필요한 것은 남기고 불필요한 것을 버리는 것은 인류의 본원적인 행동 양식인 것처럼, 불필요한 기록을 폐기하고 가치 있는 대상을 보존하는 행위 역시 인류의 역사와 함께 이어져 온 행동 양식이다. 하지만 폐기가 기록관리영역의 핵심적인 업무로 자리하게 된 것은 20세기 초 기록의 생산량이 급증하면서부터이다. 국가 규모의 확대 및 기록 생성 도구의 발전으로 인한 생산량 급증과 함께 관리 및 보존 비용이 증가하는 상황에서, 폐기는 다수의 불필요한 복본 감축 및 기록이 지닌 시효성의 한계에서 그 정당성을 확보하였다(Boles & Young, 1991, 3).

종이 시대 기록의 폐기에 대한 사고는 기록관리학의 고전적인 이론들을 정립한 쉘렌버그와 젠킨슨을 통해 고찰할 필요가 있다. 20세기 초반 형성된 이들의 기록 폐기에 대한 사고는 현대 기록생산 환경에서 연유된 방대한 양의 폐기 필요성과 함께 이에 수반되는 기록관리상의 경제성 논리가 공통적인 근저를 형성한다. 하지만 한편으로는 대서양을 사이에 두고 전개되어 온 기록에 대한 정의 및 고유의 역사적 상황 그리고 여기서 연유하게 되는 기록의 평가에 대한 사고와 연계되어 차이를 지니게 된다.

우선 쉘렌버그의 기록 폐기에 대한 기본적인 사고를 구체적으로 살펴보면 기록의 내용적 가치 분석을 기반으로 하는 라이프사이클과 결합된 가치평가론과 그 맥을 함께 한다. 쉘렌버그는 폐기를 기록의 최종적인 운명을 결정하는 기록에 부과된 모든 행위로 정의하면서, 폐기의 유형을 완전한 물리적 파기, 한시적 가치를 지닌 기록의 일시적 보관을 위한 레코드센터로의 이관, 아카이브로 선정된 대상의 영구보존을 위한 기록보존소로의 이관으로 구분하였다(Schellenberg, 1956a, 103). 즉 현용과 준현용 단계 사이의 1차 평가를 통해 완전한 물리적 파기 내지 일시적 보관을 위한 레코드센터로의 이관이 결정되며, 준현용과 비현용 단계 사이에 수행되는 2차 평가를 통해서는 아카이브로 선정된 대상의 기록보존소로의 이관 내지 완전한 물리적 파기가 결정되게 된다.

쉘렌버그가 체계화시킨 기록의 가치평가론이 20세기 초반 미국의 특수한 역사적 상황을 반영하며 형성되었듯이, 쉘렌버그의 기록 폐기에 대한 기본 사고 역시 이와 연계하여 형성되게 된다. 20세기 초 양 차례의 세계대전을 거치며 국부를 축적하게 된 미국은 국가 규모의 확대 과정 속에 기록의 생산량이 폭발적으로 증대되게 되었고, 방대한 양의 기록 가운데 역사적 가치를 필두로 한 일정 기준에 근거하여 소수의 영구보존 대상만을 한정시켜 보존해야 하는 현실적 필요성이 직면하게 된다. 이러한 배경 속에 창안된 쉘렌버그의 가치평가론은 외형상으로는 역사적 가치를 지닌 소수의 아카이브를 선별하는 것이 목표로 설정되지만, 동전의 양면처럼 다른 한편에서는 통제할 수 없을 정도로 방대한 양의 기록 폐기를 통해 기록관리에 소요되는 비용을 최소화시키려는 필요성 역시 근저를 형성하게 된다.

이러한 관점에서 볼 때 쉘렌버그의 폐기에 대한 기본적인 인식은 미국의 현실적 상황을 반영한 실용성 내지 경제성 관점에서 파악이 가능하다. 즉 효과적이면서도 저비용으로 업무에 참조하면서도 현용이 끝나면 즉각적으로 파기하여 공간 및 관리 비용을 최소화시키는 것이 기록 폐기의 가장 기본적인 전제라는 것이다(Schellenberg, 1956a, 43). 역사적 기록을 선별하여 후손들에게 전승하는 것이 국립기록보존소의 사명이라면, 국립기록보존소의 공무원인 쉘렌버그의 입장에서는 대량의 기록 더미 가운데 대부분을 파기해 관리 비용을 절감하고 소수의 역사적 가치를 지닌 대상만을 선정해야 하였다. 이러한 배경에서 고안된 쉘렌버그의 가치평가론은 주지하다시피 소위 2차적 가치를 지닌 대상의 선별에 강조점이 놓일 수밖에 없었으며, 바로 여기서 기록의 폐기는 현용 및 준현용 단계에서의 비용 최소화를 위한 즉각적 파기 행위란 실무적 방편으로 자리매김하게 된다.

한편 젠킨슨의 폐기에 대한 사고 역시 20세기 초 영국이 직면했던 대량의 기록생산 및 관리에 따른 비용 문제에 출발점을 둔다. 종이의 보편화 및 종이 가격의 저렴화와 함께 기록 생산도구와 복사 기술의 발전으로 인해 대량의 기록 더미에 직면하게 되었고, 아울러 미래의 역사가들 역시 대량의 사료 속에서 헤맬 수 있다는 우려 역시 젠킨슨이 폐기에 대해 고민하게 된 배경이다. 하지만 젠킨슨이 가지고 있던 폐기에 대한 사고를 보다 면밀히 파악하기 위해서는 고대 로마 시대부터 이어 내려오는 기록에 대한 인식과 함께 젠킨슨이 주장한 아키비스트의 사명 역시 고찰할 필요가 있다.

우선 젠킨슨의 아카이브에 대한 인식은 쉘렌버그와는 다른 사고를 형성시키게 된다. 젠킨슨이 말한 아카이브의 본질은 가치의 중립성을 원칙으로 한다. 일회성 기록 내지 사본 등을 제외한 보존기록은 위의 두 관념에 기초하여 동등한 가치가 부여되며, 따라서 특정 가치에 귀속된 선별 행위는 무의미한 것으로 인식된다. 각각의 기록에 대한 특정 기준의 가치 판단은 내용적 사실성과 공신력에 손상을 주는 행위로 생산 목적 본연의 고유성을 상실케 하기 때문이다. 이러한 배경에서 젠킨슨은 평가 대신 폐기란 용어를 사용해 대량의 기록 홍수 속에 사본과 같은 의미없는 대상을 선별한 후, 이를 통해 남겨진 대상을 행위에 대한 신성한 증거로서의 아카이브로 정의하였다(Jenkinson, 1923, 8-9). 즉 젠킨슨에게 폐기는 쉘렌버그처럼 비용 절감을 위해 불필요한 기록을 파기하는 개념이 아닌, 행위에 대한 유일본으로서의 증거를 남기는 신중한 작업으로 인식되었다.

