기존의 업무환경이 디지털 기술과 결합 되어 근본적인 변화를 일으키는 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation) 시대가 시작되었다. Schwab(2017)은 디지털 기술이 제4차 산업혁명을 시작으로 진화되어 왔고, 제4차 산업혁명은 인공지능, 로봇, 사물인터넷, 빅데이터 등 정보통신 기술이 사회 전 분야에 적용되어 경제·사회 구조의 근본적인 변화를 일으키는 기술혁명으로 정의된다고 하였다. 이에 따라 많은 기업, 공공기관에서는 IT 운영 효율성 증대, 맞춤형 서비스 활성화, 개별적으로 디지털화된 시스템을 연계하는 등의 변화를 도모하고 있다. 이처럼 기록물을 생산·보존하는 업무환경이 디지털 환경으로 변화되어감에 따라 기록물을 관리하는 방식과 개념도 기존의 방식과 다르게 시대의 속도에 맞추기 위하여 변화하고 있다. 그 결과, 기존의 전통적인 전자 기록관리체계에서 벗어나 디지털 신기술을 활용하여 지속 발전이 가능한 기록물 관리체계를 만들어 아날로그 기록의 디지털화를 더욱 가속화 하게 되었다. 그러므로 디지털 환경 기록관리의 변화 방향과 전략에 대하여 외국의 국가 전자기록 관리전략 추진 방향을 살펴보고 한국에서 추진해야 할 디지털 시대의 국가 전자기록 관리전략에 관해 연구할 필요가 있다. 국가 대표기록관에서의 전자 기록관리전략은 그 시대의 기록관리 전반에 관련된 기술, 정책과 환경변화에 맞게 준비되어야 하는 것이며, 이를 토대로 기록의 가치를 보존하여 국민이 기록에 접근할 수 있도록 기반 환경을 조성하는 것이다. 본 연구의 목표는 미국의 국가기록관리청(National Archives and Records Administration, 이하 NARA), 호주의 국립기록원(National Archives of Australia, 이하 NAA), 한국의 국가기록원(National Archives of Korea, 이하 NAK)의 디지털 혁신에 따른 국가기록 전략을 비교 분석하여 디지털 환경에서의 국가 전자기록 관리전략의 핵심 요소와 지향점을 제시하는 것이다.

본 연구는 미국의 NARA와 호주의 NAA의 전자 기록관리 전략에 관한 문헌 연구와 홈페이지를 통한 현황조사를 먼저 수행하였다. 미국과 호주를 선정한 이유는 미국은 기록보존과 접근에 관한 전자기록 관리전략을 통해 국가 기록관리의 전면 디지털화를, 호주는 디지털 시대로의 변화에 따른 디지털 정보의 유지관리를 위한 전략을 지난 10년간 지속해서 발표하였기 때문이다. 두 국가의 디지털 혁신에 따른 국가 차원의 기록 유지관리 전략을 한국의 국가기록원 중장기 로드맵과 비교해보면 디지털 환경의 국가 전자기록 관리에서 강조해야 하는 핵심 요소가 도출될 수 있다고 보았다. 기록관리 환경변화와 관련한 정책의 흐름과 기술 동향을 적절히 파악하여 우리의 중장기 정책 방향을 설계하고 이행 전략을 마련하는 것이 매우 중요하기 때문이다. 미국과 호주의 국가 전자기록 관리전략의 변화 방향을 살펴보기 위하여 2023년에 발표된 전략계획을 기준으로 이전에 발표된 중장기 계획과 비교하여 변화된 방향과 내용을 분석하였다. 미국 NARA의 경우, ‘2018~2022년 중장기 계획(2018-2022 Strategic Plan)’의 전략계획과 ‘2022-2026 Strategic Plan’의 전략계획을 비교·분석했고, 호주 NAA의 경우, ‘2017·18 – 2020·21년 계획(Corporate Plan 2017-18 to 2020-21)’의 전략계획과 ‘2022·23 - 2025·26년 계획(Corporate Plan 2022-23 to 2025-26)’ 전략계획 내용을 비교·분석하였다. 그리고 한국 정부의 디지털 전략 추진 방향을 살펴보기 위하여 국가기록원 중장기 발전계획(안) 2020~2024를 바탕으로 전자기록 관리에 있어서 현재 당면한 현황과 문제점을 파악하였다. 이렇게 외국의 국가전자 기록관리의 추진계획을 비교 분석함으로써 국가전자 기록관리 추진에 있어서 준비해야 할 핵심 요소와 전략 수립을 위한 방향성을 제안하였다.

