는 고유의 특성을 반영한 평가·선별·수집의 기준이 필요하다는 것을 분석할 수 있었다.

셋째, 웹기록물 기술에 관하여 본 연구에서는 사례조사 기관 중 미국 NARA, 호주 NSW 주립 기록관, 캐나다 GC를 대상으로 한정하여, 웹기록물 관련 메타데이터 자체 표준/지침의 제정 여부와 대상, 채택한 메타데이터 관련 표준, 메타데이터 필수요소 및 속성을 비교 및 분석하였다. 메타데이터 필수요소 및 속성의 경우, 미국 NARA(2015)의 내용을 기준으로 호주 NSW 주립 기록관(NSW, 2017)과 캐나다 GC(2010)의 내용을 매칭하여 살펴보았다(<표 6> 참조). 조사내용을 살펴보면, 미국 NARA(2015)와 캐나다 GC(2010)는 메타데이터 관련 자체 표준/지침을 제정 및 운영하고 있었으며, 공통적으로 더블린코어 이니셔티브(Dublin Core Metadata Initiative, DCMI)의 메타데이터 용어 속성을 사용하고 있었다. 그리고 세 기관 모두 표준/지침의 대상을 전자기록물로 정하여 운영하고 있었으며, 이를 통하여 웹기록물을 전자기록물의 범주에 포함하여 관리하고 있다는 것을 알 수 있었다. 반면, 이들 중 캐나다 GC(2010)의 경우, 부록을 통해 웹 리소스와 웹콘텐츠에 한정된 관리 내용을 구체적으로 다루고 있다는 점에서 다른 두 기관과 상이하다는 것을 파악할 수 있었다.

넷째, 웹기록물 보존에 관하여 상위 개념 수준의 안내를 하는 기관으로는 미국의 NARA(2018), Minnesota(2012), Texas(2019)와 호주의 Victoria[n.d.b], 영국의 TNA(2017)가 있었다. 그 외의 기관들은 지침과 가이드라인 등을 통해 웹기록물 보존에 관한 내용보다 웹기록물 평가·선별·수집과 같이 다른 프로세스에 관한 내용을 주로 안내하고 있었다. 또한, 웹기록물 보존과 관련하여 미국 NARA(2018)와 호주 Victoria[n.d.b]가 웹기록물 보존 포맷과 같이 기술(technical)적인 내용을 구체적으로 다루고 있었으며, 캐나다 LAC 담당자 인터뷰(LAC 담당자, 2022. 7. 15.)와 영국 TNA(2017)를 토대로 해당 기관들이 아카이빙된 이후의 작업인 웹기록물의 품질평가에 관하여 비교적 구체적으로 안내하고 있음을 확인할 수 있었다.

마지막으로, 웹기록물 서비스에 관하여 자체적으로 기관에서 웹 아카이빙 서비스를 제공하는 기관도 있는 반면, Archive-it과 같은 외부 대행사를 통하여 서비스를 제공하는 기관도 있다는 것을 확인할 수 있었다. 호주의 경우, 아카이빙된 웹사이트에 관하여 기관별로 서비스를 제공하는 것이 아니라, 국립도서관인 National Library of Australia(NLA)가 운영하는 TROVE를 통해 통합 서비스를 제공하고 있었다. 이를 통하여 기관별로 웹 아카이빙 서비스를 제공하는 주체나 방법이 다양하다는 것을 파악할 수 있었다.

한편, 본 연구에서 진행한 영국 TNA와 캐나다 LAC, 호주 NSW의 주립 기록관 및 도서관의 웹 아카이빙 담당자의 인터뷰(TNA 담당자, 2022. 6. 30.; LAC 담당자, 2022. 7. 15.; NSW 기록관 담당자, 2022. 7. 11.; NSW 도서관 담당자, 2022. 9. 08.)를 통해 실제 웹기록물을 관리하는 과정에서 발생하는 어려움에 관하여 확인할 수 있었다. 대표적으로, 웹사이트 기술(technology)의 복잡성과 이로 인한 웹기록물 수집의 한계가 언급되었다. 이에 관하여 담당자들은 웹사이트에 사용되는 기술이 갈수록 복잡해지기 때문에 현재 사용하고 있는 크롤링(crawling) 기술로는 완벽한 웹기록물의 수집이 어려우며, 이러한 문제점을 보안하기 위해서는 웹사이트 구축 단계에서부터 담당자들과 크롤링이 잘 이루어질 수 있도록 협력하는 것이 필요하다고 언급하였다. 그리고 담당자들은 웹기록물 관리를 위한 인력과 자원의 부족, 웹기록물 대량 수집으로 인한 저장 공간의 부족, 저작권이나 개인정보 등과 같이 법적·윤리적 문제가 대표적인 어려움이라고 언급하였다.