젠킨슨이 상정한 아키비스트의 사명은 폐기에 대한 철학을 보다 명확히 드러낸다. 젠킨슨은 아키비스트의 사명을 일차적 사명과 이차적 사명으로 설명하고 있다. 일차적 사명은 아카이브를 안전하게 보호하고 이를 위해 가능한 모든 조치를 취해야 하는 것이며, 이차적 사명은 일차적 사명을 전제로 한 다음 역사학자 및 기타 연구자들의 요구에 최고의 능력을 다해 대비해야 하는 것이다. 여기서 일차적 사명은 이차적 사명에 우선하는 아키비스트의 근본적인 사명으로 양자가 전도되어서는 안 되며, 아울러 아키비스트는 정책적 문제에 대해 관여해서는 안 된다고 권고하였다(Jenkinson, 1923, 13-14).

이러한 맥락에서 아키비스트의 기본 임무는 물리적인 위험과 도의적인 위험 등 모든 종류의 위험으로부터 아카이브를 물리적으로 보호하는 것과 함께, 아키비스트의 관할권(Custody) 아래에 들어오면 부당한 접근 및 변조 등으로부터 아카이브를 도덕적으로 보호하는 것이 된다. 아키비스트는 최우선적으로 아카이브의 하인이라 할 수 있으며, 따라서 언제라도 아카이브의 관리 이력을 제시할 수 있어야 함과 동시에 이러한 정보는 아키비스트 자신만의 인벤토리로 정리되어야 한다(Jenkinson, 1923, 41-42, 74-75, 122-123). 바로 여기서 젠킨슨은 아키비스트를 ‘신성한 증거의 수호자’로 상정하며, 불필요한 기록을 선별하는 폐기는 아키비스트의 몫이 아님을 분명히 하게 된다.

그렇다면 폐기의 주체는 누가 되어야 하는가? 폐기 주체를 설정하기 위해 젠킨슨은 우선적으로 폐기의 근거들을 제시하고 있다. 기록 폐기 권한을 지닌 자는 두 가지 조건에서만 폐기 선고를 내릴 수 있게 되는데, 해당 기록이 사본일 경우와 아무런 역사적 가치가 없는 경우이다. 이를 좀 더 구체적으로 살펴보면, 첫째 단어 하나하나까지 동일한 사본인 경우, 둘째 해당 기록의 내용적 의미가 거의 동일한 경우, 셋째 기록 내용의 주요 의미만을 추려낸 요약 사본인 경우, 넷째 역사적 보존 가치가 부재한 기록 등 이상의 네 가지를 폐기의 세부 준거로 제시한다(Jenkinson, 1923, 129-135). 단 앞선 세 가지 준거들은 별 어려움 없이 확인될 수 있지만, 역사적 보존 가치 문제는 다소 난해한 측면을 지니게 된다. 아무도 미래에 나타날 역사적 가치를 예견할 수 없기 때문이다.

젠킨슨은 폐기의 주체가 될 수 있는 두 유형의 후보자군을 선정한다. 기록 생산자와 역사가가 바로 그것이다. 아카이브는 후대에 전승되어 역사 사료로 활용된다는 점을 고려할 때 역사가들이 최적임자처럼 보일 수도 있다. 역사가는 과거의 기록에 대한 분석 및 현재적 해석을 수행하기 때문이다. 하지만 역사가들이 폐기의 주체가 될 수 없는 이유는 이들 역시 미래에 나타날 가치를 예견할 수는 없다는 점과 함께, 무엇보다 역사가들이 범하게 되는 불편부당성의 문제와 관련된다. 즉 역사가는 자신의 세부적인 연구 주제를 지니고 있는 관계상 본인의 세부 주제에 관련된 기록에 보다 많은 관심과 애정을 지닐 수밖에 없다. 아울러 역사가는 사실의 객관적 탐구를 지향하면서도 종국적으로 사관을 통한 사실의 해석이 수반되게 되며, 따라서 역사가의 주관성은 불가피하게 된다. 바로 이러한 연유로 인해 젠킨슨은 폐기의 주체로 역사가에 대해 부정적인 입장을 견지한다.

이에 젠킨슨은 차선의 적임자로 선정할 수 있는 대상을 기록 생산자라고 간주한다. 앞서 언급한 바대로 젠킨슨에게 기록은 행위에 대한 유일한 증거라는 점에서, 사본 및 역사적 가치가 전혀 없는 대상을 제외한 모든 기록은 아카이브로서의 의미를 지니게 된다. 하지만 어느 누구도 미래에 나타날 역사적 가치를 예견할 수 없다는 점에서, 그리고 과거에는 분명 역사적 가치가 없다고 판단되었지만 현재에는 귀중한 역사 사료로 간주되는 기록들도 상당수라는 점에서, 행정적 관점에서 불필요한 기록의 사본만이 폐기의 가장 명확한 준거가 된다. 행정적 관점에서 더 이상 필요하지 않은 기록을 폐기하는 것은 전적으로 그 권한에 관한 문제이며, 후대인들이 그것이 정당하지 못했다고 비판할 수는 없다. 이러한 논리에서 젠킨슨은 행정기관에서 자신들이 생산한 기록이 증가하여 대량의 기록을 처리해야만 하는 상황에 직면하게 될 때 기록 생산자가 주체가 되어 폐기를 수행해야 한다고 주장한다. 다시 말해 아키비스트도 역사가도 폐기의 주체로 적합하지 않은 상황에서, 기록과 직접적으로 관련된 또 하나의 주체인 기록 생산자 자신들이 생산한 기록 가운데 폐기할 대상을 선정하는 방식이 가장 바람직하다는 것이다(Jenkinson, 1923, 137-142).

이상과 같이 대서양을 가로질러 전개된 종이 시대의 기록 폐기에 대한 사고는 공통 분모를 지니면서도, 서로 상이한 측면 역시 지니고 있다. 즉 20세기 이후 통제 불가능할 정도로 생성되는 방대한 기록 더미를 처리해야 하는 공통된 상황 속에, 쉘렌버그는 소수의 아카이브를 평가를 통해 선별하고 이외의 불필요한 대부분을 파기하는 데 초점을 맞춘 반면, 젠킨슨은 유럽의 아카이브에 대한 인식 속에 사본과 같은 불필요한 기록을 생산자가 파기하고 나머지를 아카이브로 보존하는데 중점을 두고 있다. 하지만 양자 모두 폐기를 단순히 물리적으로 파기하는 개념을 넘어, 기록관리 비용 절감을 위한 합목적적 행위이자 영구보존 대상의 선별과도 관련된 행위로 파악하고 있다. 아이러니하게도 20세기 중반 이후 기록의 폐기에 대한 사고는 라이프사이클에 기반을 둔 기록관리 체제의 보편적 확산과 함께, 기록관리를 정보관리와 연계시키는 동인을 제공하게 된다. 그 동인의 핵심은 내부적 요인과 외부적 요인으로 구분할 수 있는데, 전자는 기록관리 영역의 분화 및 전문화이며 후자는 정보관리 영역의 등장이라 할 수 있다.