환경변화에 따른 전자기록 관리 변화에 관한 연구로 박옥남, 박희진(2016)은 전자기록 관리에 관한 국제 연구 동향 분석에서 InterPARES 3과 ITrust 성과물을 중심으로 기록 생애주기 관점의 비교 분석을 통해 전자기록의 장기 보존, 진본성, 신탁 개념을 제공하여 기록 생애주기 전반에 있어 전자기록 관리 환경변화 방향성을 제시하였다. 이후, 이정은, 윤은하(2018)는 기록물 생산에서 보존에 이르기까지 전통적으로 고수되던 기록관리 프로세스는 새로운 디지털 환경에서 더 이상 필요 없게 되거나 새로운 방식으로 진화하고 있다고 하였다. 기록관리 환경에 활용할 수 있는 디지털 신기술에 대한 연구로 안대진, 임진희(2017)는 사물인터넷, 빅데이터, 인공지능이 기록의 생산과 관리에도 큰 영향을 미칠 것이고 새로운 기록의 출현과 더 지능적인 방식의 기록 활용이 필요하다고 하였다. 디지털 신기술을 활용한 서비스에 관한 연구로 김인택, 안대진, 이해영(2017)은 인공지능을 활용하여 영상인식, 음성인식, 텍스트 분석의 적용방안에 관한 사례를 연구하였다. 이를 통해 기술 도입에 따라 실제 이를 지속해서 운영관리 할 수 있는 전문인력의 필요성을 제시하면서, 기술의 발전과 동시에 이를 이용하는 이용자의 기대 수준에 부합할 수 있도록 선제적 대응이 필요하다고 하였다. 이후, 이창희, 이해영, 김인택(2018)은 기록정보 서비스를 위해 대학 사료실을 바탕으로 이용자 요구 및 질의분석을 통해 메신저 기반의 챗봇 개발을 위한 프로타입을 개발하였고 주현우(2018)는 전통적인 기록관리의 한계점을 해결하기 위해 한국 중부발전의 신기술을 적용한 기록관리 시스템 구축사례를 제시하였다.

인공지능과 관련해서 Gupta와 Kapoor(2018)는 인공지능 적용의 사회적 가치에 관한 연구에서 인공지능 기술이 가져오는 기록보존에 대한 영향은 우리가 생각하는 것 이상의 가치를 논해야 한다고 강조하였다. 또한 강윤아, 오효정(2023)은 인공지능의 발전된 기술인 생성형 AI를 기록관리 실무에 적용하는 연구로 전자기록 생산 단계에 생성형 AI를 적용하는 업무 범위와 활용방안과 선결되어야 할 한계점을 제시하였다. 해외의 디지털 변화에 대응하기 위한 활동에 관해 소정의, 한희정, 양동민(2018)은 해외 국가대표기록관 중 디지털 전략을 먼저 수행한 곳을 살펴보았다. 영국 국립기록관(The National Archives, 이하 TNA)은 ‘디지털 전략 2017-2019’에서 혁신 기술을 갖춘 디지털 아카이브 구축을 선언하여 선진 신기술을 도입하여 혁신 사례를 만들고 캐나다 국립도서 기록청(Library and Archives Canada, 이하 LAC)은 2017년 디지털 보존 프로그램 전략을 개발하여 기존의 전자 기록관리 환경에서 향후 기록물을 이용하기 위한 솔루션 도입, 프로세스 혁신을 통한 디지털 변화를 추진하고 있음을 밝혔다. 그리고 스위스 연방 기록관(Swiss Federal Archives 이하 SFA)은 2016-2020 디지털 아카이빙 정책을 통해 모든 기록은 디지털 기록만 보존할 것을 선언하면서, 이를 위한 업무환경 인프라를 개편하는 세부적인 계획을 수립하여 디지털 변화를 모색하고 있다고 하였다.