본 연구에서 설계한 웹기록물 관리 프로세스는 국내 공공기관을 대상으로 하며, 크게 단기 및 중·장기 계획과 중·장기(추가사항) 계획으로 구분된다. 해당 프로세스의 관리대상은 단기 및 중·장기적으로 공공기관의 대표 웹사이트(홈페이지)에서 고유업무 기능과 관련된 웹사이트까지 확대될 수 있으며, 나아가 중·장기(추가사항)적으로는 해당 웹사이트의 웹콘텐츠와 웹 설계 및 관리기록까지 포함한다. 구체적으로 살펴보면, 단기 및 중·장기 계획은 현재 국가기록원의 수집 역할과 유사한 방식으로, 영구기록물관리기관이 웹기록물 관리의 중심 역할을 수행하며, 수집 범위 내 공공기관의 웹사이트를 대상으로 일괄 수집(크롤링) 및 관리하는 방식이다. 중·장기(추가사항) 계획은 단기 및 중·장기 계획 방식을 유지하면서, 나아가 ‘공공기관(처리과, 기록관)의 업무 및 역할’을 강조하였으며, 관리대상 범위를 웹사이트에서 웹콘텐츠와 웹 설계 및 관리 기록물까지 확대하여 설계하였다(<표 7> 참조).

단기 및 중·장기 계획의 경우, 현재 국가기록원의 수집 및 관리 방식과 유사하며, 국외에서 선행 연구된 Archive-It Web Archiving Lifecycle(Archive-it, 2013)과 벨기에 PROMISE Model의 웹 아카이빙 프로세스(Depoortere et al., 2020)를 참고하여 단기간에 실행 가능하면서 중·장기적으로도 지속될 필요가 있는 프로세스로 설계하였다. 해당 프로세스에서 서로 관련된 부분은 화살표로 연결하였으며, 최종적으로 본 연구에서 설계한 단기 및 중·장기 계획의 웹기록물 관리 프로세스 업무기능에 반영한 부분은 색으로 구분하여 표시하였다(<그림 1> 참조).

이어, 중·장기(추가사항) 계획의 경우 웹기록물을 생산하는 공공기관의 역할을 확대 및 강조한 계획이므로, 웹기록물도 중·장기적으로 일반 기록물과 동일선상에서 체계적으로 관리되는 것을 목표로 설계하였다. 이를 위하여 본 연구에서는 『KS X ISO 15489-1:2016 문헌정보-기록관리-제1부: 개념과 원칙』에서 안내하고 있는 기록의 생산, 획득, 관리 프로세스를 참고하여 다음과 같이 웹기록물 관리 프로세스의 업무기능을 설계하였다(<그림 2> 참조).

본 연구에서는 앞서 살펴본 업무기능(안)을 바탕으로 웹기록물 관리 프로세스를 ‘운영관리, 생산, 평가·선별·수집, 기술, 보존, 서비스’로 구분하여 설계하였다. 먼저, 웹기록물 운영관리의 경우 국외 사례조사 기관들이 웹기록물 운영을 위하여 실시하고 있는 웹기록물 관련 정책 및 지침 제공, 생산기관 지원 등의 내용을 참고하여 설계하였다. 웹기록물 생산의 경우, 단기 및 중·장기 계획은 국내외 사례조사와 인터뷰 내용을 바탕으로 웹기록물의 원활한 수집을 위해서는 정보 기술 적용 등과 같이 웹기록물 생산 단계에서부터 사전 준비가 필요하다는 것을 반영하였다. 한편, 중·장기(추가사항) 계획은 국내 공공기록의 생산 및 등록 절차를 준용하도록 설계하였으며, 웹사이트 내에서 생산된 데이터의 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표를 따르는 등 현재 활용되고 있는 국내 표준/지침을 참고하였다.

이어, 웹기록물의 평가·선별·수집, 기술, 보존, 서비스의 경우도 국내외 사례조사와 인터뷰를 바탕으로 각각 설계하였다. 웹기록물 평가·선별·수집의 경우, 일반 기록물의 평가 기준에 웹기록물이 지니는 특성을 반영하여 평가도구를 개발 및 활용하도록 설계하였다. 웹기록물 기술의 경우, 국외 사례조사 기관 중 미국 NARA, 호주 NSW 주립 기록관, 캐나다 GC를 대상으로 웹기록물 기술과 관련된 메타데이터를 분석한 내용을 반영하였다. 다음으로, 웹기록물 보존의 경우 최종적으로 웹기록물을 수집 및 보존하는 기관이 해당 웹기록물에 관한 이관, 품질검사, 보존계획수립 등을 수행하여야 한다고 설계하였다. 마지막으로, 웹기록물 서비스의 경우 웹기록물을 수집하여 서비스를 제공할 때 생산기관의 신청에 따라 서비스를 철회할 수 있는 절차가 필요하다는 것을 참고하였으며, 웹사이트상에서 서비스가 구현되는 방법을 구체화하여 설계하였다.

본 연구에서 설계한 4.1 웹기록물 관리 프로세스에서 업무 수행과 관련하여 등장하는 웹기록물 생산 혹은 관리 주체인 ‘처리과, 기록관, 영구기록물관리기관’의 역할을 단기 및 중·장기 계획과 중·장기(추가사항) 계획으로 구분하여 웹기록물 관리 프로세스별로 정리 및 정의하였다(<표 8>과 <표 9> 참조).