현용기록관리 영역에 해당하는 기록관리 기능은 고대 시대에도 존재하였다. 즉 당시 아카이브의 기능 및 아키비스트의 역할은 지금의 현용기록관리의 기능 및 기록관리자의 역할과 유사한 것이었다(Posner, 1972, 29-31). 하지만 로마제국 시대의 몰락 이래로 이러한 기능 및 역할은 사라지게 되었고, 근대 기록관리의 출발점으로 인식되는 프랑스 혁명 이후 아카이브의 기능 및 아키비스트의 임무는 주로 역사 사료로서의 기록관리에 주안점을 두게 된다(Duranti, 1989, 8-9). 19세기 근대 기록관리학은 유럽 각지에서 발생한 민족주의 및 실증주의 역사학의 사조 속에 역사 연구를 위한 사료의 보존에 초점을 맞추게 되었고, 아키비스트는 행정가가 아닌 역사 연구를 뒷받침하는 연구자로서의 정체성을 형성하게 된다(Taylor, 1984, 18, 26-27). 이러한 사조 속에 20세기 초반까지 기록관리 기능은 등록소에 소속된 하위 업무자의 단순 업무로 인식되게 된다.

20세기 초반 이후 전 세계적으로 나타난 기록 생산량의 폭발적인 증가 및 이에 따른 폐기 필요성의 급증은 로마 시대 이후로 사라진 기록관리란 기능을 재등장시키게 된다(Duranti, 1989, 8-9). 기록을 통해 업무를 수행하는 관료제의 보편화 및 기록 생산기술의 발전, 양 차례 세계대전 후 국가 체제의 안정 및 확대는 생성된 모든 기록을 보존할 수 없게 하였고, 이에 평가를 통해 항구적으로 보존할 일부 기록을 선별하고 대다수의 기록을 폐기시키는 방안을 모색하게 된다. 1934년 설립된 미국의 국립기록보존소(The National Archives)는 여기서 중요한 역할을 담당하게 된다(Holmes, 1949, 344-346). 국립기록보존소장은 미국 연방기관들의 기록을 감시하는 권한과 함께 보존할 가치가 없는 기록 목록을 의회에 제출할 의무를 부여받게 되는데, 여기서 가치 있는 것과 없는 것을 구분해야 하는 상황에 직면하여 이후 라이프사이클로 개명된 ‘기록의 생애사’(Life History of Records) 논리를 개발하였기 때문이다(Dollar, 1993, 36). 바로 여기서 대량의 기록 처리 및 영구보존 대상 선별 프로세스의 기본 논리를 제공하는 라이프사이클에 토대를 둔 이원화된 기록관리 체제가 형성되고, 이는 20세기 중반 이후 전 세계적으로 수용된다.

바로 여기서 종래의 기록관리 총체를 의미하는 아카이브관리(Archival Management)에서 기록관리(Record Management)란 기능이 분화된다. 대량의 기록 폐기를 통한 비용 절감 및 사무공간 확보, 기록생산 기술의 발전에 따른 보다 다양한 기록유형의 관리 등을 위한 별도의 기능이 현실적으로 요구되었기 때문이다(Evans, 1967, 47-48). 이러한 배경에서 아카이브관리와는 구분된 기록관리란 개념이 새롭게 생성되었으며, 1950~60년대에 걸쳐 다른 국가들에서도 조직 내에서 생성된 대량의 기록을 효율적으로 통제하는 기록관리란 용어를 보편적으로 사용하기 시작한다(Yeo, 2018, 17-18). 이는 또한 기록관리자(Record Manager)란 새로운 개념 역시 형성시키게 된다. 기록보존소에서 신성한 증거의 수호자 내지 역사 사료 선별자로서 수행해 왔던 기존의 아키비스트 역할과는 달리, 조직 내에서 대량의 기록 처리 및 이를 통한 비용 절감, 업무 효율화 등을 담당하는 새로운 전문적인 역할 부여가 필요했기 때문이다(Bahmer, 1955, 202).

대량의 기록 처리 필요성에서 연유된 기록관리 기능 및 기록관리자의 초창기 역할은 기록의 폐기 및 이를 통한 비용 절감 차원에서 인식되었다. 주지하다시피 라이프사이클 논리에 기반을 둔 종이기록 환경에서는 아카이브관리에 주안점을 두었기 때문이다. 기록관리 및 기록관리자의 역할은 현용단계에서 대량의 기록을 효율적으로 통제하고, 역사 내지 연구적 목적과는 상관없는 대량의 기록들을 적재적시에 폐기함으로써 비용 및 공간 절감을 도모하는 것이었다(Brooks, 1951, 36-39; Schellenberg, 1956a, 43, 132-139). 이는 미국 국립기록보존소에서 시행한 기록관리 프로그램(Records Management Programme)에서도 여실히 드러난다. 효율적인 대량의 기록 처리를 목표로 한 이 프로그램에서는 1943년 기록처리법(Records Disposal Act)을 수립하며, 지금까지 사용되지 않았던 기록(Record)이란 용어를 도입한다. 여기서 사용된 기록은 그동안 보편적으로 사용되어 온 아카이브 개념과는 상이한 새로운 개념으로(Dollar, 1993, 40), 영구적으로 보존할 가치를 지니지 않은 비용 및 공간 절감을 위한 폐기 대상으로서의 의미를 지닌다.

이러한 기록에 대한 인식은 1947년 후버 전 대통령을 위원장으로 하는 정부행정기구위원회(Commission on the Organization of the Executive Department of the Government)의 설립으로 이어진다. 일명 후버위원회로 지칭되는 이 위원회는 뉴딜정책 및 제2차 세계대전을 통해 팽창된 행정기구의 합리적 개혁안을 의회에 권고할 목적으로 설치된 기구로, 연방정부 운영상의 경제적 업무적 효율성 추진을 위해 기록관리에 관한 보고서를 제출한다. 이 보고서에 따르면 매년 대량의 불필요한 기록 보관에 수억 달러를 허비하고 있으며 이들 기록의 처리를 통해 절감할 수 있는 비용을 약 40억 달러로 추산하고 있다(Krauskopf, 1958, 391). 또한 후버위원회의 권고로 1950년 미국 최초의 기록관리 관련 법령인 연방기록법(Federal Records Act)이 제정되게 된다. 이 법에서는 모든 연방기관들의 기록관리 프로그램 수립을 의무화함으로써, 각 기관에서 생성된 기록을 경제적 효율적으로 처리해 정부 예산을 절감할 수 있는 법적 근거를 제공하게 된다(Grover, 1951, 9-10). 이러한 면에서 기록의 개념 도입 및 기록관리 프로그램 수립은 기록관리학 원칙이 아닌, 기록의 보관에 소요되는 비용 차원상의 경제성 및 효용성을 강조한 경영학 기법을 적용시킨 것으로 볼 수 있다.