국가기록원(2020)은 ‘국가기록원 중장기 발전계획(안) 2020 ~2024’에서 기존의 레거시 시스템으로 운영하는 기록관리시스템 관리체계의 기반 환경을 클라우드 환경으로 변화하고, 현용-준현용-비현용 3단계 기록관리체계를 현용-비현용의 2단계로 혁신하여 기록물이 생산과 동시에 잘 활용이 되도록 하는 클라우드 기반의 플랫폼 환경으로의 변화를 제시하였다. 이런 변화에 이어 디지털 플랫폼 정부 실현을 위한 기록관리시스템 고도화 추진방안으로 전자기록물 이관이 내포하고 있는 원천적 문제점을 해소하고 클라우드 자원을 효율적으로 운영하는 혁신 방안과 업무 과정에서 발생하는 다양한 유형의 기록물 관리 방안을 계속해서 발표하였다. 디지털 플랫폼 정부위원회(2023)는 2022년 대통령 직속 위원회로 국가적 문제를 플랫폼 환경에서 해결하고 개선하는 것을 목표로 하고 있다. 부처 간 칸막이를 없애기 위해 기반 환경을 클라우드를 중심으로 인공지능과 같은 신기술을 활용하여 업무 혁신을 위한 디지털 플랫폼 정부 실현 계획을 발표하였다.

이상의 선행연구를 통해 디지털 시대에 맞는 기록관리를 위해서는 기록관리의 근본적인 속성을 유지하며 전자기록관리 환경의 변화와 관리를 위한 요소가 도출되어야 한다는 것과 이를 기반으로 국가 정책에 부합하는 국가전자 기록관리 전략을 세울 수 있는 기초 연구가 필요함을 알 수 있다.

국가전자 기록관리 전략을 연구하기 위하여 우선 전자기록 관리란 무엇인지 개념적 정의가 필요하다. 전자문서란 정부의 각 기관에서 업무수행을 위해 컴퓨터시스템을 이용하여 전자 포맷으로 생산, 유통, 관리하는 모든 기록물이라고 정의할 수 있다. 이는 컴퓨터 기술과 데이터가 융합되어 만들어진 기록물로 문서 간의 관계성을 기술하며 보존과 배치규칙에서 재생성이 가능한 기록물이라고 할 수 있다. 과거에는 종이 기록물만이 유일성을 갖는 기록물로써 기록의 증거적 가치와 연관하여 중요기록물을 선별하여 영구보존 해야만 했다. 전자기록물은 조직의 업무와 기능, 목적을 위해 생산된다는 점에서는 종이 기록물과 같지만, 유일본으로서의 속성보다는 다수의 생산자에 의해 시간 및 공간의 제약 없이 다수의 복본 생산이 가능한 복본 성의 속성이 강하다. 전자기록의 원본이란 원본의 형태를 한 복제본으로 이를 생산하기 위해서는 그 형태에 대한 정보, 전자기록의 저장과 이용 시 나타나는 표현방식의 변환과정을 설명할 수 있는 정보를 보존할 필요가 있다. 이를 통해 진본성을 보장할 수 있으며 이것이 전자기록 관리의 핵심이 된다. 이런 전자기록은 육안으로 판독이 불가하고, 컴퓨터 등의 판독 매체를 통해서만 읽을 수 있으므로 전자기록의 판독을 위해서는 전자기록 자체뿐만 아니라 이를 생산한 하드웨어, 소프트웨어의 보존이 함께 병행되어야 한다. 또한 전자기록물은 내용-구조-맥락이 각기 별도로 존재하는 논리적 객체의 특성을 갖는데, 이러한 구성요소의 변화는 기록을 변조시킬 수 있으므로 보존통제과정이 필요하다. 즉, 기록의 정체성과 무결성에 영향을 주는 위·변조에 대처해야 하는 문제를 발생시킨다. 결국 전자기록은 저장과 이용 시 표현방식이 변화하기 때문에 전자기록의 원본 자체는 보존할 수 없고, 이를 재생산하여 보존할 수 있는 환경이 구축되어야 하는 것이 중요한 사안이 되었다.

2005년 국가기록관리를 위한 혁신 로드맵 추진에 따라 '공공기록물 관리에 관한 법률'이 2007년에 전면 개정되면서 전자기록물의 본격적인 생산이 시작되었다. 2015년 약 60만 건이었던 것이 2019년에는 320만 건으로 증가하면서 영구기록물 관리기관의 소장 기록물이 증가함에 따라 물리적 공간의 확충뿐 아니라 기록물 생산 및 인프라 구축으로 대국민 기록문화 확산과 서비스의 양적 확대가 이루어지게 되었다. 특히 기록정보서비스의 확대는 전자기록에 대한 온라인 서비스뿐 아니라 기록원을 방문, 열람하는 것도 가능하게 하였으며 국민이 한층 더 기록에 가까이 접근할 수 있는 변화를 가져왔다. 이처럼 전자기록물이 증가함에 따라 전자적으로 만들어진 국가 중요기록물들의 안전한 보존관리를 고려하는 방안을 만들게 되었다. 전자기록은 내용-구조-맥락이 별도로 존재하는 논리적 객체의 특성을 갖기 때문에 이를 동시에 보존 관리하는 방안으로 장기 보존 포맷과 같은 형식을 도입하게 되었고, 이를 유지 관리하기 위한 기술적 방안들이 지속해서 필요하게 되었다. 오늘날 전자기록은 기술 의존도가 높아 급변하는 정보기술(IT) 환경에 대응하기 어려운 경우가 있다. 이를테면 하드웨어 또는 소프트웨어의 버전 업그레이드에 따른 사용 환경의 변화가 있다. 그럴 뿐만 아니라 전자기록의 특성상 위변조, 접근, 무단 복제, 유출, 가공 등으로부터 안전하게 보호될 수 있도록 보장이 되어야 한다. 오늘날 신기술의 발전에 따라 전자기록 관리를 위한 핵심 기술인 클라우드, 빅데이터, 사물인터넷, 모바일을 통한 업무 가속화와 행정업무 효율화를 위한 자동화 및 지능형 플랫폼 환경의 확산이 이루어지면서 기록관리 환경의 기존 전통적 방식 구조가 근본적으로 바뀌는 변화가 되어왔다. 이는 인공지능, 클라우드와 같은 신기술이 공공의 업무와 서비스에 활용되는 기반이 되었으며, 기록관리에 새로운 기술 적용에 관한 관심과 지속적 연구 및 타당성 사업 등으로 이어져 오고 있다.

전자기록 관리전략이란 법과 제도와 같은 정책을 기반으로 지속해서 시대의 변화상을 빠르게 수용하면서 실질적이고 실효성 있는 기록관리 혁신을 위해 중장기적 관점의 계획을 수립하고 실행할 수 있는 동력을 제공하는 것이다. 전자기록 관리의 전략적 개념을 살펴볼 때, 공급자 중심의 획일적 서비스나, 활용을 강화하기 위하여 지나친 규제 중심이 되지 않을지, 기록관리 영역과 범주에 있어 한계를 만들게 되지 않을지 등을 고려해야 한다. 그래서 전자기록물의 개념과 구성요소, 생산자원, 보존 개념을 정의하고 전자 환경에서 기록물을 잘 보존하기 위한 접근 방법과 요구조건에 관한 연구가 필요하게 되었다. 남성운, 윤대현(2001)은 전자기록 관리전략을 수립하기 위해서는 빠르게 변화하는 디지털 환경변화에서 지속적 변환과 기록물을 생산하는 소프트웨어에 독립적인 표준 포맷 등에 대한 전략이 필요하다고 하였다. 그리고 김명옥, 리상용(2010)은 전자기록물의 장기 보존에 필요한 기능을 제안하기 위해 국제 표준 ISO14721을 중심으로 기록보존 시스템 구축사례를 비교 분석하였다. 전자기록물 관리에서 에뮬레이션, 마이그레이션, 인캡슐레이션 등을 고려하게 되는데, 디지털 객체의 보존전략을 하나의 단일전략만을 적용하는 것이 아니고 디지털 기록의 유형 및 아카이브 상황에 맞춰 적용할 수 있는 전략을 고려할 필요가 있다고 하였다. 그러므로 전자기록 관리전략은 단일의 기술과 포맷을 도출하여 분석하는 것에 그치지 않고 전자기록 관리정책 요소의 관점이 함께 연구되어야 실효성이 있는 전자기록 관리전략의 수립이 가능하다.