하지만 1950년대 중반 이후 기록관리 및 기록관리자 그룹은 점차 독립된 전문 영역으로 부상하기 시작한다(Yeo, 2018, 19). 이는 세 가지 측면에서 연유를 파악할 수 있다. 첫 번째는 기록의 처리 필요성 증가이다. 조직내에서의 기록 생산량이 나날이 확대되는 상황에서 기록의 폐기 및 이를 통한 불필요한 비용의 지출을 절감시킬 필요성 역시 증대되었다(Darling, 1959, 214). 두 번째는 아키비스트의 역할이 지닌 한계이다. 당시 기록전문가 그룹을 형성했던 아키비스트의 임무는 조직 내 영구적 보존 가치를 지닌 기록을 선별해 보존하는 영역에 주안점을 두었다. 그러나 조직 내 기록 폐기 및 비용 절감의 필요성이 증대되는 상황에서 이들의 역할은 한계를 지닐 수밖에 없었으며, 매일매일 이러한 문제들에 전문적으로 조언하고 대응할 수 있는 별도의 전문가 그룹이 필요하게 되었다(Grover, 1955, 52-53). 세 번째는 부서 단위에서의 기록의 활용도 확대이다. 사회 및 조직의 발전에 따른 각 부서 수행 업무의 세분화로 업무 중 생성된 기록의 활용 분야 및 필요성이 확대되었고, 따라서 기록관리자는 기록의 생산 및 편철, 현용단계에서의 관리 및 통제 역할과 함께, 조직 운영 및 업무 수행과 관련된 실용적인 기록관리 전반을 전문적으로 담당하는 역할로 확대되었다(Grover, 1951, 7-8).

이를 반영하듯 1955년 기록관리 전문가 단체인 기록행정가협회(Association of Records Executives and Administrators)와 미국기록관리협회(American Records Management Association)가 창립되고, 1975년 이 두 단체가 통합되어 현재의 정보 및 기록관리전문가협회인 ARMA International로 발족하게 된다(Evans, 1967, 54). 아울러 호주 및 영국, 캐나다 등 다양한 국가에서도 기록관리자협회가 독립된 조직으로 창립되고, 1956년에는 후버위원회의 권고로 미국 국립기록보존소 내 기록관리 부서가 종래의 과 단위에서 국 단위로 확대 개편되어 전문성을 강화시키게 된다(Dollar, 1993, 41). 또한 레코드센터의 기능 역시 확대된다. 레코드센터는 대량의 기록 생산 환경에 직면하여 기록 처리에 소요되는 비용 절감을 목적으로 설립된 산물이지만, 점차 그 기능을 확장시킨다. 우선 연방정부뿐만 아니라 각 주 및 시는 물론 대규모 기업에도 설치되었으며, 기록 보관 기능을 넘어 업무에 필요한 기록 서비스 및 경영진에 대한 전문적인 기록관리 조언을 제공하고, 사업계획 수립 및 업무성과 측정 등 조직 운영 및 업무수행에 일조하는 등 역할을 확대하게 된다(Angel, 1968, 7, 10-11).

기록관리 영역의 이러한 전문화 움직임은 정보관리 영역의 부상과 맞물려 확장된다. 1970년대 이후 컴퓨터 및 통신기술의 발전과 함께 조직 내 정보관리란 새로운 영역이 핵심 기능으로 부상하게 된다. 아울러 생성된 정보에 대한 공유 및 활용을 기반으로 업무의 효율성 및 생산성을 증진시키는 정보화 사회를 범사회적으로 지향하게 된다(Yeo, 2018, 13-14). 이러한 동향은 기록관리 영역에도 영향을 미치게 된다. 컴퓨터 및 통신 기술의 도입으로 업무가 수행되는 방식이 변화함에 따라, 기록이 생성.공유.활용되는 방식 역시 변화하게 된다(Dollar, 1993, 41). 이는 곧 업무 처리 과정에서 기록의 활용적 필요가 증대됨을 의미한다. 이로 인해 기록관리 영역은 주어진 기록을 처리하는 아카이브관리를 위한 예비 단계로서의 역할을 넘어 독자적인 전문성을 보다 강화시키는 계기를 얻게 된다(Yeo, 2018, 65-66).

또한 공공영역에서의 정보 관련 법규준수 필요성 역시 조직 내 정보관리 일원으로서의 정체성을 정립하게 되는 계기를 제공한다. 그동안 기록관리는 일상적인 기록의 관리 및 폐기를 담당하는 정보관리와는 크게 상관없는 부차적인 영역으로 고립되어 존재해 왔고, 이 때문에 정부의 관심이나 예산 지원에서 소외되어왔다(Timothy, 2000, 14). 하지만 1970년대 이후 민주주의의 심화와 연동된 공공 행정의 투명성 및 설명책임성 강화 경향과 함께, 정보공개법, 정보접근법, 개인정보보호법 등 정부가 보유한 기록화된 정보에 대한 시민의 열람 및 활용 권리를 신장시키는 각종 법규의 준수 필요성으로 인해 정보관리자로서의 정체성을 형성하게 된다(Yeo, 2018, 66).

특히 1980~90년대 초 정보기술의 발전에 따른 디지털 기록의 사용 확대는 이러한 경향을 더욱 강화시킨다. 디지털 객체가 지닌 변조, 복제, 폐기의 용이성으로 인해 각종 정보시스템에서 생성된 디지털 기록의 무결성 확보가 중요시되었으며, 아울러 생산량의 폭발적인 급증으로 인해 정보시스템의 설계 시 평가 및 처분 기능을 반영시켜야 하였다. 또한 컴퓨터 기술에 기반을 둔 접근 및 활용 기술의 발전은 종래의 물리적 보존을 넘어, 정보자원으로서 디지털 기록이 지닌 가치 및 활용성을 재발견하는 계기를 제공하였다((Dollar, 1993, 43-47).

이와 같은 정보관리와 연계된 기록관리 영역의 전문화 움직임과 보조를 맞추어, 1980년대부터 기록관리학계에서도 정보관리자로서의 역할을 강화시켜야 한다는 주장이 제기되기 시작한다. 이러한 주장은 크게 두 가지 논리에 근거한다. 하나는 새로운 정보화 시대에 대비한 기록관리 분야의 역할 정립이다. 기록관리는 변화하는 시대적 환경에 대응해 변모해 왔음을 염두에 둘 때, 정보화 시대를 맞아 기록관리 분야의 역할 역시 새롭게 정립될 필요가 있다(Taylor, 1984, 35-36). 따라서 그동안의 역사 편향적인 역할을 넘어, 새로운 시대에 부합하는 정보관리 일원으로서의 역할을 재정립해야 한다는 것이다(Campbell, 1989, 149-150).

또 하나는 기록의 의미 및 기록관리의 역할에 대한 재조명이다. 기록은 역사 연구자들을 위해 생성되는 것이 아닌 업무 수행과정 중 업무를 처리하고 지원하기 위해 필요한 정보로서 생성되어 활용된다. 아울러 기록관리의 목적은 수많은 기록의 통제 및 처리와 더불어, 업무에 필요한 대상을 용이하게 검색.활용하는 것이다(Cook, 1986, 36). 이러한 점을 고려할 때 기록은 조직의 정보자원 중 하나이며, 기록관리 역시 기록화된 정보의 생성 및 관리, 접근, 활용 등과 관련된 정보관리의 구성요소 중 하나로 볼 수 있다(Campbell, 1989, 147). 따라서 기록관리 영역은 정보화 시대를 맞아 기록에 내재된 업무적 활용 가치를 발굴함과 아울러, 정책 결정 및 업무 수행에 도움을 주는 조직 내의 핵심 영역으로 자리할 필요가 있다는 것이다(Duranti, 1989, 10; Taylor, 1984, 30-34).