국가대표기록관인 미국의 NARA, 호주의 NAA, 한국의 국가기록원의 전자기록 관리전략을 살펴본 결과, 모두 디지털 시대의 변화의 방향에 맞추어 기록관리의 변화를 모색하고 지속적 기록관리 발전을 위한 추진전략을 수립해 왔다. 미국은 국민의 기록에 대한 접근과 참여도를 높이기 위하여 정부가 보존하고 있는 기록에 대하여 누구나 공정하게 접근할 수 있어야 한다는 미션에 따라 모든 종이 기록물에 대한 디지털화로 전자기록의 범주를 확대해 왔다. 이를 통해 영구 보존하는 모든 디지털화된 기록관리의 인프라는 클라우드 환경에서 관리하는 체계를 갖추고 있었다. 특히, 전자기록의 장기 보존 측면에 있어 파일 포맷의 현용 소프트웨어 접근성을 관리하는 애플리케이션과 컴퓨팅 플랫폼을 통해 생산된 디지털 기록으로 정의하였고, 이런 디지털 기록의 장기적 접근을 보장하는 소프트웨어를 개발하거나 보급하는 등의 디지털 보존을 위한 공개표준의 준수를 통해 오픈 포맷으로 변환하는 방안을 채택하고 있었다. 호주의 경우, 주목할 만한 점은 중장기 계획의 목표를 달성하기 위해서 NAA가 확보해야 하는 역량에 대해서 정보통신 기술(ICT), 인적자원, 직장문화 원칙, 학습과 개발, 인적 구성 다양성 프로그램 등으로 구체적으로 제시하고 있다는 점이다. 우리나라는 전자정부와 디지털 플랫폼 정부의 변화에 따라 국가기록관리 추진 방향이 변화됐으며, 디지털 시대 변화 흐름에 대응하기 위하여 디지털 시대에 생산되는 기록물 관리 프로세스와 기록관리시스템을 고도화하여 확산하는 목표를 수립하고 있었다. 전자기록물의 경우 기존 단일포맷의 장기 보존 패키지로 변환하는 방식을 기록유형에 따라 세분화하여 기록물의 특성에 따라 장기 보존 포맷 개선방안을 수립하기 위한 목표를 수립하였고, 또한 디지털 시대의 기록정보서비스의 활용과 접근성을 높이기 위하여 클라우드 기반의 기록관리체계를 확립하여 정부 정책과도 부합하여 전략이 추진되고 있었다. 미국, 호주, 한국의 전자기록 관리전략 분석의 공통적 요소는 정책 및 기준, 시설 및 환경, 조직 및 인력으로, 이를 정리하면 <표 1>과 같다. 미국, 호주, 한국의 국가대표 기록관 모두 국민 중심의 기록정보서비스를 제공하고, 기록관리 혁신을 위한 기반을 확충하여 민간, 학계, 산업계가 협업하는 국가 기록관리 거버넌스를 확충하고, 나아가 민간 아카이브 운영과 기록관리 산업 활성화를 추진하는 계기를 마련할 수 있는 전략이 추진 중이다. 급변하는 디지털 시대 환경을 반영하여 클라우드 환경으로 변화를 추진하면서 디지털 아카이브를 구축하고 있다. 또한 아키비스트인 기록연구사의 지속적인 경력개발과 전문성을 높이기 위한 체계적 프로그램을 운영하고 있다. 결과적으로 정부 방향성에 기반하여 행정의 책임성과 신뢰성을 보장하기 위해 기록의 생산, 관리, 보존 등 기본 업무에는 충실하되 새로운 환경변화를 빠르게 수용하는 방안을 마련하고 있으며, 유관 단체, 학계, 관련 기관 간의 네트워크를 구축하여 협력 체계를 강화하고 있다.

정책 및 기준은 기록관리체계 안에서 디지털화 되어 있는 전자기록의 관리체계 및 프로세스와 기록정보서비스가 제공되는 과정과 흐름에 대한 기준을 제시하는 정책적 요소이다. 각국의 기록관리전략에 있어서 기본이 되는 정책 및 기준은 법·제도 개정에 기반하여 법적 통제와 활용에 대한 위험성을 관리하며 법의 테두리 안에서 디지털 전략을 추진하는 것이다. 이를 통해 새롭게 등장하는 위험으로부터 기록물을 보호하고 기록에 대한 활용성과 기관 및 이용자들의 참여도를 높여야 한다. 미국은 클라우드 퍼스트 정책 수립에 따라 정부의 업무를 클라우드 환경에서 운영된다. 이에 따라 기록관리 또한 정부 정책 방향에 따라 기록관에 클라우드 환경을 도입하고, 이에 필요한 신기술과 기반 인프라를 조성할 수 있도록 기준과 가이드라인을 제공한다. 기록물의 디지털화를 위한 세부 계획을 수립하여 연방정부의 안정적 기록물 이관을 위한 인프라 환경의 검증체계를 구축하여 이관 시 위험을 방지하고 누락 없는 기록물 이관이 되도록 표준 절차를 마련하여 적용하고 있다. 호주는 기록물 보존과 활용의 안정성 강화를 위하여 보안체계 수립과 더불어 범정부 정보 및 데이터 관리 정책 수립 등 표준화 방안을 마련하고 있으며 호주 국민의 적극적 이용 활성화를 위한 이용자 중심의 프로그램과 서비스를 확대하고 있다. 한국도 국가기록관리 중장기 발전계획에 기반하여 기록관 이용자에게 제공할 수 있는 서비스의 다양화와 중앙행정기관 기록관리시스템 고도화에 따라 신기술 도입을 추진하는 정책을 수립해 왔다. 또한 정책 및 기준에 있어 모두 OAIS 참조모델에 기반하여 기록처분, 보존범위, 마이그레이션, 장기 보존 포맷 변환을 추진해 오고 있다. 이처럼 정책 및 기준은 정부의 방향성에 따른 중장기 로드맵 수립과 세부적 이행을 위한 요소들을 도출하여 분야별로 적용할 수 있도록 만드는 기틀이 되는 부분이다. 전자기록 관리체계 수립을 위한 관리 대상 범위, 보존 방식, 장기 보존 포맷 전략 방안이 마련되어야 하고, 구체적인 프로세스와 기준에 대한 가이드라인, 향후 기록물이 활용되어 질 수 있는 세부 방안이 마련될 수 있는 프레임워크를 만드는 것이다.