그러나 이상과 같이 고찰한 기록관리와 정보관리의 연계 움직임은 맹아로 그치게 된다. 종이 시대의 뿌리 깊은 실증주의 사조 및 라이프사이클 논리에 기반을 둔 역사 사료 중심의 관리 풍토와 함께, 디지털 기록의 특성에서 연유된 증거 강조 경향은 정보로서의 기록에 대한 논의를 더 이상 진전시키지 못하게 하였다. 하지만 최근의 디지털 정보 환경을 맞아 이러한 움직임은 기록의 폐기 필요성에 대한 논쟁과 맞물려 다시 부활하게 된다. 이러한 부활의 동인은 디지털 기술의 진전에 따른 보존능력 증대 및 ICT 기술의 보편화에 따른 정보로서의 활용성 확대라 할 수 있다.

종이 시대 기록의 폐기가 핵심적인 영역 중 하나로 부상된 연원은 저장 공간 및 관리 비용의 급증에 대처하기 위함이었다. 20세기 이후 기록의 생산량이 폭발적으로 증가하는 상황에서 종이라는 물리적 매체의 관리 및 보존에 소요되는 비용 절감을 위해, 기록의 가치를 기준으로 한 평가를 통해 대량의 기록을 폐기하고 소수의 기록만을 보존시켜왔다. 하지만 최근 디지털 기술의 발전은 이러한 사고에 근본적으로 도전하고 있다. 디지털 객체의 저장용량 확대 및 이에 따른 비용의 대폭적인 감소와 함께, 검색 및 활용 기술의 발전은 기록 폐기에 대한 사고의 전환을 요구하기 때문이다. 바로 이러한 연유에서 디지털 시대를 맞아 기록의 폐기 필요성을 둘러싼 논쟁이 전개되게 된다.

먼저 폐기의 불필요성을 주장하는 논지들은 크게 네 가지 논리로 구분할 수 있다. 먼저 디지털 저장 기술의 진전에 따른 기록 보존 비용의 절감이다. 디지털 방식으로 수행되는 저장 경비가 낮아지고 저장용량 역시 거의 무한대로 증가된 상황에서, 예전 폐기 수행의 근본 목적이었던 비용 문제는 완화되고 있다(Upward et al., 2018, 157). 2010년 기준으로 볼 때 로컬 디스크의 저장비용은 2000년에 비해 1% 그리고 1990년에 비해서는 0.001%로 낮아졌으며, 특히 최근의 클라우드 컴퓨팅 환경을 맞아 이러한 경향은 더욱 심화되고 있다(Yeo, 2018, 47). 이처럼 디지털 정보통신 기술의 발전으로 저장에 소요되는 비용이 매우 저렴해진 상황을 고려해 볼 때, 모든 것을 보존하는 것이 폐기보다 합리적일 수 있다는 사고가 가능하다(이승억, 설문원, 2021, 60, 82).

두 번째는 디지털 기록 폐기의 현실적 가능성이다. 종이기록의 경우 유일본으로서의 원본 개념이 존재하는 상황에서 물리적인 폐기는 손쉽게 수행될 수 있었다. 하지만 수많은 사본 생성이 용이하고 아울러 이들 사본이 다양한 ICT 기술을 통해 저장·유통되는 상황에서, 디지털 기록을 완벽하게 폐기하는 것은 기술적으로 불가능하다는 것이다. 특히 데이터형 기록의 사본은 무조건 폐기하는 것이 타당하지 않다. 방대한 연계망으로 연결된 각종 정보시스템에서 재현되는 기록 일체는 정보시스템 설계 목적의 맥락들이 데이터로 만들어진 것이기 때문에 기존에 사본이라고 간주된 것에도 일정한 의미가 포착될 수 있다(이승억, 설문원, 2021, 81). 이러함 점을 고려할 때 디지털 기록의 폐기 대상 선별 및 실제 폐기에 인적 물적 자원을 투입하는 것은 불필요하게 된다(Yeo, 2018, 51).

세 번째는 기록의 평가 및 폐기가 지닌 본질적 한계이다. 유일성을 특징으로 하는 기록의 폐기는 취소할 수 없는 과정으로, 어떠한 접근 방식을 취하든지 기록을 영구적으로 폐기하는 행위에는 항시 잠재적인 위험이 수반되게 된다(Bailey, 2008, 92). 아울러 평가는 주관성이 반영된 미래에 나타날 가치를 예견하는 행위인 점을 감안할 때, 객관적인 공명정대한 가치 판단이 어려우며 일회성 평가로 미래에 나타날 수 있는 가치 있는 기록을 소실할 위험이 항시 존재한다(Neumaye & Rauber, 2007). 이러한 측면에서 디지털 방식으로 모든 것을 보존하는 것이 폐기 및 평가에 소요되는 비용을 충분히 상쇄할 수 있는 보다 합리적인 선택이 될 수 있다(Yeo, 2018, 51).

마지막으로 네 번째는 네트워크화된 환경에서 기록이 지닌 연계성 및 통합성과 관련된다. 최근 다양한 네트워크 기술을 기반으로 개별 기관 차원을 넘어 수많은 기관들이 유기적으로 연계되어 업무를 수행하고 기록을 생산한다. 따라서 기록 속에서는 다원적인 의미 및 맥락을 포함하는 경우가 더욱 빈번해지고 있다. 이는 두 가지 측면에서 기존의 폐기가 지닌 의미를 축소시킨다. 하나는 체계적인 폐기 수단으로 활용되어 온 보유기간 책정이 무의미해진 다. 네트워크로 연결된 기록이 지닌 내용 및 맥락적 속성을 감안할 때, 현재와 같은 개별 기관 차원의 시각으로 수행되는 보유기간 책정을 통한 기록의 폐기는 아무런 의미를 지니지 못한다는 것이다(Gilliland, 2014, 49-50). 또 하나는 기록의 통합성 확보와 관련된다. 네트워크 기술이 발전하고 시스템간의 연계성이 증가하는 상황 속에, 이를 통해 생성된 모든 기록은 손실되지 않는 집합체로서의 완벽한 퐁(Fond)을 형성하게 된다(Yeo, 2012, 79). 따라서 폐기를 통한 디지털 기록의 양을 통제하기에 앞서, 행위에 관한 증거로서 모든 디지털 기록을 유지하는 것이 보다 완전한 상호연계성 및 통합성을 지닌 기록 집합체를 창출할 수 있다는 것이다(Yeo, 2018, 50-51).