시설 및 환경은 전자기록 관리를 수행하기 위한 내·외부 환경이 무엇인지를 정의하는 것으로서, 물리적으로 기록관의 유형 또는 시스템적으로 전자기록을 운영할 수 있는 각종 시스템인 기록관리시스템, 정보검색을 위한 검색 시스템, 각종 지표를 제공할 수 있는 포털 등을 포함하는 요소이다. 디지털 시대에 생산되는 기록물의 양은 폭발적으로 증가하는 시대에 있어서 관리 대상 범주를 선정하는 것이 선행되어야 하고, 그 대상이 시스템적으로 관리될 수 있는 환경을 만들어야 한다. 국가적 관점의 전자기록 관리를 위하여 기존의 IT 정보화 환경에서의 기술적 한계와 장비 노후화를 개선해야 하는 만큼 시대를 반영한 전략 요소를 도출해야 한다. 특히 디지털 시대에 필요한 시설 및 환경으로는 클라우드 인프라 환경이 있고, 기록관리 업무에 따라 어떤 클라우드를 어떤 방식으로 도입해야 하는지를 검토할 수 있어야 한다. 여기에는 전자기록 관점에서 기존에 생산된 기록물의 디지털화에 따른 관리체계, 보존범위, 전자기록의 보존전략, 위험관리, 무결성 검증 방식, 참조모델, 시스템 인프라, 디지털 신기술 (클라우드, 빅데이터, 인공지능, 기계학습, 블록체인, 사물인터넷 등)이 요소로 포함된다. 미국, 호주, 한국 모두 국가기록관리 기관을 중심으로 전자기록 관리시스템을 통해 기록물의 전자적 정보시스템을 구축하여 사용하고 있다. 시스템 활용 측면에서 세 국가의 공통점은 구축된 정보시스템을 통해 기록물을 활용하도록 하는데, 미국은 전자기록 아카이브(ERA 2.0)를 통해 카탈로그를 온라인으로 공유하여 서비스하고 있다. 호주는 전자기록물의 목록과 원본 관리를 위한 프로그램(Menifest Maker, XENA, Checksum checker)을 활용할 수 있게 하여 기록물의 접근성을 높이고 있다. 한국은 클라우드 기반의 기록관리시스템(cRMS)을 구축하여 각급 생산기관에서의 영구 기록물에 대한 접근성을 높이기 위한 기록관리시스템 중장기 계획을 통해 지속해서 시스템에 대한 고도화를 추진하고 있다.

조직 및 인력은 기록관리의 대표 업무담당자인 기록연구사 또는 기록관리 업무에 종사하는 사람들의 역할과 그들의 역량관리를 위한 방향성과 세부 계획을 마련해야 하는 것이다. 디지털 시대에 맞는 기록관리 수행을 위한 교육 프로그램을 기획하고 운영하는 것이 조직 및 인력의 요소이다. 조직 및 인력은 기록업무를 담당하는 개개인 업무담당자뿐만 아니라, 조직적 부분 즉, 기관장, 경영진의 업무 방향, 디지털 담당자, IT 정보화 담당자의 역할과 연관되고, 나아가 기록의 이용자가 되는 일반 사용자인 시민, 학계, 연구원 등까지도 포함하여 디지털 시대의 기록 관리 운영 및 체계 활성화를 위해 고려되는 모든 인적 요소를 포함한다. 전자기록 관리전략 수립에 있어 조직 및 인력은 과거 정보시스템의 담당자 수준이 아닌, 디지털 혁신 체계 수립을 위한 거시적 관점의 조직 및 인력으로 고려해야 한다. 디지털 혁신을 위한 전자기록 관리 업무에 있어 그 전문성을 갖춰야 하는 기록연구사의 역량 강화를 기반으로 디지털 혁신 체계 수립에 있어 기록연구사의 적극적인 참여와 역할을 강화하여 그 방향성을 수립하도록 기관 규모에 맞는 적정한 인력의 양적 확보, 적정한 조직의 배치와 조직 구성은 앞서 얘기하고 있는 정책 및 기준, 시설 및 환경의 전략 요소를 변화하고 이끌어가게 하는 가장 중요한 요소가 된다. 미국, 호주, 한국 모두 디지털 혁신과 전자기록 관리 변화를 위하여 다양한 교육 프로그램을 활용하고 강화하고 있으며, 민간, 학계, 산업계가 연계하여 다양한 전문가 양성 프로그램들 도입하고 있다. 물론 국가별 인력 양성 프로그램의 세부적인 수준과 내용은 상이하겠으나, 인력 양성과 전문성 강화가 중요한 요소로서 적용되는 것을 알 수 있다. 미국은 디지털 혁신 방향성 수립에 있어서 아키비스트의 역할을 강조하고 디지털 역량 강화에 중심이 아키비스트가 되고 있고, 이를 위한 다양한 교육 프로그램 등이 운영되고 있다. 호주 역시 아키비스트 중심의 디지털 전략 수립을 수행하기 위하여 기관장과 아키비스트, 시민이 연계된 디지털 전략 방향성 수립 등, 역량 강화 프로그램을 도입하여 운영하고 있다. 한국은 기록연구사의 역할과 중요성을 얘기하고 있으나 디지털 혁신 방향성 수립에 있어 기록연구사의 참여와 관련된 전략 방향은 부재한 상황이며, 국가기록원에서는 디지털 시대에 맞는 기록연구사 및 기록업무 종사자의 역량 강화를 위한 교육 프로그램을 상시 운영하고 있다. 이상을 종합하여 전자기록 관리전략의 3개 요소를 정리하면 <표 2>와 같다.

디지털 시대에 전자 기록관리는 기록을 데이터 관점으로 활용하고 관리할 수 있어야 하고, 데이터 관점의 보존 및 활용을 위한 기반 환경을 지향해야 한다. 특히 전자기록물의 지속적 활용을 위한 장기 보존정책은 전자기록물 관련 전략, 표준, 지침 등을 개발하는데 필요한 기본적인 틀로 매우 중요하다(소정의, 한희정, 양동민, 2018). 또한 디지털화된 전자기록의 장기적 활용을 위한 데이터 운영관리 기술 적용에 대해서는 민관협력 체계 수립 등을 통해 급변하는 시대에 빠른 기술 적용을 위한 체계를 마련하는 것이 필요하다. 디지털 시대에 전자기록 관리를 위한 기술 적용체계는 과거의 기존 시스템을 구축하고 운영하던 Silo 방식에서 신속하게 필요한 업무에 필요한 기술을 적용하고 시스템과 IT 자원을 효과적으로 운영관리 할 수 있는 Agile 방식으로 변화하고 있다. 따라서 기록관리 업무와 시스템의 기능뿐 아니라 기록의 라이프사이클에 미치는 영향도 고려해야 한다. 그러므로 전자기록 관리에서 모든 기능과 업무 활동에 대한 위험 기반 분석을 시행하고, 전자기록 관리 개선방안과 관련한 설문조사가 먼저 진행될 필요가 있다, 전략계획의 수립만이 아니라 조직개편까지 고려해야 한다. 또한 이해관계자들의 의견이 전략계획에 충분히 반영될 수 있도록 전략계획 초안의 내·외부 의견수렴, 홈페이지 공개, 전문가 단체 및 유관기관 의견 요청, 공개포럼 등이 진행될 필요가 있다. 이러한 과정은 국가대표 기록관을 발전시키고 기록관리 방식을 전환하기 위한 비전뿐 아니라 장기적인 위험요인을 해결하고 조직의 효율성과 효과성을 높이기 위한 계획을 포함하는 중장기 계획을 수립할 수 있게 한다. 무엇보다도 디지털화된 전자기록 관리를 위한 인재 양성이 시급하다. 정책이나 기준, 표준이나 지침, 시설이나 환경, 조직 구성 모두 전문 역량을 갖춘 기록전문가가 있어야 하기 때문이다. 전자기록의 특성과 동향을 파악하고 관련 기술을 소지해야만 서비스 품질을 향상할 수 있다. 정부와 국민이 기록의 가치를 인식하고 적극적으로 활용해야지만 새로운 경제적 가치를 가져올 수 있다. 디지털 시대의 전자기록은 기록물로서 만의 가치가 아닌 데이터와 정보로서의 가치가 부여되기 때문에 이에 대한 방향성을 논의하고 실행계획을 수립하여 추진 할 수 있는 역량이 필요하게 되는 것이다. 그러므로 국가기록원은 반드시 전자기록 관리 인재 양성에 힘쓰고 기록연구사들의 역량을 강화하는 데 적극적으로 대처해 나가야 할 것이다. 전자기록 관리의 분야별 전문가 양성은 학계와 현장의 협업이 반드시 필요하다. 전자기록 관리 분야의 인적자원 확충은 정책과 환경, 조직의 변화와 발전을 가져오고 궁극적으로 실효성 있는 전자기록 관리전략을 세울 수 있을 것이다.