한편 디지털 기록의 폐기 필요성을 주장하는 논지들은 세 가지 측면에서 고찰이 가능하다. 우선 비용 및 관리상의 효율성이다. 디지털 기록의 저장 및 검색 능력 증가와 함께 폐기의 불필요성을 주장하는 견해들도 제기되고 있지만, 종이든 디지털 기록이든 모든 것을 영구적으로 보존할 수 없으며 저장하는 데에는 비용이 수반될 수밖에 없다(Serewicz, 2010, 172-181; Shepherd & Yeo, 2003, 146). 가령 유럽핵연구기구의 사례를 살펴보면, 2012년 기준으로 연구를 수행하기 위해 1초당 30만 메가바이트의 데이터를 처리하는데, 데이터 선별 알고리즘을 적용해 매년 0.1%의 필요 데이터만을 유지한다. 그럼에도 불구하고 매년 유지되는 데이터의 양은 1,500만 기가바이트에 달하며, 생성된 모든 데이터를 저장하기 위해서는 유럽 전역에 운영 중인 10개의 데이터센터를 10,000개 이상으로 증설해야 한다(Yeo, 2018, 54-55). 바로 이러한 점에서 디지털 시대에도 폐기는 필요하게 된다. 이는 곧 저장 및 관리되는 기록 및 데이터의 양을 줄여줌으로써 한정된 인적 물적 자원의 적정한 활용과 함께 핵심적인 대상에 초점을 맞춘 관리 및 보존상의 효율성을 제고시켜 주며, 아울러 보존되는 디지털 객체의 신뢰성 및 무결성 확보에도 일조할 수 있다(Harvey, 2008).

이러한 논리는 기술적 측면에서도 지지를 받는다. 저장 기술의 발전으로 모든 디지털 객체를 보존할 수 있다는 사고는 환상에 불과하며 저장 기술의 현실적인 한계도 존재한다(Bailey, 2008, 104-105; Cox & Larsen, 2008, 324). 수많은 디지털 객체들 가운데 알고리즘을 통해 유지될 대상을 선정한다고 해도 모든 대상에 적용하는 것은 불가능하며, 컴퓨터 기술상의 오류로 인한 디지털 객체의 자연적 소실 역시 발생한다. 또한 디지털 시대 기록의 핵심은 맥락으로 모든 디지털 객체에 맥락 확보에 필요한 메타데이터를 부여하는 것은 쉽지 않은 작업이며, 아울러 검색 및 보안 등 기술상의 한계 역시 불가피해진다(Yeo, 2018, 52, 54-56).

모든 것을 보존하는 데에서 연유하는 현실적 문제 역시 존재한다. 다양한 ICT 기술을 통해 생성된 수많은 디지털 객체들은 무정부 상태로 저장되어 있으며, 부정확하거나 허위로 작성된 대상들도 다수 존재하는 것이 현실이다(Bailey, 2008, 102-104). 또한 디지털 객체 속에는 개인정보 및 민감정보 등 보호되어야 할 대상들도 상당수 존재하며, 최근 전 세계적으로 이들 정보의 유출 및 남용 사례가 급증하는 현실을 감안할 때 시의적절한 폐기가 반드시 필요하게 된다(Neumaye & Rauber, 2007).

최근의 디지털 시대를 맞아 폐기를 둘러쌓고 전개된 이와 같은 논쟁은 주로 기술 및 비용 측면에 초점을 맞춘다. 폐기 반대론 입장에서는 디지털 방식의 저장비용이 낮아지고 다양한 ICT 기술을 통해 다원적인 맥락을 지닌 수많은 사본이 저장·유통되는 상황에서 폐기 대상의 선별에 방대한 인적 물적 재원을 투입하기 보다는 모든 것을 보존하는 것이 합리적인 선택이라는 것이다. 반면 폐기 찬성론 입장에서는 모든 디지털 객체를 보존할 수 있다는 사고는 환상에 불과하며, 시의적절한 폐기는 디지털 객체의 품질 확보는 물론 정보의 유출·남용도 해결할 수 있다는 것이다.

하지만 이러한 논의에 대한 비판적인 시각 역시 존재한다. 주로 저장 및 비용 측면에서 전개된 디지털 시대의 폐기에 대한 논쟁은 종이 시대 폐기 사고의 연장선상에서 수행된 것으로, 기록을 네트워크화된 시스템 및 어플리케이션 상의 핵심적인 구성요소로서가 아닌 종래처럼 업무의 결과물로서 파악하는 협소한 시각이 반영된 것이라는 점이다(Upward et al., 2018, 157). 이러한 측면에서 볼 때 저장 및 비용과 관련된 경제성 내지 실용성 논의에 앞서, 디지털 정보의 풍요 시대를 맞아 새로운 인식의 전환이 요구된다. 이는 디지털 기록이 지닌 정보로서의 가치를 재발견하는 방향으로 귀결되며, 종국적으로 디지털 시대 평가에 대한 사고의 전환으로 이어지게 된다.

최근의 디지털 기술 발전은 정보의 풍요 시대를 가져왔다. 2017년 기준으로 지난 2년 동안 인류 역사상 생성되었던 정보량보다 더 많은 정보들이 생성되었다. 2020년 축적된 디지털 정보량은 44조 기가바이트에 달하며, 매년 그 양은 40%씩 증가될 것으로 예측된다(Kumar, 2017). 이와 보조를 맞추어 공공영역에서는 ICT 기술을 기반으로 한 전자정부의 고도화 과정에서 각종 시스템 통합 및 연계를 통해 조직을 가로지르는 정보의 공유 및 활용을 활발히 추진하고 있다(이민호, 2014, 15-16). 또한 누구나 정보를 생산·공유·활용할 수 있는 웹 및 SNS 기술의 보편화는 수많은 시민들이 수많은 목적 및 활용을 위해 시공간을 초월하여 정보를 활용하게 함으로써, 기록화된 정보의 가치 및 활용 범위를 확장시키고 있다(Bailey, 2008, 7-10). 아울러 클라우드 컴퓨팅 환경은 가상의 서버공간에서 실시간으로 업무를 수행할 수 있게 함으로써 기록화된 정보의 활용 필요성을 증진시켜 주고 있다 (Upward et al., 2018, 82).

이와 연동하여 디지털 환경을 맞아 기록이 지닌 정보로서의 활용적 의미를 강조함과 아울러, 기록관리를 정보 거버넌스 담론 내에 정보관리 차원에서 파악하는 경향이 새롭게 등장하고 있다(설문원, 2020, 18-32). 이러한 경향을 반영하듯 ISO 30300에서는 기록을 조직이 법률적 의무를 수행하거나 업무를 수행하는 과정에서 증거와 자산으로 생산 또는 접수하고 유지한 정보로 정의하고 있으며(KS X ISO 30300:2020, 3.2.10), ISO 15489 개정판에서는 기록을 조직이나 개인의 법적 의무 수행 또는 업무 처리 과정에서 생산, 접수, 유지된 증거 및 자산으로 정의한다(KS X ISO 15489:2016, 3.14). 또한 호주 및 영국을 비롯한 해외 각국에서는 기록을 종이기록 환경에서 형성된 역사적 문화적 가치를 중시하는 경향을 벗어나 조직의 운영 및 업무수행을 위한 정보로 인식하고, 기록관리 를 정보관리와 연계시키기 위한 각종 정책을 적극적으로 추진 중에 있다(김명훈, 2021; 설문원, 2020).

이러한 상황에서 평가 및 폐기의 근저를 형성했던 저장 및 비용 문제의 해결은 ICT 기술의 진전과 연동하여 디지털 기록이 지닌 정보로서의 활용적 의미를 재발견하는 방향으로 선회하게 된다. 이는 ICT 기술 및 수많은 컴퓨팅 기기를 통해 다양한 이용자 그룹이 각자의 다양한 필요에 맞게 디지털 객체를 활용하는 상황을 감안할 때, 평가 및 폐기에 투입되는 비용보다 모든 디지털 기록을 보유할 때 얻게 되는 이익이 보다 크다는 사고에 기반을 둔 것이다(Cox, 2010, 218-219; Gilliland, 2014, 54-55). 개인의 모든 일상생활을 디지털 방식으로 기록화시키는 라이프 로그 및 빅데이터들도 ICT 기술을 통해 다방면의 활용 가치를 지닌 정보로 광범위하게 활용되고 있는 것처럼, 주관성이 반영된 평가를 통한 폐기보다는 모든 것을 저장하는 것이 보다 다방면의 활용 및 가치 창출을 가능하게 해주기 때문이다. 이를 감안할 때 예전과 같은 보존 비용 절감을 위한 평가 및 폐기의 필요성은 사라지고 있으며, 대신 여기에 투입되는 인적 물적 자원을 보다 정교한 검색 및 활용 서비스 기술의 개발, 개인 및 민감정보의 보호 등에 투입하는 것이 새로운 시대에 부응하는 기록관리 영역의 역할이라 할 수 있다(Yeo, 2018, 48-49, 54-55).

디지털 기술의 진전에서 비롯된 이와 같은 사조는 종국적으로 디지털 시대의 평가에 대한 사고의 전환으로 이어진다. 단 이러한 전환의 전제는 모든 것을 보존하는 것이 가능한 디지털 시대에도 평가 기능은 여전히 유효하다는 사고에 근거한다. 즉 평가는 디지털 기록 및 정보의 활용 및 재사용을 가능하게 해주는 핵심적인 절차로, 디지털 객체의 홍수 속에 진본성 및 신뢰성을 확보하며 중요 대상을 집중적으로 관리.활용시킬 수 있는 절차라는 점에서이다(Bailey, 2008, 117-118; Cox, 2010, 255-256; Harvey, 2008; Yeo, 2018, 56-58). 단 평가의 방향성은 변화해야 한다. 미래의 디지털 기술 진보는 분명 지금보다 훨씬 낮은 비용으로 보다 많은 양의 디지털 객체를 보존할 수 있게 해주며, 아울러 디지털 객체에 대한 개인적, 조직적, 사회적 필요성 및 활용의 증가를 통해 보다 다양한 의미 및 가치를 창출해 주기 때문이다. 이러한 면에서 불필요한 대상의 폐기 및 역사적 가치를 지닌 대상을 선별하는 기존의 평가 사고는 변모되어야 하며, 새로운 디지털 정보 환경에 대응해 방향성을 전환해야 한다.

이러한 사고의 전환은 먼저 디지털 기록의 의미 확장을 통해 이루어진다. 기실 디지털 시대를 맞아 기록관리 영역에서는 기록의 의미를 행위에 대한 증거 개념에 초점을 맞추어 정교화시켰다. 내용과 구조, 맥락이 분리되어 존재하는 디지털 기록의 속성으로 인해 행위에 대한 증거를 확보하기 어려우며, 이에 기록은 다원화된 맥락과 연계되어 행위에 대한 증거성을 지녀야 한다는 이유에서이다(Cox, 2001, 4-5, 19). 이러한 점에서 레코드 컨티뉴엄에서도 수없이 생성, 유통되는 모든 디지털 객체들 가운데 맥락성 및 증거성을 지닌 대상으로 기록의 개념을 특화시켜 왔으며, 기록관리의 우선적 과제 역시 행위에 대한 증거성을 지닌 기록의 획득으로 설정하였다(Upward, 2000, 116-117).

하지만 최근의 디지털 환경에서는 이러한 사고를 탈피해야 한다는 주장이 제기되고 있다. ICT 기술의 진전 및 시스템 간의 연계성 확대와 아울러 SNS 및 클라우드 기술 등 보다 다양한 의사소통 기술이 보편적으로 사용되는 상황에서, 관리 객체로서의 기록과 정보 간의 경계는 희미해지고 있다(Upward et al., 2013, 39-40; 이승억, 설문원, 2017, 18). 디지털 기록은 예전처럼 행위와 일대 일로 연계된 개체가 아니며, 네트워크화된 연계망 속에 수많은 사본이 범람하는 상황에서 신뢰할 수 있는 증거로 명확히 구분할 수도 없다. 따라서 수많은 비트스트림 가운데 행위에 대한 신뢰할 수 있는 증거로 획득된 대상을 기록으로 개념화시켰던 사고는 더 이상 적용하기 어렵다(Blair, 2015). 아울러 새로운 기술들을 통해 생성된 디지털 객체의 양이 급증하고 개인 및 조직, 사회적으로 이들 객체의 활용 분야 및 필요성이 증가하는 상황에서, 행위에 대한 증거 개념에 초점을 맞추어 온 기존의 사고를 탈피하고 적극적으로 공유.활용될 필요가 있는 정보로서의 의미 역시 주목할 필요가 있다. 이러한 면에서 ‘모든 정보가 기록은 아니다’라는 사고 대신, ‘모든 정보는 기록으로 관리, 활용될 잠재성을 지닌다’라는 사고로 변화해야 한다(Bailey, 2008, 63-65).

증거성을 넘어선 정보로서의 활용 필요성에 대한 인식의 전환은 정보적 가치의 평가 논리로 연결된다. 디지털 기록이 지닌 증거로서의 가치를 넘어 정보로서의 가치에도 평가상의 초점을 맞추어야 한다는 것이다. 예전에도 정보적 가치란 개념이 없었던 것은 아니다. 평가 이론을 정립한 쉘렌버그 역시 이차적 가치 기준 중 하나로 이 개념을 사용했지만, 이는 특정 인물 내지 사건 등에 대해 비현용 단계에서 지니게 되는 가치를 의미하였다(Schellenberg, 1956b, 37-43). 아울러 업무적 가치 내지 내외부 이용자를 위한 필요 등의 디지털 환경을 맞아 정보로서의 가치 평가 필요성이 부상되는 이유는 다양한 측면에서 파악할 수 있다. 먼저 디지털 기술의 진전에 따라 디지털 객체의 유형 및 내용적 범위가 확대되고 있으며, 네트워크화된 시스템 및 어플리케이션을 통해 조직 운영 및 업무 수행을 위해 활발히 사용되고 있다(Cox, 2010, 224). 이와 함께 다양한 ICT 기술을 통해 범사회적으로도 이들 객체의 활용 필요성이 증대되고 있으며, 이를 통해 다방면에서의 활용 및 가치 창출이 보편화되고 있다. 또한 디지털 정보의 생산량이 급증하고 업무 패턴의 변화에 따른 정보의 활용이 확대되는 상황에서, 가치 있는 대상과 쓸모없는 대상의 구분 필요성이 증대되고 있다. 심지어는 빅데이터조차 효율적인 분석 작업을 위해 관련없는 데이터의 삭제 필요성도 제기되고 있다(Dale, 2015, 32). 이러한 상황에서 조직이 운영되는 총체적인 프로세스를 토대로 업무에 필요한 가치 있는 정보를 선별하여 제공하는 것이 필요해지고 있다(Eiring, 2002, 23-24). 특히 최근의 지식정보화 환경을 맞아 이들 디지털 객체를 지식정보 자원으로 활용하는 경향도 증대되고 있다. 지식정보 자원의 상당수는 기록화된 정보 형태로 생성되며, 아울러 지식정보 자원에 대한 접근 및 활용은 조직의 성패를 좌우하는 핵심 요소로 부상되기 때문이다(Eiring, 2002, 21; Myburgh, 2004, 47-48).

바로 이러한 배경에서 최근의 디지털 환경을 맞아 정보적 가치를 선별하는 평가의 중요성이 부상되는 것이다. 보다 다양한 의미 및 유형을 지닌 디지털 기록을 예전처럼 역사적 가치 내지 증거적 가치에만 초점을 맞추어 평가하는 것은 타당치 않으며, 보다 다양한 이용자층의 활용을 위한 정보로서의 활용적 가치를 발굴해야 하기 때문이다(Bailey, 2008, 114-116). 이러한 측면에서 평가의 주체도 변화될 필요가 있다. 즉 기존처럼 아키비스트 중심의 평가 논리를 탈피하고, 정보로서의 활용적 가치를 선별하기 위해서는 기록화된 정보를 생성시키고 활용하는 다양한 이해당사자들의 참여가 보장되어야 한다(Bailey, 2008, 111-112, 117).

정보로서의 가치 선별과 함께 활용 목적 및 분야를 파악하는 과업 또한 평가에 반영될 필요가 있다. 인간의 행위에 관한 증거 및 기억을 선별해 보존시킨다는 이전의 평가 사고는 변모되어야 한다. 최근 디지털 정보 사회에서 무수히 생성된 정보들은 개인 및 조직, 사회 전반에 걸쳐 수많은 컴퓨팅 기기 및 네트워크 기술을 통해 강과 같이 유유히 흐르고 있다. 따라서 예전처럼 평가를 통해 다수를 폐기하고 소수의 기록을 보존하는 것은 마치 강의 흐름을 막으려는 어리석은 발상이다. 중요한 것은 강물과 같이 유유히 흐르는 디지털 정보들을 개인 및 조직, 사회의 필요한 곳에 활용시키는 것이다. 이러한 점에서 평가는 축적된 정보를 누가 무엇을 위해 어떻게 활용해야 하는지에 대해서도 초점을 맞출 필요가 있다(Blair, 2015).

아울러 평가와 활용 서비스의 연계 역시 필요하다. 디지털 기록을 생산하는 각종 시스템은 역사 사료의 보존을 위해서가 아닌 업무를 지원하기 위해 운용된다(Bearman, 1994, 36). 따라서 여기서 생성된 기록 역시 일차적으로 업무 수행에 필요한 정보원으로서의 의미를 지니게 된다. 이를 감안할 때 예전보다 복잡화된 생산 및 활용 맥락속에서 아키비스트는 역사 사료의 선별 내지 보관자가 아닌 기록유산의 형성자 및 의미 있는 기록의 획득자로 변모해야 하며, 아울러 수동적인 서비스 제공자가 아닌 적극적인 기록의 서비스 주역으로 자리매김해야 한다(Cox, 2010, 228-231).

이를 위해서는 접근 및 검색 기능의 강화가 필요하다. 디지털 기술의 발전에 따른 저장용량 및 비용의 감소로 무수히 생성된 디지털 객체들은 가상의 서버 및 네트워크 공간에 무질서하게 저장되어 있고, 개인 및 조직, 사회는 다양한 ICT 기술을 통해 시간 및 공간을 초월하여 이들 객체를 실시간으로 활용하고 있다(Upward et al., 2013, 46-47). 이와 더불어 저장된 객체들의 맥락은 더욱 복잡화되었으며, 맥락이나 메타데이터가 충분치 않은 부정확한 객체들 역시 증대되고 있다(Upward et al., 2018, 125). 최근의 디지털 정보 환경에서 핵심적인 사항은 필요한 대상을 찾아 활용하는 것임을 염두에 둘 때 평가는 영구보존 대상의 선별 및 비용 절감에 주안점을 두어왔던 사고를 탈피하고, 상호 간의 연계성 및 다원화된 맥락을 확보함과 더불어 신뢰할 수 있는 디지털 객체에 대한 접근 및 검색 기능을 강화시키는 방향으로 선회해야 한다(Bailey, 2008, 10-13).

마지막으로 디지털 환경에서의 평가는 디지털 기록의 품질 확보 절차로 재설계되어야 한다. 다양한 ICT 기술의 발전은 디지털 객체의 양적 확대를 가져왔지만, 한편으로는 질적 저하 역시 야기하고 있다. 기본적으로 디지털 객체는 신뢰할 수 있는 증거로서의 기록 획득이 용이치 않으며, 아울러 수정 및 복제가 용이한 특성을 지닌다. 따라서 디지털 객체 속에는 신뢰할 수 있는 대상과 신뢰할 수 없는 대상이 공존한다. 이는 곧 불법적인 접근 및 위변조, 부정확한 정보의 오남용, 개인 및 민감정보의 유출 등 다양한 사회적 문제를 가중시킨다. 이러한 점에서 무정부 상태의 디지털 객체 속에서 업무 및 사회에 필요한 중요 대상을 기록으로 획득해 집중적으로 관리할 필요성이 증대된다(Cunningham, 2008, 535).

이러한 측면을 감안할 때 디지털 객체들이 범람하는 최근의 환경에서 평가의 핵심은 기록이 지닌 행위에 대한 신뢰성 개념에 초점을 두어야 하며, 업무 어플리케이션 내에서의 기록 접근 및 활용과 관련된 품질관리 과업으로서 재창조되어야 한다(Upward et al., 2018, 158-159). 그렇지 않은 수많은 정보 쓰레기 더미 속에 파묻힐 수도 있기 때문이다. 따라서 네트워크화된 시스템 및 어플리케이션 환경에서 평가는 진본성 및 신뢰성을 확보한 행위에 대한 증거를 업무와 연계해 기록으로 확보하는 것에 초점을 맞추어야 하며, 특히 클라우드 컴퓨팅 환경에서는 필요 기록의 저장 및 접근, 활용 문제와도 연계해 사고해야 한다. 이를 통해 신뢰할 수 있는 활용 필요성을 지닌 기록을 선별함으로써 수많은 디지털 객체의 홍수 속에서 업무 수행을 위한 필요 정보의 확보 및 설명책임성 강화는 물론, 정보의 오남용으로 인한 각종 사회적 문제 및 부정부패를 방지해야 한다(Upward et al., 2018, 161-162).